Ruta: Maestros > Gestión de artículos > Sinónimos de artículos
Resumen: Explica los sinónimos de artículos (para pedidos a proveedor y para ventas con códigos de barras) y el proceso masivo SINÓNIMOS en Maestros > Gestión de artículos.
Palabras clave: código de barras, sinónimo para pedidos, sinónimo para ventas, código del proveedor, ean13, ean8, code39, escáner no lee el artículo, código alternativo, parafarmacia sin código nacional, campo aplicación, descripción de sinónimos dedicados a c.b.
Preguntas típicas: ¿Cómo hago que al leer un código de barras distinto se reconozca mi artículo? | ¿Cómo traduzco mi código interno al del proveedor en los pedidos? | ¿Cuál es la diferencia entre sinónimo de pedido y de venta?
En FARMATIC se pueden establecer dos tipos de sinónimos, según se detalla a continuación:
1.- SINÓNIMOS PARA PEDIDOS:
Cada artículo con el que se vaya a trabajar en la oficina de farmacia debe estar dado de alta, asignándole un código de seis dígitos numéricos. En lo referente a aquellos artículos que son especialidades farmacéuticas la codificación está establecida a nivel nacional, por lo que no se plantea ningún problema a la hora de pedírselo a diferentes proveedores, pues ellos estarán utilizando el mismo código que se está utilizando en la farmacia.
Sin embargo, en parafarmacia se dan casos en los que el artículo no tiene un código nacional, por lo que al darlo de alta en FARMATIC hay que asignarle un código de libre definición. Este código puede no coincidir con el que le hayan asignado los centros distribuidores a los que posteriormente se les pedirá este artículo.
Esta situación es fácilmente subsanable si el artículo en cuestión sólo se pide a un centro distribuidor, pues basta con que al darlo de alta en FARMATIC se le asigne el mismo código que esté utilizando dicho centro. Pero puede darse el caso de que este artículo se esté comprando a más de un centro, y que cada uno de ellos haya dado un código diferente al artículo. Por tanto, aún adoptando como código propio el asignado por uno de los proveedores, a la hora de pedírselo a otro se daría un problema de incompatibilidad de códigos.
La solución adoptada en FARMATIC consiste en establecer equivalencias entre el código interno de la farmacia y los códigos de cada uno de los distribuidores. De tal modo que cuando se realice un pedido a un distribuidor se traduzca automáticamente el código propio de la farmacia al código del proveedor. Asimismo, cuando éste envíe la mercancía, se puede introducir ya sea por el código interno, ya por el código sinónimo del proveedor.
Estos códigos sinónimos pueden ser numéricos o alfanuméricos. No se admitirá indicar un mismo código sinónimo ligado a un mismo proveedor para otro artículo.
2.- SINÓNIMOS PARA VENTAS:
Su principal utilidad se encuentra en artículos de parafarmacia que no tienen codificación nacional por lo que cada proveedor les puede asignar un código diferente, con lo cual las cajetillas y envases de estos productos pueden llevar un código de barras diferente según se haya comprado a un proveedor u otro.
Así pues, se trata de dar como sinónimo el código de barras que venga en la cajetilla para que al leerlo con el scanner en el proceso de venta o en cualquier otro proceso (recepción, cartera, etc.) lo traduzca automáticamente al código interno de la farmacia.
Al definir sinónimos de este tipo debe tenerse en cuenta lo siguiente:
Se puede definir cualquier tipo de código barra (EAN13, EAN8, CODE39, etc.).
Los códigos EAN8 y CODE39 siempre son tratados como sinónimos.
Deben ser numéricos.
Téngase en cuenta que la denominación genérica con que se reconocerán los sinónimos para ventas la habrá definido el usuario en el apartado CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, concretamente en el parámetro “Descripción de sinónimos dedicados a C.B.”.
Si bien en el apartado SINÓNIMOS de la ficha de artículo se muestra una parrilla de exploración donde figuran todos los sinónimos dados de alta para el artículo en cuestión, se dispone también del proceso SINÓNIMOS ubicado en GESTIÓN DE ARTÍCULOS en el menú MAESTROS. En él se podrán definir los sinónimos de cualquier artículo, lo que facilita la labor de gestión masiva de sinónimos al no tener que ir entrando en la ficha de cada uno de los artículos implicados.
