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Resumen: Explica la gestión del Sistema Español de Verificación de Medicamentos (SEVeM/NodoFarma) en Ventas Mostrador: verificación de envases por Datamatrix, notificación de dispensación y devolución, reenvío de peticiones fallidas, desactivar SEVeM por venta o línea e iconos de estado.
Palabras clave: sevem, nodofarma, verificación de medicamentos, datamatrix, serialización, envase inactivo, identificador único, desactivar sevem, reenviar peticiones, medicamentos falsificados, notificar dispensación, devolución sevem
Preguntas típicas: ¿Cómo verifico un medicamento con SEVeM al dispensar? | ¿Qué hago si el envase sale inactivo? | ¿Cómo desactivo SEVeM para una venta o una línea? | ¿Cómo reenvío una verificación fallida? | ¿Qué hago si el Datamatrix ya se usó en otra venta?
Farmatic incorpora los mecanismos necesarios para facilitar la implantación en la farmacia del Sistema Español de Verificación de Medicamentos (SEVeM) para la prevención de la entrada en el mercado de medicamentos falsificados.
Todo producto sujeto a este control según las normativas vigentes, presentará un código Datamatrix que deberá leerse en la farmacia y, de forma telemática, consultarse en el Repositorio Nacional de Verificación (NodoFarma Verificación) si ese producto es apto o no para ser dispensado (está ‘activo’ o ‘inactivo’ respectivamente).
Se comprobará la validez del identificador único de ese producto y que está activado para la dispensación (no ha sido ya dispensado, no está retirado del mercado, no ha sido destruido, no es una muestra, etc.).
Cuando se dispense un artículo, se destruya o se marque como muestra, su identificador único quedará desactivado para que no pueda volver a dispensarse de forma fraudulenta (el producto quedará ‘inactivo’).
Si se produjera una devolución de una venta previamente realizada en la misma farmacia y dentro del plazo legal admitido, se realizará también comprobación en el Repositorio Nacional para su verificación y para su reintroducción en el sistema SEVeM para la venta. Un artículo devuelto quedará en el sistema SEVeM de nuevo ‘activo’ para dispensación.
Solamente se realizará gestión SEVeM en aquellos artículos que tengan activado en su ficha el check ‘SEVeM Serializable’. Esta marca se puede actualizar desde la base de datos del C.G.C.O.F. si así se indica en el proceso ARCHIVO / UTILIDADES / UTILIDADES DE ARTÍCULOS / ACTUALIZACIÓN DE PVPs/SERIALIZABLES DESDE LA WEB DEL C.G.C.O.F. o ACTUALIZACIÓN DE ARTÍCULOS DESDE BD DEL C.G.C.O.F.
La gestión SEVeM en la dispensación consistirá en:
1.- Verificar el estado de los envases en el repositorio de NodoFarma, para ver si son dispensables o no (están activos o inactivos respectivamente).
2.- Notificar en el sistema SEVeM las dispensaciones y devoluciones que se realicen para que se actualice en dicho sistema el nuevo estado de los envases afectados (los dispensados quedarán inactivos y los devueltos se reintroducirán en el sistema SEVeM quedando de nuevo activos).
Según se haya parametrizado atendiendo a los requisitos de la Comunidad Autónoma de ubicación de la farmacia:
La verificación se realizará en el módulo de Receta Electrónica o en VENTAS MOSTRADOR en Farmatic (según se parametrice). Si se verifica desde Receta Electrónica, ya no se verificará en Farmatic. No obstante, se contempla también la posibilidad de no efectuar verificación en ninguno de los dos puntos.
La notificación de la dispensación (o devolución) se realizará en el módulo de Receta Electrónica o en VENTAS MOSTRADOR en Farmatic según lo parametrizado. Si se notifica la dispensación desde Receta Electrónica, en VENTAS MOSTRADOR ya no se realizará ninguna acción SEVeM (ni verificación ni notificación).
Lo usual será que la gestión SEVeM se complete (verificación y notificación ) en un entorno o en el otro.
