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Ayuda de Farmatic — 04-Ventas, parte 20


Registro de líneas eliminadas en ventas

Ruta: Ventas > Ventas Mostrador > Registro de líneas eliminadas en ventas

Resumen: Permite consultar las líneas de venta borradas antes de cerrar la operación (fecha, vendedor, máquina, motivo, importe) y depurar el registro. Archivo > Utilidades > Utilidades de ventas; requiere el parámetro Registrar borrado de líneas.
Palabras clave: líneas eliminadas, líneas borradas, registrar borrado de líneas, auditoría de ventas, control de borrados, motivo borrado, vendedor que borró, servido robot, utilidades de ventas
Preguntas típicas: ¿Cómo sé qué líneas se han borrado de una venta antes de cobrarla? | ¿Quién borró una línea y cuándo? | ¿Cómo activo el registro de líneas borradas? | ¿Cómo limpio el registro de borrados?

El proceso REGISTRO DE LÍNEAS ELIMINADAS EN VENTAS se ubica en el apartado UTILIDADES DE VENTAS englobado a su vez en UTILIDADES del menú ARCHIVO.  Sólo estará disponible si se tiene activado el parámetro "Registrar borrado de líneas".

El mismo permite consultar qué líneas de venta han sido borradas desde el proceso VENTAS MOSTRADOR antes de cerrarse la operación de venta.  Así, de cada línea de venta borrada se da la siguiente información:

Para eliminar líneas de este registro hacer clic sobre el botón Borrar (Eliminar Registro) y establecer los criterios de eliminación deseados:  sólo las líneas previamente seleccionadas, todas, o bien efectuar una acotación entre fechas y/o vendedores.  Para grabar los cambios hacer clic sobre el botón Aceptar.


Atención Farmacéutica del CGCOF

Ruta: Ventas > Ventas Mostrador > Atención Farmacéutica del CGCOF

Resumen: Explica cómo activar y usar la Atención Farmacéutica del CGCOF (Bot Plus) desde el menú Operación de Ventas Mostrador, y el envío de dispensaciones a NodoFarma Asistencial: configuración, dispensaciones, indicaciones e histórico.
Palabras clave: atención farmacéutica, CGCOF, Bot Plus, NodoFarma Asistencial, SPFA, indicación farmacéutica, intervenciones, credenciales NodoFarma, URL webservice, servicio activo, histórico de dispensaciones
Preguntas típicas: ¿Cómo activo la Atención Farmacéutica del Consejo? | ¿Cómo envío dispensaciones a NodoFarma Asistencial? | ¿Cómo registro una indicación farmacéutica durante la venta?

El proceso ATENCIÓN FARMACÉUTICA DEL CGCOF se ubica en el menú OPERACIÓN del proceso VENTAS MOSTRADOR.  Incluye a su vez las opciones que a continuación se detallan.

ACTIVACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN DE ATENCIÓN FARMACÉUTICA

Se podrá activar/desactivar esta gestión mediante el parámetro Activar la gestión de Atención Farmacéutica, ubicado en el entorno BOT PLUS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS del menú ARCHIVO de Farmatic.  Podrá adecuarse el comportamiento Atención Farmacéutica configurando, según preferencias y necesidades, el resto de parámetros recogidos en ese mismo entorno.

ACTIVACIÓN Y PARAMETRIZACIÓN DE NODOFARMA ASISTENCIAL

Teniendo activa la Atención Farmacéutica del Consejo, también es posible activar el envío de dispensaciones al sistema NodoFarma Asistencial.  Para ello, en primer lugar se debe acceder al proceso CONFIGURAR NODOFARMA ASISTENCIAL, englobado en el apartado MAESTROS -> COMUNICACIONES -> AVANZADAS, para establecer la configuración inicial, debiéndose cumplimentar estos campos:

. Usuario NodoFarma:  Usuario con el que la farmacia se identifica en el acceso a NodoFarma Asistencial.

. Contraseña:  Contraseña para acceso de la farmacia a NodoFarma Asistencial.

Para establecer estos datos, hacer doble clic sobre una línea (o seleccionándola y haciendo clic en ) se presenta la ventana donde establecer dichos datos para el vendedor en cuestión, además de poder realizar una comprobación de autenticación ( ).

