Ruta: Maestros > Aportaciones > Definición de formatos para exportación de recetas T.S.I.
Resumen: Define la estructura del fichero de exportación de recetas T.S.I.: separadores, secciones, posiciones, relleno y plantillas .exp (Cataluña, Galicia, etc.). Exportación de recetas > Formato de exportación para T.S.I.
Palabras clave: formato fichero tsi, separador de líneas, separador decimal, sección activa, plantilla exp, cargar plantilla, crear plantilla, pe_galicia.exp, pe_cataluña.exp, posiciones desde hasta, relleno
Preguntas típicas: ¿Cómo configuro el formato del fichero T.S.I. para mi comunidad? | ¿Qué plantilla debo cargar para Cataluña o Galicia?
Algunos Colegios solicitan que la información sobre recetas T.S.I. les sea remitida en soporte magnético. Para que la información sobre recetas T.S.I. que se debe enviar sea inteligible, el fichero que se genere tiene que presentar la estructura y contenido que el Colegio determina. Y, puesto que las normas de presentación de la información no son comunes para todos los Colegios, se hace imprescindible definir el formato con que generar la información según el Colegio con el que se vaya a trabajar.
En FARMATIC se han incluido las plantillas correspondientes a algunos de los Colegios, de forma que si se va a trabajar con alguno de ellos bastará con activar su plantilla y no será necesario definir el formato, salvo que se haya producido algún cambio respecto a los datos de la plantilla inicial.
Así, en el caso del Servei Català de Salut, habrá de utilizarse la plantilla de exportación denominada "PE_Cataluña.exp". En el caso de T.S.I. de Galicia, la plantilla será “PE_Galicia.exp”. En el caso de Comunidad Valenciana, la plantilla será “PE_ComValencia.exp”. En el caso de Asturias, la plantilla será “PE_Asturias.exp”. Y en el caso de Murcia será “PE_Murcia.exp”.
Así pues, al entrar al proceso FORMATO DE EXPORTACIÓN PARA T.S.I. se accede a una ventana cuyos campos se detallan a continuación:
SEPARADOR DE LÍNEAS : En este apartado se deberá indicar el separador que debe utilizarse entre cada una de las líneas que contendrá el fichero que se generará al exportar recetas. Se deberá activar el botón radio correspondiente, siendo posibles los separadores "CR" o "CR + LF". Será el Colegio quien determine el separador a utilizar. También puede darse el caso de que no se utilice separador, en cuyo caso habría que activar “Ninguno”. Si no hay separadores, todos los campos numéricos que puedan contener decimales (precios) serán siempre formateados a la derecha.
SEPARADOR DECIMAL : Indicar el separador a utilizar para separar los decimales en los datos numéricos. Será posible utilizar como separador decimal el punto o la coma, debiéndose activar el botón radio correspondiente, según exigencias del Colegio en cuestión.
VER SECCIONES DE TOTALIZACIÓN : En este apartado se podrán activar o desactivar las secciones (tipos de líneas del fichero) que se desea que figuren en la caja desplegable "Sección Activa" que se comenta más adelante. Para ello se activará o no la caja de chequeo correspondiente. Téngase en cuenta que se trata tan sólo de incluir o no secciones en dicha caja para que ésta sea más manejable, pero que el hecho de activar o no una sección en este punto no implica la inclusión o no de dicha sección en el formato del fichero.
SECCIÓN ACTIVA : En esta caja desplegable figurarán las posibles secciones (tipos de líneas) que se pueden incluir en el fichero a generar cuando se exporten recetas. Así pues, cuando en esta caja se seleccione una sección, se tendrá acceso a la definición del formato de ese tipo de línea, pudiéndose indicar qué datos debe incluir, según lo estipule el Colegio.
Téngase en cuenta que se podrán excluir de esta caja aquellas secciones que no se utilicen, desactivándolas en el apartado "Ver Secciones de Totalización" anteriormente mencionado. No obstante, si en algún momento se han definido datos para algún tipo de sección, aunque se eliminen de esta caja seguirán entrando en el formato. Por tanto, cuando se opte por desactivar alguna sección por no querer incluirla en el formato, previamente se deberán poner a cero todos sus datos.
