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Resumen: Visión general del proceso Promociones (Maestros > Gestión de artículos): tipos de promoción (descuentos, puntos, euros, bonificación, vale), clientes en promoción, horarios, artículos canjeables, vales, exclusiones, histórico y estadísticas.
Palabras clave: ofertas, descuentos por puntos, tarjeta de puntos, vale descuento, saldo de puntos, saldo euros, clientes en promoción, duración y horario, artículos canjeables, vales promocionales, artículos excluidos de promociones, apunte manual, histórico de promociones, estadísticas de promociones
Preguntas típicas: ¿Qué tipos de promociones puedo hacer en Farmatic? | ¿Cómo consulto los puntos acumulados de un cliente? | ¿Cómo excluyo artículos de las promociones? | ¿Cómo reimprimo o anulo un vale promocional?
En el apartado GESTIÓN DE ARTÍCULOS del menú MAESTROS se encuentra ubicado el proceso PROMOCIONES. El mismo permite la definición de promociones (ofertas) a aplicar en la venta, así como su gestión y consulta. Asimismo permite la determinación de artículos canjeables y el establecimiento de la equivalencia entre puntos promocionales y su valor en euros.
Este proceso consta de las siguientes opciones:
1.- GESTIÓN DE PROMOCIONES : Permite definir las diferentes promociones que se desee aplicar posteriormente en el momento de dispensar. Se pueden definir diferentes tipos de promociones:
."Descuentos" : descuentos que se aplicarán en ventas. Podrán ser descuentos negativos, es decir, cargos.
."Puntos" : puntos acumulables para canjear por productos o regalos.
."Euros" : dinero acumulable en la cuenta del cliente y que reducirá su saldo.
."Bonificación" : artículos o lotes de artículos que se regalarán, pudiéndose establecer que el regalo sea un artículo diferente al promocionado, un lote de artículos o la aplicación de una oferta tipo 3x2 del mismo artículo promocionado (se lleva 3 y paga 2).
. “Vale” : supone que en las ventas en las que sea de aplicación (según la definición que se haga) se emitirá un vale que se entregará al cliente para que pueda utilizarlo en próximas compras en la farmacia. Este vale, según se defina la promoción, equivaldrá a un determinado pago de importe en euros, o en la aplicación de un descuento (para el cálculo de este importe de descuento serán de aplicación las mismas consideraciones que en las promociones normales de descuento, o bien se podrá fijar manualmente un porcentaje de descuento en concreto).
. “Vale Servicio” : supone que en las ventas en las que se aplique la promoción se dará al cliente un vale, por ejemplo, por valor de un tratamiento de estética, dermatológico, etc. Cuando se definan este tipo de promociones, será obligatorio introducir observaciones en las que se describa el valor del vale.
. “Vale Puntos” : permite emitir un vale promocional cuando se den ciertas condiciones en una venta. El vale emitido puede ser por un importe fijo de euros o por un porcentaje de descuento. Estas promociones se aplicarán cuando se identifique en la venta un cliente que tenga acumulados los puntos necesarios para entrar en la promoción, y si se cumple el resto de condiciones de la misma (haber comprado un artículo determinado, que el cliente no esté excluido de esa promoción, que esté dentro de la duración y horario previsto, etc.). Asimismo, en el momento de canjear dicho vale, se tendrán que dar también las condiciones que se definan para que la promoción sea aplicable. Cuando se emita un vale de este tipo, se descontarán los puntos utilizados del monto del cliente.
La aplicación de una promoción puede restringirse a un volumen de venta dado, bien en unidades, bien en importes, o ambos, de tal forma que se aplique la promoción sólo en aquellas ventas que alcancen las unidades y/o importes estipulados.
La definición de una promoción puede ir enfocada a la aplicación sólo en la venta de un artículo en concreto, en la venta de artículos de una determinada familia, artículos incluidos en una determinada lista o artículos englobados en una determinada categoría. Asimismo, puede optarse por aplicar la promoción sólo si además la venta es a un determinado tipo de clientes o bien una determinada categoría de clientes.
