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Resumen: Muestra el estado de cuentas de un cliente (facturas, entregas, devoluciones, ventas a crédito pendientes) y permite cobrar o notificar pagos de líneas; accesible desde Clientes y desde Ventas con el botón Saldos o Libreta-Cliente.
Palabras clave: deuda del cliente, libreta cliente, cuánto debe, cobrar deuda, entrega a cuenta, pago de línea, saldo parcial, recetas pendientes, saldo total, forma de pago, ventas a crédito, estado de cuentas
Preguntas típicas: ¿Cómo veo cuánto me debe un cliente? | ¿Cómo registro que un cliente me paga una deuda? | ¿Qué diferencia hay entre saldo parcial y saldo total?
La consulta de saldos de un cliente permite la visualización detallada de su estado de cuentas en relación a las operaciones de crédito que se le han efectuado: Facturas emitidas, entregas de euros que el cliente ha realizado a la farmacia, devoluciones de dinero que la farmacia le ha hecho al cliente, y ventas o devoluciones cerradas a crédito que están aún pendientes de facturar. En esta consulta se podrá diferenciar si una línea de venta o una factura están ya pagadas o no, informándose de la línea de pago que le corresponde. Asimismo será posible notificar pagos de líneas, independientemente de si éstas están ya facturadas o no.
Toda la información que la consulta de saldos ofrece puede visualizarse también en el momento en que se realiza una venta a crédito a un cliente o en el momento en que un cliente realiza una entrega de euros, todo ello desde el proceso VENTAS MOSTRADOR, haciendo clic sobre el botón Saldos que aparecerá disponible, o directamente haciendo uso del botón Libreta-Cliente de la barra de herramientas del proceso de ventas.
La consulta podrá ser acotada desde una fecha, pudiéndola indicar el usuario haciendo uso del botón Seleccionar Fecha que a tal efecto se presenta.
Si se desea consultar el saldo parcial entre unas fechas determinadas, activar el check “Saldo Parcial entre Fechas” e indicar el período a consultar (fechas desde-hasta).
La información será presentada en una parrilla de exploración, con lo que un elemento de este tipo proporciona en cuanto a posibilidades de ordenación y acotación de la información, posibilidades de configuración e impresión de informes, etc.
Se dispone de la caja de chequeo "Mostrar Sólo Líneas Pendientes". Si la misma se deja desactivada, se mostrarán todas las líneas que tenga el cliente, estén o no pagadas. Si, por el contrario, se activa esta caja se mostrarán solamente aquellas líneas del cliente que no estén pagadas.
Se dispondrá también de la caja de chequeo "Considerar Líneas de Clientes Dependientes" sólo cuando se consulte un cliente que tenga clientes dependientes, es decir, se trate de un cliente al que se le facturan ventas realizadas por otros clientes (es un cliente ‘padre’), o bien se trate de un cliente que redirije sus facturas a otro (es un cliente ‘hijo’). De esta forma se tendrá opción a tener en consideración o no las ventas de dichos otros clientes, según se active o no esta caja de chequeo. En caso de que sí se incluyan, aparecerá una columna en la que se indicará en cada línea el cliente al que corresponde..
Respecto a la consideración de si una línea está o no pagada hay que tener en cuenta que una línea se da por pagada bien por tener ligada una línea de pago, bien porque se tenga activo el parámetro "Conciliación automática de Artículos-Entregas". En este caso, al entrar en el proceso de saldos se hará automáticamente una gestión automática de conciliación de líneas de deuda y de líneas de pago. Así, cuando se active la opción de mostrar solamente líneas pendientes, se mostrarán solamente aquellas líneas de venta que no tienen pago asociado y además no quedan cubiertas por el importe de entregas a cuenta efectuadas por el cliente. Esta gestión se realiza en tiempo real, es decir, en el momento en que se entra en la consulta de saldos se comprueba el total de líneas de venta que hay (deudas del cliente), y las líneas de entregas a cuenta registradas. Se considerarán pagadas el máximo de líneas de venta posibles en función de las entregas a cuenta que haya. Por tanto, se visualizarán solamente líneas de venta que no han podido ser cubiertas y una línea de entrega a cuenta por el importe de entregas que había menos el importe de líneas de venta que se han dado como saldadas. No obstante, en este mismo proceso de consulta de saldos se dispone de la caja de chequeo "Conciliación Automática", que permite activar o desactivar la conciliación automática.
