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Resumen: Describe la ventana de Información de caja (Ventas > Caja): cómo se cierra la caja, importes retirado y de apertura, diferencias, tarjetas, transferencias, banco de ingreso y botones de consulta.
Palabras clave: información de caja, cierre de caja, saldo actual en caja, importe retirado, importe de apertura, diferencias de caja, importe de tarjetas, transferencia bco., importe a ingresar, banco puente
Preguntas típicas: ¿Cómo se interpreta la pantalla de caja? | ¿Qué es el importe de apertura? | ¿Cómo veo las diferencias de caja? | ¿A qué banco se ingresa el dinero de caja?
De forma básica, el proceso de cierre de caja consiste en:
Comprobar la información recogida por la aplicación desde todos los procesos que afectan a caja (VENTAS MOSTRADOR, GESTIÓN DE CLIENTES, etc.), y verificar si el dinero físico en caja coincide con el indicado por el programa, detectándose las posibles diferencias.
Sacar el dinero de caja, dejando la cantidad que se desee para cambios del día siguiente.
Comunicar el banco donde se desea ingresar el dinero que sale de caja, pudiendo éste ser un banco puente ficticio, desde el que posteriormente pasar a los bancos reales.
Generar los correspondientes apuntes contables (sólo si se tiene activada la contabilización automática).
De esta forma, se efectúa un riguroso control de caja y la información queda registrada y debidamente actualizada en todos los puntos de la aplicación, quedando ésta preparada para iniciar un nuevo día.
Recuérdese que es optativo llevar el control de una única caja o de varias cajas independientemente, según se definan o no las correspondientes relaciones entre vendedores y/o puestos de trabajo en el proceso ASIGNACIÓN DE CAJAS POR VENDEDOR Y MÁQUINA. Así, de llevarse cajas independientes, en el proceso CAJA se podrá seleccionar la caja a consultar o cerrar. Asimismo, se tendrá la posibilidad de efectuar consultas conjuntas de todas las cajas.
Al entrar en el cierre de caja se mostrará por defecto el cajón que esté asignado al puesto desde el que se haya entrado. Si el puesto tiene asignados varios cajones, se mostrará en principio el de menor numeración. Por ejemplo, si tiene asociados los cajones 3, 5 y 7, se mostrará el cajón 3. No obstante, si se ha identificado vendedor al entrar a caja, se mostrará el cajón que tenga asociado dicho vendedor.
Al entrar en este proceso aparece una ventana en la que figura la siguiente información, inicialmente referida al estado actual de caja:
Si se llevan cajas independientes se dispondrá del campo "Cajón Seleccionado", donde se podrá elegir el cajón que se desea consultar o cerrar. En dicho campo se dispone de una caja desplegable donde figurarán todos los cajones que se tengan definidos, pudiéndose elegir el deseado. Asimismo se dispone en dicha caja de "Cajón consolidado", que permite indicar que se desea visualizar el estado total de caja, es decir, de todos los cajones conjuntamente. Si se efectúa el cierre de caja teniendo seleccionado un cajón concreto se realizará el cierre del mismo. Si se efectúa el cierre de caja teniendo seleccionada "Cajón consolidado" se efectuará el cierre de todos los cajones, solicitándose para cada uno de ellos los datos de cierre (dinero para cambios, dinero retirado, impresión o no de informe, etc.). Será posible, también, obtener un informe del cajón consolidado. La contabilización se realizará de cada uno de los cajones de forma independiente. Si está protegido el cierre de caja y hay asociación de cajas a vendedores, en el momento del cierre de caja solamente estarán disponibles para cerrar los cajones que tenga asociados el vendedor que se ha identificado. Ahora bien, si el vendedor está marcado en su ficha como ‘Administrador’ sí podrá cerrar cualquier cajón, aunque no lo tenga asociado.
