Ruta: Maestros
Resumen: Contenedor del menú Maestros: mantenimiento de ficheros de datos y protecciones (artículos, aportaciones, familias, clientes, proveedores, vendedores, formas de pago, tarjetas, series, IVA, protecciones, médicos).
Palabras clave: ficheros maestros, artículos, aportaciones, familias, clientes, proveedores, vendedores, formas de pago, series, grupos de IVA, protecciones, médicos
Preguntas típicas: ¿Dónde mantengo los datos de artículos, clientes o proveedores? | ¿Dónde se definen las formas de pago y las series? | ¿Dónde protejo procesos con contraseña?
Este menú incluye aquellos procesos que permiten el mantenimiento de los ficheros de datos, así como la protección de procesos. Las opciones que incluye son las siguientes:
ARTÍCULOS
APORTACIONES
FAMILIAS
GESTIÓN DE ARTÍCULOS
GESTIÓN DE CLIENTES
GESTIÓN DE PROVEEDORES
COMUNICACIONES
VENDEDORES
FORMAS DE PAGO
TARJETAS DE CRÉDITO
SERIES
GRUPOS DE I.V.A.
PROTECCIONES
La debida cumplimentación de estos apartados influirá de forma determinante en el buen funcionamiento posterior del resto de la aplicación.
Ruta: Maestros > Artículos
Resumen: Introducción al proceso Artículos del menú Maestros: alta de fichas de artículo (desde ventas, recepción, F6 o este proceso), diferencia entre base del Consejo y base propia, y listado de pestañas y utilidades de la ficha.
Palabras clave: ficha de artículo, alta de artículo, dar de alta, base de datos del Consejo, base propia, F6 nuevo artículo, Vademécum, pestañas de la ficha, código nacional
Preguntas típicas: ¿Cómo doy de alta un artículo nuevo? | ¿Qué diferencia hay entre la base del Consejo y mi fichero de artículos? | ¿Qué pestañas tiene la ficha del artículo?
Junto con FARMATIC se proporciona una base de datos facilitada por el Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos, en la que se da información relativa a todos los artículos contemplados en el Vademécum.
Ahora bien, cuando en la oficina de farmacia se empieza a utilizar la aplicación es necesario dar de alta cada uno de los artículos con los que se va a trabajar. Dar de alta un artículo significa abrirle una ficha en FARMATIC en la que figurarán todos sus datos (precio de venta, precio de coste, existencias, fecha de caducidad, etc.). A partir de este momento esta ficha se irá actualizando a medida que se trabaje con el artículo, así como se irán recogiendo sus estadísticas de venta, etc.
Existen varias formas de dar de alta un artículo:
. Directamente desde VENTAS MOSTRADOR, a medida que se vayan vendiendo.
. Directamente desde RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS, a medida que se vaya recibiendo la nueva mercancía.
. Abriéndole una ficha desde el proceso ARTÍCULOS.
. Desde cualquier proceso que permita el alta. Normalmente, en todos aquellos puntos donde se solicita el código del artículo, pulsando
Por tanto, a medida que se vayan dando de alta los artículos se irá generando el fichero propio del usuario, donde aparecerán tan sólo los artículos con los que la farmacia trabaja. Así pues, cuando se haga mención a "la base de datos" se estará aludiendo a la base de datos del Consejo, y cuando se mencione "la base propia" o "fichero de artículos" se estará aludiendo a los artículos que están dados de alta en la farmacia.
En la ficha de artículo se dispone de las siguientes pestañas:
DATOS GENERALES DEL ARTÍCULO: Referida a los datos principales de la ficha del artículo. De su correcta cumplimentación depende que el posterior tratamiento del artículo sea el adecuado, ya sea en su utilización en ventas, pedidos, facturación, etc.
DATOS AUXILIARES EN FICHA DE ARTÍCULO: Este apartado abarca todos aquellos datos referidos a la situación puntual del artículo en el momento de consulta Son pues un complemento de los datos generales, no por ello menos importantes en cuanto a su repercusión en el tratamiento del artículo.
ESTADÍSTICAS: Permite llevar un seguimiento en cuanto a las unidades vendidas del artículo por períodos.
HISTÓRICO: Facilita el control de todos los movimientos que un artículo ha sufrido, ya sea en cuanto a ventas, devoluciones, recetas pendientes, pedidos, etc.