Asimismo, la aplicación de una determinada promoción puede restringirse sólo a ventas libres, sólo ventas con receta o a cualquier tipo de línea de venta. Del mismo modo, puede establecerse la duración y horario de aplicación de cada promoción, así como indicarse si la aplicación de la promoción conlleva o no la imposibilidad de aplicación de cualquier otro tipo de descuento en la venta.
Para más información sobre la definición de los diferentes tipos de promociones y los campos a cumplimentar en cada caso, véase DEFINICIÓN DE PROMOCIONES.
2.- CLIENTES EN PROMOCIÓN : Puesto que las promociones por puntos y por euros son acumulables, es importante disponer de un punto de control que permita la consulta de los puntos y euros acumulados por cada cliente. Así, mediante este proceso se podrán efectuar dichas consultas. Asimismo, se dispone del botón Ticket que permite la obtención de un ticket con la información de los puntos y euros acumulados por el cliente seleccionado. No aparecerán en este apartado todos los clientes dados de alta en FARMATIC, sino sólo aquellos a los que se les ha aplicado alguna promoción en el momento de la venta, o bien manualmente se ha incluido como cliente en promoción haciendo uso del botón Nuevo de este mismo proceso. Téngase en cuenta que si se da de alta a un nuevo cliente desde este punto también implica estar dándolo de alta como cliente de FARMATIC.
Así, de cada cliente en promoción se dispone de una ficha a la que se accede mediante el botón Editar, en la que se dan los siguientes campos:
DESDE : En este campo se introducirá la fecha a partir de la que se desea efectuar la consulta de promociones aplicadas.
HASTA : Introducir la fecha hasta la que efectuar la consulta de promociones aplicadas.
CLIENTE : En este campo aparecerá el nombre del cliente en cuestión. Se dispone en este campo de los botones que permiten tanto la búsqueda de clientes como el alta de un cliente nuevo.
ULT. MOV. : Fecha en que se ha realizado la última venta al cliente.
SALDO FARMACIA : Deuda total que el cliente tiene con la farmacia.
SALDO PUNTOS : Total de puntos que el cliente tiene acumulados como consecuencia de la aplicación de promociones.
SALDO EUROS : Total de euros que el cliente tiene acumulados por la aplicación de promociones.
De cada promoción aplicada entre las fechas seleccionadas se dará también la siguiente información:
FECHA : Fecha de aplicación.
HORA : Hora de aplicación.
CONCEPTO : Concepto de aplicación, pudiendo ser los siguientes:
. “Venta” : Correspondiente a una promoción aplicada en el proceso VENTAS MOSTRADOR.
. “Manual” : Correspondiente a una anotación efectuada por el usuario haciendo uso del botón Apunte Manual.
. “Liquidación €” : Indicará que se ha hecho uso del acumulado en euros por promociones del cliente mediante la opción correspondiente del proceso SALDOS.
DESCRIPCIÓN : Descripción de la promoción aplicada. Será la descripción dada por el usuario al definir dicha promoción. En el caso de anotaciones manuales, será la descripción dada por el usuario en su realización. En el caso de líneas de liquidación, la descripción será “Pago de Saldo”. En el caso de utilización de un vale promocional para obtener un descuento, aparecerá la descripción “Vale”.
PUNTOS - EUROS (DEBE) : Puntos y/o euros aplicados a favor del cliente. Es decir, que se acumulan en el saldo de euros y/o puntos del cliente. Si se trabaja con caducidad para los puntos, solamente se mostrarán aquí los puntos que aún no han caducado. Recuérdese que se trabajará con caducidad si se han cumplimentado adecuadamente los parámetros Caducidad en los puntos acumulados por un cliente y Nº de días, meses o años que marcarán la caducidad de los puntos.
PUNTOS - EUROS (HABER) : Puntos y/o euros aplicados en contra del cliente. Es decir, que se restan del saldo de euros y/o puntos del cliente.
VALE (DEBE) : Importe de descuento por uso de un vale promocional a favor del cliente.
VALE (HABER) : Importe de descuento por uso de un vale promocional a favor en contra del cliente. Es decir, un cargo realizado al cliente por aplicación de un vale.
