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Resumen: Describe las opciones del menú Línea de Ventas Mostrador, que actúan sobre la línea seleccionada: contado/crédito, receta pendiente (cobro actual o diferido), confirmación de receta, encargos, desabastecimientos, descuento, importe único RD 16/2012, cambio de PVP, genéricos, Libro Recetario, promociones, bolsas, cartera, monodosis, pedidos.
Palabras clave: menú línea, receta pendiente, confirmación receta, encargos, desabastecimiento, repetir última línea, cartera, control de ceros, descuento de línea, importe único, cambio de pvp, genéricos, libro recetario, monodosis, realizar pedido, vales promocionales, ventas cruzadas, D.A.C.
Preguntas típicas: ¿Cómo dejo una receta pendiente de entregar? | ¿Cómo apunto un encargo a un cliente? | ¿Cómo aplico un descuento a una línea? | ¿Cómo sustituyo por un genérico en la venta? | ¿Cómo anoto un desabastecimiento?
En el momento de acceder a VENTAS MOSTRADOR en la barra de menú aparecen dos nuevas opciones, como son: Operación y Línea.
Desde el menú LÍNEA la opción que se seleccione será sólo para la línea en la que está situado el cursor. Están las siguientes opciones disponibles:
- CONTADO : Se cerrará sólo dicha línea al contado, también se accede pulsando las teclas de función
- CRÉDITO : Se cerrará la línea seleccionada a crédito, también se accede pulsando las teclas de función
- RECETA PENDIENTE COBRO ACTUAL : Es cuando se efectúa una venta con receta pero la entrega de la misma queda pendiente, cobrándose el importe o parte de él, también se accede pulsando las teclas
- RECETA PENDIENTE COBRO DIFERIDO : Es cuando se efectúa una venta con receta pero la entrega de la misma queda pendiente sin cobrar ningún importe en el momento de la venta, también se accede pulsando las teclas
Cuando en una venta en la que no se seleccione cliente se introduzca un artículo que esté en alguna receta pendiente de algún cliente (ya sea de cobro actual o diferido), se mostrará el icono . Situando el cursor sobre dicho icono se muestra qué clientes tienen recetas pendientes de ese artículo, por si se desea confirma alguna.
- CONFIRMACIÓN RECETA : En el momento de la entrega de una receta que en su día quedó pendiente, es decir, se llevaron el producto quedando en traer posteriormente la receta correspondiente. Si no se ha seleccionado cliente, al elegir esta opción se presentará una relación de clientes que tengan recetas pendientes del artículo que se está vendiendo. Las teclas de acceso directo a esta opción son
- ANULACIÓN CONFIRMACIÓN RECETA : Si se ha introducido una confirmación receta y se quiere eliminar dicha marca. Si no se ha seleccionado cliente, al elegir esta opción se presentará el grid de clientes dados de alta para que se elija el adecuado. Puede hacerse masivamente una anulación de confirmación de receta si previamente se seleccionan conjuntamente las líneas de venta sobre las que aplicarla.
- ENCARGOS : Mediante esta opción se podrán gestionar los encargos que los clientes realicen a la oficina de farmacia. Es decir, mercancía que un cliente solicita y no se le puede servir en ese momento, anotándose para pedirla. Esta opción consta de tres subopciones:
APUNTAR ENCARGO : Permite anotar encargos realizados por un cliente, así como obtener un resguardo impreso para entregarle al mismo. La generación de un encargo provocará el paso automático de los artículos implicados a la cartera que se tenga asignada para los encargos. Las teclas equivalentes a esta opción son
ENTREGAR ENCARGO : Permite dar por entregado un encargo que un cliente tenía pendiente. Con ello, dicho encargo queda anulado. Sus teclas equivalentes son
MOSTRAR ENCARGOS : Permite visualizar los encargos que hay de un determinado artículo, pudiéndose efectuar modificaciones sobre ellos si así se estima conveniente. Sus teclas equivalentes son
Para más información sobre estas opciones véase el apartado GESTIÓN DE ENCARGOS.
