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Resumen: Describe la ficha de cliente (Maestros > Gestión de clientes > Clientes): alta, modificación y borrado, y sus pestañas (datos generales, auxiliares, observaciones, tarjetas sanitarias, marketing, recetas pendientes, vencimientos, facturación electrónica, CIPS paciente), saldos y bloqueo en ventas.
Palabras clave: alta de cliente, nuevo cliente, vista total, nif, saldo de aviso, bloquear cliente en ventas, ventas a precio de compra, cuenta contable, redireccionar facturas, l.o.p.d., saldo total, recetas pendientes, vencimientos, alias, botón operaciones
Preguntas típicas: ¿Cómo doy de alta un cliente nuevo? | ¿Cómo bloqueo a un cliente para que no se le venda a crédito? | ¿Qué es el saldo de aviso y el saldo total? | ¿Dónde pongo el NIF y los datos de contacto?
En el menú MAESTROS se encuentra GESTIÓN DE CLIENTES donde se incluye CLIENTES que permite dar de alta un cliente nuevo, así como modificar o borrar las fichas de clientes ya dados de alta previamente. Igualmente, este será el punto de acceso a los procesos que permitirán tanto la consulta como la facturación de las líneas de venta de los mismos.
Así pues, al entrar en el proceso CLIENTES se presenta una parrilla de exploración en la que figuran todos los clientes dados de alta. En esta parrilla se mostrarán inicialmente el código, nombre, N.I.F. y alias de cada cliente. Si se desea que se visualicen también el resto de datos de cada cliente (saldos, dirección, tipo de cliente, fecha de última compra, fecha de último pago, fecha de nacimiento, etc.) se deberá activar la caja de chequeo "Vista Total". Haciendo clic sobre esta parrilla con el botón derecho del ratón se dispone de todas las opciones que una parrilla de este tipo proporciona en cuanto a ordenación y acotación de la información, configuración e impresión de informes, etc. Junto a esta parrilla se dispone de los botones específicos que permitirán abrir nuevas fichas de clientes, así como modificar o borrar las fichas de clientes ya dados de alta. Asimismo, se dispone de los botones de acceso a los procesos de consulta de líneas, saldos y facturación de líneas de venta.
Como advertencia, debe tenerse en cuenta que cuando se tiene activa “Vista Total” las modificaciones que se realicen (dar de alta un nuevo cliente, modificar uno ya existente o borrar un cliente) no se verán reflejadas en la parrilla hasta que no se haga uso del botón Refrescar.
También se dispone de la caja “Ver Bajas” cuya activación implicará que en la parrilla se incluyan los clientes marcados como baja. Si no se activa, dichos clientes no figurarán en la parrilla.
Una vez en la ficha de un cliente, habiendo entrado a dar de alta un nuevo cliente o a modificar una ficha de un cliente ya existente, se dispone de varios apartados en los que se agrupan todos sus datos. El acceso a cada uno de ellos podrá realizarse pinchando con el ratón en la pestaña correspondiente. A continuación se detallan los datos que se engloban en cada uno de dichos apartados:
1.- DATOS GENERALES : Este apartado será el que se presente directamente cuando se acceda a la ficha de un cliente. Los datos que incluye son:
CÓDIGO : Se admiten códigos de 4 ó 5 cinco dígitos, pudiendo éstos ser numéricos o alfanuméricos. El código del cliente servirá para identificarlo en el futuro. Al dar de alta un nuevo cliente, por defecto se propondrá el primer código numérico que haya libre. Si hay clientes ya dados de alta con códigos de 4 dígitos, el nuevo código propuesto será de 4 dígitos. Si sólo hubiera clientes dados de alta con códigos de 5 dígitos, el nuevo código será de 5 dígitos. En cualquier caso, cuando la numeración numérica de 4 dígitos esté completa, se empezarán a proponer códigos de 5 dígitos empezando por 10000.
NOMBRE : Nombre y apellidos del cliente.
FECHA DE NACIMIENTO : Fecha de nacimiento del cliente.
N.I.F. : Número de documento nacional de identidad o identificador fiscal del cliente. Téngase en cuenta que cuando se grabe la ficha de un cliente se comprobará si el N.I.F. introducido consta ya en la ficha de otro cliente, en cuyo caso se avisaría de ello aunque se permitirá la grabación si así se desea. En la comparación de N.I.F. sólo se tendrán en cuenta los números y letras utilizados, obviándose los espacios en blanco, puntos, guiones, paréntesis, etc. que se hayan podido utilizar en su introducción.
DTO. (%) : Porcentaje de descuento que se podrá aplicar optativamente al cliente en el momento de realizarse una venta, tanto de contado como de crédito. Téngase en cuenta, no obstante, que el descuento a aplicar en una línea de venta puede verse limitado por el máximo descuento que se haya asignado al artículo o a la familia a la que pertenezca el artículo en cuestión. Es decir, se aplicará el descuento estipulado para el cliente, pero no superándose en ningún momento el descuento máximo asignado al artículo o a la familia del artículo que se está vendiendo, de forma que se garantiza el que no se realicen ventas en las que no se alcance un umbral mínimo de rentabilidad (se pierda dinero). La modificación de este campo puede protegerse desde el proceso PROTECCIONES.
