Ruta: Maestros > Artículos > Modificación de artículos mediante lista
Resumen: Proceso MODIFICACIÓN DE ARTÍCULOS MEDIANTE LISTA (Archivo > Utilidades): cambia datos de muchas fichas a la vez (precios, stock máx/mín, proveedor, tipo impositivo, situación, baja, lote caducidad, etc.), con valores absolutos o coeficientes.
Palabras clave: modificación masiva, cambiar precios en bloque, coeficiente, pvp, puc, pmc, tipo impositivo, baja, proveedor, situación, serializable, lista de artículos
Preguntas típicas: ¿Cómo cambio el proveedor o el tipo de IVA de muchos artículos a la vez? | ¿Cómo subo un porcentaje el PVP de una familia? | ¿Cómo doy de baja varios artículos de una vez?
Este proceso permite modificar automáticamente ciertos datos de un grupo de artículos, sin tener que ir modificando una a una las fichas de cada uno de ellos.
El proceso puede ejecutarse sobre todos los artículos del almacén o sobre un grupo de ellos. Así pues, haciendo uso de las cajas desplegables disponibles será posible seleccionar el entorno al que aplicar el proceso, pudiendo ser:
Listas de artículos. Para restringir el entorno de aplicación a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
Familias. Para restringir el entorno de aplicación a una familia de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
Conjuntos de Precios menores. Para restringir el entorno de aplicación a un conjunto homogéneo de precio menor, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
Laboratorios. Para restringir el entorno de aplicación a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
Grupos Terapéuticos. Para restringir el entorno de aplicación a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas
Categorías de artículos. Para restringir el entorno de aplicación a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
Almacenes. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACÉN. Para restringir la consulta a un los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas
En la caja de selección de entorno, al teclear rápidamente varios caracteres se buscará el primer elemento que coincida con ello, efectuándose esta búsqueda en todos los entornos citados (laboratorios, grupos terapéuticos, categorías…).
En el caso de Familias, Laboratorios y Conjuntos Homogéneos, será posible seleccionar varios de ellos. En el caso de selección múltiple, el icono pasará a ser . Situándose sobre la caja desplegable se mostrará un recordatorio de los elementos que se han seleccionado.
Una vez establecido el entorno de artículos sobre el que realizar el proceso, se presenta una parrilla de exploración en la que figuran todos los artículos incluidos en el entorno seleccionado. De cada uno de ellos se presentan los siguientes datos:
CÓDIGO
DESCRIPCIÓN
P.V.P.
ACT. : Stock actual.
MIN. : Stock mínimo.
ST. MAX. : Stock máximo.
P.U.C. : Precio de última compra.
P.M.C. : Precio medio de compra.
% DTO. FIJO : Margen de beneficio sobre P.V.P. que se desea obtener en la venta del artículo.
PRESENTACIÓN
SITUACIÓN : Ubicación física en el almacén.
CADUCIDAD (en formato Mes-Año)
BAJA : Marca de baja en Vademécum (Base de Datos del C.G.C.O.F.).
PROVEEDOR : Proveedor habitual. Admite el valor "N/A" para dejar este campo vacío en la ficha de los artículos.
LABORATORIO
FAMILIA
COD. GRUPO : Código del grupo terapéutico.
GRUPO TERAPÉUTICO : Descripción del grupo terapéutico.
CARTERA HABITUAL : Cartera en la que debe entrar el artículo al caer bajo mínimo.
TIPO IMPOSITIVO : Tipo de I.V.A. correspondiente.
PVP AUX. : Precio auxiliar.
P.V.L. : Precio de venta laboratorio.
MARCA DE APORTACIÓN
ACT. STOCK : Marca de si el artículo actualiza stock.
ACT. PVP VENTA . Marca de si el artículo actualiza PVP en el momento de la venta.
ACT. PVP RECEPCIÓN . Marca de si el artículo actualiza PVP en el momento de la recepción de mercancía.
LOTE ÓPTIMO
MARGEN ABS.