Además se dispone de la caja de chequeo "Mostrar Recetas Pendientes", de cuya activación dependerá que se visualicen o no las recetas pendientes que tenga el cliente. En función de si está o no activo el check “Considerar Líneas de Clientes Dependientes" sólo se visualizarán las recetas del cliente que se está consultando o también las de todos los clientes de su grupo de dependencia (cliente ‘padre’ y todos los clientes ‘hijos’ de éste). Por ejemplo, si los clientes 0007 y 0009 son dependientes del cliente 0001. en la consulta de saldos del cliente 0007, si se activa el chek “Considerar Líneas de Clientes Dependientes” se visualizan las recetas pendientes de los tres clientes. De no estarlo, solamente se visualizarían las recetas pendientes del cliente 0007 (del que se está consultando el saldo).
Así pues, en la parrilla se incluirán las líneas correspondientes en función de las acotaciones especificadas, presentándose los siguientes campos:
CLIENTE : Este campo sólo aparecerá cuando se consulte el saldo de un cliente que tenga clientes dependientes, es decir, al que se le facturen ventas realizadas a otros clientes. En este campo se informa del cliente al que se realizó la venta.
FECHA : Fecha en que se realizó la operación de venta, se emitió la factura, se realizó la entrega de euros o se hizo el descuento, según el tipo de línea de que se trate.
HORA : Hora en que se realizó la acción a la que se refiera la línea en cuestión.
CONCEPTO : Tipo de línea de que se trata. Se pueden dar los siguientes casos:
Si se trata de ventas pendientes de facturar aparecerá el nombre del artículo que se vendió. Se acompañan del icono Líneas en el campo “saldo”. En este caso, en la columna ‘Código’ se visualizará también el código del artículo en cuestión.
Cuando se eliminan facturas, las líneas correspondientes a las mismas pasan a visualizarse otra vez en saldos con el nombre del artículo que se vendió, si bien llevarán como sufijo "(Facturada)", lo que indica que esas líneas ya fueron facturadas (no pueden volver a facturarse) pero su factura correspondiente fue eliminada. Se acompañan del icono Líneas en el campo “saldo”.
Si se trata de facturas emitidas aparecerá el concepto "Factura Nº x" (donde "x" será el número de la factura correspondiente). Se acompañan del icono Facturas en el campo “saldo”. Si se está realizando la consulta de saldo sin tener en cuenta las líneas de clientes dependientes, las líneas de facturas que incluyan ventas de más de un cliente, se señalarán mediante el icono Redirección Facturas en el campo “Concepto”. El importe de esa factura que se visualizará será sólo el correspondiente a las compras realizadas por él, pero no el de ventas a otros clientes. Estas facturas sólo podrá pagarlas el cliente titular de la misma, pero no ninguno de los clientes dependientes implicados. Las facturas que tengan vencimientos pendientes de confirmar se señalarán con dos asteriscos (**).
Si se trata de entregas que el cliente ha realizado a la farmacia en efectivo aparecerá el concepto "S/Pago Cta.". Si la entrega la realizó mediante tarjeta de crédito el concepto será "S/Pago Cta. Tarj.". Si el pago se realizó mediante un talón el concepto con el que dicho pago se reflejará será "Su pago con Talón". Se acompañan del icono Pagos en el campo “saldo”. Si el pago corresponde a una factura, el concepto incluirá el número de factura entre paréntesis :“Su Pago (Fact. Nº. xxxxxxxxx)”.
Si se trata de entregas de dinero que la farmacia devuelve al cliente el concepto será "N/Abono en Cta.". Se acompañan del icono Pagos en el campo “saldo”.
