Ruta: Maestros > Gestión de artículos > MonoDosis
Resumen: Explica el proceso MONODOSIS (requiere activar el parámetro Gestión MonoDosis): dividir un artículo en componentes jerárquicos (caja, blíster, comprimido) con precio y stock propios para vender por partes. Maestros > Gestión de artículos.
Palabras clave: venta fraccionada, vender por blísteres, vender comprimidos sueltos, unidades en contenedor, gestión monodosis, fraccionar caja, stock de componentes, precio proporcional
Preguntas típicas: ¿Cómo vendo un blíster o unas pastillas sueltas de una caja? | ¿Cómo se descuenta el stock cuando vendo un componente monodosis? | ¿Cómo activo la opción Monodosis?
Si se tiene activo el parámetro “Gestión MonoDosis”, en el apartado GESTIÓN DE ARTÍCULOS del menú MAESTROS se encontrará el proceso MONODOSIS. El mismo permite indicar las diferentes partes en que puede dividirse un artículo para su venta independiente. Por ejemplo, blísteres, comprimidos, etc.
Para un mismo artículo se pueden establecer diferentes divisiones, siendo que las mismas estarán jerarquizadas, entendiéndose que cada componente definido está contenido en el componente anterior (una caja contiene blísteres, los blísteres contienen comprimidos, etc.).
A cada componente se le asignará un precio, que podrá asignarse manualmente o calcularse automáticamente (de forma proporcional al precio del artículo o al precio del componente anterior, o bien como porcentaje de éstos). También se indicará para cada componente cuántas unidades del mismo contiene el componente anterior (por ejemplo, cuántos comprimidos contiene un blíster, o cuántos blísteres contiene una caja), de forma que se controlará siempre el stock tanto del artículo como de cada componente, en función de las ventas que se vayan haciendo de cualquiera de los componentes (por ejemplo, si se venden blísteres se darán también de baja tantos comprimidos y cajas como sea oportuno).
Así, al entrar en el proceso MONODOSIS, se presenta una ventana en la que figura una parrilla superior donde aparecen todos los artículos de los que se ha hecho una división de monodosis. En la parte inferior se muestran las diversas subdivisiones que se han establecido del artículo seleccionado en la parrilla superior.
En la ventana se dispone de los botones que permiten las posibles acciones:
. Botón Editar : Permite consultar y modificar la definición monodosis establecida para el artículo que se tenga seleccionado en la parrilla superior.
. Botón Nuevo : Permite establecer una definición monodosis de un artículo del cual no se había establecido hasta el momento ninguna definición al respecto.
. Botón Borrar : Permite eliminar por completo la definición de monodosis establecida para el artículo seleccionado en la parrilla superior.
Tanto al editar como al crear una nueva definición monodosis, se accede a una ventana donde figuran los siguientes campos:
CÓDIGO, DESCRIPCIÓN, STOCK ACTUAL y P.V.P. del artículo del que se está efectuando la definición de monodosis.
DESCRIPCIÓN : En este campo se introducirá la descripción con la que identificar en el futuro el componente monodosis que se está definiendo. Por ejemplo, Blíster o Comprimido. Se recomienda no utilizar descripciones extensas, puesto que posteriormente las ventas de este componente quedan registradas anteponiendo esta descripción a la propia descripción del artículo (por ejemplo, “Blíster AAS 100 MG 20 COMPRIMIDOS”).
UNI. EN CONTENEDOR : Unidades contenidas en el elemento monodosis del artículo definido inmediatamente anterior. En el caso del primer elemento monodosis que de un artículo se defina, se sobreentiendo que su contenedor es un envase de dicho artículo. Por ejemplo, si se define en primer lugar el elemento Blíster, se tendrán que indicar cuántos blísteres contiene un envase del artículo. Si a continuación se define el elemento Comprimido, habrá que indicar cuántos comprimidos contiene un blíster.
STOCK : En este campo se indica cuántas unidades del elemento monodosis hay en almacén. Por lógica, se mantendrá una relación proporcional entre los diferentes elementos definidos en función de las unidades que cada uno contiene del elemento inferior. Por ejemplo, si de un artículo se tienen 5 cajas, que contienen 2 blísteres de 10 comprimidos cada una, el stock del artículo será 5, el stock del blíster será 10 y el stock de comprimidos será 100.
