Ruta: Maestros > Gestión de clientes > Gestión RGPD
Resumen: Explica cómo recoger y gestionar el consentimiento RGPD (protección de datos) de cada cliente desde su ficha, bloqueando acciones que lo requieren y generando el documento de consentimiento expreso. Maestros > Gestión de clientes.
Palabras clave: protección de datos, lopd, consentimiento del cliente, documento de consentimiento, firma, consiento, datos personales, permiso para usar datos, rgpd
Preguntas típicas: ¿Cómo registro el consentimiento de protección de datos de un cliente? | ¿Cómo imprimo el documento de consentimiento RGPD? | ¿Qué acciones se bloquean si el cliente no consiente?
La normativa de regularización general de protección de datos (R.G.P.D.) implica la necesidad de un consentimiento expreso por parte del cliente de la farmacia para la conservación y utilización de sus datos personales (nombre, dirección, DNI, dispensaciones realizadas, etc.).
Quedan exentas de esta normativa las acciones propias del desempeño de la labor profesional realizada en la farmacia que impliquen por imperativo legal la utilización de dichos datos.
Algunos ejemplos son la dispensación de recetas electrónicas, que obliga a la utilización del CIP del paciente, o la emisión de facturas donde es necesaria la utilización de los datos identificativos del cliente.
Farmatic incluye los mecanismos necesarios para ajustar el funcionamiento de la farmacia a estos requisitos, permitiendo recoger el consentimiento expreso de los clientes, así como impidiendo la realización de acciones que requieran ese consentimiento si el cliente no lo ha otorgado.
Es en la ficha del cliente donde se ha ubicado el proceso que permite indicar qué acciones por parte de la farmacia consiente el cliente y cuáles no, así como la obtención del documento de consentimiento expreso que así lo acredite y que se deberá presentar al cliente para que lo firme.
Así pues, en el apartado de la ficha de cliente referido a la L.O.P.D. al que se accede mediante el botón (Este botón presentará texto en rojo y negrita si aún no se ha gestionado el consentimiento expreso. En rojo si el consentimiento está cancelado o limitado. Aparecerá en verde si el consentimiento está firmado), se dispone de tres checks para determinar el estado del consentimiento del cliente, pudiendo ser:
Firmada. Implica que el cliente ya ha firmado el documento de consentimiento. Se podrán realizar las acciones consentidas, según se explica más adelante.
Cancelada. Implica que se ha cancelado el consentimiento del cliente. Es decir, el cliente no da su consentimiento expreso. No se podrá realizar con este cliente ninguna de las acciones que requieren del consentimiento. No se le podrán enviar SMS ni emails desde Farmatic.
Limitada. Implica que el cliente tiene el consentimiento en suspenso temporalmente por el motivo que fuere. En esta situación no se realizará con este cliente ninguna acción que requiera del consentimiento expreso. No se le podrán enviar SMS ni emails desde Farmatic.
Además, en este apartado se incluyen los checks que permiten señalar qué acciones a realizar desde Farmatic consiente el cliente y cuáles no. Los checks disponibles dependerán del parámetro Modalidad R.G.P.D. consentimiento expreso:
Básico: En este caso, se incluye un único check para activar o no el consentimiento del cliente para la totalidad de comunicaciones generadas por Farmatic: Comunicaciones.
Medio: Se pide consentimiento expreso para comunicaciones de pedidos/encargos, y otro consentimiento general para el resto de comunicaciones: Pedidos / Encargos y Resto comunicaciones.
Detallado: Se dispondrá de un check para cada entorno de comunicaciones de Farmatic:
Pedidos / Encargos. Comunicaciones relacionadas con los pedidos o encargos del cliente..
Info. Saldo Puntos. Información del saldo de puntos promocionales al cliente.
Cumpleaños. Comunicaciones con motivo del cumpleaños del cliente.
Info. Saldo. Comunicaciones informativas sobre el saldo del cliente.
Com. Manuales. Comunicaciones manuales vía SMS o email realizadas desde UTILIDADES -> GESTIÓN DE SMS.
Medicación y CIP. Solamente en el caso de tener activo el módulo de Receta Electrónica de Cataluña.
Si se ha configurado la L.O.P.D. de algún cliente con una determinada modalidad y se modifica la modalidad por defecto, en ese cliente no cambiará nada hasta que no se vuelva a configurar la L.O.P.D. desde su ficha. En ese caso, los checks sólo se activarán si todas las opciones detalladas que engloba la nueva modalidad están activas. Por ejemplo, si configuramos en modo detallado 4 de las 5 opciones y pasamos al modo básico, al volver a configurar, el check de permitir comunicaciones no aparecerá activo.