Para definir un sinónimo bastará con indicar el artículo (bien introduciendo su código o buscándolo por descripción), indicar el código sinónimo y en el campo “Aplicación” indicar si se trata de un sinónimo para ventas o de un sinónimo de un proveedor en concreto.
Ruta: Maestros > Gestión de artículos > Bonificaciones de artículos
Resumen: Explica cómo registrar las bonificaciones y descuentos específicos que cada proveedor ofrece por artículo (unidades regaladas, % o precio), con validez por fechas; se muestran en carteras, pedidos y recepción. Ruta: Maestros > Gestión de artículos > Bonificaciones.
Palabras clave: ofertas de proveedor, unidades bonificadas, regalo del proveedor, descuento de proveedor, inicio de validez, final de validez, cartera, optimizar cartera, recepción de mercancías, 3x2 proveedor
Preguntas típicas: ¿Cómo anoto que un proveedor me regala unidades al comprar un artículo? | ¿Dónde veo las ofertas de proveedores al hacer un pedido? | ¿Cómo caduca una bonificación de proveedor?
En el momento en que se ha de decidir a qué proveedor se efectúa el pedido de una determinada mercancía puede resultar conveniente estar bien informado de si alguno de los posibles proveedores oferta algún tipo de bonificación sobre los productos que van a ser pedidos, bien con unidades bonificadas, bien con aplicación de descuentos específicos (ya sea aplicando un porcentaje de descuento o un precio determinado directamente). Por ejemplo, si un proveedor por la compra de 5 jabones de glicerina regala uno, o aplica un 3% de descuento, o le aplica un precio de 2€..
Por ello, Farmatic incluye este tipo de información en pantalla en el momento en que se está revisando una cartera o un pedido, de forma que el usuario la tenga visible y le sirva de apoyo a la hora de tomar una decisión. Asimismo, se utilizará esta información automáticamente al optimizar carteras y en el momento de la recepción de mercancías.
Desde el proceso BONIFICACIONES englobado en GESTIÓN DE ARTÍCULOS del menú MAESTROS se podrán introducir las bonificaciones y descuentos específicos que cada proveedor disponga sobre cada artículo.
La información sobre bonificaciones se muestra mediante una parrilla de exploración, con todas las opciones que dicho elemento proporciona en cuanto a ordenación de información, acotación, generación de informes, etc.
En esta parrilla habrá una línea por cada artículo y proveedor que tenga información al respecto. Los datos que sobre cada línea se muestran en esta parrilla son los siguientes:
CÓDIGO de artículo.
DESCRIPCIÓN del artículo.
COD. PROV. : Proveedor que ofrece la bonificación.
INICIO VALIDEZ : Fecha a partir de la cual se empezarán a aplicar las bonificaciones y descuentos definidos para ese proveedor.
FINAL DE VALIDEZ : Fecha hasta la que las bonificaciones y descuentos serán válidos. Téngase en cuenta que en los procesos en los que se muestra información sobre bonificaciones y descuentos de este tipo se obviarán aquellos cuya fecha de validez haya prescrito.
DESCRIPCIÓN BONIFICACIÓN : En este campo el usuario puede introducir cualquier texto que le sirva para interpretar en qué consiste la bonificación u oferta. Por ejemplo, “Ofertas Marzo”, etc. Si este campo se deja vacío se cumplimentará automáticamente en base a los datos de base para bonificación y unidades bonificadas.
DESCRIPCIÓN DESCUENTO : Texto identificativo del descuento. Si este campo se deja vacío se cumplimentará automáticamente en base a los datos de base para bonificación y descuento a aplicar.
BASE BONIF. x : Donde x irá de uno a cinco, correspondientes a las 5 posibles bonificaciones diferentes que se pueden definir para cada proveedor. En este campo de cada una de ellas se recogerá la cantidad mínima del artículo que debe ser comprada para que la bonificación se aplique.