SALDO DE AVISO : Deuda máxima que se desee permitir acumular para este cliente (máximo 6 dígitos). Este campo puede ser consultado en cualquier momento desde la pantalla de ventas, si bien la aplicación avisará de forma automática cuando se esté realizando una venta a crédito al cliente que suponga superar este riesgo máximo. Incluso podría llegar a protegerse la venta en esas circunstancias, según se active o no la caja de chequeo “Bloquear cliente en ventas” que se explica más adelante.
TIPO CLIENTE : En este campo se podrá asignar un tipo de cliente, de forma que el cliente al que corresponde la ficha quede englobado en un grupo específico de clientes con características comunes. Recuérdese que los tipos de cliente los habrá definido el propio usuario atendiendo a sus propios criterios y necesidades. Esta agrupación de clientes permitirá efectuar procesos restringiéndolos a tipos de clientes concretos, por ejemplo, facturación de líneas, consultas, etc.
Este campo dispone de una caja desplegable en la que se podrá elegir el tipo de cliente deseado. Si se desea asignar un tipo de cliente aún no dado de alta, pinchar con el ratón sobre el botón Nuevo que figura junto a este campo, con lo que se tendrá acceso a dar de alta dicho tipo de cliente.
FEC. ALTA : En este campo se recogerá la fecha en que se dé de alta al cliente. Si bien esta fecha no será modificable, podrá ser utilizada en circulares, generación de informes y creación de listas de clientes.
VENDEDOR : Este campo permite indicar qué vendedor abre la ficha al cliente, a efectos de mero dato de control. Al igual que el campo anterior, se podrá asignar un vendedor ya dado de alta eligiéndolo en la caja desplegable que este campo presenta o se podrá dar de alta un vendedor directamente haciendo uso del botón Nuevo que a tal efecto figura junto a este campo. Si está activo el parámetro Guardar el vendedor que da de alta el clilente, cuando al dar de alta un cliente el vendedor se identique , se asignará éste en la ficha del cliente y no se permitirá su modificación (el campo estará deshabilitado).
Nº AFILIACIÓN S.S. : Número de afiliación del cliente a Seguridad Social. Será utilizado en los procesos de tratamiento y facturación de recetas.
Nº COLEGIADO : Número de colegiado del médico que normalmente prescribe las recetas a este cliente. Será utilizado en el tratamiento y facturación de recetas.
CUENTA CONTABLE : Cuenta contable asignada al cliente y en la que se anotarán los movimientos relativos a las ventas que al mismo se realicen. Por omisión se asignará la cuenta del grupo indicado por el usuario en el parámetro "Grupo Contable para Clientes", seguido del código de cliente. Por ejemplo, si el grupo contable asignado para clientes es el 430 y el código del cliente es 0005, la cuenta contable que se asignará por omisión será 4300005. En el caso de que al cliente se le haya asignado un código alfanumérico, se asignará la cuenta del grupo indicado por el usuario en el parámetro "Grupo Contable para Clientes", seguido de 9999. En cualquier caso, siempre será posible asignar a un cliente una cuenta contable diferente, siempre y cuando la misma esté dada de alta. Para ello, habrá que activar el campo "Selección cuenta", con lo que el campo "Cuenta Contable" se comportará como una caja desplegable en la que, una vez desplegada, se presentarán todas las cuentas de clientes dadas de alta, pudiéndose elegir aquella que se desea asignar al cliente. De esta forma, se puede ligar una única cuenta contable a más de un cliente. Por ejemplo, se puede tener dado de alta al padre de familia con una cuenta contable y además tener dados de alta como clientes al resto de miembros de la familia ligados a la misma cuenta contable que el padre. De esta forma se puede controlar qué miembro hizo la compra, si bien se facturará todo contablemente al padre. Cuando se indique una cuenta contable que ya está asociada a otro cliente, se avisará de ello. Asimismo, si la cuenta elegida ya existe, aunque no esté asignada a ningún otro cliente, también se avisará. Asimismo, debe tenerse en cuenta que si las compras de este cliente van a redireccionarse a otro cliente (el indicado en el campo "Redireccionar Facturas al cliente"), se asignará al cliente que hace las compras la cuenta contable de aquel al que se le van a facturar, no permitiéndose cambiarla desde la ficha de cliente comprador.
VENTAS A PRECIO DE COMPRA : Si se activa este check, se estará indicando que a este cliente se le puedan realizar ventas a precio de coste en vez de a precio de venta. En el momento de la venta a este cliente, se preguntará si se desea aplicar precio de coste o PVP. Ahora bien, no será de aplicación a ventas de Receta Electrónica ni a ventas afectadas por promociones.
MARGEN (%) : Permite indicar un porcentaje de margen a aplicar sobre el precio de compra cuando al cliente se le vaya a vender a precio de compra. Por ejemplo, si se indica un 5% de margen, si el precio de compra de un artículo es 10€, se venderá a ese cliente con un PVP de 10,5€.