- DESABASTECIMIENTOS : Se entiende por desabastecimiento en venta el hecho de que un cliente solicite un producto a la farmacia y ésta no se lo pueda servir, o al menos no en su totalidad.
Así, será el usuario quien cuando así lo estime oportuno, anote manualmente el desabastecimiento habido. Esta opción es posible aún no teniendo activo el parámetro “Control de desabastecimientos”. Para ello se dispone de este proceso DESABASTECIMIENTOS, equivalente a las teclas
Fecha : Fecha en que éste se produce.
Código de artículo que no se ha podido servir.
Unidades en falta : Unidades que no han podido servirse.
Causa : Motivo por el que no se ha podido servir el producto. Recuérdese que las posibles causas se habrán definido en el apartado CONFIGURACIÓN GENERAL del proceso DESABASTECIMIENTOS del menú INFORMES. También en ese punto se habrá ligado una causa por defecto para los desabastecimientos en ventas. Así, en principio en este campo siempre se asumirá la causa por defecto, si bien se podrá modificar haciendo uso de la caja desplegable.
De cualquier modo, debe tenerse en cuenta que además de la forma mencionada de registrar desabastecimiento, también pueden registrarse desabastecimientos en ventas automáticamente. Así, sólo si se tiene activo el parámetro “Control de desabastecimientos”, ubicado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, cuando en una línea de venta se introduzca cantidad a dispensar 0, se preguntará si se desea registrar una línea de desabastecimiento con una unidad como cantidad en falta. Si se contesta afirmativamente, se registrará el desabastecimiento y desaparecerá la línea de la ventana de VENTAS MOSTRADOR. Si se contesta negativamente, no se registra desabastecimiento, y en la ventana de VENTAS MOSTRADOR permanecerá la línea con el valor que tuviera en el campo de cantidad antes de indicarse 0 en él.
Asimismo, si se lleva gestión automática de desabastecimientos (parámetro Control Automático de Desabastecimeintos activado), y si así se ha indicado en el parámetro Crear encargo al generar desabastecimiento, ubicado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, cuando en la venta se detecte un desabastecimiento se abrirá la ventana de encargos para poder anotar un nuevo encargo con los datos del desabastecimiento.
- REPETIR ÚLTIMA LÍNEA : Mediante esta opción se introducirá automáticamente una nueva línea de venta idéntica a la última introducida. Esta acción puede realizarse directamente mediante la pulsación de la tecla
- CARTERA : Permite la introducción y modificación de artículos en una cartera, permitiéndose seleccionar la cartera deseada. Estas modificaciones se consideran manuales a todos los efectos (aparecerán en negrita en la cartera, se modificará automáticamente la cantidad a pedir sólo al alza, etc.) Para más información ver el apartado correspondiente en COMPRAS. Esta acción puede realizarse directamente mediante la pulsación de la tecla
- CONTROL DE CEROS : Permite la consideración de las líneas seleccionaas como faltas en mostrador. Así, en la cartera que se haya asignado en parámetros para “control de ceros” se incluirán estas líneas con las cantidades correspondientes para ser pedidas. Cada vez que se realice esta acción se irán sumando en la cartera las unidades, de forma que las unidades en esa cartera será fiel reflejo de las unidades que no se han podido servir en ventas. Esta acción puede realizarse directamente mediante la pulsación de las teclas
- DESCUENTO : Permite introducir un descuento para la línea o líneas seleccionadas. Equivale a pulsar las teclas
