Ruta: Maestros > Artículos > Control automatizado de stocks
Resumen: Explica el acceso rápido al S.A.C.S. desde la barra de herramientas de la ficha de artículo, el icono de artículos a controlar y el 'control al vuelo' que pide el stock real al introducir un artículo.
Palabras clave: control al vuelo, stock real, artículos a controlar, botón control de stock, sacs, revisar stock, inventario rotativo
Preguntas típicas: ¿Por qué me sale una ventana pidiendo el stock real al meter un artículo? | ¿Cómo hago un control de stock desde la ficha del artículo?
Si así se ha indicado en el proceso SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.), se podrá acceder directamente a la realización de controles de stock haciendo uso del botón que figurará a tal efecto en la barra de herramientas.
Los artículos que deban ser controlados aparecerán señalados con el icono .
Asimismo, si se activó el ‘control al vuelo’ en el entorno de ficha de artículo, cuando se introduzca un artículo que deba ser controlado, se presentará automáticamente una ventana donde introducir su stock real.
Para más información al respecto, véase la ayuda SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.).
Ruta: Maestros > Artículos > Recetas pendientes
Resumen: Pestaña RECETAS PENDIENTES de la ficha de artículo: lista las recetas pendientes de confirmación de ese artículo desde una fecha, con hora, puesto, vendedor, unidades, tipo (diferida o cobrada) y cliente.
Palabras clave: receta pendiente, receta diferida, receta cobrada, pendiente de confirmar, recetas dejadas pendientes, desde el, cliente con receta pendiente
Preguntas típicas: ¿Cómo veo las recetas pendientes de un artículo? | ¿Quién dejó una receta pendiente y cuándo?
Activando esta pestaña de la ficha de un artículo se presenta una parrilla en la que se mostrarán las recetas pendientes de confirmación que hay de dicho artículo.
La consulta puede efectuarse de las recetas con fecha igual o posterior a una fecha dada, bastando para ello con indicar dicha fecha en el campo “Desde el:”.
De cada receta pendiente se darán los siguientes datos:
FECHA : Fecha en la que se dejó la receta pendiente.
HORA : Hora en la que se dejó la receta pendiente.
MÁQUINA : Nombre del puesto de trabajo por el que se realizó la operación de receta pendiente.
VENDEDOR : Vendedor que realizó la operación de receta pendiente.
UNIDADES : Unidades del artículo que incluye la receta pendiente.
TIPO DE RECETA : Tipo de receta pendiente de que se trata: Diferida o Cobrada.
CLIENTE : Cliente que tiene la receta pendiente.
Ruta: Maestros > Artículos > Generación de etiquetas de artículos
Resumen: Describe cómo generar desde la ficha de artículo las etiquetas a imprimir (botón Generar Etiquetas), por defecto tantas como stock; la impresión se hace después en UTILIDADES > ETIQUETAS.
Palabras clave: etiquetas, imprimir etiquetas, código de barras, generar etiquetas, etiquetas de precio, cola de etiquetas, formato de etiqueta
Preguntas típicas: ¿Cómo imprimo etiquetas de un artículo? | ¿Cuántas etiquetas propone por defecto?
FARMATIC dispone de un apartado que permite obtener etiquetas impresas con información sobre artículos, pudiéndose definir qué datos incluir en la etiqueta, medidas de las mismas, si se desea utilizar códigos de barras, etc.
Desde la ficha de un artículo se pueden generar automáticamente las etiquetas a imprimir. Para ello, una vez introducido el código del artículo se hará clic en el botón Generar Etiquetas ubicado en la barra de herramientas. Se indicarán cuántas etiquetas se desea generar. Por omisión se propondrán tantas como stock actual tenga el artículo.
Estas etiquetas serán generadas quedando listas para ser impresas. Para proceder con la impresión se deberá elegir ETIQUETAS del menú UTILIDADES.
Para más información sobre la definición de formatos de etiquetas, su impresión, etc. véase el apartado ETIQUETAS.
Ruta: Maestros > Artículos > Modificación manual de estadísticas
Resumen: Proceso MODIFICACIÓN MANUAL DE ESTADÍSTICAS (Archivo > Utilidades > Utilidades de artículos): permite introducir o corregir a mano unidades y euros vendidos por artículo, por ejercicio y entorno (lista, familia, laboratorio, etc.).
