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Resumen: Proceso de Receta XXI (receta electrónica del SAS/Andalucía): comunicación con el Colegio y el programa del SAS, parámetros, dispensaciones, documento probatorio, conciliación y listados. Menú Aportaciones (o Ventas > Receta XXI).
Palabras clave: receta electrónica andalucía, sas, documento probatorio, formato 2017, listado de dispensaciones, comunicación ftp, terminales, interoperabilidad, conciliación obligatoria, fichero rxxi, folio, precintos, duplicados
Preguntas típicas: ¿Cómo configuro Receta XXI en Farmatic? | ¿Cómo imprimo el documento probatorio? | ¿Qué hago con ficheros de dispensación duplicados? | ¿Cómo paso las dispensaciones de Receta XXI a ventas?
En el proceso RECETA XXI ubicado en el menú APORTACIONES que se habilita una vez dentro del proceso APORTACIONES del menú MAESTROS, se dispone de todas las opciones necesarias para efectuar con el Colegio el envío/recepción de toda la información que se exige en cuanto a la dispensación realizada con Receta XXI del S.A.S. (Servicio Andaluz de la Salud). Para más información sobre la generación de esta información véase el apartado RECETA XXI del proceso de ventas.
También se puede entrar directamente a este proceso desde RECETA XXI del menú VENTAS.
Así, en este proceso, se incluyen los siguientes puntos:
PARÁMETROS
El botón disponible en este proceso da acceso a los aspectos de parametrización propios de Receta XXI. Así, al hacer uso de él se accede a una ventana en la que se dispone de las siguientes pestañas:
PESTAÑA "COMUNICACIÓN FTP" : Donde se cumplimentarán los datos relativos a la comunicación con el Colegio, datos éstos que el propio Colegio proporcionará a la farmacia: dirección IP del servidor, puerto, usuario, contraseña, directorio de conexión y opciones para la transferencia de archivos (modo Ascii o binaria, modo pasivo, seguridad SSL, soporte tara TLS 1.2 y superiores, activación de servidor SFTP, etc.). Téngase en cuenta que se podrán configurar servidores FTP diferentes para el envío de datos al Colegio y para la recepción de datos del Colegio, si así se requiere. A este FTP se envían tanto las dispensaciones andaluzas como del resto de Comunidades Autónomas (Interoperabilidad).
PESTAÑA "TERMINALES" : Puesto que en los ficheros que la farmacia ha de enviar al Colegio se identifica número de terminal, en este apartado se da opción a ligar a cada puesto de trabajo de la farmacia un número de terminal de forma que se distingan los ficheros correspondientes a las dispensaciones realizadas por cada puesto de trabajo. Si no se desea hacer esta distinción, no se asignará número a puestos, sino que sólo se asignará un número de terminal por omisión.
PESTAÑA "APORTACIONES" : En este apartado se permite asociar tipo de aportación de Farmatic según combinación de tipo de paciente, C.N./P.A., aportación de producto y familia. Asimismo, a cada aportación se le podrá asociar un grupo definido por el S.A.S., de forma que podrá realizarse conciliación por grupos, según se comenta más adelante. Sólo se hará uso de esta asociación en el momento de la dispensación, para que en la ventana de VENTAS MOSTRADOR se asuma automáticamente el tipo de aportación según dispensación. Por tanto, esta asociación no es obligatoria. La asociación se realizará de forma independiente para recetas electrónicas de Andalucía y para recetas electrónicas de interoperabilidad (otras Comunidades Autónomas). Asimismo, en ambos casos se diferenciarán las recetas electrónicas de las manuales. Asimismo, a cada aportación se le podrá asociar un grupo definido por el S.A.S., de forma que podrá realizarse conciliación por grupos, según se comenta más adelante.
PESTAÑA “INTEROPERABILIDAD” : Valga todo los dicho en la pestaña “APORTACIONES”, con la salvedad de que en este punto los tipos de aportación que se definan se utilizarán en dispensación de recetas de otras Comunidades Autónomas (es decir, recetas no andaluzas).
PESTAÑA "DOC. PROBATORIO" : Incluye todos los parámetros relacionados con los Documentos Probatorios:
Titular de la Farmacia para Documento Probatorio (es decir, nombre del farmacéutico que debe figurar en dicho documento)
Utilizar nuevo Documento Probatorio en Formato 2017. Si no se activa el documento probatorio será acorde al Acuerdo de 3 de Abril de 2009. Si se activa se utilizará el formato aprobado por el SAS en 2017, que respecto al anterior formato incluye estos cambios:
Permite adherir hasta siete cupones (uno más que con formato anterior).
Permite la impresión en una misma hoja de distintos ficheros RXXI y de distintos pacientes.
Incluye en la cabecera un código de barras EAN128 (22 caracteres) que incluye: código de farmacia (5 dígitos), NICA (5 dígitos), número de hoja o folio del mes (4 dígitos) y fecha (8 dígitos).
La activación de este formato 2017 implicará la deshabilitación de algunos campos, que no son necesarios o compatibles (por ejemplo, ‘Omitir nombre del paciente’, ‘Sólo remarcar en negrita el artículo dispensado’…). Con este nuevo formato activo, se dispondrá de los siguientes checks:
‘Un Documento por Fichero de Dispensación’:
. Activado: cada fichero de dispensación se imprimirá en un único documento probatorio (como en formato anterior).
. Desactivado: Todas las dispensaciones del día se incluirán en un mismo documento probatorio. Al cambiar el día, cambiará el número de folio.
‘Avisar si existen Probatorios de ayer, pendientes de Imprimir’: Si se activa este check,
al entrar en Farmatic desde cualquier puesto de trabajo se presentará un aviso si hay por imprimir documentos probatorios Formato 2017 del día anterior (entendiéndose por ‘ayer’ el último día en que se haya trabajado con Receta XXI y no el día de ayer estrictamente), dándose opción a imprimirlos en ese momento.
‘Imprimir Leyendas en la ubicación del Precinto’: Si se activa este check, en el documento probatorio se incluirá la leyenda ‘Modificación’ en caso de prescripciones de ficheros .MOD, y/o los motivos de sustitución indicados al dispensar. Por defecto este check no estará activo, pues la normativa del CACOF indica que no se deben incluir estas leyendas en el documento probatorio.
Durante el día, si se tiene dicho que se debe "Imprimir documento probatorio al finalizar la venta", se imprimirán sólo las hojas que se vayan completando con 7 dispensaciones. Si un fichero RXXI no logra completar la hoja del nuevo documento probatorio al finalizar la venta, se advertirá al usuario para que entienda porque no se va a imprimir nada en ese momento. Puede suceder también que sólo se imprima una parte del fichero RXXI que se acaba de dispensar, ya que sólo esa parte ha completado una hoja del documento probatorio. El resto de precintos de este fichero RXXI serán impresos la próxima vez que se complete la siguiente hoja del documento probatorio. Si se tiene activado el nuevo documento probatorio, al pulsar el botón aparecerá el siguiente menú de opciones:
1.- Fichero RXXI Seleccionado: imprime el documento seleccionado, ya sea con el antiguo formato o con el nuevo.
