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Resumen: Explica los documentos que se pueden emitir al cerrar una venta en Ventas Mostrador (ticket, factura simplificada, albarán, factura, presupuesto, ticket regalo, no ticket) y los parámetros que controlan su impresión.
Palabras clave: ticket, factura simplificada, factura simplificada nominativa, albarán, ticket regalo, no ticket, documento activo, tipo documento, imprimir ticket, preguntar si imprimir ticket, presupuesto
Preguntas típicas: ¿Cómo hago para que no se imprima ticket al cerrar una venta? | ¿Cómo saco una factura o un albarán en vez de ticket? | ¿Cómo imprimo un ticket regalo? | ¿Qué tipos de documento de venta existen?
En este apartado se comentan los diferentes documentos que se pueden disponer al cerrar una venta, siempre y cuando se haya activado previamente dicho documento:
-TIPO DOCUMENTO : Se especifica el formato de ticket que se tiene seleccionado. Dichos formatos son los siguientes: Presupuesto, Factura Simplificada, Factura Simplificada Nominativa, Ticket Regalo Albarán, Factura y No emisión de Ticket. Para su selección hacer clic en el desplegable y seleccionar el formato con el cual se quiere trabajar.
A continuación se detallan cada uno de los tickets:
NO TICKET : En este caso no se obtendrá ningún documento al cerrar la venta. No obstante, si en la operación de venta hay alguna línea con aportación, se emitirá o no ticket en función de lo especificado en el parámetro Imprimir ticket en ventas cuando se tiene “No ticket” (nunca, siempre, sólo si el importe total de las líneas con aportación es superior a 0 o siempre que sea una operación sin ninguna línea con aportación, independientemente del importe total de la venta). Asimismo, se imprimirá ticket siempre en ventas con aplicación de descuento o promociones si está activo el parámetro Imprimir ticket en ventas cuando se tiene “No ticket” y la venta tiene alguna promoción o descuento manual. De otra parte, téngase en cuenta que se tiene posibilidad de parametrizar que se pregunte expresamente si se desea imprimir ticket al cerrar la venta cuando no hay documento de venta seleccionado. En el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se incluye el parámetro Preguntar si imprimir ticket si no se indica documento. En caso de que se active (por omisión no lo estará), al cerrar las ventas sin tener ningún documento de venta seleccionado, se preguntará si se desea imprimir ticket. De indicarse que sí, se obtendrá una Factura Simplificada de la venta.
FACTURA SIMPLIFICADA : Ticket de venta habitual. Los datos a imprimir en el ticket son parametrizables desde el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, concretamente en el entorno TICKETS. Este formato imprime los datos introducidos en parámetros como cabeceras y pies de ticket, así como fecha, hora, nº de ticket, vendedor, cada una de las líneas, el total de la operación, la entrega de euros y su correspondiente devolución. En el ticket figurará o no el código del artículo en función de lo indicado en el parámetro Incluir código de producto en Tickets. Se incluirá o no el PVP del artículo según se haya indicado en el parámetro Mostrar el valor del PVP en los tickets para productos de parafarmacia (en artículos con código superior a 600000 siempre se muestra el PVP). Se incluirán los datos de cliente (nombre, código, dirección…) que se haya indicado en el parámetro Incluir datos del cliente en tickets de contado, seleccionar, siempre y cuando se tenga activo el parámetro Incluir datos del cliente en tickets de contado. Si en la venta hay alguna línea de entrega a cuenta (por ejemplo, por el pago anticipado de un encargo), se solicitará indicar si se desea o no que la misma aparezca en la factura. Si ha habido pago con tarjeta de crédito se reflejará en el ticket, indicándose el importe y la tarjeta correspondiente. Si se ha seleccionado cliente para la venta, en el ticket se darán también sus datos o no según se haya parametrizado, así como información sobre su deuda:
."Detalle del pendiente al xx" : En este campo se informa de la fecha a la que se refieren los datos de deuda.
."Saldo pendiente" : Importe de deuda del cliente correspondiente a ventas a crédito previas a la actual.
. "Recetas Pts.": Importe que adeuda el cliente en concepto de recetas pendientes.
. "Total Pendiente": Deuda total del cliente (sin incluir la venta a la que corresponde el ticket). Será la suma de saldo pendiente más recetas pendientes.
