Ruta: Maestros > Gestión de clientes > Gestión de facturas rectificativas
Resumen: Explica la gestión de facturas rectificativas (parámetro 'Gestión de facturas rectificativas en ventas de contado' en CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, entorno VENTAS): cuándo se generan (devoluciones, reimpresión de simplificada como nominativa, redirección de facturas) y su relación con TicketBai y VeriFactu. Ruta: Maestros > Gestión de clientes.
Palabras clave: factura rectificativa, rectificar factura, abono, devolución, factura por diferencias, factura por sustitución, ticketbai, verifactu, país vasco, factura simplificada a nominativa
Preguntas típicas: ¿Cuándo se genera una factura rectificativa en Farmatic? | ¿Qué parámetro activo para llevar facturas rectificativas? | ¿Qué pasa con la factura al hacer una devolución de un producto? | ¿Cómo afecta VeriFactu a las rectificativas?
Para activar esta gestión se debe tener activo el parámetro Gestión de facturas rectificativas en ventas de contado, ubicado en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Este parámetro estará activado para el País Vasco, donde esta gestión es obligatoria dentro del entorno TicketBai. Estará, por defecto, desactivado en el resto, donde deberá activarse expresamente si se desea llevar esta gestión.
Si se activa la gestión Veri*Factu, se activará también automáticamente este parámetro. Para más información sobre Veri*Factu y la gestión de facturas rectificativas en su caso, véase el apartado VERIFACTU (ver tema).
La gestión de facturas rectificativas (al margen de VeriFactu) implica que se genere dicha factura en los siguientes casos:
Cuando se realice una devolución de un producto. Se creará una factura rectificativa por diferencias en la que figurará el número de documento de la venta correspondiente.
Cuando se reimprima una factura simplificada como factura nominativa. Se creará una factura rectificativa por sustitución que sustituirá a la factura original.
Cuando haya redirección de facturas que implique facturas individualizadas por clientes, al facturar al cliente ‘padre’ .
Cuando una rectificación implique a más de 100 operaciones asociadas, se generarán tantas facturas rectificativas como sean necesarias. Esta situación se producirá cuando se facture a un cliente padre (tiene redirigidas a él la facturación de otros clientes) que no tenga activo en su ficha el check ‘Factura individualizada para cada uno de sus Clientes’. Por ejemplo, en la rectificación de factura a residencias o cualquier otra situación en la que exista redirección de facturas a un mismo cliente padre que no implica facturas individualizadas por clientes. Al finalizar la rectificación se informará de cuántas rectificativas se han generado.
Cuando, desde el HISTÓRICO DE FACTURAS, se modifique algún dato de una factura nominativa. Se creará una factura rectificativa por sustitución.
Cuando, desde el HISTÓRICO DE FACTURAS, se anule una factura. Se creará una factura rectificativa por sustitución.
Para facilitar la gestión de facturas rectificativas, se ha incluido la posibilidad de que los tickets de venta incluyan un código de barras con su numeración, para que pueda leerse e identificar fácilmente la operación si se diera el caso de tener que anularla. Para que se incluya este código de barras en tickets se debe activar el parámetro Incluir código de barras con el número de documento del entorno TICKETS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS (activado por defecto solamente en el caso de País Vasco).
Generación de factura rectificativa por diferencias al realizar devolución desde VENTAS MOSTRADOR
Cuando se realice una devolución de venta (cantidad en negativo) se mostrarán los tickets en los que se incluya el producto a devolver, para que se seleccione el que corresponda a la venta que se está anulando. Ahora bien, solamente se mostrarán las ventas de los últimos x días, según se haya indicado en el parámetro Facturas rectificativas en ventas de contado: antigüedad en días de las ventas a devolver. Si para la devolución se ha indicado cliente, solamente aparecerán los tickets de ventas asociadas a dicho cliente.
Para facilitar la localización de la venta original a la que corresponde la devolución, de cada venta se muestra la fecha y hora en que se produjo, unidades vendidas, PVP, aportación, importe neto, vendedor y número de documento. Así, estos campos servirán para determinar con más precisión la venta original, ya que un mismo artículo puede estar en varias ventas con distintos precios.
