Ruta: Ventas > Ventas Mostrador > Consideraciones en la venta con receta
Resumen: Recoge las cuestiones a tener en cuenta al dispensar con receta en Ventas Mostrador: control de unidades, bloques de recetas, redirección y devolución de recetas, código PDF, tarjeta sanitaria, próxima dispensación, artículos no dispensables, diagnóstico hospitalario, aportación y receta electrónica.
Palabras clave: venta con receta, máximo número de recetas a dispensar, grupo terapéutico J01, bloques de recetas, redirección de recetas, devolución de recetas, receta con código sinónimo, código PDF, próxima dispensación, diagnóstico hospitalario, inhibidores HMG CoA, aportación por importe único, financiables SACYL
Preguntas típicas: ¿Por qué me avisa de que no puedo dispensar más de una unidad con receta? | ¿Cómo funciona la gestión de bloques de recetas? | ¿Qué avisos salen al dispensar un artículo de diagnóstico hospitalario? | ¿Qué hago si hay que devolver una receta?
En el caso de la venta con receta hay una serie de cuestiones a tener en cuenta. A continuación se detallan:
1.- CONTROL DE CANTIDAD A DISPENSAR : No se permite una venta con receta con más unidades de las especificadas en el parámetro "Máximo Número de Recetas a Dispensar".
De otra parte, si se ha indicado Sí en el parámetro "Control de Unidades en G. Terap. J01", se tendrá en cuenta lo especificado en el Real Decreto 1348/2003 en el que se especifica que se prescribirá un sólo envase de una especialidad farmacéutica a excepción de:
Así, y teniendo en cuenta lo dicho, cuando se dispense con receta:
Cuando del artículo esté permitido dispensar hasta 4 unidades y se indique más de una unidad a dispensar aparecerá un mensaje indicando que el artículo es Diagnóstico Hospitalario o bien pertenece a un grupo terapéutico que lo admite, recomendando no obstante revisar la cantidad dispensada.
Cuando del artículo en cuestión no esté permitido dispensar más de una unidad, si se indica a dispensar una cantidad superior se emitirá un mensaje advirtiendo que no está permitido o si procede que el artículo pertenece a las excepciones del grupo J01, por lo que hay que revisar la receta y la cantidad a dispensar.
En la parte inferior de la ventana de ventas aparecerá el grupo terapéutico al que pertenece el artículo e indicación DH (Diagnóstico Hospitalario) si procede cuando se trate de un artículo que permita dispensar con receta más de una unidad.
2.- GESTIÓN AUTOMÁTICA DE BLOQUES DE RECETAS : Según se haya especificado en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, al ir efectuando ventas con recetas se irán montando automáticamente los bloques de recetas correspondientes según el tipo de aportación utilizado. Es decir, si se ha especificado que sí se desea esta gestión automática, al vender con un tipo de aportación la receta entrará automáticamente en el bloque correspondiente a ese tipo de aportación. Recuérdese que la gestión automática de bloques de recetas se habrá podido activar para todos los tipos de aportación o sólo para aquellos en los que así se haya especificado al definirlos.
Existen dos modalidades en cuanto a la filosofía de montaje de los bloques de recetas:
……….. Generación de bloques de recetas en el orden en que éstas se dispensan (modalidad de trabajo por defecto en Farmatic). Es decir, desde el proceso de VENTAS MOSTRADOR se introduce automáticamente la receta dispensada en el bloque definitivo que le corresponde según la definición de tipos de aportación que se haya efectuado.
Así, cuando al efectuar la venta se llegue a completar un bloque se avisará de ello, indicándose qué artículo y línea de la venta es la receta que completa el bloque y cuál es el bloque completado. Asimismo se indicará a qué tipo de aportación corresponde dicho bloque. No obstante, puede omitirse la presentación de este aviso indicando ‘No’ en el parámetro Mostrar el mensaje de detección de bloques incompletos ubicado en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Asimismo, según se haya especificado en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, en el momento de cerrar la venta, si se ha completado algún bloque se preguntará si se desea o no imprimir la solapa correspondiente al mismo, de forma que ese bloque se deje ya físicamente cerrado junto con su solapa, con lo que ello puede conllevar en cuanto a la agilización de su posterior facturación. Dicha solapa será emitida en formato vertical.
……….. Generación de bloques de recetas ordenadas por vendedor, máquina y vendedor, o por máquina y aportación. En este caso, es posible hacer que se lleve una clasificación inicial y temporal de los bloques de recetas conforme a la distribución física real de las recetas en cajones separados que se lleve. Es decir, si en el mostrador 1 hay un cajón donde se van montando bloques de recetas conforme se van dispensando y en el mostrador 2 hay otro cajón donde se hace lo propio con las recetas dispensadas en ese mostrador, se puede lograr que las recetas vendidas desde el puesto 1 vayan metiéndose en un bloque temporal de Farmatic y las vendidas desde el puesto 2 vayan metiéndose en un bloque temporal de Farmatic diferente.
