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Ayuda de Farmatic — 04-Ventas, parte 19

Andalucía (Receta XXI)

Ruta: Ventas > Ventas Mostrador > Receta electrónica > Andalucía (Receta XXI)

Resumen: Explica la receta electrónica en Andalucía (Receta XXI): comunicación con el S.A.S. y con el Colegio de Farmacéuticos, ficheros de dispensación, interoperabilidad con otras comunidades, NUSS y NUHSA. Ventas Mostrador y proceso Receta XXI del menú Ventas.
Palabras clave: Receta XXI, S.A.S., Servicio Andaluz de Salud, interoperabilidad, ficheros .SOL .DIS .MOD .MAN, XSOL XDIS, NUSS, NUHSA, Colegio Oficial de Farmacéuticos, envío de dispensaciones al colegio, receta de otra comunidad
Preguntas típicas: ¿Cómo dispenso una receta electrónica de Andalucía? | ¿Cómo envío las dispensaciones de Receta XXI al Colegio? | ¿Se pueden dispensar recetas de otras comunidades por Receta XXI? | ¿Qué son los ficheros SOL, DIS, MOD y MAN?

En Andalucía existe un sistema de prescripción mediante el que el facultativo introduce en un programa específico del S.A.S. (Servicio Andaluz de la Salud) las prescripciones que realiza al paciente.  Con posterioridad el farmacéutico accederá desde su farmacia vía Internet a este programa y verá las prescripciones que el paciente tiene pendientes de dispensación (junto con toda la información al respecto).  Así, el farmacéutico realizará al cliente las dispensaciones que estime oportunas y lo comunicará a dicho programa del S.A.S., donde estas dispensaciones quedarán ya registradas de forma que cuando se vuelva a acceder a la información de este paciente, dichas dispensaciones no figuren ya como pendientes.

Asimismo, la oficina de farmacia debe enviar al Colegio Oficial de Farmacéuticos de su provincia información sobre las dispensaciones efectuadas por este procedimiento.  El Colegio enviará a la farmacia las debidas notificaciones sobre la información recibida de ésta.

En FARMATIC se implementan los procesos y utilidades que hacen posible una comunicación entre el propio FARMATIC y el programa del S.A.S. (implementaciones disponibles en el proceso VENTAS MOSTRADOR de FARMATIC), así como entre FARMATIC y el Colegio Oficial de Farmacéuticos (opciones disponibles en el proceso RECETA XXI en el menú VENTAS).

Por este procedimiento se dispensarán tanto las recetas de Andalucía como las recetas de otras Comunidades Autónomas.

La comunicación entre la web del S.A.S., FARMATIC y el Colegio puede esquematizarse como sigue, pasando a continuación a explicar este esquema:

Las prescripciones y dispensaciones andaluzas irán en ficheros xml diferentes a las prescripciones y dispensaciones de otras Comunidades Autónomas, si bien el tratamiento será similar en ambos casos.

En el caso de dispensación andaluza los ficheros son: .SOL, .DIS, .MOD y .MAN.

En el caso de dispensación de otras Comunidades Autónomas (Interoperabilidad) los ficheros son: .XSOL,. XDIS,.XMOD y .XMAN.

Así, si en el entorno RECETA ELECTRÓNICA del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se ha activado el parámetro “Gestión Receta Electrónica” y se ha indicado Andalucía en el parámetro “Servidor de Receta Electrónica”, en VENTAS MOSTRADOR se dispondrá del botón Receta XXI (equivalente a las teclas + y a RECETA XXI ubicada en el menú OPERACIÓN).

Mediante el uso de cualquiera de estas posibilidades, se tendrá acceso a una ventana en la que, si se ha abierto previamente la aplicación del S.A.S., se presentarán todas las prescripciones que en la misma tiene el paciente pendientes de dispensación.  En esta ventana será posible introducir las dispensaciones reales que se van a realizar.

En esta ventana se dispone de los siguientes botones:

• Botón Importar Receta XXI :  Si se hace uso de este botón se volverán a leer las prescripciones del programa del S.A.S. que se hayan generado desde dicha aplicación (es decir, se cargan en esta ventana de FARMATIC las prescripciones que haya en el fichero .SOL).

