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Resumen: Explica la gestión de encargos de clientes en Ventas Mostrador: apuntar, consultar, entregar y anular encargos, reserva de unidades, resguardo, entregas a cuenta y paso automático a cartera de pedidos.
Palabras clave: encargo, apuntar encargo, entregar encargo, mostrar encargos, resguardo de encargo, reservar unidades encargadas, entrega a cuenta, fecha de entrega, días antes a la entrega, cartera de encargos, programación de envío a cartera, cliente de paso, pedir al proveedor
Preguntas típicas: ¿Cómo apunto un encargo de un cliente? | ¿Cómo entrego un encargo y lo cobro? | ¿Cómo anulo un encargo? | ¿Cómo hago que el encargo pase a cartera para pedirlo al proveedor?
En la oficina de farmacia puede darse el caso de que un cliente solicite un artículo y no hayan existencias para servirlo en ese momento, por ejemplo, por no trabajarlo habitualmente. En esos casos es posible anotar el encargo para pedirlo y poder así servirlo cuando se reciba la mercancía.
Esta gestión de encargos podrá realizarse tanto de los clientes que la farmacia tenga dados de alta, como de clientes de paso, sin necesidad de abrirles ficha.
En la aplicación FARMATIC se han incluido una serie de opciones que permiten llevar un exhaustivo control sobre los encargos que los clientes realizan. Así, se podrán anotar dichos encargos, pudiéndose consultar éstos en cualquier momento. Se podrá entregar al cliente un resguardo del encargo en el momento de su realización, como justificante del mismo. Al anotarse un nuevo encargo, los artículos implicados pasarán automáticamente a la cartera de encargos para ser pedidos. Mediante el parámetro Días antes a la entrega para introducir el encargo en la cartera, se puede parametrizar con cuántos días de antelación respecto a la fecha de entrega se han de pasar las unidades de un encargo a cartera para ser pedidas. Por ejemplo, si se desea pasar a cartera de pedido las unidades encargadas 2 días antes a su fecha de entrega, se debe poner 2 en este parámetro. Cuando se anote un encargo, se generará de forma totalmente automática una programación de envío de esas unidades a la cartera en la fecha correspondiente según la fecha de entrega del encargo y los días especificados en el parámetro. En el proceso PROGRAMACIÓN DE ENVÍO A CARTERA del menú COMPRAS, se puede visualizar dicha programación, así como modificarla o eliminarla si fuera preciso.
Asimismo, cuando se dispensa un artículo se avisa de si figura en un encargo, para que se tenga en cuenta y se reserve, si así se estima conveniente, la cantidad encargada para entregársela al cliente en cuestión. Por último, cuando por fin se entregue el encargo al cliente, se anulará el mismo procediéndose con la venta en sí, dándose por finalizado el circuito.
Todos los encargos mostrarán su estado en cada momento (pedido, recibido, dispensado…). En el momento de la recepción de la mercancía recibida podrá marcarse el encargo como recibido, pudiéndose incluso enviar una notificación automáticamente al cliente si así se ha configurado en el proceso GESTIÓN DE AVISOS SMS.
Se tiene la posibilidad de asignar automáticamente a la venta el cliente que ha realizado un encargo si no tenía cliente asignado previamente. Así, en el proceso MENSAJES PARAMETRIZADOS se incluye el mensaje '¿Desea asignar el cliente del encargo a la venta?'. Según se configure se presentará o no este mensaje y la contestación por defecto será la que se haya configurado.
La gestión de encargos va a consistir básicamente en tres puntos: El momento en que el encargo se realiza, consultas de encargos en momentos determinados y el momento en que la mercancía encargada es entregada finalmente al cliente. Por ello, en el menú LÍNEA del proceso VENTAS MOSTRADOR se ha incluido ENCARGOS que consta de tres procesos: APUNTAR ENCARGO, ENTREGAR ENCARGO y MOSTRAR ENCARGOS. A continuación se detalla cada uno de ellos.