Para ello bastará con que se haya efectuado la correspondiente asignación de cajón de recetas a vendedor, vendedor/máquina o aportación/máquina desde el nuevo proceso ASIGNACIÓN DE BLOQUES DE RECETAS POR PUESTOS ubicado en UTILIDADES DE VENTAS del menú ARCHIVO. Si se desea llevar la gestión de bloques sólo por tipo de aportación (sin bloques temporales por cajón), no efectuar ninguna asignación en este proceso.
De esta manera, las recetas dispensadas se irán gestionando en bloques "temporales" que atiendan a la clasificación física por cajones que realmente se lleva, con lo que ello supone en cuanto al control de las recetas y su posterior gestión.
Así, cuando desde VENTAS MOSTRADOR se dispense una receta, inicialmente se meterá en el bloque temporal que le corresponda en función del cajón asignado para esa máquina y vendedor (o máquina y tipo de aportación, según se haya optado). Cuando un bloque temporal se llene (se alcance el número de recetas máximo para un bloque especificado para ese tipo de aportación) se emitirá un aviso y se podrá obtener la correspondiente solapa. Esas recetas automáticamente dejarán de estar en el bloque temporal para pasar a convertirse en un bloque definitivo dentro de la gestión normal de facturación de recetas.
Para más información sobre esta modalidad de trabajo, véase el apartado BLOQUES DE RECETAS POR PUESTOS.
En ambas modalidades de montaje de bloques, será en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS donde se habrá especificado el número de recetas que conforman un bloque, de forma que llegados a dicho número se abrirá automáticamente un nuevo bloque de recetas.
3.- REDIRECCIÓN DE RECETAS : Si se introduce un tipo de aportación que conlleva una redirección a otro tipo de aportación diferente (campo "Redirección de Recetas" en el proceso APORTACIONES), se deben tener en cuenta las siguientes consideraciones:
. En la línea de venta no influirá la redirección. Es decir, en el campo "T.A." de la línea de venta aparecerá el tipo de aportación introducido y se aplicarán las condiciones definidas para él (porcentaje de aportación, gestión de conjuntos homogéneos o precios máximos, admisión de EFP, etc. definidos para ese tipo de aportación).
. Si se lleva gestión automática de recetas, la receta se incluirá en el bloque correspondiente al tipo de aportación destino al que se haya redireccionado, de tal forma que será facturada aplicando las condiciones de facturación definidas para dicho tipo de aportación.
. Si el tipo de aportación al que se ha redireccionado conlleva a su vez una redirección de cíceros, se hará esta doble redirección.
. En todos los puntos de la aplicación donde figure esa venta (por ejemplo, DIARIO DE VENTAS, HISTÓRICO DE VENTAS, etc.) aparecerá ligada al tipo de aportación original, no al que se ha redireccionado.
. Si una aportación gestiona Tarjeta Sanitaria Individual (T.S.I.) y redirecciona recetas a otra aportación, las recetas TSI quedarán registradas con la aportación a la que se ha redireccionado, pues en la factración de este tipo de recetas se exige un mismo tipo de aportación para todas las recetas del bloque.
4.- DEVOLUCIÓN DE RECETAS : La primera consideración a tener en cuenta es que si se ha protegido la devolución de recetas, al indicarse cantidad negativa se solicitará palabra clave.
De otra parte, independientemente de si se lleva o no la gestión automática de bloques de recetas, la devolución de una receta podrá ir acompañada de una gestión automática en cuanto a la eliminación de dicha receta de los bloques presentes. El que dicha gestión se realice o no en el momento de la devolución de la receta irá en función de lo que se haya especificado en el parámetro “Gestión automática de recetas (Devolución)”, en el apartado VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Así, si en dicho parámetro se especifica “No” no se realizará gestión automática alguna en el momento de realizar una devolución de recetas. Si en dicho parámetro se especificó “Sí” se realizará gestión automática de devolución de recetas.