En el caso de recetas pendientes, la gestión SEVeM se realizará al quedar la receta pendiente o al formalizarse la dispensación, según se haya indicado en el parámetro Desactivación de envases de Receta Pendiente en el entorno SEVeM del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Si se introducen lecturas datamatrix en una línea de receta pendiente, éstas se conservan desechándose las lecturas datamatrix que se hubieran hecho cuando se dejó la receta pendiente. Si se hace una anulación de una confirmación de receta, se eliminan de la línea los envases que se hubieran introducido en la confirmación. Esta gestión no se realiza en el caso de Cataluña (se tiene activo el módulo de Receta Electrónica de dicha Comunidad Autónoma), puesto que los envases deben desactivarse en la dispensación desde el módulo de Receta Electrónica. En este caso, no se debe leer el datamatrix en el momento de dejar la receta pendiente en Farmatic, sino que debe introducirse en el momento en que se realiza su dispensación desde el módulo de Receta Electrónica.
A continuación se detalla el proceso de aplicación del sistema SEVeM cuando dicha gestión se realiza íntegramente en el proceso VENTAS MOSTRADOR de Farmatic (parámetros Verificar los envases en Receta Electrónica y Dispensar los envases en Receta Electrónica desactivados).
La gestión SEVeM tendrá dos fases: verificación del estado del producto a dispensar, y notificación a dicho sistema de la acción realizada en la farmacia (dispensación, devolución…).
La verificación se realizará al introducir cada producto en la venta, o bien introduciremos todos los productos y luego realizaremos su verificación SEVeM. La notificación de la dispensación (o devolución) al sistema SEVeM se realizará al cerrar la operación de venta.
Si en algún momento se desea desactivar las acciones SEVeM para una venta, pulsar (equivalente a la activación de la opción PROCESOS SEVeM DESHABILITADOS del menú OPERACIÓN). Esta opción permanecerá activa para sucesivas ventas hasta que no vuelva a desactivarse.
Del mismo modo, si lo que se desea es deshabilitar las acciones SEVeM sólo para una línea de la venta, pulsar
En el campo ‘Código’ de la línea o líneas en las que está deshabilitada la gestión SEVeM se mostrará el icono .
……………………….……..VERIFICACIÓN EN LA DISPENSACIÓN
Como se ha dicho, la verificación consistirá en, una vez leído el código Datamatrix del envase, la consulta del estado del mismo en NodoFarma (activo o inactivo) para determinar si es o no dispensable.
Sólo se realizará verificación si está activo el parámetro Verificar los envases en Ventas Mostrador y no están activos los parámetros Dispensar los envases en Receta Electrónica y Verificar los envase en Receta Electrónica.
Efectuar la verificación SEVeM al introducir cada producto.
Para poder efectuar la verificación de cada envase a dispensar será necesario efectuar la lectura del código Datamatrix de cada uno de ellos.
Téngase en cuenta que la lectura Datamatrix recogerá el código del producto, su fecha de caducidad, lote de fabricación y número de serie correspondiente al envase leído. De esta forma queda inequívocamente determinado de qué envase se trata. Dependiendo de cómo se configure el parámetro Requerir todos los campos en lecturas Datamatrix, se admitirá o no una lectura en la que alguno de los datos mencionados no se haya podido determinar.
Al leer el Datamatrix de un envase, de forma automática se efectuará la consulta al repositorio nacional de verificación de NodoFarma y se recibirá su contestación sobre si ese envase es dispensable (está activo) o no (está inactivo), y en este último caso el motivo correspondiente (ya fue dispensado, fue destruido, se marcó como muestra…).
En el caso de tener que dispensar más de una unidad del mismo producto en la misma línea de venta, introducir la primera unidad e indicar el número de unidades a dispensar. Veremos que al hacer clic en el campo ‘Cant.’ se habilitará el icono . Haciendo clic sobre él (o pulsando dos veces
En cada lectura podremos ver el código identificativo del producto, número de serie, lote, fecha de caducidad y un icono indicativo del estado de ese envase en el sistema SEVeM (activo para la dispensación, inactivo…). En caso de no determinarse la fecha de caducidad, automáticamente se asignará el último día del mes en curso.
Una vez realizada la verificación de los códigos Datamatrix leídos, en el campo ‘Código’ de la línea de venta se mostrará un icono indicativo del resultado obtenido, según se detalla más adelante.
Situando el cursor sobre dichos iconos se puede visualizar las lecturas Datamatrix realizadas en esa línea. El detalle de las lecturas realizadas en cada línea de venta también queda visible en la zona inferior de la ventana, situándose sobre la línea correspondiente.
En la ventana de lecturas Datamatrix se dispone del check ‘Ver todos los envases leídos’. Si se activa se visualizan las lecturas Datamatrix realizadas en toda las líneas. En esta visualización no se admiten modificaciones. Para volver a visualizar los envases de la línea, activar el check ‘Ver los envases del medicamento seleccionado’ que se habrá habilitado.