% DESVÍO
EXCLUIR REAPROV.: Marca de si el artículo debe ser excluido de los reaprovisionamientos.
EXCLUIR B. EXT.: Marca de si el artículo debe ser excluido de las actualizaciones de bases externas de proveedor.
MODO DTO.
% DTO. MÁXIMO
% DTO. DEFECTO
E.F.P.
CON RECETA
PSICÓTROPO
ESTUPEFACIENTE
CÍCERO
FRIGORÍFICO
EX. EXCEPCION
EXCLUIDO S.S.
CADUCIDAD
VISADO
E.C.M.
T.L.D.
LIBRO RECETARIO
E.F.G.
HUÉRFANO
DEDUCCIÓN 4%: Marca de si el artículo está afectado por el 4% de deducción adicional en facturación de recetas.
DEDUCCIÓN 7,5%: Marca de si el artículo está afectado por el 7,5% de deducción adicional en facturación de recetas.
DEDUCCIÓN 15%: Marca de si el artículo está afectado por el 15% de deducción adicional en facturación de recetas.
EXC. PRESC. P. ACT.: Marca de si el artículo está considerado una excepción a la prescripción por principio activo.
EX. LISTA: Marca de si el artículo debe ser excluido de la generación de listas.
UNID. MEDIDA
PRECIO UNID. MED.
CAMPO USUARIO 1. Este campo aparecerá con la denominación que se haya dado en parámetros al primer campo de libre utilización disponible en la ficha de artículo.
CAMPO USUARIO 2. Este campo aparecerá con la denominación que se haya dado en parámetros al segundo campo de libre utilización disponible en la ficha de artículo.
PREFER. BUSQ. Indicación de si el artículo está o no marcado en su ficha como artículo preferido.
GESTIÓN ETIQUETAS. Marca de generación automática de etiquetas en recepción cuando cambia PVP:
COLOR. Color asociado al artículo en su ficha.
SERIALIZABLE: Marca de si el artículo requiere gestión SEVeM.
LOTE CADUCIDAD : Marca de si el artículo lleva gestión de lotes y caducidades.
ORTOPEDIA : Marca de si el artículo es de ortopedia.
OBSERVACIONES que el artículo tiene en su ficha. No figuran en la parrilla, sino bajo ella. Al modificar observaciones se dispondrá del check ‘Añadir a las observaciones actuales’. Si se activa, las nuevas observaciones se añadirán a las que ya tenga el cliente. Si no se activa, se eliminarán las observaciones que tuviera el cliente hasta el momento, dejando solamente las nuevas observaciones que se están introduciendo.
Todos los datos mencionados serán los que se podrán modificar en la ficha de los artículos directamente desde este proceso, a excepción del código y descripción del grupo terapéutico, que no podrá ser modificado. La utilidad de estos dos datos presentes en la parrilla estriba en poder acotar u ordenar los artículos por dicho criterio de forma que se puedan seleccionar los artículos de un determinado grupo para asignarles un dato concreto común, por ejemplo familia. Recuérdese que se dispone en este punto de todas las posibilidades en cuanto a ordenación, acotación, configuración de informes, etc. que una parrilla de exploración de este tipo proporciona.
Si se desea modificar un determinado dato para un artículo en concreto, situarse sobre él e introducir el valor que se desea asignar. Si para un mismo artículo se desean modificar varios datos, se pueden ir modificando uno a uno como se ha indicado o bien hacer uso del botón Modificación de Datos en Selección, que permitirá el acceso a una ventana donde se podrán indicar conjuntamente todos los datos que se desean modificar.
Si se desea modificar los mismos datos para más de un artículo se deberán seleccionar conjuntamente todas las líneas oportunas, tras lo que se presentará una ventana en la que se podrán indicar los datos que se desea asignar.
