Ruta: Maestros > Gestión de proveedores > Condiciones de compra
Resumen: Proceso CONDICIONES DE COMPRA: define las tablas de condiciones comerciales (descuentos y cargos) de compra, de tipo tabla general (común) o tabla de proveedor. Ruta: Maestros > Gestión de proveedores.
Palabras clave: condiciones comerciales, descuentos de compra, cargos, tabla general, tabla de proveedor, margen legal, condiciones del proveedor, tablas de descuentos
Preguntas típicas: ¿Dónde defino los descuentos que me aplica un proveedor? | ¿Qué diferencia hay entre tabla general y tabla de proveedor?
El proceso CONDICIONES DE COMPRA permite definir las diferentes tablas de condiciones comerciales (descuentos y/o cargos) a aplicar cuando se realiza una compra de artículos.
Estas condiciones pueden clasificarse en dos tipos:
a.- Condiciones generales, es decir, descuentos y/o cargos que se aplican en la compra independientemente del proveedor al que ésta se realice. Por ejemplo, margen legal de la farmacia.
b.- Condiciones particulares de cada proveedor, es decir, descuentos y/o cargos que cada proveedor particularmente aplica a la hora de hacer sus ventas a la oficina de farmacia. Estas condiciones serán comunicadas al usuario por cada uno de los proveedores a los que compran mercancía.
Así pues, se van a establecer dos tipos de tablas de condiciones comerciales:
TABLA GENERAL : Contendrá los descuentos y/o cargos que son de aplicación independientemente del proveedor al que se compre. Solamente se podrá definir una tabla general, que será común para todos los proveedores.
TABLA DE PROVEEDOR : Contendrá los descuentos y/o cargos que son de aplicación particular por cada proveedor. El usuario puede definir diferentes tablas y las debe asociar a los diferentes proveedores que las utilicen. Esta asignación se hace en este mismo proceso, introduciendo en el campo "Proveedor" el proveedor al que se va a ligar esta tabla. De esta forma, un proveedor puede utilizar varias tablas de descuentos. Asimismo, este tipo de tablas pueden ser de tres tipos, en función de la modalidad de aplicación de condiciones que el proveedor establezca: TABLAS POR LÍNEA (IMPORTE), TABLAS POR LÍNEA (PVP) o TABLAS POR TOTAL PEDIDO. Es decir, se pueden definir tablas de descuentos por total lineal (tanto referidas a condiciones según P.V.P. unitario del artículo, como referidas a condiciones según importe total de la línea), y se pueden definir tablas de descuentos por total pedido. En el primer caso, tablas lineales (PVP), los descuentos se refieren a líneas del pedido pero teniéndose en cuenta el P.V.P. unitario del artículo. Es decir, para cada línea del pedido se busca en la tabla qué descuento le corresponde según su P.V.P. En el segundo caso, tablas lineales (importe), los descuentos se refieren a líneas del pedido pero teniéndose en cuenta el importe total de la línea de pedido. Es decir, para cada línea del pedido se busca en la tabla qué descuento le corresponde según su importe total. Por último, en el tercer caso, tablas de total, los descuentos van en función de los importes totales del pedido, no línea a línea. Es decir, se suma el total del pedido y se aplican los descuentos pertinentes según se defina en la tabla.
Las tablas de condiciones comerciales serán utilizadas para calcular los precios de coste de la mercancía recibida a través del proceso RECEPCIÓN, así como para el cálculo del P.V.P. en aquellos casos en que éste se calcule a partir de un precio de referencia obtenido a partir de la aplicación de cargos y/o abonos sobre el precio de albarán. Asimismo, las tablas de condiciones serán utilizadas en el proceso de optimización de carteras. No obstante, debe tenerse en cuenta que la tabla general de condiciones solamente ha lugar en aquellos casos en que se calcule el precio de coste a partir del precio de venta. No será de aplicación cuando se trate de calcular el precio de coste a partir de un precio de albarán.