APUNTAR ENCARGO : Para generar un encargo, se debe acceder al menú LÍNEA, elegir ENCARGOS y a continuación APUNTAR ENCARGO. La entrada a este proceso podrá también realizarse directamente pulsando las teclas
1.- Si se realiza esta acción directamente sin haber introducido previamente el artículo en la ventana de ventas, se presentará un grid en la que figurarán todos los encargos que hay anotados, disponiéndose de todas las posibilidades de acotación y ordenación de la información que un grid de este tipo proporciona. Para introducir el nuevo encargo se debe hacer clic sobre el botón Nuevo. Con ello se abrirá una ventana en la que se podrá anotar el encargo. Más adelante, en esta misma ayuda, se detallan los campos que presenta esta ventana. Desde esta misma ventana se podrá, si así se desea, obtener por impresora un resguardo de encargo para entregar al cliente. En dicho resguardo figurarán los datos de la farmacia, fecha y hora de emisión, vendedor que anota el encargo, número del encargo, datos del cliente y datos sobre el artículo encargado (código, descripción y cantidad encargada). Asimismo se dispone del botón Editar que permitirá modificar un encargo ya grabado, y del botón Borrar, que permitirá eliminar un encargo. Téngase en cuenta que si se elimina un encargo se preguntará si se desea que las unidades que de dicho artículo haya en cartera de encargos sean anuladas, para no ser pedidas si no ha lugar por haberse anulado el encargo. Se permite la selección múltiple de líneas, lo que facilita, por ejemplo, el borrado masivo de encargos. Además, teniendo seleccionados varios encargos, se puede hacer clic en el botón Editar y efectuar modificaciones sobre todos ellos a la vez. Los campos que pueden modificarse mediante este procedimiento son: ‘Vendedor’, ‘Fecha de Entrega’, ‘Reservar Unidades’, ‘Entrega Receta’ y ‘Estado’. Bastará con activar los campos que se quiere modificar, indicar el nuevo valor y aceptar. Se efectuará el cambio en todos los encargos que se tenían seleccionados. Si el encargo borrado tenía una entrega a cuenta del cliente, se dará opción a devolverla.
2.- Si se ha accedido a APUNTAR ENCARGO habiendo ya introducido un artículo en la ventana de ventas, se accederá directamente a la ventana de introducción de encargos (sin presentarse previamente el grid con todos los encargos que hay), pero los datos aparecerán ya cumplimentados (código de artículo, cantidad, cliente si se ha introducido en ventas). Desde esta ventana se podrá también, si así se desea, obtener el resguardo de encargo.
3.- Si se ha accedido a APUNTAR ENCARGO habiendo seleccionado varias líneas ya introducidas en la ventana de ventas, se presentará la ventana de introducción de encargos, si bien quedarán deshabilitados los campos de código y descripción de artículo haciéndose mención al hecho de haber selección múltiple de líneas. También quedará inhabilitado el campo de unidades encargadas, pues no ha lugar. Téngase en cuenta que no se creará un encargo con varios artículos, sino un encargo para cada una de las líneas seleccionadas, facilitándose así la entrega de dichos encargos de forma independiente. Además, si así se ha indicado en el apartado VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, al hacer clic en el botón Aceptar se emitirá automáticamente por la impresora de tickets el resguardo de encargo. En este resguardo se incluirán los datos del cliente que se haya especificado en el parámetro Información del cliente a imprimir en el ticket de encargos: ninguno, sólo nombre, nombre y teléfono, sólo teléfono, o completa (nombre, dirección y teléfono).
Sea cual sea la situación, el encargo generado quedará grabado e implicará que los artículos encargados pasen automáticamente a cartera para ser pedidos. Mediante el parámetro Días antes a la entrega para introducir el encargo en la cartera, ubicado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, se puede parametrizar con cuántos días de antelación respecto a la fecha de entrega se han de pasar las unidades de un encargo a cartera para ser pedidas. Por ejemplo, si se desea pasar a cartera de pedido las unidades encargadas 2 días antes a su fecha de entrega, se debe poner 2 en este parámetro. Cuando se anote un encargo, se generará de forma totalmente automática una programación de envío de esas unidades a la cartera en la fecha correspondiente según la fecha de entrega del encargo y los días especificados en el parámetro. En el proceso PROGRAMACIÓN DE ENVÍO A CARTERA del menú COMPRAS, se puede visualizar dicha programación, así como modificarla o eliminarla si fuera preciso. En cualquier caso, los encargos pasarán a la cartera que se haya asignado para encargos, en el apartado CARTERAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Si el artículo ya estuviera en dicha cartera, a la cantidad que hubiera se le sumaría la cantidad encargada. Si se desea que la gestión de pedidos de encargos sea totalmente independiente de la gestión de pedidos normales en la farmacia, se recomienda que se asignen carteras diferentes para ventas y para encargos. Así, cuando el artículo deba entrar en cartera de ventas por detectarse una ruptura de stocks, se tendrán en cuenta las unidades que haya del mismo en la cartera de encargos, de forma que dichas unidades encargadas que ya están en la cartera de encargos no sean incluidas en la cartera de ventas.