Al respecto cabe resaltar que los cambios que se realicen en el stock actual de la ficha del artículo provocarán que se recalculen los stocks de los elementos monodosis. De la misma forma, los cambios que se realicen en los stocks de los elementos monodosis tendrán su debida repercusión en el stock actual de la ficha del artículo, donde quedará actualizado el nuevo stock resultante del cambio.
- Absoluto : En este caso el usuario estipula un precio concreto que deberá indicar en el campo “P.V.P.” que se comenta a continuación.
- Proporcional al Artículo : En este caso el P.V.P. del componente se calculará en el momento de la venta en función del P.V.P. del artículo y teniendo en cuenta las unidades de componente incluidas en un envase del artículo.
- Proporcional al Contenedor : En este caso el P.V.P. del componente se calculará en el momento de la venta en función del P.V.P. del elemento monodosis inmediatamente superior y teniendo en cuenta las unidades de componente incluidas en una unidad de dicho contenedor.
- Porcentaje del Artículo : En este caso el P.V.P. del componente se calculará en el momento de la venta en función del P.V.P. del artículo y el porcentaje que el usuario establezca en el campo “P.V.P.” que se comenta más adelante.
- Porcentaje del Contenedor : En este caso el P.V.P. del componente se calculará en el momento de la venta en función del P.V.P. del elemento monodosis inmediatamente superior y el porcentaje que el usuario establezca en el campo “P.V.P.” que se comenta más adelante.
- Si se ha indicado tipo Absoluto : En este campo se debe introducir el precio al que se desea vender el elemento monodosis.
- Si se ha indicado tipo Proporcional al Artículo : En este campo quedará el valor 0, siendo que el precio del elemento monodosis se calculará en el momento de su venta.
- Si se ha indicado tipo Proporcional al Contenedor En este campo quedará el valor 0, siendo que el precio del elemento monodosis se calculará en el momento de su venta.
- Si se ha indicado tipo Porcentaje del Artículo : En este campo se debe indicar el porcentaje a aplicar.
- Si se ha indicado tipo Porcentaje del Contenedor : En este campo se debe indicar el porcentaje a aplicar.
Así se podrán ir introduciendo tantos elementos monodosis como se desee descomponer el artículo para su venta independiente. Podrá observarse que en la zona izquierda de la ventana se muestra un árbol en el que se va recogiendo los diferentes elementos que se vayan definiendo, de forma que se facilita a golpe de vista las diferentes subdivisiones del artículo y su jerarquización.
NOTA IMPORTANTE : Dada la importancia en la jerarquización de los elementos monodosis que se van definiendo para un mismo artículo, se recomienda definir los elementos monodosis empezando por el “mayor” de ellos y continuar con las divisiones inmediatas que pueden establecerse. De esta forma la visualización del árbol será fácilmente interpretable y serán correctos los cálculos de stocks y precios en función del contenedor de cada elemento.
Por último indicar que cuando un artículo tiene definidos elementos monodosis, en su ficha se dispondrá del botón Monodosis, de tal forma que se tenga acceso directo a este proceso MONODOSIS que se ha detallado.
Ruta: Maestros > Gestión de artículos > Lotes de artículos
Resumen: Explica la definición de lotes de artículos para venderlos juntos (packs, promociones, botiquines): opciones Lotes de artículos, Artículos en lotes e Histórico de lotes, con precio, stock, descuento final y componentes. Maestros > Gestión de artículos > Lotes.
Palabras clave: pack de productos, botiquín, vender conjunto, código lote, tipo de lote, recalcular precio en cada venta, lote deshabilitado, componentes del lote, pvp lote, dto final del lote, histórico de lotes
Preguntas típicas: ¿Cómo creo un pack de varios productos con un precio conjunto? | ¿Cómo deshabilito un lote sin borrarlo? | ¿Dónde veo las ventas y movimientos de un lote?
En el apartado GESTIÓN DE ARTÍCULOS del menú MAESTROS se encuentra ubicado el proceso LOTES que permite la definición de lotes de artículos. Un lote no es más que un conjunto de artículos que se desea vender de forma conjunta, por ejemplo, como promoción de ciertos productos, o como lotes de venta habitual a botiquines, etc.
