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Ayuda de Farmatic — 03-Maestros, parte 21


Conciliación de recetas

Ruta: Maestros > Aportaciones > Conciliación de recetas

Resumen: Compara las recetas vendidas en Ventas Mostrador con las recetas presentes en bloques pendientes de facturar y detecta diferencias de unidades por artículo. Pestaña CONCILIACIÓN de Aportaciones (Maestros).
Palabras clave: cuadrar recetas, ventas con receta sin bloque, recetas en bloques sin venta, faltan recetas, faltan ventas, cuadro global de diferencias, fecha desde fecha hasta, incluir recetas conciliadas manualmente, descuadre recetas, revisar bloques
Preguntas típicas: ¿Cómo compruebo que todas las recetas vendidas están en bloques? | ¿Qué significa Faltan Recetas o Faltan Ventas en la conciliación? | ¿Cómo detecto recetas en bloques que no pasé por ventas?

En  APORTACIONES del menú MAESTROS se dispone de la pestaña "CONCILIACIÓN" que da acceso a un proceso que permite comparar las recetas vendidas con las recetas presentes en bloques para su facturación, informándose de posibles recetas en bloques que no se hayan pasado por ventas y viceversa, es decir, recetas vendidas que por error no se hallen incluidas en bloques para facturar.  En la conciliación no se tendrán en consideración las recetas pendientes, ya sean de cobro actual o de cobro diferido.

Para efectuarse esta comparación se tienen en cuenta las unidades que de cada artículo se han dispensado con receta y las unidades correspondientes de dicho artículo incluidas en las recetas presentes en bloques pendientes de facturar.  El usuario determinará el período del que desea efectuar esta comprobación.  Obviamente, la comparación se realizará de forma independiente para cada tipo de aportación.

Este proceso de conciliación de recetas presenta su máxima utilidad en el caso de llevar un control de bloques de recetas manual, es decir, no pasan a bloques automáticamente las recetas en el momento de su venta, sino que se introducen manualmente con posterioridad, pues permite detectar cualquier error al respecto.  En el caso de control de bloques automático, en el que las recetas pasan a bloques automáticamente en el momento de su venta, este proceso de conciliación permitiría detectar manipulaciones en bloques posteriores a las ventas.

Así, al activar la pestaña "CONCILIACIÓN" se presenta una ventana en la que se dispone de los siguientes campos:

Se incluirán en la conciliación todas las recetas presentes en este momento en bloques cuya fecha esté comprendida en el rango de fechas especificado, comparándose con todas las ventas con recetas efectuadas en dichas fechas.  La comparación se realizará de forma independiente para cada tipo de aportación.  Así, por ejemplo, antes de efectuar una facturación de recetas se podrían comparar las recetas en bloques con las recetas vendidas desde la última facturación.

Recuérdese que en la conciliación se estará comparando de cada artículo el número de unidades vendidas con receta y el número de unidades incluidas en las recetas pendientes en bloques, considerándose que hay incidencias cuando las unidades en uno y otro lugar no son coincidentes.

A continuación se presentará un "CUADRO GLOBAL DE DIFERENCIAS" en el que se informará de los artículos en los que se ha encontrado diferencias entre sus ventas con recetas y sus recetas en bloques.  Sobre este cuadro se informa sobre el número total de artículos hallados en esta situación ("Encontradas x diferencias", donde x será el número de artículos).  De cada uno se da la siguiente información:

. Faltan Recetas :  Indica que se han detectado más unidades vendidas con receta de este artículo que unidades del mismo incluidas en bloques.  Ello supondría que se han vendido recetas que después no se han incluido en bloques para su facturación.

. Faltan Ventas :  Indica que se han detectado menos unidades vendidas con receta de este artículo que unidades del mismo incluidas en bloques.  Ello supondría que se han incluido recetas en bloques sin haberlas pasado por el proceso de ventas mostrador.

A continuación, en la zona izquierda de la ventana, se presenta un "DETALLE DE VENTAS DE RECETAS" en el que se ofrece información más detallada de las ventas efectuadas con receta del artículo que se tenga seleccionado en el "CUADRO GLOBAL DE DIFERENCIAS", siempre entre las fechas indicadas.  De cada línea de venta se dan los siguientes datos:

En la zona derecha de la ventana se incluye el cuadro "DETALLE DE RECETAS EN BLOQUES" en el que se da información sobre cada una de las recetas halladas en bloques.  De cada una de las recetas se da la siguiente información:

De esta forma, cuando se hallen diferencias entre unidades vendidas de un artículo con receta y las unidades incluidas en recetas encontradas en bloques, se dará información sobre las ventas y sobre las recetas en bloques, a fin de que el usuario pueda detectar qué anomalías se producen y corregirlas.  Para facilitar esta corrección, situándose sobre cualquier línea del cuadro "DETALLE DE RECETAS EN BLOQUES" y haciendo clic con el ratón se accederá directamente a la línea de bloques correspondiente a dicha receta, pudiéndose efectuar sobre ella cualquier modificación que se estime oportuna.

