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Resumen: Parámetros del entorno Recepción (Configuración / Parámetros > Entornos > Recepción): actualización de PUC/PMC/PVP, caducidades, bonificaciones, devoluciones, estupefacientes y avisos al recepcionar mercancía.
Palabras clave: recibir pedido, albarán, devolución a proveedor, PUC, PMC, caducidad, control estricto de caducidades, unidades bonificadas, vales de estupefacientes, cantidad recibida distinta, encargos, precio de albarán
Preguntas típicas: ¿Cómo hago que avise si la cantidad recibida no coincide con la pedida? | ¿Se actualiza el precio de compra al hacer una devolución? | ¿Cómo configuro el aviso de caducidad en la recepción? | ¿Cómo afectan las unidades bonificadas al PUC y al PVP?
ACTUALIZAR PMC AL REALIZAR UNA DEVOLUCIÓN : Indicar si se desea o no que al realizar devoluciones de mercancías (bien desde recepción, bien desde carteras de devolución) se actualice el precio medio de compra de la ficha del artículo.
ACTUALIZAR PUC = 0 EN FICHA : Indicar si cuando al hacer una recepción de mercancías el PUC resultante sea 0 por ser todas las unidades bonificadas, se desea o no que se actualice en la ficha del artículo.
ACTUALIZAR PUC AL REALIZAR UNA DEVOLUCIÓN : Indicar si se desea o no que al realizar devoluciones de mercancías (bien desde recepción, bien desde carteras de devolución) se actualice el precio último de compra de la ficha del artículo.
ACTUALIZAR PVP AL REALIZAR UNA DEVOLUCIÓN : Indicar si se desea o no que al realizar devolución de mercancías se actualice o no el PVP de la ficha del artículo.
ANULACIÓN DE ENCARGOS AL REALIZAR UNA DEVOLUCIÓN : Si se activa este parámetro, al hacer devoluciones (desde carteras de devolución, desde recepción de mercancías o desde el proceso de facturación de albaranes) se mostrarán los encargos pendientes de esos artículos, para poder dar el encargo por anulado si procede. Por defecto estará desactivado.
AVISAR SI LA CANTIDAD RECIBIDA ES DISTINTA DE LA PEDIDA : Indicar si se desea o no que al cerrar la recepción de mercancías se avise si hay líneas en las que la cantidad recibida difiere de la pedida, dándose opción a retornar a la recepción para corregirlo si es necesario. Por defecto, este parámetro no estará activado, con lo que no se emitirá ese aviso.
AVISAR SI NO HAY MOTIVO DEVOLUCIÓN EN RECEPCIÓN DE DEVOLUCIÓN : Indicar si, cuando se trata toda la recepción como una devolución, se debe avisar de que no se ha especificado motivo de devolución.
CANTIDAD POR OMISIÓN EN RECEPCIÓN : Indicar qué valor se debe tomar inicialmente en el campo cantidad de cada línea al hacer una recepción directa de mercancías.
COLOR PARA AVISO ESTRICTO DE CADUCIDADES : Si se ha especificado que se desea un aviso visual cuando se deba señalar que un artículo está sin existencias y sin fecha de caducidad asignada en el momento de su recepción, será en este parámetro donde se seleccione el color con que se desea que aparezca resaltado el campo de unidades recepcionadas, siendo posible cualquiera de los colores con los que trabaje el sistema.
COLOR PARA RECEPCIONES A P. ALBARÁN : Indicar el color con que se desea que aparezcan resaltadas en recepción de mercancías aquellas líneas cuya modalidad de recepción sea a precio de albarán, es decir, calculando su precio de coste y su precio de venta a partir de un precio de albarán. Será posible cualquiera de los colores con los que trabaje el sistema.
CONTROL ESTRICTO DE CADUCIDADES : Según se defina este parámetro, en el momento de la recepción de mercancías se avisará cuando se esté recepcionando un artículo cuyo stock actual previo a la recepción sea 0 (o negativo) y no tenga asignada en su ficha fecha de caducidad. Los posibles valores son:
…….….NINGUNO : En este caso no se emitirá aviso alguno sobre fechas de caducidad en el momento de la recepción.