2.- Pendientes de Imprimir (Sólo Filcheros RXXI generados con Nuevo Documento 2017): permite imprimir las hojas de documentos probatorios 2017 pendientes de ser impresas. Esto sólo es válido para los ficheros generados con el nuevo documento probatorio 2017. Puede ser una opción a ejecutar al final del día si se tiene activado el modo de documento probatorio continuo (check ‘Un Documento por Fichero de Dispensación’ desactivado). De elegirse esta opción, se presentará permitirá seleccionar las fechas en las que se quieren imprimir las hojas pendientes.
3.- Desde/Hasta Nro. De Folio (Sólo Ficheros RXXI generados con Nuevo Documento 2017): permite y sólo para los ficheros generados con el nuevo documento probatorio 2017, la impresión de diferentes hojas que por alguna razón quieran volverse a imprimir. Se presentará la siguiente ventana en la que el usuario debe indicar el mes y los folios de ese mes que se quieren imprimir.
Nro. Máximo de Precintos en Documento Probatorio (número máximo de precintos a incluir en un documento probatorio, con un máximo de 6 ó 7, según formato elegido).
Imprimir Documento Probatorio al finalizar la venta en… (indicación de si se desea que al finalizar la venta se imprima el Documento Probatorio de entrega al Colegio y/o ticket con próximas dispensaciones para entregar al cliente, indicándose la impresora a utilizar para ello),
Nro. Máximo de Precintos en Documento Probatorio (se podrá indicar cada cuántos documentos probatorios impresos se desea que se avise, de tal forma que al imprimir un documento probatorio, se avisará de que ya se han impreso ese número de documentos probatorios, para que el usuario pueda agruparlos y prepararlos debidamente para su envío al Colegio, no computándose las reimpresiones de un mismo documento). Se permite imprimir el documento probatorio en formato A4 ó A5 según se indique en la caja desplegable Formato de Impresión (por defecto A4. También se podrá optar por que se pregunte al respecto antes de cada impresión si el documento es vialbe en formato A5, en cuyo caso, antes de imprimirse, si el documento cabe en A5 se presentará un aviso para indicar qué formato utilizar en ese momento).
Avisar cada … Folios de Documento Probatorio (se prodrá modificar el contador de documentos probatorios impresos, para agruparlos en lotes del número que se indique),
Contador actual de Folios en el mes de … (contador actual de dispensaciones en el mes de dispensación. Téngase en cuenta que el contador de folios es mensual, por lo que al realizarse la primera dispensación del mes el contador se reseteará iniciándose de nuevo la cuenta de folios),
Número de Folios en meses anteriores (informa del número de folios del documento probatorio en los doce últimos meses. Por omisión se presenta el último mes. Mediante una caja desplegable se pueden seleccionar el resto de meses para visualizar su contador. Poder consulta este dato facilitará, por ejemplo, su inclusión en estadillos de facturación) e Impresión del Contador de Folios en Documento Probatorio (se podrá indicar que dicho contador se imprima en el documento probatorio o no. Si se opta por imprimir el contador, será opcional que se imprima en código de barras CODE39 al pie de cada página del documento, con el formato que la provincia de Córdoba requiere (2 dígitos de mes, 3 dígitos de código de farmacia, 5 dígitos de contador de mes y 1 dígito de secuencia de documento en el caso de que ocupe más de una hoja), bien impreso en el pie del documento con el rótulo “nro. de orden” o imprimir los dos formatos mencionados).
Será optativo el que no se incluya el nombre del paciente en el documento probatorio, debiéndose activar para ello la caja de chequeo Omitir el nombre del paciente en el documento probatorio. Asimismo, se podrá activar la caja de chequeo Omitir los datos auxiliares al final del documento (en el documento probatorio se omitirán el código de licenciado, nombre del paciente, DNI del adquiriente, régimen de aportación y médico). En el caso de operaciones prescritas por código nacional (no por principio activo) en las que se haya dispensado un artículo diferente al prescrito, siempre aparecerá en el documento probatorio la leyenda “Sustituido conforme a lo establecido en el art. 86 de la ley 29/2006”. Si se desea excluir de la impresión las devoluciones, activar la caja de chequeo No se imprimen los archivos .MOD (devoluciones) desde Ventas (en el supuesto de que sí se impriman, debe tenerse en cuenta que los correspondientes documentos probatorios no llevarán numeración y aparecerá “N/A”). Según acuerdo de la Subcomisión Técnica, entre el Consejo Andaluz y el SAS en reunión celebrada en Junio de 2010, en el documento probatorio se imprimirán tantas líneas de la misma dispensación como unidades dispensadas. Nunca se incluirán más de 6 dispensaciones por página en un documento probatorio.
Cuando sea necesario efectuar un seguimiento de la impresión de documentos probatorios, se podrá activar un log por días donde se registren todas las acciones al respecto. Este log sólo se activará cuando exista la carpeta C:\Archivos de Programa\Farmatic\bin\DocProbatorioLogs (sustituir C:\Archivos de Programa\Farmatic por el directorio donde esté instalado Farmatic, caso de no ser ése).
Tanto el Documento Probatorio como el Listado de Dispensaciones podrán imprimirse por la impresora que el usuario determine, pudiendo ser la impresora de tickets. En ese caso, en cada puesto de trabajo se utilizará la impresora de tickets que tenga asignada. Se podrá optar por incluir sólo lo dispensado, así como a incluir o no en el impreso el nombre y NUSS del paciente. En el caso de tickets, se podrá activar que se imprima en modo abreviado y, en ese caso, si incluir o no el stock actual del artículo (el stock se incluiría en la línea siguiente a la de dispensación del artículo en cuestión).
Debe tenerse en cuenta en relación al directorio para archivos receta XXI, que en dicho campo se indicará el directorio donde se desea que se deposite tanto la información que FARMATIC ha de traspasar a la aplicación del S.A.S. como la información que se traspase desde dicha aplicación a FARMATIC (todo ello desde la opción correspondiente del proceso VENTAS MOSTRADOR). Cabe resaltar que esta ubicación debe coincidir con el directorio de intercambio que se indique en el apartado correspondiente de la aplicación del S.A.S.
De otra parte, se permite obligar a la conciliación de líneas de receta XXI para que éstas puedan ser pasadas a ventas y a la web del SAS. Para ello, se dispone de dos parámetros:
. Conciliación Obligatoria en Ventana de Receta XXI : Es el parámetro a activar si se desea forzar a la conciliación. En ese caso, en la ventana de dispensación de receta XXI, si se acepta o se intenta exportar, se muestra un aviso si hay líneas sin conciliar advirtiendo que no serán exportadas ni pasadas a ventas. Se dará opción a proseguir con el proceso, pero debe tenerse en cuenta que sólo pasarán a ventas (o se exportarán) las líneas conciliadas. Las no conciliadas desaparecerán de la ventana de receta XXI.