- IMPORTE ÚNICO RD.16/2012 : : Atendiendo a lo dispuesto en el RD 16/2012, el importe de aportación a cobrar al paciente no será siempre fruto de aplicar un porcentaje, sino que puede establecerse la fijación de un importe determinado a cobrar como aportación. En estos casos, será en la propia receta en la que se indique el importe único a cobrar. Para poder cobrar ese importe único, la operatoria a seguir será la siguiente: se deberá introducir la línea de venta y el tipo de aportación correspondiente según el tipo de receta (para su correcta inclusión en bloques, etc.). A continuación, situados sobre esa línea de venta, se deberá pulsar
Se permite la protección de aplicación de precio único según R.D. 16/2012 de forma que cuando se ejecute esta acción en una línea de venta se solicitará identificación - contraseña. En sucesivas aplicaciones en la misma línea de venta ya no se solicitará identificación. Si se hace multiselección de líneas y se pulsa
- CAMBIO DE P.V.P. : Permite utilizar para esa línea de venta el precio auxiliar del artículo (es decir, su segundo P.V.P.). En el caso de estar ya utilizando el segundo P.V.P., esta opción pasará a utilizar el primer P.V.P. En la línea de venta el color del campo de P.V.P. será diferente según se esté haciendo uso del primero o segundo de ellos. Como equivalencia a la utilización de esta opción se dispone de la pulsación de las teclas
- CONSULTAS AL CATÁLOGO : Se engloban todos aquellos procesos que ayudan a convertir la venta en la oficina de farmacia en una dispensación profesional, avalada por toda la información que el Consejo General de Colegios Oficiales de Farmacéuticos pone a disposición del farmacéutico. Para más información ver el apartado correspondiente en UTILIDADES.
- MARCAS EN C.G.C.O.F. : Mediante esta opción, equivalente a las teclas , se podrá consultar las marcas que en la base de datos del C.G.C.O.F. figuren en relación al artículo que se está dispensando, tanto a nivel nacional como autonómico (se tendrá en cuenta la ubicación de la farmacia según la Comunidad Autónoma indicada en el entorno BOT PLUS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS).
- LECTURA CÓDIGO PDF / DATOS EXTENDIDOS RECETA : Esta opción permite el acceso a una ventana en la que será posible leer el código PDF adjunto a una receta. Los datos normalmente aportados por este tipo de códigos serán visualizados tras la lectura del código, siendo éstos el número de colegiado, cías, c.i.p., número de afiliación a la S.S., tipo de receta, fecha de la receta, número de orden y número de receta.
Esta presentación de datos será meramente informativa si en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se ha indicado que no se desea llevar gestión extendida de recetas (en este caso esta opción del menú se titulará simplemente "LECTURA CÓDIGO PDF"). Si en dicho proceso se ha indicado que se desea llevar esta gestión extendida de recetas (ya sea en su modalidad manual o automática) y además la confección de bloques de recetas es automática, los datos leídos serán grabados (haciendo clic en el botón Aceptar), pudiéndose explotar los mismos desde el proceso de edición de bloques de recetas. No obstante, si una vez leído el código PDF no se desea grabar los datos bastará con hacer clic sobre el botón Cancelar.
Asimismo, recuérdese que si en CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se ha indicado modalidad manual de gestión extendida de recetas será el usuario quien tendrá que seleccionar esta opción cuando desee efectuar una lectura de código PDF. Por contra, si la modalidad de gestión extendida de recetas elegida es automática, cada vez que se dispense una receta se abrirá automáticamente esta ventana para lectura del código PDF, no teniendo el usuario que entrar en esta opción.