L.O.P.D. : Este apartado permite gestionar la recogida del consentimiento expreso que el cliente debe otorgar a la farmacia para la conservación y utilización de sus datos según el reglamento general de protección de datos (R.G.P.D.). Para más información, véase el apartado GESTIÓN RGPD
PROMOCIONES : En este campo se informará tanto de los puntos como de los euros que el cliente tiene acumulados por la aplicación de promociones en la venta o manualmente. También se informará sobre el importe en vales promocionales disponibles del cliente.
ALIAS : En este campo puede introducirse un nombre alternativo con el que identificar al cliente en el futuro. Su única finalidad es facilitar la localización del cliente. Si se indica un alias ya asociado a otro cliente se avisará de ello, si bien se permitirá que el alias se asigne a más de un cliente. Cuando en VENTAS MOSTRADOR se identifique cliente mediante un alias asignado a varios clientes, se mostrará la lista para elegir el adecuado.
VENTAS : Este campo se actualizará automáticamente por la aplicación según se vayan efectuando ventas al cliente.
ENTREGAS : Suma de entregas de euros realizadas por el cliente. Será actualizado por la aplicación. Destacar que se guarda la fecha de último pago del cliente, para facilitar la consulta de clientes que no han pagado desde x días. Se podrá consultar ‘Fecha Últ. Pago’ desde el grid de clientes activando el check ‘Vista Total’ (se permite acotar por ese campo para poder generar listas de clientes o exportar la información a Word o Excel).
PROMO. € : Euros que el cliente tiene acumulados por la aplicación de promociones en la venta o manualmente.
SALDO PARCIAL : Importe que el cliente debe en concepto de ventas de crédito. Será resultado de restar ventas menos entregas y menos euros por promociones en caso de haberlos.
R. PEN : Este campo, que se actualiza automáticamente por la aplicación, recoge el total de recetas pendientes que el cliente tiene pendientes de pago. Es decir, operaciones de recetas pendientes con cobro diferido.
SALDO TOTAL : Deuda real que el cliente tiene con la oficina de farmacia. Será la suma de ventas y recetas pendientes que el cliente debe. Si este campo presentase un importe en negativo significaría que la farmacia debe dinero al cliente, debido a que éste ha realizado pagos por importe superior a sus deudas.
BLOQUEAR CLIENTE EN VENTAS : La activación de esta caja de chequeo provoca que cuando se le vaya a realizar una venta a este cliente se emita un aviso y se pida conformidad para proseguir. Al activarla se solicitará definir una palabra clave. Si se introduce, se solicitará en ventas para poder proseguir con la venta al cliente. Si no se introduce, en ventas se mostrará sólo el aviso de bloqueo, pero no se solicitará palabra clave. Ahora bien, debe tenerse en cuenta que este bloqueo está íntimamente relacionado con el campo “Saldo de Aviso”, de tal forma que si no se ha especificado saldo de aviso, siempre se avisará en ventas de que el cliente está bloqueado. Si hay un saldo de aviso, sólo se bloqueará al cliente cuando lo rebase.
CONSIDERAR CLIENTES DEPENDIENTES : Esta caja de chequeo sólo aparecerá cuando se esté editando la ficha de un cliente al que se le van a facturar compras realizadas por otros clientes. Si se activa, los datos de ventas, entregas, saldo... que se han mencionado (a excepción de las recetas pendientes) incluirán tanto las compras realizadas por él como por los clientes que de él dependen. Si no se activa dicha caja de chequeo, los datos incluirán sólo las ventas realizadas por él, pero no las realizadas por el resto de clientes. Los clientes dependientes no disponen de esta utilidad, es decir, sólo pueden ver datos de sus compras.
MARCAR COMO BAJA : La activación de esta caja de chequeo permite sacar al cliente de la gestión de Farmatic, sin tener que borrar su ficha y perder sus datos. Un cliente marcado como baja no aparecerá en ninguno de los puntos donde se realicen búsquedas de clientes, no será incluido en listas automáticas y no será posible realizarle dispensaciones. La ficha de un cliente dado de baja podrá consultarse, apareciendo en rojo los datos de código, nombre y Nif. No podrá realizarse cambio alguno. En el proceso GENERADOR DE INFORMES se podrán obtener listas de clientes dados de baja, si así se estima necesario. Cuando se marque para baja un cliente que tenga encargos asociados pendientes de ser entregados, se avisará de ello y se dará opción a marcar los encargos como dispensados o anulados. También se avisará si el cliente tiene saldo o líneas pendientes de facturar, solicitándose confirmación para darlo de baja.
No R.P. : La activación de este check implica que no se pueda dejar recetas pendientes a este cliente desde VENTAS MOSTRADOR.
Los datos de ventas, entregas, euros por promociones y recetas pendientes, y por consiguiente los de saldos parcial y total, no podrán ser modificados por el usuario.
De otra parte, junto al campo de tipo de cliente se halla el botón Categoría Cliente (equivalente a las teclas
1.- Situarse sobre la categoría deseada en el árbol y hacer clic en el botón Incluir.