. Conciliación sólo con Scanner : Independientemente de que se haya activado o no la conciliación obligatoria, se puede activar este parámetro. Implicará que sólo se puedan introducir los artículos a conciliar vía lectura de su código, pero nunca manualmente. Debe tenerse en cuenta que si se realiza introducción de un artículo a conciliar mediante lectura datamatrix, la conciliación del resto de unidades de ese producto se deberá realizar también mediante datamatrix, no EAN13.
Por último, se parametriza el que se traten o no como dispensación de Receta XXI las líneas que previamente se hayan introducido sin tipo de aportación en la operación de venta.según se active o no el check Sólo asignar automáticamente Líneas de Venta sin Aportación a Prescripciones RXXI. Si se activa, cuando se pasen a la ventana de ventas las dispensaciones de Receta XXI, no se asignarán nunca a líneas de venta ya introducidas que no tengan asignado tipo de aportación. Si se deja desactivado, sí se podrá asignar dispensación de Receta XXI a líneas previas que tienen asignado un tipo de aportación (es decir, se interpreta que se quiere dispensar por Receta XXI el medicamento que ya se había introducido en la venta).
Cuando se detecten ficheros de dispensación de Receta XXI con el mismo nombre o con el mismo contenido, se preguntará al usuario si pasarlo o no a ventas de Farmatic, se pasará directamente o se eliminará, según se indique en el parámetro Acción ante Fichero RXXI duplicado.Las posibles alternativas son:
……….. Preguntar: Opción por omisión. Se preguntará al usuario si desea o no pasar a ventas el fichero de dispensación detectado como duplicado.
……….. Eliminar: Cuando se detecte un fichero duplicado se eliminará de forma trasparente para el usuario.
……….. Aceptar: El fichero se pasará a ventas, debiéndose tener en cuenta que:
……………….. - Cuando se detecte un fichero con el mismo nombre se pasa a ventas, si bien no se grabará en base de datos de Receta XXI puesto que ya existe.
……………….. - Cuando se detecte un fichero con el mismo contenido pero con distinto nombre, se pasa a ventas y sí se grabará en base de datos de Receta XXI puesto que no existe.
En el parámetro Precio Facturación de Ficha como PVP en Venta será donde se indique si se ha de aplicar o no del precio de facturación del artículo como PVP en la dispensación, pudiéndose optar por que no se utilicen nunca los precios de facturación de artículo, que sí se utilicen sólo en caso de parafarmacia, sólo en caso de especialidades, o en ambos casos.
Mediante el parámetro Dispensación de Robot en Ventana de Receta XXI se podrá indicar si se desea poder hacer gestión de robot dispensador desde la ventana intermedia de Receta XXI al hacer dispensaciones. Si se activa, se podrá activar o no el parámetro Forzar Modo Lotes en Ventana de Receta XXl, en cuyo caso aunque el robot no esté configurado en Modo Lotes, en la ventana intermedia de RXXI sÍ se actuará de este modo para que el usuario una vez tenga listas las dispensaciones que realmente quiere pasar a ventas, pueda pulsar el botón de solicitud al robot.
Se parametriza la visualización de observaciones de artículos en la ventana intermedia de Receta XXI. Para que se visualicen se debe activar el parámetro Mostrar Observaciones de Artículo en Ventana de Receta XXI. Ahora bien, solamente se mostrarán las observaciones que estén definidas para ser mostradas en ventas. Se mostrarán al introducir el artículo en cualquiera de las formas posibles dentro de la ventana intermedia de Receta XXI (manualmente, lectura scanner, importación, búsqueda, etc.). Solamente se mostrarán en la primera introducción del artículo.
El parámetro Solicitar H.C.P. Siempre permite indicar si en cada dispensación de receta de mutua se ha de solicitar o no la introducción de hoja de cupones en la ventana intermedia de Receta XXI.
También se incluye el parámetro Comunicar H.C.P. al trasladar información al SAS desde la Gestión RXXI de Ventas. Por defecto estará desactivado. Si se activa, al aceptar la dispensación o exportar información al SAS desde la ventana intermedia de Receta XXI, si hay dispensación de recetas de mutuas (Isfas, Muface o Mugeju) que sean financiables se solicitará la introducción de la hoja de cupones. Además, se pasará al SAS (es decir, se incluirá en el fichero .EXI) tanto el número del HCP como el CNP del médico. Esta gestión es de aplicación tanto en recetas de Andalucía como en Interoperabilidad. Si el parámetro está activo y no se introduce HCP en dispensaciones que lo requieren, se mostrará un aviso y no se permitirá proseguir sin introducirlo.
En todos los puntos donde se maneja el código de hoja de cupones (ventas, bloques de receta…), se comprobará si el HCP indicado ha sido ya utilizado en un mes distinto al actual, en cuyo caso se mostrará una advertencia y se pedirá conformidad para proseguir manteniendo esa hoja.
ACTIVACIÓN / DESACTIVACIÓN DEL SERVICIO DE COMUNICACIONES
Para que pueda establecerse comunicación entre la farmacia y el Colegio debe estar activo el servicio de comunicación Receta XXI. El mismo sólo puede activarse desde el servidor de FARMATIC, haciendo clic en el botón .
Del mismo modo, cuando se desee cerrar la comunicación, desde el servidor de FARMATIC se deberá hacer uso del botón .
ENVÍO DE FICHEROS AL COLEGIO
En la zona superior de la ventana se muestra una parrilla donde figurarán los ficheros que contienen las dispensaciones que se han hecho del S.A.S. aceptándolas en su web (ficheros .DIS originados cuando desde la web del S.A.S. se aceptaron las dispensaciones que se iban a realizar), así como los ficheros de dispensación de otras Comunidades Autónomas. Estos ficheros son los que hay que enviar al Colegio.
Se podrá restringir la consulta a un período de tiempo determinado (hoy, ayer, mes actual, mes pasado, semana actual, semana pasada, un período libre, etc.). Por defecto se mostrará la información del día actual.
Recuérdese que sólo se envían al Colegio las dispensaciones y modificaciones aceptadas en la web del S.A.S., se hayan reflejado o no sus correspondientes ventas en FARMATIC (si bien lo correcto será que dichas ventas sí fueran registradas en su momento).
De cada fichero de dispensación se dan sus datos (nombre, número de S.S. del paciente, licenciado que dispensó, número de terminal por el que se realizó, fecha y hora de dispensación y si está o no enviado ya al Colegio, indicándose también fecha y hora del envío en su caso).
Si el servicio de comunicación Receta XXI está activo, el envío de los ficheros no enviados se realizará de forma automática con la periodicidad que el usuario determine, puesto que puede especificar cada cuántos días, cuántas horas y/o cuántos minutos enviar. Asimismo, en cualquier momento se puede forzar el envío tanto de ficheros no enviados como de ficheros enviados ya, seleccionándolos en la parrilla y haciendo uso del botón .
También hay que recordar que los ficheros conteniendo las devoluciones de prescripciones notificadas por el SAS y gestionados en la farmacia desde VENTAS MOSTRADOR (ficheros .MOD) también serán incluidos en el envío realizado al Colegio.
