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Resumen: Proceso S.A.C.S. (Archivo > Utilidades > Utilidades de artículos): programa controles periódicos de stock real de listas de artículos (opciones, lista de control, programación, histórico) y avisa para revisarlos.
Palabras clave: sacs, control de stock, días ciclo, artículos por día, control al vuelo, programación, histórico de controles, reiniciar, stock real, revisión de stock
Preguntas típicas: ¿Cómo configuro los controles de stock automáticos? | ¿Cómo veo qué controles de stock se han hecho? | ¿Qué es el control al vuelo?
El proceso SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCK (S.A.C.S.) facilita el control de stock de los artículos. Así, será el sistema informático quien recuerde al farmacéutico que revise el stock de determinados artículos, verificándose si el stock de sus fichas coincide con el real, y efectuándose las correcciones necesarias de no ser así.
Se podrá llevar el control de stock mediante el S.A.C.S. de aquellos artículos que se decida, (los incluidos en una lista concreta y/o incluidos en un almacén determinado, caso de trabajar con MultiAlmacén). Se podrá llevar el control de stock independientemente de tantas listas/almacenes como se desee.
El momento y los puntos donde se realice el control de stock son programables por el usuario, pudiendo ajustar la modalidad de trabajo a sus necesidades y preferencias.
Al entrar en este proceso se muestra una venta inicial en la que aparecen varias pestañas, que pasamos a detallar:
PESTAÑA “OPCIONES”
Lo primero que hay que hacer para empezar a trabajar con S.A.C.S. es determinar qué días de la semana se han de considerar hábiles para la revisión de stocks, y desde qué puntos de Farmatic se desea efectuarla. Así, desde este apartado se indicará:
DÍAS ACTIVOS: Activar aquellos días de la semana que se consideran activos en cuanto a control automatizado de stocks. En los días que no se activen, el S.A.C.S. no tendrá actividad.
ENTORNOS ACTIVOS: En este apartado se debe indicar en qué puntos de Farmatic se desea disponer de acceso directo al S.A.C.S., de forma que se pueda acceder a él para realizar el control de stocks. En los entornos aquí marcados se dispondrá del botón para acceder a S.A.C.S.
CONTROL AL VUELO: Para cada entorno de Farmatic marcado, se permite activar o no el ‘control al vuelo’. Activar el control al vuelo en un determinado proceso implica que, cuando en ese proceso se introduzca un artículo cuyo stock deba ser controlado ese día, automáticamente se presentará la ventana de control de stocks para su cumplimentación, sin que el usuario tenga que acceder expresamente al proceso S.A.C.S. para ello.
Una vez configurados los aspectos citados, no será necesario volver a entrar en la pestaña “OPCIONES” salvo que en algún momento se desee efectuar alguna modificación al respecto.
PESTAÑA “LISTAS DE ARTÍCULOS PARA CONTROL”
En este apartado será donde se indicará de qué artículos se desea controlar su stock, tiempo en que debe realizarse dicho control, y vendedor que ha de llevarlo a cabo. Para ello se cumplimentarán los siguientes campos:
LISTA: Indicar los artículos de los que se desea realizar control automatizado de stocks, seleccionando la lista que los contenga. Recuérdese que estas listas se confeccionan en el proceso GENERACIÓN DE LISTAS, al que se puede acceder directamente desde este punto para generar una nueva lista si es preciso mediante la tecla
ALMACÉN: Esta columna sólo figurará si se trabaja con MultiAlmacén. Será donde se indique el almacén en el que efectuar el control. Así, sólo se incluirán en la gestión S.A.C.S. los artículos de la lista indicada que se encuentren en el almacén que se indique.
Nº ARTÍCULOS: Una vez indicada la lista, y en su caso el almacén, en esta columna se informará del número de artículos que entrarán en el control de stocks, es decir, los artículos cuyo stock habrá que revisar.