- IMPRESIÓN DE CONSEJOS : Esta opción permite indicar si se desea o no que se incluyan los consejos de ingestión del artículo que se está dispensando en esta línea de venta en el ticket. Sólo estará disponible si se tiene activada la impresión de ticket. Por omisión la impresión de consejos aparecerá o no activada en función de lo que se haya preestablecido en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. De estar activada la impresión de consejos para una línea, esta opción del menú aparecerá precedida de la marca de activación característica. Dicha marca no aparecerá si para la línea de venta en cuestión no está activada la inclusión de consejos en tickets. Se podrá activar o desactivar la inclusión de consejos utilizando el teclado mediante las teclas
- GENÉRICOS : Dada una línea de venta, si el artículo en cuestión está incluido en un grupo de artículos genéricos, mediante esta opción se presentarán en pantalla todos los artículos de dicho grupo, de forma que situando el cursor sobre cualquiera de ellos y haciendo clic sobre el botón Aceptar se efectuará automáticamente la sustitución en ventas. Es decir, se pasará a la ventana de ventas el artículo seleccionado en sustitución del artículo inicial que se había introducido. Cuando se efectúa esta consulta sobre el grupo genérico se muestra en pantalla la descripción de dicho grupo, el Precio de Referencia que tiene fijado (aparecerá resaltado en negrilla para su más fácil localización) y su Menor Precio. Asimismo, para cada artículo incluido en el grupo se dará su código, descripción, P.V.P., stock actual, marca de si es genérico o no (E.F.G.), importe que deberá pagar el cliente, diferencia entre P.V.P. y precio de referencia.
Junto al precio de aquellos artículos cuyo P.V.P. coincida con el Menor Precio del conjunto figurará el icono Igual Menor Precio. Además, si dichos artículos están marcados como sí E.F.G., aparecerán resaltados en negrilla.
Junto al precio del artículo puede también figurar el icono PVP Mayor que P.REF o el icono PVP Menor que P.REF en función de si dicho precio de venta es mayor o menor que el precio de referencia del conjunto.
El dato de P.V.P. aparecerá en azul en aquellos artículos que están excluidos de la gestión de precios de referencia, es decir, aquellos artículos que están dentro de un Conjunto Homogéneo pero no tienen Precio de Referencia asignado en la base de datos del C.G.C.O.F.
En el caso de farmacias de Andalucía, en la columna ‘Seleccionado’ se informa de si el artículo está o no incluido en una subasta. Si no lo está, pero lo estará en una subasta próxima, entre paréntesis se mostrará la fecha de entrada en vigor de esa próxima subasta. El artículo seleccionado en la subasta vigente aparecerá con la marca .
Por defecto los artículos del grupo aparecerán ordenados por menor precio o por mayor stock según se haya indicado en el parámetro “Gestión de Precios de Referencia (Presentación)” ubicado en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Téngase en cuenta que el importe a pagar por el cliente será la aportación (calculada sobre el P.V.P. o sobre el precio de referencia, según el tipo de aportación introducido, y en función de si el P.V.P. del artículo supera o no el precio de referencia) sumándose o no la diferencia entre P.V.P. y precio de referencia según que se haya indicado en parámetros que se trabaje en base a P.V.P. o en base a precio de referencia. Si, una vez efectuada la consulta, no se desea realizar sustitución alguna, hacer clic sobre el botón Cancelar. La utilización de esta opción puede realizarse vía teclado pulsando las teclas
Debe tenerse en cuenta que esta sustitución también puede realizarse de forma directa, puesto que al introducir una línea de venta correspondiente a un artículo incluido en un grupo de genéricos, en la zona inferior de la ventana se dará una relación de artículos de dicho grupo de los cuales haya existencias en la farmacia. Haciendo clic sobre alguno de estos artículos se procederá de forma automática a sustituir el artículo introducido inicialmente en ventas por este artículo elegido como sustituto. Véase también el apartado DISPENSACIÓN DE ARTÍCULOS GENÉRICOS.
- DATOS TARJETA SANITARIA : Permite acceder a la ventana de introducción de datos T.S.I. correspondientes a la línea de venta sobre la que se esté situado. Equivale a la pulsación de las teclas
- D.A.C. : Sólo aparecerá esta opción si se tiene instalada la aplicación de gestión D.A.C. Engloba dos posibilidades:
- Asignar Recetas a Pacientes : Enlaza con el proceso de notificación de entrega de recetas de pacientes de dicha aplicación. Para más información véase la ayuda correspondiente de la aplicación de gestión D.A.C.