Palabras clave: estadísticas de ventas, corregir ventas históricas, unidades vendidas, euros vendidos, período, ejercicio, entorno de aplicación, opciones de muestra, cargar estadísticas
Preguntas típicas: ¿Cómo modifico las unidades vendidas de un artículo en un año? | ¿Cómo introduzco estadísticas de ventas de otro programa?
El proceso MODIFICACIÓN MANUAL DE ESTADÍSTICAS se encuentra ubicado en el apartado UTILIDADES DE ARTÍCULOS englobado a su vez en UTILIDADES del menú ARCHIVO. El mismo permite introducir y modificar datos estadísticos de unidades y euros vendidos de artículos.
Al entrar en este proceso se presenta una ventana en la que figuran los siguientes campos:
PERÍODO : En esta caja de chequeo se podrá elegir el período cuyas estadísticas se desea visualizar para su modificación. Estarán disponibles cada uno de los ejercicios (años) trabajados, así como la opción de visualizar la información de todos los ejercicios.
ENTORNO DE APLICACIÓN : Haciendo uso de las cajas desplegables disponibles será posible seleccionar un entorno al que restringir la consulta, pudiendo ser:
Listas de artículos. Para restringir la consulta a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
Familias. Para restringir la consulta a una familia de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
Conjuntos de Precios menores. Para restringir la consulta a un conjunto homogéneo de precio menor, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
Laboratorios. Para restringir la consulta a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
Grupos Terapéuticos. Para restringir la consulta a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas
Categorías de artículos. Para restringir la consulta a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
Almacenes. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACÉN. Para restringir la consulta a un los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas
En la caja de selección de entorno, al teclear rápidamente varios caracteres se buscará el primer elemento que coincida con ello, efectuándose esta búsqueda en todos los entornos citados (laboratorios, grupos terapéuticos, categorías…).
En el caso de Familias, Laboratorios y Conjuntos Homogéneos, será posible seleccionar varios de ellos. En el caso de selección múltiple, el icono pasará a ser . Situándose sobre la caja desplegable se mostrará un recordatorio de los elementos que se han seleccionado.
Una vez establecidos los criterios de consulta, en la parrilla se presentarán los artículos implicados, dándose de cada uno de ellos los siguientes datos:
Cod. : Código de artículo.
Ejerc. : Año al que se refieren los datos estadísticos de esa línea.
Descripción : Descripción del artículo.
U. xx : Donde xx serán las iniciales de cada uno de los meses del año. En estos campos figurarán las unidades vendidas del artículo en cada uno de los meses. Estos valores podrán modificarse, introduciéndose el nuevo valor que se estime conveniente. Recuérdese que estas columnas no aparecerán si se ha optado por la opción de muestra "Val. Venta" anteriormente mencionada.
Val. xx : Donde xx serán las iniciales de cada uno de los meses del año. En estos campos figurarán los euros vendidos del artículo en cada uno de los meses. Estos valores podrán modificarse, introduciéndose el nuevo valor que se estime conveniente. Recuérdese que estas columnas no aparecerán si se ha optado por la opción de muestra "Unidades" anteriormente mencionada.
Una vez efectuados los cambios oportunos, grabar haciendo clic en el botón Aceptar. Si se desea abandonar el proceso sin grabar nada, hacer clic en el botón Cancelar.
Por último, indicar que en cualquier punto de la aplicación en el que se presenten datos estadísticos de artículo, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico estadístico se dispondrá de "Modificar Estadísticas", que dará acceso a este proceso. La operatoria a seguir en estos casos para modificar estadísticas es la ya comentada, salvo que en la parrilla solamente se mostrará el artículo en cuestión.
Ruta: Maestros > Artículos > Asignación de máximos y mínimos
Resumen: Proceso ASIGNACIÓN DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS (Archivo > Utilidades): asigna stocks mínimo y máximo a un grupo de artículos, ahora (según stock actual, reposición continua) o programado de forma periódica con fórmula, días y horario.
Palabras clave: stock mínimo, stock máximo, reposición continua, programación, recalcular mínimos, pedido automático, rotura de stock, fórmula a aplicar, asignar mínimos tras inventario
Preguntas típicas: ¿Cómo pongo mínimos y máximos a todos los artículos? | ¿Cómo programo que se recalculen automáticamente los mínimos y máximos? | ¿Qué necesito para que funcione el pedido automático?
Puesto que el proceso de generación automática de pedidos se basa en la rotura de stocks, para su funcionamiento es imprescindible asociar a cada artículo un stock mínimo y un stock máximo.
