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Ayuda de Farmatic — 03-Maestros, parte 12

Actualización de PVPs/serializables desde CGCOF

Ruta: Maestros > Artículos > Actualización de PVPs/serializables desde CGCOF

Resumen: Proceso ACTUALIZACIÓN DE PVPs/SERIALIZABLES DESDE CGCOF (Archivo > Utilidades > Utilidades de artículos): actualiza precios de especialidades y la marca SEVeM Serializable desde la web del Consejo, manual o automáticamente, con histórico.
Palabras clave: cgcof, consejo, actualizar precios, bot plus, serializable, sevem, nodofarma, url fichero de precios, servidor proxy, periodicidad, histórico de actualizaciones, precios a actualizar, efp
Preguntas típicas: ¿Cómo actualizo los precios desde el Consejo? | ¿Cómo programo la actualización automática de PVP? | ¿Por qué no se me actualiza el PVP de un artículo? | ¿Cómo se actualiza la marca serializable?

El proceso ACTUALIZACIÓN DE PVPs/SERIALIZABLES DESDE LA WEB DEL CGCOF se engloba en  UTILIDADES DE ARTÍCULOS, en el apartado UTILIDADES del menú ARCHIVO.

Mediante este proceso se podrán actualizar los precios de las especialidades a partir de la relación de precios que periódicamente publica el C.G.C.O.F.

Se podrán actualizar los P.V.P. de las fichas de los artículos (almacén), los P.V.P. de la base de datos del Consejo de la farmacia, o ambas cosas.

No se actualizarán los P.V.P. de la ficha de aquellos artículos marcados para que no se actualice su precio (es decir, artículos que no tengan activa la caja de chequeo “PVP” en el apartado “Opciones de actualización” de la pestaña “GENERAL” de su ficha).

La actualización podrá ejecutarse manualmente cuando se estime oportuno, o bien programarla para que se ejecute automáticamente cuando corresponda según se configure esta automatización.

Asimismo, también se podrán actualizar las marcas  ‘SEVeM Serializable’ de las fichas de artículos, según costen en la información del C.G.C.O.F.  Recuérdese que esta marca indica que el artículo requiere gestión SEVeM, es decir, verificación de su estado en NodoFarma y notificación de su dispensación a dicho sistema, cuya finalidad es la prevención de entrada en el mercado de artículos falsificados.  Para ello, se debe activar el check ‘Actualizar marca Serializable’ en el apartado de configuración que a continuación se describe.

Si se tiene activa la gestión de lotes y caducidades, cuando se actualice la base de datos del C.G.C.O.F. o se ejecute el proceso ACTUALIZACIÓN DE PVPs/SERIALIZABLES DESDE LA WEB DEL CGCOF, se activará el check ‘Lote caducidad’ de la ficha de los artículos que tengan activo el check ‘SEVeM Serializable’.

OPCIONES DE CONFIGURACIÓN

Una vez en el proceso ACTUALIZACIÓN DE PVP DESDE CGCOF, hacer clic en el botón con lo que se accederá a una ventana en la que deben cumplimentarse los siguientes campos:

• DIRECCIÓN URL DEL FICHERO DE PRECIOS :  Indicar la dirección en la que se halla el fichero que contiene la relación de precios del C.G.C.O.F. a partir de la cual hay que actualizar los precios.

• DIRECCIÓN URL DE LISTADO DE SERIALIZABLES :  Indicar la dirección en la que se halla el fichero que contiene la relación de artículos serializables (artículos que requieren gestión SEVeM).

• USA SERVIDOR PROXY :  Marcar si se utiliza este tipo de servidor.

• IP SERVIDOR PROXY :  Introducir dirección IP del servidor proxy que se esté utilizando.

• PUERTO :  Indicar el puerto de comunicación con el servidor proxy.

• TIPO DE AUTENTICACIÓN :  Activar la opción Basic en caso de tratarse de autenticación contra un servidor proxy.  En ese caso, se deberá cumplimentar los campos USUARIO PROXY y CONTRASEÑA PROXY.

