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Ayuda de Farmatic — 03-Maestros, parte 44


Resumen de ventas realizadas / Reimpresión de documentos de venta

Ruta: Maestros > Gestión de clientes > Resumen de ventas realizadas / Reimpresión de documentos de venta

Resumen: Con el botón Operaciones de la ficha del cliente permite reimprimir tickets, albaranes o facturas, imprimir documentos de operaciones sin documento y obtener un resumen de ventas en formato factura.
Palabras clave: reimprimir ticket, duplicado de factura, reimprimir albarán, copia de ticket, resumen de compras del cliente, operaciones, historial de ventas del cliente
Preguntas típicas: ¿Cómo reimprimo el ticket o la factura de una venta a un cliente? | ¿Cómo saco un resumen de las compras de un cliente en formato factura?

En la ficha de cliente se dispone del botón Operaciones, que permitirá realizar las siguientes acciones:

Al entrar en este proceso se presenta una ventana en la que se podrá indicar entre qué fechas se desea visualizar las operaciones presentes en el histórico de ventas del cliente.  De cada operación visualizada se dará la siguiente información:

Para seleccionar el documento que se desea obtener de una operación se dispone de la caja de chequeo "Documento" situada en la parte superior de la ventana.

La información de ventas se presenta mediante una parrilla de exploración, con lo que ello conlleva en cuanto a posibilidades de ordenación y acotación de líneas, obtención de informes, etc.

A pie de ventana figurarán los botones que permitirán realizar las posibles acciones en relación a la venta sobre la que se sitúe el cursor.  Dichos botones son:

De otra parte, se podrán efectuar estas operaciones de forma simultánea sobre varias operaciones de venta.  Para ello bastará con seleccionar previamente todas las ventas que se desee, haciendo clic con el ratón sobre cada una de ellas manteniendo pulsada la tecla .  Se obtendrá un documento independiente para cada una de ellas, no un sólo documento que englobe a todas las ventas seleccionadas.

Si en la caja de chequeo "Documento" se selecciona "Resumen de Operaciones", se obtendrá por impresora un resumen de las ventas que se están visualizando en la parrilla, presentando el documento obtenido un formato de factura en el que se detallará cada una de las operaciones, dándose su numeración, fecha de realización, y detalle de los artículos.  Este tipo de resumen puede entregarse a los clientes.  Al entrar en el proceso mediante la utilización del botón Operaciones, esta será la modalidad de trabajo que se presentará por omisión: la obtención del resumen de ventas.


Facturación a clientes

Ruta: Maestros > Gestión de clientes > Facturación a clientes

Resumen: Proceso de facturación de las ventas a crédito de un cliente (botón Facturar en Clientes): selección de líneas por fechas, familias, tipo, vendedor, redirección de facturas, y cobro en el acto con descuento, forma de pago y entrega.
Palabras clave: facturar a un cliente, emitir factura, facturar ventas a crédito, redireccionar facturas, facturación por lista de clientes, cobrar al facturar, albaranes pendientes, generar factura mensual
Preguntas típicas: ¿Cómo facturo las ventas a crédito de un cliente? | ¿Cómo facturo a otro cliente (redirección de facturas)? | ¿Puedo cobrar la factura en el momento de emitirla?

Al entrar al proceso CLIENTES se presenta una parrilla de exploración en la que figuran todos los clientes dados de alta.  Junto a ella se presenta el botón Facturar, de forma que seleccionando un cliente en la parrilla de exploración y pinchando con el ratón en dicho botón se tendrá acceso al proceso de facturación de líneas de venta a crédito realizadas a dicho cliente.

La información relativa a dichas ventas se muestra también mediante una parrilla de exploración, con lo que ello conlleva en cuanto a posibilidades de ordenación de las líneas por los diferentes campos, posibilidad de crear informes y visualizarlos por pantalla o imprimirlos, etc.

Los datos que se dan sobre cada línea de venta son los siguientes:

En la zona inferior de la parrilla donde se presenta esta información de líneas se dan una serie de datos totalizadores referidos a la suma de todas ellas:

Todos los datos mencionados, tanto los referidos a cada línea independientemente como a la suma de líneas, no podrán ser modificados por el usuario.