• Botón Exportar Receta XXI :  Si se hace uso de este botón se generará el fichero de traspaso de las dispensaciones introducidos en esta ventana de FARMATIC al programa del S.A.S. (es decir, se generará el fichero .EXI).

• Botón Importar de Ventas :  En este caso se incluirán en esta ventana las líneas de dispensación que en este momento haya introducidas en la ventana del proceso VENTAS MOSTRADOR, se correspondan o no con líneas de prescripciones pendientes registradas en el programa del S.A.S.

Asimismo, decir que si tras identificar al paciente en la web del SAS al entrar a la ventana de RECETA XXI del proceso de VENTAS MOSTRADOR de FARMATIC, si se detectan modificaciones en las dispensaciones registradas en la web y no asumidas en FARMATIC, por ejemplo devoluciones que el paciente haya hecho de dispensaciones anteriores, etc.,  se preguntará si se desea cargarlas en ventas para ser tratadas (estas modificaciones se encuentran en ficheros .MOD).

Así pues, cuando se desee dispensar con RECETA XXI, se deberán seguir las siguientes pautas:

Paso 1.- Se deberá acceder al programa del S.A.S. vía Internet.  Una vez en él se deberá introducir código de farmacia y contraseña.

Paso 2.- Una vez identificada la farmacia en el programa del S.A.S., se identificará al cliente (leyendo la tarjeta identificativa que el mismo presentará) con lo que se presentarán las prescripciones que tiene pendientes.  La ventana del programa del S.A.S. debe permanecer abierta hasta que se dé por totalmente finalizada la venta en FARMATIC.

En este momento se habrá creado un fichero .SOL.  Por tanto, ya es posible realizar la dispensación en FARMATIC.  Tras la generación automática inicial, manualmente también se puede regenerar el fichero .SOL siempre que se precise.

Si el paciente hubiera devuelto recetas, se generaría también un fichero .MOD que en la ventana de ventas de FARMATIC se tratarían como devoluciones.

Si en algún momento la web del S.A.S. no se encontrara disponible, se podría efectuar la consulta de dispensaciones del paciente por vía telefónica.  El S.A.S. enviaría a la farmacia un fichero de incidencias (.INC).

Paso 3.- A continuación, en FARMATIC se hará uso del botón Receta XXI disponible en la ventana del proceso VENTAS MOSTRADOR, con lo que se abrirá una ventana en la que, puesto que previamente ya se ha entrado en el programa del S.A.S., automáticamente se recogerán las prescripciones pendientes de dicho programa (ficheros .SOL) y posibles modificaciones de éstas (ficheros .MOD).  Inicialmente en FARMATIC se tomarán como "propuestas de prescripción".  En cualquier momento, manualmente se puede refrescar esta información haciendo uso del botón Importar Receta XXI.

Paso 4.- Así, el usuario introducirá aquellas dispensaciones que estime convenientes acordes a la venta que realmente va a hacer.

Paso 5.-  A continuación se pasará a la web del S.A.S. esa dispensación real que se va a hacer finalmente (fichero .EXI) para verificar que es correcta y viable.  Para ello hará uso del botón Exportar Receta XXI.

Paso 6.- En este momento el usuario se volverá a situar en el programa del S.A.S. (que no habrá cerrado) donde deberá leer la información generada por FARMATIC.  Automáticamente se chequeará si la misma es o no conforme.  De no serlo se emitirá un aviso, pudiéndose entonces retornar a FARMATIC y efectuar las correcciones oportunas y volver a enviar la información al S.A.S.

Los pasos citados hasta este punto pueden repetirse tantas veces como se precise hasta que se considere definitiva la dispensación.

Paso 7.- De ser correcta la información se podrá dar por definitiva en el programa del S.A.S. quedando grabada en el mismo, generándose un fichero .DIS que quedará pendiente de ser remitido al Colegio.