• PRECIOS A ACTUALIZAR :  Indicar si se desea actualizar sólo los PVP del almacén (fichas de Farmatic), sólo los PVP de la base de datos del Consejo o ambos.

• ACTUALIZAR ARTÍCULOS POR RANGO DE CÓDIGOS o ACTUALIZAR ARTÍCULOS POR LISTA : Se debe optar por una u otra de estas opciones, activando el botón radio que corresponda.  Si se opta por rango, se debe incluir desde-hasta qué código de artículo incluir en la actualización.  Si se opta por lista, se deberá seleccionar la lista de artículos a actualizar (debe haberse creado previamente desde el proceso GENERACIÓN DE LISTAS, del menú INFORMES / ALMACÉN).

• INCLUIR LAS EFP Y LOS EXCLUIDOS DE LA S.S. :  Activar esta caja de chequeo si se desea incluir en la actualización de precios también las especialidades farmacéuticas publicitarias y los artículos excluidos de financiación por la S.S.

• LOS PRECIOS DEL ALMACÉN INCLUYEN EL IVA :  La activación o no de esta caja indica si en las fichas de artículos de la farmacia el PVP incluye o no el IVA, de forma que la actualización se realice correctamente en base a ello.  La primera vez que se entre en este proceso, esta caja estará o no activa en función de lo que indique el parámetro PVP del artículo con impuestos incluidos.  Ahora bien, una vez se modifique, es decir, se active/desactive la caja por parte del usuario, permanecerá el valor dejado mientras no se vuelva a modificar.

• ACTUALIZAR MARCA SERIALIZABLE :  Activar si se desea actualizar en ficha de artículos de Farmatic la marca ‘SEVeM Serializable’, de forma que quede activa en aquellos artículos que requieren gestión SEVeM.

• TIPO :  En este campo se debe indicar la modalidad de automatización de actualizaciones que se desea adoptar.  Son posibles las siguientes alternativas:

…….. Sin Automatización :  En este caso, no habrá actualización automática de precios.  Las actualizaciones deberán realizarse manualmente cuando se estime oportuno.

…….. Aviso al arrancar Farmatic :  En este caso, cuando se abra Farmatic se emitirá un aviso recordando que se debe realizar la actualización de precios, si bien no se realizará la misma de forma automática.

…….. Aviso desde Farmatic :  Si se elige esta opción, cuando sea la hora indicada en el campo “Hora” de esta misma ventana, desde Farmatic se emitirá un aviso recordando que se debe realizar la actualización de precios.  No se realizará la actualización de forma automática.

…….. Automatizado por Farmatic :  De ser ésta la opción elegida, cuando sea la hora indicada en el campo “Hora” de esta misma ventana, si Farmatic se encuentra abierta se procederá a la actualización de precios en ese momento.  Esta será la opción por defecto, asumiéndose inicialmente la hora

…….. Apertura por Windows :  De ser ésta la opción elegida, cuando sea la hora indicada en el campo “Hora” de esta misma ventana, Windows procederá a la actualización de precios en ese momento, independientemente de si Farmatic se encuentra abierta o no.  Será el propio usuario quien deba crearse una tarea programada en Windows para que realice el envío.

• PERIODICIDAD :  Seleccionar si se desea que la gestión automática de actualización sea “Diaria”, “Semanal” o “Mensual”.

• HORA :  En este campo se debe indicar la hora en que emitir el aviso o realizar la actualización automática.  Obviamente, este campo no ha lugar en el caso de haber optado en el campo “Tipo” por la no automatización o por el aviso al arrancar Farmatic.

• MÁQUINA :  Indicar el nombre de la máquina que ha de encargarse de realizar las actualizaciones, de forma que se evite que el resto de las máquinas que pudieran tener este programa instalado procedan también a enviar información.  Por defecto, la máquina en la que se instale este proceso por primera vez.