Así pues, para definir el formato del fichero a exportar habrá que definir los datos a incluir en cada una de las secciones (tipos de líneas) que deba contener. Para definir el formato de una sección habrá que seleccionarla en la caja "Sección Activa", con lo que en la zona media de la ventana se visualizan todos los datos susceptibles de formar parte de ese tipo de línea, debiéndose indicar cuáles incluir y en qué posiciones. En dicha zona de definición se presentan los siguientes campos:
DESCRIPCIÓN : Descripción del concepto o dato a incluir en el fichero de exportación. Según el tipo de sección elegido figurarán los datos relacionados con ese tipo de línea. No obstante, además de los datos que por omisión presenta la aplicación, el usuario puede incluir aquellos datos adicionales que el Colegio solicite. Para ello bastará con insertar una nueva línea e introducir todos sus datos. Asimismo, se podrán borrar líneas adicionales que el usuario haya introducido en algún momento, pero nunca se podrán eliminar de pantalla datos predefinidos en FARMATIC. Aparecerá resaltada en verde la descripción de aquellos datos que se activen para incluir en el formato, es decir, aquellos para los que se cumplimenten las posiciones que debe ocupar en la línea según se comenta en los campos siguientes.
DESDE : En este campo habrá de indicarse la primera posición que el dato en cuestión debe ocupar dentro de la línea del fichero.
HASTA : En este campo se indicará la última posición que el dato debe ocupar en la línea del fichero.
Si para algún dato no se especifican posiciones "Desde" y "Hasta", se entenderá que no se desea incluirlo en el formato del fichero, haciéndose pues caso omiso de él. La única excepción es el dato de la extensión del nombre del fichero, que en caso de estar definido su valor siempre será tenido en cuenta, aunque no se definan posiciones (son obvias, pues se trata de la extensión del nombre del fichero).
FORMATEO : En este campo se indicará la posición que debe ocupar el dato dentro del espacio reservado para él en el caso de no ocuparlo por completo. Los posibles valores serán: "Izquierda" o "Derecha", según deba ajustarse el dato dentro del espacio reservado. Ahora bien, si no hay separadores en el fichero, todos los campos numéricos que puedan contener decimales (precios) serán siempre formateados a la derecha.
RELLENO : Indicar el carácter que debe utilizarse para completar el espacio reservado para el dato en cuestión cuando éste no lo ocupe por completo. Se podrá hacer uso de cualquier carácter, incluidos espacios. Téngase en cuenta que si es el espacio en blanco el carácter de relleno, al introducirlo en este campo se sustituirá por un guión (-), aunque en el fichero se incluirá el espacio y no el guión.
CONSTANTE : En este campo, no modificable por el usuario, se informará si el dato en cuestión es constante o no. Serán constante datos no variables (todos los añadidos por el usuario, por ejemplo, claves que deban incluirse, etc.) y se consideran no constantes aquellos datos que sí son variables (todos los incluidos en la aplicación, como el número de recetas, fecha de facturación, etc.).
VALOR : En el caso de que un dato sea variable (no constante), en este campo figurará la palabra "Autocalculado" (no pudiéndose modificar), indicando que ese dato será el calculado en el momento de efectuarse la exportación de recetas. En el caso de que se trate de un dato constante, en este campo se podrá introducir dicho dato.
Hasta este punto se han citado los datos que el usuario debe cumplimentar para definir el formato de exportación según las indicaciones dadas por el Colegio. A continuación se incluyen tres campos informativos cuyo objetivo es facilitar la introducción de dichos datos:
-Nº DE CAMPOS HABILITADOS : En este campo se informa sobre el número de datos que se han seleccionado, es decir, aquellos para los que se hayan definido posiciones "Desde" y "Hasta".
ÚLTIMA POSICIÓN SELECCIONADA : Ultima posición ocupada ya por algún dato. Servirá de orientación para ir introduciendo nuevos datos, sabiendo a partir de qué posición pueden incluirse.
