Ruta: Maestros > Aportaciones > Asignación de bloques de recetas por puestos
Resumen: Proceso ASIGNACIÓN DE BLOQUES DE RECETAS POR PUESTOS (Archivo > Utilidades de ventas): asigna cajones de recetas por vendedor/máquina o tipo de aportación/máquina para crear bloques temporales.
Palabras clave: asignar cajón, vendedor y máquina, tipo de aportación y máquina, bloque temporal, cajones de recetas, solapa, utilidades de ventas, puestos de venta
Preguntas típicas: ¿Cómo asigno un cajón de recetas a cada vendedor o mostrador? | ¿Cómo vuelvo a la gestión de bloques sin cajones?
En UTILIDADES del menú ARCHIVO se encuentra el proceso ASIGNACIÓN DE BLOQUES DE RECETAS POR PUESTOS. El mismo, permite asignar para cada pareja vendedor/máquina (o tipo de aportación/máquina, según se elija), el cajón donde físicamente se están depositando las recetas vendidas en esa máquina por ese vendedor (o en esa máquina y con ese tipo de aportación, si ésta es la opción elegida).
De esta manera, las recetas dispensadas se irán gestionando en bloques "temporales" que atiendan a la clasificación física por cajones que realmente se lleva, con lo que ello supone en cuanto al control de las recetas y su posterior gestión. Si se desea llevar la gestión de bloques como en versiones anteriores (sin bloques temporales por cajón), no efectuar ninguna asignación en este proceso.
Así, cuando desde VENTAS MOSTRADOR se dispense una receta, inicialmente se meterá en el bloque temporal que le corresponda en función del cajón asignado para esa máquina y vendedor (o máquina y tipo de aportación, según se haya optado). Cuando un bloque temporal se llene (se alcance el número de recetas máximo para un bloque especificado para ese tipo de aportación) se emitirá un aviso y se podrá obtener la correspondiente solapa. Esas recetas automáticamente dejarán de estar en el bloque temporal para pasar a convertirse en un bloque definitivo dentro de la gestión normal de facturación de recetas.
Al respecto se dispone de las siguientes posibilidades, según se elija una opción u otra en la caja desplegable ASIGNACIÓN:
…………………. Asociar cajones de recetas a vendedores, de forma que cada vendedor tenga su cajón. Las recetas que dispense cada vendedor se englobarán en el correspondiente cajón, sea cual sea el puesto de trabajo desde el que se haya vendido. Si así se desea, varios vendedores pueden tener asignado un mismo cajón.
…………………. Asociar cajones de recetas a puestos de trabajo, de forma que cada puesto tenga su cajón. Las recetas que se dispensen desde cada puesto de trabajo se englobarán en su correspondiente cajón, independientemente del vendedor que haya realizado esa operación. Si así se estima conveniente, varios puestos de trabajo pueden tener asignado un mismo cajón.
…………………. Asociar cajones de recetas a vendedores y puestos, de forma que las recetas se incluirán en el cajón correspondiente en función del vendedor que la dispense y desde el puesto en que lo realice. Varias combinaciones vendedor/puesto de trabajo pueden tener asignado un mismo cajón.
…………………. No efectuar ninguna asociación, en cuyo caso se controlará un único cajón donde se englobarán todas las recetas que se realicen, desde cualquier puesto y efectuada por cualquier vendedor.
…………………. Asociar cajones de recetas a tipos de aportación, de forma que cada aportación tenga su cajón. Las recetas que se dispensen de cada tipo de aportación se englobarán en el correspondiente cajón, sea cual sea el puesto de trabajo desde el que se haya realizado la venta y quién la haya realizado. Si así se desea, varios tipos de aportación pueden tener asignado un mismo cajón.
…………………. Asociar cajones de recetas a puestos de trabajo, de forma que cada puesto tenga su cajón. Las recetas que se dispensen desde cada puesto de trabajo se englobarán en su correspondiente cajón, independientemente tipo de aportación. Si así se estima conveniente, varios puestos de trabajo pueden tener asignado un mismo cajón.
…………………. Asociar cajones de recetas a tipos de aportación y puestos, de forma que las recetas se incluirán en el cajón correspondiente en función del tipo de aportación que sea y desde el puesto en que se venda. Varias combinaciones aportación/puesto de trabajo pueden tener asignado un mismo cajón.
…………………. No efectuar ninguna asociación, en cuyo caso se controlará un único cajón donde se englobarán todas las recetas que se realicen, desde cualquier puesto y efectuada por cualquier vendedor.