Una vez cumplimentados los datos, para grabar se deberá hacer clic sobre el botón Aceptar.

En esta misma ventana se dispone del botón que permite revisar el estado de la automatización de las actualizaciones.  Al hacer uso de él se presentar una ventana donde se informa sobre el tipo de automatización activo, periodicidad, hora, máquina desde la que se actualizará, fechas de última y próxima ejecución automática, indicaciones sobre si este módulo está instalado en la máquina desde la que se consulta, si hoy se va a hacer actualización…  Si la automatización de la máquina es correcta se informará de ello, al igual que se avisaría si no lo fuera.

En dicha ventana es posible también verificar la correcta obtención de dirección IP según el nombre de la máquina, es decir, dada una máquina se proporcionará su IP.

Al grabarse la automatización se emitirá un aviso advirtiendo de que hay que reiniciar Farmatic para que los cambios surtan efecto.  Asimismo, debe tenerse en cuenta que la ejecución de la actualización requiere un tiempo para su ejecución, por lo que puede desvirarse unos minutos respecto a la hora indicada.

ACTUALIZACIÓN DE PRECIOS

Si se ha automatizado la actualización de precios, ésta será ejecutada según lo especificado.  Para que la actualización sea posible Farmatic debe estar abierto.

También, en cualquier momento es posible realizar la actualización ejecutándola manualmente.   Para ello, estando en el proceso ACTUALIZACIÓN DE PVP DESDE CGCOF se deberá hacer clic en el botón .

Con ello se iniciará la actualización, presentándose en pantalla su evolución.

A la finalización del proceso, y tras hacer clic en el botón Cerrar de la anterior ventana, se presentará otra indicando el número de artículos cuyos precios se han actualizado en la farmacia, ya sea en ficha de artículo, en base de datos del Consejo o en ambos puntos (según lo indicado en la configuración anteriormente comentada).

Tras hacer clic en Aceptar habrá finalizado la actualización.

Toda actualización dejará las siguientes líneas de registro en el histórico de actualizaciones:

• Una línea informando del número de artículos descargados, es decir, obtenidos de la relación de precios del C.G.C.O.F.

• Una línea informando del numero de artículos cuyo P.V.P. se ha actualizado en el almacén, es decir, en sus fichas de Farmatic.  Serán aquellos hallados en la relación del Consejo y que la farmacia tiene dados de alta con un precio diferente al que figura en dicha relación.  Incluirán o no EFP y Excluidos S.S. según se haya indicado en la configuración anteriormente comentada.  Obviamente esta línea no se generará si la actualización no se ha realizado sobre fichas.

• Una línea informando del número de artículos cuyo P.V.P. se ha actualizado en la base de datos del Consejo.  Serán aquellos hallados en la relación del Consejo y que constan en la base de datos del Consejo de la farmacia con un precio diferente al que consta en dicha relación.  Incluirán o no EFP y Excluidos S.S. según se haya indicado en la configuración anteriormente comentada.  No se generará esta línea si la actualización no se ha realizado sobre la base del Consejo.

• Una línea informativa respecto a la automatización, sólo en el caso de que la actualización haya sido lanzada automáticamente como consecuencia de la automatización establecida.

Además, los cambios de precio que se produzcan en las fichas de artículos quedarán debidamente registrados en el HISTÓRICO DE CAMBIOS DE P.V.P. de Farmatic, al que se accede haciendo doble clic sobre el campo P.V.P. de la ficha de artículo.  Estos movimientos se identificarán fácilmente pues en la columna “Entorno” del histórico figurará Act. CGCOF

Haciendo clic sobre el botón se podrán consultar los artículos concretos cuyos P.V.P. en ficha han sido modificados.  Esta relación se referirá siempre, y exclusivamente, a la última actualización que se haya realizado.