Señalar que en el caso de que no se hallen discordancias entre recetas vendidas y recetas en bloques, no se presentará información alguna en ninguno de los apartados mencionados.  Simplemente, se presentará en la zona superior de la ventana el mensaje "Conciliación Correcta, No hay Diferencias".

Recordar que en la pestaña "APORTACIONES" se dispone del botón Conciliar, cuyo uso dará lugar a una conciliación únicamente de las recetas correspondientes al tipo de aportación que se hubiera seleccionado.  También en la pestaña "GRUPOS DE FACTURACIÓN" se dispone de dicho botón, siendo que desde este apartado la conciliación se realizará de las recetas de todos los tipos de aportación englobados en el/los grupos de facturación que se seleccionen.

Cuando en el parámetro Localización-Comunidad Autónoma (entorno BOT PLUS) se especifique Melilla, en la pestaña “CONCILIACIÓN” se dispondrá del check Conciliación de recetas a partir del histórico de facturación y el fichero de recetas facturadas, que permite la conciliación de recetas registradas en Farmatic con las contenidas en un fichero de facturación formato xls para una fecha de facturación que se indique.  Cuando se active el check se pedirá indicar qué fichero xls utilizar para la conciliación.  Una vez cargados los datos, se mostrarán las diferencias encontradas, indicándose “Falta la receta en el histórico” o “Falta la receta en el fichero” según corresponda.  Para la conciliación se comprobará en primer lugar la coincidencia en cuanto a código de artículo, cantidad y aportación pagada de las recetas del fichero y del histórico de Farmatic.  Además, si la receta tiene en Farmatic asociado número de talonario, se comprobará también la coincidencia de este dato.  Al respecto indicar que si la receta procede de Receta Electrónica, en la conciliación de talonario se utilizará el Nro. HCP del fichero y el HCP de Farmatic.


Conciliación Manual de recetas

Ruta: Maestros > Aportaciones > Conciliación Manual de recetas

Resumen: Permite leer los precintos físicos de una hoja de cupones precintos (H.C.P.) y comprobar que coinciden con las recetas registradas en Farmatic. Pestaña CONCILIACIÓN MANUAL de Aportaciones.
Palabras clave: hoja de cupones precintos, h.c.p., leer precintos, cotejar hoja, cotejado manual, cotejado receta electrónica, faltan precintos, faltan recetas, escanear cupones, comprobar hoja de precintos
Preguntas típicas: ¿Cómo compruebo que los precintos de una hoja coinciden con las recetas? | ¿Qué significa Faltan Precintos en la conciliación manual? | ¿Por qué una hoja de cupones aparece como no cotejada?

En  APORTACIONES del menú MAESTROS se dispone de la pestaña "CONCILIACIÓN MANUAL" que da acceso a un proceso que permite leer los precintos de una determinada hoja de precintos para comprobar si coinciden con las recetas que en Farmatic figuran en dicha hoja.

Se debe introducir el código de la hoja de cupones a conciliar en el campo ‘Código H.C.P.’, con lo que se cargarán en el grid ‘Detalle de Recetas en Bloque H.C.P.’ las recetas que en dicha hoja figuran en Farmatic.

Se deberá ir leyendo los cupones precintos físicos correspondientes a dicha hoja.  Se irán reflejando en el grid ‘Detalle de Precintos en H.C.P.’.

Al hacer clic en el botón se mostrará en la parrilla superior las recetas de Farmatic que no han tenido la correspondiente lectura de sus precintos, o bien los precintos introducidos que no tienen su reflejo en la hoja registrada en Farmatic.

En dicha parrilla superior figura la columna ‘Estado’ donde figurará Faltan Precintos cuando haya recetas en Farmatic cuyos precintos no se han leído.  En esta columna figurará Faltan Recetas cuando se haya leído precintos que no están reflejados en la hoja de Farmatic.

Se incluye contador de número de precintos leídos y de recetas en bloque/hoja en Farmatic (columnas ‘Nr.’ en los grids correspondientes).

En el grid de detalle de recetas en bloques/hoja, se resaltarán en azul las recetas correctamente conciliadas, es decir, ya se han leído sus precintos correspondientes.

En el apartado de bloques u hojas de cupones existentes en Farmatic, en la columna ‘Cotejado Manual’ se informará de si se ha hecho o no conciliación manual de cada uno de ellos.  Del mismo modo, en la columna ‘Cotejado R.Electrónica’ se informará de si ese H.C.P. se ha cotejado o no en el módulo de Receta Electrónica.