VENDEDOR : Vendedor que realizó la operación.
En la zona inferior de la ventana se dispone de un panel gráfico donde se presentará información relativa a estadística de puntos por meses y a estadísticas de euros por meses por aplicación de promociones al cliente en cuestión. Para más información sobre las posibilidades al respecto, véase EL PANEL GRÁFICO.
Se dispone del botón Limpiar Puntos, mediante el que se puede hacer dos acciones:
Limpiar todos los puntos. Es decir, poner a 0 el contador de puntos promocionales, bien del cliente o clientes que se tengan seleccionados en la parrilla, bien de todos los clientes, según se indique. Se podrá optar por limpieza de todos los datos, o sólo los conseguidos en el período de tiempo que se indique. Cualquier puesta a cero quedará reflejada con la descripción “Limpiar Puntos”.
Limpiar los puntos caducados. Es decir, eliminar del acumulado de puntos del cliente aquéllos que ya hayan caducado, bien del cliente o clientes que se tengan seleccionados en la parrilla, bien de todos los clientes, según se indique. Recuérdese que la caducidad de los puntos dependerá de lo indicado en los parámetros Caducidad en los puntos acumulados por un cliente y Nº de días, meses o años que marcarán la caducidad de los puntos.
También podrán efectuarse anotaciones manuales añadiendo o restando puntos y euros a la cuenta del cliente si así se estima oportuno. Este método se podrá aplicar, por ejemplo, cuando se canjeen los puntos o euros o cuando se deban realizar anotaciones de euros o puntos no ligados a una venta (como puntos iniciales al alta del cliente), etc.. También podrán realizarse apuntes manuales relativos a la utilización de vales promocionales. Para poder efectuar anotaciones manuales se dispone del botón Apunte Manual (también se dispone del botón Promociones en la propia ficha del cliente), mediante el cual se accede a una ventana en la que se cumplimentarán los siguientes campos: “Fecha”, “Tipo” (pudiendo optarse por indicar puntos, euros o vale), “Puntos/Euros/Vales” (donde se indicarán bien los puntos, bien los euros, bien el importe del vale, que se desean anotar manualmente), “Cliente” (nombre del cliente), “Descripción” (donde se puede incluir el texto de promoción deseado) y “Vendedor” (vendedor que efectúa la anotación manual). Esta opción se puede proteger desde el apartado Opciones Especiales del proceso PROTECCIONES.
Hay que resaltar que si está activo el parámetro Nueva gestión de puntos y euros con canjeos y fechas de caducidad (entorno DESCUENTOS del proceso CONFIGURACIÓN/ PARÁMETROS), aparecerán en rojo los apuntes en negativo (euros o puntos gastados). En la columna FECHA DE CADUCIDAD figurará la fecha límite de aplicación de los puntos o euros de ese apunte. Estará vacía si la farmacia no lleva fechas de caducidad de promociones o en el caso de apuntes en negativo. En la columna ESTADO CANJE se visualizará si el apunte está caducado (se resaltará en rojo), ya canjeado (fondo gris), parcialmente canjeados (color naranja, y se indicará cuántos puntos están canjeados del total de puntos del apunte) o no canjeados (fondo verde). En las columnas PUNTOS ACTIVOS y EUROS ACTIVOS se informa de los puntos y euros reales que tiene disponibles el cliente de ese apunte. Estas columnas se totalizan, resaltándose en verde ese total, que indica los puntos totales disponibles para que el cliente pueda canjearlos. Estos totales también se visualizan en la esquina derecha de la ventana. Haciendo clic sobre un apunte canjeado o parcialmente canjeado, se sombrearán en azul los apuntes correspondientes a dichos canjeos. Asimismo, haciendo clic sobre un apunte correspondiente a un canjeo, se sombrearán en azul los apuntes consumidos en el mismo. Con doble clic sobre un apunte se abre una ventana con el detalle correspondiente. Se permite ocultar la visualización de apuntes caducados y/o ya canjeados, haciendo uso de los checks ‘Ocultar asientos caducados’ y ‘Ocultar asientos canjeados’, disponibles sobre el grid de datos.