Se incluirá o no el importe de venta que queda pendiente de pago si se tiene activo el parámetro Mostrar Pendiente de Pago del entorno TICKETS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
El saldo del cliente que se muestra en los tickets tendrá o no en cuenta los saldos de los clientes dependientes de él (con su factura redireccionada) dependiendo del parámetro Mostrar mensaje incluyendo el saldo de clientes dependientes, del entorno CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
TICKET REGALO : Cuando se active este tipo de documento, se imprimirá el ticket normal y un ticket adicional donde no aparecerán los importes totales ni los de las líneas de venta. Este ticket regalo utilizará la misma serie que el ticket normal.
FACTURA SIMPLIFICADA NOMINATIVA : Imprime exactamente lo mismo que el formato Factura Slimplificada mencionado anteriormente pero al pie del ticket indica el Tipo Impositivo de I.V.A. con su base imponible, cuota e importe. Ahora bien, teniendo activo el parámetro "Gestión de varias direcciones" se podrá seleccionar la dirección que se desea incluir en la factura simplificada nominal (habitual o alguna de las dos posibles direcciones auxiliares registradas en la ficha del cliente). Si en la ficha del cliente en cuestión no se hubieran definido direcciones auxiliares, se asumirá automáticamente la dirección habitual. No obstante, esta elección de dirección no se realizará en el caso de estar en la zona euro (es decir, haber especificado el euro como moneda base).
Debe tenerse en cuenta que, siempre y cuando la impresora lo permita, podrá modificarse el formato de los tickets en cuanto a tipos de letra, colores, inclusión de logos, etc., haciendo uso de los parámetros incluidos en el entorno CONFIGURACIÓN TICKETS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
No obstante, téngase en cuenta que el usuario puede diseñar sus propios formatos de albarán y usar en cada momento el que precise. En el momento de la venta, el albarán atenderá a lo especificado en el proceso DISEÑADOR DE DOCUMENTOS (se obtendrá con el formato estándar de la aplicación, utilizando la plantilla seleccionada por defecto, o se solicitará qué plantilla se desea utilizar en ese momento).
Asimismo, indicar que si está activo el parámetro Impresión albarán de entrega a residencias, ubicado en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, cuando se realice una venta con impresión de albarán a un cliente profesional sanitario (ya sea un cliente de Farmatic o un cliente de paso) que esté marcado como ‘residencia’, se imprimirá un informe con los datos de la farmacia, del profesional sanitario, del centro y de la venta realizada. Se darán los códigos, descripciones, lotes, caducidades y unidades servidas de cada producto. Los datos correspondientes a la recepción de los productos (estado embalaje, conforme conservación cadena de frío, incidencias y observaciones…) estarán en blanco para que el cliente los complete.
FACTURA : Documento equivalente al formato Albarán pero imprimiendo el número de factura y no el de albarán. Sólo será posible la obtención de factura en ventas de contado. En ventas de crédito no se podrá activar la obtención de factura, puesto que la factura se obtendrá cuando la operación se facture desde GESTIÓN DE CLIENTES. De la factura se obtendrán tantas copias impresas como se haya indicado en parámetro “Número de copias en facturación” del entorno CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Se avisará si no se introduce DNI o NIF del cliente, si bien se dará opción a proseguir con la emisión (este mensaje es parametrizable desde el proceso ARCHIVO -> UTILIDADES -> MENSAJES PARAMETRIZADOS, pudiendo omitirse y/o fijar la contestación por defecto).
PRESUPUESTO : Si se selecciona este documento, se entenderá que no se está realizando una venta sino un presupuesto valorado para entregar al cliente. Cuando se cirre la venta con este tipo de documento seleccionado, se dará opción a imprimirlo y/o exportarlo a un archivo PDF para guardarlo (se podrá indicar dónde) Asimismo, se dará opción a enviarlo por email: se solicitará indicar la dirección de correo electrónico para el envío, así como indicar si se desea que el archivo generado se elimine o no una vez enviado. Para más información véase el apartado GESTIÓN DE PRESUPUESTOS. Si se trabaja con MultiNif, la obtención de presupuestos en PDF generará un documento para cada empresa implicada, solicitándose nombre para el primer PDF y a los sucesivos se les añadirá un sufijo incremental (_1, _2, etc.).
Los tickets y formatos estándar de facturas, albaranes y presupuestos se obtendrán en el idioma que se haya especificado en parámetros (Castellano, Galego, Euskara, Català o Valencià).