Al entrar en el proceso CONDICIONES DE COMPRA se muestra una ventana en la que figura una parrilla de exploración donde se presenta proveedor, descripción y tipo de todas las condiciones de compra ya dadas de alta (General, Pedido o Línea). A la derecha de esta parrilla se dispone de tres botones que facilitan las tres acciones posibles:
Se podrá acceder también a dar de alta una condición de compra pulsando las teclas
Botón Editar: Situando el cursor del ratón sobre la línea de la parrilla correspondiente a una condición de compra dada de alta y haciendo clic en este botón será posible hacer modificaciones en dicha ficha. La pulsación de las teclas
Botón Borrar: Una vez situado el cursor sobre la línea de una condición de compra, la utilización de este botón provocará el borrado de dicha tabla. Las teclas equivalentes a la utilización de este botón son
La definición de tablas de condiciones difiere en función de si se trata de una tabla general o de una tabla particular de proveedor :
TABLA GENERAL : Para definir esta tabla, que como ya se ha comentado es única, se debe seleccionar en el botón radio "Tipo Condición" General. Si ya existiese una tabla general se avisará de ello, no permitiéndose dar de alta otra tabla de este tipo. A continuación, en el campo "Descripción" se deberá dar un nombre a la tabla que sirva para identificarla en el futuro. Por último, bastará con establecer las condiciones de descuentos y/o cargos correspondientes, según se detalla en el apartado TABLA GENERAL DE DESCUENTOS.
TABLA DE PROVEEDOR : Para definir una tabla particular de proveedor, ya sea lineal (por importe o P.V.P.) o por total pedido, en primer lugar en el campo "Proveedor" hay que seleccionar el proveedor al que va a ir ligada. A continuación se permite introducir en el campo "Descripción" una breve descripción que permita al usuario la identificación del contenido de la tabla, es decir, se le da un nombre a siguiente paso será seleccionar el tipo de condiciones en el botón radio "Tipo Condición", distinguiéndose de esta forma el tipo de condición de compra (Por Línea (importe), Por Línea (pvp) o Por Global Pedido). A continuación se definirán las condiciones de descuentos y/o cargos correspondientes. Por último, si bien las condiciones financieras que el proveedor ofrece (días de facturación, días de aplazamiento del pago de las facturas y coste del dinero) no serán determinantes en el cálculo real de los importes de compras, sí son influyentes en la determinación de a qué proveedor es más conveniente comprar. Así pues, estas condiciones financieras podrán definirse y serán tenidas en cuenta en el proceso de optimización de carteras. Ahora bien, puesto que en el proceso de optimización de carteras sólo se hará uso de las tablas de condiciones de compra según líneas, en el caso de la definición de una tabla de condiciones de compra sobre total pedido los campos concernientes a condiciones financieras no estarán habilitados, pues no ha lugar. Para más información al respecto véanse los apartados TABLAS DE DESCUENTOS POR LÍNEA, TABLAS DE DESCUENTOS POR TOTAL PEDIDO y CONDICIONES FINANCIERAS.
Ruta: Maestros > Gestión de proveedores > Tabla general de descuentos
Resumen: Explica la tabla general de descuentos y cargos común a todos los proveedores (p. ej. margen legal), que solo se aplica en compras a PVP, antes de la tabla particular del proveedor. Ruta: Maestros > Gestión de proveedores.
Palabras clave: tabla general, margen legal de compra, compra a pvp, descuentos generales, cálculo precio de coste, cargos y descuentos, condiciones generales
Preguntas típicas: ¿Para qué sirve la tabla general de descuentos? | ¿Se aplica la tabla general en compras a precio de albarán?
En la tabla general de descuentos se introducirán aquellos descuentos y/o cargos que todos los proveedores aplican (por ejemplo, el margen legal de compra de la farmacia). Sólo se podrá definir una tabla de condiciones generales, que será de aplicación en la compra que se realice a cualquier proveedor.
No obstante, esta tabla solamente será de aplicación en aquellos casos en que la compra sea a P.V.P., es decir, cuando se deba calcular el precio de compra a partir del precio de venta al público del artículo. No se hará ningún uso de la tabla general de descuentos cuando se realicen compras a precio de albarán, es decir, cuando se calcule el precio de coste a partir de un precio de albarán.