Debe recordarse que por cada cajón se creará un bloque de recetas temporal, donde se englobarán las recetas hasta que dicho bloque se complete, momento éste en que las recetas pasarán a sus bloques definitivos, ya clasificadas única y exclusivamente por tipo de aportación para ser facturadas.
Así, y para cada combinación vendedor/puesto de trabajo o tipo de aportación/puesto de trabajo, se indicará el número de cajón que se desee asignar. Para ello, en cada casilla de esta parrilla se dispone de una caja desplegable donde elegir el cajón, siendo posible la asignación de hasta 127 cajones diferentes.
Así, por ejemplo, si se desea que todas las recetas dispensadas por el vendedor 01 sean englobadas en el cajón Nº 4, independientemente del puesto desde el que se realice la venta, en todas las casillas correspondientes a este vendedor se deberá asignar cajón Nº 4.
Si, por ejemplo, se desea que todas las recetas del puesto de trabajo X se engloben en el cajón Nº 3, independientemente del vendedor que realice la operación, en todas las casillas correspondientes a dicho puesto de trabajo se debe asignar cajón Nº 3.
Del mismo modo, si se desease que las operaciones del vendedor 01 realizadas desde el puesto X se engloben en el cajón Nº 1, pero las operaciones que dicho vendedor realice desde el puesto Y se engloben en el cajón Nº 2, en la casilla correspondiente al vendedor 01/puesto X se debe asignar cajón Nº 1, y en la casilla correspondiente al vendedor 01/puesto Y se debe asignar cajón Nº 2.
Para facilitar la labor de asignación se dispone de la tecla
En el caso de haber optado por hacer alguna asignación de cajón, no debe dejarse ninguna combinación vendedor/puesto de trabajo (o tipo de aportación/puesto de trabajo) sin asignación de cajón, pues de realizarse una operación desde dicho puesto por ese vendedor, dicha venta no quedaría englobada en ningún cajón, y no sería debidamente registrada.
En la parte inferior de la ventana se dispone de los botones que permiten las posibles acciones, una vez establecidas las asignaciones de cajón:
. Botón Aceptar : Permite grabar los cambios que se hayan efectuado.
. Botón Cancelar : Permite abandonar el proceso sin grabar los cambios que se hayan efectuado.
. Botón Borrar : Permite eliminar todas las asignaciones que se tengan definidas, de forma que o bien se definen de nuevo o no se establece asignación alguna. En cuanto a la eliminación de asignaciones, debe resaltarse que no implicará la eliminación de los bloques temporales de recetas a los que hubieran dado lugar, por lo que si se volviera a configurar un cajón que tuviese recetas en el momento de ser desasignado, las recetas seguirían figurando en él.
Ruta: Maestros > Aportaciones > Automatización del cierre de bloques
Resumen: Automatización del cierre de bloques de recetas (botón en la pestaña GRUPOS DE FACTURACIÓN): tipo (aviso o cierre automático), día de cierre, hora, máquina y grupos/tipos afectados; botón Ver Estado.
Palabras clave: cierre automático de bloques, aviso de cierre, primer día del mes, último día del mes, hora, máquina, ver estado, automatizado por farmatic, cerrar bloques
Preguntas típicas: ¿Cómo hago que los bloques se cierren solos a fin de mes? | ¿Cómo me avisa Farmatic de que hay que cerrar bloques? | ¿Cómo compruebo el estado de la automatización?
Se permite automatizar el cierre de los bloques de receta. Para ello, en la pestaña “GRUPOS DE FACTURACIÓN” se dispone del botón .
Al hacer clic sobre él se abre una ventana donde seleccionar el momento del cierre de bloques (primer día del mes, último día del mes, o un día concreto a elegir por el usuario), hora en que deben darse los bloques por cerrados, máquina que se encargará de efectuar el cierre y tipo de automatización (al arrancar Farmatic, previo aviso al entrar a Farmatic, etc.).
Habrá de indicarse también si la automatización del cierre de bloques va referida a ciertos tipos de aportación (habría de indicarse cuáles) o a ciertos grupos de facturación (igualmente, indicando cuáles).
Así, tras hacer clic en el botón se deben cumplimentar los siguientes datos:
………….. Sin Automatización : En este caso, no habrá cierre automático de bloques.
………….. Aviso al arrancar Farmatic : En este caso, cuando se abra Farmatic se emitirá un aviso recordando que se deben cerrar bloques, dándose opción a aceptarlo o no.