Sólo se puede seleccionar un ticket por línea de venta. Es decir, si se devuelven dos unidades, o se elige un ticket de venta de dos unidades, o se introducen dos líneas de devolución de una unidad cada una y se elige un ticket de venta de una unidad para cada una.
Si se conoce el número del ticket de venta que se quiere anular, se puede introducir directamente en el campo ‘Núm. Documento’ de la ventana de selección de ticket. Asimismo, si se tiene el ticket original a anular y éste lleva código QR, se podrá leer directamente el mismo en este campo. Si el documento introducido (manualmente o por lectura QR) no se encontrase, se avisará de ello y se tendrá que volver a asignar un documento correcto.
Una vez seleccionada la operación, pasará a la ventana de venta con el mismo PVP, misma aportación y mismo importe neto que tenía cuando se vendió. Sobre ellas no se podrá aplicar ninguna promoción. Si no se vuelven todas las unidades que se vendieron, el importe neto de la línea de devolución será el importe neto unitario de la venta original por las unidades devueltas. Si el PVP de la devolución no coincide con el PVP actual del artículo, debe tenerse en cuenta que no habrá actualización en ficha, pues no ha lugar. Por último, si en la venta original se realizó una redención de puntos o se canjeó un vale, al devolver la línea el importe a devolver tendrá en cuenta el descuento de redención o de vales que se le aplicó en su momento.
Cuando concluya la devolución, se habrá generado asociada al documento rectificativo, con la numeración de serie que le corresponda. En el ticket impreso de la devolución se indicará el texto ‘Rectificación de la factura xxxxxxx’, con el número de ticket de la venta rectificada.
Ahora bien, en aquellas farmacias que no lleven gestión de TicketBai, si al hacer la devolución no se indica documento de venta original asociado, la venta se cerrará normalmente y la numeración de la devolución será la normal, no de factura rectificativa.
En las que sí lleven gestión de TicketBai, es obligatorio seleccionar documento de venta original. De no hacerlo aparecerá un mensaje recordándolo, no pudiéndose efectuar la devolución.
Del mismo modo, con gestión TicketBai se avisará si no se encuentra ningún ticket de venta en el que se incluya el artículo que se está devolviendo.
Ahora bien, si al hacer la devolución no se especifica la venta original a al que pertenece, no se emitirá factura rectificativa alguna pues no ha lugar. En este caso se emitirá un abono.
Generación de factura nominativa (no será rectificativa) al reimprimir una factura de una venta sin ticket o con factura simplificada.
Cuando desde el proceso de reimpresión se vaya a imprimir un ticket nominativo, una factura o un albarán de una venta en la que no se imprimió ticket o se imprimió una factura simplificada no nominativa, se obtendrá una factura nominativa nueva no asociada al documento original. Para evitar saltos en la numeración de operaciones o descuadres en caja y stocks, al hacer clic en el botón de reimpresión aparecerá un aviso de que se va a anular la operación original de forma previa a la generación e impresión del nuevo documento nominativo.
Si se da conformidad, de forma automática se emitirá una devolución de la venta original y se generará una nueva factura independiente no asociada a la factura original. Si la venta original no estaba asociada a un cliente, se solicitará que se introduzcan los datos de cliente necesarios. En la nueva factura, tanto la fecha de operación como la fecha de emisión será la del momento de la reimpresión.
Si se trabaja con TicketBai, se enviarán los datos de la devolución y de la nueva factura. En el caso de Álava, no se enviará ni tipo ni código de factura rectificativa cuando se trate de una factura nominativa que sustituya a una factura simplificada.
Generación de factura rectificativa por sustitución al cambiar datos de una factura desde HISTÓRICO DE FACTURAS.
Se emitirá factura rectificativa con la única salvedad de que en la nueva factura impresa se incluirá una leyenda indicando que es una rectificación de la factura xxxxxx.