Así pues, cuando la compra sea a P.V.P., se calculará el precio de coste del artículo aplicando sobre su P.V.P. las condiciones definidas en la tabla general de descuentos. A continuación, sobre el resultado obtenido, se aplicarán los descuentos y/o cargos definidos en la tabla particular del proveedor al que se esté comprando. Por tanto, los descuentos y/o cargos introducidos en esta tabla no deben ser ya introducidos en las tablas propias de cada proveedor, pues en dicho caso se aplicarían por duplicado.
Para definir la tabla general, que como ya se ha comentado es única, se debe seleccionar en el botón radio "Tipo Condición" General. Si ya existiese una tabla general se avisará de ello, no permitiéndose dar de alta otra tabla de este tipo. A continuación, en el campo "Descripción" se deberá dar un nombre a la tabla que sirva para identificarla en el futuro.
Por último se deberán introducir las condiciones de descuento y/o cargo correspondientes, cumplimentándose adecuadamente los siguientes campos:
RANGO FAMILIAS / LISTAS : En este campo hay que introducir las familias y/o listas de artículos a las que van referidos los descuentos y/o cargos introducidos en esta línea de tabla. Si se trata de más de una familia, se pueden introducir de las siguientes formas: Una vez situados en dicho campo pinchar con el ratón en el botón Buscar o pulsar la tecla
PVP DESDE : Importe mínimo a P.V.P. unitario del artículo a partir del cual se han de aplicar los descuentos o cargos definidos en esta línea de la tabla.
PVP HASTA : Importe unitario a P.V.P. máximo hasta el que se aplicarán los descuentos y/o cargos definidos en esta línea de la tabla.
VALOR + VERIF : Se dispone de 4 columnas de este tipo, en las que se pueden introducir los descuentos y/o cargos a aplicar sobre el P.V.P. del artículo para calcular su precio de coste (P.U.C.). Estos descuentos y/o cargos que se definan en esta tabla podrán ser tanto porcentajes como importes fijos en euros por unidad comprada. En aquellos campos en los que se desee introducir importes fijos se deberá activar la caja de chequeo "La celda seleccionada indica valor absoluto (no %)". En aquellos campos de descuentos/cargos en que dicha caja de chequeo esté desactivada se entenderá que los valores introducidos expresan porcentajes. En cualquier caso, los valores introducidos en positivo se tomarán como descuentos, mientras que los valores introducidos con signo negativo se tomarán como cargos.
Así, si se ha de aplicar un porcentaje de un 27 ' 9% de descuento cuando el artículo tenga un P.V.P. inferior a 120 €. cuando el artículo sea especialidad, la línea a definir será:
Rango Familias : Especialidades.
PVP Desde : 0,01
PVP Hasta : 120,00
Valor + Verif : 27,90 (puesto que este campo expresa un porcentaje se deberá dejar desactivada la caja de chequeo "La celda seleccionada indica valor absoluto (no %)".
Del mismo modo, si para especialidades se debe aplicar un descuento de 30 € por unidad cuando el P.V.P. del artículo sea superior a 120 €., la línea de la tabla a definir será:
Rango Familias : Especialidades.
PVP Desde : 120,01
PVP Hasta : 9.999.999,99
Valor + Verif : 30,00 (puesto que este campo expresa un importe fijo se deberá dejar activada la caja de chequeo "La celda seleccionada indica valor absoluto (no %)".
Recuérdese que estos cargos y/o descuentos son de aplicación por cada unidad de artículo comprada. Así, si se ha establecido un descuento de 3 € y se compran 2 unidades de un artículo se realizará un descuento de 6 € (3 € por cada unidad).
Si para una misma línea de la tabla se introducen varios descuentos y/o cargos, éstos se aplicarán en cascada. Si se trata de porcentajes, en el campo "Dto. Efectivo" se indicará el porcentaje global que todos los descuentos introducidos suponen. Así, si se define un descuento de 29% y otro de 3%, el porcentaje global será de 31,13%. No se dará dato de descuento global cuando se introduzcan valores fijos, pues no ha lugar.