Se advierte cuando la notificación de un envase genera una alerta en el sistema. Así, se muestra el icono de alerta junto al mensaje de error y se muestra el código de alerta al situarnos sobre el icono. Además, en la parte inferior de la ventana aparece un mensaje indicando el número de alertas que se han generado. Ejemplo:
También se dispone del botón , que permite el reenvío de peticiones de verificación al sistema SEVeM sin tener que volver a leer el Datamatrix del producto. Se podrá reenviar todas las peticiones fallidas o solamente las seleccionadas, pues el botón puede desplegarse presentando estas opciones:
Reenviar a SEVeM peticiones fallidas. Esta será la opción por defecto al pulsar el botón. Se volverán a enviar a verificar los envases presentes en el grid cuya petición de verificación ha fallado (por timeout o por cualquier otro motivo). No se volverán a enviar aquellas verificaciones de las que sí se ha obtenido respuesta (tanto envases activos ,como inactivos), ni aquellos envases que ya han sido notificados (desactivados o reintroducidos) o que pertenecen a líneas en las que el usuario haya deshabilitado la verificación SEVeM.
Reenviar a SEVeM peticiones seleccionadas: En este caso se volverá a enviar a verificar los envases seleccionados en el grid. No se enviarán aquellos envases que ya han sido notificados (desactivados o reintroducidos) o que pertenecen a líneas en las que el usuario ha deshabilitado la verificación SEVeM
De otra parte, si se introduce un código Datamatrix que ya ha sido utilizado en otra venta de Farmatic (independientemente de que hubiera o no gestión SEVeM) se presenta un siguiente aviso en el que figurará el producto, lote, número de serie y fecha en que fue dispensado, preguntándose si se desea dispensar el producto. Se tendrán tres opciones:
: Se retorna a la ventana de ventas sin aceptarse esa línea.
: Se da opción a desactivar la gestión SEVeM para no notificar la venta en dicho sistema, o a no desactivarla si se desea efectuar la notificación. Si se desactiva, no se realizará gestión SEVeM para ese envase. En la línea aparecerá el icono . Como salvedad, no se dará opción a desactivar la verificación y notificación en el caso de Cataluña, debido a normativas legales. En esta Comunidad Autónoma se podrá proseguir o no con la dispensación, pero si se desea dispensar se realizará verificación y notificación.
: Se introduce la línea en la venta como devolución y se le da el tratamiento SEVeM oportuno, según se detalla más adelante.
Del mismo modo, si se lee un código Datamatrix ya leído en la misma operación de venta, se emite un aviso indicando en qué línea y número de envase se ha realizado esa lectura previa, no permitiendose volver a asignarlo.
Si se introduce un envase y la verificación indica que está inactivo, además de mostrarse el correspondiente icono, se mostrará una advertencia o no en función de lo indicado en el parámetro Aviso en ventas mostrador si el envase, una vez verificado en SEVeM, está inactivo. Este aviso no es más que una advertencia para que se corrija la situación. Cuando se cierre la venta, si sigue habiendo envases inactivos se procederá según lo indicado en el parámetro Tratamiento de los envases inactivos al dispensar, como se comenta más adelante. En el caso particular de Cataluña, si el envase está inactivo, al cerrar la venta se mostrará un mensaje indicando qué envase es y avisando de que es necesario retenerlo para pasar a disposición de la autoridad sanitaria, y no se permitirá dispensarlo.
Estos son los posibles iconos que se presentarán en el campo de código de artículo en función del estado de verificación SEVeM en cada línea de dispensación:
| 1 sólo envase: verificado y activo. | |
| 1 sólo envase: verificado e inactivo. | |
| Varios envases: todos verificados y activos. | |
| Varios envases: todos verificados e inactivos. | |
| Varios envases: todos verificados, algunos activos y otros inactivos. | |
| Falta verificar todos los envases de la línea. | |
| Falta verificar algún envase. Los verificados están activos. | |
| Falta verificar algún envase. Los verificados están inactivos. | |
| Falta verificar algún envase. Entre los verificados hay activos e inactivos. | |
| Dispensación ya notificada al sistema SEVeM. | |
| La gestión SEVeM está deshabilitada. | |
| Se ha realizado verificación pero no se ha recibido el estado del envase. |
Haciendo clic sobre un icono se muestra toda la información recibida desde SEVeM sobre esa petición de verificación (si el envase está activo, está ya dispensado, si lo desativó esta misma farmacia, si se puede reintroducir o no…).