BONIF. x: Donde x irá de uno a cinco, correspondientes a las 5 posibles bonificaciones diferentes que se pueden definir para cada proveedor. En este campo se recogerá la cantidad que, por la compra de las unidades indicadas en el campo anterior correspondiente, el proveedor suministrará pero no se tendrá que pagar.
BASE DTO. x : Donde x irá de uno a cinco, correspondientes a los 5 posibles descuentos diferentes que se pueden definir para cada proveedor. En este campo de cada uno de ellos se recogerá la cantidad mínima del artículo que debe ser comprada para que el descuento se aplique.
% DTO. x: Donde x irá de uno a cinco, correspondientes a los 5 posibles descuentos. En este campo se recogerá el porcentaje de descuento que se aplicará por la compra de las unidades indicadas en el campo anterior correspondiente.
Los cinco posibles descuentos se irán aplicando en cascada. Si alguno de ellos debe aplicarse directamente y no en cascada, activar la caja de chequeo NO CASCADA que lo acompaña en la definición de la bonificación.
Si en vez de tratarse de la aplicación de un porcentaje de descuento la bonificación consiste en aplicar un precio determinado de forma directa, activar el check SON PRECIOS. De esta forma, el campo %DTO pasa a denominarse PRECIO para poder incluirlo. En todos los puntos de Farmatic donde se muestren estos precios bonificados, aparecerán bajo el título ‘%Dto/Prec.”, de forma que se identifique que se trata de precio y no de descuento. El valor como tal irá acompañado del símbolo euro (€).
Para dar de alta una nueva bonificación o descuento de proveedor del que aún no se han introducido ninguno de estos datos para un artículo concreto, hacer clic sobre el botón Nuevo. Si el proveedor ya tiene definidos datos de bonificaciones o descuentos sobre el artículo, situarse sobre la línea en cuestión y hacer clic en el botón Editar (o doble clic sobre la línea). Para eliminar una línea (todos los descuentos y bonificaciones de un determinado proveedor), situarse sobre la línea correspondiente y hacer uso del botón Borrar.
Tanto al dar de alta como al modificar líneas se abre una ventana en la que se podrán indicar los citados datos, o modificarlos si ya estaban cumplimentados.
Recuérdese que también se dispone en la ficha del artículo de la pestaña “BONIFICACIONES”, desde donde también se pueden introducir las bonificaciones de ese artículo en concreto.
Asimismo, desde el proceso BASES DE DATOS englobado en GESTIÓN DE PROVEEDORES del menú MAESTROS se podrán también introducir los datos de bonificaciones y descuentos específicos de artículos si el proveedor suministra esta información en soporte magnético.
Ruta: Maestros > Gestión de artículos > Gestión de Laboratorios
Resumen: Describe el proceso Gestión de Laboratorios (Maestros > Gestión de artículos): alta, edición y borrado de laboratorios propios, más los del CGCOF que no se pueden modificar ni borrar, con pestañas General, Persona de contacto, Observaciones y Artículos y botón Consumos.
Palabras clave: laboratorios, fabricante, cgcof, consejo, botón consumos, ventas por laboratorio, persona de contacto laboratorio, nuevo laboratorio, tipo consejo
Preguntas típicas: ¿Cómo añado un laboratorio que no está en la base del Consejo? | ¿Por qué no puedo borrar o modificar un laboratorio? | ¿Cómo veo lo que he vendido de un laboratorio?
Englobado en el apartado GESTIÓN DE ARTÍCULOS del menú MAESTROS se encuentra el proceso GESTIÓN DE LABORATORIOS, mediante el cual es posible dar de alta, modificar y eliminar laboratorios.
Desde el momento en que se instala la base de datos del Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos, todos los laboratorios en ella incluidos serán dados de alta en FARMATIC, si bien los datos que en dicha base se recogen no podrán ser modificados por el usuario, del mismo modo que no podrán borrarse laboratorios incluidos en dicha base.
Además de los laboratorios de la base de datos del C.G.C.O.F., el usuario puede dar de alta tantos laboratorios como precise. En todos los puntos de la aplicación donde se manejen laboratorios no se hará distinción alguna entre laboratorios de creación propia y laboratorios del C.G.C.O.F.