Si se desea, se puede hacer extensible los datos de usuario y contraseña de un vendedor a todos ellos, activando el check ‘Establecer estas credenciales a todos los vendedores’ en la ventana de introducción de dichos datos.

Si en el momento de la venta algún vendedor no tuviera usuario NodoFarma asignado, se avisaría de ello y se presentaría un botón de acceso para asignárselo.

1.- DISPENSACIONES

Permite en el momento de la venta recopilar información del paciente sobre los medicamentos dispensados, así como de proporcionarle a éste información sobre la medicación que está retirando.

Tras la venta, toda la información recabada por la farmacia será enviada a NodoFarma Asistencial para su explotación si está activo este servicio.

RECOGIDA DE INFORMACIÓN EN LA VENTA

Como se ha indicado, si se tiene activo el parámetro Activar la dispensación de Atención Farmacéutica, en el menú OPERACIÓN del proceso VENTAS MOSTRADOR se dispondrá de la entrada ATENCIÓN FARMACÉUTICA CGCOF.  A dicha opción se podrá entrar directamente pulsando las teclas + + .

En la pestaña “DATOS GENERALES DEL PACIENTE” se podrá indicar si se trata de hombre, mujer o no especificado, rango de edad, y si el cliente que retira la dispensación es el paciente que la tomará, un cuidador u otra persona.  En caso de haber indicado que el paciente es mujer, se dispondrá de dos cajas de chequeo para poder indicar situación de embarazo y/o lactancia, de tal forma que si alguna de estas cajas está activa se tendrá en cuenta la información al respecto en el momento de la venta.

Si está el activo el servicio de envío de dispensaciones a NodoFarma Asistencial, en el momento de la dispensación se comprobará si el cliente seleccionado está registrado en la aplicación “Servicios Profesionales Farmacia Asistencial (SPFA)” del Consejo.  Esta comprobación se hará por su DNI.  Si está registrado se imputa la dispensación a ese cliente en la Atención Farmacéutica del C.G.C.O.F..  Si no está registrado, la dispensación se imputará a ‘Paciente Anónimo’.  En cualquier caso, activando manualmente la opción ‘Registrado en SPFA’ se podrá realizar una búsqueda del paciente bien por su DNI, nombre o apellido, bien por su número de tarjeta SPFA.

Es posible indicar una lista de enfermedades asociadas al paciente, así como los tratamientos que está siguiendo, activándose para ello la pestaña “ENFERMEDADES REFERIDAS Y TRATAMIENTOS”.

Esta pestaña sólo estará visible en caso de que en ventas se haya seleccionado un cliente. Inicialmente, se cargarán las enfermedades y tratamientos indicados en la última dispensación de ese cliente.

En la parte central de la ventana se muestran los artículos a dispensar. Para cada artículo es posible contestar a una serie de preguntas, las cuales diferirán en el caso de que sea o no, un inicio de tratamiento.

En la parte inferior de la ventana aparecerá una serie de información relacionada con el medicamento, según las respuestas  dadas a las preguntas y en función de las opciones activadas en el apartado Información (contraindicaciones, advertencias, indicaciones, posología, normas de administración, reacciones adversas, embarazo y/ o composición)..

Toda esta información del medicamento puede visualizarse en cualquier momento mediante el botón . Al entrar a esta ventana, y antes de contestar a cualquier pregunta del medicamento, la información que se mostrará en el panel inferior dependerá de si se ha seleccionado un cliente en ventas o no. En caso de haber seleccionado un cliente, la información que se muestra se referirá a él.

Se puede también recopilar información sobre las incidencias encontradas.  Para ello, se podrá activar el botón radio “Incidencia” (en el apartado “Cómo le va/fue”), con lo que se habilitará una caja desplegable donde indicar la incidencia, tras lo cual se accederá a una ventana en la que registrar toda la información de la incidencia: Artículos (lista de artículos relacionados con la incidencia. Por defecto se propone el de la dispensación seleccionada, pero pueden añadirse nuevos artículos con el botón Añadir o eliminar alguno de los existentes con el botón Eliminar),Detectado en (indica el momento en el que ha sido detectada la incidencia. Actualmente sólo se contempla el caso de incidencias en la dispensación por lo que este campo se rellenará automáticamente y no será modificable), Alertas (descripción de la alerta que causa la incidencia. Por defecto se propone un texto formado por la combinación de la causa de la incidencia y el artículo de la dispensación), Identificación PRM/RNM (lista de Problemas Relacionados con los Medicamentos (PRM) y Resultados Negativos de los Medicamentos (RNM). Se pueden seleccionar varios PRM pero sólo un RNM. Para facilitar la selección del RNM, existe el botón , el cual abre un cuestionario y, en función de las respuestas, al Aceptar se seleccionará el RNM acorde a dichas respuestas).