Si no se desea asignar un valor concreto a un dato, sino que se desea aplicar un coeficiente corrector, se deberá activar previamente la caja de chequeo "Modificar precios por coefic.". En este caso, los valores que se introduzcan no serán valores absolutos sino coeficientes por los que se multiplicará el dato. La aplicación de coeficientes sólo ha lugar en el caso de los datos P.V.P, P.U.C., P.M.C. y P.V.L.. Al activar el cambio de precios mediante aplicación de coeficientes, las columnas de precios (PVP, PUC, PMC, PVL) se colorearán en verde para identificarlas más fácilmente.
Así pues, con la utilización de coeficientes se pueden aplicar, por ejemplo, márgenes de incremento o decremento sobre los P.V.P., P.M.C. y/o P.U.C. de un grupo de artículos.
Ejemplo: Si se desea incrementar el P.V.P. en un 2%, el coeficiente a aplicar sería 1’02. Si se desea decrementar el P.V.P. en un 20%, el coeficiente a aplicar sería 0’8.
Por último cabe indicar que, en el caso de que tras la modificación del stock actual de un artículo éste quede bajo mínimo, no se producirá ningún paso automático a cartera para ser pedido, por lo que en estos casos es el propio usuario quien, si así lo estima conveniente, debe proceder a la realización del pedido oportuno.
Asimismo, si al actualizar el stock en la ficha del artículo, éste queda a 0 o negativo, y se tiene activo el parámetro Anular fecha de caducidad con stock 0, al aceptar para que se inicie el proceso de modificación de datos, se preguntará si se desea o no anular la fecha de caducidad del artículo en cuestión. En el caso de estar trabajando con Multialmacén, este comportamiento estará condicionado al parámetro Anular caducidad con stock 0 en el almacén.
Del mismo modo, en el caso de poner a 0 el stock de artículos, se tendrá en cuenta los lotes asociados a los mismos, de tal forma que, dependiendo del parámetro Borrar lote cuando el stock sea igual o menor que 0, se eliminarán directamente los lotes o se dejarán con stock 0.
Ruta: Maestros > Artículos > Asignación de familias según grupos terapéuticos
Resumen: Proceso ASIGNACIÓN DE FAMILIAS SEGÚN GRUPOS TERAPÉUTICOS (Archivo > Utilidades): define qué familia se asigna por defecto a cada grupo terapéutico (vista en árbol o en detalle) y permite actualizar las fichas ya existentes y sus tipos impositivos.
Palabras clave: familia por grupo terapéutico, vista en árbol, vista en detalle, actualiza-bd, eliminar asignación, tipos impositivos, alta de artículo, familia por defecto, parafarmacia, especialidades
Preguntas típicas: ¿Cómo hago que los artículos nuevos tomen una familia según su grupo terapéutico? | ¿Cómo reasigno la familia a los artículos ya dados de alta?
Al dar de alta un nuevo artículo se asumirá por omisión la familia ligada al grupo terapéutico al que dicho artículo pertenece. La relación entre familias y grupos terapéuticos, al instalar la aplicación no estará definida. Podrá definirse libremente, o bien asumir la relación establecida por el Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos.
En cualquier momento el usuario puede modificar esta relación, asignando a los grupos terapéuticos (todos o los que considere oportunos) las familias que considere adecuadas. De esta forma, en lo sucesivo al dar de alta artículos se tendrá en cuenta esta nueva definición a la hora de asignar la familia.
Asimismo, si se modifica esta relación entre familias y grupos terapéuticos, será optativo el que se reasignen de nuevo las familias de los artículos que ya estuviesen dados de alta. Si se opta por esta actualización de familias, también será posible reasignar los tipos impositivos de las fichas de artículos ya dados de alta, de forma que se asigne el correspondiente a la nueva familia asignada.
Todo ello será posible desde el proceso ASIGNACIÓN DE FAMILIAS SEGÚN GRUPOS TERAPÉUTICOS, que se encuentra ubicado en el apartado UTILIDADES DE ARTÍCULOS englobado a su vez en UTILIDADES del menú ARCHIVO.