Si se trata de descuentos realizados en una operación pagada en efectivo el concepto será "Nuestro Descuento". Si el descuento se realizó en una operación pagada con tarjeta el concepto será "Nuestro Descuento con Tarjeta" y si fue pagada con un talón el concepto será "Nuestro Descuento con Talón". Se acompañan del icono Pagos en el campo “saldo”.
Si se trata de una entrega a cuenta o un pago de una línea recuperada del saldo del cliente en el proceso de ventas, habiéndose utilizado una “tarjeta Descuento”, quedará reflejado mediante el concepto “Nuestro descuento con tarjeta”.
Si el cliente tiene euros acumulados en concepto de aplicación de promociones se verán reflejados en una línea cuyo concepto será “Abono por Promoción de Euros”. Se acompañan del icono Euros en el campo “saldo”.
Las liquidaciones de euros acumulados por promociones quedarán reflejadas mediante la línea “Liquidación del saldo de Promoción €”. Se acompañan del icono Pagos en el campo “saldo”.
Los pagos de vencimientos que fueron enviados mediante remesa al banco se verán reflejados con el concepto “Pago Vencimiento (Factura xxxxx)”.
UNI. : Unidades dispensadas. Este campo aparecerá vacío en líneas de pagos, descuentos y facturaciones.
APORTACIÓN : Descripción correspondiente al tipo de aportación utilizado, en el caso de que la venta se haya efectuado con receta.
VENTA : En este campo aparecerá el importe de la venta (si está pendiente de facturar) o el importe total de la factura, según el concepto de que se trate. Aparecerá el importe en negativo en caso de tratarse de una venta o factura correspondiente a una devolución. En el caso de facturas eliminadas aparecerá aquí el importe al que ascendía la misma.
ENTREGA : Importe entregado por el cliente a la farmacia o bien el entregado por la farmacia al cliente si se trata de una devolución. En este último caso el importe aparecerá en negativo. Asimismo, aparecerán los importes correspondientes a descuentos efectuados en el momento del cobro. También en este campo será donde se refleje el montante de euros acumulados por el cliente por la aplicación de promociones, en una única línea de abono por promoción de Euros. Por último, se reflejará en este campo la liquidación de euros por promociones que se hayan realizado, figurando como líneas de liquidación del saldo de promoción €.
SALDO : Deuda del cliente hasta ese momento. Será la diferencia entre los importes de ventas y los importes de entregas. Un importe en negativo indicará que es la farmacia quien se lo debe al cliente. En este campo se incluirán una serie de iconos que permitan identificar a simple vista el tipo de línea de que se trata (venta, factura, etc.) y, por tanto, si es una línea de incremento o decremento del saldo. Los posibles iconos que pueden aparecer son los siguientes:
. Icono Líneas : Indica que es una línea de venta o devolución de venta.
. Icono Pagos : Indica que es una línea de pago o abono en cuenta, o bien una línea de liquidación del saldo de euros acumulados por promociones.
. Icono Facturas : Indica que es una línea de facturación.
. Icono RP : Indica que es una línea de receta pendiente.
. Icono Euros : Indica que es una línea de euros acumulados por promociones.
Al final de la relación se incluyen también los siguientes datos:
SALDO PARCIAL : Deuda total que el cliente presenta en concepto de ventas de crédito. Un importe en negativo indicará que es la farmacia quien se lo debe al cliente.
RECETAS PENDIENTES : Deuda que el cliente presenta en concepto de recetas pendientes que no fueron abonadas en su momento (recetas pendientes de cobro diferido).
SALDO TOTAL : Deuda total real que el cliente presenta tanto en concepto de créditos como de recetas pendientes. Así pues, será la suma de saldo parcial más recetas pendientes. Un importe en negativo indicará que es la farmacia quien se lo debe al cliente.
TOTAL LÍNEAS SELECCIONADAS : A pie de ventana se incluye este campo, en el que se mostrará el saldo total correspondiente a las líneas que se tengan seleccionadas en la parrilla de líneas.