Del mismo modo, si se hubieran realizado comunicaciones de dispensaciones vía Call Center (vía telefónica por imposibilidad de acceso a la web del SAS) los ficheros que se generaron conteniendo esas incidencias (ficheros .INC) también serán enviados al Colegio para que esas dispensaciones también sean incluidas en la facturación.
Periódicamente el Colegio enviará a la farmacia una notificación de haber recibido los ficheros de dispensación que se le enviaron. El Colegio suele realizar un envío diario de estas confirmaciones. Así, en la parrilla mencionada donde figuran los ficheros de dispensación se pueden dar estas tres situaciones:
Líneas negras: dispensaciones de las que el Colegio aún no ha notificado su recepción (mediante fichero resumen tipo TXT), pero no se considera una situación extraña pues aún no se ha cumplido el plazo para ello.
Líneas rojas : dispensaciones de las que aún no se ha recibido notificación de su recepción (fichero resumen tipo TXT), cuando ya se debiera haber recibido la misma.
Líneas verdes : dispensaciones de las que ya se ha recibido notificación de recepción por parte del Colegio (es decir, fichero resumen tipo TXT).
Así pues, el envío de ficheros al Colegio desde la oficina de farmacia quedaría esquematizado como sigue:
Nota: Si se recibe un fichero (SOL, DIS, MAN o INC o sus equivalentes en Interoperabilidad XSOL, XDIS) que ya figura como dispensado para el mismo paciente (NUSS) se avisará de ello, dándose opción a obviarlo o a visualizar su contenido. Si se opta por visualizar el contenido, se podrá registrar o no la venta en Farmatic, a juicio del usuario, si es que en su momento no se registró. Ahora bien, aunque se registre la venta en Farmatic, ya no pasarán los datos a Receta XXI (documento probatorio, etc.), pues ya pasaron en su momento.
Si ya iniciada una venta con líneas asociadas a Receta XXI, se recibe nueva información de Receta XXI (fichero .DIS) que hace que alguna de esas líneas ya no esté ligada a Receta XXI (por ejemplo, por no haberse aceptado una determinada sustitución), se emitirá un aviso para que sea el usuario quien determine si quitar o no de la venta esa línea que no se va a incluir como dispensación de Receta XXI.
RECEPCIÓN DE FICHEROS ENVIADOS POR EL COLEGIO
En la zona inferior de la ventana se muestra una parrilla con los ficheros enviados por el Colegio a la farmacia en confirmación de los que ésta le ha enviado (ficheros .TXT). Situándose sobre un fichero se podrá visualizar su contenido haciendo uso del botón . Una vez se está visualizando el contenido, si se desea puede guardarse esta información generando un fichero de texto , debiéndose para ello hacer clic sobre el botón Guardar y dar el nombre deseado para el fichero que se va a generar.
La recepción de estos ficheros se puede programar indicando cada cuántos días, horas y/o minutos establecer la comunicación con el Colegio para ello (el Colegio permite recoger ficheros cada hora). Asimismo, se puede forzar la recepción en cualquier momento haciendo uso del botón . Por supuesto, para que se puedan realizar recepciones, tanto automáticas como forzadas, se debe tener activo el servicio de comunicación Receta XXI.
Así pues, el envío de ficheros del Colegio a la oficina de farmacia queda esquematizado como sigue:
DOCUMENTO PROBATORIO
Desde este punto se puede obtener el Documento Probatorio de cualquiera de los ficheros de dispensación a enviar al Colegio, seleccionándolo en la parrilla superior y haciendo uso del botón . Dicho documento se visualizará por pantalla dándose opción a su impresión.
En cumplimiento del acuerdo de tres de Abril de 2009 entre el Servicio Andaluz de Salud y el Consejo Andaluz de Colegios Farmacéuticos (cuya entrada en vigor es en Junio de 2009), el documento probatorio cumple con los siguientes requisitos:
- Inclusión de un código de barras indicando el número de dispensación.
- Inclusión en cabecera del nombre y apellido del titular de la farmacia.
El uso de los documentos probatorios cumpliendo estos requisitos se puede activar/desactivar en la pestaña "DOC. PROBATORIO" de la ventana de parámetros de Receta XXI. Si se desactivara, se obtendrían los documentos probatorios atendiendo al formato anterior a la entrada en vigor del mencionado acuerdo (sin código de barras y sin mención en cabecera del titular de la farmacia).
En caso de que se activen, en ese mismo punto se podrá indicar el titular de la farmacia (por defecto aparecerá el nombre de la farmacia especificado en CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS).
Debe tenerse en cuenta que los códigos de barras que se visualizan en la vista preliminar del documento no son legibles. Es decir, si se visualiza el documento por pantalla y desde allí se manda a impresora, los códigos de barra que se impriman no podrán ser leídos por los scanners. Por lo tanto el documento ha de ser lanzado directamente a impresora.
Cuando el documento es impreso durante la venta, automáticamente se lanza directamente a impresora. Pero, puesto que cuando se lanza desde el Monitor de Receta XXI, primero se realiza una vista preliminar, en ese momento se avisará de que si se imprime los códigos de barra no serán legibles.
El documento probatorio impreso por la impresora de tickets no llevará código de barras ya que, según la normativa, sólo los formatos de documento probatorio en A4 ó A5 son válidos para presentar al Colegio.
Indicar que se distingue entre el formato para ficheros .INC de incidencias y los demás ficheros (.MOD y .DIS). Sólo en estos últimos aparecerán los códigos de barras.
Recuérdese que en la pestaña "DOC. PROBATORIO" de la ventana de parámetros de Receta XXI anteriormente comentada, se pueden configurar algunos otros aspectos relacionados con los documentos probatorios: número de contador, impresora por la que obtenerlos, forma de impresión del contador de dispensaciones, contador de dispensaciones en el mes, indicación del número de documentos probatorios impresos a los que se debe avisar, etc.
Nota: Debe tenerse en cuenta que cuando se haya introducido lecturas datamatrix para un producto, las lecturas para conciliar el resto de unidades de ese producto deberán ser también datamatrix, no EAN13.
DOCUMENTO PRÓXIMAS DISPENSACIONES
Haciendo uso del botón se podrá obtener el documento de próximas dispensaciones para entregar al paciente según la información contenida en los ficheros de dispensaciones presentes en la parrilla superior. Al hacer uso de dicho botón se presentará una ventana donde se puede acotar desde qué fecha a qué fecha se desea obtener las próximas dispensaciones, así como indicar si se desea la información de todos los pacientes o de uno en concreto. De optarse por un sólo paciente, habrá de indicarse su número de S.S. ("N.U.S.S.") en el campo correspondiente. En dicho campo, además se dispone de una caja desplegable donde se mostrarán todos los clientes dados de alta en FARMATIC en cuya ficha se haya indicado un número de S.S. coincidente con algún N.U.S.S. englobado en los ficheros de dispensación.
MONITORIZACIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Se dispone de dos pestañas de monitorización: “ANDALUCÍA” y “INTEROPERABILIDAD”. La primera de ella referente a las dispensaciones de recetas de Andalucía y la segunda relativa a las dispensaciones de recetas de otras Comunidades Autónomas (interoperabilidad). En ambas el funcionamiento y las funcionalidades son las mismas.