Paso 8.- Una vez dada por definitiva en el programa del S.A.S., al volver a entrar en FARMATIC se emitirá un aviso al respecto indicando que las líneas de dispensación aceptadas no deberían de modificarse ya en FARMATIC.  Así, se cerrará la venta normalmente con lo que la misma quedaría registrada también en FARMATIC.

Se permite gestionar varias dispensaciones de Receta XXI en una misma operación de venta de Farmatic.  Ahora bien, se debe finalizar la dispensació de cada una de ellas independientemente.  Es decir, sólo tras finalizar la dispensación de uno de los ficheros .SOL (obtenido documento probatorio, etc.), se podrá hacer uso del botón Nuevo Paciente para poder acceder al siguiente fichero .SOL.

Se emitirá un aviso si tras leer una tarjeta no se recibe fichero de dispensaciones del SAS (por ejemplo, por cancelación del usuario), y se han incluido líneas en la ventana de ventas.  Las líneas de venta no confirmadas quedarán marcadas con el icono o , en función de si es una prescripción por principio activo o por código nacional.  Por último, se avisará si se intenta cerrar la venta con líneas pendientes de confirmar.

A continuación se detalla la ventana de prescripciones a la que se accede desde VENTAS MOSTRADOR mediante el botón  Receta XXI.  Como ya se ha indicado anteriormente, si se ha accedido previamente a las prescripciones pendientes de dispensación de un determinado cliente en el programa del S.A.S., al entrar en esta pantalla figurarán ya dichas prescripciones propuestas para ser dispensadas.

En cada línea de prescripción podrá observarse que se dan unos campos que no son modificables puesto que son los datos que figuran en la aplicación del S.A.S.: "Código", "Nombre Prescripción", "Envases disponibles", "Aportación", "Tipo" (código nacional o principio activo), "Incidencias", “Familia”, “Psicótropo/Estupef./Otros”, Nro. y Nombre del médico prescriptor.

Será en las columnas "Código" y "Dispensación" en los que el farmacéutico podrá introducir el artículo que realmente va a dispensar, indicando en el campo "Uni." las unidades que dispensa.

A título informativo dispone del campo "Stock" donde podrá ver las existencias que del artículo introducido para dispensar hay en la farmacia.

Ahora bien, el campo "Stock" dejará de figurar, figurando en su lugar el campo "Conciliación" si dicha conciliación ha sido activada mediante el botón Conciliación On.  En ese caso, se habrá habilitado en la zona superior de la ventana un campo donde ir introduciendo vía teclado o scanner los artículos a dispensar.  En el campo "Conciliación" de la línea de dispensación figurará el número de unidades introducidas de dicho medicamento.  En el campo "U. Concil" situado en la zona superior de la ventana se irán sumando las unidades introducidas de todos los medicamentos.  Así se podrá observar si las unidades introducidas coinciden con las unidades que en principio se tenían que dispensar.  En ambos campos se resaltará en rojo cuando no haya coincidencia, y aparecerán en azul cuando sí la haya, es decir, cuando coincidan unidades introducidas y unidades a dispensar.  De esta forma se facilita la comprobación de que realmente se está dispensando conforme a las líneas de dispensación previstas.

Si en algún momento se desea omitir este control de conciliación de unidades, basta hacer uso del botón Conciliación Off.

En cualquier caso se dispone también del campo “DNI Adquiriente”, donde se puede introducir el DNI de la persona que retira los medicamentos.  Se emitirá un aviso recordando cumplimentar este dato cuando en la dispensación se incluya algún piscótropo o estupefaciente.

En el caso de dispensación de otra Comunidad Autónoma se dispondrá del campo “Identificación del adquiriente” donde se podrá seleccionar el tipo de documento que éste presenta (NIF, NIE, pasaporte o tarjeta de residencia) y el número correspondiente del mismo.  Asimismo, se presentará el campo “C.I.P.” del paciente en su comunidad de origen y el campo “C.I.T.E.” donde se indica el código del emisor de la tarjeta del paciente (es decir, el servicio sanitario de la Comunidad Autónoma correspondiente).