…….….TOTAL : En este caso, cuando se recepcione cualquier artículo que esté sin existencias y sin fecha de caducidad asignada, se avisará de ello para que se le asigne fecha de caducidad si procede.
…….….ESPECIALIDADES : Sólo se avisará de que el artículo sin existencias no tiene fecha de caducidad asignada si se trata de una especialidad, es decir, su código comienza por 6, 7, 8 ó 9.
…….….PARAFARMACIA : Sólo se avisará de que el artículo sin existencias no tiene fecha de caducidad asignada si se trata de un artículo de parafarmacia (su código no comienza por 6, 7, 8 ó 9).
…….….AUTOMÁTICA : En este caso, tras finalizar la recepción se presentará una parrilla donde figurarán los encargos existentes relativos a artículos incluidos en esa recepción. Aquellos encargos que queden cubiertos con la cantidad recibida aparecerán ya con el estado “Recibido” (si bien el usuario puede efectuar las modificaciones que estime necesarias).
…….….MANUAL : En este caso, el comportamiento será idéntico al automático ya descrito, salvo que en la parrilla de encargos que se presentará figurarán los encargos con su estado originario, no asumiéndose en ninguno de ellos el estado “recibido”. Será el usuario quien manualmente modifique el estado de los encargos que desee dar por recibidos con la mercancía recibida.
…….….NO DETECTAR : En la recepción no se realizará ninguna gestión respecto a los encargos que pudieran existir.
GENERAR TANTOS ALBARANES COMO PEDIDOS SE HAYAN RECEPCIONADO : Si se activa ester parámetro, al recibir conjuntamente varios pedidos se generará un albarán independiente para cada uno de ellos. Si no se activa, se generará un único albarán. En cualquier caso, aunque este parámetro no esté activado, se seguirán generando varios albaranes de un mismo pedido cuando en la recepción haya también devoluciones o se trabaje con MultiNif y el pedido contenga artículos de diferentes empresas. Tanto si se activa como no este parámetro, se registrará una única recepción, que tendrá asociados tantos albaranes como se generen.
INCIDENCIA POR OMISIÓN AL CONFIRMAR VALES DE ESTUPEFACIENTES : Permite determinar un motivo de incidencia por defecto a utilizar cuando se produzcan incidencias en la confirmación automática de vales al recepcionar estupefacientes. Se deberá elegir en el desplegable entre los tipos de incidencia que contempla la AEMPS. La excepción será Andalucía, donde en este parámetro se deberá cumplimentar manualmente escribiendo un texto libre. Si la farmacia está ubicada en una provincia o comunidad autónoma que no gestiona vales electrónicos de estupefacientes, este parámetro no se visualizará.
LAS U. BONIFICADAS AFECTAN A LAS DEVOLUCIONES : Si se activa este parámetro, las unidades bonificadas se tendrán en cuenta en el cálculo de importes cuando se realicen devoluciones a proveedor.
LAS UNIDS. BONIFICADAS SE INCLUYEN EN EL VALOR DEL ALBARÁN : Indicar si se desea o no que en la valoración del albarán de compra se incluyan las unidades bonificadas.
LIBRO DE ESTUPEFACIENTES.- REGISTRAR LAS SUSTANCIAS EN GRAMOS : Si se activa, en el Libro de Estupefacientes se registarán siempre las sustancias estupefacientes en gramos (cualquier cantidad expresada en otra unidad será automáticamente convertida para que en el movimiento del libro se reflejen gramos). Así, por ejemplo en Galicia, donde las cantidades en vales deben expresarse en miligramos, se podrá asignar como miligramos como unidad a las sustancias y Farmatic se encargará de convertir las cantidades a gramos para hacer los apuntes en el Libro de Estupefacientes.
LISTADO DE VALORACIÓN POR OMISIÓN : Permite indicar el tipo de listado que por omisión se obtendrá cuando se efectúe una recepción de mercancías. Los posibles valores son:
…….….LISTADO COMPLETO : Por omisión se obtendrá un listado en el que se incluirán todas las líneas que conforman la recepción de mercancías. No obstante, se tendrá opción a elegir cualquier otra opción de obtención de listado.