Según se tenga activo o no el parámetro Ver Precios de Bases Externas en la ventana de encargo, en la ventana de introducción de encargos se visualizará, para cada base externa de proveedor que se tenga definida, el P.V.P., P.V.F., P.V.L. y margen (porcentaje de beneficio entre el P.V.F. y el P.V.P. de la base externa del proveedor) del artículo a título informativo. Se dispone del check 'Calcular y Mostrar Margen según Condiciones' cuya activación implica que se proporcione también el margen calculado en base a tablas de condiciones de compra del proveedor, aplicándose para el cálculo la que resulte más favorable en función de los datos del pedido, devolución o encargo. En ese caso, en el grid se mostrarán también las columnas 'PVP s/Cond', 'PUC s/Cond' y 'Margen s/Cond.'.
El campo ‘Margen s/Cond.’ se calculará aplicando la fórmula: ((PVP s/Cond. – PUC s/Cond.) / PVP s/Cond.) * 100
El campo ‘P.U.C. s/Cond.’ se calculará aplicando la mejor condición del proveedor sobre el PVL de la base externa.
El campo ‘P.V.P. s/Cond.’ : Será el de ficha del artículo, salvo que se deba calcular a partir del precio de compra, en cuyo caso se calculará aplicando sobre el ‘P.U.C. s/Cond.’ los descuentos y desviaciones de artículo, familia o proveedor definidos a tal efecto.
Una vez grabados los encargos, al retornar a VENTAS MOSTRADOR, la línea se eliminará de la ventana de ventas según se conteste afirmativa o negativamente a la pregunta que se realizará al respecto en dicho momento. No obstante, esta pregunta es parametrizable desde el proceso MENSAJES PARAMETRIZADOS.
Por último, indicar que siempre que un artículo está incluido en algún encargo, al ser introducido en la ventana de ventas aparecerá marcado con el Icono Encargo, como recordatorio de que ese artículo está encargado, de forma que se tenga en cuenta la cantidad encargada para, si se estima conveniente, reservársela al cliente que la encargó.
ENTREGAR ENCARGO : Esta será la opción a elegir cuando se desee dar un encargo por ya entregado al cliente. Para ello, en la ventana de ventas se debe elegir el cliente que realizó el encargo e introducir la línea o líneas con los artículos implicados. Seleccionar las líneas y elegir ENTREGAR ENCARGO del apartado ENCARGOS del menú LÍNEA o pulsar las teclas
Ahora bien, debe tenerse en cuenta que esta operatoria de notificación de entrega de encargo sólo será necesaria si se ha indicado “Manual” en el parámetro Detección de encargos en Ventas. Porque si en dicho parámetro se ha optado por la modalidad “Automática”, si se dispensa a un cliente un artículo que tenía anotado como encargo, se dará dicho encargo como dispensado, presentándose la ventana pertinente de confirmación de encargo, desapareciendo éste como tal y pasando a figurar en el histórico de encargos. Para la confirmación automática de encargos se tiene en cuenta, en primer lugar si existe alguna línea de la venta que coincida en cuanto a artículo y unidades. De no ser así, se comprobará si en la venta hay unidades suficientes del artículo como para cubrir el encargo aunque sea en líneas diferentes, en cuyo caso se podrá confirmar éste. De esta forma, se permite poder incluir en un mismo encargo varias unidades que luego se venden en líneas diferentes correspondientes a dispensaciones de diferentes recetas en el módulo de Receta Electrónica.