En este punto se incluirán también aquéllas acciones ajenas a Farmatic que necesiten el consentimiento expreso del cliente que hayan sido definidas en el apartado L.O.P.D. del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS (máximo 5). Por ejemplo, comunicaciones de campañas promocionales, o avisos de vacunación, etc.
Si se ha indicado Cataluña en el parámetro Servidor de Receta Electrónica del entorno RECETA ELECTRÓNICA en CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS, figurará también el check ‘Medicación y CIP’, que permite registrar el consentimiento del cliente a que se guarden sus datos de CIP y medicación.
Asimismo, se dispone del botón que permite la impresión del documento a firmar por el cliente. En el documento aparecerán ya marcadas las acciones que el cliente consiente (los checks que se hayan activado) o no, según lo que se haya establecido en el parámetro Marcar valores en la impresión del documento de Consentimiento R.G.P.D. ubicado en el apartado L.O.P.D. del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS
Al respecto indicar que Farmatic incluye un modelo tipo de documento de consentimiento (disponible en castellano, galego y euskara). No obstante, se contempla la posibilidad de modificarlo si se considera oportuno, puesto que se incluye la correspondiente plantilla editable con Microsoft Word.
Cuando se solicite la impresión del documento se preguntará si se desea utilizar la plantilla. Si se contesta que no, se imprime el documento tipo. Si se contesta que sí, se imprime el documento definido en la plantilla (si no se ha modificado la plantilla, será similar al documento tipo).
Este mensaje puede parametrizarse desde el proceso MENSAJES PARAMETRIZADOS para que no se presente y se realice siempre la acción deseada.
La modificación de la plantilla se puede hacer desde MAESTROS -> GESTIÓN DE CLIENTES -> CIRCULARES A CLIENTES, editando la plantilla ConsentimientoLOPD.dot (debe conservarse este nombre).
En el documento de consentimiento se incluirá o no los datos de representante legal en función de si se activa o no el check ‘Solicitar Representante Legal’. En caso de que se active, al obtener el documento se presentará una ventana donde incluir nombre y NIF del representante legal.
Si se desea visualizar el último documento de consentimiento expreso emitido a un cliente, se dispone del correspondiente enlace:
Si se intenta generar documento de consentimiento para un cliente que ya lo tiene registrado, se avisará y se pedirá confirmación para regenerarlo. En caso de que se continúe con el proceso, el nuevo documento reemplazará al anterior (éste último será eliminado).
Señalar que en caso de trabajar con MultiNif, en el documento de consentimiento aparecerá el nombre de todas las empresas, figurando como datos de contacto los correspondientes a la primera empresa configurada en parámetros.
Por último, indicar que el documento de consentimiento se imprimirá o solamente se guardará en base de datos en función de lo indicado en el parámetro Imprimir documento de Consentimiento R.G..P.D. por impresora física (entorno L.O.P.D. del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS). No obstante, en la ficha del cliente se dispone el check ‘Imprimir doc. consentimiento en impresora física’. Por defecto estará activo o no en función de cómo se tenga configurado el parámetro mencionado. Este check permitirá asignar un valor diferente al parámetro puntualmente a los clientes en que se requiera.
Ruta: Maestros > Gestión de clientes > Estadísticas de consumos del cliente
Resumen: Panel gráfico en la ficha del cliente (pestañas Datos generales/Auxiliares) con las ventas por mes y año, por unidades, importe bruto o neto, en distintos tipos de gráfico.
Palabras clave: gráfico de compras, cuánto compra un cliente, evolución de ventas del cliente, importe neto, importe bruto, gráfico de barras, consumo mensual
Preguntas típicas: ¿Cómo veo cuánto ha comprado un cliente cada mes? | ¿Cómo cambio el tipo de gráfico de consumos?
En la zona inferior de la ficha del cliente, cuando se tiene activa la pestaña “DATOS GENERALES” o la pestaña “DATOS AUXILIARES”, se dispone de un panel gráfico en el que se proporciona información sobre las estadísticas de ventas realizadas al cliente. Esta información se presenta inicialmente en forma gráfica, pudiendo dicho gráfico mostrarse en forma de barras, líneas, puntos, tartas, etc. Asimismo es posible representar la información en dos o tres dimensiones.