SINÓNIMOS: Permite la asignación de códigos alternativos a un artículo, ya sea para su utilización en el envío de pedidos a proveedores o para su utilización en la venta.
BONIFICACIONES: Permite indicar las posibles bonificaciones que del artículo en cuestión oferten los diferentes proveedores, a fin de que éstas puedan ser tenidas en cuenta a la hora de determinar a qué proveedor es más conveniente realizar una compra.
PRECIOS BONIFICADOS: Permite consultar y gestionar precios alternativos para algunas unidades del artículo (promociones del tipo ‘Nuevo PVP’ hasta fin de existencias).
RASTRO : Permite consultar si el artículo está presente en diferentes entornos de la aplicación, como pueden ser carteras, pedidos, bloques de recetas, recetas pendientes, etc.
OBSERVACIONES: Permite incluir cuantas observaciones se desee.
RECETAS PENDIENTES : Permite consultar las recetas pendientes que hay del artículo.
MULTIALMACÉN : Sólo si se tiene activa dicha gestión se dispondrá de esta pestaña en la que se da información del artículo en los diferentes almacenes que se tengan definidos. Para más información véase FICHA DE ARTÍCULO CON MULTIALMACÉN.
FARMATIC GRUPOS : Sólo si se tiene activo el enlace con esta aplicación se dispondrá de esta pestaña en la que se da información del artículo en las diferentes farmacias que conforman el grupo. Para más información véase el apartado FICHA DE ARTÍCULO CON FARMATIC GRUPOS.
También se dispone de un acceso dierecto al proceso CONSULTAS AL C.G.C.O.F. para consultar sus datos en el BOT PLUS. Este acceso puede hacerse bien pulsando o haciendo clic en el botón .
Se permite la reorganización de las pestañas de la ficha de artículo.
Bastará con hacer clic con el botón derecho del ratón sobre una pestaña para que se muestren las diferentes opciones:
La opción PERSONALIZAR PESTAÑAS permite cambiar su orden de presentación mediante los botones y . Asimismo, permite mostrar u ocultar pestañas, activando o desactivando el check que las precede:
Ahora bien, no se permite ocultar ni cambiar de posición la pestaña “GENERAL”. Si se trabaja con FORMULACIÓN, tampoco se admiten cambios en las pestañas “FORMULACIÓN”, “ESPECIFICACIONES” ni “FABRICACIÓN”.
Ruta: Maestros > Artículos > Características generales del artículo
Resumen: Pestaña General de la ficha del artículo (Maestros > Artículos): código de 6/7 dígitos, descripción, tipo impositivo, presentación, situación, caducidad, marca de aportación y opciones de actualización.
Palabras clave: código nacional, código de artículo, descripción, IVA del artículo, situación en almacén, fecha de caducidad, aportación, rellenar huecos, scanner, opciones de actualización
Preguntas típicas: ¿Cómo se asigna el código a un artículo sin código nacional? | ¿Cómo indico el tipo de IVA de un artículo? | ¿Dónde pongo la fecha de caducidad y la situación del artículo?
En este apartado de la ficha del artículo se presentan los siguientes datos:
CÓDIGO : En FARMATIC los códigos de artículo pueden ser de seis o siete dígitos numéricos. De todos aquellos artículos que existen en la base de datos del Consejo se utilizará el código nacional que figura en ella. De ser artículos que no tienen codificación nacional, el usuario puede darle un código de libre definición o, por ejemplo, utilizar el código que dé a ese artículo el proveedor que normalmente lo sirve. Debe tenerse en cuenta que en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se habrá indicado de qué códigos se desea llevar codificación de 6 ó de 7 dígitos, así como el tratamiento a efectuar en los diversos puntos de la aplicación respecto al chequeo de dígitos de control (sexto o séptimo dígito, según corresponda), presentación con separación o no del séptimo dígito, etc. La introducción del código de artículo en este campo puede realizarse bien tecleándolo, bien mediante lectura con scanner. Debe tenerse en cuenta que al darse de alta un nuevo artículo de forma automática se tendrán en cuenta o no los huecos libres a la hora de asignarle código según lo que se haya indicado en el parámetro Rellenar huecos en altas automáticas, ubicado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Si se indica que sí, se rellenarán huecos libres. Si se indicar que no, se dejarán los huecos vacíos. Este parámetro sólo afecta al alta de artículos que no figuren en la base de datos del C.G.C.O.F. ni en ninguna base externa de proveedor, pues de figurar, se asumiría el código con el que figuran. De otra parte, se permite introducir el artículo leyendo el código QR Datamatrix de su cajetilla. Cuando se lea un código QR, se mostrará en la pestaña “GENERAL” de la ficha del artículo la información complementaria que incluye: Código de barras, Lote, Serie y Caducidad.