2.- Hacer clic sobre la categoría deseada en el árbol y sin soltar el botón del ratón arrastrarla hasta la lista de categorías de la derecha.
En caso de desear eliminar la relación del cliente con una categoría ya seleccionada, se dispone de las dos mismas alternativas, obviamente con la salvedad de que en la primera de ellas será el botón No Incluir el que se deberá utilizar, y en la segunda modalidad se arrastrará la categoría de la lista de categorías seleccionadas hasta el árbol (no al revés).
En la zona inferior derecha se dispone de un espacio donde incluir las observaciones que se estimen oportunas respecto a la relación cliente-categoría seleccionada.
Se dispone del botón Promociones que permite realizar anotaciones manuales de puntos o euros promocionales al cliente.
Asimismo, si en el entorno MARKETING del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se tiene activo el parámetro “Habilitar Categorías Inferidas”, en la pestaña “GENERAL” de la ficha del cliente se dispone del botón Categorías Inferidas (equivalente a las teclas
2.- DATOS AUXILIARES : Este apartado incluye todos los datos que permitirán la localización del cliente a efectos de contactos telefónicos, fax, correo postal y correo electrónico. Los campos de que se dispone son los siguientes:
CALLE
PROVINCIA
CÓDIGO POSTAL
POBLACIÓN
TELÉFONO (se dispone de dos campos referidos a este dato).
FAX
E-MAIL : Dirección de correo electrónico del cliente, si dispone de él. Este dato será imprescindible si se desea poder enviar mensajes de correo electrónico a este cliente. Haciendo doble clic sobre este campo se podrá enviar un correo electrónico a la dirección que se haya indicado.
COD. TARJETA FIDELIZACIÓN : En el caso de que la farmacia proporcione al cliente una tarjeta de fidelización, en este apartado será donde pueda indicar el código de la misma (bien tecleándolo, bien leyéndolo con scanner). Ello permitirá localizar fácilmente al cliente en el momento de la venta, bastando con proporcionar su número de tarjeta de fidelización en el proceso VENTAS MOSTRADOR. Si el código de tarjeta ya estuviera registrado para otro cliente se avisaría de ello, si bien se permitirá que haya un código de tarjeta ligado a más de un cliente.
TELÉFONO MOVIL : Número de teléfono móvil. Este dato será imprescindible si se desea poder enviar mensajes SMS a este cliente. Si se tiene activa la gestión de avisos SMS, y además se activa el parámetro “Solicitar móvil de cliente al finalizar la venta”, cuando se cierre una venta con un cliente asociado que no tenga definido en su ficha número de teléfono móvil, se mostrará una ventana solicitándolo.
PERMITIR AVISOS A SMS : Activar esta caja de chequeo si se desea poder enviar mensajes SMS al móvil a este cliente. No se podrá activar si no se ha registrado el número de teléfono móvil en el campo correspondiente.
PERMITIR AVISOS A E-MAIL : Activar esta caja de chequeo si se desea poder enviar mensajes de correo electrónico a este cliente. No se podrá activar si no se ha registrado la dirección de correo electrónico en el campo comentado a tal efecto con anterioridad.
RÉGIMEN FISCAL : Indicar el régimen fiscal al que está adscrito el cliente: Régimen General o Régimen de Equivalencia. En este último caso, recuérdese que en las ventas a dicho cliente se aplicará el recargo de equivalencia cuando corresponda. También puede optarse por Régimen Exento, en cuyo caso, si la farmacia trabaja en Régimen General, no se aplicarán impuestos en las ventas a dicho cliente.
FACTURA POR E-MAIL : Si se activa este parámetro, cuando se emitan facturas a clientes se generarán en formato pdf y se enviarán vía e-mail al cliente. El e-mail contendrá el texto que se hubiera indicado cuando se activó el parámetro Incluir Texto en el eMail de Facturas. El nombre del archivo pdf será el indicado en el parámetro Literal que se utilizará en el nombre del fichero PDF de una factura, del entorno MENSAJERÍA EXTERNA del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Si no se especifica nombre en este parámetro, se utilizará ‘FacturaFcia’ o ‘FacturaSimplificada’, según corresponda, más el identificador de la factura. El que se genere o no también la factura en papel impresa dependerá de si se tiene o no activo el parámetro Imprimir Factura, si Factura por eMail.
EXPORTAR FACTURAS (FACTURA-E) : La activación de este ckeck permite exportar las facturas a clientes (contado y/o crédito) a un fichero XML con formato válido para su importación desde el programa FacturaE. Así, todas las facturas al contado o a crédito que se emitan a este cliente, generarán automáticamente un fichero XML con la información de dicha factura para su importación. Este fichero se guardará en la carpeta indicada en la ventana de configuración. Esta ventana de configuración estará disponible en la ventana de facturación a clientes, a través del nuevo botón . Además, de activarse esta gestión se dispondrá de la pestaña “FACTURACIÓN ELECTRÓNICA” donde indicar otros datos del cliente tales como oficina contable, unidad tramitadora, código IBAN, etc.