Al entrar en dicho proceso se presenta una ventana donde se muestra un árbol con todos los grupos y subgrupos terapéuticos contemplados en la base de datos del C.G.C.O.F. Inicialmente este árbol presentará tan sólo dos opciones: Especialidades y Parafarmacia. Se podrá acceder a los grupos y subgrupos de cada uno desplegando estas opciones haciendo clic con el ratón sobre el signo más que las precede.
En relación al manejo de un árbol de este tipo debe recordarse que las opciones que a su vez dispongan de más opciones no visibles irán precedidas de un signo más (+). Haciendo clic sobre este signo se desplegará un nivel más del árbol, visualizándose los grupos terapéuticos que comprende. Cuando un nivel está ya totalmente desplegado (no existen niveles inferiores) aparecerá precedido de un signo menos (-). Haciendo clic sobre este signo se recogerá el árbol, no visualizándose entonces los grupos terapéuticos de dicho nivel.
La definición de este árbol no podrá ser modificada por el usuario. Es decir, no se pueden añadir, borrar o modificar los grupos terapéuticos que engloba.
En la zona inferior de la ventana se mostrarán todas las familias que el usuario tiene dadas de alta. Así pues, para asignar a un grupo terapéutico la familia deseada basta con situarse sobre la línea del árbol correspondiente a dicho grupo y hacer clic con el ratón sobre la familia que se desea asignarle. Si esta acción se realiza sobre una línea del árbol que a su vez dispone de subgrupos inferiores, se preguntará si se desea respetar las anteriores asignaciones de los grupos dependientes. De contestar afirmativamente se asignará la nueva familia al grupo seleccionado pero no a los subgrupos que engloba. Si se contesta negativamente, se asignará la nueva familia al grupo seleccionado y todos los subgrupos que engloba.
Si así se desea, se podrá localizar el grupo terapéutico que se desea modificar haciendo una búsqueda por su nombre. Para ello se dispone de la caja desplegable "Buscar por Texto", donde se podrá escribir el nombre del grupo terapéutico a localizar o raíz del mismo.
Si no se desea trabajar con esta estructura de árbol, hacer clic en la pestaña "VISTA EN DETALLE". De esta forma los grupos y subgrupos se presentarán mediante una parrilla de exploración en la que se dará para cada uno de ellos los siguientes campos:
TIPO : Indicará si se trata de un grupo de especialidad o parafarmacia.
GRUPO : Mostrará el código del grupo o subgrupo terapéutico.
DESCRIPCIÓN DEL GRUPO : Mostrará el nombre del grupo o subgrupo terapéutico.
DESCRIPCIÓN DE LA FAMILIA : En este campo el usuario deberá introducir la familia que desea asignar al grupo. Para ello se dispone de una caja de chequeo que al desplegarse mostrará todas las familias que el usuario tiene dadas de alta.
Las posibilidades en cuanto a ordenación, acotación y búsqueda de información serán las propias de una parrilla de este tipo.
Si se desea volver a trabajar con la modalidad de árbol se debe hacer clic sobre la pestaña "VISTA EN ÁRBOL".
Sea cual sea la modalidad de trabajo elegida (vista en árbol o vista en detalle), una vez asignadas las familias deseadas se deberán grabar los cambios haciendo clic sobre el botón Aceptar.
Si se desea asumir la relación que entre grupo terapéutico y familia establece el Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos, bastará con hacer clic sobre el botón C.G.C.O.F. Al ejecutar esta acción se emitirá un aviso advirtiendo de que se eliminarán las actuales asignaciones de familia y se sustituirán por las definidas por el C.G.C.O.F. De desear continuar con el proceso contestar afirmativamente a la pregunta "¿Desea asignar estas opciones?".
Si una vez efectuados los cambios se desea que sean actualizados sobre las fichas de los artículos ya dados de alta, asignándoles la nueva familia indicada para el grupo terapéutico al que pertenecen, se debe hacer clic sobre el botón Actualiza-BD. Se efectuará la pregunta "¿Desea actualizar los tipos impositivos con los de las nuevas familias?". Caben dos posibilidades:
Si se contesta "Sí" se actualizarán las fichas de artículos asignándoles la familia que corresponda a su grupo terapéutico según las modificaciones que se hayan establecido. Además, se cambiará el tipo impositivo del artículo, asignándole el correspondiente a la nueva familia.