DESCRIPCIÓN : Si el artículo ya estaba dado de alta o figura en la base de datos del Consejo, en este campo aparece la descripción del artículo. Si el código introducido no figura en la base de datos del Consejo ni corresponde a un artículo ya dado de alta, se solicita la descripción que el usuario desee asignar. En cualquier momento se puede actualizar la descripción que figure en la base de datos del C.G.C.O.F. haciendo uso del proceso ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS DESDE CGCOF. La longitud máxima permitida para las descripciones de artículos vendrá condicionada por lo indicado en el parámetro Descripción larga de artículos. De indicarse que Sí en este parámetro, las decripciones de artículo podrán ser de hasta 100 caracteres. Si se indica que No (opción por defecto), las descripciones de artículo podrán ocupar un máximo de 48 caracteres. Si se indicó ‘Extra larga’, las descripciones de artículos podrán ser de hasta 200 caracteres.
FAMILIA : Al dar de alta un nuevo artículo se le asigna automáticamente la familia según el grupo terapéutico al que pertenece dicho artículo. La relación existente entre familias y grupos terapéuticos, por omisión, al instalar la aplicación será asumida de la base de datos del Consejo, si bien el usuario puede efectuar las modificaciones que estime convenientes desde el proceso ASIGNACIÓN DE FAMILIAS SEGÚN GRUPOS TERAPÉUTICOS, incluida en el apartado UTILIDADES del menú ARCHIVO. No obstante, se podrá introducir la familia a la que pertenece este artículo. Es posible visualizar una tabla con todas las familias dadas de alta, pues para la introducción de este dato se dispone de un desplegable. La modificación de este campo puede protegerse desde PROTECCIONES.
La familia se utiliza en diversos puntos de la aplicación, como por ejemplo en pedidos a proveedores (para seleccionar los artículos a pedir), para determinar la modalidad de recepción (a P.V.P. o a precio de albarán), inventarios, etc. Recuérdese que en el apartado CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se puede asignar una familia por defecto.
Junto al campo de familia se halla el botón Categoría Artículo, que permitirá incluir al artículo en cuestión en la categoría o categorías que se estime oportuno. Al hacer clic en él se presenta una ventana en cuya parte izquierda se encuentra el árbol de categorías que el usuario haya definido (véase CATEGORÍAS DE ARTÍCULOS). La zona superior derecha de la ventana dispone de un espacio donde se introducirán las categorías en las que se desea englobar al artículo en cuestión. Para ello se dispone de dos formas de actuar:
……….. 1.- Situarse sobre la categoría deseada en el árbol y hacer clic en el botón Incluir.
……….. 2.- Hacer clic sobre la categoría deseada en el árbol y sin soltar el botón del ratón arrastrarla hasta la lista de categorías de la derecha.
En caso de desear eliminar la relación del artículo con una categoría ya seleccionada, se dispone de las dos mismas alternativas, obviamente con la salvedad de que en la primera de ellas será el botón No Incluir el que se deberá utilizar, y en la segunda modalidad se arrastrará la categoría de la lista de categorías seleccionadas hasta el árbol (no al revés).
En la zona inferior derecha se dispone de un espacio donde incluir las observaciones que se estimen oportunas respecto a la relación artículo-categoría seleccionada.
LABORATORIO : En este campo se debe introducir el laboratorio fabricante del artículo. Para ello se puede hacer una búsqueda del laboratorio por nombre, pudiéndose escribir directamente las iniciales del mismo o acceder a la lista de laboratorios desplegando el selector correspondiente. Asimismo, se puede actualizar la información de laboratorio asignado según conste en la base de datos del C.G.C.O.F. haciendo uso del proceso ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS DESDE CGCOF.
No obstante, debe tenerse en cuenta que el tratamiento que en la aplicación se dé respecto al I.V.A. irá en función de lo definido por el usuario en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, donde se especificará la zona de I.V.A. local (impuestos que se deben aplicar según la zona en la que se encuentre la oficina de farmacia) así como si el P.V.P., P.V.P. de la base del Consejo y P.U.C. incluyen o no el I.V.A. y, de incluirlo, a qué zona de I.V.A. corresponde. Para más información al respecto véase GRUPOS DE I.V.A.