CRITERIO PREFERIDO: Para determinar el tiempo en que el control de stock de los artículos ha de realizarse, se dispone de dos formas de trabajo:
. Artículos/Día: Con esta modalidad, se dará más importancia al número de artículos que se desea revisar al día, siendo secundario el número de días que se tarde en revisarlos todos. Así, el usuario indicará cuántos artículos desea revisar al día, de forma que el control de stocks se prolongará tantos días como sea necesario para revisarlos todos con esa cadencia diaria.
. Días Ciclo: Con esta modalidad, primará el plazo de tiempo en el que se desea concluir el control de stocks de todos los artículos a revisar. Así, el usuario indicará el número de días en los que debe concluirse el control de stocks, de forma que el sistema calculará el número de artículos que deben revisarse diariamente para que en dicho plazo estén controlados los stocks de todos los artículos implicados.
Debe tenerse en cuenta que hablaremos siempre de días hábiles (no naturales), siendo considerados como tal los días activos que se hayan indicado en la pestaña “OPCIONES”.
ARTÍCULOS/DÍA: En esta columna será donde se tendrá que indicar el número de artículos diarios que se desea revisar, caso de haber elegido el criterio de trabajo ‘Artículos/Día’. De haber optado por el criterio ‘Días Ciclo’ se informará del número de artículos que se habrán de revisar según el cálculo automático que se realizará una vez se indiquen los día del ciclo.
DÍAS CICLO: En esta columna será donde se tendrá que indicar el número de días que se desea invertir en revisar los stocks de todos los artículos implicados, caso de haber elegido el criterio de trabajo ‘Días Ciclo’. De haber optado por el criterio ‘Artículos/Día’, se informará del número de días que se tardará en concluir el control de stocks, según el cálculo automático que se realizará en función del número de artículos a revisar por día indicado.
VENDEDOR: Vendedor que ha de encargarse de efectuar el control de stocks. Así, cuando la gestión S.A.C.S. se active y se deba indicar el stock real de los artículos, sólo este vendedor podrá hacerlo, debiéndose identificar, y si se ha protegido el proceso, introducir la correspondiente clave de acceso. De no indicarse vendedor en este punto, se entenderá que cualquiera de ellos puede efectuar los controles.
ARTÍCULOS PDTS. CONTROL: En este punto se informa del número de artículos pendientes de controlar, entendiéndose aquellos que deben controlarse hoy o deberían haberse controlado ayer. Este dato aparecerá resaltado en rojo cuando haya controles de días anteriores.
PROGRAMACIÓN: En esta columna se indicará si se ha automatizado o no los controles de esta lista, indicándose en su caso la modalidad de programación elegida. Para más información sobre la programación, véase el apartado descriptivo de la pestaña “PROGRAMACIÓN” más adelante.
Una vez cumplimentados todos los datos, al grabar mediante el botón Aplicar o botón Aceptar, quedará establecido qué artículos en concreto deberán revisarse cada día. Para ello, los artículos a controlar de la lista se ordenan de forma alfabética por Situación (ubicación física en almacén según conste en sus fichas), y dentro de esto por Descripción. Será en la pestaña “ARTÍCULOS” donde se pueda consultar de forma concreta qué artículos serán los que habrá que revisar y cuándo, así como una serie de datos de interés que se detallan a continuación.
Nota 1: Si con posterioridad se modificase alguno de los criterios descritos (número de artículos a revisar por día, días de ciclo, etc.), al grabar se volverían a recalcular las fechas de control y los artículos concretos a revisar en cada control. En este caso, se asignarán controles a partir del día actual, pero los artículos se ordenarán en primer lugar por fecha de próximo control que tenían, dentro de esto por fecha de último control que se les realizó y por último, por situación y descripción. De esta forma, el reparto se asemejará lo más posible al que había antes de la modificación.