La parte superior de la ventana presenta una serie de botones radio y de cajas de chequeo mediante las cuales se va a especificar si se desea consultar la caja actual o alguna anterior; los tipos de movimientos (entregas de contado, entregas de crédito, etc.); las formas de pago y el/los vendedor(es) que se desean consultar.
La parte central de la ventana presenta un resumen del estado actual de caja desglosado por tipo de movimiento, forma de pago, número de operaciones y total en caja. El que se muestre más o menos información en este resumen dependerá de lo indicado en el parámetro “Mostrar Información general en Cierre de Caja” (toda, ninguna o parcial, es decir, todo menos importes).
Recuérdese que la información que se esté visualizando en pantalla irá referida al cajón que se haya seleccionado en el campo "Cajón Seleccionado".
También hay que tener en cuenta que en la información de caja solamente se recogen las ventas que han tenido repercusión en la caja. Por ejemplo, una venta a crédito sin entrega a cuenta no se incluirá en el recuento de operaciones. Es por esto que puede no haber coincidencia entre el número de operaciones reflejadas en caja y el número de operaciones real recogido en el informe CUADRO ESTADÍSTICO DE CAJAS.
El campo "Saldo Caja" no se presentará si así se ha indicado en el parámetro "Mostrar Saldo Actual en el Arqueo de Caja". Del mismo modo, el resto de información se presentará o no según lo indicado en el parámetro "Mostrar Información general en Cierre de Caja". Ambos parámetros se encuentran en el entorno CAJAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Sólo en el caso de que en el parámetro “Mostrar Información general en Cierre de Caja” se haya indicado Sí o Parcial, se dispondrá del botón Resumen Operaciones, que permitirá obtener un informe resumen por tipo de movimiento, si bien en él no se incluirán importes.
Si mientras se tiene abierta esta ventana se realizasen ventas desde otro puesto de trabajo (cosa desaconsejada), las mismas no se verán reflejadas en esta ventana hasta que no se ejecute el cierre (botón Cierre Caja), momento en el que la información se refrescará, asegurándose así que el cierre incluye todas las operaciones de venta que se hayan realizado hasta el momento.
Así pues, para cerrar la caja habrá de hacerse clic sobre el botón Cierre Caja, con lo que se presenta una ventana en la que figura la fecha inicial del cierre de caja que se va a relizar (es decir, la fecha en que se cerró la caja anterior, dato este no modificable) y la fecha final deseada para el cierre. Es decir, hasta qué fecha se desea incluir en el cierre que se va a ejecutar.
Una vez se haya indicado hasta qué fecha se desea cerrar, aparece una ventana posterior donde figuran los siguientes campos:
VENDEDOR : Seleccionar en esta caja desplegable el vendedor que está realizando el cierre de caja.
SALDO ACTUAL EN CAJA : En este campo se informará del importe que debe haber en caja según la información registrada. Este dato no puede ser modificado por el usuario. En el caso de tener activo el parámetro "Trabajar con Doble Moneda", este campo se dará por partida doble recogiéndose por separado el saldo en moneda base y el saldo en moneda auxiliar. De no tener activo este parámetro, solamente se dará el saldo en la moneda base.
IMPORTE RETIRADO : Importe que el usuario retira de usuario debe introducir el saldo que realmente retira. El criterio a seguir en este campo dependerá de si se tiene o no activo el parámetro Imp. Retirado de Caja incluye Saldo de Tarjetas. Así, si dicho parámetro está activo (valor Sí), el importe retirado de caja deberá indicarse teniendo incluidos los importes correspondientes a operaciones con tarjetas de crédito. Si está desactivado (valor No), el importe indicado como retirado de caja no debe incluir las operaciones con tarjetas. En este último caso, el programa, interna y automáticamente, realizará las gestiones oportunas en el cierre para tener en consideración los importes de tarjetas.
Asimismo, el importe que se indique como retirado de caja, incluirá o no el importe de transferencias bancarias en función de lo indicado en el parámetro Imp. Retirado de Caja incluye saldo de transferencias.