Sobre el grid se muestra la información registrada en Farmatic en cuanto a número de precintos, importe a PVP e importe de aportaciones (información en rojo).  Asimismo, se informa del número de precintos leídos y si la conciliación manual es o no correcta (información en azul).

Por último, señalar que si se inserta, modifica o elimina una receta en un H.C.P., éste quedará automáticamente marcado como no cotejado, tanto si se realiza desde la edición de H.C.P. como si se realiza desde VENTAS MOSTRADOR.


Facturación de recetas

Ruta: Maestros > Aportaciones > Facturación de recetas

Resumen: Explica la ventana de facturación de recetas (botón Facturación en GRUPOS DE FACTURACIÓN): selección de tipos de aportación y bloques, consulta o facturación definitiva, informes, solapas, liquidaciones y exportación. Maestros > Aportaciones.
Palabras clave: facturar recetas, facturación definitiva, facturación de consulta, simulación facturación, cierre de mes recetas, borrar bloques facturados, solo bloques cerrados, listado detalle de recetas, resumen por grupo de facturación, exportar tsi, carpeta informes facturación pdf, facturar entre fechas
Preguntas típicas: ¿Cómo hago la facturación de recetas al colegio? | ¿Qué diferencia hay entre Consulta y Definitiva al facturar? | ¿Cómo facturo solo los bloques completos o cerrados? | ¿Cómo imprimo el resumen y las solapas de la facturación?

A este proceso se accederá tras pulsar el botón Facturación, dentro de la pestaña "GRUPOS DE FACTURACIÓN" de  APORTACIONES del menú MAESTROS. La facturación consistirá en obtener la información impresa correspondiente y se borrarán los bloques ya facturados, quedando así preparada la aplicación para dar comienzo al nuevo período de facturación.  Por último, se generará la liquidación/liquidaciones correspondientes a las recetas facturadas, en espera de que se notifique su pago por parte del organismo correspondiente.

Haciendo clic sobre el botón Facturación aparece una ventana con la siguiente información:

En el caso de farmacias que trabajen con el módulo de Receta Electrónica de Castilla y León, dispondrán del check ‘Considerar sólo H.C.P. Facturables’ cuya activación/desactivación determinará si en la facturación se han de incluir este tipo de hoja de cupones.

Una vez cumplimentados todos los datos, se podrá realizar la facturación en forma de consulta haciendo clic en el botón Consulta mediante el cual se accederá a una ventana en la que aparece un informe por pantalla de lo que sería la facturación de recetas, pero sin proceder en firme con la misma, de forma que se puede repetir tantas veces como sea necesario.

Por otro lado se podrá hacer clic en el botón Definitiva, de forma que la facturación se llevará a cabo, es decir, se va a obtener la información impresa correspondiente y se borrarán los bloques ya facturados, quedando así preparada la aplicación para dar comienzo al nuevo período de facturación y quedarán generadas las correspondientes liquidaciones.  Al finalizar la facturación definitiva aparecerá una ventana de petición de conformidad sobre el informe de facturación emitido.  Haciendo clic en "No" se presentará una vista previa por pantalla de dicho informe, pudiéndose éste reimprimir, guardar en disco, etc.  Tras cerrarse la vista previa se volverá a presentar la ventana de petición de conformidad sobre el informe emitido de facturación.  Será al hacer clic en "Sí" cuando se dé por totalmente concluida la facturación.

Si en el parámetro “Carpeta para los informes de facturación” se ha indicado dónde guardar los informes de facturación en formato pdf, cada vez que se realice una facturación de recetas se guardará una copia del informe correspondiente en dicha ubicación y en formato pdf.  No se guardarán informes en pdf de facturaciones si dicho parámetro se ha dejado vacío.  En el caso de guardarse informes, cada uno de ellos tendrá un nombre del tipo “FacturacionGrupoXXX_ddmmyy.pdf”. donde XXX será el código del grupo de facturación que ha sido facturado, y ddmmyy se corresponderá con el día, mes y año de la facturación.  Por ejemplo, si el día 01/01/2011 se factura el grupo de código AA, el informe se guardará con el nombre “FacturacionGrupoAA_010111.pdf”.  Si una misma facturación incluyese varios grupos de facturación, en el nombre del fichero aparecería el código de todos ellos separados por guiones.  Si en un mismo día se realizasen varias facturaciones de un mismo grupo de facturación, el segundo y posteriores informes incluirían en el nombre un identificador del numero de informe.  Por ejemplo, “FacturacionGrupoAA_010111.pdf” sería el primero, “FacturacionGrupoAA_010111 (2).pdf”, sería el segundo, etc.  Los informes en pdf podrán consultarse desde el HISTÓRICO DE FACTURACIONES.

