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Resumen: Pestaña Precios de la ficha de artículo: PVP, PVP auxiliar, PVL, precio de facturación, histórico de cambios de PVP y actualización desde la base del Consejo.
Palabras clave: PVP, precio de venta, PVL, P. facturación, histórico de PVP, cambiar precio, precio notificado, actualizar precios CGCOF, segundo PVP, IVA incluido
Preguntas típicas: ¿Cómo cambio el PVP de un artículo? | ¿Cómo veo el histórico de cambios de precio? | ¿Por qué no puedo modificar el PVP de un artículo?
P.V.P. : Es el precio de venta al público vigente en este momento para ese artículo. Si fuera necesario vender un artículo con un P.V.P. diferente, éste puede ser modificado desde la propia pantalla de ventas, bien de forma definitiva (modificando la ficha) o puntualmente para esa venta en concreto (aplicando coeficientes). No obstante, si así se desea se podrá desactivar la caja de chequeo de actualización de P.V.P., de forma que desde ningún proceso (ventas, recepción, etc.) se actualice este campo de forma automática.
También será posible asignar al artículo un segundo P.V.P., según se comenta más adelante.
Será en el apartado CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS donde se indique si el P.V.P. incluye o no I.V.A., así como la zona a considerar en la aplicación de dicho I.V.A.
Si se está dando de alta un artículo y éste figura en la base de datos del Consejo, se asume automáticamente el P.V.P. que figure en la misma, con o sin I.V.A. según se haya parametrizado. Se puede actualizar el P.V.P. de artículos asumiendo los precios que figuren en la base de datos del C.G.C.O.F. haciendo uso del proceso ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS DESDE CGCOF.
Haciendo clic sobre el rótulo P.V.P. (o doble clic sobre su valor) se tendrá acceso al HISTÓRICO DE CAMBIOS DE P.V.P. del artículo en cuestión. Para más información sobre dicho histórico véase el apartado HISTÓRICO DE CAMBIOS DE PVP.
Los artículos que siempre se dispensan a precio de facturación (aquellos que en BOT PLUS presenten la marca ‘Precio Notificado: Medicamento Oficina Farmacia Financiado con Precio Notificado’) presentarán el P.V.P. en gris y no se podrá modificar. Podrá verse entonces que el campo P. Facturación aparecerá en verde e irá acompañado del icono como se comenta más adelante.
P.U.C : (Precio de Ultima Compra). Precio al que se compró el artículo en la última recepción del mismo. Cuando se da de alta el artículo por vez primera desde cualquier proceso que no sea el de recepción de mercancías, este dato se calcula automáticamente aplicando al P.V.P. el”descuento por omisión” que se haya introducido en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Así, inicialmente el precio de última compra es igual al precio medio de coste. Este P.U.C. incluirá o no I.V.A. según se haya indicado al establecer los parámetros. Será también en la parametrización de la aplicación donde se especifique la zona de I.V.A. a la que corresponde el I.V.A. ligado a este P.U.C. Ahora bien, cabe recordar que si cuando se realice una recepción de mercancías el P.U.C. resultante fuese 0 (por ejemplo, por ser todas las unidades recibidas bonificadas, etc.), dicho P.U.C. no será actualizado en la ficha de artículo, sino que se conservará el P.U.C. que tuviese el artículo previamente a dicha recepción.
Haciendo clic sobre el rótulo P.U.C. (o doble clic sobre su valor) se tendrá acceso al HISTÓRICO DE CAMBIOS DE P.U.C. del artículo en cuestión. Para más información sobre dicho histórico véase el apartado HISTÓRICO DE CAMBIOS DE PUC.
P. M. C. : (Precio Medio de Coste). Se calculará según la modalidad elegida en el parámetro Cálculo del PMC del artículo, ubicado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS:
. Si se opta por calcularlo a partir del último PUC: El PMC será el precio medio ponderado de compra, es decir, se obtiene partiendo de los diferentes precios a los que se vaya comprando el artículo. Su cálculo se realizará mediante la siguiente fórmula:
PMC = [(StockAnterior x último PUC) + (unidades recibidas x nuevo PUC)] / (stock anterior + unidades recibidas)
. Si se opta por calcularlo a partir del utimo PMC. En este caso se calculará aplicando la siguiente fórmula:
PMC = [(StockAnterior x último PMC) + (unidades recibidas x nuevo PUC)] / (stock anterior + unidades recibidas)
Este campo lo mantiene automáticamente la aplicación actualizándolo en cada recepción de mercancía, si bien en el alta inicial debe ser introducido manualmente. Por omisión se calcula automáticamente, aplicando sobre el P.V.P. el”descuento por omisión” que se haya introducido en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Debe recordarse que el hecho de modificar en ficha el P.V.P. no altera el precio medio de coste (P.M.C.), puesto que este último se refiere únicamente a precios de compra. Será al hacer compras después de la modificación del P.V.P. cuando esta diferencia de P.V.P. se haga notar en el P.M.C.