Si se ha establecido un rango de importe mínimo - máximo de importe a retirar, se emitirá un aviso si la cantidad indicada como importe retirado se sale de dichos límites. Los límites se establecen en los parámetros Importe mínimo a retirar en el cierre de caja e Importe máximo a retirar en el cierre de caja, del entorno CAJAS del proceso CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS.
En el caso de tener activo el parámetro "Trabajar con Doble Moneda", este campo se dará por partida doble recogiéndose por separado el importe retirado en moneda base y el retirado en moneda auxiliar.
IMPORTE DE APERTURA : Importe que se deja en caja como saldo de apertura para el día siguiente. Por omisión se asume la diferencia entre saldo actual en caja e importe retirado. Si no fuese esta la cantidad real que se deja como apertura, modificar este campo. En el caso de tener activo el parámetro "Trabajar con Doble Moneda", este campo se dará por partida doble recogiéndose por separado el importe de apertura en moneda base y el importe de apertura en moneda auxiliar.
DIFERENCIAS : Importe de diferencias entre el saldo actual en caja y la suma de importe retirado e importe de apertura. Es decir, importe que se había registrado y ni se retira de caja ni queda en ella como importe de apertura. Estas diferencias serán contabilizadas como tal en la cuenta de diferencias en caja. Este campo no es modificable por el usuario, sino que será consecuencia de los valores introducidos como importe retirado e importe de apertura. En el caso de tener activo el parámetro "Trabajar con Doble Moneda", este campo se dará por partida doble recogiéndose por separado las diferencias en moneda base (resta entre saldo actual en moneda base menos importes retirado y de apertura en moneda base) y las diferencias en moneda auxiliar (resta entre el saldo actual en moneda auxiliar menos importes retirado y de apertura en moneda auxiliar).
IMPORTE DE TARJETAS : Importe registrado en ventas cuya modalidad de pago ha sido tarjetas de crédito. Este importe no es modificable por el usuario. Se diferenciarán pagos con tarjeta en modalidad 'manual' (se activó manualmente en ese momento esta modalidad de pago) de los de modalidad 'datáfono' (se tenían ya activos los medios de pago ) si está activo el parámetro Informe de Caja.- Detalle pagos tarjeta con datáfono o manual, en el entorno CAJAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
TRANSFERENCIA BCO. : Importe de ventas a crédito cuya modalidad de pago haya sido por transferencia bancaria (forma de pago "Banco"), así como las transferencias que se hayan realizado desde cualquiera de las opciones disponibles a tal efecto en GESTIÓN DE CLIENTES. Este importe no es modificable por el usuario.
IMPORTE A INGRESAR : Importe que se ingresará en banco. En este campo se presentará por omisión el importe retirado menos el importe de tarjetas de crédito. No obstante, si en este campo se teclea otro importe, se entenderá que el mismo es el metálico que realmente se va a ingresar en banco, tomándose la diferencia entre lo tecleado y el valor que este campo presentaba por omisión como importe de apertura, pues automáticamente ya se tiene en consideración tanto el importe de tarjetas como de las transferencias que se ha efectuado.
A INGRESAR EN…: Indicar banco en el que se ingresa el “importe a ingresar”.
SALDO EN CAJÓN xxxx : Si se trabaja con un cajón de efectivo inteligente y está activo el parámetro Mostrar en el cierre de caja el saldo del cajón inteligente, se mostrará este campo con el importe del efectivo en el cajón en este momento. Aún estando parametrizada su visualización, puede protegerse de forma que se visualice o no según el vendedor identificado al hacer el cierre. Esta protección se establece desde el proceso PROTECCIONES.