Podrán reasignarse tipos impositivos según familias mediante los procesos ASIGNACIÓN DE TIPOS IMPOSITIVOS SEGÚN FAMILIAS ubicado en UTILIDADES del menú ARCHIVO.
Nota: Cuando se dé de alta un nuevo artículo desde la pestaña “EXTERNAS” de la ventana de búsqueda (
PRESENTACIÓN : Introducir de forma abreviada (máximo tres caracteres numéricos o alfanuméricos) la presentación del artículo, por ejemplo COM para COMprimidos, SUP para SUPositorios, etc. Si se está dando de alta el artículo y éste figura en la base de datos del Consejo, este valor será captado de la misma.
SITUACIÓN : Situación física del artículo en el almacén. Para más información véase el apartado SITUACIONES. Se dispone de un desplegable donde seleccionarla.. Además, con el botón Buscar (
CADUCIDAD : En este campo se muestra la fecha de caducidad del artículo, en formato MM/AA (mes/año). Este campo aparecerá resaltado en rojo en el caso de que la fecha de caducidad que en él figure sea anterior a la fecha actual o se corresponda con el mes en curso. En el caso en que de un mismo artículo se disponga de existencias con diferentes fechas de caducidad, se pueden dar dos escenarios, en función de si se llevan o no lotes y caducidades de este artículo (se tiene activo el parámetro Activar gestión por lotes y caducidades y el artículo tiene activo en su ficha el check ‘Lote caducidad’):
Sí se lleva gestión de lotes y caducidades. Junto al campo ‘Caducidad’ se dispone del botón que permite el acceso a la ventana de lotes del artículo. En el campo ‘Caducidad’ aparecerá el icono cuando el artículo tenga asociados diferentes lotes. En la ventana de introducción de lotes y caducidades, de cada lote se muestra su identificador, número de unidades del artículo con ese lote y fecha de caducidad del mismo. Es optativo que se visualicen o no los lotes de los que no haya ya stock en la farmacia, disponiéndose del check ‘Mostrar Lotes sin stock’ para activar o no su visualización.
En esta ventana se puede introducir nuevos lotes cuando sea necesario, introduciendo los datos manualmente. También se grabarán los lotes y caducidades que se introduzcan mediante lecturas de códigos Datamatrix desde otros puntos de la aplicación: ventas, recepción de mercancías, introducción de inventarios…
Al modificar los lotes, si alguno de ellos tiene la fecha de caducidad más próxima que la que figura en el campo ‘Caducidad’ de la ficha del artículo, esta última se actualizará. Es decir, cuando se graba la configuración de lotes, en el campo ‘Caducidad’ de la ficha de artículo se grabará la fecha de lote más próxima. Si por algún motivo en el campo ‘Caducidad’ de ficha hubiera una fecha de caducidad anterior a la más próxima del lote, no se sustituirá.
La modificación de los stocks de los lotes del artículo puede protegerse desde el proceso PROTECCIONES. Asimismo, si está activo el parámetro Solicitar registro de motivo al cambiar stock de lotes manualmente, cuando se modifique directamente el stock de un lote será obligatorio introducir el motivo.
Debe tenerse en cuenta que en la dispensación, si el stock de la ficha del artículo es mayor que la suma de stocks de sus lotes, se mantendrá la fecha de caducidad de la ficha del artículo. Pero si el stock de ficha es menor al de los lotes, se actualizará la fecha de caducidad del artículo con la fecha de caducidad menor de los lote existentes.
En la recepción de mercancías, si el stock en ficha es menor o igual al de lotes, se actualizará la fecha de caducidad de la ficha del artículo con la fecha de caducidad menor de los lotes existentes. Pero, si el stock de ficha es mayor y se recibe el producto con una fecha mayor a la registrada en ficha, se mantendrá la de ficha. Si el lote recibido tuviera una fecha menor a la de ficha, se actualizaría dejando como fecha de caducidad del artículo la más cercana.