Ahora bien, el usuario puede delimitar qué líneas son las que quiere facturar.  Para ello, en la zona superior de la ventana se dispone de dos pestañas, de forma que al pinchar sobre ellas con el ratón se accederá a las posibilidades de acotación de líneas disponibles.  Dichas pestañas son las siguientes:

1.- CRITERIOS GENERALES :  Desde este apartado el usuario puede efectuar una serie de acotaciones generales sobre las líneas que desea facturar, de forma que en la parrilla de exploración sólo se visualizarán las operaciones de venta realizadas al cliente que cumplan las especificaciones dadas.  Las posibilidades de acotación que presenta esta opción son las siguientes:

. Todas :  Si se activa este botón radio no se efectúa acotación alguna por familia.

. Selección :  Si se activa este botón radio se accederá a una ventana de selección donde se podrá elegir las familias cuyas ventas se desea incluir en la facturación.

Téngase en cuenta que cuando se consulte a un cliente destinatario de facturas de otros clientes, por defecto incluirán también la de esos clientes dependientes.  Si se desea excluir de la consulta las ventas de los clientes dependientes, bastará con desactivar la caja de chequeo "Considerar Líneas de Clientes Dependientes".

Si en el momento de facturar la consulta incluye las líneas de clientes dependientes, éstas serán también facturadas.  Si en ese momento no están incluidas en la consulta, no se facturarán.  En cualquier caso, cuando se facturen líneas de clientes dependientes, desde cualquier punto de la aplicación que lo permita, la factura se generará para el cliente del cual dependen y se contabilizarán en la cuenta de dicho cliente.  En dicha factura se detallará cada cliente dependiente con sus correspondientes compras.  Si se utilizan facturas de diseño propio, se incluirá o no este detalle si el mismo se ha incluido en el diseño.  Para ello, en el proceso DISEÑADOR DE DOCUMENTOS se dispone de la variable "ClienteOperación" (introducida en una columna del detalle permite imprimir el cliente al que pertenece cada línea facturada, que se imprimirá una vez para la tanda de líneas que a él pertenezcan).

Si se desea facturar por operación, activar el check ‘Agrupar por Operación’, con lo que las líneas de crédito se agruparán por operación. Así, por cada operación habrá una línea con los datos de cabecera de la misma, y a continuación cada una de las líneas detalle de esa operación.  Si además se activa el check ‘Selección Parcial de Líneas’, la selección se realizará por operaciones completas, no presentándose ya el detalle de líneas sino sólo líneas de cabecera para su selección.

2.- CARACTERÍSTICAS DE LAS LÍNEAS :  Como complemento a las acotaciones que se hayan podido realizar en cuanto a fechas y familias, este apartado incluye otra serie de condicionantes referidos propiamente a las líneas de venta.  Ahora bien, sólo aparecerán disponibles aquellos conceptos de acotación que son significativos en el momento de realizar una facturación de líneas.  Dichos condicionantes son los siguientes:

El resto de características de línea no aparecen disponibles, pues por omisión una facturación irá siempre referida a líneas de venta cuya forma de pago sea crédito y estén pendientes de ser facturadas.

Así pues, y a modo de resumen, una vez elegido el cliente el usuario debe seleccionar las fechas entre las que facturar, familias y tipos de línea (libre y/o con receta) que desee incluir en la facturación, de forma que en la parrilla de exploración sólo se presentarán las líneas de venta del cliente que cumplan las acotaciones especificadas.  Una vez presente la información en la parrilla, el usuario puede disponer de ella ordenándola por el campo que desee, configurar informes, visualizarlos por pantalla o imprimirlos, etc. haciendo uso de todas las posibilidades que una parrilla de exploración dispone.

Es posible situarse directamente en la primera línea de la parrilla, en la última, avanzar una línea o retroceder una línea haciendo clic con el ratón sobre el botón Primer Registro, botón Último Registro, botón Siguiente Registro o botón Registro Anterior respectivamente.  Dichos botones se ubican en la zona superior de la ventana.

Al igual que en la ficha del cliente se dispone de un panel gráfico referido a las estadísticas de consumo del cliente (todas sus ventas), en este apartado de consulta de líneas se presenta este panel gráfico pero referido sólo a la estadística referida a las líneas de venta presentes en la parrilla, es decir, sólo las líneas seleccionadas según las acotaciones efectuadas por el usuario.  Salvo esta restricción, la información que proporciona esta estadística y las posibilidades de explotación disponibles son las mismas que en la consulta de estadísticas de consumo del cliente desde su ficha.

Ahora bien, si no se desea que este panel gráfico se visualice, pinchar con el ratón en el botón Visibilidad Gráfico que se sitúa en la zona superior de  mismo modo, si dicho panel está desactivado, pinchando en este botón volverá a visualizarse.