EJEMPLO : Según se vayan seleccionando datos, en este campo se irá simulando como quedaría una línea del fichero.
A pie de ventana se dispone de los botones que permitirán efectuar las posibles acciones:
. Botón Inicializar Líneas : Pone las líneas (todas, o las seleccionadas si se ha realizado una selección) a su valor por defecto (posiciones "Desde" y "Hasta" a cero, y elimina los valores constantes introducidos). Si el usuario ha introducido datos adicionales, serán eliminados. Nunca se eliminarán líneas correspondientes a datos preestablecidos por FARMATIC. En estas líneas se inicializarán datos, pero permanecerán visibles en pantalla.
. Botón Cargar Plantilla : Haciendo uso de este botón se podrá seleccionar la plantilla (formato previamente definido) con que se desea trabajar. Una vez cargado, se podrá modificar si así se estima conveniente. Recuérdese que la aplicación incluye las plantillas de algunos de los Colegios. Los ficheros correspondientes a las plantillas de formatos de exportación tendrán extensión EXP, y por omisión se ubicarán en el directorio DATASQL de FARMATIC.
. Botón Crear Plantilla : Mediante este botón se podrá dejar grabado el formato de exportación que se tiene activado para utilizarlo como plantilla cuando ello sea necesario. Así, una vez definido el formato, hacer clic en este botón y dar nombre y ubicación de plantilla. Se recuerda que la extensión del fichero debe ser EXP, y se recomienda la ubicación por defecto (directorio DATASQL de FARMATIC).
. Botón Aceptar : Se deberá hacer uso de este botón para grabar los datos del formato cuando han habido modificaciones. Recuérdese que los datos quedan grabados, pero no se está creando plantilla.
. Botón Cancelar : La utilización de este botón implica abandonar el proceso sin grabar los posibles cambios que se hayan introducido en el formato.
Ruta: Maestros > Aportaciones > Proceso de exportación de recetas
Resumen: Describe requisitos y funcionamiento de la exportación de recetas: se lanza con el botón Exportar de facturación, no factura ni borra bloques, y con T.S.I. difiere según se lance desde Tarjeta Sanitaria o desde Exportación de recetas. Maestros > Aportaciones.
Palabras clave: generar fichero para el colegio, botón exportar, exportar solo bloques completos, requisitos exportación, enviar fichero, recetas tsi exportación, galicia envío físico
Preguntas típicas: ¿Qué necesito antes de exportar recetas? | ¿La exportación de recetas factura o borra los bloques? | ¿Qué recetas T.S.I. se exportan según desde dónde lo haga?
Para poder hacer la exportación de recetas será necesario previamente:
. Tener activada la exportación en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, es decir, haber indicado el Colegio al que se va a exportar en el parámetro "Colegio para Exportación de Recetas".
. Haber indicado la relación entre los tipos de aportación dados de alta en FARMATIC y los códigos de Entidad, Grupo y/o Tipo utilizados por el Colegio.
. Tener definido el formato del fichero para la exportación, donde se habrá especificado nombre que se debe dar al fichero, datos que deben incluirse, estructura, etc.
Solo si se cumplen estos requisitos se podrá proceder con la exportación de recetas. Este proceso deberá ejecutarse desde el proceso de facturación de recetas, donde se dispondrá del botón Exportar. Recuérdese que para acceder al proceso de facturación de recetas debe elegirse APORTACIONES del menú MAESTROS, hacer clic en la pestaña "GRUPOS DE FACTURACIÓN", elegir los que se desee y hacer clic en el botón Facturación.
Se podrán elegir los tipos de aportación a incluir en exportación. Asimismo, será posible indicar si se desea exportar todos los bloques de los tipos de aportación o sólo los que estén ya completos. Si así se desea, se podrá acotar desde qué bloque hasta qué bloque exportar.
Para proceder con la exportación hacer clic sobre el botón Exportar. La exportación generará el fichero que se deberá remitir al Colegio, y contendrá los datos que se hayan especificado al definir el formato del mismo (número de recetas, códigos, cantidades, etc.).