Se informará a TicketBai de la base y cuota de la factura que se rectifica en función de la provincia. En Guipúzcoa y Vizcaya se enviarán cuando el tipo de factura rectificativa sea por sustitución. En Álava no, si la factura que se sustituye es una simplificada.
Generación de factura rectificativa por sustitución al anular una factura desde HISTÓRICO DE FACTURAS.
En la anulación de una operación ( ), si se opta por cargar la venta original para realizar modificaciones sobre ella, se emitirá una factura rectificativa por diferencias de la original (se enviará a la A.E.A.T. si se trabaja con Veri*Factu) Factura original y rectificativas quedan relacionadas. Además, se generará un registro de facturación nuevo correspondiente a la nueva venta, que también se enviará a la A.E.A.T. cuando proceda. Téngase en cuenta que, a todos los efectos, esta nueva venta no queda relacionada con la operación anulada.
Generación de factura rectificativa al facturar si hay redirección de clientes
Cuando haya redirección de facturas que implique facturas individualizadas por clientes, al facturar al cliente ‘padre’ se realizará siempre una factura rectificativa y se notificará a Hacienda.
Generación de factura rectificativa al facturar ventas mixtas
Cuando se realice una venta que incluya líneas de contado y líneas de crédito, se generará un único registro de facturación por la venta completa.
Pero, para poder facturar posteriormente solo las líneas de crédito de esa venta, es necesario desglosar la venta mixta original en dos ventas (una de contado y otra de crédito). De esta forma, se podrá facturar de forma normal la venta de crédito.
En la práctica, esto se traduce en que, en el momento de facturar las líneas de crédito, automáticamente se rectificará la venta original dejando solamente las líneas de contado y se creará una venta solo con las líneas de crédito. Esa venta de crédito será la que realmente se facture de la forma habitual, generándose la correspondiente factura rectificativa por sustitución que sustituye a la venta crédito.
Así, en el momento de la facturación de esas líneas de crédito desde el proceso de facturación de Farmatic, se ejecutarán automáticamente estos pasos:
1.- Se creará una factura rectificativa por diferencias de la venta mixta original, con las líneas de crédito facturadas en negativo, que quedará relacionada con el registro original de la venta. Es decir, a efectos fiscales, se rectifica la operación original eliminando las líneas a crédito y dejando solamente los contados.
2.- Se crea una venta solo con las líneas de crédito.
3.- Se procede con la facturación de esa venta a crédito de la forma habitual, emitiéndose una factura rectificativa por sustitución de la venta.
Todas estas acciones quedarán debidamente reflejadas en los procesos DIARIO DE VENTAS y FICHA DE CLIENTE.
Generación de factura rectificativa al reimprimir una factura cambiando el nombre el el NIF del cliente
Si el parámetro Ventas/Gestión de facturas rectificativas en ventas de contado está activado, al reimprimir una factura de contado a un cliente de paso (ya sea desde el histórico de facturas, edición de factura desde el histórico o desde el diario de ventas, si se modifica NIF o nombre del cliente se presentará un aviso indicando que el cambio impicará la emisión de una factura rectificativa y pidendo conformidad para proseguir.
Si se contesta afirmativamente, se creará una factura de anulación y una nueva factura asociada al nuevo titular que será una rectificativa de la factura original. En el caso de trabajar con Verifactu o TicketBai, ambas facturas serán notificadas.
Asimismo, en relación con la reimpresión de facturas de crédito, siempre se tomarán los datos del cliente al que se generó. Si en algún momento fuese preciso cambiar NIF o nombre del cliente, la operatoria a seguir ha de ser mediante la realización de una factura rectificativa haciendo uso del botón a tal efecto en el histórico de facturas de clientes. Una vez realizada la rectificativa, se debe volver a facturar al cliente, con lo que ya se obtendrá la factura con el NIF y nombre actuales del cliente según consten en su ficha de Farmatic.
Por último, en relación con las facturas de contado emitidas a un cliente con ficha en Farmatic, puesto que la reimpresión siempre se hará con el NIF y nombre que conste en la ficha del cliente en ese momento, cualquier cambio que se haya realizado sobre esos datos serán ya aplicados en la factura reimpresa.