Nota 2: Si en algún momento se modificase una lista de artículos o la distribución en almacenes de artículos incluidos en controles S.A.C.S., también se volverían a recalcular de forma automática los artículos a controlar y sus fechas de control. En este caso, para que la modificación interfiera en lo mínimo posible en el funcionamiento del S.A.C.S y en el trabajo de controles ya realizados, se asignarían las fechas de próximo control, no a partir de hoy, sino a partir de la fecha de próximo control más antigua que hubiese de forma previa. La ordenación de artículos sería la misma ya mencionada cuando hay recálculo por modificación de los criterios de control: en primer lugar por fecha de próximo control que tenían, dentro de esto por fecha de último control que se les realizó y por último, por situación y descripción.
También en referencia a cada lista, se podrá consultar qué artículos la integran (activando la pestaña “ARTÍCULOS”).
PESTAÑA “ARTÍCULOS”
Como parte del nombre de esta pestaña aparecerá el nombre de la lista en cuestión (aquella que se tenía seleccionada en la pestaña “LISTA DE ARTÍCULOS PARA CONTROL”). De cada artículo a controlar se dan los siguientes datos:
LISTA: Nombre de la lista en la que se encuentra englobado.
ALMACÉN: Almacén al que pertenece. Sólo si se trabaja con MultiAlmacén.
CÓDIGO del artículo.
DESCRIPCIÓN del artículo.
SITUACIÓN: Ubicación física del artículo según conste en su ficha.
F. ÚLTIMO CONTROL: Fecha en que se realizó el último control de stock mediante S.A.C.S, si lo hubo. Caso de haberlo, se mostraría junto a su fecha una flecha ascendente, una flecha descendente o un signo igual, en función de si el stock real en el momento de dicho control fue mayor, menor o igual al stock actual que se recogía en la ficha del artículo.
F. PRÓXIMO CONTROL: Fecha en que se deberá realizar el próximo control de stock mediante S.A.C.S.
CONTROLES OK: En esta columna se informa de cuántos controles se han realizado sobre este artículo en los que las unidades reales coincidieron con las registradas en su ficha. Junto a este dato aparecerá una flecha ascendente, descendente o un signo igual, en función de si el número de controles en los que se dio esta coincidencia supera, es inferior o es igual al número de controles en los que no hubo coincidencia.
CONTROLES ERRÓNEOS: En este punto se informa de cuántos controles se han realizado sobre este artículo en los que las unidades reales no coincidieron con las registradas en su ficha.
CONTROLES + : Número de controles en los que el stock real del artículo fue superior al registrado en su ficha.
CONTROLES - : Número de controles en los que el stock real del artículo fue inferior al registrado en su ficha.
Indicar que en cualquier momento se pueden volver a recalcular las fechas de próximos controles de la línea (combinación lista/almacén) que se tenga seleccionada, bastando para ello con hacer uso del botón . Con ello se regenerará toda la información citada de la pestaña “ARTÍCULOS”, asignándose fechas de próximo control a partir del día de hoy, y ordenándose los artículos como si fuese la primera vez que se calculan controles, es decir, por situación y dentro de esto por descripción.
Cada vez que se recalculan las fechas de control de los artículos de una combinación lista/almacén, bien sea porque se ha cambiado algún criterio al respecto, bien porque se haya hecho uso del mencionado botón Reiniciar, debe tenerse en cuenta que el reparto se iniciará a partir del día actual, incluyendo en los controles más próximos aquellos artículos cuya fecha de último control sea más antigua.
El botón permite realizar controles. Debe tenerse en cuenta que si se hace uso del botón desde la pestaña “LISTAS DE ARTÍCULOS PARA CONTROL”, se nos presentarán todos los artículos de la lista o listas seleccionadas (y almacén o almacenes seleccionados, caso de trabajar con MultiAlmacén) que tienen como fecha de próximo control la de hoy o anterior. Si se hace uso de este botón teniendo activa la pestaña “ARTÍCULOS” se estará accediendo a efectuar el control sólo del artículo que tuviéramos seleccionado. En ambos casos, llegados a este punto, el usuario sólo tiene que introducir el stock real que hay de cada uno de estos artículos en la ventana que se presentará.