En la parte inferior de la ventana se muestra el desarrollo de las comunicaciones en cada momento, pudiéndose saber qué tarea se está produciendo: envío, recepción, establecimiento de comunicación, etc., así como el detalle de dispensaciones contenidas en cada fichero que se envía o recibe.
Se dispone de la caja de chequeo “Visualizar también ficheros conciliados” que dará opción a incluir o no en la monitorización dichos ficheros.
Se dispone, asimismo, de la caja de chequeo “Vista Ampliada de Dispensaciones”, cuya activación implicará que se visualicen datos adicionales de la dispensación (paciente, número de prescripción, código y descripción del artículo dispensado, dni del adquiriente cuando proceda, código del médico prescriptor, número de dispensación que consta en la información del SAS, aportación de Farmatic que corresponde con las características del artículo, unidades dispensadas que constan en la información del SAS, número de receta manual (número de matrícula), importe PVP que consta en la información del SAS, importe PVP de referencia que consta en la información del SAS y aportación total del usuario que consta en la información del SAS) y que además se permita la acotación por las diferentes columnas de la parrilla de información. Así, en la vista ampliada, de cada fichero de dispensación se mostrarán todas las líneas que lo componen. Para poder diferenciar cada fichero, se marca con color gris la fila donde empieza el detalle de cada uno.
El estado de la caja de chequeo "Vista ampliada de Dispensaciones" se guardará al salir del monitor de transacciones. Así, la próxima vez que se entre en él se hará con la misma vista utilizada la última vez.
La activación o no del check "Mostrar Información Borrada" determinará si incluir o no en la consulta información ya eliminada.
Si se tiene activo el parámetro Enviar mensajes de alerta del sistema, ahora se notificará por mensajería interna las incidencias que ocurran en los envíos de documento probatorios de Receta XXI. Así, en la máquina servidora de base de datos cada día y al entrar en Farmatic se comprobará si los envíos están al día (los 50 últimos documentos probatorios están enviados y el último día anterior a la comprobación en que se generaron documentos probatorios se realizó el correspondiente envío). De no ser así, se enviará un email a los vendedores configurados para recibir las alertas del sistema, en el que el asunto será “Error en Envíos de Documentos Probatorios” y el texto será
Asimismo, se realizará la comprobación en cualquier máquina cuando se entre en el monitor de Receta XXI. En caso de no estar los envíos al día, se emitirá un aviso.
CONCILIACIÓN
Se incluye la posibilidad de conciliar las recetas del SAS con bloques de recetas o ventas, es decir, efectuar una comparación entre el número de recetas del SAS y el número de unidades vendidas con recetas (caso de conciliación con ventas) o el número de recetas que existan en bloques de recetas (caso de conciliación con bloques). Para efectuar una u otra modalidad de conciliación basta con activar la pestaña correspondiente.
Inicialmente, cuando se entra en el monitor se mostrarán todos los ficheros de dispensación que se encuentren en las fechas indicadas. En esta situación, la eliminación de información supondría la eliminación de la información, conciliada y no conciliada, que se encuentre entre las fechas indicadas.
No obstante, es posible realizar una conciliación haciendo uso del botón . Este botón permanecerá presionado y la información conciliada mientras no se vuelva a pulsar. Una segunda pulsación volvería a desactivar la conciliación.
Así, mediante la presión del botón se podrá verificar la coincidencia entre las dispensaciones enviadas al Colegio por la farmacia (ficheros .DIS) y las confirmaciones de su recepción enviadas a su vez por el Colegio (ficheros .TXT), a fin de poder saber qué incidencias puedan haberse dado.
Se podrá restringir el proceso a la información correspondiente a un período de tiempo determinado (hoy, ayer, mes actual, mes pasado, semana actual, semana pasada, un período libre, etc.). Por defecto se conciliará la información de los últimos 10 días.
La conciliación se podrá acotar a ciertas aportaciones: Todas las aportaciones definidas por el SAS, las asociadas a determinados grupos del SAS (véase apartado de parametrización), una aportación concreta definida por el SAS, las englobadas en ciertos grupos de facturación definidos en Farmatic o una determinada aportación definida en Farmatic. Elegir la opción deseada activando el botón radio correspondiente.
Asimismo, se podrá efectuar la conciliación de todas las recetas, sólo las de Andalucía o sólo las de interoperabilidad (de otras Comunidades Autónomas), según los checks que se activen en el apartado ‘Rango’.
Para la conciliación se tendrán en consideración los datos de NUSS o número de Seguridad Social del paciente, fecha y hora de dispensación. Ahora bien, en provincias en las que se omita o enmascare el NUSS, para la conciliación no se tendrá en cuenta este dato, sino la fecha y hora de dispensación junto con el cotejo de algunas líneas de la dispensación.
Estando la información conciliada (botón presionado) la eliminación de información irá referida, a la información conciliada, la no conciliada o ambas. Obviamente, la caja de chequeo "Visualizar también ficheros conciliados" no estará habilitada cuando se esté trabajando sin conciliación.
En recetas manuales, se guarda el código de receta para poder ser utilizado en la conciliación de factura única. Así, en la conciliación, si la dispensación tiene asociado un identificador, se utilizará éste. Pero si no lo tiene, se comprobará si tiene código de receta manual asociado, utilizándose éste para la conciliación en segunda instancia. Es decir, si se identifica medicamento + código de receta manual, se dará por buena la conciliación.
Se permite anular lecturas de artículo en el proceso de conciliación, para poder corregir introducciones realizadas por error sin tener que reiniciar la conciliación. Para anular una lectura ya realizada, hacer clic en el botón y volver a realizar la lectura, con lo que esa unidad será eliminada de la conciliación. Indicar que la activación del botón se mantiene activa sólo para una lectura. Si se desea corregir otro producto, se deberá pulsar de nuevo el botón y proceder a su lectura.
RESUMEN DE FACTURACIÓN
Se dispone del botón que permite consultar un resumen de facturación de los datos de los ficheros del SAS.
Este resumen irá referido siempre a las recetas que se estén visualizando en este momento. Es decir, cambiando el período de consulta, se obtendrá un resumen de dicho período.
Este resumen informará sobre unidades, importes a PVP y PVP de Referencia, así como importes de aportación. Estos datos son obtenidos de los ficheros del SAS (dispensaciones, devoluciones, etc.).
Será optativo que dicho resumen se agrupe o no por los grupos de aportación SAS que se tengan definidos. Sólo aparecerán en el resumen las aportaciones o grupos que tengan recetas en el período al que se refiera el resumen. Si se opta por agrupar la información por grupos, las aportaciones que no estén asociadas a ningún grupo del SAS aparecerán como grupo N/A (no asignado).
Si se desea que se muestren por separado las dispensaciones de Andalucía de las de otras Comunidades Autónomas (Interoperabilidad), se deberá activar el check “Separar Interoperabilidad”.
Se permite proteger el acceso al resumen de facturación ( ). La protección se establecerá desde el proceso MAESTROS -> PROTECCIONES.