En los documentos en formato tradicional estándar de facturas, albaranes, presupuestos, etc., se incluirá o no el teléfono del cliente en función de lo especificado en el parámetro Mostrar teléfono del cliente en documentos tradicionales de Farmatic. Por defecto, no se incluirá. De activarse el parámetro se incluirían tanto el teléfono móvil como el fijo asignados en la ficha del cliente. En el caso de clientes de paso, sin ficha en Farmatic, en la ventana de solicitud de sus datos se podrá introducir también el teléfono,
Si se tiene activo el parámetro Imprimir ticket de venta con tarjeta por duplicado (CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS -> TICKETS), los tickets de ventas en las que se utilice como medio de pago (total o parcial) una tarjeta de crédito o débito se obtendrán por duplicado (dos copias).
El usuario puede diseñar sus propios formatos de facturas (de crédito y contado) y usar en cada momento el que precise. Por tanto, en el momento de la venta, la factura atenderá a lo especificado en el proceso DISEÑADOR DE DOCUMENTOS (se obtendrá con el formato estándar de la aplicación, utilizando la plantilla seleccionada por defecto, o se solicitará qué plantilla se desea utilizar en ese momento).
En relación a las facturas de contado, cabe indicar que si se utiliza el formato estándar (no mediante plantillas hechas con el DISEÑADOR DE DOCUMENTOS), podrá incluirse el logotipo de la farmacia si así se ha indicado en parámetros. Igualmente, será optativo el que se incluyan en ellas los datos de farmacia. Ambos aspectos podrán determinarse en el apartado CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. En caso de trabajar con MultiNif, se podrán establecer diseños independientes para cada empresa, de forma que cuando en una operación se emitan presupuestos, si la operación implica a más de una empresa se obtendrán los presupuestos independientes para cada una de ellas, y cada uno con el formato definido para la empresa en cuestión.
En cuanto a los tickets, al final de los mismos se imprimirá o no la deuda total que el cliente tiene con la farmacia en función de lo que se haya especificado en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. El saldo del cliente se mostrará o no considerando la deuda de clientes dependientes (es decir, clientes redireccionados) en función de lo indicado en el parámetro Mostrar mensaje incluyendo el saldo de clientes dependientes, ubicado en el entorno CLIENTES del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Los totales de operación se darán en moneda base y en moneda auxiliar, siempre y cuando así se haya indicado en CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Si así se ha indicado en el parámetro "Incluir desglose de I.V.A. en el ticket", en todos los tickets se incluirá un desglose de bases imponibles y cuotras de I.V.A. Ahora bien, si en dicho parámetro se ha indicado "No", sólo se realizará este desglose cuando se trate de Factura Simplificada Nominativa.
Asimismo, si se tiene activo el parámetro Gestión de facturas rectificativas en ventas de contado, secuando se reimprima una factura simplificada como factura nominativa. Se creará una factura rectificativa por sustitución que sustituirá a la factura original.
Si se tiene activado el parámetro “Imprimir Ticket que determina su C. Autónoma”, en aquellas ventas en las que intervengan tipos de aportación que tengan en su ficha activa la caja de chequeo ‘Ticket de C.A. en Venta’, se imprimirán dos tickets: uno con las líneas de esas aportaciones, y otro con el resto de líneas. En el primero de ellos aparecerá el subtotal de las líneas que incluye y el texto que se tenga indicado en el mencionado parámetro. En el segundo ticket, aparecerá el subtotal de las líneas que incluye, el total de las líneas de la venta (suma de ambos tickets) y toda la información relativa a descuentos, promociones, recetas, etc. de la totalidad de la venta.
En cualquier ticket, si se han incluido en la operación de venta líneas de crédito (tanto ventas como pagos) anteriores del cliente, dichas líneas irán precedidas de una línea con el texto "Pago Crédito" de forma que se identifique que no son líneas propias de la operación de venta a la que pertenece el ticket, y que por tanto no se engloban en el importe total de operación. Para más información sobre la inclusión de líneas de ventas y pagos pasados en una operación de venta véase el punto SALDOS DE CLIENTES del apartado OPCIONES EN MENÚ OPERACIÓN.
También hay que tener en consideración que si se trata de una operación sin líneas de venta de artículos, donde simplemente se está comunicando una entrega de dinero de un cliente, en vez de las cabeceras habituales de los tickets se imprimirá la cabecera "RECIBO", distintivo éste que permitirá en el futuro identificar que ese ticket no corresponde realmente a una operación de venta sino a una entrega de euros.
Si la operación se ha realizado indicando cliente, el código del mismo se incluirá en la cabecera de los tickets. Si en una operación de venta hay líneas de crédito, en los tickets aparecerán señaladas mediante un asterisco (*) delante del importe de la misma. Si hay líneas de receta pendiente se identificarán mediante las marcas RP (si es receta cobrada) o RC (si es receta de cobro diferido).