En la consulta de detalle se dispone del botón que permite visualizar el detalle de los artículos que se han actualizado sobre la base de datos del C.G.C.O.F. con la que se está trabajando.  Asimismo, se dispone de la opción de exportación a Word, Excel, y OpenOffice, como en cualquier otra parrilla pulsando botón derecho del ratón y eligiendo la opción CONFIGURAR.

REGISTRO HISTÓRICO DE ACTUALIZACIONES

Las actualizaciones que se vayan realizando, tanto manuales como automáticas, irán quedando registradas de forma que puedan ser consultadas cuando se desee.

Esta es la ventana donde figurará el registro de las actualizaciones, en su zona superior, se dispone de los siguientes campos que permiten acotar la información que se desea consultar:

• PERÍODO :  Permite acotar el periodo del que se desea realizar la consulta, pudiendo ser: Hoy, Ayer, Semana Actual, Semana Pasada, Mes Actual, Mes Pasado, Trimestre Actual, Trimestre Pasado, Semestre Actual, Semestre Pasado, Años Actual, Año Pasado, Libre.  En este último caso (Libre) será el usuario quien determine el período a consultar especificando las fechas de inicio y fin de dicho período en los campos DESDE y HASTA que se habilitarán a tal efecto.

• TIPO DE LÍNEAS :  Permite indicar qué tipo de líneas del histórico se desea consultar, siendo posibles:

…….. Actualizaciones :  Se corresponde a líneas de actualización de precios propiamente dichas, en las que se indica el número de artículos implicados en la actualización y si se han actualizado precios de almacén o de base del Consejo.  Esta será la opción por defecto.

…….. Automatización :  Se corresponde con líneas de notificación de que ha habido una actualización automática.  La consulta de estas líneas permitirá hacer un seguimiento de la automatización en sí, al margen de lo que es la actualización propiamente dicha.  Estas líneas figurarán en el histórico en color azul.

…….. Todas :  Con esta opción se visualizarán tanto líneas de actualización como de automatización.

En cualquier caso, los datos que se proporcionan en cada línea son los siguientes:

• TIPO :  Donde se indicará si se trata de una línea de actualización o de automatización.

• FECHA Y HORA :  Fecha y hora en que se produjo la actualización o automatización.

• MÁQUINA :  Nombre de la máquina desde la que se ejecutó el proceso.

• AUTOM. :  Figurará “sí” si se trata de una línea derivaba de una actualización automática.

• INFORMACIÓN :  Donde figurará un texto explicativo que dependerá del tipo de línea: número de artículos revisados, número de artículos actualizados, punto de actualización (almacén o base del Consejo), etc.

Si en algún momento se hubiese producido alguna incidencia en una actualización, la línea correspondiente aparecería en rojo.

Este histórico de actualizaciones se conservará hasta que el usuario desee eliminarlo.  Para ello hacer clic en el botón .  Se presentará una ventana en la que poder acotar el período de tiempo que se desea eliminar del histórico.

Por último, indicar que se podrá abandonar el proceso haciendo clic en .

Cómo...(1ª parte)

Ruta: Maestros > Artículos > Cómo...(1ª parte)

Resumen: Contenedor de procedimientos paso a paso sobre mantenimiento del fichero de artículos (Maestros > Artículos); casi sin texto propio, solo lista sus subtemas: altas, bajas, modificaciones, búsquedas, sinónimos, bonificaciones, etiquetas, estadísticas, mínimos/máximos.
Palabras clave: cómo dar de alta artículo, borrar artículo, buscar artículo, sinónimos, bonificaciones, rastro, etiquetas, mínimos y máximos, modificar mediante lista, cambiar código
Preguntas típicas: ¿Cómo hago operaciones habituales con la ficha de artículo? | ¿Dónde está el paso a paso para buscar o modificar artículos?