La estadística puede ser consultada respecto a tres modalidades de información, que podrán seleccionarse haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el panel gráfico. Dichas modalidades son:
Por unidades vendidas.
Por importe bruto que suponen las ventas realizadas.
Por importe neto que las ventas representan, es decir, restados ya descuentos y devoluciones.
En un mismo gráfico se presentará información mes a mes de cada uno de los años en los que se hayan registrado ventas al cliente, siendo que la información de cada año se representará por un color diferente (el determinado por el usuario en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, si bien puede cambiar los colores directamente desde el propio panel gráfico).
A la derecha de la gráfica se mostrará un cuadro recordatorio del color correspondiente a cada año, así como el concepto que se está representando: Total cantidad (si es estadística por unidades vendidas), total bruto o total neto.
En este panel gráfico se dispone de todas las opciones que este tipo de elementos proporciona (cambio de colores, visualizar la información en forma de tabla en vez de gráfico, configurar e imprimir informes, vista preliminar, etc.). A estas opciones se podrá acceder bien haciendo uso de los botones de acceso directo que el panel gráfico presenta, bien haciendo clic sobre él con el botón derecho del ratón.
Al respecto indicar que se puede tener una configuración para el gráfico que se visualiza desde la pestaña “DATOS GENERALES” y otra diferente para el gráfico que se visualiza desde la pestaña “DATOS AUXILIARES”. Por ejemplo, en uno de ellos se pueden mostrar las unidades y en el otro los importes de venta, facilitándose así la consulta.
Ruta: Maestros > Gestión de clientes > Creación de contactos de clientes en MS Outlook
Resumen: Proceso Exportar a contactos Outlook (botón derecho en la parrilla de Clientes) que crea contactos de Outlook con los clientes mostrados, en la carpeta elegida (por defecto Clientes Farmacia).
Palabras clave: exportar clientes, contactos outlook, agenda de correo, enviar correos a clientes, carpeta clientes farmacia, pasar clientes a outlook
Preguntas típicas: ¿Cómo paso mis clientes a los contactos de Outlook? | ¿Puedo exportar solo un grupo de clientes a Outlook?
Al entrar al proceso CLIENTES se presenta una parrilla de exploración en la que figuran todos los clientes dados de alta. Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre ella se presenta un menú de opciones entre las que se encuentra EXPORTAR A CONTACTOS OUTLOOK.
Este proceso permite crear contactos en MS Outlook partiendo de los datos de clientes registrados en FARMATIC, a fin de poder enviarles desde dicha aplicación de forma automática correo electrónico, fax, etc.
La ejecución de este proceso provocará la creación de contactos de todos los clientes presentes en parrilla. Por tanto, si se desea efectuar alguna acotación de clientes debe realizarse de forma previa a la selección de EXPORTAR A CONTACTOS OUTLOOK.
Estos contactos se guardarán en Outlook en la carpeta que el usuario determine. Por ello, al entrar en el proceso se solicita en primer lugar la carpeta deseada, disponiéndose de una caja desplegable donde figurarán todas las carpetas dependientes de la carpeta "Contactos" que se tengan definidas en Outlook. Por defecto se tomará la carpeta "Clientes Farmacia", dependiente de la carpeta "Contactos". Si dicha carpeta "Clientes Farmacia" no existiese, al generarse un contacto se crearía automáticamente. No obstante, si este campo de petición de carpeta se dejase vacío, los contactos se crearían directamente en la mencionada carpeta "Contactos" de Outlook.
Si el cliente ya existiese en Outlook como contacto, se procederá con su actualización. La identificación de si el cliente existe como contacto será posible gracias a que al crearse el contacto se guardará el código de cliente FARMATIC en el campo "Sobrenombre" disponible en las fichas de contactos de Outlook.
Para la generación de contactos no será necesario que Outlook esté abierto, si bien el hecho de que lo esté agilizará el proceso.
Ruta: Maestros > Gestión de clientes > Consulta de líneas de venta de clientes
Resumen: Permite consultar las líneas de venta de un cliente (botón Consultar en Clientes) con filtros por fechas, familias, vendedor, tipo de línea, forma de pago, estado y receta pendiente, mostrando totales bruto y neto.
Palabras clave: qué ha comprado un cliente, historial de compras, ventas a un cliente, líneas de venta, contado o crédito, receta pendiente, importe bruto y neto, aportación, filtrar por fecha
Preguntas típicas: ¿Cómo veo todo lo que ha comprado un cliente? | ¿Cómo filtro las ventas de un cliente por fechas o familias? | ¿Cómo veo solo sus ventas a crédito pendientes de facturar?