Sólo si en el parámetro “Nombre (singular) de la Moneda Base” se ha especificado Euro o €uro, en los campos "Importe Retirado", "Importe de Apertura" y "A Ingresar" se dispone del botón Buscar (equivalente a la pulsación de la tecla
1.- Cierre por conteo de monedas : Teniendo desactivada la caja de chequeo “Recuento de Monedas por Pesada Gramos” se podrán introducir los importes indicando el número de monedas y billetes diferentes que hay físicamente en caja (cuántas monedas de 2 euros, de 1 euro, de 50 céntimos, billetes de 20 euros, etc.). De esta forma, FARMATIC se encarga de realizar las sumas pertinentes para registrar el valor que dichas monedas y billetes suponen. En dicha pantalla se informa también de los importes habidos correpondientes a ventas con tarjeta de crédito y con talones, así como transferencias, información ésta que se recoge automáticamente de las ventas realizadas.
2.- Cierre por pesada de monedas : Si se activa la caja de chequeo “Recuento de Monedas por Pesada Gramos” se podrán introducir los importes indicando el peso en gramos que suponen las monedas de cada tipo que hay en caja. Como en el entorno MONEDA del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se habrá indicado el peso de una moneda, el programa calculará el importe que suponen los gramos de moneda introducidos. Los importes correspondientes a billetes se introducirán indicando el número de billetes de cada tipo que haya en caja. También con esta metodología, en pantalla se informa de los importes habidos correspondientes a ventas con tarjeta de crédito y con talones, así como transferencias, información ésta que se recoge automáticamente de las ventas realizadas. Este método facilitará enormemente el proceso de cierre al eximir al usuario de la tediosa tarea de contar las monedas, bastando con disponer de una báscula donde pesar las monedas de cada tipo.
Recuérdese, no obstante, que el campo "Saldo Actual en Caja" no se presentará si así se ha indicado en el parámetro "Mostrar Saldo Actual en el Arqueo de Caja". Del mismo modo, el resto de información se presentará o no según lo indicado en el parámetro "Mostrar Información general en Cierre de Caja". Así, si en ambos parámetros se ha indicado que no se muestre información, al cerrarse caja solamente serán visibles y accesibles los campos de identificación del vendedor, comunicación del importe retirado, importe de apertura y banco donde se ingresa. De esta forma se consigue un cierre "confidencial" en el que la persona que lo realiza no obtiene información alguna sobre el transcurso de las ventas ni el movimiento habido en caja. Obviamente, en el caso de desear un cierre confidencial se debería también desactivar la impresión de informe de caja, indicando "no" el parámetro "Imprimir Informe de Caja en Arqueo".
Todos los datos de cierre que se han mencionado serán referidos al cajón que se esté cerrando. Si se ha efectuado el cierre teniendo activada "Cajón consolidado", se presentará una ventana de cierre con los campos mencionados por cada uno de los cajones que se tengan definidos.
Recuérdese que si se lleva gestión multiempresa se habrá presentado en la barra de herramientas de la ventana principal un selector de actividad donde elegir la empresa cuya caja se desea cerrar. Para más información al respecto véase el apartado GESTIÓN MULTIEMPRESA.
Si en el parámetro "Imprimir Informe de Caja en Arqueo" se ha indicado "Sí", al cerrar caja se obtendrá un informe impreso detallando la información relativa a la caja cerrada (véase el apartado DETALLE DE CAJA). Si en dicho parámetro se ha indicado "No" se dará opción a obtener por impresora de tickets un resguardo informativo donde se detallará el vendedor que cierra la caja, el importe retirado y el importe de apertura. No obstante, en ambos casos se puede parametrizar el mensaje de obtención de resguardo informativo o informe de caja. La parametrización se realizará en el proceso ARCHIVO -> UTILIDADES -> MENSAJES PARAMETRIZADOS, pudiéndose asignar una respuesta por defecto y optar porque se muestre o no el mensaje.
Es opcional incluir o no en el resguardo de caja el importe retirado incluyendo pago con tarjeta. Así, en el entorno CAJAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se dispone del parámetro Resguardo de Caja.- Imprimir “Retirado (Inc.Tarjetas)”. Por defecto estará inactivo, con lo que dicho campo no se imprimirá en el resguardo.