3.- DURACIÓN Y HORARIO : Mediante este proceso se definirán los diferentes horarios de aplicación de las promociones, es decir, el rango de horas, días y/o meses en el que la promoción está activa. Estas duraciones se establecen de forma genérica, no ligadas en principio a ninguna promoción concreta. Posteriormente, cuando se esté definiendo una promoción en el proceso GESTIÓN DE PROMOCIONES se le asignará el horario deseado previamente definido desde este apartado. En este campo se dispone del botón que permite dar de alta, borrar o eliminar períodos de duración y horario. Los campos a cumplimentar serán:
DESCRIPCIÓN : Breve texto que permita identificar al horario posteriormente. Por ejemplo, “horario verano”, “jornada completa”, “mediodía”, etc.
DESDE (Día - Mes - Año) : Indicar día, mes y año a partir del cual (inclusive) empezará a estar activa la promoción que se ligue a este horario. Puede no indicarse año, si el horario es aplicable a todos los años.
HASTA (Día - Mes - Año) : Indicar día, mes y año hasta el cual (inclusive) estará activa la promoción que se ligue a este horario. Puede no indicarse año, si el horario es aplicable a todos los años.
DESDE (Hora) : Hora a partir de la que se activará la actividad promocional. Ningún día se aplicará la promoción antes de esta hora.
HASTA (Hora) : Hora a partir de la cual no se aplicará promoción. Ningún día se aplicará la promoción pasada esta hora.
OBSERVACIONES : En este campo el usuario podrá incluir cualquier comentario que sobre este horario de aplicación de promociones estime conveniente.
A pie de ventana se dispone del botón Calendario, mediante el cual se tendrá acceso a un calendario que podrá utilizarse para la elección de fechas desde y hasta. Para más información al respecto véase INTRODUCCIÓN DE FECHAS.
Si se ha accedido al proceso DURACIÓN Y HORARIO mediante el botón , una vez realizadas las modificaciones se tienen dos opciones:
Se guardan los cambios realizados y se asigna a la promoción desde la que se ha entrado la duración y horario seleccionada en el grid.
Se guardan los cambios realizados y no se asigna a la promoción desde la que se ha entrado la duración y horario seleccionada en el grid.
4.- ARTÍCULOS CANJEABLES : El canje de puntos consiste en que el cliente pueda llevarse, desde el proceso VENTAS MOSTRADOR, ciertos artículos concretos a cambio de puntos acumulados previamente por aplicación de promociones. La redención consiste en que el cliente hace una compra de productos cualesquiera y la paga, toda o en parte, con puntos. En este proceso ARTÍCULOS CANJEABLES será donde se especifique qué artículos son canjeables y donde se establezca la equivalencia euros/puntos. En esta ventana figuran los siguientes campos:
En la parrilla inferior deben introducirse los artículos que van a ser canjeables, figurando estos campos en lla:
Código : En este campo se debe introducir el artículo canjeable, bien introduciendo directamente su código o haciendo una búsqueda mediante el botón Buscar (
Descripción : Campo no editable en el que aparecerá la descripción del artículo introducido.
Stock : Campo no modificable en el que aparecerá el stock actual del artículo.
PVP : Campo no modificable en el que aparecerá el precio de venta del artículo.
Puntos : Valor del artículo en puntos.
Euros : Valor del artículo en euros.
Se pueden introducir los puntos que vale el artículo, con lo que se calculará automáticamente su valor en euros, o viceversa, es decir, introducir el valor en euros con lo que automáticamente se calculará su valor en puntos. Para ello se tendrá en cuenta el factor de conversión Puntos/Euros que se haya establecido.
Asimismo, se dispone de la caja de chequeo “Calcular puntos en base al PVP del Artículo”. Si se activa, para cada artículo se calculará automáticamente cuántos puntos son necesarios para cubrir el importe de una unidad del producto, teniendo en cuenta el PVP del artículo en su ficha y el valor en euros indicado para un punto. Si dicha caja de chequeo no se activa, el usuario deberá indicar manualmente cuántos puntos son necesarios para canjear ese producto, aplicándose el factor de conversión puntos/euros para calcular el importe que dichos puntos suponen. También se podría indicar los euros a cubrir (si no es el PVP de ficha de artículo), con lo cual se calcularían los puntos en función del valor de cada punto.