…….….SOLO INCIDENCIAS : Por omisión se obtendrá un listado en el que solo se incluirán las líneas de la recepción en las que se hayan producido modificaciones, tales como no coincidir cantidad pedida y recibida, cambios de fecha de caducidad, cambios de precio, etc. No obstante, se tendrá opción a elegir cualquier otra opción de obtención de listado.
…….….NO EMITIR LISTADO : Por omisión no se obtendrá listado alguno, si bien se tendrá opción a solicitarlo.
…….….NO PREGUNTAR : Cuando se realice una recepción de mercancías no se obtendrá listado alguno, ni se dará opción a solicitarlo.
MESES PARA AVISO DE CADUCIDAD : Indicar el número de meses que se desee para la emisión de avisos de plazo para próxima caducidad. Si no se desea que se emitan este tipo de avisos, en el parámetro indicar -1. Si se ha indicado número de meses, cuando se modifique la fecha de caducidad de un artículo (bien manualmente, bien por lectura de código datamatrix), si la nueva fecha implica una caducidad dentro de los meses indicados en este parámetro, se avisará de ello con un mensaje del tipo ‘Este artículo caducará en el plazo de x meses’. Por ejemplo, si en el parámetro se ha indicado 3 meses para aviso de caducidad y se está recepcionando en Julio de 2021, saltará aviso si se introduce una nueva fecha de caducidad comprendida entre Agosto y Octubre de 2021. Si la fecha introducida es de Septiembre, en el aviso se indicará que el artículo caducará en el plazo de 2 meses.
MESES PARA CADUCIDAD POR DEFECTO : Indicar los meses a considerar para el cálculo de la fecha de caducidad de los productos, a partir de la fecha de su recepción. Por ejemplo, si se indican 6 meses, al recibir un artículo se le asignará automáticamente una fecha de caducidad de 6 meses a partir del mes de recepción. Si en ese parámetro se indica 0, no se asignarán fechas de caducidad de forma automática en la recepción.
MOSTRAR CADUCIDAD EN LÍNEA DE RECEPCIÓN : La activación de este parámetro implica que en el proceso de recepción de mercancía se incluya el dato de fecha de caducidad del artículo como un campo más en cada línea. Los posibles valores son:
…….….Sí : En este caso, en la ventana de recepción se incluye el campo de caducidad en cada línea, como un dato más de la línea siempre visible.
…….….No : En este caso, la caducidad no será mostrada como un campo más de las líneas de recepción, mostrándose sólo la caducidad del artículo sobre el que nos situemos.
MOSTRAR COLUMNA OBSERVACIÓN LÍNEA : Indicar si se desea o no incluir las observaciones de la l´linea en el grid de recepción.
MOSTRAR PVP Y PUC ANTERIORES EN EL INFORME DE VALORACIÓN DE ENTRADAS : Indicar si se desea mostrar PVP y PUC anteriores a la recepción en el informe impreso de valoración de entradas, cuando estos datos sean distintos de 0 y hayan cambiado tras la recepción.
MOSTRAR PEDIDOS SIN LÍNEAS : Indicar si se desea o no la visualización de pedidos que han quedado sin líneas a consecuencia de las faltas recibidas al ser enviados al proveedor. Es decir, si se indica que las faltas se eliminen del pedido y éste queda sin líneas por ser todo faltas, el pedido se visualizará o no en el grid de pedidos según se tenga o no activado este parámetro. Por defecto, no estará activo.
MOSTRAR SITUACIÓN DEL ARTÍCULO EN EL INFORME DE VALORACIÓN DE ENTRADAS : Indicar si se desea que en el listado de valoración impreso tras la recepción de mercancías se incluya la situación de los artículos, es decir, su ubicación en la farmacia.
MOSTRAR STOCK EN LÍNEA DE RECEPCIÓN : La activación de este parámetro implica que en el proceso de recepción de mercancía se incluya el dato de stock final del artículo como un campo más en cada línea, teniendo presente que por stock final se entiende el resultante tras dicha recepción (es decir, stock previo más unidades recibidas). Los posibles valores son:
…….….Sí : En este caso, en la ventana de recepción se incluye el campo de stock final en cada línea, como un dato más de la línea siempre visible.
…….….No : En este caso, el stock final no será mostrado como un campo más de las líneas de recepción.