Las líneas correspondientes a facturas o ventas ya pagadas se diferenciarán apareciendo en el color que el usuario haya indicado a tal efecto en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS (concretamente en el parámetro "Indicación de líneas asociadas a algún pago"). Ahora bien, en el momento en que se active la modalidad de conciliación automática, la relación de ventas y pagos se ve afectada, pudiendo ser diferente. Si se desea volver a establecer los vínculos entre ventas y pagos según el criterio de la conciliación automática en dicho momento, hacer clic sobre el botón Conciliar Líneas. De esta forma se establecerá un vínculo entre las líneas de venta y de pago que se han conciliado.
Al principio de la relación se dará el dato SALDO HASTA LA FECHA, en el que se especificará el saldo total anterior a la fecha elegida como punto de partida de la consulta.
Asimismo, si se sitúa el cursor sobre una línea (ya sea de venta no facturada, factura emitida o cobro) se resaltarán todas las líneas ligadas a la línea seleccionada. Así, situando el cursor sobre una factura, si existe la correspondiente línea de pago asociada se resaltará también. Si se sitúa el cursor sobre una línea de cobro se resaltarán también las líneas a las que dicho cobro corresponde. El color con que estas líneas ligadas entre sí se resaltarán será el especificado por el usuario en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS (concretamente en el parámetro "Indicación de grupo de líneas asociadas a un pago"). Recuérdese que un pago estará ligado a su correspondiente venta o factura si el pago se realizó desde este mismo proceso de consulta de saldos (según se comenta más adelante) o en el proceso de facturación. También puede deberse esta correspondencia entre ventas y pagos si se ha utilizado el botón Conciliar Líneas, que se comenta más adelante. Si un pago se realiza desde el proceso de VENTAS MOSTRADOR no queda ligado a esa venta. También se habrá podido establecer una relación entre líneas de ventas o facturas y sus correspondientes pagos si se ha realizado una conciliación de saldos. De otra parte, una vez situado el cursor sobre una línea en concreto se podrán visualizar de forma agrupada todas las líneas relacionadas, haciéndose clic sobre el botón Detalle-Saldos. De esta forma se tiene una clara visión de cuándo se realizó la venta o factura y cuándo se realizó su pago.
En cualquier caso, situándose sobre una línea correspondiente a una factura, se podrá visualizar su contenido haciendo clic sobre el botón Ver Factura.
La información presente en la parrilla podrá ser impresa para su entrega al cliente haciendo clic en el botón Imprimir. Este listado se obtendrá por la impresora de tickets y se titulará "Extracto de Cuenta". Ahora bien, si se tiene seleccionada la línea de la parrilla "Recetas Pendientes", este botón Imprimir pasará a titularse "Recetas" y al hacer clic sobre él se obtendrá por impresora de tickets exclusivamente la relación de recetas pendientes del cliente.
En la consulta impresa de saldos en formato ticket, se incluirá o no el código de artículo según se indique en el parámetro Imprimir en Saldos el Código del artículo. Asimismo, se incluirá o no la descripción completa de artículo (ocupando tantas líneas como se precisen) según se indique en el parámetro Incluir en Saldos la descripción completa del artículo. Ambos parámetros se ubican en el entorno CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Por defecto, ambos parámetros estarán desactivados, con lo que la impresión de ticket consulta de saldos mostrará la descripción de artículo truncada a los caracteres que quepan en una línea y no incluirá el código de artículo.
De otra parte, se incluye el check ‘Ver Panel Facturas’ cuya activación implica que se muestre un panel adicional en el que se puede elegir visualizar todas las facturas, facturas pendientes o facturas pagadas. Una vez elegida la opción deseada, se muestran en ese mismo panel las facturas correspondientes. Situándose sobre una factura se localiza automáticamente en el grid para que pueda realizarse la acción que se estime oportuna (pagarla , imprimirla, consultarla...).