FACTURA SIMP. POR E-MAIL : Activar si se desea que los tickets de venta se le envíen por correo electrónico al cliente. Cuando se cierre una venta teniendo activo el tipo de documento ‘Factura Simplificada’, se enviará un email al cliente con el documento de venta en formato pdf. Si la venta genera más de un ticket (MultiNif por empresas) se enviará un único email que contendrá tantos pdf como tickets generados, citándose en el cuerpo del mensaje la relación de facturas simplificadas que contiene. Además de enviarse por email, el ticket se imprimirá o no en función de lo indicado en el parámetro Imprimir Factura Simplificada, si Factura Simplificada por eMail, ubicado en el entorno CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
REDIRECCIONAR FACTURAS AL CLIENTE : En el caso de que las compras de este cliente se deban facturar a otro cliente diferente, es en este campo donde debe indicarse dicho cliente. Es decir, las compras realizadas por el cliente cuya ficha se está editando serán facturadas al cliente que se indique en este campo. Por ejemplo, el caso de un cliente cuyas compras se hayan de facturar a nombre de su padre. Si este campo se deja vacío, las compras se facturarán al mismo cliente cuya ficha se está editando. Asimismo, si está activo el parámetro Ventas con varios clientes introducidos dividirlas por cliente (entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS), cuando una misma venta contenga líneas asociadas a varios pacientes, aunque la venta global se realice a un único cliente a todos los efectos (el asignado a la venta en Farmatic), en el historial de compras de cada cliente aparecerán reflejadas esas compras a título informativo, disponiendo así del historial completo de cada cliente. Si no está activado, las ventas aparecerán reflejadas en el cliente asociado a la venta. No obstante, se podrá asignar una línea de la venta a un cliente de forma manual cuando se estime oportuno activando la opción ASOCIAR CLIENTE A LÍNEA PARA HISTÓRICO ubicada en el menú OPERACIÓN del proceso VENTAS MOSTRADOR. Esta misma opción permitirá eliminar la asociación cuando haga falta. En cualquier caso, téngase en cuenta que en el caso de que sí haya redirección de factura, se asignará al cliente que hace las compras la cuenta contable de aquel al que se le van a facturar, no permitiéndose cambiarla desde la ficha del cliente comprador. En cualquier momento se puede acabar con este vínculo, bastando para ello con dejar vacío de nuevo este campo "Redireccionar Facturas al cliente" (se emitirá un aviso para que se verifique si la cuenta contable asociada sigue siendo correcta). Ahora bien, no se permite eliminar o modificar la redirección de facturación de un cliente si ya se ha producido la redirección de alguna factura. En ese caso, al intentar modificar el campo “Redireccionar Facturas al cliente” se mostrará un aviso indicando que no es posible y que, para modificar la redirección, se debe dar de baja al cliente y darlo de nuevo de alta con la nueva redirección. Por último, indicar que en el selector de clientes para redireccionar facturas no aparecerán los clientes que ya están redireccionados a otro cliente, es decir, no se permite redireccionar a más de un cliente.
FACTURA INDIVIDUALIZADA PARA CADA UNO DE SUS CLIENTES : Activar si se desea que, cuando se facture al cliente padre, se emita una factura individual para cada uno de sus clientes hijos con las compras que ha realizado. Si no está activo, se emite una sola factura al cliente padre conteniendo todas las ventas a todos los clientes hijos.
TODAS LAS FACTURAS DE SUS CLIENTES EN UN SÓLO E-MAIL : Este check solamente aparecerá si se tiene activo el check ‘Factura por e-Mail’ y ‘Factura individualizada para cada uno de sus Clientes’. Con el check activo, cuando se facture se enviará un único email al cliente padre con todos los pdf de las facturas emitidas a los clientes hijos. De esta forma se facilita que el cliente padre pueda entregar a cada cliente hijo su factura (comportamiento común, por ejemplo, en residencias). También se enviará la factura por email al cliente padre, junto con el resto de facturas del resto de clientes hijos, si el cliente hijo tiene en su ficha activo el envío de facturas por email y asociado el mismo email que el cliente padre. A destacar que, si se trabaja con MultiNif, en el email enviado al cliente padre con varias facturas de clientes hijos, las facturas se ordenarán por empresa. En el asunto del email se hará mención a la primera empresa y, entre paréntesis, el nombre de la primera y última factura de esa empesa incluidas en este email (separados por dos puntos seguidos). En el cuerpo del mensaje se incluirán todas las facturas de todas las empresas.
TIPO DE VENTA PERMITIDO : En esta caja desplegable se podrá indicar el tipo de venta permitido al cliente: sólo ventas a contado, sólo ventas a crédito o todo tipo de venta. Por ejemplo, si no se admite el crédito, no se podrán hacer ventas a crédito a ese cliente desde VENTAS MOSTRADOR. Por defecto, al dar de alta a un cliente se le asigna en este campo el valor que se haya indicado en el parámetro Cliente nuevo tipo de venta por defecto (del entorno CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS). La modificación de este campo puede protegerse desde el apartado OPCIONES ESPECIALES del proceso MAESTROS -> PROTECCIONES.