NOTA: En las facturas rectificativas por sustitución, la fecha de operación (sombreada en morado en la imagen) será la de la venta original rectificada (la del devengo) y la fecha de expedición (recuadrada en rojo en la imagen) la de la facturación.
Ruta: Maestros > Gestión de clientes > Relación de compras de un cliente
Resumen: Describe el botón Relación Compras del proceso de facturación de un cliente (Clientes > Facturar), que imprime un documento tipo factura sin numerar con las compras filtradas, sin facturar ni eliminar líneas. Ruta: Maestros > Gestión de clientes.
Palabras clave: relación de compras, listado de compras del cliente, imprimir compras, botón relación compras, sin numerar, justificante de compras, multiempresa multi-nif, ordenar facturación por nombre
Preguntas típicas: ¿Cómo imprimo lo que ha comprado un cliente sin facturarlo? | ¿La relación de compras elimina las líneas de venta? | ¿Cómo se ordenan las relaciones de compra impresas?
Al entrar al proceso CLIENTES se presenta una parrilla de exploración en la que figuran todos los clientes dados de alta. Junto a ella se presenta el botón Facturar, de forma que seleccionando un cliente en la parrilla de exploración y pinchando con el ratón en dicho botón se tendrá acceso al proceso de facturación de líneas de venta a crédito realizadas a dicho cliente.
Una vez en este proceso, se dispone del botón Relación Compras, de forma que haciendo clic sobre él se obtendrá por impresora un documento similar a una factura, pero sin numeración alguna, en la que se reflejarán todas las líneas presentes en la parrilla de exploración que se esté visualizando (es decir, las compras realizadas por el cliente entre las fechas que se hayan especificado y que cumplan los criterios establecidos).
La obtención de este documento no implicará una facturación en sí, por lo que no se eliminarán líneas. Es decir, el proceso se limita a imprimir la relación de compras.
Las relaciones de compra se imprimirán ordenadas por nombre o por código de cliente según se haya indicado en el parámetro Ordenar la Facturación por Nombre de Cliente (apartado CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Si se lleva gestión multiempresa (Multi-Nif) se habrá presentado en la barra de herramientas de la ventana principal un selector de actividad donde elegir la empresa de cuyas ventas se desea obtener esa relación. Será válido todo lo anteriormente dicho, con la única salvedad de que una vez seleccionada una empresa sólo se mostrarán las líneas de venta relacionadas con la misma (aquellas relativas a artículos pertenecientes a familias ligadas a dicha empresa). Asimismo, decir que en la relación impresa se incluirá en cabecera una referencia a la empresa a la que pertenece. Para más información al respecto véase el apartado GESTIÓN MULTIEMPRESA. Si en el selector de actividad se seleccionó "Consolidada" se mostrarán las líneas de todas las empresas, si bien se imprimirán tantas relaciones como empresas implicadas haya, en función de los artículos incluidos en consulta. No obstante, destacar que al proceso de facturación se ha accedido no desde la parrilla de clientes, sino haciendo clic sobre el botón Facturar sito en la propia ficha del cliente, no se dispondrá de selector de actividad, siendo que en cada una de las líneas que se muestren se incluirá el campo "Actividad" en el que se señalará la empresa a la que pertenece. Servirá este campo para ordenar y acotar por empresas cuando sea necesario.
Por último, indicar que en el caso de Cataluña, se omitirá de la cabecera del informe el CIP del paciente si éste no ha dado su consentimiento L.O.P.D. y además ha consentido en que se conserve su CIP y medicación. Véase el apartado GESTIÓN RGPD para más información al respecto.
Ruta: Maestros > Gestión de clientes > Histórico de facturas
Resumen: Explica el histórico de facturas de un cliente (Clientes > Facturar > Histórico de Facturas): consulta de facturas de crédito, contado y simplificadas nominativas, filtros por fechas, 'Sólo Crédito' y clientes dependientes, y datos mostrados de cada factura. Ruta: Maestros > Gestión de clientes.