Desde el proceso de consulta de saldos también será posible comunicar el pago de una línea de venta no facturada o de una factura ya emitida. Para ello basta con seleccionar la línea o líneas que se van a pagar y hacer clic sobre el botón Pagar. Con ello se presentará una ventana en la que se podrá notificar el cobro de las líneas seleccionadas. En dicha ventana figuran los siguientes campos:
IMPORTE : Suma de importes de las líneas seleccionadas. Será el importe que se dé como cobrado.
DESCUENTO : Importe de descuentos. Se podrá introducir manualmente un descuento (bien en porcentaje introduciendo el valor seguido del signo %, bien en importe absoluto), de forma que la cantidad introducida será restada de la cantidad a cobrar.
TOTAL : Importe que realmente va a pagar el cliente. Corresponderá a la suma de importes de las líneas seleccionadas (campo "Importe" ya mencionado) menos los descuentos que se realicen.
VENDEDOR : Vendedor que realiza el cobro.
FORMA DE PAGO : Se deberá indicar el modo en que se realiza el pago, pudiendo ser en efectivo, mediante tarjeta de crédito, mediante talón o a través de un banco.
ENTREGA : En este campo se deberá indicar la cantidad que realmente paga el cliente.
DEVOLUCIÓN : Donde se dará el importe a devolver al cliente, siendo éste calculado como la diferencia entre cantidad entregada (campo "Entrega") e importe a cobrar (campo "Importe"). Este campo aparecerá en negativo y resaltado en rojo cuando la cantidad entregada sea inferior al importe a cobrar.
Una vez introducidos todos los datos hacer clic sobre el botón Aceptar, con lo que las líneas seleccionadas se considerarán cobradas. Si no se desea concluir el pago en este momento, basta con hacer clic en el botón Cancelar.
Cuando se realice un pago de líneas desde este proceso, si éste se realiza mediante talón y/o transferencia bancaria y se tiene activa la contabilización automática, se solicitará la fecha con la que se desea generar el asiento contable correspondiente al pago (por defecto, la fecha actual).
Si se realiza un pago, se dará opción a imprimir un comprobante de pago. Esta opción, no obstante, puede omitirse desde MENSAJES PARAMETRIZADOS. En el justificante de pago se detallará o no los artículos pagados en función de si está o no activo el parámetro Imprimir Comprobante de Pago Detallado (CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS -> CLIENTES).
Si se realiza el pago desde este punto, las líneas seleccionadas y la línea de cobro quedarán ligadas entre sí, de forma que al consultar saldos situando el cursor sobre alguna de las líneas de venta o factura se resaltará también la línea del cobro y viceversa.
Destacar que las factuas con importes pendientes, sus pagos asociados realizados antes de facturar y sus vencimientos confirmados aparecerán con el color de texto y el sombreado que se haya elegido en los parámetros Indicación de Facturas pendientes con pagos asociados y Indicación de grupo de Factura Pendiente con Pagos asociados (por defecto, texto marrón y sombreado azul celeste).
Se podrá notificar el cobro total de la deuda del cliente situando el cursor sobre la línea "Saldo Parcial" y haciendo clic sobre el botón Pagar. En este caso, todas las líneas de venta y facturas que no estuviesen ligadas a su correspondiente pago quedarán ligadas a la línea que este pago realizado supone.
Ahora bien, no se podrá efectuar un pago situando el cursor sobre la línea "Saldo Parcial" si hay líneas pendientes de cobro anteriores a la fecha desde la que se ha acotado el informe. Es decir, si en la línea "SALDO ACUMULADO HASTA LA FECHA" el saldo no es 0, al situarse sobre la línea "Saldo Parcial" estará inhabilitado el botón Pagar, no pudiéndose proceder al pago desde este punto, pues ello supondría no poder ligar el pago a esas líneas que no están presentes en el informe pero sí forman parte del saldo parcial. De desear realizar el cobro de la deuda total del cliente se deberá ampliar la fecha desde la que se acotan las líneas para que se incluyan todas aquellas que estén pendientes.