Asimismo, si en el parámetro "Marcar las Líneas del Ticket con Descuento" se ha indicado que sí, en los tickets se señalarán aquellas líneas que hayan tenido algún descuento mediante un asterisco (*) delante del P.V.P. del artículo. Del mismo modo, el P.V.P. que figurará en los tickets llevará o no descuento aplicado en función de lo indicado en el parámetro "El P.V.P. del ticket incluye Descuento".
Al final del ticket se incluirá o no el dato de descuento total obtenido en la venta según lo indicado en el parámetro "Mostrar Descuento Total al final del Ticket". En caso afirmativo, este dato irá acompañado por el rótulo que se haya indicado en el parámetro "Texto identificativo del descuento".
También al final de los tickets de venta se incluirá un detalle de las promociones aplicadas, así como del montante de euros y/o puntos acumulados por el cliente de forma previa a esta venta. Al respecto, puntualizar que si bien en el caso en que en las promociones se regale algún lote de artículo se especifica el mismo por su descripción, en el caso de que se tenga activada la gestión Multi-nif no será así, puesto que los artículos de un mismo lote pueden estar ligados a empresas diferentes e incluirse en tickets diferentes.
Asimismo, tener en cuenta que en el caso de aplicación de cargos por promoción (promociones del tipo descuento en negativo), en el ticket se reajustarán los precios de los artículos, absorviendo dichos cargos.
Se tiene la posibilidad de incluir en el ticket de venta de un lote de artículos el descuento obtenido al comprar a precio de lote respecto a haberlo hecho a precio de venta de cada artículo. Para ello se dispone del parámetro Imprimir Importe Descuento por Lotes ubicado en el entorno TICKETS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. El mismo presenta tres posibilidades: no imprimirlo nunca, imprimirlo siempre o imprimirlo solamente si es favorable al cliente (descuentos positivos). Si se indica siempre, también se imprimirá aunque el descuento vaya en contra del cliente (descuento negativo) si se diera el caso de resultar más caro comprar el lote que los artículos sueltos.
También se incluirá en el ticket de venta de un lote de artículos el PVP que los artículos tienen en sus fichas, así como el descuento que supone la venta a precio de lote respecto a precio de ficha. Debe tenerse en cuenta que el descuento se mostrará tanto si es a favor del cliente como si es en su contra (descuento negativo), por lo que el usuario deberá valorar la conveniencia o no de esta modalidad de trabajo. Indicar que, en el caso de que se opte por la impresión del lote agrupado, se agruparán los PVP de ficha de los artículos, así como el descuento global que supone el precio de lote respecto a los de ficha. Si se desea incluir PVP de ficha en ticket, en la ventana de definición del lote (MAESTROS -> GESTIÓN DE ARTÍCULOS -> LOTES -> LOTES DE ARTÍCULOS bastará con activar el check ‘Imprimir en Ticket PVP de Ficha’.
Si en el parámetro “Imprimir información ampliada del Copago” se ha indicado ‘Sólo en Ventas con Receta’, en el ticket de venta se incluirá, encima de cada línea que lleve aportación, una línea adicional en la que figurará el código del artículo y el código de la aportación aplicada. Si el valor de dicho parámetro es ‘Siempre’, en las líneas con aportación se procederá igual, pero sobre las líneas de venta sin aportación también se incluirá una línea adicional en la que tan sólo aparecerá el código del artículo. Ahora bien, debe tenerse en cuenta que, si se reimprime el ticket, el saldo restante del copago del cliente tras la venta ya no saldrá, puesto que podría haber variado respecto al que había en el momento de la venta. En el caso de imprimirse una factura o albarán con el formato estándar de Farmatic, se incluirá tras la descripción del artículo el código de aportación aplicado. En los formatos propios de factura o albarán, sólo se incluirá el tipo de aportación si en el diseño del documento así se ha indicado. Recuérdese que el formato de documentos de venta se puede diseñar desde el proceso DISEÑADOR DE DOCUMENTOS del menú UTILIDADES.
Si se tiene activo el parámetro “Gestión de CIPS en Doc. de Venta”, se incluirá el CIP del paciente en la cabecera de los documentos de venta (salvo facturas de crédito, presupuestos y resguardos de encargos). Asimismo, si se tiene activo el parámetro “Imprimir información ampliada del Copago”, si la venta tiene un CIP asociado se imprimirá en el ticket, aunque se tenga desactivado el parámetro “Gestión de CIPS en Doc. de Venta”.