MOSTRAR COLUMNA PCOSTE SIN IMPUESTOS : Indicar si se desea o no que en el momento de la recepción de un pedido se muestre en el grid una columna en la que se muestre el precio de coste sin impuestos del artículo.
NÚMERO DE COPIAS PARA ALBARANES DE DEVOLUCIÓN : Indicar cuántas copias se desea que sean impresas cuando se genere un albarán de devolución. Los valores posibles son entre 0 y 10.
OBTENER PRECIO DE ALBARÁN DESDE BASE EXTERNA : Indicar si en la recepción a precio de albarán se ha de dar prioridad al precio de albarán que figure en la última base externa existente del proveedor del que se está recepcionando. Los posibles valores son:
…….….Sí : Siempre se tomará por defecto el precio de albarán que figure en este momento en la base de datos externa del proveedor del que se está recepcionando.
…….….No : En este caso, se tendrán en consideración tanto el precio de albarán de la última base de datos importada de ese proveedor como el precio de albarán de la última recepción, asumiéndose por defecto para la recepción en curso el más reciente de ambos.
OBTENER PRECIO DE LABORATORIO DESDE BASE EXTERNA : Si se activa este parámetro, en la recepción de mercancía utilizando el P.V.L. del artículo en vez de su precio de albarán se dará prioridad al P.V.L. que conste en la base externa del proveedor. Si no está activado, se utilizará en primera instancia el P.V.L. que conste en la ficha del artículo.
PEDIDOS.- GESTIÓN DE PLAZOS DE ENTREGA : Estando activo este parámetro, en la ventana de edición de pedidos se habilitará la columna ‘Plazo/Fecha Entrega’ donde poder indicar la fecha de entrega prevista para cada línea del pedido, o bien días de plazo para la entrega. Al generar pedido se podrá desglosar en tantos pedidos como fechas de entrega diferentes haya.
PEDIR CONFIRMACIÓN AL ACTUALIZAR RECEPCIÓN : Indicar si se desea que se solicite conformidad antes de procederse con la actualización de las recepciones de mercancías. Los posibles valores son:
…….….Sí : En este caso, al grabar las recepciones de mercancías haciendo uso del botón Aceptar o de la tecla
…….….No : Al hacer uso del botón Aceptar o la tecla
…….….Sí : En este caso, en la recepción de mercancías se generará un único albarán que será catalogado como "MultiActividad". Será cuando se facture este albarán cuando se determine la empresa a la que imputar la factura. No obstante, téngase en cuenta que si se adopta esta modalidad también se dispondrá de la posibilidad de desglosar en cualquier momento dicho albarán en tantos albaranes independientes como empresas implique.
…….….No : En la recepción de mercancías se generarán tantos albaranes como empresas diferentes se vean implicadas (en función de las familias a las que pertenezcan los artículos recepcionados).
…….….Sí : En este caso, si en recepción se edita la ficha de un artículo y se modifican sus precios o descuentos, al volver a la recepción se recalcularán los importes de la línea para que tengan en cuenta los cambios efectuados en ficha.
…….….No : En este caso, al volver de la ficha del artículo la línea de recepción permanecerá tal y como estaba antes de entrar en la ficha, no viéndose afectada por los cambios que en ella se haya introducido.
…….….MANUAL : Con esta modalidad se presentará en pantalla el pedido y el usuario podrá efectuar las modificaciones que estime convenientes (cambio de unidades recibidas, de precios, etc.).
…….….SCANNER RECIBIDO : Esta modalidad implica que el usuario introducirá vía scanner la mercancía recibida, entendiéndose que lo presente en el pedido y no introducido vía scanner son faltas.
…….….SCANNER INCIDENCIAS : En este caso se introducirá vía scanner tan sólo aquello que estaba pedido y no se ha recibido correctamente, o hay alguna incidencia que notificar, entendiéndose que lo no introducido es conforme al pedido que se realizó.
SOLICITAR CADUCIDAD EN RECEPCIÓN VÍA SCANNER : Indicar si se desea o no que en recepción de mercancías con scanner se solicite introducir la fecha de caducidad del artículo cuando el artículo leído no tenga fecha de caducidad en su ficha y se trabaje con control estricto de caducidades (parámetro Control estricto de caducidades activado).