Al entrar al proceso CLIENTES se presenta una parrilla de exploración en la que figuran todos los clientes dados de alta. Junto a ella se presenta el botón Consultar, de forma que seleccionando un cliente en la parrilla de exploración y pinchando con el ratón en dicho botón se tendrá acceso a consultar las líneas de ventas realizadas a dicho cliente.
La información relativa a dichas ventas se muestra también mediante una parrilla de exploración, con lo que ello conlleva en cuanto a posibilidades de ordenación de las líneas por los diferentes campos, posibilidad de crear informes y visualizarlos por pantalla o imprimirlos, etc.
Los datos que se dan sobre cada línea de venta son los siguientes:
FECHA en la que se realizó la operación.
HORA de realización de la operación.
VENDEDOR que realizó la venta.
CÓDIGO del artículo que fue vendido.
DESCRIPCIÓN del artículo.
CANTIDAD : Unidades que fueron vendidas.
APORTACIÓN : Código del tipo de aportación que fue aplicado, en caso de tratarse de una venta con receta.
P.V.P. al que fue vendido el artículo.
IMPORTE BRUTO al que la operación asciende. Será resultado de multiplicar el P.V.P. por las unidades vendidas. En el caso de tratarse de operaciones con receta, se tomará tan sólo el importe correspondiente a la aportación.
IMPORTE NETO que la operación supone. Se corresponde al importe bruto restándose los posibles descuentos que se hubiesen realizado.
En la zona inferior de la parrilla donde se presenta esta información de líneas se dan una serie de datos totalizadores referidos a la suma de todas ellas:
Nº DE LÍNEAS : Suma de líneas de venta presentes en la parrilla.
Nº DE ARTÍCULOS : Número total de artículos vendidos. Es decir, suma de los campos cantidad de cada línea.
TOTAL IMPORTE BRUTO : Suma de importes brutos de todas las líneas.
TOTAL IMPORTE NETO : Suma de importes netos de todas las líneas.
Todos los datos mencionados, tanto los referidos a cada línea independientemente como a la suma de líneas, no podrán ser modificados por el usuario.
Ahora bien, el usuario puede delimitar qué líneas son las que quiere consultar. Para ello, en la zona superior de la ventana se dispone de dos pestañas, de forma que al pinchar sobre ellas con el ratón se accederá a las posibilidades de acotación de líneas disponibles. Dichas pestañas son las siguientes:
1.- CRITERIOS GENERALES : Desde este apartado el usuario puede efectuar una serie de acotaciones generales sobre las líneas que desea consultar, de forma que en la parrilla de exploración sólo se visualizarán las operaciones de venta realizadas al cliente que cumplan las especificaciones dadas. Las posibilidades de acotación que presenta esta opción son las siguientes:
FECHA DESDE : En este campo el usuario debe introducir la fecha más antigua desde la que desea realizar la consulta, de forma que en la parrilla de exploración solamente se presentarán líneas de venta cuya fecha de realización sea igual o posterior a aquélla dada. Para introducir este dato se dispone del botón Seleccionar Fecha, mediante el cual se accede a una ventana en la que será posible elegir día, mes y año. Para más información véase el apartado INTRODUCCIÓN DE FECHAS.
FECHA HASTA : En este campo el usuario introducirá la fecha tope hasta la que desea consultar, de forma que sólo se incluirán en la parrilla de exploración las líneas de venta con fecha igual o anterior a cumplimentar este dato se procederá de idéntica manera que en el campo anterior.
FAMILIAS : El usuario puede restringir la consulta de líneas refiriéndola a aquellas ventas de artículos pertenecientes a la familia o familias que estime conveniente. Este campo presenta dos posibles alternativas:
. Todas : Si se activa este botón radio no se efectúa acotación alguna por familia.
. Selección : Si se activa este botón radio se accederá a una ventana de selección donde se podrá elegir las familias cuyas ventas se desea incluir en la consulta.
TIPO DE CLIENTE : Puesto que al entrar en este proceso ya se ha seleccionado un cliente concreto, este campo que permitiría acotar la consulta por tipo de cliente, aparecerá inactivo, pues no ha lugar.
VENDEDOR : El usuario puede también acotar la consulta a líneas de venta realizada por uno o varios vendedores en concreto. Por tanto, este campo incluye también dos alternativas:
. Todos : Implica no acotar por vendedor.