REMARCAR CON COLOR : Seleccionar el color con el que identificar a este cliente. La asignación de colores sirve para catalogar a clientes según los criterios que cada usuario decida. En todos los grids de la aplicación donde figuren clientes, este cliente presentará un rombo del color que se le haya asignado. Por ejemplo, se puede asignar el color amarillo a todos los clientes menores de 30 años. De esta forma, sabremos que un cliente es menor de 30 años si va acompañado de un rombo amarillo ( ).
PROFESIONAL SANITARIO : Si se activa este check, cuando se dispense a este cliente con obtención de albarán o factura se podrá reflejar en ellos los datos específicos que la normativa exige en estos casos. Al activar el check se presentará una ventana donde introducir los datos requeridos por la normativa. Estos datos pueden modificarse posteriormente en cualquier momento haciendo clic sobre el botón junto al check:
Titulación.
Número de colegiado.
Nombre del centro sanitario donde ejerce.
Tipo de centro.
Número de autorización del centro.
Teléfono y E-Mail del centro.
3.- OBSERVACIONES : En este apartado el usuario dispone de un espacio donde poder introducir cualquier tipo de anotación que considere oportuno tener en cuenta respecto al cliente en cuestión. Para ello se dispone de todas las posibilidades que presenta un campo de observaciones en FARMATIC: introducir directamente los textos (disponiéndose de las opciones de formato habituales: elección de fuente, color del texto, alineación,etc.), vincular un documento de Word, exportar textos de un documento Word, etc. Para más información al respecto véase el apartado GESTIÓN DE TEXTOS. Asimismo, se dispone de la caja de chequeo “Mostrar en Ventas”, cuya activación implicará que las observaciones aquí introducidas se visualicen en la ventana de VENTAS MOSTRADOR cuando se seleccione este cliente.
4.- TARJETAS SANITARIAS : Este apartado solamente aparecerá si se tiene activada la gestión de tarjeta sanitaria individual (T.S.I.), es decir, si se ha indicado "Sí" en el parámetro "Gestión de Tarjeta Sanitaria Individual", o si se trabaja con receta electrónica de Canarias, Cantabria o Extremadura. En él se recogerán los datos de tarjetas sanitarias asociadas al cliente. Debe recordarse que si desde cualquier punto de introducción de datos T.S.I. (ventas, proceso TARJETA SANITARIA, etc.) se efectúa una lectura de tarjeta sobre una línea de dispensación ligada a un cliente, automáticamente el código leído será grabado en este apartado de la ficha del cliente en cuestión. Asimismo, directamente en este punto se podrán introducir datos de tarjetas o eliminar datos ya existentes. La introducción de una nueva tarjeta debe realizarse efectuando su lectura en el campo “Lectura de Tarjeta de Paciente”, de forma que si la tarjeta dispone de dos bandas magnéticas se lean las dos. Si la lectura se realizada directamente en el espacio inferior de presentación de datos, sólo se estaría leyendo la primera banda de la tarjeta, por lo que esta modalidad de introducción sólo sería válida en tarjetas de una sola banda.
En el caso de farmacias de Cataluña, se necesita un consentimiento del cliente para poder guardar su TSI o CIP. Por ello, al dispensar a un cliente que no tenga la L.O.P.D. firmada, pero sí grabada en ficha su TSI o su CIP, se avisará y se dará opción a entrar a activar el consentimiento del cliente para guardar dichos datos. Si no se activara el consentimiento, se eliminarían TSI y CIP de la ficha del cliente.
5.- PUNTOS, EUROS Y VALES : Este apartado solamente aparecerá si el cliente en cuestión ha sido incluido en el circuito de aplicación de promociones. Es decir, si ha sido dado de alta en CLIENTES EN PROMOCIÓN del proceso PROMOCIONES incluido en el apartado GESTIÓN DE ARTÍCULOS del menú MAESTROS. Así, de habérsele aplicado promociones al cliente, ya sea de forma automática en la venta o de forma manual, en este apartado podrán visualizarse para su consulta, dándose de cada una de ellas la siguiente información: Fecha y hora en que se aplicó la promoción, concepto (automática, manual, etc.), descripción de la promoción (la especificada al definirse la promoción. En el caso de utilización de vales promocionales, aparecerá “Vale Promocional”), puntos, euros y/o importe en euros en vales aplicados (al debe y/o al haber) y vendedor que aplicó la promoción.
En cualquiera de los apartados anteriormente mencionados que conforman la ficha de un cliente, en la zona inferior de la ventana se dispone de un panel gráfico en el que se presenta información sobre la estadística de consumo del cliente, es decir, ventas que se le han realizado. Esta información puede referirse tanto a unidades vendidas, ventas por importe bruto o por importe neto. Para más información al respecto, véase el apartado correspondiente.
En la zona inferior de la ventana se encuentran disponibles los siguientes botones:
Botón Consultar : Permite el acceso al proceso de consulta de líneas de venta de clientes.
Botón Facturar : Permite el acceso al proceso de facturación a clientes.
Botón Saldos : Permite el acceso al proceso de consulta de saldos de clientes.