En el parámetro Detección de encargos en Ventas también se ha podido indicar “Preguntar”, en cuyo caso, si el cliente asignado a la venta tiene encargos pendientes se avisará y se pedirá conformidad para darlos por entregados. Si no hay cliente asignado a la venta, se presentarán todos los encargos (con o sin cliente) que existan y se dará opción a elegir alguno si se desea darlo por entragado.
Debe tenerse en cuenta que los encargos “dispensados” por cualquiera de las modalidades no se visualizarán ya cuando se consulten los encargos existentes. No obstante, podrá tenerse acceso a ellos para su consulta activando la caja de chequeo “Histórico” que figura junto a el grid de encargos existentes. De esta forma, los encargos ya dispensados se incluirán en el grid de encargos, resaltándose en color rojo.
Asimismo, si se tiene activo el parámetro Mostrar aviso cuando el cliente tiene encargos Recibidos o por Recoger, cuando se seleccione un cliente que tiene encargos con estado ‘Recibido’ o ‘No Recogido’, se mostrará una lista de esos encargos y se podrá seleccionar aquéllos que se desea dispensar.
Se permite parametrizar si los encargos marcados como ‘No Recogidos’ se consideran o no pendientes de dispensación. Así, en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se incluye el parámetro Considerar encargos No Recogidos como pendientes de dispensación. Por defecto estará desactivado, para que en la detección automática de encargos pendientes de dispensación no se incluyan. Si se activa este parámetro, a los encargos no recogidos se les dará el mismo tratamiento que a los pendientes de dispensar. En cualquier caso, aunque no se tenga activa la detección de encargos en ventas, cuando en una venta se encuentren encargos coincidentes con las líneas de venta introducidas, si están marcados como No Recogido se avisará de ello. En el caso de varios encargos, se muestra la ventana para selección apareciendo éstos en azul. Si es un único encargo se muestra un mensaje y se da opción a dispensarlo o no.
Cuando un encargo es dispensado, se emitirá un ticket resguardo por la impresora si así se ha indicado en el parámetro Impresión automática de encargos. De dicho ticket se emitirán tantas copias como se haya especificado en el parámetro Nº de copias a imprimir para tickets encargo. Si se tiene activo el parámetro Imprimir días de recogida en el ticket de encargos, en los tickets de encargos se informará de los días que faltan para poder recoger el encargo en cuestión. Se tiene la posibilidad de personalizar los pies de tickets de encargos con los textos que se indiquen en el apartado TICKETS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. La personalización de tickets de encargos es independiente para cada empresa si se trabaja con MultiNif.
La opción de anotar/modificar encargos puede ser protegida (desde ‘Opciones Especiales’ del proceso PROTECCIONES del menú MAESTROS) para que quien la realice tenga que identificarse.
Cuando se cancele una operación de venta, los encargos que se hayan confirmado en la misma volverán a su estado de pendiente de confirmación.
Cuando se confirmen encargos con entrega a cuenta debe tenerse en cuenta que:
Si la venta no tiene asignado cliente, se permitirá confirmar cualquier encargo (cliente de paso o no). Se asignará a la venta el cliente asociado al encargo y sólo se dejará confirmar encargos de este cliente o clientes de paso con encargos sin entrega a cuenta.
Si la venta sí tiene asignado cliente, solo se podrá confirmar encargos de dicho cliente o clientes de paso con encargos sin entrega a cuenta.
MOSTRAR ENCARGOS : En cualquier momento se podrán consultar los encargos que hayan de un artículo introducido en la ventana de ventas. Para ello, una vez situados sobre la línea en cuestión elegir MOSTRAR ENCARGOS del apartado ENCARGOS del menú LÍNEA. Se presentará un grid en la que figurarán todos los encargos que haya del artículo en cuestión, disponiéndose de los botones oportunos para editar un encargo, crear un encargo nuevo o borrar un encargo. La entrada a este proceso podrá también realizarse directamente pulsando las teclas
En esta relación de encargos no figurarán aquellos cuyo estado sea “Dispensado”, puestos que éstos ya han cerrado su circuito al ser entregados al cliente que lo encargó. No obstante, podrá tenerse acceso a ellos para su consulta activando la caja de chequeo “Histórico” que figura junto a el grid de encargos existentes. En este caso, los encargos ya dispensados se incluirán en el grid de encargos, resaltándose en color rojo. Si se activa la caja “Vista Total” se mostrará una vista ampliada con todos los datos de los encargos presentes en el grid.