En la columna “Tipo Prescripción” aparecerá el tipo de prescripción de que se trate. Por ejemplo, se indicará si es una prescripción enfermera.

Cuando se trate de una prescripción enfermera, se comprobará si el artículo prescrito está incluido en la lista ***Prescripciones Enfermera***, que contiene los artículos que las enfermeras pueden prescribir.  Si no lo está, se emitirá un aviso al respecto.

Asimismo, si en algún momento se desea imprimir la lista de dispensaciones que se va a efectuar, para que la pueda utilizar el vendedor, por ejemplo, si va al almacén o rebotica en su busca, bastará con hacer uso del botón Imprimir.

Así, en esta ventana se introducirán los artículos a dispensar. Cuando se estime conveniente se traspasará esta información a la aplicación del S.A.S. haciendo clic sobre el botón Exportar Receta XXI.

En ese momento el usuario podrá en la aplicación del S.A.S. hacer uso de "Leer dispensaciones..." con lo que la información de dispensaciones introducidas en FARMATIC serán recogidas y chequeadas.

De ser incorrecta la dispensación se emitirá un aviso.  Entonces, al volver a FARMATIC y tras hacer uso del botón Importar Receta XXI se verán las incorrecciones resaltadas en rojo, pudiéndose efectuar las modificaciones oportunas y volver a enviar la información al S.A.S.

Cuando en el programa del S.A.S. se dé por válida la información, para grabarla se deberá hacer uso de "Aceptar lo seleccionado", con lo que la gestión en este programa habría finalizado.  Bastaría con volver a FARMATIC y cerrar normalmente la venta.

Ahora bien, para facilitar y agilizar al máximo la dispensación, las líneas a dispensar pueden ser introducidas en la pantalla intermedia mencionada o directamente en la ventana normal de VENTAS  MOSTRADOR.  En este caso, cuando ya estén introducidas las líneas será cuando se haga uso del botón  para acceder a la ventana intermedia.  Una vez en ella se hará uso del botón Importar de Ventas con lo que se recogerán en la pantalla intermedia los datos introducidos en la ventana normal de ventas.  Verá que cuando alguna de las líneas introducidas en ventana normal de venta coincide con alguna prescripción pendiente en el S.A.S. las líneas quedan asociadas, resaltándose en verde.

En la ventana normal de VENTAS MOSTRADOR se identificarán fácilmente las líneas asociadas a prescripciones del S.A.S. puesto que en el campo "Tipo" figurará el icono Receta XXI CN (cuando la línea esté asociada a una marca comercial) o el icono Receta XXI PA (cuando la línea esté asociada a un principio activo).

También se da otra posibilidad, que sería seleccionar en el propio programa del S.A.S. las líneas que se van a dispensar.  En ese caso, una vez realizada esta labor en el programa del S.A.S. se haría uso de "Escribir dispensables..".  A continuación, en FARMATIC se haría uso del botón Receta XXI y una vez en la ventana intermedia se haría uso del botón Importar Receta XXI para importar la información del programa del S.A.S.

Así pues, el farmacéutico podrá introducir las dispensaciones que va a realizar directamente en el programa del S.A.S., o en FARMATIC (ya sea en la ventana habitual de VENTAS MOSTRADOR o en la ventana intermedia accesible mediante el botón Receta XXI), pudiéndose traspasar la información de FARMATIC al programa del S.A.S. y viceversa de forma ágil y sencilla.

En la asignación de cliente de Farmatic para la venta, se tendrá en cuenta el NUHSA del paciente además de su NUSS.  Así, en el momento de pasar la dispensación a VENTAS MOSTRADOR, para localizar a qué cliente de Farmatic imputar la venta se mirará, en primera instancia,  si el NUSS del paciente en Receta XXI está asociado a la ficha de algún cliente en Farmatic.  Además, si en la búsqueda por NUSS no se localiza al cliente, se mirará si algún cliente tiene en su ficha asociado el NUHSA del paciente.  Este dato debe estar indicado en el campo ‘Nro. Afiliación S.S.’ de la ficha del cliente, o bien en la pestaña de observaciones (acompañado de los prefijos NASS/ o NUSS/ ).  Recordar que el NUHSA es el número de historia sanitaria del paciente (ANxxxxx).