Botón Operaciones : Permite el acceso al proceso de obtención de resumen de ventas realizadas / reimpresión de documentos de venta, mediante el que se pueden obtener documentos impresos (tickets, facturas, etc.), así como un resumen de las ventas efectuadas al cliente.
6.- MARKETING : Este apartado recoge información del cliente que puede resultar interesante desde el punto de vista del marketing en la oficina de farmacia. La información presentada se divide en 4 apartados:
. ÚLTIMAS COMPRAS : En este apartado figurarán las ventas realizadas al cliente en los últimos 365 días, dándose su fecha, hora, código y descripción del artículo vendido, cantidad, importe neto y código del tipo de aportación si se vendió con receta. Esta información es meramente informativa, no pudiéndose modificar.
. ARTÍCULOS COMPRADOS : Donde figurará una relación de los artículos comprados por el cliente en los últimos 365 días, dándose de cada uno su código, descripción y unidades totales compradas en ese período. Los artículos figurarán ordenados de mayor a menor número total de unidades compradas. Esta información es meramente informativa, no pudiéndose modificar.
. CATEGORÍAS HABILITADAS : Este apartado mostrará las categorías asociadas al cliente, ya sea categoría explícita, categoría implícita o categoría inferida. Se dará el nombre de cada una de dichas categorías, la subcategoría a la que pertenece el cliente, tipo (explícita, implícita o inferida) y sólo en el caso de las categorías implícitas se dará también el valor por el que el cliente queda englobado en ella. Esta información es meramente informativa, no pudiéndose modificar. Asimismo, de cada categoría se indicará si debe ser incluida o no en la información a mostrar en VENTAS MOSTRADOR cuando se presente información de este cliente, pudiendo el usuario modificar en cualquier momento desde este punto qué categorías mostrar y cuáles no son de interés al respecto. Como ayuda en esta labor, se dispone del botón Seleccionar Todo (que marcará todas las categorías como sí visibles en ventas. Equivale a las teclas
. ANOTACIONES SOBRE EL CLIENTE : Donde el usuario podrá introducir los textos que estime convenientes, pudiéndose indicar para cada anotación introducida una fecha de referencia, y si desea o no que esa anotación se incluya en la información a mostrar en VENTAS MOSTRADOR cuando se presente información del cliente.
En cada uno de estos apartados se incluye una caja de chequeo denominada “Mostrar en Ventas”. Su activación implica que cuando en VENTAS MOSTRADOR se muestre información de marketing del cliente se incluya la información de ese apartado. Así, de forma independiente para cada apartado se indicará si se desea o no incluirlo en la información a mostrar en ventas. Ahora bien, debe tenerse en cuenta que dicha caja de chequeo aparecerá inhabilitada en aquellos apartados de los que se haya indicado ya en parámetros que no se desea mostrar en ventas o que se desea que se muestre siempre (haga clic aquí para ampliar la información sobre dichos parámetros).
7.- DIRECCIONES AUX. : Esta pestaña sólo aparecerá disponible en el caso de tener activo el parámetro "Gestión de varias direcciones" ubicado en el entorno CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Permitirá introducir dos direcciones más del cliente que podrán ser utilizadas para ser impresas en los resguardos correspondientes a operaciones pendientes de cobro que se emitan.
8.- RECETAS PENDIENTES : Esta pestaña sólo aparecerá disponible en el caso de que el cliente tenga recetas pendientes, y su utilidad es la consulta de éstas. La consulta puede acotarse por fecha de operación de la receta pendiente (por defecto, mes actual más dos anteriores). puede consultarse sólo recetas pendientes, sólo confirmadas o ambas cosas. Asimismo, se puede acotar por el tipo de cobro (actual o diferido). De cada receta se da nombre del cliente, fecha y hora de la operación, código y descripción del artículo, tipo de operación, estado de la receta, fecha y hora de confirmación, cantidad, aportación, precio de venta, importe bruto, descuentode lílnea y de operación, e importe neto.
En el caso de clientes con redirección de facturas, tanto en la ficha del cliente ‘padre’ (al que se redireccionan las facturas) como de los clientes ‘hijos’ (clientes que redireccionan sus facturas a otro cliente), se permite visualizar solamente sus recetas pendientes o incluir también las recetas pendientes de clientes de su grupo de dependencia (‘padres’ e ‘hijos’), en función de si está desactivado o activado el check ‘Considerar Clientes Principal y Dependientes’.
9.- VENCIMIENTOS : En este apartado se podrá indicar los datos necesarios para poder generarle al cliente vencimientos para el pago de sus facturas. Así pues, se podrá indicar una forma y una cuenta de pago de los vencimiento. Asimismo, se podrá especificar la cuenta de cargo del cliente, para la generación de remesas si ello es necesario. Si los dos primeros caracteres introducidos como cuenta del cliente son ES, se entenderá que es una cuenta española y se aplicará el formato IBAN oficial. En caso contrario, el formato del campo cambiará a un único espacio en el que se podrán introducir hasta 34 caracteres (máximo permitido por la norma 19 del SEPA). En estos casos no se realizará comprobación alguna respecto al formato de cuenta.