………….. Aviso desde Farmatic : Si se elige esta opción, cuando sea la hora indicada en el campo “Hora” de esta misma ventana, desde Farmatic se emitirá un aviso recordando que se deben cerrar bloques, dándose opción a aceptarlo o no.
………….. Automatizado por Farmatic : De ser ésta la opción elegida, cuando sea la hora indicada en el campo “Hora” de esta misma ventana, si Farmatic se encuentra abierta se procederá al cierre de los bloques de recetas.
CIERRE : Indicar el día del mes en que debe ejecutarse la automatización: primer día, último día o un día en concreto que habrá de indicarse en el campo Selec. día del mes.
HORA : Indicar la hora en que debe ejercutase la automatización.
MÁQUINA : Indicar el puesto de trabajo de la farmacia en el que debe ejecutarse la automatización, es decir, presentarse los correspondientes avisos o ejecutar el cierre de bloques.
HABILITAR CIERRES POR : En este campo se determinará qué bloques de recetas deben cerrarse. Para ello se podrán determinar qué grupos de facturación completos han de cerrarse (pueden ser todos los grupos o algunos de ellos) o bien qué tipos de aportación concretos (todos o algunos).
Asimismo, se dispone del botón Ver Estado, mediante el que se presentará una ventana en la que se informará de los datos generales de la automatización que se tiene activa: tipo, máquina, periodicidad, hora, fecha y hora de última ejecución, fecha y hora de la próxima ejecución, verificación de ip, indicación de si la automatización es correcta, etc.
Ruta: Maestros > Aportaciones > Datos obtenidos por lectura código PDF (Gestión extendida de recetas)
Resumen: Explica la gestión extendida de recetas en bloques: botón Extendido para leer el código PDF de la receta y guardar nº colegiado, CIAS, CIP, afiliación, tipo, fecha, orden y nº de receta, según el parámetro 'Gestión Extendida de Recetas'.
Palabras clave: gestión extendida de recetas, código pdf, botón extendido, nº de colegiado, nº de afiliación, cias, cip, número de receta en verde, lectura de receta
Preguntas típicas: ¿Cómo grabo los datos del código PDF de la receta? | ¿Qué significa que el número de receta salga en verde? | ¿Cómo borro los datos extendidos de una receta?
En el proceso de edición de bloques de recetas se dispone del botón Extendido, que permite el acceso a los datos auxiliares de la receta obtenidos mediante la lectura del código PDF adjunto a la misma: Número de colegiado, cías, c.i.p., número de afiliación a la S.S., tipo de receta, fecha de la receta, número de orden y número de receta.
La gestión de estos datos adicionales dependerá de lo establecido en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, concretamente lo especificado en el parámetro "Gestión Extendida de Recetas". Este parámetro admite tres modalidades de trabajo:
Si se ha indicado que no se desea llevar gestión extendida de recetas no se dispondrá del botón Extendido, por tanto, no se dispondrá de estos datos adicionales.
Si se ha indicado que se desea llevar la gestión extendida de recetas de forma automática, en el momento de la venta se habrá solicitado la lectura del código PDF. Si en ese momento se realizó dicha lectura y se grabaron los datos, al pasar la receta a bloques queda señalado que existen datos auxiliares (el número de receta aparecerá entonces resaltado en verde), y éstos se presentarán automáticamente si con el cursor situado sobre dicha receta se hace clic sobre el botón Extendido.
Si se ha indicado que se desea llevar la gestión extendida de recetas de forma manual, en el momento de la venta será optativo el efectuar la lectura del código PDF. Sólo si se lleva gestión automática de bloques de recetas (paso automático de la receta a bloques en el momento de la dispensación) se podrán grabar los datos adicionales. Si se grabaron, el número de receta aparecerá resaltado en verde y haciendo clic en el botón Extendido se visualizarán los datos.
Tanto si la gestión es automática como manual, siempre será posible desde la edición de bloques de recetas leer el código PDF y grabar los datos si no se hizo en el momento de dispensar. Para ello, situar el cursor sobre la receta correspondiente y hacer clic en el botón Extendido. Proceder a la lectura del código PDF y hacer clic sobre el botón Aceptar para grabar los datos. A partir de ese momento el número de esa receta aparecerá resaltado en verde indicando que existen datos adicionales.
Asimismo, tanto si la grabación de los datos se realizó desde VENTAS MOSTRADOR o directamente en edición de bloques, se recogerán automáticamente los datos de número de colegiado y número de afiliado del paciente, cumplimentándose dichos campos del bloque de recetas.
Si en algún momento se desea eliminar los datos auxiliares de una receta, situarse sobre ella y hacer clic sobre el botón Extendido. Una vez presentes los datos en pantalla hacer clic sobre el botón Borrar (eliminar).