Por último indicar que todos los descuentos y/o cargos que se definan en esta tabla serán considerados "Vl +Vf" (valoración + verificación). Es decir, se entiende que se aplican tanto en factura como en albarán del proveedor.
El resto de campos que figuran en esta ventana (proveedor, rango de unidades, condiciones financieras) habrán quedado deshabilitados al indicarse que se trata de una tabla general de descuentos, pues no han lugar.
Una vez cumplimentados estos datos, hacer clic en el botón Aceptar para grabar la tabla.
Ruta: Maestros > Gestión de proveedores > Tablas de descuentos por línea
Resumen: Explica cómo definir tablas de descuentos por línea de pedido (por PVP unitario o por importe) según familia, unidades e importe, con los campos de cada línea de la tabla. Ruta: Maestros > Gestión de proveedores > Condiciones de compra.
Palabras clave: descuento por línea, por línea pvp, por línea importe, rango de familias, rango de unidades, descuentos por volumen, tabla de proveedor, lista de artículos
Preguntas típicas: ¿Cómo configuro descuentos según unidades compradas? | ¿Cuál es la diferencia entre tabla por línea (importe) y por línea (pvp)?
En este caso, donde los descuentos se aplican a cada línea del pedido, los proveedores suelen confeccionar sus tablas conforme a una o varias de las siguientes condiciones:
Tipo de artículo, es decir, familia (especialidad, ortopedia, etc.).
Número de unidades compradas de cada artículo.
Importe de dichas unidades o P.V.P. unitario del artículo. Si las condiciones se refieren a importe total de las unidades compradas de un artículo, se deberá definir una tabla "Por Línea (Importe)", activando el correspondiente botón radio. Si las condiciones se fijan en función del precio unitario del artículo se debe definir una tabla "Por Línea (pvp)", activando el correspondiente botón radio.
En cada línea de definición de la tabla hay que hacer referencia a cada una de ellas.
A continuación se explica cada uno de los campos que intervienen en la definición de las tablas:
Sólo si si en la tabla de condiciones hay alguna línea asociada a listas de artículo, se dispondrá de la caja de chequeo “Priorizar los Descuentos por Lista”. Su activación implica que si un mismo artículo queda englobado en los rangos de aplicación de varias líneas de la lista, se dé prioridad a la línea de condiciones referidas a lista de artículo. Si el artículo estuviera en varias listas, se aplicaría la primera línea de condiciones en cuya lista se encuentre el artículo, sea o no la más ventajosa.
Si las condiciones de descuentos no hacen referencia a número de unidades compradas, es decir, da igual el número de unidades, se debe introducir en este campo desde 1 hasta 9.999.
Si se está definiendo una tabla "Por Línea (pvp)", en estos campos se debe indicar los límites entre los que se debe encontrar el P.V.P. unitario del artículo para que se aplique el descuento.
Ejemplo en caso de tabla lineal por importes: Si el descuento se aplica sólo si se compran más de 25 € y hasta 35 € (a P.V.P. o a precio albarán, según se trate), introducir desde 25,01 hasta 35,00.
Ejemplo en caso de tabla lineal por P.V.P. unitario: Si el descuento sólo se aplica si se compran artículos con un precio superior a 120 €, introducir desde 120,01 hasta 9.999.999,99.
En cualquiera de los dos tipos de tabla, si las condiciones no van en función de importes ni de precio unitario, introducir desde 0,01 hasta 9.999.999,99.
Cabe hacer en este punto una puntualización referente a la definición de tablas por línea (pvp). Puesto que los límites de importe van referidos a P.V.P. unitario del artículo, en el caso de que se introduzcan líneas referidas a familias de recepción a P.Albarán, puesto que el dato de P.V.P. conocido es el de antes de la recepción se tomaría éste como referencia para decidir en qué rango de la tabla se encuentra el artículo y aplicar los descuentos correspondientes. Por ejemplo, si se define la tabla con un descuento del 10% si el P.V.P. del artículo supera los 6 € y un descuento del 3% si no se supera dicho precio de venta unitario, al hacer la recepción de un artículo a precio de albarán, se tomará el P.V.P. que figure en su ficha para establecer qué descuento aplicar. Así, si en la ficha del artículo figurase un P.V.P. de 5,04 € se aplicaría el 3% de descuento, aunque el P.V.P. final calculado en dicha recepción resultase ser de 6,50 €.