A continuación se detallan los campos que figuran en la ventana de introducción de encargos:
FECHA DEL ENCARGO: En este campo siempre figurará la fecha del día, no pudiéndose modificar.
CLIENTE: En este campo se podrá elegir el cliente que realiza el encargo. Si en la ventana de ventas ya se eligió cliente, en este campo aparecerá ya seleccionado el mismo. Puesto que es posible anotar encargos tanto a clientes dados de alta en Farmatic como a clientes de paso que no tienen ficha abierta, habrá dos modalidades de introducción del cliente:
…….Clientes con ficha en Farmatic: Esta modalidad de introducción será la que se asuma por defecto al entrar en la ventana de anotación de encargos. Bastará con introducir el cliente dado de alta en Farmatic al que se quiera anotar el encargo. Para ello se dispone del botón Buscar y del botón Nuevo si se desea abrir ficha a un nuevo cliente.
…….Clientes de paso sin ficha en Farmatic: Para activar esta modalidad se debe hacer clic en el Botón Cliente de Paso. Con ello se añadirán a la ventana los campos donde introducir los datos necesarios relativos al cliente de paso para poder avisarle cuando su encargo esté disponible: Teléfono y E-mail. Asimismo se habilitarán la cajas de chequeo “Avisar por SMS” y “Avisar por E-mail” cuya activación implicará que si se tiene activa la gestión de avisos vía sms o correo electrónico cuando se reciban los encargos se incluirá también a dicho cliente para ser avisado cuando proceda. Para más información sobre esta gestión véase el apartado GESTIÓN DE AVISOS SMS. Los datos del cliente aparecerán también en el resguardo del encargo si éste se imprime.
TELÉFONO del cliente en su ficha.
PROVEEDOR: Permite escoger el proveedor al que se quiere pedir el encargo, si es el caso.
EMAIL: dirección de correo electrónico del cliente.
VENDEDOR: Identificación del vendedor que anota el encargo. Por omisión aparecerá aquel que está seleccionado en la ventana de ventas.
DISPENSADO POR…: Vendedor que dispensa el artículo, o que cambia directamente su estado a dispensado. En ambos casos, será el vendedor que está seleccionado en la ventana de ventas en ese momento.
CÓDIGO ARTÍCULO: Si en la ventana de ventas ya se ha introducido el artículo, este campo aparecerá ya cumplimentado con su código. Si no, podrá introducirse el artículo que se está encargando. Pulsando
DESCRIPCIÓN: Este campo recogerá de forma automática la descripción del artículo cuyo código se haya introducido en el campo anterior.
UNIDADES: Cantidad del artículo que se está encargando. Estas unidades pasarán a la cartera que se tenga asignada para encargos, a fin de ser pedidas. Si el artículo ya se encuentra en la cartera, a las unidades que hubiera se le sumarían las unidades introducidas en este campo.
FECHA DE ENTREGA: En este campo se podrá introducir la fecha prevista para entregar la mercancía al cliente. Por defecto se calculará asumiendo como plazo de entrega los días indicados en el parámetro Días de Recogida en encargos por defecto. Es un dato meramente informativo y de uso interno. La fecha de entrega se actualizará automáticamente asumiendo la fecha en que el encargo se marque como dispensado.
RESERVAR UNIDADES ENCARGADAS: De activarse esta caja de chequeo se entenderá que las unidades de este encargo no van a ser dispensadas más que a este cliente cuando venga a recoger su encargo y que por tanto no deben considerarse parte del stock actual en cuanto a comprobaciones de ruptura de stock para paso a cartera. Así, en cualquier punto de la aplicación donde se gestione paso a cartera por rotura de stock, el artículo pasará a cartera no cuando su stock actual sea igual o inferior a su stock mínimo, sino cuando su stock actual una vez restadas las unidades del encargo iguale al mínimo o quede por debajo de él. En dicho paso a cartera se tendrán en cuenta las unidades que ya haya del artículo en la cartera de encargos (caso de que ésta sea diferente a la cartera asignada a ventas), de forma que en la cartera de ventas no entren por duplicado las unidades que ya están contempladas en la cartera de encargos. Por defecto, esta caja estará o no activada inicialmente dependiendo de lo que se haya indicado al respecto en el parámetro Reservar unidades en encargos por defecto.