Haciendo clic sobre el rótulo P.M.C. (o doble clic sobre su valor) se tendrá acceso al HISTÓRICO DE CAMBIOS DE P.M.C. del artículo en cuestión. Para más información sobre dicho histórico véase el apartado HISTÓRICO DE CAMBIOS DE PMC.
Se perrmite calcular PUC y PVP a partir del PVL que se indique, pudiéndose indicar también el % de margen de beneficio a considerar y si se desea aplicar o no IVA en los cálculos. A este proceso de cálculo de precios se accede con
1.- Introducir el PVL de partida.
2.- En el campo ‘Cargo/Dto.” indicar el porcentaje de cargo o descuento que se ha de aplicar al PVL para calcular el PUC. Los cargos deben introducirse en negativo.
3.- Indicar si en los cálculos del PUC se desea o no aplicar IVA (activar o no el check ‘Aplicar IVA’). Por defecto estará activo o no en función de cómo esté el parámetro P.U.C. del artículo con impuestos incluidos. El IVA que se toma por defecto es el correspondiente al artículo. Si se trabaja con MultiNif será el correspondiente a la empresa a la que el artículo corresponda. No obstante, se puede indicar en el campo ‘% IVA’ otro porcentaje de IVA si se desea. Si se ha indicado Recargo de Equivalencia en el parámetro Régimen Fiscal, junto con el IVA se aplica también dicho recargo.
4.- En el campo ‘%Margen’ indicar el porcentaje de beneficio a obtener. Se utilizará para calcular el nuevo PVP a partir del PUC calculado.
Cumplimentados todos los campos, haciendo clic en el botón Calcular Precios se efectuarán los cálculos y se presentarán en pantalla. Si se acepta, se trasladarán los nuevos valores de PVL, PUC y PVP a la ficha del artículo.
Al dar de alta un artículo, el precio de facturación se recogerá automáticamenet de la base de datos del C.G.C.O.F. si lo tiene. Los artículos ya dados de alta pueden ser actualizados en cualquier momento a partir de la base del C.G.C.O.F. desde el proceso ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS DESDE LA BASE DE DATOS DEL CGCOF. Desde este mismo proceso se puede configurar que las actualizaciones automáticas que se reciban de dicha base mediante AutoUpdate actualicen también este campo.
Ruta: Maestros > Artículos > Stocks
Resumen: Pestaña Stocks de la ficha de artículo: stock actual (incluso negativo), mínimo y máximo, protección del campo y registro del motivo al cambiar el stock manualmente.
Palabras clave: existencias, stock actual, stock mínimo, stock máximo, stock negativo, regularizar stock, motivo cambio de stock, inventario, modificar stock manualmente, protección
Preguntas típicas: ¿Cómo corrijo el stock de un artículo? | ¿Por qué mi artículo tiene stock negativo? | ¿Cómo registro el motivo de un cambio manual de stock?
STOCK ACTUAL : Este dato refleja las existencias que hay en este momento del artículo en el almacén. Este campo es actualizado automáticamente por la aplicación en cada proceso que implique una entrada o salida de existencias, si bien existe la posibilidad de que las ventas no actualicen el stock, pudiéndose indicar así en la propia ficha del artículo.
Puede llegar a darse el caso de que en este campo se indiquen unas existencias en negativo. Esta situación puede producirse si se vende mercancía sin haber notificado su recepción, es decir, si se producen salidas sin haber notificado al ordenador su entrada. Cuando estas entradas se notifiquen, la situación de stock actual quedará automáticamente regularizada.