Si se contesta "No" se actualizarán las fichas de artículos asignándoles la familia que corresponda a su grupo terapéutico según las modificaciones que se hayan establecido. Por contra, no se cambiará el tipo impositivo del artículo, asignándole el correspondiente a la nueva familia, sino que se respetará el que tuviera.
Si en algún momento fuese preciso desligar un grupo terapéutico de la familia asignada en ese momento, situarse sobre la línea en cuestión y hacer clic sobre el botón Eliminar Asignación. El grupo no quedará ligado a ninguna familia. Además se preguntará si se desea eliminar también las asignaciones que dependen de este grupo terapéutico. Si se contesta afirmativamente, además de desligar el grupo sobre el que se ha ejecutado la acción se eliminará la asignación de familias de todos los subgrupos dependientes de él. Esta eliminación de asignación sólo podrá realizarse desde la modalidad "Vista en Arbol".
Dejar un grupo terapéutico sin familia asignada dará lugar a que al dar de alta un nuevo artículo perteneciente a dicho grupo se le asignará la familia 01 si es un grupo de especialidades y se asignará la familia por defecto indicada en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS de tratarse de un grupo de parafarmacia.
Por último, en "Vista en Arbol" cada grupo y subgrupo terapéutico va precedido de un icono que indica si el mismo tiene o no asignada familia y si los subgrupos dependientes de él tienen asignada la misma familia, distinta o no tienen asignación. Las posibilidades que pueden darse son las siguientes:
"Base del árbol" : Este icono indica que se ha llegado a la raíz del árbol, es decir, no existen opciones de niveles superiores.
"No asignado y sin asignaciones inferiores" : Indica que el grupo terapéutico al que acompaña no tiene asignada familia, y tampoco la tienen los subgrupos que engloba.
"No asignado y con alguna asignación inferior" : Indica que el grupo terapéutico al que acompaña no tiene asignada familia, pero sí la tiene alguno de los subgrupos que engloba.
"Asignado y sin asignaciones inferiores" : Indica que el grupo terapéutico al que acompaña tiene familia asignada, pero los subgrupos que engloba no tienen familia alguna asignada.
"Asignado y con alguna asignación inferior" : Indica que el grupo terapéutico al que acompaña tiene familia asignada. También alguno de los subgrupos que engloba.
"Asignado y con todas las asignaciones iguales" : Indica que tanto el grupo terapéutico al que acompaña como todos los subgrupos que engloba tienen asignada la misma familia.
Detalle de iconos de asignación:
Ruta: Maestros > Artículos > Asignación de tipos impositivos según familias
Resumen: Proceso (Archivo > Utilidades > Utilidades de artículos) que pone en cada ficha de artículo el tipo impositivo (IVA) de su familia; conviene revisar antes las familias y hacer copia de seguridad.
Palabras clave: iva, tipo impositivo, familia, asignar iva, cambiar iva masivo, copia de seguridad, utilidades de artículos
Preguntas típicas: ¿Cómo actualizo el IVA de todos los artículos según su familia? | ¿Qué debo revisar antes de asignar tipos impositivos por familias?
Mediante este proceso (ubicado en el apartado UTILIDADES DE ARTÍCULOS englobado a su vez en UTILIDADES del menú ARCHIVO) la aplicación asignará automáticamente en la ficha de cada artículo el tipo impositivo que debe tener en función de la familia a la que está ligado.
Recuérdese que para cada familia se habrá asignado el tipo impositivo que le corresponde mediante el proceso FAMILIAS englobado en el menú MAESTROS. Así pues, antes de asignar tipos impositivos según familias se recomienda asegurarse de que cada familia tiene correctamente asignado el tipo impositivo que le corresponde.
Asimismo, antes de ejecutar el proceso se recomienda obtener una copia de seguridad.