ENTREGA A CUENTA : Donde el usuario podrá indicar el dinero que el cliente pague en el momento de realizar el encargo en concepto de entrega adelantada. Se realizarán los correspondientes apuntes contables y su registro en caja. En el resguardo de encargo impreso para entregar al cliente, constará la entrega realizada. Si se borra un encargo que tiene una entrega a cuenta, se dará opción a devolverla.
ENTREGA DE RECETA : Si se activa esta caja de chequeo se entenderá que el cliente entregó ya la receta correspondiente a la mercancía encargada, si bien se trata simplemente de un campo informativo. Esta eventualidad aparecerá reflejada en el resguardo de encargo impreso de entrega al cliente.
ESTADO : Este campo indica el estado en que se encuentra el encargo en este momento, siendo posibles los siguientes estados:
………. Encargado : Es el valor que por defecto toma un encargo al ser creado. Indica simplemente que el encargo ha sido anotado en la farmacia.
………. Pedido : Indica que los artículos encargados han sido incluidos en un pedido de la farmacia, por lo que se está ya en espera de su recepción. Si a un encargo nuevo se le asigna manualmente este estado, no pasará a cartera para ser incluido en pedido. Esta operatoria puede utilizarse, por ejemplo, si se hace el pedido por teléfono. Cuando se haga pedido de un encargo, automáticamente se cambiará su estado a 'Pedido' si el estado previo era 'Encargado' o indefinido.
………. Recibido : Indica que el encargo ya ha sido recepcionado. La forma en que se llega a este estado depende de lo indicado en el parámetro “Detección de encargos en Recepción” ubicado en el entorno RECEPCION del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Así, en dicho parámetro se habrá podido optar por que en el momento de recepcionar mercancía encargada el encargo asuma automáticamente el estado “recibido”, o bien que en dicho momento se dé opción al usuario de marcar manualmente el encargo como “recibido” o bien que en el momento de la recepción de mercancía no se compruebe si es o no mercancía encargada. En este último caso, el estado recibido se tendría que indicar manualmente desde la ficha del propio encargo cuando se considerarse oportuno.
………. Dispensado : Indica que el encargo ya ha sido entregado al cliente. Este estado puede ser asignado manualmente por parte del usuario, o haberse asumido automáticamente al haberse dispensado el encargo desde la ventana de ventas. Los encargos “dispensados” no aparecerán inicialmente en el grid de encargos, pues ya han sido entregados. Ahora bien, como ya se ha comentado anteriormente, podrá tenerse acceso a ellos para su consulta activando la caja de chequeo “Histórico” que figura junto a el grid de encargos existentes. De esta forma, los encargos ya dispensados se incluirán en el grid de encargos, resaltándose en color rojo. Los encargos dispensados podrán ser eliminados si así se considera oportuno.
………. No Recogido: Indica que un encargo disponible no ha sido retirado por el cliente. Se incluye también el concepto ‘Días Recogida’ que expresará el plazo de tiempo disponible para recoger un encargo a partir de ser recibida la mercancía en la farmacia (por defecto se proponen los días indicados en el parámetro Días de Recogida en encargos por defecto). Si transcurridos esos días un encargo recibido no es retirado, automáticamente pasará a estado no recogido. En la ventana de encargos, aquéllos no recogidos se resaltarán en azul. Además, en caso de tener habilitado el parámetro Enviar mensajes de alerta del sistema, se enviará a los vendedores que sean administradores de mensajería un mensaje con el listado de encargos cuyo estado ha sido modificado a No Recogido, indicándose la fecha en que se realizó el encargo, el cliente, artículo y unidades encargadas.