Cuando se finalice la venta en Farmatic, o bien si ésta se cancela, se emitirá un aviso recordando al usuario que devuelva la tarjeta sanitaria al paciente.

Los trámites relativos al envío de información al Colegio correspondiente se realizarán desde el proceso RECETA XXI, ubicado en el menú VENTAS.

En cuanto al tratamiento que se dará al N.U.S.S. del cliente (número de afiliación a Seguridad Social del paciente), cuando se realiza la dispensación el comportamiento puede variar según lo que se haya indicado en el parámetro “Alta de clientes según Paciente” ubicado en el entorno RECETA ELECTRÓNICA del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.  Así, si se ha activado este parámetro, cuando se dispense una receta XXI en la que figure en NUSS no registrado en la ficha de ningún cliente de FARMATIC, se dará opción a asociarlo a algún cliente ya existente, a dar de alta un nuevo cliente o bien a no ligarlo a cliente alguno.  Lo  habitual será que el NUSS del cliente figure en el campo “Nº Afiliación S.S.” de la ficha de cliente, si bien se pueden asociar a un mismo cliente varios NUSS (el propio, hijos, etc.).  En ese campo, los otros NUSS se anotarán en la pestaña “OBSERVACIONES” de la ficha del paciente.

Si en la dispensación se incluyen estupefacientes o psicótropos, se emitirá un aviso preguntando si se desea cumplimentar el campo “DNI Adquiriente”, para que quede registrado el DNI de la persona que retira el medicamento.  Si se cumplimenta, este DNI se incluirá en el Documento Probatorio cuando se imprima.

En el caso de dispensación de otra Comunidad Autónoma, si la prescripción no es por marca (medicamento prescrito es CTAEM2/DCPF) se presentará una ventana con los posibles productos a dispensar, ordenados de mayor a menor stock.  La lista de productos CTAEM2 se tomará de la base de datos del C.G.C.O.F. si figura en ella.  En caso de no estar, se hará uso del fichero txt que a tal efecto proporciona el S.A.S. mensualmente (fichero DCPFCODNAL_yymm.txt, que debe estar en C:\Receta XXI).

De otra parte, desde la ventana de Receta XXI se puede acceder a la edición de encargos de Farmatic mediante la pulsación de las teclas + para apuntar encargos.  Por defecto, se asumirá como producto encargado el indicado para dispensar.  Si no se ha indicado, se asumirá el producto prescrito (siempre y cuando la prescripción no sea por principio activo).  Se asumirá también automáticamente la cantidad y el cliente de la dispensación, así como el vendedor que está dispensando.

Por último, indicar que si por cualquier motivo la web del S.A.S. no estuviese accesible para efectuar las gestiones mencionadas, el Servicio Andaluz de Salud dispone del servicio denominado CALL CENTER mediante el que se pueden realizar las gestiones correspondientes vía telefónica.  En este caso la información de dispensaciones se trasmitirá a la farmacia en ficheros .INC (en sustitución de los ficheros .DIS generados habitualmente).  Estos ficheros INC también serán enviados al Colegio por parte de la farmacia desde el mencionado proceso RECETA XXI, ubicado en el menú VENTAS.

Receta Electrónica Veterinaria

Ruta: Ventas > Ventas Mostrador > Receta Electrónica Veterinaria

Resumen: Explica la dispensación de recetas electrónicas veterinarias desde Ventas Mostrador: obtener prescripción por su número (Ctrl+Alt+G), consulta y modificación de líneas y cierre con comunicación al servidor.
Palabras clave: receta veterinaria, prescripción veterinaria, obtener prescripción, número de prescripción, ctrl+alt+g, veterinario, receta electrónica veterinaria, comportamiento al obtener prescripción veterinaria
Preguntas típicas: ¿Cómo dispenso una receta veterinaria electrónica? | ¿Cómo cargo una prescripción veterinaria en la pantalla de ventas? | ¿Puedo mezclar líneas veterinarias con otras líneas en la misma venta?