La utilización o no de la descripción completa del artículo en los documentos en formato tradicional (facturas, presupuestos, albaranes….) dependerá del parámetro Descripción completa en documentos tradicionales (entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS). Si está activo, se imprimirá la descripción completa de los artículos aunque se requiera más de una línea para ello. Si no se activa, estado por defecto, se truncará la descripción para que no ocupe más de una línea.
GESTIÓN DE FACTURAS RECTIFICATIVAS
Para activar esta gestión se debe tener activo el parámetro Gestión de facturas rectificativas en ventas de contado, ubicado en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Se activará automáticamente si se activa la gestión Veri*Factu.
Para facilitar la gestión de facturas rectificativas, se ha incluido la posibilidad de que los tickets de venta incluyan un código de barras con su numeración, para que pueda leerse e identificar fácilmente la operación si se diera el caso de tener que anularla. Para que se incluya este código de barras en tickets se debe activar el parámetro Incluir código de barras con el número de documento del entorno TICKETS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS (activado por defecto solamente en el caso de País Vasco).
Si se lleva esta gestión, cuando se realice una devolución de venta (cantidad en negativo) se mostrarán todos los tickets en los que se incluya el producto a devolver, para que se seleccione el que corresponda a la venta que se está anulando. Si para la devolución se ha indicado cliente, solamente aparecerán los tickets de ventas asociadas a dicho cliente.
Sólo se puede seleccionar un ticket por línea de venta. Es decir, si se devuelven dos unidades, o se elige un ticket de venta de dos unidades, o se introducen dos líneas de devolución de una unidad cada una y se elige un ticket de venta de una unidad para cada una.
Si se conoce el número del ticket de venta que se quiere anular, se puede introducir directamente en el campo ‘Núm. Documento’ de la ventana de selección de ticket. Asimismo, si se tiene el ticket original a anular y éste lleva código QR, se podrá leer directamente el mismo en este campo. Si el documento introducido (manualmente o por lectura QR) no se encontrase, se avisará de ello y se tendrá que volver a asignar un documento correcto.
Cuando concluya la devolución, se habrá generado asociada al documento rectificativo, con la numeración de serie que le corresponda. En el ticket impreso de la devolución se indicará el texto ‘Rectificación de la factura xxxxxxx’, con el número de ticket de la venta rectificada.
Ahora bien, en aquellas farmacias que no lleven gestión de TicketBai, si al hacer la devolución no se indica documento de venta original asociado, la venta se cerrará normalmente y la numeración de la devolución será la normal, no de factura rectificativa.
En las que sí lleven gestión de TicketBai, es obligatorio seleccionar documento de venta original. De no hacerlo aparecerá un mensaje recordándolo, no pudiéndose efectuar la devolución.
Del mismo modo, con gestión TicketBai se avisará si no se encuentra ningún ticket de venta en el que se incluya el artículo que se está devolviendo.
Para más información sobre Veri*Factu, véase el apartado correspondiente (ver tema: Gestión Verifactu en Farmatic).
Ruta: Ventas > Ventas Mostrador > Información auxiliar del artículo
Resumen: Describe los datos de la ficha del artículo que se muestran y se tienen en cuenta al dispensarlo (receta, psicótropo, estupefaciente, visado, baja en vademécum, excluido de la S.S., consejo y posología). Ventas > Ventas Mostrador.
Palabras clave: ficha del artículo, cícero, necesita receta, psicótropo, estupefaciente, E.F.P., visado, E.C.M., baja en vademécum, excluido de prestación, consejo y posología, avisos al vender
Preguntas típicas: ¿Por qué me avisa de que un artículo es baja en vademécum al venderlo? | ¿Dónde veo si un artículo necesita receta o visado al dispensarlo? | ¿De dónde salen los avisos de artículo excluido de la Seguridad Social?
Al dispensar un artículo se mostrarán todos los datos que figuren en su ficha, como si es cícero, si necesita receta, si es psicótropo o estupefaciente, si es E.F.P., si necesita visado, si es E.C.M., pudiéndose modificar estos datos manualmente desde el proceso ARTÍCULO. Además, si el artículo figura en la base de datos del Consejo se mostrarán los datos de consejos y posología.
Estas características del artículo serán tenidas en cuenta en el momento de la venta. Así, por ejemplo, si el artículo figura marcado como Baja en Vademécum se avisará de ello en el momento de la venta. Si el artículo figura como excluido de prestación de la S.S. se emitirá un aviso cuando se intente vender con un tipo de aportación que no permite la venta de este tipo de artículos, etc.