El efectuar esta asignación al informatizar la farmacia es una labor que puede resultar engorrosa. Es por ello que se incluye en FARMATIC el proceso ASIGNACIÓN DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS que permite realizar dicha asignación de forma automática, bien en un momento dado, bien de forma periódica.
En este proceso se dispone de dos pestañas, que permiten el acceso a dos opciones bien diferenciadas:
………..- “ASIGNAR MÍNIMOS Y MÁXIMOS” : Permite la modificación de mínimos y o máximos en este momento.
………..- “PROGRAMACIÓN” : Permite programar la asignación de máximos y mínimos para que éstos se vayan recalculando automáticamente de forma periódica.
A continuación se detallan cada una de estas pestañas.
1.- Pestaña “ASIGNAR MÍNIMOS Y MÁXIMOS” : Permite la modificación de mínimos y o máximos en este momento.
Este proceso es especialmente útil cuando se empieza a trabajar y se acaba de introducir el inventario, para asignar unos máximos y mínimos aproximados de partida.
Puesto que el proceso se basa en los stocks actuales que hay en la farmacia, se recomienda hacerlo tras haber introducido el inventario real. Si bien estos stocks máximos y mínimos serán aproximativos, pues dependen del stock que hay en la farmacia en un momento muy concreto y que puede no ser significativo, a medida que se vayan haciendo ventas y pedidos se pueden ir ajustando a la realidad.
No obstante, este proceso no sólo sirve para dar unos stocks máximos y mínimos de partida, sino que se puede utilizar en cualquier momento para reasignarlos.
El proceso puede ejecutarse sobre todos los artículos del almacén o sobre un grupo de ellos. Así pues, haciendo uso de las cajas desplegables disponibles será posible seleccionar el entorno al que aplicar el proceso, pudiendo ser:
Listas de artículos. Para restringir el entorno de aplicación a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
Familias. Para restringir el entorno de aplicación a una familia de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
Conjuntos de Precios menores. Para restringir el entorno de aplicación a un conjunto homogéneo de precio menor, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
Laboratorios. Para restringir el entorno de aplicación a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
Grupos Terapéuticos. Para restringir el entorno de aplicación a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas
Categorías de artículos. Para restringir el entorno de aplicación a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
Almacenes. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACÉN. Para restringir la consulta a un los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas
En la caja de selección de entorno, al teclear rápidamente varios caracteres se buscará el primer elemento que coincida con ello, efectuándose esta búsqueda en todos los entornos citados (laboratorios, grupos terapéuticos, categorías…).
En el caso de Familias, Laboratorios y Conjuntos Homogéneos, será posible seleccionar varios de ellos. En el caso de selección múltiple, el icono pasará a ser . Situándose sobre la caja desplegable se mostrará un recordatorio de los elementos que se han seleccionado.
Una vez establecido el entorno de artículos sobre el que realizar el proceso, a continuación se deben establecer los límites de stock actual entre los que debe estar comprendido el stock de ficha de un artículo para que se le apliquen las condiciones de máximo y mínimo que se desean asignar. El usuario podrá establecer tantos grupos en función del stock actual como estime conveniente, disponiendo para ello del campo "ASIGNAR LOS ARTÍCULOS CUYO STOCK ACTUAL SE ENCUENTRE ENTRE:".
A continuación se dispone de los siguientes campos a cumplimentar:
Esta opción estará inhabilitada si el rango de stocks actuales a tratar (campo "ASIGNAR LOS ARTÍCULOS CUYO STOCK ACTUAL SE ENCUENTRE ENTRE") incluye artículos con stock 0, pues ello implicaría un mínimo -1 no admitido.
La asignación de mínimo y máximo para reposición se realizará en todos los artículos incluidos en la lista elegida y cuyo stock actual esté comprendido entre los límites establecidos.
STOCK MÍNIMO : Sólo si no se ha optado por reposición continua se deberá indicar qué stock mínimo se desea asignar. El mismo quedará grabado en la ficha de todos los artículos incluidos en la lista elegida y que además tengan un stock actual comprendido entre los límites establecidos. Si no se desea modificar el stock mínimo de la ficha del artículo, activar la caja de chequeo "No Asignar".
STOCK MÁXIMO : Sólo si no se ha optado por reposición continua se deberá indicar qué stock máximo se desea asignar. El mismo quedará grabado en la ficha de todos los artículos incluidos en la lista elegida y que además tengan un stock actual comprendido entre los límites establecidos. Si no se desea modificar el stock máximo de la ficha del artículo, activar la caja de chequeo "No Asignar".