Se admite hasta un máximo de cinco descuentos por línea. Estos pueden aplicarse en cascada o directamente sobre el importe de la línea, según el estado del check La celda seleccionada indica % NO en Cascada. Este check debe activarse o no para cada una de las columnas de descuento.
Si el check La celda seleccionada indica % NO en Cascada no se activa, se aplican en cascada. Así, cuando se realice la recepción de mercancías, si se trata de familias con recepción a P.V.P., sobre el importe a P.V.P. de la línea se aplica el primer descuento introducido, al resultado de esto se le aplica el segundo descuento, y así sucesivamente. El resultado obtenido sería el valor a precio de coste de la línea de pedido. Si se trata de familias con recepción a precio de albarán, sobre el precio de albarán se aplicarán en cascada aquellos cargos o abonos de la tabla que el proveedor aplique (los indicados en la ficha del proveedor) y se hallará el precio de coste real.
Si el check La celda seleccionada indica % NO en Cascada sí se activa, se estará indicando que el porcentaje de cargo/abono se tiene que aplicar sobre el importe de línea directamente, no en cascada. Los cargos/descuentos que no sean de aplicación en cascada se presentarán sobre fondo azul claro.
Ejemplo:El proveedor aplica 10% + 5% de descuento sobre PVL, y al resultado le suma un cargo de un 2% sobre PVL. En este supuesto, las columnas correspondientes a los descuentos del 10% y 5% sí son de aplicación en cascada, pero el cargo del 2% no se aplica en cascada sino directamente sobre el PVL. Así, el cálculo que debe hacerse sería como sigue, partiendo de un PVL de 2,5 €.
2,5 – 10% = 2,25
2,25 – 5% = 2,14
El 2% de 2,5 serían 0,05 .Luego el importe a pagar sería 2,14 + 0,05 = 2,19 €
También se contempla la posibilidad de que los descuentos a aplicar ‘no en cascada’ se apliquen directamente sobre el precio de partida (como se ha explicado anteriormente) o bien sobre el precio de partida afectado ya por un primer cargo/descuento.
Así , cuando se activa el check ‘%Dto. No en Cascada’, se habilita también el check NO Cascada desde Dto.1. Si este check se deja desactivado, el comportamiento será como se ha explicado. Los descuentos marcados como no en cascada se aplican sobre el valor de partida sin aplicar ninguno de los descuentos. Por el contrario, si se activa, el descuento marcado como no en cascada se aplicará sobre el precio de partida afectado por el descuento 1.
El estado de este check afecta a todos los descuentos marcados como no en cascada que tenga esa línea de condiciones.
Téngase en cuenta que es incompatible tener activo el check ‘No Cascada desde Dto.1’ y que dicho Dto.1 esté marcado como ‘%Dto. No en Cascada’.
Ejemplo 1. En esta condición de compra se ha indicado que el tercer descuento es de un 2% sobre el valor de partida.
Si partimos de un PVP de 10 € para calcular el PUC, el calculo que se realizaría sería el siguiente:
10 € - 10% = 9
9 - 5% = 8’55
8’55 - (2% de 10€) = 8’55 - 0.2 = 8’35 -> PUC = 8’35 €
Ejemplo 2. En esta condición de compra se ha indicado que el tercer descuento es de un 2% sobre el valor de partida afectado por el primer descuento.