Este proceso consta de las siguientes opciones:
1.- LOTES DE ARTÍCULOS : Al entrar en ella se presenta una ventana en la que se encuentra una parrilla superior en la que se muestran todos los lotes ya dados de alta. En una parrilla inferior se muestran los artículos componentes del lote que se tenga seleccionado en la parrilla superior. Desde esta opción se podrán dar de alta, consultar, modificar y borrar lotes de artículos.
2.- ARTÍCULOS EN LOTES : Opción similar a la anterior con la salvedad de que al entrar en ella, en la parrilla superior se muestran todos los artículos que estén englobados en algún lote y en la parrilla inferior se muestran los lotes en que se incluye el artículo que se tenga seleccionado en la parrilla superior.
En ambas modalidades se dispone en la zona derecha de la ventana de los botones que permiten las tres acciones posibles:
Botón Nuevo : Permite dar de alta un nuevo lote de artículos.
Botón Editar : Permite consultar/modificar los datos del lote que se tenga seleccionado en la parrilla de lotes.
Botón Borrar : Permite eliminar el lote que se tenga seleccionado en la parrilla de lotes.
Tanto al crear como al modificar un lote, se accede a una ventana en la que se dispone de los siguientes campos:
CÓDIGO LOTE : Código que el usuario asignará libremente, teniendo en cuenta que puede ser cualquier código numérico o alfanumérico de hasta 6 caracteres.
DESCRIPCIÓN LOTE : Descripción con la que se desea identificar al lote.
SINÓNIMO : En este campo se puede introducir uno o varios códigos alternativos para identificar al lote. Así, por ejemplo, se puede dar uso a los códigos de barras que muchos lotes comerciales traen de serie. La introducción del código sinónimo puede realizarse manualmente o bien mediante lectura con scanner de dicho código. El código sinónimo admite múltiples longitudes y puede ser alfanumérico. Se podrá usar este código sinónimo en el momento de la dispensación.
TIPO DE LOTE : Si el lote se elabora en la propia farmacia se deberá activar el botón radio “De la Farmacia”. Si, por el contrario, el lote llega a la farmacia ya elaborado, se activará el botón radio “Externo”, disponiéndose entonces del campo “Identificación de Procedencia” donde poder indicar el código del lote asignado en origen.
PRECIO : En este campo figurará el precio de venta del lote. Puede ser introducido directamente por el usuario. De no introducirse, cuando se introduzcan los artículos que componen el lote, se asumirá automáticamente como precio del lote la suma de los precios de venta que se hayan adjudicado dentro del lote a los artículos que lo integran. Una vez creado el lote, su precio puede quedar fijo o bien se puede optar por que se vaya actualizando si se producen cambios en los P.V.P. de los artículos integrantes, según se indique en la caja de chequeo “Recalcular el precio en cada venta”.
STOCK : Stock que se toma como existencias del lote. No se trata de un stock real, sino que viene a representar cuántos lotes se pueden formar con el stock de artículos integrantes que hay en farmacia. El procedimiento por el que se llega a determinar este lote consiste en lo siguiente. De cada integrante del lote se divide su stock actual por el número de unidades que figura en el lote. El mínimo de los valores resultante de estas divisiones será asumido como stock del lote. Ejemplo: supóngase un lote formato por 6 unidades de artículo A (con stock actual de 10), 8 unidades del artículo B (con stock actual de 16) y 1 unidad de artículo C (con stock actual de 4). Se dividiría 10/6 =1,66. 16/8= 2. 4/1 = 4. El valor menor sería 1,66, que se redondearía a 1. Es decir, sólo se podría generar 1 lote. Por tanto, el stock del lote será 1. Ahora bien, si al definir el lote se ha indicado que de alguno de los componentes se incluyen 0 unidades en el lote, puesto que se trata de una situación incoherente se asumirá 0 como stock actual del lote.