5.- VALES PROMOCIONALES : Este proceso permitirá borrar vales y cambiar su estado, así como reimprimirlos cuando sea necesario. Se puede localizar un vale en concreto introduciendo su código de barras. Los vales de servicio aparecerán en azul para su más fácil localización. Por defecto, sólo aparecerán los vales que aún no se han utilizado (columna ‘Aplicado’ con valor No). Aparecerán todos si se activa la caja ‘Mostrar Todos’. Si se desea reutilizar un vale, bastará con cambiar su estado en la columna ‘Aplicado’. Cabe indicar que en el borrado de vales mediante el botón Borrar (
. Borrar los vales seleccionados.
. Borrar todos los vales.
. Borrar vales aplicando un filtro. Permite el borrado entre fechas de emisión y/o fecha de validez, por rango de importes, por código de vale, sólo los caducos, por tipo de vale, etc.
6.- ARTÍCULOS REDENCION DE PUNTOS : En este apartado se permite indicar artículos a incluir o excluir de la gestión de redención de puntos. En el apartado ‘Selección de Artículos’ se podrá indicar qué artículos (todos, uno en concreto, o un conjunto. En este caso, se podrá seleccionar por familias, grupos terapéuticos, lista, laboratorio, etc.). En el grid se presentará el/los artículos seleccionados. En el apartado ‘Aplicación de la selección en ventas’ se debe indicar si los artículos seleccionados se han de incluir o excluir de la gestión de redención de puntos. En el caso de inclusión, implicará que solamente se podrá aplicar redención de puntos a los artículos seleccionados. En el caso de exclusión, implicará que se podrá aplicar redención de puntos a todos los artículos menos a los seleccionados. Si se tiene algún filtro aplicado y se desea eliminarlo, hacer clic en .
7.- ARTÍCULOS EXCLUIDOS DE PROMOCIONES : Se permite excluir artículos del circuito de aplicación de promociones. Para ello se dispone del proceso ARTÍCULOS EXCLUIDOS EN PROMOCIONES, donde introducir todos los artículos a los que bajo ningún concepto se les puede aplicar promociones de ningún tipo.
Se puede introducir manualmente los artículos, o bien mediante el selector de entornos eligiendo una lista, familia, grupo terapéutico, etc. Cuando se haga uso del selector de entornos, es opcional que los artículos de ese entorno se añadan a los artículos que ya hubiera excluidos de promociones o que los reemplacen, en función de si el check ‘Sustituir los artículos por los de la lista seleccionada’ está desactivada o activada, respectivamente.
8.- HISTÓRICO DE PROMOCIONES : Este proceso permitirá consultar un registro en el que figurarán todas las ventas que se hayan realizado que hayan implicado la aplicación de una promoción en puntos o en euros. Figurarán también todas las liquidaciones que de euros por promoción se realicen desde el proceso SALDOS del cliente. Por último, se registrarán también todas las altas, modificaciones y borrados de promociones de cualquier tipo que se realicen desde el proceso GESTIÓN DE PROMOCIONES.
Así, de cada línea registrada en el histórico se dan los siguientes campos:
FECHA : Fecha en que se produce el registro.
HORA : Hora en que se produce el registro.
CONCEPTO : Concepto de aplicación, pudiendo ser los siguientes:
. “Venta” : Correspondiente a una promoción en euros o puntos aplicada en el proceso VENTAS MOSTRADOR.
. “Manual” : Correspondiente a una anotación efectuada por el usuario haciendo uso del botón Apunte Manual en el proceso CLIENTES EN PROMOCIÓN, o bien desde este mismo histórico haciendo uso del botón Nuevo.
. “Liquidación €” : Indicará que se ha hecho uso del acumulado en euros por promociones del cliente mediante la opción correspondiente del proceso SALDOS.