Las posibles causas de incidencia serán las mismas que aparezcan en las alertas de venta para el artículo seleccionado (excepto las indicaciones, que no constituyen una causa de incidencia).  Estas causas de incidencia se actualizarán y adaptarán a la nueva circunstancia con cada inclusión o exclusión de tratamientos asociados al cliente.

En la parte inferior izquierda se dispone del botón que permite la impresión de un documento para su posterior entrega al médico, donde se puede indicar información de la incidencia. Para ello, se abrirá una ventana donde rellenar la información que se debe incluir en cada uno de los apartados del documento a imprimir.

Asimismo, se dispone del botón que permite cumplimentar el formulario de “hoja amarilla” para su envío al centro autonómico correspondiente del servicio español de farmacovigilancia.  Este formulario atiende al formato incluido en el Bot Plus del C.G.C.O.F.  En la ventana que se presentará, se asmirá por defecto el sexo del paciente indicado durante la dispensación, y se incluirán en el apartado de medicamentos la lista de artículos asociados a la incidencia que se está gestionando.  El resto de datos los debe cumplimentar el farmacéutico.

Una vez rellenada toda la información de la incidencia, se volverá a la ventana de dispensaciones.

En el Grid de líneas dispensadas se dispone de la columna Incidencia, que permite visualizar rápidamente las líneas que tienen asociada alguna incidencia. Pulsando con el ratón sobre esta columna en dispensaciones con incidencias, se abrirá la ventana de incidencias con la información asociada. También se puede volver a visualizar esta información situando el cursor en la columna de incidencia y pulsando .

Se podrá cumplimentar también un cuestionario de procedimiento en el que, dependiendo de si se trata o no de un inicio de tratamiento, se irán presentando una serie de cuestiones variables según se vayan contestando.

En el campo Actuación se deberá elegir aquella que vaya a realizarse.  Por defecto se propone Dispensar con educación sanitaria siempre que no sea un inicio de tratamiento.  Si es inicio de tratamiento se propone Dispensar con IMP.

Una vez recopilados todos los datos de Atención Farmacéutica, al pulsar Aceptar se guardarán todas las respuestas registradas, incidencias recogidas, así como los datos generales del paciente y sus enfermedades y/o tratamientos indicados.

Si se tiene activado el envío de dispensaciones a NodoFarma Asistencial, cuando se acepte la dispensación, se enviarán los datos de forma totalmente transparente para el usuario.

Se posibilita la desactivación puntual del envío a NodoFarma de la información de venta.  Para ello, desactivar el check ‘Enviar información a NodoFarma Asistencia’ antes de aceptar en la ventana de recogida de datos.  Este check solo estará disponible para usuarios que tenga definidas sus credenciales de identificación en NodoFarma.

Nota:  Activando GESTIÓN AUTOMÁTICA POR OPERACIÓN en el menú OPERACIÓN se presentará en cada venta la ventana de atención farmacéutica, no teniendo ya el usuario que activarla manualmente como se ha comentado.

HISTÓRICO DE DISPENSACIONES

También se dispone del proceso HISTÓRICO DE DISPENSACIONES, dentro de ATENCIÓN FARMACÉUTICA CGCOF, en el menú OPERACIÓN del proceso VENTAS MOSTRADOR. A dicha opción se podrá entrar directamente pulsando las teclas + + .

Mediante este proceso se puede consultar el histórico de las dispensaciones realizadas mediante Atención Farmacéutica del C.G.C.O.F.  Si se desea, puede acotarse la consulta al período comprendido entre las fechas que el usuario determine.  Por defecto se presenta la información del mes actual.