Al intentar pagar teniendo seleccionada una factura pendiente, un pago de factura pendiente o un vencimiento confirmado, si quedan vencimientos por confirmar aparecerá un aviso recomendando que los vencimientos pendientes se paguen desde el apartado de cobros del proceso de gestión de vencimientos (CONTABILIDAD -> GESTIÓN DE VENCIMIENTOS). Si aún así se decide continuar, se emitirá un aviso en el caso de que no estén seleccionadas todas las líneas relacionadas (factura, sus pagos y sus vencimientos confirmados) o se trate de una línea de factura pendiente o pago de una línea pendiente.
Al seleccionar una línea de pago se dispondrá del botón Comprobante Detallado, que permitirá la impresión del comprobante detallado del pago seleccionado. Esta impresión puede repetirse cuantas veces se necesite desde este mismo punto, o bien desde el DIARIO DE VENTAS.
Los importes de entrega y devolución correspondientes a estos pagos pueden ser consultados en cualquier momento desde los procesos OPERACIONES ANTERIORES (desde VENTAS MOSTRADOR) y DIARIO DE VENTAS.
Por último, téngase en cuenta que a fin de evitar en lo posible la introducción de pagos erróneos, se emitirá una advertencia si el importe introducido en el campo “Entrega” es superior a 6000. En cualquier caso, se tendrá opción a aceptar esta situación y darla por válida.
Si al efectuar un pago haciendo uso del botón Pagar se ha incluido el saldo de euros acumulados del cliente por la aplicación de promociones (línea “Abono por Promoción de Euros”), dicha línea quedará sustituida por una línea idéntica pero de concepto “Liquidación del saldo de Promoción €”. Estas liquidaciones quedarán también reflejadas en el histórico de promociones del cliente (véase PROMOCIONES).
Ruta: Maestros > Gestión de clientes > Conciliación de saldos de clientes
Resumen: Permite ligar líneas de venta y factura sin pago asociado con líneas de pago independientes (p. ej. cobros hechos en Ventas Mostrador) para que el saldo del cliente cuadre. Maestros > Gestión de clientes > Consulta de saldos.
Palabras clave: cuadrar saldo, conciliar pagos, líneas de pago sin ligar, pagos sueltos, descuadre de deuda, ligar pagos a facturas
Preguntas típicas: ¿Cómo ligo los pagos con las ventas o facturas de un cliente? | ¿Por qué las líneas de pago no aparecen relacionadas con las ventas?
Desde el proceso de consulta de saldos de un cliente se pueden consultar las líneas de venta pendientes de facturar y facturas que tienen ligada su correspondiente línea de pago, de forma que situando el cursor sobre una línea (bien de venta, de factura o de pago) se visualizan las líneas ligadas a la misma.
Ahora bien, puesto que si un pago se realiza desde el proceso VENTAS MOSTRADOR las líneas de venta o factura y pago no quedan ligadas entre sí, esta consulta no será posible.
Así pues, puede darse el caso de que al consultar el saldo del cliente existan líneas de venta, líneas de factura y líneas de pago independientes, no relacionadas entre sí.
Mediante la opción de conciliación de saldos se podrán ligar líneas de ventas y facturas a líneas de pagos. Así, se podrá efectuar una selección de líneas (por ejemplo, entre fechas) y conciliar, con lo que se agruparán todas las líneas de venta y facturas que no estén ligadas a ningún pago con líneas de pago que no estén asociadas a ninguna venta o factura, de forma que se contrarresten importes de venta con importes de pago y dichas líneas queden ligadas entre sí.
Las líneas correspondientes a facturas o ventas ya pagadas se diferenciarán apareciendo en el color que el usuario haya indicado a tal efecto en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS (concretamente en el parámetro "Indicación de líneas asociadas a algún pago"). Ahora bien, en el momento en que se active la modalidad de conciliación automática, la relación de ventas y pagos se ve afectada, pudiendo ser diferente. Si se desea volver a establecer los vínculos entre ventas y pagos según el criterio de la conciliación automática en dicho momento, hacer clic sobre el botón Conciliar Líneas. De esta forma se establecerá un vínculo entre las líneas de venta y de pago que se han conciliado.