El campo ‘Nº Orden de domiciliación’ permite indicar el número de mandato u orden de domiciliación asociado al cliente. Este identificador se incluye en el documento de autorización que firma el cliente y es el que se debe utilizar cuando se emiten remesas asociadas a éste. Del mismo modo, el campo ‘Secuencia del adeudo’ permite modificar cuando se precise dicho dato para cada una de las cuentas contables asociadas a remesas del cliente. Por defecto, si no se cumplimenta este campo, cuando se emita por primera vez una remesa para el cliente se marcará con la cadena "FRST" y a partir de ésta, el resto de remesas de ese cliente se marcarán como "RCUR". De otra parte, debe tenerse en cuenta que para la generación de remesas es imprescindible que se cumplimente la dirección del cliente en la pestaña “DATOS AUXILIARES”, por lo que, si se ha especificado cuenta del cliente, al grabar la ficha de avisará si no está completa. En cualquier momento se puede eliminar la forma de pago asociada al cliente situándose en dicho campo y pulsando la tecla . También se puede indicar hasta 4 días del mes fijos de pago de facturas. Si el cliente tiene definida una forma de pago, cuando se generen los vencimientos automáticos, la fecha de éstos se ajustará a los días de pago que se hayan fijado. Por ejemplo, supóngase un cliente con forma de pago a 15 y 30 días, si indicamos días fijos de pago el 10 y 20 de cada mes. Si se le factura a fecha 20 de octubre, según la forma de pago se deben generar dos vencimientos en fechas 4 y 19 de noviembre. Pero atendiendo también a los días fijos de pago, los vencimientos se generarán con fecha 10 y 20 de noviembre. Si se establece como días de pago 29, 30 ó 31, pero el mes en el que cae el vencimiento no llega a ese día, se ajustará a la última fecha del mes. Por ejemplo, si a un cliente con forma de pago a 30 días y con día de pago el 30 de cada mes, se le factura el 20 de enero, por forma de pago el vencimiento debería ser 19 de febrero, que atendiendo a los días fijos de pago se ajustará al 29 de febrero (no al 30 de marzo). Por último, se puede indicar una cuenta de pago por defecto (cuenta contable de siete dígitos que comience por 5) en la que contabilizar los cobros de este cliente, de forma que los vencimientos se generen contra esta cuenta. De no especificarse cuenta alguna, cuando se generen los vencimientos se tomará la cuenta por defecto que se haya determinado en el parámetro Cuenta por defecto para Pagos. Si se trabaja con MultiNif y no todas las empresas utilizan la misma cuenta de pagos, se deberá activar el check ‘Utilizar Cuenta de Pago de la Empresa’ para que los vencimientos a este cliente se asocien a la cuenta de pago correcta según la empresa de que se trate. Las cuentas para pago de cada empresa se han de indicar en el entorno VENCIMIENTOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
10.- FACTURACIÓN ELECTRÓNICA : Si en en la pestaña “DATOS AUXILIARES” se ha activado el check ‘Exportar facturas (FacturaE)’, se dispondrá de esta pestaña donde se pueden introducir los siguientes datos necesarios para la generación del fichero xml correspondiente a la factura electrónica de clientes:
. OFICINA CONTABLE
. UNIDAD TRAMITADORA
. ÓRGANO GESTOR
. ÓRGANO PROPONENTE
. CÓDIGO CUENTA CLIENTE / IBAN. Debe recordarse que para los abonos de factura electrónica se utilizará el IBAN especificado en el parámetro IBAN Cuenta de Abono Factura-E del entorno DATOS FARMACIA del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
. MEDIO DE PAGO : Al contado, recibo, transferencia, letra de cambio, etc.
. NÚMERO DE EXPEDIENTE
. PERSONA DE CONTACTO
Además se podrá activar la petición de referencia del contrato del emisor y/o referencia del contrato del receptor al exportar factura. Para ello se dispone de los checks ‘Pedir referencia del contrato del emisor por línea’ y ‘Pedir referencia del contrato del receptor por línea’. Si se activan, cuando se dispense a ese cliente teniendo activa la obtención de factura o factura simplificada nominal, tras el pago de la venta se solicitará la introducción de dichos datos. También se solicitará cuando desde el HISTÓRICO DE FACTURAS ( ) se vaya a exportar ( ).
11.- CIPS PACIENTE : Este apartado solamente aparecerá si se tiene instalado el módulo de Receta Electrónica Privada. Figurarán todos los identificadores de acceso a receta privada asociados al cliente.
Para incluir el identificador de un cliente bastará con leer en la columna “IdAcceso” de ese grid el DM o banda de tarjeta mutualista del cliente, o bien un DM de la HIP. Automáticamente se registrarán el identificador de acceso y el repositorio adecuados.
De esta forma, cuando en la venta se asigne este cliente y se entre en la Receta Electrónica Privada, ya se asumirán estos datos identificativos del paciente. De otra parte, se dispone del botón se accederá a un grid donde figurarán los diferentes repositorios contemplados en la receta privada, pudiéndose modificar, eliminar o incluir nuevos.