Así, de cada venta registrada se darán los siguientes datos: Fecha de dispensación, cliente, Identificación del cliente en SPFA (sólo si se tiene activo el envío de dispensaciones a NodoFarma Asistencial), sexo, rango de edad, quién recibe la dispensación, si se da embarazo, si se da lactancia, si concurren enfermedades, otros tratamientos, si se ha enviado ya o no esta información, fecha del envío y resultado del mismo (exitoso o erróneo).

Se dispone también de tres pestañas que permiten consultar información más detallada de la venta que se seleccione en el grid:

Se dispone en este punto del botón Borrar, que permite eliminar líneas del histórico.  Si se desea eliminar varias líneas al unísono, basta con activar la caja Selección parcial de Líneas y seleccionarlas de forma previa al uso de dicho botón.

Si se desea consultar o modificar una determinada dispensación, basta con situarse sobre ella y hacer clic en el botón Editar.  Ahora bien, téngase en cuenta que no serán modificables los datos del paciente, enfermedades y tratamientos.

Cuando se está editando una dispensación, si está asociada a alguna incidencia se podrá consultar su detalle haciendo uso del botón .  Este botón no estará disponible si se está editando una dispensación que no haya registrado incidencias.

2.- INDICACIONES

El apartado INDICACIONES permite registrar las consultas que recibe el farmacéutico en las que el paciente solicita un posible tratamiento para un problema de salud concreto.  Esta opción incluye dos procesos:

INDICACIÓN ATENCIÓN FARMACÉUTICA

Al proceso INDICACIÓN ATENCIÓN FARMACÉUTICA se puede acceder por el menú o directamente pulsando las teclas + + .  Permite indicar los datos generales del paciente (como en cualquier dispensación), así como “DATOS AUXILIARES”, donde indicar el nombre y teléfono del paciente, y las razones de la consulta (problema, tratamiento actual, incidencias, tiempo y duración de la consulta).

Téngase en cuenta que sólo se podrán reflejar problemas de salud, así como tratamientos, que figuren en la base de datos del C.G.C.O.F.  Por último, se dispone de un apartado donde indicar la actuación seguida por el farmacéutico, así como los medicamentos recomendados.  Mediante el botón se facilitará la recomendación de medicamentos presentándose una relación de productos indicados para el problema de salud en concreto, según conste en la base de datos del C.G.C.O.F.

También es posible emitir un comunicado al médico sobre los tratamientos que actualmente está recibiendo el paciente, tal como se hace desde la gestión de incidencias, haciendo uso del botón .

Una vez cumplimentados los datos, tras aceptar, los medicamentos aconsejados pasarán a la ventana de ventas para su dispensación.

HISTÓRICO DE INDICACIONES

Al proceso HISTÓRICO DE INDICACIONES se puede acceder por el menú o directamente pulsando las teclas + + .  Permite consultar un histórico de las indicaciones realizadas, así como introducir nuevas indicaciones para que queden registradas.


Gestión de presupuestos

Ruta: Ventas > Ventas Mostrador > Gestión de presupuestos

Resumen: Explica cómo crear presupuestos valorados (documento Presupuesto) y gestionarlos (consultar, modificar, aceptar, anular, copiar, liberar) desde Operación > Gestión de presupuestos (Ctrl+Alt+B).
Palabras clave: presupuesto, presupuesto valorado, fecha de validez, aceptar presupuesto, anular presupuesto, copiar presupuesto, ctrl+alt+b, tipo ticket presupuesto, presupuesto caducado
Preguntas típicas: ¿Cómo hago un presupuesto a un cliente? | ¿Cómo convierto un presupuesto en venta? | ¿Cómo anulo o copio un presupuesto? | ¿Un presupuesto afecta al stock o a la caja?

Farmatic permite realizar presupuestos valorados.

Para ello, se dispone de un tipo de documento de venta específico denominado Presupuesto.  Seleccionando este documento en el campo "Tipo Ticket" de la ventana de ventas, se entenderá que las líneas de venta que se introduzcan no han de tratarse como tal, sino que forman parte de un presupuesto que se le está haciendo al cliente.  Dichas líneas, por tanto, no afectarán a stocks, históricos de ventas, caja, etc.