………. Anulado : Indica que el encargo no va a ser entregado finalmente al cliente que lo encargó. Deberá ser asignado manualmente cuando sea pertinente. Cuando se anule un encargo, si habían unidades del artículo en cartera para ser pedidas serán borradas de ésta. Los encargos “anulados” no aparecerán inicialmente en el grid de encargos, pues ya no están vigentes, pero podrá tenerse acceso a ellos para su consulta activando la caja de chequeo “Histórico” que figura junto a el grid de encargos existentes. De esta forma, los anulados se incluirán en el grid de encargos. Los encargos anulados podrán ser eliminados cuando se desee. Cuando se anula un encargo se da opción a devolver al cliente la entrega a cuenta si la hubiera, pues se preguntará al respecto.
. No envía : Indica que el encargo se ha pedido al proveedor ( ) y no se ha servido.
La modificación del estado de los encargos puede protegerse expresamente desde el proceso PROTECCIONES para que se solicite contraseña para poder modificarlo. En el caso de encargos a clientes de paso, también se puede proteger expresamente la modificación de datos del cliente.
SITUACIÓN: Donde se indicará la ubicación física del artículo según conste en su ficha.
DÍAS RECOGIDA: Plazo de tiempo disponible para recoger un encargo a partir de ser recibida la mercancía en la farmacia. Si transcurridos esos días un encargo recibido no es retirado, automáticamente pasará a estado no recogido.
FÓRMULA MAGISTRAL: Al anotar un encargo es posible indicar que es una Fórmula Magistral, con lo que se podrá recoger en ese momento los datos necesarios para su posterior anotación en el Libro Recetario cuando se dispense ese encargo. Así, si está activo el parámetro Gestión automática del Libro Recetario, y el artículo del encargo tiene en ficha activo el check ‘Libro Recetario’, en la ventana de anotación del encargo se dispondrá de este check Fórmula Magistral. Si se activa se abrirá una ventana en la que introducir los datos que serán necesarios para el Libro Recetario cuando se registre la venta del encargo: nif del adquiriente, paciente, colegiado, etc. Cuando se entregue el encargo y se realice la venta correspondiente, los datos introducidos serán utilizados automáticamente para cumplimentar los datos de registro en el Libro Recetario, no siendo necesario volver a introducirlos.
OBSERVACIONES: En este campo se podrá incluir cualquier texto que se estime conveniente (recordatorios, ampliación sobre el artículo encargado, etc.). Si no se ha introducido ningún artículo, podría servir para introducir la descripción de aquello que se está encargando. Si el encargo ha sido pedido a proveedor según se indica más adelante, en este campo aparecerá el número del pedido correspondiente. Estas observaciones serán impresas o no en el resguardo de entrega al cliente solamente si se tiene activada la caja de chequeo "Imprimir Observaciones". En el grid de encargos se visualizarán las dos primeras línea de observaciones asociadas a los encargos. Para ver el resto de líneas, se deberá hacer clic con el ratón sobre dicha columna.
INFORMATIVO: Activando este check se excluirá el encargo del circuito normal de pedidos. Es decir,el encargo no provocará entrada del artílculo en cartera y se inhabilitará el botón .
Si está activo el parámetro Ver Bonif./Dtos. de Bases Externas en la ventana de encargo, ubicado en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, se visualizarán las bonificaciones y descuentos de bases externas de proveedor.
Si está activo el parámetro Ver Precios. de Bases Externas en la ventana de encargo, ubicado en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, se visualizarán los precios del artículo en las diferentes bases externas de proveedor que se tengan definidas.
Mediante el botón se podrá acceder a la consulta de estadísticas de venta del artículo al que pertenece el encargo.
En la pantalla de edición de encargos (tanto en la opción de introducción como de consulta de encargos) se dispone del botón . El mismo permite pedir directamente vía módem al proveedor deseado los artículos incluidos en el encargo que se está editando. Una vez se hace clic sobre dicho botón, se solicitará indicar el proveedor al que enviar y el protocolo de comunicación a utilizar en el envío. Si se tiene activo el parámetro Encargos - Generar pedido al proveedor habitual, por defecto se propondrá pedir el encargo al proveedor habitual de la ficha del artículo en cuestión. Si no se tiene activo dicho parámetro, por defecto se propondrá el proveedor al que se pidió el último encago pedido. En caso de tratarse de un encargo de varios artículos, se generarán tantos pedidos como proveedores haya implicados. Es decir, cada artículo se enviará a su proveedor habitual de ficha, y los que no lo tengan al proveedor que se especifique en ese momento. En las observaciones del encargo se incluirá el número de pedido que se ha generado. En el caso de que el encargo no se realice directamente en Farmatic, sino que se haya anotado desde el módulo de Receta Electrónica, se enviará al proveedor que se especificara al anotarlo. De no haber especificación, se enviará al proveedor habitual de ficha o se preguntará a qué proveedor enviarlo.