La generación de este fichero no supone una facturación en sí ni la eliminación o modificación de los bloques de recetas. Por tanto, la facturación de recetas deberá efectuarse igualmente cuando corresponda. Lógicamente, una vez facturados los bloques, y por tanto eliminados, ya no será posible su exportación. Por consiguiente, en el tiempo deberá primero generarse la exportación y luego proceder a la facturación de las recetas.
Recuérdese que si se tiene activa la gestión de tarjeta sanitaria individual (T.S.I.) esta exportación de recetas solamente se realizará de aquellas recetas presentes en bloques que pertenezcan a un tipo de aportación que conlleve gestión T.S.I. Las recetas de aportaciones no ligadas a esta gestión no serán exportadas. No obstante, recuérdese que la exportación de recetas T.S.I. puede realizarse también desde el proceso TARJETA SANITARIA. La diferencia entre ambos procesos, en cuanto a exportación de recetas se refiere son las siguientes:
Si la exportación se realiza desde el proceso TARJETA SANITARIA : Se exportarán solamente las recetas T.S.I. que hayan recogidas en ese proceso.
Si la exportación se realiza desde el proceso de EXPORTACIÓN DE RECETAS : Se exportarán todas las recetas que hayan presentes en bloques correspondientes a aportaciones que conlleven gestión T.S.I., aunque no lleven ligados datos T.S.I. por no haberlos introducido. En ese caso, en el fichero generado por la exportación, esas recetas figurarán con los datos T.S.I. a cero.
Por ejemplo, supóngase que se dispensan 4 recetas que entran en bloques, pero solamente se rellenan datos T.S.I. de 3 de ellas. Si la exportación se realiza desde TARJETA SANITARIA, en el fichero de exportación figurarán solamente 3 recetas. Si la exportación se hace desde EXPORTACIÓN DE RECETAS, en el fichero de exportación figurarán 4 recetas, aunque una de ellas no tendrá datos T.S.I.
En el caso de la gestión de recetas T.S.I. de Galicia, en el proceso de exportación de recetas se dispondrá de la posibilidad de efectuar el envío físico de los ficheros al Colegio si se tiene instalado el software TSIFarma. Para ello se dispondrá del botón Envío.
Ruta: Maestros > Aportaciones > Estadillos : Introducción
Resumen: Introduce la gestión de estadillos (documentos Word que los Colegios piden con el resumen de recetas): plantillas, entregas, grupos de aportaciones y enlaces. Pestaña Estadillos de Aportaciones (Maestros).
Palabras clave: estadillos, entregas, plantillas word, enlaces de estadillo, grupo de aportaciones, mostrar marcadores, mostrar índices tablas, documentos word, resumen para el colegio, editar plantilla
Preguntas típicas: ¿Qué son los estadillos y cómo funcionan en Farmatic? | ¿Dónde edito las plantillas de Word de los estadillos? | ¿Qué es una entrega de estadillos?
Todas las farmacias han de enviar las recetas que tramitan al Colegio de Farmacéuticos al que pertenecen. Como el número de recetas que se mueven es muy alto, los Colegios de Farmacéuticos necesitan que periódicamente se les envíe parte de la información de las recetas que van rellenando las farmacias para que no se acumulen todas a final de mes. A estos envíos les denominaremos Entregas. El número de entregas a realizar cada mes depende de cada Colegio. Cada entrega lleva uno o varios documentos especiales que denominaremos Estadillos, en los que se recoge la información sobre las recetas.
Como la elaboración manual de estos estadillos es costosa, tediosa y muy repetitiva, este es un proceso ideal para su automatización. Esta ayuda intenta explicar de una manera general cómo definir y utilizar los Estadillos en FARMATIC WINDOWS. Cada Colegio de Farmacéuticos ha diseñado sus propios estadillos por lo que se ha intentado realizar una Gestión de Estadillos que sea lo suficientemente flexible para dar cabida a todos los Estadillos actuales y a los posibles venideros.