Así, al entrar en el proceso GESTIÓN DE LABORATORIOS se muestra una parrilla en la que figuran todos los laboratorios existentes en ese momento, tanto los incluidos en la base de datos del C.G.C.O.F., como los creados por el propio usuario. De cada uno de ellos se presenta en esta parrilla datos significativos como el código, nombre, teléfonos, fax, email, dirección, etc.
Puede accederse a la ficha de un laboratorio existente situándose sobre él en la parrilla y haciendo clic en el botón Editar.
Asimismo, puede eliminarse un laboratorio situándose sobre él en la parrilla y haciendo clic en el botón Borrar. Ahora bien, téngase en cuenta que no será posible el borrado de laboratorios incluidos en la base de datos del C.G.C.O.F., es decir, laboratorios que en el campo “Tipo” presenten el valor “Consejo”.
Haciendo clic sobre el botón Nuevo se podrá crear un nuevo laboratorio.
Junto a la parrilla de laboratorios se halla también el botón Consumos, que permite el acceso directo al proceso VENTAS POR LABORATORIOS / LISTA a fin de mostrar la estadística de ventas de los artículos ligados al laboratorio seleccionado.
Tanto al editar un laboratorio ya existente como al dar de alta uno nuevo, se accede a una ventana en la que se dispone de cuatro pestañas que a continuación se citan junto con el detalle de datos englobados en cada una de ellas:
PESTAÑA “GENERAL” :
TIPO : Este campo no es editable por parte del usuario, siendo la aplicación quien introduzca el valor que corresponda, pudiéndose dar dos casos: “Consejo” (cuando el laboratorio esté incluido en la base de datos del C.G.C.O.F.) o “Farmacia” (cuando se trate de un laboratorio no incluido en dicha base, sino creado por el usuario).
CÓDIGO : Código con el que se identificará al laboratorio en cuestión. Este campo no será editable en el caso de laboratorios incluidos en la base de datos del C.G.C.O.F., en cuyo caso el código será el asignado en dicha base (recuérdese que en la misma los códigos de laboratorios de parafarmacia se inician con el carácter P y los de los laboratorios de especialidades con E). En el caso de laboratorios creados por el propio usuario, el código sí será editable, constando de 5 caracteres numéricos.
NOMBRE : Nombre del laboratorio. Este campo no será editable en el caso de laboratorios incluidos en la base de datos del C.G.C.O.F.
CALLE en la que se ubica el laboratorio. Este campo no será editable en el caso de laboratorios incluidos en la base de datos del C.G.C.O.F.
COD. POSTAL. Este campo no será editable en el caso de laboratorios incluidos en la base de datos del C.G.C.O.F.
POBLACIÓN. Este campo no será editable en el caso de laboratorios incluidos en la base de datos del C.G.C.O.F.
PROVINCIA. Este campo no será editable en el caso de laboratorios incluidos en la base de datos del C.G.C.O.F.
PAÍS. Puesto que este dato no figura en la base de datos del C.G.C.O.F., siempre será editable.
TELÉFONOS. Este campo no será editable en el caso de laboratorios incluidos en la base de datos del C.G.C.O.F.
FAX. Este campo no será editable en el caso de laboratorios incluidos en la base de datos del C.G.C.O.F.
E-MAIL. Puesto que este dato no figura en la base de datos del C.G.C.O.F., siempre será editable. Una vez cumplimentado este campo, bastará hacer clic con el ratón sobre él para poder enviar un e-mail a esa dirección.
WEB. Puesto que este dato no figura en la base de datos del C.G.C.O.F., siempre será editable. Una vez cumplimentado este campo, bastará hacer clic con el ratón sobre él para poder acceder a dicha web.
PESTAÑA “PERSONA DE CONTACTO” :
NOMBRE de la persona de contacto con el laboratorio en cuestión. Este campo no será editable en el caso de laboratorios incluidos en la base de datos del C.G.C.O.F.
TELÉFONO donde contactar con dicha persona.
E-MAIL : Dirección de correo electrónico de la persona de contacto. Una vez cumplimentado este campo, bastará hacer clic con el ratón sobre él para poder enviar un e-mail a esa dirección.