A partir de este punto, el proceso y operatoria serán idénticos al del envío de cualquier pedido (véase ENVÍO DE PEDIDOS VÍA MODEM). Si el envío concluye satisfactoriamente, de forma automática se creará el pedido correspondiente, quedando listo para su recepción cuando se reciba mercancía. Una vez creado el pedido, en el apartado de observaciones del encargo figurará el número del pedido creado. En ese momento el usuario debería modificar el estado del encargo, si así lo desea, indicando que su estado es “pedido”. Ahora bien, cuando se haga pedido de un encargo, automáticamente se cambiará su estado a 'Pedido' si el estado previo era 'Encargado' o indefinido. Si el envío de pedido implicase entrada en cartera, las unidades en falta reemplazarían a las que ya hubiera en la cartera de faltas (independientemente de cómo esté configurado el parámetro Modo de Entrada en Cartera de Faltas en envío de Pedidosdel entorno CARTERAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS). Si se elimina un encargo con estado “Dispensado”, o se modifica a un estado diferente a “Encargado”, automáticamente se eliminará su programación de paso a cartera. De otra parte, al crear nuevos encargos, solamente se generará programación de paso a cartera si su estado es “Encargado”.
Si se modifica la fecha de entrega de un encargo con programación de paso a cartera asociado, se preguntará si se desea eliminar la programación si ya no es necesaria. Aplicable también si se hace una edición múltiple de encargos y se modifica fecha de entrega.
De otra parte, indicar que se dispone de una funcionalidad que permite totalizar los encargos por artículos en un período de tiempo. Para ello, desde el grid de encargos hacer uso del botón . Se mostrará una ventana en la que poder indicar el período de tiempo a consultar, y en la que se mostrará para cada artículo el número de encargos que tiene y el número de unidades que suponen. Además se muestra un desglose de dichas unidades según estados de encargo (encargadas, pedidas, etc.). Por defecto se tendrán encuenta todos los encargos, tanto dispensados como pendientes de dispensar. Desde este punto se podrá acceder directamente a la ficha del artículo seleccionado en el grid haciendo doble clic sobre la línea, pulsando
El botón permite imprimir ticket del encargo o encargos seleccionados. Si se seleccionan varios encargos se imprimirán independientemente. Si el encargo seleccionado es múltiple se dará opción a imprimir solamente ese encargo o el encargo múltiple completo. El que en los tickets de encargos aparezca la descripción ampliada del artículo o su descripción corta dependerá del parámetro Descripción ampliada artículo en tickets de encargos, del entorno TICKETS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. La numeración de los tickets de encargo estará sujeta a los parámetros Utilizar numeración auxiliar para el ticket de encargo y Numeración auxiliar para el ticket en los encargos, ambos ubicados en el entorno TICKETS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Por último indicar que, si se tiene activo el parámetro “Activar el envío por SMS y E-Mail”, junto a el grid en la que se muestran los encargos existentes se dispone del botón , que permite enviar un aviso SMS y/o E-Mail avisando al cliente de que se ha recibido su encargo. Al hacer uso de este botón se dará opción a determinar los encargos de los que se desea enviar notificación, pudiendo optarse por aquellos cuyo estado sea “encargado”, “Pedido” y/o “Recibido”, así como pudiendose acotar también por fecha de entrega. Como es lógico, el cliente destinatario de los avisos tendrá que tener en su ficha especificado el número de teléfono móvil (si se desea enviarle sms) y/o su dirección de correo electrónico (si se desea enviarle un e-mail). Asimismo, en el proceso GESTIÓN DE AVISOS SMS deberá tenerse activo el evento “Encargo no recogido”, en el que se debe tener también especificado el texto concreto del aviso que se ha de enviar (tanto sms como e-mail).