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Resumen: Proceso EDICIÓN DE INVENTARIO (Archivo > Utilidades > Utilidades de artículos): introduce unidades contadas (a mano, lector, fichero TXT o desde recepción) y actualiza el stock de ficha con Asignar, Incrementar o Decrementar.
Palabras clave: inventario, contar stock, importar txt, importar datos, asignar, incrementar, decrementar, diferencia de stock, uds. inventario, acumular a la edición, robot, valor del inventario
Preguntas típicas: ¿Cómo hago el inventario y actualizo el stock? | ¿Cómo importo un fichero TXT con las unidades contadas? | ¿Cómo veo la diferencia entre inventario y stock de ficha?
El proceso EDICIÓN DE INVENTARIO se engloba en UTILIDADES DE ARTÍCULOS, en el apartado UTILIDADES del menú ARCHIVO. El mismo permite actualizar los datos de stock actual de los artículos partiendo de los datos a tal efecto introducidos.
Al entrar en dicho proceso se muestra una ventana en la que figurarán todos los artículos cuyos datos de inventario se han introducido ya, apareciendo en rojo aquellos que no están dados de alta en este momento en Farmatic, es decir, no tienen ficha abierta en este momento. Estos datos se habrán podido introducir de alguna de las siguientes formas:
. Directamente en esta misma ventana (manualmente o vía lectura de su código de barras o de su código Datamatrix).
. Haciendo uso de las opciones a tal efecto disponibles en el proceso de recepción de mercancías, según se detalla en el apartado TRATAR COMO INVENTARIO de la ayuda correspondiente.
. Partiendo de los datos de un fichero de tipo TXT, haciendo uso del botón Importar Datos. En este caso, en dicho fichero debe figurar una línea para cada artículo, figurando en cada una el código de artículo seguido de las unidades de inventario correspondientes (sin espacios si el código es de 6 dígitos y la cantidad de 3, o bien separando código de unidades mediante una coma (o el separador configurado en Windows) cuando no se cumplan estrictamente dichas longitudes. En un mismo fichero podrán convivir líneas de ambos formatos). Así, tras hacer clic en el botón Importar Datos se tendrá opción a seleccionar el fichero que contiene esa información. Si se van a importar datos de más de un fichero TXT, existen dos posibilidades en el caso de que un mismo artículo se encuentre en varios de ellos: Que las cantidades existentes en cada fichero se vayan sumando o que la cantidad de cada fichero que se introduzca sustituya a anterior. Para optar por el primer comportamiento (suma de cantidades) se deberá activar la caja de chequeo “Acumular a la edición”. Para optar por el segundo (sustitución de cantidades) se deberá dejar desactivada dicha caja.
Sea cual sea el método o métodos seguidos para la introducción de los datos, de cada artículo presente en la ventana se da la siguiente información:
CÓDIGO : Código del artículo.
DESCRIPCIÓN : Descripción del artículo.
UDS. INVENTARIO : Unidades que se han introducido para ser actualizadas sobre la ficha del artículo cuando se estime oportuno.
STOCK FICHA : Stock actual que hay en la ficha del artículo en este momento.
DIFERENCIA : Diferencias que hay entre las unidades introducidas (“Uds. Inventario”) y el stock actual (“Stock Ficha”). Estas diferencias serán negativas cuando el stock actual supere a las unidades de inventario introducidas, o positivas en caso contrario. De haber diferencias, junto a la descripción del artículo figurará el Icono Diferencias. De no haberlas figurará el Icono Ok. Ello facilita la localización de incidencias al realizar inventarios comparativos en los que se introduce stock real de estanterías para verificar su coincidencia o no con el stock registrado en ficha.
P.U.C. : Precio de última compra del artículo.
CADUCIDAD : Fecha de caducidad del artículo. Si el artículo está incluido en gestión de lotes y caducidades, se mostrará la fecha de caducidad más próxima de todas las obtenidas en las lecturas Datamatrix efectuadas. Si en la ficha del artículo figurara una fecha aún más próxima, será ésta la mostrada. Si se activa el check “Fecha de caducidad editable” y se introduce manualmente una fecha de caducidad, se aplicará ésta, desechándose las correspondientes a las lecturas Datamatrix que se realicen, aunque éstas sean más próximas que la introducida manualmente.
Si se trabaja con MultiAlmacén, se tendrán en cuenta las fechas de caducidad asociadas al almacén con el que se esté trabajando, en vez de la fecha de caducidad general de la ficha del artículo en cuestión.
V. INVENTARIO : Valor de las unidades introducidas como inventario (a P.U.C. o a P.V.P., según se tenga desactivada o activada respectivamente la caja de chequeo “Valorar inventario a PVP”).
V. FICHA : Valor del stock actual que figura en la ficha del artículo (a P.U.C. o a P.V.P., según se tenga desactivada o activada respectivamente la caja de chequeo “Valorar inventario a PVP”).
V. DIFERENCIA : Valor de las unidades que hay de diferencia entre el stock de ficha y las unidades introducidas como inventario (a P.U.C. o a P.V.P., según se tenga desactivada o activada respectivamente la caja de chequeo “Valorar inventario a PVP”).
ROBOT : Sólo si se trabaja con robot dispensador, en esta columna se indicará si el artículo en cuestión está o no en el robot. De estarlo, se dará entre paréntesis el stock actual que hay en él).
Así, se podrán ir introduciendo cuantos datos se estimen pertinentes, pudiéndose grabar los mismos haciendo uso del botón Aceptar, sin que ello implique aún ningún cambio en los stocks de los artículos.