BORRADO / ELIMINACIÓN DE INFORMACIÓN
Se puede borrar información de ficheros de dispensación, de forma que ésta quedará fuera del circuito habitual, pero podrá ser consultada y recuperada. El borrado se realizará mediante el botón .
Se podrá visualizar la información borrada, tanto de ficheros de dispensación a enviar como recibidos desde el Colegio activando el check Mostrar Información Borrada.
La información borrada no puede ser enviada, pero sí se permite el resto de acciones, como la impresión de documentos probatorios, etc.
Si se desea, puede recuperarse esta información mediante el botón , con lo que dejará de ser considerada información borrada.
La información borrada puede eliminarse definitivamente, con lo que ya no se podrá volver a consultar, haciendo uso del botón .
Así, debe tenerse en cuenta que se manejan dos conceptos diferentes:
Borrar información ( ): deja la información fuera del circuito habitual, pero puede ser consultada y recuperada.
Eliminar información ( ): se refiere a eliminar por completo información previamente borrada. Una vez eliminada, ya no podrá volverse a consultar ni recuperar. Se da opción a eliminar entre fechas o toda la información que se está mostrando en el grid. En ambos casos, el borrado elimina tanto la información enviada al Colegio como la información recibida desde éste. El borrado es definitivo, no pudiéndose recuperar la información eliminada.
Las acciones de borrado y de eliminación se harán efectivas cuando se pulse el botón Aceptar, Aplicar o se cambie el estado del nuevo check ‘Mostrar Información Borrada’.
Tanto el borrado como la eliminación, se aplicarán al período de tiempo que se haya establecido en el campo ‘Período’ al hacer la consulta: hoy, ayer, semana actual o pasada, mes actual o pasado, trimestre actual o pasado, semestre actual o pasado, año actual o pasado, período libre). En ambos casos se eliminará tanto la información Conciliada como la No Conciliada.
Ahora bien, si se está consultando la información conciliada (botón Conciliar Datos S.A.S. presionado) se tendrá opción a eliminar sólo la información conciliada, la no conciliada o ambas.
ACTUALIZACIÓN PRESCRIPCIÓN ENFERMERA
Mediante el botón se podrá actualizar la lista de medicamentos dispensables en prescripción enfermera. El nombre de dicha lista es ***Prescripciones Enfermera***, siendo editable desde el proceso GENERACIÓN DE LISTAS del apartado ALMACÉN del menú INFORMES.
Esta lista se habrá creado de forma automática la primera vez que se accediera al monitor de Receta XXI. Se irá actualizando automáticamente.
SELECCIONADOS ANDALUCÍA
: Mediante este botón se podrá generar una lista de artículos con los productos subastados para la provincia de ubicación de la farmacia.
FACTURA ÚNICA
: Mediante este botón se accede a todas las opciones relacionadas con el proyecto del CACOF denominado ‘Factura Única’. Este proceso tiene como finalidad comparar las dispensaciones registradas en Farmatic en un período dado con las dispensaciones registradas por el CACOF en ese período, informándose de las diferencias encontradas. Las dispensaciones registradas en el CACOF que se tendrán en consideración serán las incluidas en un documento de facturación que el CACOF proporcionará a la farmacia.
Para obtener los documentos de facturación proporcionados por el CACOF se debe previamente efectuar una configuración de los aspectos relacionados con la comunicación necesaria para ello, debiéndose tener en cuenta que la obtención de la factura única se compone de un fichero xml que es propiamente la factura, y de un fichero XSD que es un esquema de validación para la estructura del xml. Haciendo clic en el botón Opciones se accede a una ventana en la que se engloban tres apartados a cumplimentar que definen cómo capturar cada uno de estos ficheros, además de poder programar su captura:
“ARCHIVO FACTURA XML”: Indicar modo de captura (lo más habitual será vía Webservices, si bien se puede optar por una captura vía FTP) y código de identificación de la farmacia. Según el modo de captura indicado se deberán cumplimentar los campos necesarios (url del webservices, usuario y contraseña del webservices, fichero y ruta de captura en caso de FTP, opciones de protocolo FTP…).
“ARCHIVO XSD”: Vala lo anteriormente dicho para el caso de la captura del fichero xml, pero referido al fichero xsd.
Cabe señalar que si se opta por vía FTP se darán de alta automáticamente los correspondientes protocolos de comunicación en Farmatic FTP: FacturaUnicaSAS_XML y FacturaUnicaSAS_XSD.
Una vez configuradas las opciones mencionadas, se podrán obtener las facturas haciendo uso del botón . Se solicitará indicar mes y año de la factura que se desea obtener, proponiéndose por defecto el mes anterior al actual.
Una vez obtenida la factura única, mediante el botón Editar se podrá visualizar. En la ventana de visualización se presentan varios apartados.
Un primer apartado visualiza las dispensaciones SAS que existen en Farmatic, correspondientes al período de la factura visualizada. El período de las dispensaciones a visualizar puede ser modificado cambiando las fechas Desde/Hasta de la parte superior. Las dispensaciones que se visualizan son las que serán sometidas al proceso de conciliación con las dispensaciones que consten en la factura obtenida. En color verde aparecerán las dispensaciones conciliadas y en rojo las que no lo estén. Existe un check que permite visualizar sólo las No conciliadas o Todas.
Un segundo apartado visualiza a modo de resumen las diferencias entre ciertos totales de la factura y de las dispensaciones realizadas en Farmatic.
Un tercer apartado se corresponde con la factura obtenida propiamente dicha. La parte izquierda la compone un árbol que muestra la estructura conceptual de la factura. Situándose sobre el nodo ‘Factura’, la parte derecha muestra los totales de la misma y en la parte baja los organismos facturados. Situándose sobre un nodo correspondiente a un organismo (Muface, Isfas…), la parte derecha muestra los totales del mismo y en la parte baja los Grupos de Facturación facturados. Situándose sobre un nodo correspondiente a un Grupo de Facturación (por ejemplo, "Medicamentos sin visado"), la parte derecha muestra los totales del mismo y en la parte baja los Regímenes de Aportación facturados. Situándose sobre un nodo correspondiente a un Régimen de Aportación (por ejemplo, "Aportación Muface" o "Aportación Isfas"), la parte derecha muestra los totales de la misma y en la parte baja el detalle de los medicamentos facturados. Aparecerán en verde los medicamentos conciliados y en rojo los que no lo estén.
El botón , permite guardar en la ubicación que se desee, una copia del fichero XML de la factura.
El botón Imprimir permite imprimir la factura como vista preliminar, y da como opción incluir también en el listado los medicamentos facturados o no.
Por último decir que el botón permite eliminar una factrura.El botón r permite guardar en la ubicación que se quiera una copia del fichero XML de la factura. El botón permite recuperar una factura partiendo de un fichero XML en disco.
Se permite proteger el acceso a factura única ( ). La protección se establecerá desde el proceso MAESTROS -> PROTECCIONES.
GESTIÓN DE RECETAS PENDIENTES
En la ventana de dispensación de Receta XXI se informa si el cliente tiene alguna receta pendiente de los artículos que se le están dispensando.