- Entregar Blíster : Enlaza con el proceso de cambio de estados de blísteres de forma que se pueda notificar que se han entregado blísteres a los pacientes. Para más información véase la ayuda correspondiente de la aplicación de gestión D.A.C.
- GESTIÓN MONODOSIS : Sólo aparecerá esta opción si se tiene activo el parámetro “Gestión MonoDosis”. Engloba dos opciones:
- Selección de Dosis: Presenta una ventana con los diferentes componentes monodosis definidos para el artículo que se ha introducido en la línea de venta, pudiéndose seleccionar el deseado para incluirlo en la línea en sustitución de dicho artículo. Equivale a las teclas
- Editar MonoDosis : Enlaza con el proceso MONODOSIS de forma que se pueden efectuar modificaciones sobre los distintos elementos monodosis definidos para el artículo en cuestión.
- LIBRO RECETARIO : Equivale a las teclas
Al respecto, debe tenerse en cuenta que si en una misma operación de venta se introducen varias líneas que deben anotarse en el libro, será optativo el que para cada una de ellas se soliciten los datos del mismo, asumiéndose por omisión los datos que se hayan ya introducido para la anterior línea a incluir en el libro, o bien que se soliciten los datos de todas ellas conjuntamente al finalizarse y cerrarse dependerá de lo indicado en el parámetro de ventas “Libro Recetario al finalizar Venta”. En el caso de recetas pendientes de artículos que deban anotarse en el Libro, los datos para el mismo se solicitarán en el momento de dejar la receta pendiente o en el momento en que se realice su confirmación, según se haya indicado en el parámetro “Gestión del Libro Recetario al Confirmar Receta”. Trabajando con gestión de tarjeta sanitaria individual (T.S.I.), si ya se ha introducido el CIP al cumplimentar los datos referentes a T.S.I., cuando se soliciten los datos para el Libro Recetario ya se asumirá el CIP indicado. Asimismo, si se hubiesen cumplimentado en primer lugar los datos del Libro Recetario, al realizarse con posterioridad la gestión T.S.I. se comprobaría si en el libro se consignó el CIP, y si no se hizo, se le asignará el CIP que se capture en la gestión T.S.I. Asimismo, cabe resaltar el hecho de que puesto que la anotación automática en el libro se realiza en el momento de la introducción de la línea de venta, en el caso de que ésta se cancelara, es decir, no se llegara a cerrar la venta, se avisaría y se pediría conformidad para eliminar la línea en el libro automáticamente. Para más información sobre los datos que se recogen en el libro véase DATOS DEL LIBRO RECETARIO. Por último, indicar que si se tiene activo el parámetro Validar datos del Libro Recetario, antes de grabar una anotación en el libro se comprobará que estén debidamente cumplimentados los siguientes datos:
Nº S.S./C.I.P.
Número Colegiado
Nombre del Médico
DNI del Adquiriente
Código de Artículo
Talonario
Si se detecta que alguno de ellos no está cumplimentado, se avisará de ello y no se permitirá la grabación de los datos.
Ahora bien, téngase en cuenta que cuando se cree un movimiento extraordinario (robo, rotura...) en el Libro de Estupefacientes (tipo de movimiento ‘Otros’), aunque el parámetro Validar datos del Libro Recetario esté activado, no se realizará ninguna validación.
Además, en el caso de la Comunidad Valenciana, en la que no se permite anular un registro del Libro de Estupefacientes sin indicar número de anulación, si en ventas se realiza una devolución de un estupefaciente y cuando se presenta la ventana de introducción de datos para el Libro de Estupefacientes no se cumplimenta el campo ‘Nº Anulación’, se presentará un aviso y se retornará a la ventana de introducción de datos del libro para que se cumplimente ese campo. Si se cancelara esta ventana sin haber cumplimentado el número de anulación, se darán dos opciones: cancelar y que se cierre la venta sin anotación en el Libro de Estupefacientes, o retornar atrás e introducirlo.