Se permite facturar las recetas comprendidas entre dos fechas.  Para ello se tiene que tener activado el parámetro Pedir las fechas de las recetas al facturar, ubicado en el entorno RECETAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.  Estando activo, cuando se haga uso de los botones Simulación, Consulta o Definitiva, se presentará una ventana en la que poder seleccionar el rango de fechas a facturar.  Si se pulsa Cancelar sin indicar fechas se entenderá que no se desea acotar por fechas.  Si se factura mediante estadillos, tanto en la consulta de estadillos como en facturación definitiva, se presentará también la ventana para poder acotar entre fechas si se desea.

Si se tiene la contabilización automática y se ha indicado en el parámetro “Contabilizar Recetas” (entorno CONTABILIDAD del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS) que las ventas con receta se contabilicen en el momento de su facturación, se realizará el apunte contable de la facturación realizada, por los importes correspondientes al pendiente de pago por el organismo al que se factura.  Asimismo, si se trabaja con Régimen General y se tiene activo el Libro Registro de IVA, se efectuará en el mismo la correspondiente anotación de la facturación realizada.

Debe tenerse en cuenta que si en el parámetro "Gestión de Descuentos en Facturación" ubicado en el entorno RECETAS del proceso CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS se ha indicado Sí, cuando en algún tipo de aportación se haya indicado un porcentaje de descuento, al realizarse la facturación de recetas se tendrá el mismo en cuenta en los informes de resumen de facturación que la aplicación proporciona por omisión.  Así, en dicho informe figurará tanto el importe real de la facturación como los importes de descuento, así como el importe neto de facturación.  Ahora bien, la aplicación de estos descuentos solamente se realizará a nivel de informe impreso de resumen de facturación.  Es decir, la facturación como tal y la liquidación pendiente que se generará se realizará en base al importe real de la facturación (sin descuentos).  Será en el momento de notificar el cobro de la facturación cuando se indique el importe real cobrado, una vez efectuados los descuentos pertinentes.

En cuanto a las liquidaciones se refiere debe tenerse en cuenta que se generará una liquidación por cada una de las cuentas contables que intervengan en la facturación (cuentas contables asignadas a los tipos de aportación facturados).  Por ello, para una correcta gestión de las liquidaciones es deseable que todas las aportaciones que se deben liquidar conjuntamente, es decir, aquellas cuyo pago por parte del organismo correspondiente es conjunto, tengan asignada la misma cuenta contable.  Para más información sobre la consulta y notificación de cobro de estas liquidaciones véase el apartado LIQUIDACIONES.  Recuérdese que cada grupo de facturación tendrá asociada una tabla de deducciones en la que se basarán los cálculos para realizar las liquidaciones correspondientes.

En cualquier momento previo a la facturación definitiva, haciendo uso del botón Simulación Facturación se puede obtener un informe de simulación sobre la aplicación de las deducciones que corresponden a la facturación que se va a realizar, en base a la tabla de deducciones que se tenga definida.  Para más información al respecto véase el apartado SIMULACIÓN DE APLICACIÓN DE DEDUCCIONES.

Asimismo, indicar que si se tiene activa la gestión de recetas T.S.I. y se ha activado también el parámetro “Mostrar Aviso de Conciliación al Facturar”, antes de realizarse la facturación de recetas se hará previamente una comprobación del número de recetas que van a ser facturadas respecto a uno o varios envíos de recetas TSI que se indiquen (recetas ya exportadas), o bien comparando las recetas a facturar con las recetas TSI pendientes de exportar.  Así, para indicar la comparación deseada se dispone de los botones radio “Recetas TSI Pendientes” y “Recetas TSI Exportadas”.  Asimismo, en el caso de optar por recetas exportadas, se tendrá que activar el botón radio correspondiente: “Ultimo envío realizado”, “Envíos de todo el mes” o “Selección de envíos”.  Por defecto se compara el mes actual de facturación con el último envío de recetas TSI exportadas.  Si se cambia el mes de facturación, se comparará con los envíos TSI correspondientes al mes indicado para facturación.  En pantalla se informará del número de recetas que se están facturando en ese momento así como la fecha y el número de recetas que contiene cada uno de los envíos TSI de ese mes.

En cualquiera de los casos, si hay diferencias se mostrará un aviso indicando la diferencia y se permitirá cancelar.  Si no hay diferencias se mostrará un aviso indicándolo y la facturación continuará.

Asimismo, si se tiene activo el parámetro “Facturación TSI al facturar Recetas”, de forma previa a la facturación de los bloques se generará el fichero de exportación de recetas TSI.  Si no hubiera recetas para exportar se mostraría un mensaje informando de ello.

Por último, indicar que en la ventana de facturación de recetas se dispone del botón Exportar y del botón Exportar TSI que permitirán respectivamente generar el fichero de recetas para facturación y el fichero de recetas T.S.I. para poder hacérselos llegar al colegio si se requiere.