Si no se ha indicado cliente para la venta en Farmatic, se intentará localizar un cliente que tenga asociado en su ficha el NUSS del paciente al que se está dispensando.
En prescripciones por D.O.E., se comprobará si el cliente tiene alguna receta pendiente de algún artículo perteneciente al mismo Grupo de Precio Menor de la prescripción y si las unidades prescritas igualan o superan a las de esas recetas pendientes. En caso afirmativo, se informará de que hay recetas pendientes coincidentes con la prescripción.
En prescripciones por marca, se comprobará si el cliente tiene alguna receta del artículo prescrito. En caso negativo, se hará la misma gestión que en prescripción D.O.E., es decir, se comprobará si tiene alguna receta pendiente de algún artículo perteneciente al mismo Grupo de Precio Menor que el artículo prescrito y si las unidades prescritas igualan o superan a las de esas recetas pendientes. En caso afirmativo, se informará de que hay recetas pendientes coincidentes con la prescripción.
En ambos casos, si se detectan recetas pendientes para una prescripción, junto al nombre de la misma se mostrará el icono característico de Receta Pendiente: .
Bajo el grid se mostrará un aviso informando del código y descripción del artículo incluido en la receta pendiente encontrada. Esta misma información se visualiza temporalmente al situar el cursor sobre el nombre de la prescripción en el grid.
Por último indicar que se tiene acceso directo a la ventana de visualización de recetas pendientes de Farmatic pulsando
LIBRO RECETARIO ELECTRÓNICO (e-Libro)
Farmatic contempla la gestión electrónica del Libro Recetario, que implica la generación de los documentos PDF con los movimientos recogidos diariamente en el Libro Recetario de Farmatic, y también de documentos PDF conteniendo las diligencias que se introduzcan en el mismo.
Para iniciar su uso, en primer lugar debe activarse y configurarse. Para ello, en el proceso VENTAS -> LIBRO RECETARIO Y ESTUPEFACIENTES -> Pestaña “LIBRO RECETARIO” se dispondrá del botón .
Se abrirá la siguiente ventana donde, para activar la gestión electrónica del libro (es decir, la generación de documentos PDF con los movimientos recogidos), se deberá activar el check ‘Gestión e-Libro’.
También se debe indicar la fecha de activación (por defecto se propone el día en que se activa el check), es decir, la fecha a partir de la cual se incluirán movimientos en el libro electrónico (movimientos anteriores no se tendrán en cuenta para la generación de archivos pdf).
Téngase en cuenta que a la hora de generar los documentos PDF de forma automatizada, se recogerán aquellos registros del Libro Recetario y aquellas diligencias que tengan fecha superior o igual a la fecha de activación y fecha inferior al día en que se está ejecutando la programación de generación de pdf, como se comenta más adelante.
Para poder trabajar con la nueva gestión, también es necesario cumplimentar el resto de campos que incluye la pestaña “PARÁMETROS”
Así, se tendrá que indicar el/los titulares de la farmacia, así cómo el código postal de la localidad de ubicación de la farmacia.
También se tiene que indicar la máquina donde se ubiquen las carpetas de WIndows y certificados de firma necesarios para esta gestión y en la que se ejecute la automatización del libro, si es el caso, y se guarden los ficheros PDF que se generen, según se comenta más adelante.
Por último, se debe seleccionar el certificado electrónico a utilizar en la firma de los documentos PDF que se creen diariamente (tanto de movimientos del libro como de diligencias). En el desplegable 'Seleccionar Certificado' se tienen estas opciones:
Certificados instalados: Estarán disponibles para su selección todos aquellos certificados instalados en el almacén de certificados personales de usuario.
Instalar Certificado en Base de Datos: Se abrirá una ventana donde seleccionar el certificado a instalar (puede estar ubicado en el propio equipo o en un dispositivo de almacenamiento interno, pues se permite seleccionar ubicación del mismo). Una vez elegido, se solicitará introducir la constraseña del certificado. Finalmente, se instalará en la base de datos FarmaticCert.
Certificados en Base de Datos: De elegirse esta opción, en el campo ‘Certificado para Firma de documentos’ aparecerá disponibles todos los certificados guardados en la base de datos FarmaticCert, pudiéndose elegir el que se desea instalar.
Resaltar que la firma se hace automáticamente y de forma interna, no visible para el usuario. Y que que cualquier máquina puede ser la encargada de firmar automáticamente los pdf del Libro Recetario.
Se permite automatizar la gestión del Libro Recetario electrónico, si bien no es un requisito, pues se puede optar por la generación manual. Para automatizarlo se debe activar la pestaña “AUTOMATIZACIÓN” y cumplimentar estos datos:
el campo ‘Tipo’ se debe indicar la modalidad de automatización que se desea adoptar. Son posibles las siguientes alternativas:
Sin Automatización : En este caso, no habrá gestión automática del libro. Será el usuario quien lo genere manulamente cuando estime conveniente. Se recomienda la automatización, de forma que todos los días se genere o, al menos, se avise de que hay que generarlo.
Aviso al arrancar Farmatic : En este caso, cuando se abra Farmatic se emitirá un aviso recordando que se debe generar el libro. No se generará de forma automática.
Aviso desde Farmatic : Si se elige esta opción, cuando sea la hora indicada en el campo “Hora” de esta misma ventana, desde Farmatic se emitirá un aviso recordando que se debe generar el libro. No se realizará esta actualización de forma automática.
Automatizado por Farmatic : De ser ésta la opción elegida (se propone por defecto), cuando sea la hora indicada en el campo “Hora” de esta misma ventana, si Farmatic se encuentra abierto en la máquina indicada en parámetros, se procederá a la generación automática del Libro Recetario electrónico. Esta será la opción por defecto.
El campo ‘Periodicidad’ no es modificable, siendo siempre diaria.
En el campo ‘Hora’ se debe indicar la hora en que emitir el aviso o realizar la generación automática del libro, según tipo de programación elegido. Por defecto se propone las 10:00 h. Obviamente, este campo no ha lugar en el caso de haber optado en el campo “Tipo” por la no automatización o por el aviso al arrancar Farmatic.
Se tiene la posibilidad de que se avise de que no se está generando el Libro Recetario electrónico según lo esperado. Para ello, se dispone del campo ‘Avisar si los días pendientes de generar información oficial es igual o superior a los que aquí se indican’. En este campo se debe indicar el número de días a considerar, de forma que al entrar en Farmatic se avise si lel número de días pendientes de generar el Libro Recetario es igual o supera a lo indicado. El valor por omisión será 0 días, lo que implica que no se avise. Debe tenerse en cuenta que este control solamente se realizará a partir del segundo día tras la activación del e-Libro. Ejemplo de aviso:
Si no se hubiera generado nunca el Libro Recetario, este sería el mensaje:
El botón permite revisar el estado de la automatización. Al hacer uso de él se presentará una ventana donde se informa sobre el tipo de automatización activo, periodicidad, hora, máquina desde la que se generará el libro, fechas de última y próxima ejecución automática, si hoy se va a hacer generación… Si la automatización de la máquina es correcta se informará de ello, al igual que se avisaría si no lo fuera. En dicha ventana es posible también verificar la correcta obtención del IP según el nombre de la máquina, es decir, dada una máquina se proporcionará su IP.