Téngase en cuenta que en el campo Vendedor/Almacén se informa del vendedor asignado para hacer la revisión de stocks (si lo hay), y si se trabaja con MultiAlmacén, del almacén en el que están los artículos que se están mostrando para control. En una misma ventana de control nunca se mezclarán artículos pertenecientes a diferentes almacenes, del mismo modo que nunca aparecerán juntos artículos que tengan asignado diferente vendedor encargado de su control. Por ello, en la caja desplegable de este campo figurarán disponibles las diferentes combinaciones vendedor/almacén que estén implicadas en la revisión, para poder seleccionar la adecuada según se desee realizar control de unos u otros artículos.
La introducción del stock real puede hacerse bien leyendo los códigos de barra o datamatrix de cada una de las cajetillas de los artículos a inventariar en el campo Código Scanner, bien introduciendo manualmente el stock real existente en el campo Uds. Inventario.
Si se activa el check “Control estricto lecturas DataMatrix”, se avisará si se lee más de una vez un mismo código datamatrix. Este check aparecerá activo si se activó manualmente o bien si en el grid ya hay líneas con datamatrix leídos de la última vez que se accedió al control. Las líneas con datamatrix leídos presentarán el icono en el campo ‘Uds. Invent.’. Haciendo clic sobre él se visualizarán dichas lecturas. Si se indican menos unidades que lecturas datamatrix para un mismo artículo, se presenta una ventana en la que se deben leer los datamatrix a eliminar.
De otra parte, si se tiene activa la gestión de lotes y caducidades (parámetro Activar gestión por lotes y caducidades), se dispondrá del botón, para acceder a la ventana de lotes y caducidades. Si se tiene activo el control estricto de lecturas datamatrix, al leer el datamatrix se recogerá automáticamente lote y caducidad del envase. Si no se lleva el control estricto, los lotes y caducidades no se recogerán de la lectura datamatrix. Para introducirlos se deberá hacer uso de este botón e introducir los datos manualmente. Si el artículo no soporta lotes y caducidades o se está trabajando con MultiAlmacén sobre el almacén principal, el botón estará deshabilitado y las lecturas datamatrix que se realicen no se registrarán en la gestión de lotes y caducidades. Cuando se grabe se preguntará si se desea actualizar los lotes y caducidades en las fichas de los artículos que soporten esta gestión. Asimismo, si se está trabajando con MultiAlmacén, al cambiar el almacén seleccionado se dará opción a conservar o no las lecturas datamatrix y los lotes y caducidades ya introducidos
Cuando haya coincidencia entre el stock real introducido y el stock de ficha, aparecerá en la columna ‘Uds. Inventario’ un icono de conformidad ( ). En caso de no haber coincidencia entre el stock real introducido y el stock de ficha, aparecerá un icono de atención ( ).
En todo momento se visualiza el stock que el artículo tiene en su ficha (columna Stock Ficha), así como de la diferencia entre el stock real introducido y el de ficha (columna Diferencia).
Se informa también del precio último de compra que figura en la ficha del artículo (PUC), así como el valor a dicho precio tanto del stock real (V. Inventario), como del stock de ficha (V. Ficha). Se muestra también la diferencia entre ambos (V. Diferencia).
Ahora bien, si se prefiere obtener esta valoración al precio de venta que figura en la ficha del artículo (PVP) también será posible activando la caja de chequeo “Valorar inventario a PVP”.