Introducir todos los productos y luego aplicar la verificación SEVeM de cada uno.
En esta modalidad, se introducirán todos los artículos de la venta de la forma habitual, bien manualmente, bien leyendo su código de barras con el scanner. Si leemos el código Datamatrix de alguno de ellos para su introducción, pulsar
Una vez introducidos todos los artículos de la venta, pulsar
Se abrirá una ventana en la que poder leer el código Datamatrix de cada uno de los envases que lo requieren. En dicha ventana se informa de los envases que faltan por leer, así como de a qué línea de la venta se asocia cada lectura.
Valga todo lo anteriormente comentado en cuanto a presentación de iconos y consulta de detalles de lecturas realizadas.
¿Qué hacer si un envase está inactivo?
Una vez efectuada la verificación de los envases, si alguno de ellos está inactivo y no lo vamos a dispensar tenemos dos opciones:
Sustituirlo por un envase activo: Si la línea de venta solamente tiene una unidad, simplemente introducimos de nuevo el artículo leyendo el Datamatrix del nuevo envase sobre la misma línea. En el caso de que la línea de venta sea de varias unidades, hacer clic sobre el icono presente al hacer clic en el campo ‘Cant’ (o pulsar dos veces
No dispensar: Si la línea de venta solamente tiene una unidad, simplemente la eliminamos. En el caso de que la línea de venta sea de varias unidades, corregir la cantidad a dispensar (campo ‘Cant’) con lo que se presentará una ventana en la que deberemos leer el código Datamatrix del envase o envases que no vamos a dispensar. Si queremos visualizar las lecturas de todos los envases que se han realizado en esa línea, bastará con hacer clic en disponible en la ventana de lectura..
Si se trabaja con un robot dispensador
En el caso de trabajar con un robot dispensador que lea el código Datamatrix de los envases al introducirlos en él, es optativo el que al realizar la venta del producto se recojan automáticamente los datos correspondientes (caducidad, lote, número de serie) del envase que sale del robot, sin que sea necesario volver a leer su código Datamatrix en ese momento. Si se desea este comportamiento, se debe tener activo el parámetro Robot: Recuperar automáticamente la información Datamatrix en la venta. Si dicho parámetro está desactivado, aunque el robot tenga registrada la lectura Datamatrix de un envase, Farmatic no hará uso de ella, debiéndose leer de nuevo en la venta para su registro en Farmatic.
……………………….……..VERIFICACIÓN EN LA DEVOLUCION
Las devoluciones de ventas también se deben notificar al sistema SEVeM para que los envases devueltos vuelvan a marcarse en él como activos y puedan dispensarse en el futuro.
Así, cuando un cliente devuelva un producto, se debe proceder de la forma habitual en Farmatic, introduciendo la línea de venta pero con la cantidad de envases en negativo.
Al igual que hemos visto en la dispensación, procederemos en función de si se trata de una sola unidad o de varias.
Al contrario que en la dispensación, no podrán devolverse envases que en NodoFarma figuren como activos (pues es indicativo de que no se han dispensado y por tanto no ha lugar una devolución).
Además, no se admite efectuar devolución de envases que no hayan sido dispensados en la misma farmacia o si han trascurrido más días de los permitidos desde su dispensación según normativa (actualmente, 10 días).
Al igual que en la dispensación, se mostrará el icono correspondiente según el resultado de la verificación:
| 1 sólo envase: verificado e inactivo. | |
| Envase inactivo por superar el plazo de reintroducción. No se puede devolver. | |
| 1 sólo envase: verificado y activo. | |
| Varios envases: todos verificados e inactivos. | |
| Varios envases: todos verificados y todos activos. | |
| Varios envases: todos verificados, algunos activos y otros inactivos. | |
| Falta verificar todos los envases de la línea. | |
| Falta verificar algún envase. Los verificados están inactivos. | |
| Falta verificar algún envase. Los verificados están activos. | |
| Falta verificar algún envase. Entre los verificados hay activos e inactivos. | |
| Devolución ya notificada al sistema SEVeM. | |
| La gestión SEVeM está deshabilitada. | |
| Se ha realizado verificación pero no se ha recibido el estado del envase. |
……………………….……..NOTIFICACIÓN DE LA DISPENSACIÓN / DEVOLUCIÓN
La notificación de la dispensación o devolución se realizará automáticamente al cerrar la venta.