Así pues, de llevarse gestión automática de devolución de recetas, cuando se introduce una línea de devolución de receta (indicando tipo de aportación y la cantidad en negativo) se presenta una ventana en la que figuran todas las recetas que hay en los bloques de dicho tipo de aportación (tanto bloques definitivos como bloques temporales que pudiera haber) y que coinciden con el artículo y la cantidad especificada en la línea de devolución. No se incluirán en esta relación las recetas que hayan sido estadilladas, es decir, aquellas recetas correspondientes a bloques que hayan sido incluidos en estadillos de facturación ya emitidos, por entenderse que corresponden a entregas parciales y que por tanto dichas recetas ya no están físicamente en farmacia. De cada una de las recetas que se presentan, aquellas susceptibles de ser devueltas, se dan los siguientes datos: Fecha de entrada de la receta en el bloque, aportación a la que pertenece el bloque, número de bloque en que está la receta, número de receta que ocupa dentro de ese bloque, código y descripción del artículo, P.V.P. con el que se vendió. Esta información se presenta en un grid de exploración, disponiéndose pues de todas las opciones que este tipo de elemento proporciona en cuanto a ordenación y acotación de la información.
El usuario deberá localizar la receta que se está devolviendo y, una vez situado el cursor sobre ella hacer clic con el ratón en el botón Aceptar. Con ello se se marcará esa receta, y cuando se cierre la operación de venta se eliminará automáticamente la receta del bloque, emitiéndose un aviso de que la receta ha sido eliminada, especificándose el número de receta, bloque y tipo de aportación correspondientes a la receta que ha sido eliminada. La eliminación de esta receta habrá dejado un hueco en la posición que ocupaba dentro del bloque. Puesto que la eliminación de la receta del bloque no se materializa hasta que no se finaliza la operación de venta, para impedir que una misma receta pueda ser seleccionada para su devolución desde varios puntos de venta, en la ventana de selección de recetas aparecerán en rojo aquellas que ya hayan sido seleccionadas para su devolución, y se impedirá que vuelva a ser seleccionada.
Si se lleva gestión automática de bloques de recetas, cuando se vuelva a vender una receta de ese mismo tipo de aportación, automáticamente será ubicada en el primer hueco que haya libre en los bloques (bloques temporales, si se lleva gestión de bloques por puestos. O en bloques definitivos si no se lleva gestión de bloques por puestos). Cuando esto ocurra se emitirá un mensaje avisando que se han detectado bloques de recetas incompletos y se indicará que la nueva receta que se está vendiendo (indicando qué artículo es y qué línea de venta está ocupando) se ha incluido en dicho hueco (se especificará número de bloque, posición y tipo de aportación). De esta forma el usuario sabrá en qué posición debe ubicar físicamente la receta para que los bloques reales coincidan con los registrados en el ordenador.
Téngase en cuenta que cuando se seleccione para la devolución una receta incluida en un bloque cerrado se avisará de ello y se pedirá confirmación para proceder con la devolución.
Por último, indicar que si la devolución corresponde a una receta con un tipo de aportación que conlleve gestión T.S.I. (tarjeta sanitaria individual), se procederá también a la petición de receta T.S.I. a eliminar del fichero de recetas T.S.I. para exportar. Para más información al respecto véase el apartado DISPENSACIÓN CON TARJETA SANITARIA.
5.- RECETA CON CÓDIGO SINÓNIMO : Puesto que cuando se realiza un cambio automático de códigos de artículos el antiguo código queda como sinónimo del nuevo código, cabe resaltar que si se trata de una venta con receta y se introduce el antiguo código, se tomarán todos los datos del nuevo código (descripción, P.V.P., etc.), y en la venta se mantendrá el nuevo código, pero si la receta pasa automáticamente a bloques lo hará con el antiguo código que se ha introducido, para mantener así la coherencia con respecto a la precinta real que se adjuntará a la receta.
6.- LECTURA CÓDIGOS PDF / DATOS EXTENDIDOS RECETAS : Si en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se ha especificado que se desea gestión extendida de recetas en su modalidad automática, cada vez que se dispense con receta se abrirá una ventana en la que será posible leer el código PDF adjunto a ésta. Si así se indica, dichos datos serán grabados para su posterior explotación desde el proceso de edición de bloques de recetas. Para más información véase el apartado OPCIONES EN MENÚ LÍNEA.
7.- DISPENSACIÓN CON TARJETA SANITARIA : Si en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se ha activado la gestión de tarjeta sanitaria (T.S.I.), cuando se dispense con un tipo de aportación que conlleve este tipo de gestión, se solicitarán los datos correspondientes. Los mismos podrán introducirse manualmente o bien automáticamente mediante la lectura de la tarjeta sanitaria y los códigos de barras de las recetas dispensadas. Para más información al respecto véase el apartado DISPENSACIÓN CON TARJETA SANITARIA.