Así, para elaborar un presupuesto basta con seleccionar el tipo de documento "Presupuesto", introducir los artículos a incluir en él y cerrar la venta.  Se solicitará indicar los datos de cliente y la fecha límite de validez del presupuesto (si no se introduce fecha se tomará por defecto la del día actual).  Si ya se había indicado cliente en la venta, se recogerán automáticamente los datos del mismo, debiéndose indicar sólo la fecha:

A continuación se dará opción a imprimir el documento para entregárselo al cliente que ha solicitado el presupuesto.  Los presupuestos llevarán su correspondiente numeración, atendiendo a la serie asignada para este tipo de documento en el proceso SERIES del menú MAESTROS, al igual que ocurre con el resto de documentos de venta.

Los presupuestos emitidos pueden ser gestionados desde el proceso GESTIÓN DE PRESUPUESTOS incluido en el menú OPERACIÓN (equivalente a las teclas + + ).  Desde este proceso se podrán consultar y modificar los presupuestos ( ), borrarlos ( ), aceptarlos ( ), anularlos ( ), copiarlos ( ) y/o liberarlos ( ).

Al entrar en el proceso de gestión de presupuestos se muestra un grid superior con los presupuestos existentes, y una inferior con el detalle de artículos que componen el presupuesto que se tenga seleccionado.

Por defecto se muestran los presupuestos con fecha de validez del mes actual y que estén pendientes de ser aceptados.  No obstante, se pueden modificar los criterios de acotación, pudiendo especificar otro rango de fechas, seleccionar el tipo de presupuesto a mostrar (pendientes, aceptados, anulados o todos), de qué clientes (uno, varios, todos o una lista) y asociados a qué vendedor (o todos).

Aceptar un presupuesto implica que sus líneas pasen a la ventana de ventas para hacer ésta en firme.  El presupuesto quedará marcado como aceptado, puesto que ya se ha vendido, pero no desaparecerá, quedando así constancia de él.  Ya no podrá ser modificado.

Anular un presupuesto implica que no se ha aceptado, pero no se eliminará para que quede constancia de ello.  Quedará marcado como anulado y ya no podrá ser modificado.

Si mientras se está editando o aceptando un presupuesto se entrara en el proceso GESTIÓN DE PRESUPUESTOS, éste aparecería bloqueado y marcado con el icono , no pudiéndose modificar.  Al terminar la edición o aceptación, el bloqueo desaparecería.  No obstante, siempre se dispone de la opción de desbloquearlo manualmente mediante el botón .

Cuando un presupuesto tenga una fecha de validez ya pasada, se señalará con el icono .

Como ya se ha comentado, se puede imprimir un presupuesto en cualquier momento durante su edición.  En los presupuestos impresos, las líneas que entren en una promoción se señalarán con un asterisco (*), implicando que ahora están en promoción, pero que puede darse el caso de que cuando se acepte el presupuesto ya no lo estén o se haya modificado la promoción.

Asimismo, se puede realizar una copia de cuaqluier presupuesto, por ejemplo, para utilizarla como punto de partida de otro presupuesto.


Control automatizado de stocks

Ruta: Ventas > Ventas Mostrador > Control automatizado de stocks

Resumen: Indica que desde la barra de herramientas de Ventas Mostrador se accede a los controles del Sistema Automatizado de Control de Stocks (S.A.C.S.), con icono en artículos a controlar y control al vuelo.
Palabras clave: S.A.C.S., control de stock, control al vuelo, stock real, inventario durante la venta, artículos a controlar, sistema automatizado de control de stocks
Preguntas típicas: ¿Cómo hago un control de stock mientras vendo? | ¿Por qué me pide el stock real al introducir un artículo?

Si así se ha indicado en el proceso SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.),  se podrá acceder directamente a la realización de controles de stock haciendo uso del botón que figurará a tal efecto en la barra de herramientas del proceso VENTAS MOSTRADOR.

Los artículos que deban ser controlados aparecerán señalados con el icono .

Asimismo, si se activó el ‘control al vuelo’ en el entorno de ventas, cuando se introduzca un artículo que deba ser controlado, se presentará automáticamente una ventana donde introducir su stock real.