La finalidad de este apartado es dar una visión clara y concisa de la operatoria a seguir para realizar aquellas acciones relacionadas con el mantenimiento del fichero de artículos que pueden prestarse a confusión en cuanto a su proceder.  Engloba los siguientes apartados:

• Dar de alta un artículo
• Modificar un artículo ya existente
• Borrar un artículo
• Buscar artículos por su descripción
• Buscar un artículo de forma avanzada
• Asignar condiciones de descuento para un artículo
• Consultar el histórico de cambios de P.V.P. de un artículo
• Cambiar el código de un artículo
• Dar de alta o modificar un sinónimo
• Borrar un sinónimo
• Dar de alta o modificar una bonificación
• Borrar una bonificación
• Consultar el rastro de artículo
• Generar etiquetas de artículos
• Modificar manualmente estadísticas
• Asignar stocks mínimos y/o máximos
• Modificar artículos mediante lista

Subtemas

• Dar de alta un artículo
• Modificar un artículo ya existente
• Borrar un artículo
• Buscar artículos por su descripción
• Buscar un artículo de forma avanzada
• Buscar artículos por principio activo
• Buscar artículos por grupos terapéuticos
• Buscar artículos en grupos homogéneos
• Buscar artículos en grupos de precios menores
• Buscar elementos monodosis
• Asignar condiciones de descuento para un artículo
• Consultar el histórico de cambios de P.V.P. de un artículo
• Cambiar el código de un artículo
• Dar de alta o modificar un sinónimo
• Borrar un sinónimo
• Dar de alta o modificar una bonificación
• Borrar una bonificación
• Consultar el rastro de artículo
• Definir observaciones de artículo
• Generar etiquetas de artículos
• Modificar manualmente estadísticas
• Asignar stocks mínimos y/o máximos
• Modificar artículos mediante lista

Dar de alta un artículo

Ruta: Maestros > Artículos > Cómo...(1ª parte) > Dar de alta un artículo

Resumen: Pasos para crear un artículo en Maestros > Artículos: introducir código, completar la ficha (datos del Consejo o valores por omisión de Parámetros) y grabar con F10; también se crea automáticamente desde ventas o recepción.
Palabras clave: alta de artículo, crear artículo, nuevo artículo, ficha de artículo, f10, valores por omisión, base del consejo, parámetros, alta automática
Preguntas típicas: ¿Cómo doy de alta un artículo nuevo? | ¿De dónde salen los datos al crear un artículo? | ¿Cómo grabo o cancelo la ficha?

1.- En el menú MAESTROS seleccionar  ARTÍCULOS o pinchar con el ratón en el botón Artículos.

2.- Introducir el código del artículo que se desea dar de alta o acceder a él por descripción, según se comenta más adelante.

3.- Cumplimentar debidamente cada uno de los campos de ficha.  Para introducir un dato basta situarse sobre él con ayuda del ratón e introducir su valor.  Dependiendo del tipo de dato se dispondrá de cajas de edición, cajas desplegables o cajas de chequeo, debiéndose utilizar en cada caso la operatoria requerida.  Cualquier modificación debe validarse pulsando . Para moverse de un campo a otro se podrá hacer uso del ratón.  Asimismo, la pulsación de la tecla permitirá avanzar a campos posteriores y la combinación de las teclas + permitirá retroceder a campos anteriores.

Algunos datos, como puedan ser la descripción, presentación, P.V.P., etc., si el artículo existe en la base de datos del Consejo, serán recogidos de la misma, a no ser que el usuario dé directamente otro valor.  Del mismo modo, hay datos de los que se define un valor por omisión en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, como pueda ser la familia, etc.  Si estos datos no son recogidos de la base de datos del Consejo (por no figurar en ella el artículo o ese dato en concreto) y el usuario no da un valor específico, serán cumplimentados con el valor por omisión especificado en parámetros.

4.- Una vez cumplimentados todos los datos del artículo, se deben grabar pulsando o pinchando con el ratón en el botón Aceptar.

Si por el contrario se pulsa la tecla o se hace clic en el botón Cancelar se abandona el proceso sin grabar nada.

Nota:  Téngase en cuenta que puede darse el artículo de alta automáticamente desde algunos puntos de la aplicación en que éste se introduzca por primera vez:  Ventas, recepción de pedidos, etc.