Para la definición e impresión de Estadillos se ha optado por emplear plantillas de Microsoft Word ©. De esta manera se aprovecha las ventajas y la potencia de uno de los editores de documentos más avanzado y más estandarizado del mercado. Esto repercute en un ahorro de tiempo en el aprendizaje, en una mayor facilidad de uso, así como en una mayor calidad de los resultados. Evidentemente será necesario tener Microsoft Word instalado en el sistema. Tan solo será necesario conocer en Word los conceptos de edición, tablas y marcadores.
La Gestión de Estadillos se ha emplazado como una pestaña más dentro de la Gestión de Aportaciones (Menú Maestros/Aportaciones ). En esta pestaña podemos apreciar el grid de las entregas definidas, los habituales botones de Nuevo, Editar y Borrar y los botones de Importar, Documentos y Facturación. Los tres primeros botones son para la edición y mantenimiento de las Entregas. El botón Importar permite la importación de ficheros de estadillos predefinidos. El botón de Documentos nos abrirá la ventana para la gestión y mantenimiento de las plantillas de Word, así como de los estadillos ya creados que son guardados como históricos y que se pueden editar y reimprimir si es necesario. El botón Facturar nos permitirá lanzar el proceso de generación de los Estadillos de una Entrega. Comentar por último que se ha cambiado la posición de alguna de las pestañas para que estas queden de una forma más natural.
FARMATIC WINDOWS ya trae definidas las plantillas necesarias para todos los colegios. Las plantillas de cada colegio se encuentran en un directorio con el nombre del colegio dentro del directorio ..\Farmatic\Estadillos\Plantillas. Estos ficheros son plantillas de Microsoft Word (ficheros con la extensión .dot). Aquellos usuarios que se actualicen FARMATIC Windows tan sólo deberán copiarse las plantillas que vayan a usar desde la zona de descarga www.consoft.es/farmatic dentro del directorio ..\Farmatic\Estadillos\Plantillas.
Si desde la pestaña de Estadillos se pincha sobre el botón de documentos aparecerá la ventana que permite la creación o la edición de las plantillas de Word (pestaña Plantillas Disponibles) y la edición de los estadillos ya emitidos, que son documentos Word (pestaña Estadillos Emitidos).
En cualquier momento podemos cambiar el directorio donde queremos localizar los documentos, pinchando sobre el botón con los tres puntos y seleccionando el directorio que deseemos. Cuando se cierre la ventana de gestión de documentos Word, quedarán como directorios activos para las plantillas y para salvar los Estadillos aquellos que estuviesen seleccionados. Luego es importante cerrar la ventana con los directorios correctos.
Tanto para las plantillas como para los estadillos emitidos, las opciones disponibles son las mismas:
NUEVO: Permite crear una nueva plantilla o un nuevo documentos Word.
COPIAR: Permite copiar una plantilla o un documento en otro fichero con otro nombre. Se abrirá una ventana para la selección del directorio y del nombre del fichero destino; que podrá ser un fichero nuevo o un fichero ya existente. En caso de que se seleccione un fichero ya existente, se nos advierte que el fichero existe y se exige confirmación para la reescritura del mismo.
RENOMBRAR: Permite cambiar el nombre de una plantilla o de un documento. Se abrirá una ventana para que se introduzca el nuevo nombre. Si ya existe un fichero en el directorio con el nuevo nombre aparecerá un mensaje de error y será imposible el renombrado.
EDITAR: Presenta la plantilla o el documento Word en modo edición para que se pueda modificar. Esta opción dejará Word abierto. Cuando no se vaya a emplear más es conveniente que se cierre. Hacer doble clic sobre un documento de la lista equivale a pulsar este botón.
BORRAR: Permite eliminar un fichero tras solicitar confirmación.
VISTA PRELIMINAR: Presenta la plantilla o el documento Word en modo Vista Preliminar. Esta opción dejará Word abierto. Cuando no se vaya a emplear más es conveniente que se cierre.
IMPRIMIR: Imprime la plantilla o el documento Word seleccionado.