Para más información al respecto, véase la ayuda SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.).


Cómo aplicar condiciones específicas a una línea de venta

Ruta: Ventas > Ventas Mostrador > Cómo aplicar condiciones específicas a una línea de venta

Resumen: Contenedor de subtemas con la operatoria para dar un tratamiento diferenciado a una línea de venta (contado/crédito, receta pendiente, confirmación de recetas, tipo de aportación, venta libre, devolución, borrar línea).
Palabras clave: condiciones de línea, línea de venta, contado, crédito, receta pendiente, confirmación de recetas, tipo de aportación, venta libre, devolución, borrar línea
Preguntas típicas: ¿Cómo trato de forma distinta una línea concreta de la venta? | ¿Qué opciones tiene el menú Línea?

La finalidad de este apartado es dar una visión clara y concisa de la operatoria a seguir para otorgar un tratamiento diferenciado a una línea de venta en concreto.

Subtemas


Marcar una línea como venta al contado

Ruta: Ventas > Ventas Mostrador > Cómo aplicar condiciones específicas a una línea de venta > Marcar una línea como venta al contado

Resumen: Explica cómo marcar una línea como contado (Ctrl+F11) o como crédito (Ctrl+F12) desde el menú Línea de Ventas Mostrador.
Palabras clave: línea al contado, línea a crédito, ctrl+f11, ctrl+f12, menú línea, cobrar al contado, apuntar a crédito, venta mixta
Preguntas típicas: ¿Cómo paso una línea a crédito? | ¿Cómo marco una línea como contado? | ¿Por qué me sale apagada la opción crédito?

Recuérdese en este punto que al introducir las líneas de venta, siempre son por omisión líneas de venta al contado a no ser que se haya indicado que la operación va a ser de CRÉDITO.

1.-  En el menú VENTAS seleccionar VENTAS MOSTRADOR o bien hacer clic con el ratón sobre el botón Ventas Mostrador.

2.-  Una vez aparezca en pantalla la ventana de ventas, introducir los artículos que se desean vender tecleando directamente el código correspondiente o bien realizando la búsqueda por descripción.

3.-  Para marcar una línea determinada como venta al contado, seleccionar la línea en cuestión y acceder a CONTADO del menú LÍNEA o bien pulsar la combinación de teclas + .

Marcar una línea como venta a crédito

Recuérdese en este punto que si no se tiene seleccionado un cliente, esta opción aparecerá apagada.

1.-  En el menú VENTAS seleccionar VENTAS MOSTRADOR o bien hacer clic con el ratón sobre el botón Ventas Mostrador.

2.-  Una vez aparezca en pantalla la ventana de ventas, introducir los artículos que se desean vender tecleando directamente el código correspondiente o realizando la búsqueda por descripción.

3.-  Para marcar una línea determinada como venta a crédito, seleccionar la línea en cuestión y acceder a CRÉDITO del menú LÍNEA o bien pulsar la combinación de teclas + .


Marcar una línea como receta pendiente (cobro actual)

Ruta: Ventas > Ventas Mostrador > Cómo aplicar condiciones específicas a una línea de venta > Marcar una línea como receta pendiente (cobro actual)

Resumen: Explica cómo marcar una línea como receta pendiente con cobro actual (Ctrl+E) para un cliente, sin indicar tipo de aportación.
Palabras clave: receta pendiente, cobro actual, receta pendiente de cobro, ctrl+e, dispensar sin receta, receta que traerá después
Preguntas típicas: ¿Cómo dispenso un medicamento cuya receta me traerá el cliente más tarde y cobro ahora? | ¿Cómo marco una receta pendiente?

1.-  En el menú VENTAS seleccionar VENTAS MOSTRADOR o bien hacer clic con el ratón sobre el botón Ventas Mostrador.

2.-  Una vez aparezca en pantalla la ventana de ventas, seleccionar el cliente al cual se le va a realizar la venta. Esta introducción se hace a través de la caja desplegable "Clientes".

3.-  Introducir el artículo sin especificar tipo de aportación.

4.-  Para marcar una línea de venta con receta pendiente (cobro actual), acceder a RECETA PENDIENTE COBRO ACTUAL del menú LÍNEA o bien pulsar la combinación de teclas + .