Si se activa el check “Control estricto lecturas DataMatrix”, se avisará si se lee más de una vez un mismo código datamatrix. Este check aparecerá activo si se activó manualmente o bien si en el inventario ya hay líneas con datamatrix leídos de la última vez que se guardó el inventario.
Las líneas con datamatrix leídos presentarán el icono en el campo ‘Uds. Invent.’. Haciendo clic sobre él se visualizarán dichas lecturas. Si se indican menos unidades que lecturas datamatrix para un mismo artículo, se presenta una ventana en la que se deben leer los datamatrix a eliminar.
De otra parte, si se tiene activa la gestión de lotes y caducidades (parámetro Activar gestión por lotes y caducidades), se dispondrá del botón Lotes Caducidad, para acceder a la ventana de lotes y caducidades. Si se tiene activo el control estricto de lecturas datamatrix, al leer el datamatrix se recogerá automáticamente lote y caducidad del envase. Si no se lleva el control estricto, los lotes y caducidades no se recogerán de la lectura datamatrix. Para introducirlos se deberá hacer uso de este botón e introducir los datos manualmente.
Si el artículo no soporta lotes y caducidades o se está trabajando con MultiAlmacén sobre el almacén principal, el botón Lotes Caducidad estará deshabilitado y las lecturas datamatrix que se realicen no se registrarán en la gestión de lotes y caducidades.
Cuando se grabe el inventario se preguntará si se desea actualizar los lotes y caducidades en las fichas de los artículos que soporten esta gestión.
Asimismo, si se está trabajando con MultiAlmacén, al cambiar el almacén seleccionado se dará opción a conservar o no las lecturas datamatrix y los lotes y caducidades ya introducidos.
Se puede activar que se visualicen solamente las líneas en las que no coincidan unidades inventariadas con stock actual del artículo en su ficha. Bastará con activar el check “Mostar sólo Diferencias”. En el momento que en una línea del inventario se igualen unidades introducidas con stock de ficha, la línea desaparecerá del grid. Si se introducen más unidades de ese artículo y vuelve a no coincidir con stock actual, la línea volverá a visualizarse. Si un artículo no se muestra por no tener diferencias pero se introduce manualmente, se mostrará en el grid con los valores del inventario para que pueda ser modificado
Al introducir un artículo no dado de alta en Farmatic, se emitirá o no un aviso sonoro de advertencia según lo que se haya indicado en el parámetro Emitir sonido en la edición de inventario, englobado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Cuando se estime conveniente se procederá a la actualización de los stocks en ficha de artículo en cualquiera de las modalidades que se detallan a continuación, disponiendo para ello de los botones oportunos:
: De hacer clic sobre este botón, en las fichas de los artículos quedará como stock actual las unidades de inventario introducidas.
: De hacer clic sobre este botón, al stock actual presente en las fichas de los artículos se le sumarán las unidades de inventario introducidas.
: De hacer clic sobre este botón, al stock actual presente en las fichas de los artículos se le restarán las unidades de inventario introducidas.
En el caso de que se esté importando información de ficheros TXT, si se encuentran incidencias, es decir, artículos que no están dados de alta en el almacén, se mostrará un mensaje avisándolo y aparecerá una ventana en la que se mostrará el artículo que conlleva la incidencia resaltado en rojo, así como los códigos de los cinco artículos anteriores y cinco posteriores más próximos que sí tengan ficha abierta en Farmatic. De esta forma se facilitará la localización de los artículos erróneos y la detección de posibles fallos en la introducción de dichos códigos. Esta información sobre incidencias halladas podrá ser impresa y/o guardada en un fichero de texto (TXT) para ser consultada en el futuro.
Si al actualizar el stock en la ficha del artículo, éste queda a 0 o negativo, y se tiene activo el parámetro Anular fecha de caducidad con stock 0, se preguntará si se desea o no anular la fecha de caducidad del artículo en cuestión. En el caso de estar trabajando con Multialmacén, este comportamiento estará condicionado al parámetro Anular caducidad con stock 0 en el almacén. Si se trabaja con almacenes o lotes de artículo, se reasignará como fecha de caducidad la más cercana entre los almacenes o lotes existentes.
Si se trabaja con robot dispensador, los artículos incluidos en él se señalarán con el icono . Además, se dará opción a tener o no en cuenta el stock del robot a la hora de asignar el stock en ficha de artículo ( ):
Si se contesta ‘No’ (opción por defecto), en la ficha del artículo se asignará en ficha solamente las unidades introducidas en el inventario. Si se conteta ‘Sí’, la cantidad asignada en ficha será la suma de unidades introducidas en el inventario más el stock del robot.
Las opciones y nunca tendrán en cuenta el stock del robot.
Es posible desactivar los mensajes de error de lectura con scanner. Bastará con desactivar el check "Mostrar errores lectura con scanner" en la ventana de edición. Por defecto estará activo, por lo que ante un error de lectura del scanner se presentará en pantalla el correspondiente aviso que el usuario debe aceptar para seguir con el proceso de inventario.
Pero, si se desactiva el check, ante un error de lectura del scanner no se mostrará aviso. Se emitirá un sonido y se podrá proseguir directamente con el inventario. También se visualizará el icono junto al campo de lectura, para que quede patente que ha habido lecturas incorrectas. Haciendo clic sobre el mismo se abrirá una ventana para poder consultar dichos errores.