Cuando ya se hayan revisado las líneas a facturar y se quiera proceder con la facturación en sí, hacer clic con el ratón en el botón Facturar.  Con ello, previa petición de confirmación para seguir adelante con el proceso, se procederá a la impresión de la factura, a la que se asignará la numeración correspondiente, según las series que el usuario haya determinado.  Las líneas incluidas en la facturación quedarán así automáticamente facturadas y, si se tiene activada la contabilización automática, debidamente contabilizadas.  Asimismo, esta factura quedará grabada en el Histórico de Facturas, que podrá ser consultado en cualquier momento que ello sea necesario, pinchando con el ratón en el botón Histórico de Facturas que se ubica en la zona superior de esta ventana de facturación de líneas.

Recuérdese que si se desea facturar sólo algunas de las líneas, de forma previa a la utilización del botón Facturar se debe activar la caja de chequeo "Selección Parcial de Líneas" e ir seleccionando las que se desea facturar, haciendo clic sobre cada una de ellas manteniendo pulsada la tecla .  Las líneas elegidas aparecerán marcadas con un punto al inicio de las mismas.

Tanto si se facturan todas las líneas como si se efectúa una facturación parcial de líneas, como ya se ha comentado, tras hacer clic en el botón Facturar se solicitará si se desea o no obtener la factura impresa.  En cualquier caso las líneas se darán por facturadas.  Debe tenerse en cuenta que se obtendrán tantas copias de cada factura emitida como se haya indicado en el parámetro “Número de copias en facturación”, ubicado en el entorno CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.  Así, si se ha optado por obtener duplicados, una de las copias (la considerada original) llevará el número de factura que le corresponda y el resto de copias llevará ese número seguido del texto “(copia)”.

En cuanto a la factura impresa que se obtendrá, debe tenerse en cuenta que el usuario puede diseñar sus propios formatos de facturas de crédito y usar en cada momento el que precise.  Por tanto, en el momento de la facturación, la factura atenderá a lo especificado en el proceso DISEÑADOR DE DOCUMENTOS (se obtendrá con el formato estándar de la aplicación, utilizando la plantilla seleccionada por defecto, o se solicitará qué plantilla se desea utilizar en ese momento).

Asimismo, cabe indicar que si se utiliza el formato estándar de factura (no mediante plantillas hechas con el DISEÑADOR DE DOCUMENTOS), podrá incluirse el logotipo de la farmacia si así se ha indicado en parámetros.  Igualmente, será optativo el que se incluyan en las facturas los datos de farmacia.  Ambos aspectos podrán determinarse en el apartado CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.  En ese mismo apartado se dispone del parámetro Título "Operación nº" en factura tradicional, donde se puede indicar el texto a utilizar como cabecera de la operación en el cuerpo de la factura (por defecto será 'Operación nº').  También se parametriza si incluir o no en la factura tradicional los campos relativos al I.V.A. (importe unitario sin IVA e importe unitario del IVA del producto), según se indique en el parámetro Imprimir Nuevos datos en Factura tradicional (no aplicable a farmacias que no trabajen con IVA, como en Canarias).

En cualquier caso, las facturas se imprimirán ordenadas por nombre o por código de cliente según se haya indicado en el parámetro Ordenar la Facturación por Nombre de Cliente (apartado CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.

Junto al grid de histórico de facturas se incluye el botón Rectificar que permite rectificar la factura que se tenga seleccionada en el grid.  Al hacer uso de este botón se presenta un aviso indicando que rectificar una factura supone en primer lugar la anulación de dicha factura generándose una factura equivalente en negativo, presentándose finalmente la factura original para que se realicen las rectificaciones necesarias.

Junto al número de documento se dispone del botón que permite acceder a introducir una observación en la que se vincule la factura rectificativa con la correspondiente factura original, tal como marca la normativa.  Por defecto se propone el texto ‘Rectificación de la factura XXXXXX’, pudiendo el usuario introducir lo que estime oportuno.  Una vez se introduzcan las modificaciones, hacer clic en el botón Facturar.  Se generará la factura rectificativa con la serie correspondiente y se dará opción a imprimirla.  Se realizará la correspondiente gestión de vencimientos y, si procede, se generará la correspondiente factura electrónica.  Por último, indicar que el botón Rectificar no estará habilitado si se tiene seleccionada en el grid una factura que está anulada o que ha sido emitida desde VENTAS MOSTRADOR (en este caso porque al anular la factura ya se da opción a modificarla si es preciso).