El La gestión de Receta Electrónica Veterinaria permite la dispensación de productos veterinarios prescritos electrónicamente, desde Farmatic, comunicándose la dispensación al servidor de receta electrónica veterinaria.

Para ello, se introducirá el identificador de la prescripción, se cargarán las líneas de la misma en el grid de ventas y se procederá al cierre de la dispensación.

A lo largo del proceso se podrá consultar el detalle de la prescripción, modificar datos que sean modificables, etc.

DISPENSACIÓN DESDE VENTAS MOSTRADOR

En el proceso VENTAS MOSTRADOR de Farmatic se dispone del botón (equivalente a la opción OPERACIÓN -> RECETA ELECTRÓNICA VETERINARIA -> OBTENER PRESCRIPCIÓN o a las teclas + + ) para poder realizar dispensación de receta electrónica veterinaria.

Se solicitará introducir el Número de la prescripción.  Al hacer clic en el comportamiento dependerá de cómo esté configurado el parámetro Comportamiento al obtener prescripción veterinaria (ubicado en el entorno RECETA ELECTRÓNICA del proceso ARCHIVO -> CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS):

• Pasar directamente a la venta: Las líneas que conforman la prescripción pasarán directamente al grid de ventas.

• Mostrar detalles de la prescripción:  Se presentará una ventana con información sobre la prescripción indicada para su visualización y, si procede, su paso al grid de ventas.

Sea cual sea el comportamiento elegido, una vez están en el grid de ventas las líneas correspondientes a la prescripción veterinaria indicada, se identificarán con el icono en la columna ‘Tipo’.  Esta marca será de color amarillo ( ) si se realiza alguna modificación sobre la línea (modificación de las unidades a dispensar o cambio de artículo).  Por último, el icono pasará a ser rosa ( ) cuando se dispense la línea, como se explica más adelante.

En una misma venta se pueden cargar tantas prescripciones veterinarias como se precise.  Y junto con las líneas de prescripción veterinaria se pueden incluir líneas ‘normales’ no vinculadas a prescripción veterinaria.

Una vez cargadas todas las prescripciones y lista la venta para su cierre, para proceder a su dispensación se tiene dos alternativas:

1.- Cerrar la venta normalmente en Farmatic

Al cerrar la operación ( ) se detectará que hay prescripciones veterinarias aún no dispensadas, es decir, aún no comunicadas al servidor de receta electrónica veterinaria.  Se procederá con su dispensación pudiendo darse dos casos:

• Si la dispensación de prescripción veterinaria se realiza correctamente, no se emitirá ningún mensaje, presentándose directamente la ventana de cierre de venta habitual en Farmatic. Sí podremos observar que en las líneas dispensadas el icono ya será rosa ( ), indicando que se han dado por dispensadas en el servicio de receta electrónica veterinaria. Se continuará con el cierre de venta habitual de Farmatic.

• Si no ha sido posible la dispensación veterinaria por cualquier incidencia, se presentará un mensaje de error y se tendrán las siguientes alternativas:

: Se intentará de nuevo la dispensación.

: Todas las líneas de la prescripción que han dado error dejarán de considerarse dispensación veterinaria, con lo que no se comunicará dispensación al servidor de receta electrónica veterinaria de las prescripciones que han dado error (se avisará de ello), aunque sí se darán por vendidas en Farmatic junto con el resto de líneas.

: Se retrocede al grid de ventas.

2.-Hacer la dispensación veterinaria antes de cerrar la venta en Farmatic

Haciendo clic en el botón y activando la pestaña “PRESCRIPCIONES EN LA VENTA ACTUAL” de la ventana que se presentará (o directamente eligiendo la opción OPERACIÓN -> RECETA ELECTRÓNICA VETERINARIA -> VER PRESCRIPCIONES EN VENTA o a las teclas + + ), se presenta una ventana con todas las líneas que incluye la venta correspondientes a prescripción veterinaria.