Palabras clave: histórico de facturas, facturas emitidas, consultar facturas, sólo crédito, clientes dependientes, factura redireccionada, número de factura, facturas de contado, facturas simplificadas nominativas, borrar factura
Preguntas típicas: ¿Dónde veo las facturas emitidas a un cliente? | ¿Cómo veo solo las facturas de crédito? | ¿Cómo incluyo las facturas de clientes dependientes en la consulta?
Las facturas de crédito emitidas a un cliente quedarán registradas en un histórico que podrá ser consultado en cualquier momento. También se incluyen en este histórico las facturas de contado y las facturas simplificadas nominativas, tanto emitidos a clientes dados de alta en Farmatic como a clientes de paso, sin ficha abierta.
Para acceder al histórico de facturas de un cliente se debe seleccionar GESTIÓN DE CLIENTES del menú MAESTROS. A continuación elegir el proceso CLIENTES, seleccionar el cliente cuyo histórico se desea consultar y pinchar con el ratón en el botón Facturar. Una vez en la ventana de facturación, pinchar con el ratón en el botón Histórico de Facturas.
Se presentará una parrilla de exploración donde figurarán todas las facturas que se hayan emitido al cliente seleccionado. Si se desea restringir la consulta a sólo facturas de crédito, activar la caja de chequeo “Sólo Crédito”.
Se puede acotar la consulta entre fechas y/o a un determinado cliente.
Activando o no el check “Tener en cuenta clientes dependientes” se incluirá o no en la consulta de un cliente las facturas de sus clientes asociados (es decir, con factura redireccionada).
En cualquier caso, de cada factura se dan los siguientes datos:
Nº DE FACTURA : Número que fue asignado a la factura en el momento de su emisión. Recuérdese que la numeración de facturas irá regida por los condicionantes que el propio usuario haya definido en el proceso SERIES del menú MAESTROS.
FECHA : Fecha de emisión de la factura.
TITULAR : Nombre del cliente al que se emitió la factura.
N.I.F. : Número de identificación fiscal del cliente.
TOTAL BASE
TOTAL CUOTA
TOTAL RECARGO
TOTAL FACTURA
CÓDIGO TIPO : Código del tipo de cliente.
TIPO CLIENTE : Descripción del tipo de cliente.
ACTIVIDAD : Este campo sólo aparecerá si se tiene activada la gestión multiempresa (Multi-Nif), y en él se señalará a qué empresa pertenece campo permitirá ordenar y acotar las facturas por empresas, dado que en este proceso no se dispone de selector de actividad.
Bajo el grid de datos se dan los siguientes importes sumatorios relativos a las facturas presentes en el grid: ‘Total Base’, ‘Total Cuota’, ‘Total Recargo’ y ‘Total Factura’.
Las posibilidades de ordenación, acotación, etc. de estas líneas se corresponden a las propias de una parrilla de exploración.
Si se selecciona una factura se dispone de dos posibilidades: Editar para consultar sus datos o borrarla del histórico.
Así pues, pinchando con el ratón en el botón Editar se visualizarán todos los datos de la factura seleccionada, siendo estos:
Nº DE DOCUMENTO : Número de factura.
TITULAR : Nombre del cliente al que se emitió la factura. Aparecerá vacío cuando se trate de facturas de contado o factura simplificada nominativa emitidos a clientes de paso (sin ficha abierta en Farmatic).
FECHA FACTURA : Fecha de emisión de la factura.
TOTAL BASE : Total de bases imponibles.
TOTAL CUOTA : Total de cuotas.
TOTAL RECARGO : Total de recargos de equivalencia.
TOTAL FACTURA : Total de la factura (total base + total cuota + total recargo).
A continuación se detallan cada una de las líneas de venta incluidas en la factura, dándose de cada una de ellas los siguientes datos:
CLIENTE : Cliente al que se realizó la venta. Será o no el mismo al que se le facturó, en función de si existe o no redirección de facturas establecida en la ficha del cliente que realiza la compra.