PESTAÑA “OBSERVACIONES” : Al activar esta pestaña se dispondrá de un espacio donde poder introducir cualquier texto que se estime oportuno. Se dispone en este punto de todas las posibilidades que FARMATIC dispone en relación a la introducción de textos (véase el apartado GESTIÓN DE TEXTOS).
PESTAÑA “ARTÍCULOS” : En esta pestaña figurarán todos los artículos que se tienen dados de alta en FARMATIC y en cuya ficha se ha asignado el laboratorio que se está consultando. De cada uno de ellos se dará su código, su descripción, P.V..P., stock actual y familia a la que pertenece. Estos datos son puramente informativos, no pudiéndose efectuar en este punto ningún tipo de modificación.
Sea cual sea la pestaña que se tenga activa, a pie de ventana se dispone de los siguientes botones:
. Botón Consumos : Permite el acceso directo al proceso VENTAS POR LABORATORIOS / LISTA a fin de mostrar la estadística de ventas de los artículos ligados al laboratorio que se está consultando.
. Botón Aceptar : Permite abandonar la ficha del laboratorio grabando sus datos.
. Botón Aplicar : Permite grabar los datos introducidos pero sin abandonar la ficha del laboratorio que se está editando.
. Botón Cancelar : Permite abandonar la ficha del laboratorio sin grabar dato alguno.
Ruta: Maestros > Gestión de artículos > Situaciones
Resumen: Permite crear y gestionar las situaciones (ubicaciones físicas de los artículos: mostrador, rebotica, estante) y supersituaciones que las agrupan, para consultas y estadísticas por ubicación. Está en Maestros > Gestión de artículos.
Palabras clave: ubicación del artículo, mostrador, rebotica, estante, supersituación, dónde está el producto, localización física, código de situación
Preguntas típicas: ¿Cómo defino dónde está colocado cada artículo en la farmacia? | ¿Cómo agrupo varios mostradores en una supersituación?
El proceso SITUACIONES permite dar de alta, modificar y/o eliminar las posibles situaciones de los artículos (ubicaciones físicas del artículo dentro de la farmacia). Por ejemplo, Mostrador 1, Mostrador 2, Rebotica, Estante 3, etc.
Además, se introduce el concepto "SuperSituación", de forma que se puede asociar a cada situación la supersituación que la engloba. Por ejemplo, se puede tener la supersituación Mostradores que englobe las situaciones Mostrador 1, Mostrador 2 y Mostrador 3.
De esta forma, en todos los puntos de la aplicación donde se pueden hacer consultas por situación, se podrán también hacer consultas por supersituación. Siguiendo con el mismo ejemplo, se pueden consultar las ventas de la supersituación "Mostradores" (incluirá las ventas de las tres situaciones Mostrador 1, Mostrador 2 y Mostrador 3 que engloba) o consultar las ventas de cada una de las situaciones, como se podía hacer ya en anteriores versiones.
Así pues, este proceso permite consultar, modificar, añadir o borrar situaciones y SuperSituaciones. Al acceder a él se presenta una ventana en la que se muestra una parrilla de exploración en la que figuran todas las situaciones dadas de alta hasta el momento. Esta información podrá ser ordenada, acotada, etc. mediante las opciones y operatorias propias de una parrilla de este tipo.
Los datos que se presentan para cada situación son los siguientes:
CÓDIGO : Código con el que se identificará a la situación en lo sucesivo.
DESCRIPCIÓN DE SITUACIÓN : Que el usuario dará libremente de forma que le sea fácil su identificación.
SUPERSITUACIÓN : SuperSituación en la que se engloba la situación en cuestión. Puede quedar vacío si no se desea asociar la familia a ninguna SuperSituación. Las supersituaciones se darán de alta, modificarán o borrarán haciendo uso del botón .
Para asociar una situación a una supersituación, bastará con que en la columna "Supersituación" se indique la misma.
Ahora bien, para poder utilizar supersituaciones, previamente deben darse de alta. Para dar de alta una supersituación se debe hacer clic en el botón . A continuación se debe hacer uso del botón Nuevo, con lo que se habilitará el campo donde introducir la descripción de la nueva supersituación.