De otra parte, cabe resaltar que el acceso a este campo puede ser protegido de forma independiente, de forma que desde cualquier proceso de la aplicación se solicite la contraseña si se intenta modificar el stock del artículo. La protección de este campo deberá realizarse desde el proceso PROTECCIONES del menú MAESTROS. Si se tiene activo el parámetro Solicitar registro de motivo al cambiar stock manualmente, englobado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, cuando se modifique manualmente el stock de un artículo se podrá anotar el motivo del cambio. Tras introducir el nuevo stock (desde cualquier punto de Farmatic que lo permita) se abrirá una ventana donde indicarlo. Se permite definir motivos de modificación manual de stock para usos sucesivos. Así, cuando se modifique el stock actual del artículo manualmente, se abrirá la ventana de introducción de motivo en la que se dispone de un desplegable donde estarán disponibles todos los motivos que se hayan dado de alta, para poder elegir el deseado. Eligiendo en el desplegable ‘Texto Libre’ se puede introducir el texto que se desee para este cambio puntual, sin que éste quede grabado como un motivo a reutilizar. Para definir motivos nuevos que puedan reutilizarse posteriormente, hacer clic en el botón que hay junto a dicho desplegable. Se abrirá una ventana donde introducir el nuevo motivo. Una vez escrito el motivo hacer clic en el botón para añadirlo a la lista. De esta forma se pueden ir dando de alta tantos motivos como se desee. Para grabar los cambios y abandonar el proceso, hacer clic en . Para eliminar motivos, seleccionarlos en la ventana y hacer clic en .
Asimismo, el parámetro Solicitar registro de motivo al cambiar stock manualmente “ESTRICTO” se activa, al modificar stock manualmente será obligatorio introducir el motivo. Si se selecciona como motivo “Texto Libre”, forzosamente habrá que escribir algo.
Situando el cursor momentáneamente sobre el campo de stock actual, si se tiene instalado y activo el módulo MULTIALMACÉN, se visualizará una ventana en la que se informa de la situación de stock del artículo en cada uno de los almacenes. Para más información véase el apartado FICHA DE ARTÍCULO CON MULTIALMACÉN.
Ahora bien, en el caso de farmacias de Galicia, si se trabaja con el módulo de Receta Electrónica y se tiene activo el libro electrónico de estupefacientes, solo se permite la modificación de stock de estupefacientes desde ventas o desde recepción de mercancías. En el resto de puntos de Farmatic donde se incluya el campo de stock actual, no estará habilitada su edición.
STOCK MÍNIMO : En este campo se debe indicar las unidades de artículo que como mínimo debe haber siempre en almacén, de forma que se asegure el no dar faltas en mostrador. Esta cantidad marca el punto de ruptura de stock que provocará la generación automática de pedidos del artículo. Es decir, cuando el stock actual sea igual o inferior al stock mínimo se generará automáticamente una propuesta de pedido, para evitar que en almacén queden menos unidades de las establecidas como mínimo.
STOCK MÁXIMO : Es la cantidad máxima que se quiere tener como stock, de forma que se establezca un límite que evite que se den excesivas inversiones innecesarias en stock. Al igual que el stock mínimo marca un punto de ruptura para la generación de pedidos automáticos, el stock máximo fija un tope en cuanto a la cantidad a pedir.
Así pues, la generación automática de pedidos se rige por el siguiente mecanismo: Cuando el stock actual es igual o inferior al stock mínimo se produce una propuesta de pedido de las unidades necesarias para que, sumadas al stock actual de ese momento, se llegue a igualar el stock máximo. De esta forma se pretende conseguir que el stock que haya en la farmacia esté siempre entre unos límites que eviten tener unas existencias innecesarias pero que impidan dar faltas al público.
Ahora bien, en el caso de que el artículo tenga asignado un “lote óptimo", como se comenta más adelante, este mecanismo tendrá en cuenta dicho lote.
Si así se desea, tanto el stock máximo como el stock mínimo pueden asignarse de forma automática mediante dos procesos diferentes: ASIGNACIÓN DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS (la asignación se basará en el stock actual del artículo) y REAPROVISIONAMIENTOS (la asignación se basará en estadísticas de ventas de un período determinado por el usuario).
LOTE ÓPTIMO PEDIDO : Puede darse el caso de que en algunos artículos, por el motivo que fuere, convenga pedirlos por lotes. En este campo hay que especificar de cuántas unidades consta dicho lote. Este campo es especialmente útil en aquellos casos en que un artículo se compra por cajas de varias unidades, aunque se vende en unidades sueltas.