Si bien el proceso comentado permite asignar máximos y mínimos en función del stock actual del momento, hay un segundo proceso en la aplicación que permite la asignación de máximos y mínimos, pero ya en función de consumos de ventas habidas en un período anterior. Este proceso se engloba en REAPROVISIONAMIENTOS del menú COMPRAS. Si bien esta asignación será mucho más precisa y cierta, no puede ser utilizada si no se ha estado trabajando un cierto período de tiempo con FARMATIC, pues en este caso no se dispone de estadísticas en las que basar el cálculo.
Por último, se pueden generar listas de artículos atendiendo a cualquier criterio que el usuario estime conveniente, y modificar los stocks máximo y mínimo de ellos, mediante el proceso MODIFICACIÓN DE ARTÍCULOS MEDIANTE LISTA, que se engloba en UTILIDADES del menú ARCHIVO. Esta asignación puede ser directa, es decir, el usuario especifica máximo y mínimo, o aplicando un coeficiente sobre los máximos y/o mínimos que haya ya asignados en ficha.
2.- Pestaña “PROGRAMACIÓN” : Permite calcular el stock mínimo y/o máximo de forma programada y automática, con el objetivo de que se vayan ajustando las cantidades a pedir de los distintos artículos en función de la época del año en que se está, de forma transparente al usuario que realiza los pedidos diariamente.
Por ejemplo, se podrá determinar que durante los meses de verano se auto calculen máximos y mínimos al inicio de cada semana, en función de la venta que haya habido en la semana anterior. De esta forma, los pedidos que cada semana se vayan generando en función de máximos y mínimos se irán ajustando al volumen de venta que vaya habiendo, evitándose así pedir en cantidades que no se van a llegar a vender o, por el contrario, pedir cantidades que no lleguen a cubrir la demanda.
Para ello se podrá desde esta pestaña programar el período o frecuencia con la que se debe realizar este cálculo, fecha y hora de su ejecución, parámetros en que basar el cálculo (período de consumos en que basarse, artículos sobre los que aplicar los cálculos, etc.).
Podrán definirse tantas programaciones como se necesiten, si bien en cada momento sólo una podrá estar activa. Así, por ejemplo, se podrá tener definida una programación para período estival y otra para el resto del año, activando la primera en verano y la segunda cuando el verano pase.
Los campos a cumplimentar para definir una programación son los siguientes.
DESCRIPCIÓN DE LA PROGRAMACIÓN : Si se va a definir una nueva programación, en este campo se deberá escribir una breve descripción con la que identificarla en el futuro. Si, por el contrario, se desea acceder a una programación ya definida, hacer uso de la caja desplegable donde figurarán todas las existentes para que se pueda elegir la deseada.
PROGRAMACIÓN ACTIVA : Activar la caja desplegable si se desea que sea esta programación que se tiene en pantalla la que se ejecute llegado el momento. Una programación que no tenga activa esta caja no se ejecutará. Téngase en cuenta que en cada momento sólo una de las programaciones existentes puede estar activa.
MOSTRAR AVISO : Indicar si se desea que se muestre un aviso sobre la ejecución de las asignaciones automáticas que se realicen. De activarse esta caja, en el momento en que atendiendo a la programación establecida llegue el momento de efectuar la asignación automática, se emitirá un aviso al respecto y se solicitará confirmación para su ejecución. De no activarse, no se presentará dicho aviso, sino que la asignación se realizará de forma totalmente transparente para el usuario.
MÁQUINA : En esta caja desplegable se debe seleccionar la máquina desde la cual se ha de lanzar el proceso automático de asignación de máximo y/o mínimo cuando llegue el momento.
LISTA DE ARTÍCULOS : En esta caja desplegable se puede indicar a qué artículos debe afectar la asignación de máximos / mínimos que se está programando, pudiendo ser el almacén completo o los artículos de una lista previamente creada.
FORMULA A APLICAR : Seleccionar aquí la fórmula de consumos que se desea aplicar para calcular máximos y/o mínimos cuando se ejecute esta programación que se está definiendo. Recuérdese que se debe utilizar una fórmula cuyo resultado sea el consumo diario habido en el período en el que se desee basar el cálculo de los nuevos mínimos y/o máximos.