Si en la venta se intenta vender algún envase que está inactivo, o hay algún envase activo que se intenta devolver, algún envase a devolver que está activo pero no fue vendido por la farmacia o no está dentro del plazo permitido para la devolución, o el envase está destruido, retirado, caducado, etc., se permitirá la venta, no se permitirá o se preguntará al respecto en función de lo que se haya especificado en el parámetro Tratamiento de los envases inactivos al dispensar.
Si en la venta hay productos que requieren control SEVeM y no se ha efectuado la correspondiente lectura de su código Datamatrix ( , , , , , y/o ) al cerrar la venta se emitirá un aviso si se tiene activo el parámetro Aviso envases no informados en ventas.
Asimismo, si se tiene activo el parámetro Aviso envases no verificados en ventas, se emitirá un aviso cuando se intente cerrar una venta en la que hay productos que requieren control SEVeM, se han leído sus códigos Datamatrix, pero no se ha realizado correctamente la correspondiente verificación, es decir, no se ha recibido del sistema SEVeM información sobre si es o no dispensable (por ejemplo, por un fallo del sistema).
Dependiendo de lo indicado en el parámetro Modo de desactivación de envases al cerrar la venta, la venta no se dará por cerrada hasta que se confirme que la dispensación ha sido correctamente notificada al sistema SEVeM, o bien la venta sí se dará por cerrada en Farmatic sin esperar a la confirmación de que la dispensación ha sido notificada correctamente al sistema SEVeM.
Por último, una vez notificada la operación al servicio SEVeM, si se recibe algún tipo de incidencia se mostrará, aunque la venta quedará registrada en Farmatic a todos los efectos. Por ejemplo, si se ha optado por notificar la dispensación de un envase inactivo.
……………………….……..SEVeM EN EL MÓDULO DE RECETA ELECTRÓNICA
Para que la verificación y/o notificación de la dispensación al sistema SEVeM se realice desde el módulo de Receta Electrónica, se debe activar los parámetros correspondientes: Verificar los envases en Receta Electrónica y Dispensar los envases en Receta Electrónica, ambos ubicados en el entorno SEVeM del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS de Farmatic.
Puesto que las opciones y funcionamiento del módulo de Receta Electrónica varían dependiendo de la Comunidad Autónoma de ubicación de la farmacia, en este punto daremos una visión general del comportamiento común a todas ellas. Para más información, remítase a la documentación específica de su módulo de Receta Electrónica.
En los puntos de dispensación del módulo de Receta Electrónica, ya sea receta electrónica, manual, papel, mutuas, etc., si se tiene activa la verificación ésta se realizará cuando se introduzca el código Datamatrix del envase a dispensar.
Los iconos y detalle de lecturas que se mostrarán tras la verificación serán los mismos que los mencionados en la verificación desde VENTAS MOSTRADOR.
En los puntos del módulo de Receta Electrónica que impliquen una devolución o un decremento de las unidades a dispensar, también se introducirá el código Datamatrix del envase afectado, produciéndose la verificación del estado del mismo en NodoFarma.
Cuando se haga efectiva la dispensación en el módulo de Receta Electrónica, si se tiene activa la notificación de dispensaciones al sistema SEVeM, se realizará de forma automática.
Tanto las verificaciones como las notificaciones de dispensación al sistema SEVeM realizadas desde el módulo de Receta Electrónica quedarán debidamente registradas en el proceso HISTÓRICO PETICIONES SEVeM ubicado en UTILIDADES / SEVeM de Farmatic.
Cuando las dispensaciones pasen a VENTAS MOSTRADOR de Farmatic, se pasarán los datos de los códigos Datamatrix leídos: código del producto, número de serie, lote y caducidad para su correcto registro en la base de datos de Farmatic…
En Farmatic, ya no se realizará ningún tipo de verificación SEVeM ni notificación a dicho sistema cuando se cierre la venta, haciendo especial hincapié en el hecho de que, aunque no se haya hecho verificación en Receta Electrónica, si se ha efectuado notificación de la dispensación en Receta Electrónica, en VENTAS MOSTRADOR no se realizará tampoco la verificación.
Las líneas ya notificadas al sistema SEVeM presentarán el icono cuando se visualicen en VENTAS MOSTRADOR.