Ejemplo: Si un artículo se compra en cajas de 6 unidades, pero al público se vende de uno en uno, el lote óptimo es de 6. De esta forma se asegura que cuando se genere pedido lo hará en múltiplos de 6, pidiéndose así cajas completas.
Así pues, indicar un lote óptimo implica que cuando se generen pedidos automáticos la cantidad a pedir será siempre múltiplo de dicho lote. Por tanto, cuando el stock actual llegue a ser igual o inferior al stock mínimo, se efectúa una propuesta de pedido múltiplo del lote óptimo hasta llegar a igualar el stock máximo o quedar lo más cercano a él pero sin rebasarlo.
Si en algún momento la diferencia entre stock mínimo y stock máximo fuese inferior al lote óptimo, situación ésta no muy coherente, al producirse la ruptura de stock se pediría un lote, aunque esto suponga sobrepasar el stock máximo.
Ejemplo: Si el máximo es 5 y el mínimo 0, con un lote óptimo de 6, cuando el actual sea 0 se pedirán 6, pues una cantidad inferior, que no superase el máximo, no sería múltiplo del lote.
Debe tenerse en cuenta que los campos de stock actual, mínimo, máximo y lote óptimo aparecerán deshabilitados si se ha desactivado la caja de chequeo de actualización de stocks.
Por último, solo si se está trabajando con un robot dispensador y éste está activo, se mostrará el campo EN ROBOT donde se indicará si ese artículo está o no en el robot y, en caso de estarlo, cuántas unidades.
Ruta: Maestros > Artículos > Información del medicamento
Resumen: Pestaña Información del medicamento de la ficha: marcas como con receta, psicótropo, estupefaciente, frigorífico, SEVeM serializable, EFG, huérfano, excluido SS, ECM, dietoterápico, unidosis, no dispensable, ortopedia y deducciones.
Palabras clave: estupefaciente, psicótropo, frigorífico, EFG genérico, huérfano, serializable, excluido de la SS, dietoterápico, libro recetario, unidosis, no dispensable, cícero, punto negro, deducción 4% 7,5% 15%
Preguntas típicas: ¿Cómo marco un artículo como estupefaciente o frigorífico? | ¿Cómo hago que un artículo entre en el libro recetario? | ¿Para qué sirve la marca SEVeM serializable?
En este apartado de la ficha del artículo se señalarán aquellas características que el mismo presente, activando las correspondientes cajas de chequeo, pudiendo ser:
- E.F.P. : Especialidad farmacéutica publicitaria. Si el artículo figura en la base de datos del Consejo, este dato será asumido de ella. Esta información es tenida en cuenta en VENTAS MOSTRADOR para controlar si se permite la venta o no de este tipo de artículo con según qué tipo de receta, siendo en la definición de tipos de aportación donde se indique si con un tipo concreto de receta se permite o no la venta de especialidades publicitarias.
PSICÓTROPO : En este campo se puede indicar si el artículo es un psicótropo, a fin de ser tenido en cuenta en el momento de su dispensación.
CÍCERO : Indica si el artículo es o no punto negro. Si el artículo figura en la base de datos del Consejo, este dato se recoge de ella. Será tenido en cuenta para calcular la aportación correspondiente al vender el artículo con receta, así como en la elaboración de bloques de recetas para la facturación.
FRIGORÍFICO : Activar esta marca si el artículo precisa de frigorífico para su conservación.
SEVeM SERIALIZABLE : India si el artículo requiere o no gestión de verificación de estado en NodoFarma (gestión SEVeM para prevención de entrada en el mercado de medicamentos falsificados). Sólo de los artículos que tengan este check activo se realizará gestiónSEVeM en dispensación y recepción de mercancías.
EXCLUIDO EN S.S. : En este campo se indica si el artículo está o no excluido de prestación de Seguridad Social. Así, si se intenta vender un artículo excluido con un tipo de receta en cuya definición se ha indicado que no se permita este tipo de venta, se indicará así en la pantalla de VENTAS MOSTRADOR.
EX. EXCEPCIÓN : En este campo se podrán marcar aquellos artículos que por regla general están excluidos de prestación de Seguridad Social, pero que cuando el médico así lo estima conveniente sí pueden ser incluidos en una receta siendo entonces financiados por Seguridad Social. Así, en el momento de su venta se emitirá un mensaje de aviso sobre esta característica.