En la pestaña de las plantillas aparecen dos casillas de verificación:
. Mostrar Índices Tablas. Si activamos esta casilla, la vista preliminar, la edición y la impresión de una plantilla mostrarán los índices de cada una de las celdas de las tablas que haya en la plantilla y que no contengan texto, así como el número de cada tabla dentro de la primera celda.
. Mostrar Marcadores. En la vista preliminar, la edición y la impresión de una plantilla se mostrarán los nombres de los marcadores existentes en la posición que éstos ocupen.
Esta información será de gran ayuda a la hora de definir Rangos en las tablas o a la hora de definir marcadores, como ya veremos más adelante (Enlaces de Estadillo). Este proceso puede ser algo lento dependiendo de las tablas y de los marcadores que contenga la plantilla.
Así pues, en el manejo de estadillos deben tenerse claros los siguientes conceptos:
Una entrega está compuesta de un conjunto de Estadillos.
Cada Estadillo está compuesto de una plantilla Word, un conjunto de Grupos de Aportaciones y un conjunto en Enlaces de Estadillo.
Cada Grupo de Aportaciones está compuesto por un conjunto de Aportaciones.
Cada Aportación de un Grupo de Aportaciones lleva asociada una Acotación (aunque la acotación se defina global para todas las aportaciones de un Grupo de Aportaciones).
Ruta: Maestros > Aportaciones > Carga de estadillos predefinidos
Resumen: Importa los estadillos predefinidos de un colegio y asigna a cada aportación predefinida la aportación real de la farmacia. Botón Importar en la pestaña Estadillos (Maestros > Aportaciones).
Palabras clave: importar estadillos, estadillos de mi colegio, asignar aportaciones, aceptar multiasignación, estadillos por defecto, cargar fichero colegio, configurar estadillos rápido
Preguntas típicas: ¿Cómo cargo los estadillos de mi colegio ya hechos? | ¿Cómo hago coincidir mis aportaciones con las del estadillo predefinido?
Como la definición de Estadillos es un tema complejo y tedioso, FARMATIC provee de unos Estadillos predefinidos para simplificar al máximo esta tarea. Se puede acceder a la ventana de Carga de Estadillos predefinidos desde el botón Importar en la pestaña de Estadillos. Antes de presentar la ventana, se solicitará la selección de un fichero con el colegio del cual queremos cargar los Estadillos. Si se accede a la pestaña de Estadillos y no hay Estadillos definidos, se pasará directamente a la ventana de carga de ficheros.
Los Estadillos predefinidos se han creado con códigos de aportaciones que difícilmente van a coincidir con los que tendrán cada uno de los usuarios. Por ello se hace necesario asignar para cada una de las aportaciones con las que se han creado los Estadillos predefinidos, la aportación real con la que se va a trabajar. Con este paso previo FARMATIC estará en condiciones de introducir correctamente los Estadillos Predefinidos en el sistema.
A la izquierda de la ventana de carga de Estadillos Predefinidos, aparecerá una lista con las aportaciones del sistema. A la derecha hay una parrilla de explotación con dos columnas. La segunda columna contendrá algunos de los Grupos de Aportaciones definidos para ese colegio. Habrá tantos Grupos de Aportaciones como aportaciones tenga definidas el Estadillo predefinido. En la primera columna se deberá indicar la aportación con la que deberá trabajar ese grupo de Aportación. Se pueden introducir directamente las aportaciones en la primera columna o bien se pueden arrastrar y soltar desde la lista de la izquierda.
Cuando se acaben de asignar todas aquellas aportaciones que se vayan a emplear y se pulse el botón Aceptar, Farmatic introducirá en la base de datos los estadillos predefinidos cambiando todas las aportaciones que tenía por las nuevas que se hayan asignado.
Si se activa la casilla de verificación Aceptar Multiasignación, la primera columna aceptará más de una aportación, sustituyendo la aportación predefinida por todas las que se asignen. En lugar de mostrarse en la primera columna el nombre de las aportaciones se mostrarán los códigos para que se puedan introducir varias.