RECALCULAR EL PRECIO EN CADA VENTA : Se activará esta caja de chequeo si se desea que los cambios que se produzcan en los P.V.P. de ficha de los artículos integrantes del lote repercutan también en el precio de venta del propio lote. En caso de no activarse esta caja de chequeo, el precio del lote no se verá alterado por los cambios de P.V.P. en ficha que se realicen en los artículos del lote. De optar por que sí haya actualización, debe tenerse en cuenta que la actualización del precio en el lote no se realizará hasta que el lote sea vendido o hasta que el lote sea editado de nuevo. Asimismo, tener en cuenta que si en el momento de la venta, una vez introducido el lote, se modifica algún P.V.P. de alguno de los artículos, este cambio no afectará al precio del lote en esa venta, pero sí en futuras ventas si se ha optado por recalcular precio del lote. Por último, sí cabe destacar el hecho de que si en algún momento el P.V.P. de ficha del artículo fuese 0, no se producirá actualización de P.V.P. del artículo en el lote, sino que se respetará el P.V.P. Lote que se haya introducido para dicho artículo al definir dicho lote.
LOTE DESHABILITADO : Si se activa esta caja de chequeo se da el lote como fuera de uso, de tal forma que no podrá ser utilizado en ventas. Es una forma de eliminar el lote pero sin borrarlo definitivamente.
IMPRIMIR EN TICKET EL PVP DE FICHA : Activar este check si se desea incluir en el ticket de venta del lote de artículos el PVP que los artículos tienen en sus fichas, así como el descuento que supone la venta a precio de lote respecto a precio de ficha. Debe tenerse en cuenta que el descuento se mostrará tanto si es a favor del cliente como si es en su contra (descuento negativo), por lo que el usuario deberá valorar la conveniencia o no de esta modalidad de trabajo. Téngase en cuenta que, en el caso de que se opte por la impresión del lote agrupado, se agruparán los PVP de ficha de los artículos, así como el descuento global que supone el precio de lote respecto a los de ficha.
En la ficha de definición de lote se dispone de 4 pestañas, con lo que en la zona inferior de la ventana aparecerá una u otra información en función de la pestaña que se tenga activa:
..Pestaña “COMPONENTES” : Esta será la pestaña a activar para poder introducir o consultar los artículos integrantes del lote. De cada artículo se tienen los siguientes campos:
CÓDIGO : Código del artículo.
DESCRIPCIÓN : Descripción del artículo.
UNID. : Unidades del artículo que se incluyen en un lote. Cuando se modifiquen las unidades de un artículo presentes en un lote, se preguntará si se desea actualizar el precio del lote. En caso afirmativo se recalculará el precio del lote. En caso negativo, se mantendrá el precio del lote y se recalculará el PVP del artículo en el lote, y en consecuencia, el descuento aplicado.
PVP FICHA : P.V.P. del artículo en su ficha en el momento de la consulta del lote. Este dato no puede ser modificado desde este proceso.
PVP LOTE : P.V.P. del artículo cuando sea vendido como parte integrante del lote. Puede ser introducido directamente por el usuario, o ser calculado automáticamente. Para que se calcule automáticamente a partir del P.V.P. que el artículo tenga en ficha se deberá introducir un descuento en el siguiente campo “% Dto.” que se menciona a continuación.
También se calcularán automáticamente los P.V.P. lote de los artículos si el usuario introduce directamente un importe en el campo “Precio” del lote. En este caso, dicho importe es repartido entre los artículos integrantes del lote proporcionalmente a los PVP Lote anteriores. De no haber PVP Lote anteriores, este reparto se hará proporcionalmente a los PVP de Ficha.
Sea cual sea la forma en que se hallen, la suma de todos los campos “PVP Lote” de todos los artículos que integran el lote será tomada como P.V.P. de dicho lote (campo “Precio”).
%DTO. : En este campo figurará el porcentaje de descuento que aplicado al “PVP Ficha” da como resultado el “PVP Lote”, es decir, el descuento que se está aplicando al artículo cuando se vende como parte integrante del lote. Si se ha introducido directamente el P.V.P. de Lote o éste se ha calculado automáticamente en función de un precio de lote, se calculará automáticamente este descuento. Pero si lo que se introduce es este porcentaje de descuento, se calculará automáticamente el P.V.P. de Lote aplicando este descuento al P.V.P. que figure en la ficha del artículo en ese momento.
STOCK : Stock actual del artículo en su ficha en el momento de la consulta del lote. Este dato no puede ser modificado desde este proceso.
Nº DE COMPONENTES : Número total de artículos diferentes que componen el lote.
TOTAL PVP FICHA : Suma de todos los P.V.P. de ficha de los artículos integrantes del lote.