Si el parámetro Caducidad desde Lotes y MultiAlmacén (entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS) está activo, la fecha de caducidad del artículo que se tomará en todos los puntos de Farmatic, Generador de Informes y robots dispensadores en cuando a gestión de caducidades se refiere, será la mínima existente entre las fechas de caducidad de los lotes asociados al artículo, la presente en su ficha y las que pueda tener asignada en los diferentes almacenes si se trabaja con MultiAlmacén. Por tanto, en el campo ‘Caducidad’ de la ficha del artículo sólo se podrá introducir una nueva fecha de caducidad si esta es menor a la mínima registrada en Lotes y MultiAlmacén. De otro modo, se presentará un aviso impidiendo la modificación.
En la ventana de definición de lotes de artículo se dispone del botón que da acceso a un proceso desde el que se puede consultar los artículos cuyo stock actual en ficha no coincide con la suma de stocks de sus lotes (activando la pestaña “DESCUADRE DE STOCKS”), así como aquellos lotes que tienen stock 0 (pestaña “0 STOCK”). Desde la consulta de lotes sin stock se tiene la posibilidad de eliminar dichos lotes, haciendo clic en el botón .
Asimismo, si se tiene activo el parámetro Borrar lote cuando el stock sea igual o menor que 0, el lote se eliminará cuando se quede sin stock. De la misma forma, activando el parámetro Borrar los lotes de un Artículo cuando su stock sea igual o menor que 0, cuando el stock actual de la ficha del artículo sea 0 o negativo, se borrarán todos los lotes asociados, aunque dichos lotes figuren con stock.
Se puede consultar los cambios realizados en los lotes y sus caducidades accediendo al proceso HISTÓRICO DE CAMBIOS DE CADUCIDAD DE LOTES, incluido en la opción GESTIÓN DE ARTÍCULOS del menú MAESTROS.
También se dispone del proceso MODIFICACIÓN DESCUADRES LOTES / CADUCIDAD, ubicado en el menú ARCHIVO -> UTILIDADES -> UTILIDADES DE ARTÍCULOS que permite detectar y corregir descuadres entre el stock actual del artículo y los stocks de sus lotes asociados.
No se lleva gestión de lotes y caducidades: En el campo ‘Caducidad’ se debería reseñar la fecha de caducidad más próxima.
En cualquier caso, debe tenerse en cuenta que si se ha activado el parámetro "Anular fecha de caducidad con stock 0", cuando al venderse un artículo éste quede sin existencias se borrará automáticamente su fecha de caducidad. Del mismo modo, si se modifica directamente la ficha del artículo quedando su stock a 0, se emitirá un mensaje preguntando si se desea o no eliminar su fecha de caducidad.
MARCA DE APORTACIÓN : En este campo se podrá indicar, si se considera oportuno, el tipo de artículo de que se trata. Se dispondrá de cinco posibilidades: Tipo A, B, C, D o E. Será el propio usuario quien dé a cada tipo la significación que estime conveniente. La utilidad de esta designación de tipo de artículo estriba en poder permitir o no la venta de un tipo de artículo determinado con según que tipos de aportación, siendo en la propia definición de cada tipo de aportación donde se indiquen qué tipos de artículos pueden o no dispensarse con esa aportación. Sólo será posible la asignación de marcas de aportación si en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se ha indicado que sí se desea llevar “gestión ampliada de excluidos”. En caso contrario no será posible asignar marca de aportación a los artículos, pues ello no ha lugar.
OPCIONES DE ACTUALIZACIÓN : Este campo consta de tres cajas de chequeo independientes: "STOCKS", “P.V.P. RECEPCIÓN” y "P.V.P. VENTA". Por omisión, estas cajas estarán activadas, es decir, se actualizarán stocks y precios de venta al público desde los diferentes procesos de Farmatic. Si se desactiva la actualización de stocks, no se actualizará el stock actual de ficha del artículo desde ningún proceso. La actualización de P.V.P. puede activarse/desactivarse de forma independiente para los procesos de venta mostrador y de recepción de mercancías. La modificación de estas opciones puede protegerse desde el apartado Opciones Especiales->Artículos del proceso PROTECCIONES.
Por último, se presenta información sobre los movimientos del artículo en los últimos 30 días (ventas, modificaciones manuales de stock, paso a cartera….). Haciendo doble clic sobre una línea de venta en la parrilla de ‘Movimientos en los últimos 30 días’, se abrirá el proceso DIARIO DE VENTAS mostrándose el detalle de dicha venta.
Si se desea consultar la ficha del artículo en el Bot Plus, pulsar