- REALIZAR PEDIDO : Permite enviar vía módem al proveedor deseado las líneas de venta seleccionadas, es decir, pedirlas al proveedor. Equivale a la pulsación de las teclas
- PROMOCIONES : Engloba las opciones relativas a la gestión de promociones:
- Ver Promociones Aplicables : Permite visualizar todas las promociones que pueden aplicarse a la línea de venta seleccionada, si bien ello no presupone que se estén aplicando. Equivale a la pulsación de . De cada promoción aplicable que se visualiza se dan los siguientes datos con que se definió la misma: descripción de la promoción, tipo de promoción, base artículo, base cliente, ventas, duración y horario, dtos. en ventas. Haciendo doble clic sobre una línea de promoción se accede directamente a su definición desde el proceso GESTIÓN DE PROMOCIONES.
- Ver Promociones Aplicadas : Mediante esta opción se visualizarán todas las promociones que se están aplicando en la línea de venta seleccionada. Equivale a la pulsación de
- Anular las Promociones : Mediante esta opción se podrá activar o desactivar la aplicación de promociones en la línea de venta seleccionada. Así, mientras esta opción esté activada no se aplicará oferta alguna en dicha línea. Equivale a la pulsación de .
- Ver el Stock de Promoción : Permite consultar cuántas unidades del artículo restan sobre las que es posible aplicar promoción. Sólo aparece disponible esta opción si se tiene seleccionada una línea de venta de un artículo que tiene definida una promoción hasta fin de existencias, pues en otras circunstancias no ha lugar esta consulta.
- ARTÍCULOS CANJEABLES : En la ventana de ventas se dispone del botón (equivalente a ARTÍCULOS CANJEABLES, en el menú LÍNEA), que dará acceso a la relación de artículos canjeables por puntos, donde no se podrán modificar datos, sino tan sólo elegir qué producto va a llevarse el cliente a cambio de los correspondientes puntos. Se incluye la posibilidad de que se muestren solamente aquellos artículos cuyo valor en puntos no supere a los puntos disponibles del cliente (activar check Mostrar sólo los artículos seleccionables). Se informa de los puntos disponibles por el cliente seleccionado en la venta y de los puntos que suman los artículos que se vayan seleccionando (campos Puntos disponibles y Puntos en selección). Si la suma de puntos de artículos seleccionados supera el número de puntos disponibles del cliente, se mostrarán estos campos en rojo. Al aceptar, los artículos seleccionados se pasarán a ventas. Estas líneas aparecerán en azul y tendrán un importe 0, es decir, se aplicará un descuento del 100%, ya que van a ser canjeadas por puntos y no se va a cobrar por ellas. En la parte superior de el grid de líneas de venta se mostrará el valor de los puntos que se van a descontar al cliente.
- VALES PROMOCIONALES : Equivale a la pulsación de
- LECTURA EN RECETA DEL CÓDIGO PRESCRITO : Equivale a la pulsación de
En cualquiera caso, y para cualquiera de las provincias cuyas recetas en papel pueden ser leídas, esta opción tiene por finalidad la correcta lectura e interpretación de los códigos de barra de recetas en papel que empiezan por caracteres no numéricos o que tienen menos de cinco dígitos. Así, mediante cualquiera de las opciones mencionadas, se presentará una ventana donde leer con scanner el código de la receta, que será debidamente interpretado, mostrándose en la ventana de ventas el código del artículo correspondiente, o la ventana de Grupos de Precio Menor de sea pertinente.
- BÚSQUEDA RÁPÌDA DE GRUPO MENOR : Equivale a la pulsación de
- LECTURA DEL CÓDIGO SINÓNIMO DE UN LOTE : Equivale a la pulsación de
- MOSTRAR VENTAS CRUZADAS : Equivale a la pulsación de
- AÑADIR BOLSA : Equivale a la pulsación de
- DESHABILITAR PROCESOS SEVeM : Equivale a la pulsación de