Una vez introducido el stock real de todos los artículos a revisar, se debe grabar haciendo uso del botón Aceptar. Los controles se darán por realizados, grabándose sus datos. Asimismo, se preguntará si se desea establecer el stock real introducido como stock de ficha en aquellos artículos en los que no ha habido coincidencia entre ellos. De aceptar, se corregirán las fichas de dichos artículos. En el caso de estar revisando los stocks de un almacén concreto, la corrección se hará sobre el stock de dicho almacén. En estos casos, se emitirá también un aviso recordando que se revise si la corrección del stock de ese almacén puede implicar que se tenga que corregir el stock de ese artículo en otro almacén, para que el usuario lo haga. Por ejemplo, por haber una unidad de más en el almacén controlado que realmente estaba de menos en otro almacén.
Recuérdese que se podrá acceder directamente a la realización de controles desde cualquiera de los procesos que a tal efecto se hayan activado en la ya mencionada pestaña “OPCIONES”, donde estará disponible el botón . En dichos procesos, los artículos que deban ser controlados aparecerán señalados con el icono .
Asimismo, en aquellos procesos donde se haya activado el ‘control al vuelo’, cuando se introduzca un artículo que deba ser controlado, se presentará automáticamente una ventana donde introducir su stock real.
Hasta aquí hemos visto que podemos entrar a la ventana de control de stocks manualmente cuando deseemos. Pero también se tiene la posibilidad de programar este acceso, de forma que sea el sistema quien llegado el momento nos proponga hacer el control. Para ello se dispone de la pestaña “PROGRAMACIÓN”.
PESTAÑA “PROGRAMACIÓN”
La programación es individual para cada línea (combinación lista/almacén) de control definida. Así, para efectuar la programación, se seleccionará la línea a la que va referida antes de activar la pestaña “PROGRAMACIÓN”.
En primer lugar se indicará si se desea que, llegado el momento programado, se presente directamente la ventana de control de stocks, o bien se prefiere que se emita un aviso recordando que debe realizarse el control y dando opción a entrar o no en ese momento a realizarlo. Así, se activará o no la caja de chequeo “Mostrar Aviso” según preferencias.
También se deberá indicar el tipo de programación deseado, estando disponibles las modalidades Manual (sin programación), Procesamiento Diario, Procesamiento Semanal o Procesamiento Mensual. Se deberá elegir en función de si se desea establecer los controles de stock cada ciertos días, ciertas semanas o ciertos meses. Dependiendo de la modalidad escogida, habrá que cumplimentar los datos correspondientes que se solicitarán (qué días, cada cuántos meses, cada cuántas semanas, etc.).
En cualquier caso, si se establece programación, habrá de indicarse en qué máquina ha de ejecutarse. Es decir, en qué puesto de la farmacia se desea que se avise o se presente la ventana de control de stocks llegado el momento programado.
Debe tenerse en cuenta que el aviso o presentación de la ventana de control se realizará llegado el momento de la programación, siempre y cuando en la máquina indicada se esté en el menú general de Farmatic. Si se está trabajando en algún proceso, no saltará, para no interrumpir. En ese caso, la programación se ejecutará cuando se salga al menú general.
Una vez establecida la programación, no olvidar grabarla, bien con el botón Aplicar, bien con el botón Aceptar. Quedará activada desde el mismo momento en que se salga del proceso S.A.C.S.
Haciendo clic sobre el botón se presenta una ventana en la que figuran todos los controles de stock que se han efectuado, informándose de qué artículo se controló, lista y almacén correspondiente, fecha teórica en que se le debería haber realizado el control, fecha en la que éste se realizó realmente, stock que había en ficha en ese momento, así como el real introducido, entorno desde el que se accedió al control (el propio S.A.C.S., cartera, etc.), modo de acceso (manual, programado o por control al vuelo), vendedor que realizó el control y máquina desde la que lo realizó, y fecha del próximo control. Se dispone de diversos criterios de acotación que facilitarán las consultas: período a consultar, tipo de control, modo de control, resultado de control, y todas las modalidades de acotación por entorno habituales en Farmatic (por lista de artículos, por familias, etc.).