. Selección : Al igual que se ha mencionado en la acotación por familia, de activar este botón radio se tendría acceso a seleccionar el vendedor o vendedores cuyas líneas se desea consultar.
2.- CARACTERÍSTICAS DE LAS LÍNEAS : Como complemento a las acotaciones que se hayan podido realizar de forma general, este apartado incluye otra serie de condicionantes referidos propiamente a las líneas de venta, de forma que el usuario debe seleccionar aquellos que deben cumplir las líneas para que sean incluidas en la parrilla de exploración. Dichos condicionantes son los siguientes:
TIPO DE LÍNEA : Puede acotarse la consulta a sólo líneas de venta libre (sin receta), sólo ventas con receta o ambos tipos.
FORMA DE PAGO : Se puede restringir la consulta a sólo líneas de contado, sólo líneas de crédito, sólo depósitos (recetas pendientes) o combinaciones de estos tipos de línea.
ESTADO : Acotación referida a sólo líneas de crédito facturadas, sólo pendientes de facturar o ambas.
RECETA PENDIENTE : Acotación referida a sólo líneas de receta pendiente cobradas en el momento de la operación de venta, recetas pendientes con cobro diferido (es decir, que no se cobraron en el momento de la operación de venta), líneas de confirmación de receta, o combinaciones de estos tipos de operación.
En relación a la consulta de recetas pendientes, si lo que se desea no es consultar las recetas de un determinado cliente, sino hacer una consulta más general sobre varios clientes, se dispone para ello del proceso VENTAS POR CLIENTES, ubicado en VENTAS del menú INFORMES. Para más información al respecto véase el apartado VENTAS POR CLIENTES.
Todas las características de línea mencionadas están precedidas de una caja de chequeo, que el usuario puede activar o desactivar, de forma que la consulta se verá restringida a líneas que cumplan todas y cada una de las características marcadas por el usuario. Puesto que dichas características no son excluyentes entre sí se podrán marcar todas aquellas que se estimen oportunas.
Así pues, y a modo de resumen, una vez elegido el cliente el usuario debe seleccionar todos los criterios generales y características de línea que desee, de forma que en la parrilla de exploración sólo se presentarán las líneas de venta del cliente que cumplan las acotaciones especificadas. Una vez presente la información en la parrilla, el usuario puede disponer de ella ordenándola por el campo que desee, configurar informes, visualizarlos por pantalla o imprimirlos, etc. haciendo uso de todas las posibilidades que una parrilla de exploración dispone.
Es posible situarse directamente en la primera línea de la parrilla, en la última, avanzar una línea o retroceder una línea haciendo clic con el ratón sobre el botón Primer Registro, botón Último Registro, botón Siguiente Registro o botón Registro Anterior respectivamente. Dichos botones se ubican en la zona superior de la ventana.
Al igual que en la ficha del cliente se dispone de un panel gráfico referido a las estadísticas de consumo del cliente (todas sus ventas), en este apartado de consulta de líneas se presenta este panel gráfico pero referido sólo a la estadística referida a las líneas de venta presentes en la parrilla, es decir, sólo las líneas seleccionadas según las acotaciones efectuadas por el usuario. Salvo esta restricción, la información que proporciona esta estadística y las posibilidades de explotación disponibles son las mismas que en la consulta de estadísticas de consumo del cliente desde su ficha.
Ahora bien, si no se desea que este panel gráfico se visualice, pinchar con el ratón en el botón Visibilidad Gráfico. Del mismo modo, si dicho panel está desactivado, pinchando en este botón volverá a visualizarse.
Por último, indicar que si se lleva gestión multiempresa (Multi-Nif) se habrá presentado en la barra de herramientas de la ventana principal un selector de actividad donde elegir la empresa cuyas ventas se desea consultar. Será válido todo lo anteriormente dicho, con la única salvedad de que una vez seleccionada una empresa sólo se mostrarán las líneas de venta relacionadas con la misma (aquellas relativas a artículos pertenecientes a familias ligadas a dicha empresa). Para más información al respecto véase el apartado GESTIÓN MULTIEMPRESA.
No obstante, destacar que si a la consulta de líneas se ha accedido no desde la parrilla de clientes, sino haciendo clic sobre el botón Consultar sito en la propia ficha del cliente, no se dispondrá de selector de actividad, siendo que en cada una de las líneas que se muestren se incluirá el campo "Actividad" en el que se señalará la empresa a la que pertenece. Servirá este campo para ordenar y acotar por empresas cuando sea necesario.