Si partimos de un PVP de 10 € para calcular el PUC, el calculo que se realizaría sería el siguiente:
10 € - 10% = 9
9 - 5% = 8’55
8’55 - (2% de 9) = 8’55 – 0’18 = 6’75 -> PUC = 8’37 €
En cualquiera de las modalidades señaladas (descuentos en cascada o sobre importe de línea), los descuentos también pueden ser aplicados para hallar el P.V.P. de un artículo cuya modalidad de recepción sea a precio de albarán. En la ficha del proveedor será donde se indique si se desea efectuar esta modalidad de cálculo del P.V.P. y qué columnas de la tabla se deben aplicar sobre el precio de albarán para hallar el precio de referencia a partir del cual obtener el P.V.P. (aplicando el margen de beneficio sobre P.V.P. o sobre coste que se desee obtener).
Ahora bien, en muchos casos los proveedores no aplican los mismos descuentos en factura que en albarán (por ejemplo, en albarán no aplican I.V.A. y sí en factura). Esto podría provocar que, si se ponen en la tabla todos los descuentos que se aplican en factura, al recibir la mercancía, la valoración de la misma no coincidiera con su correspondiente albarán de proveedor, con lo que se hace más dificultoso el control y verificación de dicho albarán. Lo interesante es que al recibir la mercancía se pueda verificar si los precios de cada línea en el albarán se ajustan a las condiciones que se tenían acordadas con el proveedor. Es imprescindible para ello que las condiciones de proveedor que se tengan definidas en FARMATIC sean conceptualmente las mismas que las que el proveedor debe aplicar en su albarán. Sólo así se puede establecer una comparación.
Por ello, en las tablas de condiciones de los proveedores, cada uno de los descuentos/cargos tiene dos modalidades de funcionamiento: modo valoración y modo verificación. Es decir, al definir una tabla de proveedor, ya sea ésta lineal o por total de pedido (como se comenta más adelante), se deben señalar como modo valoración todos los porcentajes que se deban de aplicar en el cálculo real del importe de las mercancías. Se deben señalar como modo verificación todos los porcentajes que se apliquen en el cálculo de comprobación del albarán, es decir, todos los porcentajes que se apliquen realmente en el albarán del proveedor. Si alguno de los porcentajes se aplica en ambos casos, se debe señalar así, es decir, especificar que se aplica tanto en la valoración real de la mercancía como en la valoración del albarán. De esta forma, no habrá que definir dos tablas diferentes (una con los cargos y abonos aplicados en albarán y otra con los aplicados en factura), sino que en una misma tabla se definen ambos.
De esta forma, en el proceso RECEPCIÓN se dispone de dos tipos de valoración, valoración real y valoración de verificación.
Para señalar si un descuento introducido en tabla es de valoración, verificación o ambos, se dispone de una caja desplegable. Situarse sobre el deseado y seleccionar el modo de valoración, señalándose como "Vl" cuando sea sólo valoración, como "Vf" cuando sea sólo de verificación y como "Vl+Vf" cuando sea de ambos tipos.
Una vez introducidas todas las condiciones, a pie de parrilla se dan los datos Dto. Porcentual (% de descuento efectivo aplicado en la línea de la tabla sobre la que esté situado el cursor) y Dto. Absoluto (suma de descuentos en valor abosluto aplicados en la línea de la tabla en cuestión).
Haciendo uso del botón , en la zona inferior de la ventana se dispondrá de un apartado denominado Condiciones Generación Pedido Especial, en el que se pueden determinar condiciones que deben darse para poder generar pedidos especiales. Este apartado sólo deberá cumplimentarse cuando el proveedor ofrezca pedidos especiales bajo determinadas circunstancias. Para más información, véase el apartado CONDICIONES GENERACIÓN PEDIDO ESPECIAL.
Por último, se pueden definir las condiciones financieras que el proveedor ofrece (días de facturación, días de aplazamiento del pago de las facturas y coste del dinero) pues si bien las mismas no serán determinantes en el cálculo real de los importes de compras, sí son influyentes en la determinación de a qué proveedor es más conveniente comprar. Así pues, estas condiciones financieras serán tenidas en cuenta en el proceso de optimización de carteras.
Para grabar todos los datos introducidos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Para salir sin grabar nada hacer clic sobre el botón Cancelar.