Indicar que si se lleva gestión multiempresa (Multi-Nif) se habrá presentado en la barra de herramientas de la ventana principal un selector de actividad donde elegir la empresa cuyas ventas se desea facturar.  Será válido todo lo anteriormente dicho, con la única salvedad de que una vez seleccionada una empresa sólo se mostrarán las líneas de venta relacionadas con la misma (aquellas relativas a artículos pertenecientes a familias ligadas a dicha empresa).  Asimismo, decir que en la factura se incluirá en cabecera una referencia a la empresa a la que pertenece.  Para más información al respecto véase el apartado GESTIÓN MULTIEMPRESA.  Si en el selector de actividad se ha indicado "Consolidada", se mostrarán las líneas de todas las empresas.  En el caso de que se seleccionen para su facturación líneas de diferentes empresas, destacar que se obtendrá una factura independiente por cada empresa implicada.  No obstante, destacar que si al proceso de facturación se ha accedido no desde la parrilla de clientes, sino haciendo clic sobre el botón Facturar en la propia ficha del cliente, no se dispondrá de selector de actividad, siendo que en cada una de las líneas que se muestren se incluirá el campo "Actividad" en el que se señalará la empresa a la que pertenece.  Servirá este campo para ordenar y acotar por empresas cuando sea necesario.

Si se tiene activo el parámetro Generación automática de Vencimientos, se generarán los vencimientos adecuados para cada cliente atendiendo a la forma de pago que el mismo tenga asociada en su ficha.  Se pedirá o no conformidad para la generación de dichos vencimientos en función de cómo esté configurado este parámetro.  Recuérdese que si se desea generar las remesas de recibos para envío al banco, se deberá realizar desde el proceso CUENTAS del menú CONTABILIDAD, editando la ficha del banco en cuestión y haciendo uso del botón que a tal efecto aparecerá disponible.

A continuación, sólo en el caso de que se haya efectuado una facturación parcial de líneas y procede, se presentará una ventana en la que se podrá realizar el cobro de las líneas facturadas.  Si se tiene gestión Multi-Nif se presentará una ventana de cobro por cada una de las facturas generadas, indicándose en el título de la ventana la empresa a la que se está refiriendo dicho cobro.

En la ventana de cobro figuran los siguientes campos:

Téngase en cuenta que a fin de evitar en lo posible la introducción de pagos erróneos, se emitirá una advertencia si el importe introducido en este campo “Entrega” supera el valor total de la factura o bien es superior a 6000.  En cualquier caso, se tendrá opción a aceptar esta situación y darla por válida.

Una vez introducidos todos los datos hacer clic sobre el botón Aceptar, con lo que las líneas facturadas se darán como cobradas.  Si no se desea realizar el pago en este momento, basta con hacer clic en el botón Cancelar:  Las líneas serán facturadas pero no cobradas.

Si se realiza el cobro en el momento de la facturación, la línea de factura y cobro quedarán ligadas entre sí, de forma que si en el proceso de consulta de saldos de un cliente se sitúa el cursor sobre la línea de la factura se resaltará también la línea del cobro y viceversa.

Indicar que tras la facturación se generarán los apuntes contables correspondientes si se trabaja en Régimen General y se ha indicado en el parámetro “Contabilizar Ventas a Crédito” que éstas se contabilicen en el momento de su facturación y no en el momento del cierre de caja.

De otra parte, resaltar que si el cliente tiene activo el check Exportar facturas (FacturaE), se dispondrá del botón  que da acceso a una ventana en la que configurar los siguientes aspectos de la factura electrónica de cliente:

Así pues, al realizar la facturación a crédito o al emitir desde ventas una Factura o una Factura Simplificada Nominativa de un cliente que tenga activo el check "Exportar facturas (FacturaE)", se generará el fichero XML con la información de la factura.

También se podrá generar este fichero desde el Histórico de Facturas, a través del botón Exportar.

Cabe resaltar que el comportamiento cuando al facturar no se seleccionen todas las líneas englobadas en un mismo pago dependerá de lo indicado en el parámetro Saldo: Facturar líneas seleccionadas o seleccionar todas las líneas pertenecientes a un pago anterior (entorno CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS), pudiendo este parámetro tener alguno de estos valores:

. Actual: Se facturarán sólo las líneas seleccionadas.

. Todas: Se facturarán las líneas seleccionadas y el resto de líneas que pudiera haber asociadas al mismo pago que las seleccionadas.

. Preguntar: Cada vez que se dé esta circunstancia, se preguntará qué se desea incluir en la facturación.