Activando la pestaña “E-LIBRO” se pueden configurar aspectos relacionados con el formato del libro, así como proceder a la generación manual del mismo cuando sea necesario.
Mediante el botón se pueden fijar los mágenes superior, inferior, derecho e izquierdo. Bastará con indicar el valor deseado expresado en píxeles.
El botón permite seleccionar la fuente, estilo tamaño, color, etc. para los textos al generar los archivos PDF del libro.
El botón nos dará opción a seleccionar qué datos se han de incluir en los archivos PDF del libro, así como el tamaño en píxeles y el nombre para la columna correspondiente.
Para generar un fichero PDF con movimientos del libro, bastará con seleccionar el período de tiempo deseado (en los campos Desde-Hasta la fecha) y hacer uso del botón . Se generará un documento PDF para cada día comprendido en el rango de fechas dado. Es decir, si se genera manualmente documento oficial indicando como período desde el 01/01/2025 hasta el 15/01/2025, se generarán 15 documentos PDF con los movimientos del libro de cada día, a no ser que alguno de esos días no haya registros en el libro, con lo que, obviamente, no se generará pdf de ese día.
Si el período de tiempo seleccionado comprendiera días de los que ya se había generado documento oficial, se avisará de ello y se preguntará si se desea volver a generar documento oficial, eliminándose el anterior.
El botón permite obtener por impresora una relación con los movimientos registrados en el Libro Recetario de Farmatic correspondientes al período de tiempo indicado en los campos desde-hasta la fecha. Los campos que se muestren, así como el formato, atenderán a lo configurado, según se ha comentado anteriormente. Ejemplo:
El botón permite editar un documento pdf ya generado y, una vez visualizado, será posible imprimirlo. Para todo ello se utilizará el visor de documentos pdf que se tenga configurado en el sistema.
Los documentos PDF que se van generando se guardan en la ubicación que se haya indicado en el apartado de configuración, como se ha mencionado anteriormente, y de allí se recuperan para su visualización e impresión. Ahora bien, si se borrasen de dicha ubicación por algún motivo, se pueden recuperar desde base de datos mediante el botón .
Cuando se consulta el Libro Recetario de Farmatic, los movimientos que ya están incluidos en un pdf generado y firmado correctamente presentarán el icono junto a su número de libro.
Se podrá ver el documento PDF que contiene ese registro haciendo clic sobre el botón teniendo ese registro seleccionado en el grid de consulta del libro, siempre y cuando se esté visualizando desde la máquina donde se guardan, según se haya configurado.
Para facilitar las consultas del libro se da posibilidad de acotar la consulta según los movimientos estén o no firmados y tengan o no diligencias asociadas.
¿Qué entendemos por diligencia? Cuando un movimiento del libro está ya contenido en un documento pdf generado y firmado, no puede ser en principio modificado. Al editarlo, se visualizarán sus datos en modo de solo lectura. Ahora bien, si fuera preciso su modificación (para corregir un error), se tendrá que ‘abrir diligencia’ mediante el botón disponible en la ventana de edición del movimiento en Farmatic.
Al hacer clic en este botón, se permitirá modificar los datos del registro del libro. Además, se dispondrá del botón para poder indicar un texto explicativo del motivo de esta diligencia.
Cuando se haya efectuado todas las correcciones pertienentes, al grabar el movimiento se creará la correspondiente diligencia:
En la consulta de movimientos del Libro Recetario en Farmatic, aquellos con diligencia asociada presentarán el icono junto a su número:
Se pueden consultar solamente las diligencias activando la nueva pestaña “DILIGENCIAS”:
Desde la pestaña “DILIGENCIAS” del proceso de configuración del libro electrónico ( ) se pueden configurar y realizar acciones relacionadas con las diligencias.
Por ejemplo, se podrán imprimir las diligencias de un período dado. Para ello, indicar el período desde-hasta al que referir la consulta y hacer uso del botón . Con ello se imprimirán los movimientos con diligencias. Ejemplo:
Los márgenes, tipo de fuente y personalización de campos a incluir se podrán configurar haciendo uso de los botones disponibles en dicho apartado:
Por último, indicar que activando la pestaña “HISTÓRICO DE ACCIONES” se podrá consultar todas las acciones que se han producido en relación al Libro Recetario electrónico (acciones de generación, tanto manuales como automatizadas).
Se puede acotar por tipo de línea: Generaciones (tanto manuales como automatizadas), Automatizaciones (sólo acciones internas del proceso de automatización en las que se haya registrado algún error) o ambas.
También se podrá acotar por fechas o períodos de tiempo, siempre teniendo en cuenta que las acciones sólo se conservan 60 días, pasados los cuales, se eliminan automáticamente.
Las líneas correspondientes a acciones que han dado error se mostrarán en rojo.
Por último, indicar que si se lleva gestión de Libro Recetario electrónico, se deshabilita la posibilidad de renumerar el Libro Recetario desde Farmatic. El botón correspondiente aparecerá deshabilitado: .
Asimismo, indicar que los movimientos del libro, así como las diligencias, que ya estén firmados (incluidos en archivo pdf) no podrán ser eliminados a no ser que tengan más de 5 años de antigüedad.
NOTIFICACIÓN DE HOJA DE CUPONES (HCP): SOLO FARMACIAS DE SEVILLA
En farmacias de Sevilla, se notificará el HCP (hoja de cupones) cuando se dispense o anule una receta financiable correspondiente a una mutua pública, ya sea receta de Andalucía o de interoperabilidad.
Así, al finalizar la venta en VENTAS MOSTRADOR de Farmatic, se procederá a la notificación. Si hubiese alguna incidencia al respecto, se avisará dándose opción a reintentar la notificación.
Asimismo, en la ventana intermedia de Receta XXI se dispondrá del botón ‘Notificar HCP Mutua’ (sólo operativo si nos situamos sobre una dispensación financiable de mutua pública de la que aún no se ha notificado su HCP), que permitirá forzar la notificación.
En el grid se incluye la columna ‘Notificado HCP’ donde se indicará Sí o No según se haya notificado o no el HCP de todas las dispensaciones del fichero en cuestión. Esta columna no tendrá contenido cuando se trate de dispensaciones no susceptibles de notificación de HCP.
Si, además, está activa la vista ampliada, se mostrará la columna ‘Posición inicio en HCP’ donde figurará la primera posición del HCP que ocupa esa dispensación.
Si sobre una línea del grid en la que aparezca No en la columna ‘Notificado Hcp’ se clica sobre el botón , se notificará solamente la dispensación o anulación seleccionada de ese fichero de dispensaciones RXXI.
Lo expuesto es de aplicación tanto en la pestaña “ANDALUCÍA” como en “INTEROPERABILIDAD”.
Sólo en el caso de haber forzado la notificación desde Receta XXI y haberse producido una incidencia tras la cual se haya indicado que no se reintente, se dará opción a marcar el HCP como notificado.
Una vez marcado como notificado un HCP no podrá volverse a notificar.