TOTAL PVP LOTE : Suma de todos los P.V.P. de lote de los artículos integrantes del lote. Será siempre pues el mismo valor que figurará en el campo “Precio” del lote.
DTO. FINAL DEL LOTE : Descuento global que se realiza. Es decir, descuento que aplicado al “Total PVP Ficha” da como resultado el “Total PVP Lote”.
PRECIO / UNIDAD DE MEDIDA : En este campo se puede introducir manualmente el precio por unidad de medida que se desea asignar al lote que se está creando, a fin de que aparezca en sus etiquetas cuando se impriman.
..Pestaña “OBSERVACIONES” : De activarse esta pestaña, se dispondrá de un espacio donde introducir todo aquello que se estime conveniente en relación al lote. Se dispone para ello de todas las opciones que la aplicación presenta en relación a la introducción de textos (para más información véase GESTIÓN DE TEXTOS).
..Pestaña “HISTÓRICO” : De activarse esta pestaña se presentarán los datos referentes al histórico del lote en cuestión. Para más información sobre el histórico de lotes véase el apartado correspondiente más adelante en esta misma ayuda.
..Pestaña “ESTADÍSTICAS” : De activarse esta pestaña se presentará un panel gráfico donde se presentará la estadística de ventas del lote editado. Para más información sobre el manejo de este panel véase EL PANEL GRÁFICO.
3.- HISTÓRICO DE LOTES : En este proceso se dispondrá de información sobre los diferentes movimientos que han tenido los lotes. De cada movimiento se dará la siguiente información:
FECHA : Fecha en que se realizó el movimiento.
HORA : Hora en que se realizó el movimiento.
CÓDIGO : Código del lote afectado.
LOTE : Descripción del lote afectado.
CONCEPTO : Movimiento que se realizó con el lote. Pueden darse los siguientes: “Creación” (alta de un nuevo lote), “Modificación” (cambios en el lote ya existente), “Borrado” (eliminación del lote) y “Venta” (ventas y devoluciones realizadas desde VENTAS MOSTRADOR).
UNID. : Este campo sólo ha lugar en movimientos de ventas. Será las unidades de lote que han sido vendidas (unidades en positivo) o devueltas (unidades en negativo).
PRECIO : Precio del lote en el momento en que se realizó el movimiento en cuestión.
IMPORTE : Este campo sólo ha lugar en el caso de ventas. Será el importe total de la venta (precio en el momento de la venta multiplicado por unidades vendidas). Este importe figurará en negativo en el caso de devoluciones de ventas.
CLIENTE : Cliente al que se le realizó la venta, en caso de que se notificase este dato en su momento.
4.- ESTADÍSTICAS DE ARTÍCULOS EN LOTES : Permite consultar la estadística de ventas de aquellos artículos que están incluidos en algún lote. Por defecto, se muestra al entrar una parrilla en la que figuran todos los artículos que están incluidos en algún lote. Junto a esta parrilla se muestra otra donde se da el detalle de los lotes en los que está incluido el artículo que se seleccione. En la zona inferior se muestra una tabla de consumos del artículo seleccionado.
Ahora bien, también se puede realizar la consulta de artículos de un determinado entorno (estén o no incluidos en un lote), bastando para ello con activar el botón radio “Lista” y seleccionar el entorno deseado (una lista, un grupo terapéutico, un laboratorio, etc.).
La consulta podrá realizarse en ambos casos (artículos en lote o no) por ejercicios, consumo individual cuando el artículo se ha vendido formando parte de un lote, consumo individual cuando el artículo se ha vendido de forma independiente (sin formar parte de un lote) o consumo global (incluyendo tanto las ventas formando parte de un bloque como de forma aislada). Para ello se dispone de la caja de chequeo “Ver”.
También se dispone del la caja de chequeo “Ejercicio” donde indicar el período a consultar.
Por último, se parametriza el que en las facturas impresas a clientes se agrupen los lotes de artículo, sin que aparezca el detalle de los artículos que lo componen. Si se desea que aparezcan los lotes sin detalle de sus componentes, se debe activar el parámetro Imprimir en factura los lotes de artículos agrupados, englobado en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Si se desea que se impriman todos los artículos de los lotes, dejar este parámetro desactivado.