SOLO PUEDEN REALIZAR PEDIDOS AQUELLOS VENDEDORES QUE HAYAN FICHADO : Si se activa este parámetro y, además, se tiene protegido el acceso al proceso PEDIDOS, cuando se identifique el vendedor se comprobará si está debidamente registrada una entrada en el proceso CONTROL HORARIO (es decir, el vendedor ha fichado). De no ser así, se avisará de ello y no se permitirá el acceso al entorno de pedidos hasta que no fiche. No se aplicará este control a vendedores marcados como administrador.
SOLO PUEDEN REALIZAR RECEPCIONES AQUELLOS VENDEDORES QUE HAYAN FICHADO : Activar si se desea vetar el acceso a recepción de mercancías a aquellos vendedores que no hayan fichado debidamente su entrada en el proceso CONTROL HORARIO.
TIPO DE AVISO PARA CONTROL ESTRICTO : En el caso de que en el parámetro anterior se haya especificado alguna de las opciones que conllevan un aviso cuando se recepcione un artículo sin existencias y sin fecha de caducidad asignada en ficha, será en este parámetro donde se indique qué tipo de aviso se desea obtener. Los posibles valores son:
…….….NINGUNO : Sea cual sea el estado del parámetro anterior, no se emitirá aviso alguno en la recepción.
…….….SONORO : El aviso que se emita en la recepción será acústico.
…….….VISUAL : El aviso que se emita en la recepción será visual, concretamente aparecerá marcado el campo cantidad recibida con un color diferente determinado por el usuario.
…….….SONORO + VISUAL : Además de marcarse en color el campo de cantidad recibida se emitirá una señal acústica al situarse en la línea en cuestión.
UNIDADES MÁXIMAS EN RECEPCIÓN DE PEDIDOS : Permite indicar el máximo de unidades que se pueden recepcionar en una misma línea de recepción de mercancías. Valor máximo 999999. En el proceso de recepción se emitirá un aviso en caso de sobrepasarse este límite, si bien se permitirá recepcionar un número mayor de unidades. Si en este parámetro se indica 0 se asumirá que se desea introducir el máximo posible.
VALORACIÓN DE LAS DEVOLUCIONES : Indicar la forma en que se desea aplicar la valoración de las unidades que vayan a ser devueltas al proveedor mediante la opción de tratar toda la recepción como una devolución. Los posibles valores son:
…….….SEGÚN CONDICIONES DE PROVEEDOR : En este caso se aplicarán las condiciones de proveedor que se tengan definidas y se ajusten a las cantidades e importes a devolver.
…….….SEGÚN PRECIOS DE FICHA : En este caso no se aplicarán tablas de proveedor, sino que se tomarán para la devolución el P.V.P. y el P.U.C. que figuren en la ficha del artículo en ese momento.
…….….PREGUNTAR SIEMPRE : Al hacer la devolución se preguntará cuál se las dos modalidades anteriormente expuestas se ha de aplicar en ese caso.
…….….RESPETAR LOS PRECIOS INDICADOS : Si se activa esta opción, cuando se modifiquen manualmente los precios, la valoración se hará con los precios indicados.
…….….Sí : Indica que las unidades bonificadas en la recepción de mercancías van a ser consideradas para el cálculo del PUC.
…….….No : Indica que las unidades bonificadas en la recepción de mercancías no van ser consideradas para el cálculo del PUC.
…….….Sí : Indica que en la recepción a precio de albarán el P.V.P. se calculará partiendo del precio de coste afectado por bonificaciones. Es decir, las bonificaciones suponen una bajada en el precio de venta.
…….….No : Indica que en la recepción a precio de albarán el P.V.P. se calculará partiendo del precio de coste sin afectar por bonificaciones. Es decir, las bonificaciones suponen un mayor margen, no afectando al precio de venta.
…….….Preguntar : En este caso, se preguntará en cada ocasión si las bonificaciones deben afectar o no al P.V.P. También se preguntará al respecto cuando en una línea de recepción en la que se apliquen descuentos o bonificaciones se modifiquen las unidades recibidas, el precio de albarán o el precio de coste.