CADUCIDAD : Marcar si este artículo precisa de control de caducidad.
VISADO INSPECCIÓN : Indicar si el artículo necesita o no visado de inspección para su dispensación. De esta forma, al producirse una venta de este artículo con receta, si así se ha especificado al definir el tipo de aportación en cuestión, se emite un mensaje recordando que se necesita el visado.
BAJA EN VADEMECUM : En este campo se debe indicar si el artículo ha sido o no dado de baja en el Vademécum, es decir, en la base de datos del Consejo.
T.L.D. : Indicar si el artículo puede ser dispensado como un tratamiento de larga duración.
LIBRO RECETARIO : Indicar si las dispensaciones de este artículo tienen que ser anotadas en el libro recetario (aunque no sea ni psicótropo, ni estupefaciente ni de especial control médico, pues estos tres tipos de artículo por omisión se entiende que sí son de anotación en dicho libro).
LIBRO REC. (SÓLO VTAS. RECETA) : Activado cuando las ventas del artículo deban anotarse en el Libro Recetario solamente cuando sean con receta.
DIETOTERÁPICO : Indicación de si el artículo es dietoterápico. Este dato no es modificable por el usuario, recogiéndose de la base de datos del C.G.C.O.F.
E.F.G. : Indicación de si el artículo es una especialidad farmacéutica genérica.
HUÉRFANO : Indicación de si el artículo está catalogado o no como huérfano. Esta indicación se recoge de la base de datos del C.G.C.O.F. al darse de alta el artículo, si bien es modificable.
AF. DEDUCCIÓN 4% : Indicación de si el artículo está o no afectado por deducción complementaria del 4% en la facturación de recetas. Esta indicación se recoge de la base de datos del C.G.C.O.F. al darse de alta el artículo, si bien es modificable.
AF. DEDUCCIÓN 7,5% : Indicación de si el artículo está o no afectado por deducción complementaria del 7,5% en la facturación de recetas. Esta indicación se recoge de la base de datos del C.G.C.O.F. al darse de alta el artículo, si bien es modificable.
AF. DEDUCCIÓN 15% : Indicación de si el artículo está o no afectado por deducción complementaria del 15% en la facturación de recetas. Esta indicación se recoge de la base de datos del C.G.C.O.F. al darse de alta el artículo, si bien es modificable.
E.P. P.ACTIVO: Indicación de si el artículo está considerado como excepción en la prescripción por principio activo (A.H. marca y licencias), es decir, aquellos medicamentos que pertenecen a agrupaciones homogéneas en las que sólo existe un medicamento y sus licencias al mismo precio. Esta indicación se recoge de la base de datos del C.G.C.O.F. al darse de alta el artículo, si bien es modificable.
UNIDOSIS : Indicación de si el artículo es unidosis. Esta indicación se recoge de la base de datos del C.G.C.O.F. al darse de alta el artículo, si bien el usuario puede activarla o desactivarla según estime conveniente. Si se tiene activa esta característica, el número máximo de unidades a dispensar del artículo será el indicado en el parámetro “Nº máximo de envases unidosis a dispensar en ventas”, y no la cantidad indicada en el parámetro “Unidades máximas a dispensar en ventas” de aplicación a artículos que no son unidosis.
NO DISPENSABLE : Esta marca aparecerá activa para aquellos artículos que en la base de datos del C.G.C.O.F. estén catalogados como no dispensables. Esta marca no podrá ser modificada por el usuario. Esta caja de chequeo sólo aparecerá si se tiene activo el parámetro Aviso al dispensar un medicamento catalogado como NO DISPENSABLE y sólo es de aplicación en Galicia.
ORTOPEDIA : La activación de este check implica que el artículo es de ortopedia. En la ficha se dispondrá entonces de la petaña "ORTOPEDIA" donde se podrán cumplimentar datos adcionales propios de este tipo de producto.
NO DEMORABLE : Esta marca sólo estará disponible si se ha indicado Galicia en el parámetro Localización – Comunidad Autónoma (entorno BOT PLUS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS). Esta indicación se recoge de la base de datos del C.G.C.O.F. al darse de alta el artículo, si bien es modificable.
Todos estos datos pueden ser actualizados en cualquier momento de forma que se asuman los valores que figuran en la base de datos del C.G.C.O.F. haciendo uso del proceso ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS DESDE CGCOF.