Ruta: Maestros > Aportaciones > Emisión de solapas
Resumen: Proceso de EMISIÓN DE SOLAPAS (Maestros > Aportaciones, botón Solapas): imprime la relación que acompaña a cada bloque de recetas, en formato horizontal o vertical, indicando bloques desde/hasta y base de numeración.
Palabras clave: solapas, solapa vertical, solapa horizontal, desde el bloque, hasta el bloque, base de numeración, imprimir solapas, visualizar solapas, enviar al colegio
Preguntas típicas: ¿Cómo imprimo las solapas de los bloques de recetas? | ¿Cómo numero las solapas a partir de otro número?
Este proceso permite la obtención de solapas de cada uno de los bloques de recetas que se indique. Una solapa no es más que una relación impresa que se adjunta a cada bloque para ser enviado al Colegio o grupo de facturación correspondiente cuando se efectúa la facturación de recetas.
Se dispone en la aplicación de dos formatos de solapas: Horizontal y Vertical. A continuación se detalla el proceso de obtención de ambos tipos y sus características.
Para entrar en el proceso de obtención de solapas se deberá hacer clic sobre el botón Solapas. Una vez aquí dentro aparecerá la siguiente información:
CÓDIGO : Indica el código de la aportación que se va a tratar.
DESCRIPCIÓN : Indica la descripción de la aportación que se va a tratar.
% APORTACIÓN : Porcentaje de aportación con que fue definido el tipo de aportación correspondiente.
DESDE EL BLOQUE Nº : Se indicará en esta caja de edición desde qué bloque se desea emitir solapa. Por omisión, en este campo se asume el número del primer bloque de ese tipo de aportación del que aún no se ha emitido solapa.
HASTA EL BLOQUE Nº : Se indicará en esta caja de edición hasta qué bloque se desea emitir solapa. Por omisión, en este campo se asume el número del último bloque presente del tipo de aportación que se esté tratando.
BASE DE NUMERACIÓN : Indica que las solapas serán emitidas con su número de bloque incrementado en esta base. Por ejemplo, si se tiene desde bloque 5 hasta el bloque 15 pero se quiere numerar a partir del 15, en este campo se introduciría el valor 10.
En esta misma ventana aparece el botón Imprimir, en el cual se hará clic si se desea imprimir las solapas en formato horizontal. Si se desea imprimir las solapas en formato vertical se deberá hacer uso del botón Solapa Vertical.
Se podrá visualizar un ejemplo de cómo van a quedar las solapas horizontales que se van a emitir, haciendo clic sobre el botón Visualizar Solapas.
INFORMACIÓN EN SOLAPAS HORIZONTALES : En cada solapa horizontal figura, en la cabecera, el nombre, número y dirección de farmacia. A continuación se especifica el código, descripción y porcentaje de aportación del tipo de aportación al que pertenezca el bloque. Para cada receta del bloque se da la siguiente información:
NÚMERO DE RECETA
CÓDIGO DE ARTÍCULO
UNIDADES DISPENSADAS
PRECIO UNITARIO
Al pie de la solapa se especifica el número de bloque de que se trata, número de recetas que tiene el bloque, número de precintas y suma de códigos o importes, según se haya especificado al definir el tipo de aportación especificado. Recuérdese que, si se ha optado por suma de códigos, para efectuar dicha suma se tomarán tantos dígitos del código como se haya indicado en CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. La emisión de estas solapas no produce ningún tipo de modificación en los bloques, pudiéndose obtener tantas veces como se desee.
INFORMACIÓN EN SOLAPAS VERTICALES : En el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se habrá especificado el formato que se desea, siendo posible: Código (en la solapa aparecerá el código del artículo pero no su descripción), Descripción (en la solapa aparecerá la descripción del artículo pero no su código), Código y descripción (en la solapa se incluirán estos dos datos). Al margen de los datos optativos mencionados, en cada solapa se incluye una cabecera en la que figuran los datos de la farmacia, así como el código, descripción y porcentaje de aportación del que se trata. Además, para cada línea de receta se dan los siguientes datos:
NR.: Número de línea dentro del bloque.
UN. : Unidades dispensadas.
P.V.P. : P.V.P. del artículo.
Al pie de cada solapa vertical se informará sobre la fecha de emisión de la solapa, número del bloque, número de recetas que incluye , número de precintas, suma de códigos y suma de importes. Para efectuar la suma de códigos se tomarán tanto dígitos del código como se haya indicado en CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.