Modificar un artículo ya existente

Ruta: Maestros > Artículos > Cómo...(1ª parte) > Modificar un artículo ya existente

Resumen: Pasos para editar la ficha de un artículo existente en Maestros > Artículos y grabar con F10/Aceptar o cancelar con F9.
Palabras clave: modificar artículo, editar ficha, cambiar datos del artículo, f10, f9, aceptar, cancelar
Preguntas típicas: ¿Cómo modifico los datos de un artículo? | ¿Cómo salgo de la ficha sin guardar cambios?

1.- En el menú MAESTROS seleccionar  ARTÍCULOS o pinchar con el ratón en el botón Artículos.

2.- Introducir el código (o descripción) del artículo que se desea modificar.

3.- Una vez visualizada en pantalla la ficha del artículo, para modificar un dato basta situarse sobre él con ayuda del ratón e introducir el nuevo valor. Dependiendo del tipo de dato se dispondrá de cajas de edición, cajas desplegables o cajas de chequeo, debiéndose utilizar en cada caso la operatoria requerida.  Cualquier modificación debe validarse pulsando .  Para moverse de un campo a otro se podrá hacer uso del ratón.  Asimismo, la pulsación de la tecla permitirá avanzar a campos posteriores y la combinación de las teclas + permitirá retroceder a campos anteriores.

4.- Una vez cumplimentados todos los datos del artículo, se deben grabar pulsando o pinchando con el ratón en el botón Aceptar.  Si por el contrario se pulsa la tecla o se hace clic en el botón Cancelar se abandona el proceso sin grabar nada.

Borrar un artículo

Ruta: Maestros > Artículos > Cómo...(1ª parte) > Borrar un artículo

Resumen: Pasos para borrar un artículo desde su ficha en Maestros > Artículos (Ctrl+Supr o botón Borrar).
Palabras clave: eliminar artículo, dar de baja ficha, ctrl+delete, botón borrar, suprimir artículo
Preguntas típicas: ¿Cómo borro un artículo?

1.- En el menú MAESTROS seleccionar  ARTÍCULOS o pinchar con el ratón en el botón Artículos.

2.- Introducir el código (o descripción) del artículo que se desea borrar.

3.- Una vez presente la ficha del artículo pulsar + o hacer uso del  botón Borrar.

Buscar artículos por su descripción

Ruta: Maestros > Artículos > Cómo...(1ª parte) > Buscar artículos por su descripción

Resumen: Cómo buscar artículos por nombre con F5/Buscar en la ficha de artículo, en Almacén, Consejo o Externas, usando raíz, asterisco, barra, guion bajo, signo menos y comodines.
Palabras clave: buscar por nombre, f5, comodín, asterisco, almacén, consejo, externas, buscar por descripción, raíz, excluir texto, buscador
Preguntas típicas: ¿Cómo busco un artículo por parte del nombre? | ¿Cómo busco texto que esté en medio de la descripción? | ¿Cómo excluyo palabras en la búsqueda?

1.-  Una vez situados en el campo código de artículo pinchar con el ratón en el botón Buscar o pulsar la tecla .

2.-  Pinchar con el ratón en la pestaña "Almacén", "Consejo" o “Externas”, según se desee efectuar la búsqueda entre los artículos dados ya de alta, en la base de datos del Consejo o en las bases auxiliares de proveedores.  Se podrá indicar el lugar de búsqueda no utilizando el ratón, sino el teclado, debiéndose en este caso pulsar + , + o + para búsqueda en “Almacén”, “Consejo” o “Externas”, respectivamente.  Se presentará una relación de los artículos presentes en uno u otro punto, según se haya escogido.  Bastará con escribir el nombre del producto o raíz del mismo que se desea localizar para que dicha relación quede limitada a los artículos cuya descripción sea coincidente.  Ahora bien, la búsqueda tiene las siguientes modalidades.