. “Creación” : Indicará que se ha dado de alta esa promoción desde el proceso GESTIÓN DE PROMOCIONES.
. “Modificac.” : Indicará que se ha efectuado alguna modificación sobre esa promoción desde el proceso GESTIÓN DE PROMOCIONES.
. “Borrado” : Indicará que se ha borrado esa promoción desde el proceso GESTIÓN DE PROMOCIONES.
. “Vale Puntos” : Indicará que se ha emitido un vale de descuento a cambio de puntos promocionales.
. “Puntos canjeados por Vale” : Indicará que se ha hecho efectivo el canje de un vale por puntos.
DESCRIPCIÓN : Descripción de la promoción aplicada. Será la descripción dada por el usuario al definir dicha promoción. En el caso de anotaciones manuales, será la descripción dada por el usuario en su realización. En el caso de líneas de liquidación, el concepto será “Pago de Saldo”. Las líneas de utilización de vales aparecerán como “Vale Promocional”.
PUNTOS : Puntos aplicados a favor del cliente (aparecerán en positivo) o en contra del cliente (aparecerán en negativo). Es decir, que se acumulan o se restan en el saldo de puntos del cliente. Este campo no ha lugar en movimientos de creación, modificación o borrado de promociones.
EUROS : Euros aplicados a favor del cliente (aparecerán en positivo) o en contra del cliente (aparecerán en negativo). Es decir, que se acumulan o se restan en el saldo de euros del cliente. Este campo no ha lugar en movimientos de creación, modificación o borrado de promociones.
VALE € : Importe en euros de vales emitidos al cliente.
DTO. € : Importe de descuento aplicado en la promoción, si es el caso.
COD. VALE : Código del vale promocional emitido al cliente.
CLIENTE : Cliente al que se aplica promoción. Este campo no ha lugar en movimientos de creación, modificación o borrado de promociones.
VENDEDOR : Vendedor que vendió. Este campo no ha lugar en movimientos de creación, modificación o borrado de promociones.
CÓDIGO : Código del artículo promocionado, cuando la promoción se refiera a un artículo en concreto.
ST. ANTERIOR : Unidades que había del artículo sobre las que se puede aplicar promoción antes de una venta. Sólo ha lugar este campo cuando se trate de una promoción hasta fin de existencias.
ST. RESTANTE : Unidades que quedan del artículo sobre las que se puede aplicar la promoción tras venderse. Sólo ha lugar este campo cuando se trate de una promoción hasta fin de existencias.
También desde histórico de promociones será posible efectuar anotaciones manuales de aplicación de puntos o euros, disponiéndose para ello del botón Nuevo, mediante el cual se accede a una ventana en la que se cumplimentarán los siguientes campos: “Fecha”, “Tipo” (pudiendo optarse por indicar puntos, euros o vales), “Puntos/Euros/Vale” (donde se indicarán bien los puntos, bien los euros, o bien el importe del vale, que se desean anotar manualmente), “Cliente” (nombre del cliente), “Descripción” (donde se puede incluir el texto de promoción deseado) y “Vendedor” (vendedor que efectúa la anotación manual). Esta opción se puede proteger desde el apartado Opciones Especiales del proceso PROTECCIONES.
9.- ESTADÍSTICAS DE PROMOCIONES : Este proceso permite consultar las estadísticas de venta de una promoción. Se puede acceder desde el menú PROMOCIONES, o haciendo uso del botón ubicado junto al grid de promociones, o desde el botón de la ventana de definición de promoción.
Se podrá acotar el período de consulta, así como el modo de vista (por día, mes, año, etc.).
Asimismo, se podrá optar por visualizar los datos de todos los artículos de la promoción seleccionada, así como ver solamente los datos de la promoción seleccionada. En la consulta se podrá incluir todos los artículos o algunos de ellos, así como todos los clientes o solo los seleccionados. También se podrá acotar por tipo de promoción o, elegir una promoción en concreto. Por último, se podrá acotar por tipo de venta y/o vendedor. Se presentará en el grid la información de ventas (unidades e importes) que cumplan los criterios de acotación establecidos.