8.- CONTROL DE INHIBIDORES DE HMG C0A REDUCTASA (G.T. C10AA) : Si en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se ha activado el parámetro “Aviso al dispensar artículos del grupo C10AA”, al dispensarse con receta un artículo de dicho grupo terapéutico se presentará un aviso indicando que las recetas de pacientes con hipercolesterolemia familiar heterocigoto deben ser dispensadas con aportación reducida. Este aviso se presentará independientemente de que el artículo en cuestión requiera o no visado de inspección.
9.- FECHAS DE PRÓXIMA DISPENSACIÓN : Si se tiene activo el entorno “Receta Electrónica/Próxima dispensación” del proceso GESTIÓN DE AVISOS SMS, cuando se realice a un cliente una dispensación de receta electrónica en la que se obtenga una fecha de próxima dispensación, se anotará para enviarle el correspondiente aviso sms o email al cliente llegado el momento según la programación que al respecto se haya hecho en GESTIÓN DE AVISOS SMS. Si la venta se hubiese realizado sin identificar cliente en Farmatic, y se tiene activo el parámetro Solicitar móvil al finalizar la venta sin cliente y con fechas de próxima dispensación, al finalizar la venta se solicitaría indicar teléfono móvil o dirección de correo electrónico al que enviar los correspondientes avisos. Si se ha indicado cliente, se tomarán dichos datos de su ficha correspondiente.
10.- ARTÍCULOS NO DISPENSABLES : Si se tiene activo el parámetro Aviso al dispensar un medicamento catalogado como NO DISPENSABLE, cuando se intente dispensar con aportación un artículo catalogado por el C.G.C.O.F. como no dispensable, se emitirá un aviso y se solicitará confirmación para proseguir con la dispensación. Además, las líneas correspondientes a estos artículos aparecerán marcadas mediante el icono . No obstante, en la definición de tipos de aportación se puede indicar, para aquellas aportaciones que se desee, que no se presente este aviso.
11.- ARTÍCULOS DE DIAGNOSTICO HOSPITALARIO SIN CUPÓN PRECINTO : Al dispensar un artículo marcado en la base de datos del C.G.C.O.F. como de Diagnóstico Hospitalario Sin Cupón Precinto, aparecerá ese rótulo bajo el grid de líneas de venta. Si se introduce en la línea un tipo de aportación, se emitirá además un aviso al respecto.
12.- ARTÍCULOS CON FECHA DE EXCLUSIÓN EN S.N.S. : Si se tiene activo el parámetro Avisar al dispensar con aportación medicamentos con fecha de exclusión del S.N.S., al dispensar con aportación un especialidad farmacéutica que tenga asociada una feha de exclusión del S.N.S., se mostrará un aviso indicando dicha fecha y pidiendo conformidad para seguir o no con la venta. Ahora bien, no se mostrará el aviso en caso de que la especialidad sea EFP, esté marcada como Excluida en S.S., o como baja en Vademécum. En cualquier caso, aparecerá el correspondiente rótulo de artículo con fecha de exclusión bajo el grid de líneas de venta.
13.- APORTACIÓN POR IMPORTE ÚNICO : Atendiendo a lo dispuesto en el RD 16/2012, el importe de aportación a cobrar al paciente no será siempre fruto de aplicar un porcentaje, sino que puede establecerse la fijación de un importe determinado a cobrar como aportación. En estos casos, será en la propia receta en la que se indique el importe único a cobrar. Para poder cobrar ese importe único, la operatoria a seguir será la siguiente: se deberá introducir la línea de venta y el tipo de aportación correspondiente según el tipo de receta (para su correcta inclusión en bloques, etc.). A continuación, situados sobre esa línea de venta, se deberá pulsar
14.- CONTROL DE FINANCIABLES SACYL : Si en el parámetro Localización-Comunidad Autónoma se ha indicado que la farmacia está en Castilla y León, los artículos considerados como no financiables por el SACYL irán acompañados del icono . Además, si se tiene activo el parámetro Aviso al dispensar un medicamento catalogado como No Financiable, se emitirá un aviso al respecto.
15.- LÍNEAS PROCEDENTES DE RECETA ELECTRÓNICA : Se avisará cuando en líneas procedentes de Receta Electrónica el PVP del artículo no sea el de su ficha y, además, sea inferior a su PUC. Puesto que no se pueden eliminar líneas de venta procedentes de Receta Electrónica, será un mensaje meramente informativo.
Ahora bien, para que se muestre este mensaje ha de estar parametrizado que se muestren todos los mensajes en la dispensación (parámetro Comportamiento de mensajes en Ventas) y que esté parametrizado ‘preguntar’ en el mensaje de aviso “El PUC del artículo es mayor que el PVP” (MENSAJES PARAMETRIZADOS).