DÍAS DE COBERTURA (“St. Mín.” y “St. Máx.”) : En estos dos campos se debe indicar los días de cobertura deseados para el cálculo del mínimo y/o del máximo. Si en la asignación automática no se desea calcular el mínimo o el máximo, indicar días de cobertura 0.
Así, cuando se ejecute el proceso, para calcular el nuevo máximo se multiplicará el valor resultante de la aplicación de la fórmula indicada, por los días de cobertura indicados para el máximo. Y, de esta misma forma, para calcular el nuevo mínimo se multiplicará el valor resultante de la aplicación de la fórmula indicada, por los días de cobertura indicados para el mínimo.
TIPO DE PROGRAMACIÓN : En esta caja desplegable se indicará la periodicidad con que automáticamente se han de realizar las asignaciones. Las posibles alternativas son: "Manual" (en este caso no habría programación de asignaciones), "Procesamiento Diario", "Procesamiento Semanal" o "Procesamiento Mensual".
PROCESAR CADA : En este campo se debe indicar cada cuántos días (o semanas o meses, según la periodicidad indicada en el campo "Tipo de Programación") se han de realizar las asignaciones automáticas.
DÍAS ACTIVOS : En este apartado se indicará los días en que pueden realizarse las asignaciones automáticas. Si se ha optado por programación diaria o semanal, en este apartado figurarán todos los días de la semana para que se señalen aquellos en que se admite la realización de asignación. Si se ha optado por programación mensual, en este apartado se dispondrá de una caja de edición donde introducir los días del mes deseados, separados por comas en caso de ser más de uno (por ejemplo 15,30 indicaría que se pueden realizar asignaciones los días 15 y 30). En cualquier caso, nunca se realizarán asignaciones en días diferentes a los indicados aquí.
HORARIO DE EJECUCIÓN : Indicar en qué momento del día se han de realizar las asignaciones automáticas. Las posibles alternativas son:
……. Procesar a unas horas fijas : De activarse esta opción, se podrá indicar a qué horas concretas del día se deben realizar las asignaciones automáticas. Si se activara la opción pero no se indicarán horas concretas, se realizarán una sola vez al principio de cada día activo.
……. Procesar cada cierto tiempo : En este caso, se habilitará un espacio en el que indicar cada cuánto tiempo (minutos o horas, según se indique) se deben realizar las asignaciones en cada día activo. De no definirse rango horario tras activar esta opción, se entenderá que se realizarán durante todo el día.
……. Si se ha optado por asignaciones diarias, implicará que si el día que según la programación indicada debería realizarse el proceso no es un día hábil (es decir, no se trabaja en la farmacia), se pospone la asignación al siguiente día hábil, esté este último o no dentro de los criterios de programación indicados.
……. Si se ha optado por asignaciones mensuales, implicará que si el día que según la programación indicada debería realizarse la asignación automática coincide con un día 31 y ese mes no tiene más que 30 días, se realizará el proceso el último día del mes, esté o no dentro de los criterios de programación indicados.
……. En el caso de asignaciones semanales, no estará disponible esta caja, pues no ha lugar.
Botón Próximas Ejecuciones : Al hacer clic sobre este botón se presentará una relación de qué días concretos y a qué horas se realizarán las asignaciones de mínimo y/o máximo automáticas atendiendo a la programación que se ha definido.
Botón Aceptar : Permite grabar los datos de programación que se tienen definidos en ese momento.
Botón Cancelar : Permite abandonar el proceso sin grabar nada, es decir, quedando los datos de programación como quedaron en la última grabación que se hiciera.
Botón Borrar : Permite eliminar la programación que se está visualizando.
Botón Histórico de Asignaciones : Permite consultar un histórico de las acciones de asignación automática de máximos/mínimos que se han llevado a cabo. Este histórico podrá acotarse por período, así como ser limitado a sólo ejecuciones correctas, sólo erróneas o todas. De cada ejecución se dará su fecha, hora, descripción de la programación en que se basó, lista de artículos a los que se aplicó (N/A si la lista que se utilizó ya ha sido borrada), máquina desde la que se ejecutó, resultado (finalizado, cancelado o erróneo) e incidencia (número de artículos en los que se realizó la asignación si ésta fue correcta, o bien el mensaje de error oportuno si se ha producido alguno). En la ventana de consulta de este histórico se dispone del botón que permite eliminar las líneas seleccionadas o las comprendidas en un período de tiempo que se especifique, así como el botón que permite refrescar la información para que se muestre cualquier asignación que se haya producido desde que se abrió esta ventana.