CÓDIGO : Código del artículo vendido.
DESCRIPCIÓN : Descripción del artículo.
CANTIDAD : Unidades vendidas.
P.V.P. : Precio al que fue vendido el producto.
TIPO APORTACIÓN : Código del tipo de aportación que fue aplicado, caso de tratarse de una venta con receta.
IMPORTE BRUTO : Importe total de la línea de venta, teniendo en cuenta P.V.P. y cantidad, sin aplicación de descuento alguno. En el caso de tratarse de una venta con receta, se tomaría tan sólo el importe correspondiente a la aportación a pagar por el cliente.
DESCUENTO LÍNEA : Importe total de descuentos realizados en el momento de la venta.
IMPORTE NETO : Importe a pagar por el cliente, como resultado de restar los descuentos al importe bruto.
Por último se da un desglose de bases, cuotas y recargos en función de los diferentes tipos impositivos que se han aplicado en factura. Los datos referidos son los siguientes:
TIPO IMPOSITIVO : Nombre del tipo impositivo aplicado.
BASE IMPONIBLE : Suma de bases imponibles de todos los artículos incluidos en la factura correspondientes a dicho tipo impositivo. Recuérdese que el tipo impositivo aplicado a un artículo será el indicado en su ficha.
I.V.A. (%) : Porcentaje de I.V.A. correspondiente al tipo impositivo en cuestión. Recuérdese que el porcentaje de I.V.A. correspondiente a cada tipo impositivo será el indicado por el usuario en el proceso GRUPOS DE I.V.A.
CUOTA : Suma de cuotas de todos los artículos incluidos en la factura correspondientes a dicho tipo impositivo.
R.E. (%) : Porcentaje de Recargo de Equivalencia correspondiente al tipo impositivo en cuestión. Recuérdese que el porcentaje de Recargo de Equivalencia correspondiente a cada tipo impositivo será el indicado por el usuario en el proceso GRUPOS DE I.V.A.
RECARGO : Suma de Recargos de Equivalencia de todos los artículos incluidos en la factura correspondientes a dicho tipo impositivo.
Ninguno de los datos mencionados podrá ser modificado por el usuario.
Se dispone de la posibilidad de reimprimir la factura si se pincha con el ratón sobre el botón a tal efecto incluido en esta ventana. En la reimpresión de facturas aparecerá el rótulo ‘Es Copia’ si se tiene activo el parámetro Incluir el rótulo “Es Copia” en la reimpresión (entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS).
Si lo que se desea es eliminar una factura del histórico, una vez seleccionada en la parrilla de exploración donde figuran todas las facturas, pinchar con el ratón sobre el botón . Debe tenerse en cuenta que si se borra una factura, en la consulta de saldos del cliente volverán a visualizarse las líneas de venta incluidas en la factura eliminada, si bien se identificarán con el sufijo "(Facturada)" y no podrán facturarse de nuevo. Asimismo, téngase en cuenta que no será posible eliminar facturas de contado ni facturas simplificadas nominativas, puesto que ello implicaría el borrado de la operación de venta asociada.
Si lo que se desea es anular una factura para poder volverla a facturar, se dispone del botón . Las líneas de la factura anulada volverán a visualizarse, conservando su fecha de dispensación, pudiendo ser facturadas normalmente cuando se desee. Cuando se anula una factura, se genera una factura equivalente pero en negativo, quedando constancia a nivel administrativo y también contable. El botón estará deshabilitado si se selecciona una factura que ya ha sido anulada.
Se puede imprimir la información de facturas presente en el grid mediante el botón . Si se prefiere, se puede obtener un resumen por tipos de IVA mediante el botón .
También se incluye opción para obtener un listado agrupado de facturas por cliente, incluyendo el sumatorio del importe de las facturas emitidas. Para ello se dispone del botón .
Por último, junto a la parrilla de facturas se dispondrá del botón que permitirá exportar las facturas electrónicas generadas, si es que se tiene activa esta gestión para el cliente en cuestión.