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Resumen: Explica el Diario de ventas (menú Ventas o Informes > Ventas): diario de operaciones con criterios de acotación (fecha y hora, margen, costes, tipo de vista, vendedor, cajón, forma de pago, etc.) y acceso al resumen por vendedor.
Palabras clave: diario de ventas, informe de ventas, ventas por fecha y hora, mostrar % margen, costes, devoluciones, ventas con descuento, cajones, forma de pago, ver resumen, ventas del día
Preguntas típicas: ¿Cómo veo el diario de ventas del día? | ¿Cómo veo solo las devoluciones o las ventas con descuento? | ¿Cómo veo el margen de cada venta?
El proceso DIARIO DE VENTAS proporciona un diario en el que figuran cada una de las operaciones de venta efectuadas. El mismo tiene dos puntos de acceso en la aplicación: Menú VENTAS y apartado VENTAS del menú INFORMES. Ambos puntos de entrada conducen pues a este mismo proceso.
Al entrar en él se presenta una ventana en cuya zona superior se dispone de dos pestañas que van a permitir el acceso a los diferentes criterios de acotación de la información de ventas a consultar. Dichas pestañas son las siguientes:
Pestaña "CRITERIOS GENERALES" : Desde este apartado el usuario puede efectuar una serie de acotaciones generales sobre las líneas que desea consultar, de forma que en el diario de ventas sólo se visualizarán las operaciones de venta realizadas que cumplan las especificaciones dadas. Las posibilidades de acotación que presenta esta opción son las siguientes:
FECHA Y HORA DESDE : En este campo el usuario debe introducir la fecha más antigua desde la que desea realizar la consulta, así como la hora a partir de la que realizarla, de forma que en el grid de exploración solamente se presentarán líneas de venta cuya fecha de realización sea igual o posterior a la y hora dada. Para introducir este dato se dispone del botón Seleccionar Fecha, mediante el cual se accede a una ventana en la que será posible elegir día, mes y año, así como introducir la hora deseada.
FECHA Y HORA HASTA : En este campo el usuario introducirá la fecha y hora tope hasta la que desea consultar, de forma que sólo se incluirán en el grid de exploración las líneas de venta con fecha y hora igual o anterior a la introducida. Para cumplimentar este dato se procederá de idéntica manera que en el campo anterior.
MOSTRAR % MARGEN : De activarse esta caja de chequeo, en la consulta se incluirá el dato de porcentaje de beneficio obtenido en cada venta, en lugar de mostrarse el número de documento de venta. Debe tenerse en cuenta que si se tiene protegida “Diario de Ventas – Ver Resumen”, englobada en “Opciones Especiales/Ventas” del proceso PROTECCIONES del menú MAESTROS, al intentar activar esta caja de chequeo se solicitará identificación. De esta forma, se puede proteger la visualización de márgenes sin tener por ello que proteger el acceso al DIARIO DE VENTAS.
COSTES : Esta caja sólo estará habilitada si se ha activado previamente la anteriormente mencionada caja “Mostrar %Margen en la venta”. De activarse ambas cajas, en lugar de mostrarse el margen de beneficio o el número de documento, se mostrará el valor a precio de coste de las unidades vendidas en esa línea de venta.
TIPO DE VISTA : Permite seleccionar si se desea consultar todas las ventas, sólo devoluciones o sólo ventas con descuentos aplicados (ya sea sobre total de venta o sobre alguna de sus líneas).
MOSTRAR DETALLE : De activar esta caja de chequeo, por cada línea de venta se incluirá una línea de cabecera de operación y además todas las líneas de detalle que incluyó la venta. De no activarse esta caja, en el informe solamente se mostrará una línea por operación, no detallándose cada una de las líneas que incluyó cada venta.
FAMILIAS : El usuario puede restringir la consulta de líneas refiriéndola a aquellas ventas de artículos pertenecientes a la familia o familias que estime conveniente. Este campo presenta dos posibles alternativas:
. Todas : Si se activa esta opción no se efectúa acotación alguna por familia.
. Selección : Si se activa esta opción se accederá a una ventana de selección donde se podrá elegir las familias cuyas ventas se desea incluir en la consulta.
. Todos : Implica no acotar por tipo de cliente.
. Selección : Al igual que se ha mencionado en la acotación por familia, de activar este botón radio se tendría acceso a seleccionar el tipo o tipos de clientes cuyas líneas se desea consultar.
. Todos : Implica no acotar por vendedor.
. Selección : Al igual que se ha mencionado en la acotación por familia, de activar este botón radio se tendría acceso a seleccionar el vendedor o vendedores cuyas líneas se desea consultar.
. Todos : Implica no acotar por vendedor.
. Selección : Al igual que se ha mencionado en la acotación por familia, de activar este botón radio se tendría acceso a seleccionar el vendedor o vendedores cuyas líneas se desea consultar.
Pestaña "CARACTERÍSTICAS DE LAS LÍNEAS" : Como complemento a las acotaciones que se hayan podido realizar de forma general, este apartado incluye otra serie de condicionantes referidos propiamente a las líneas de venta, de forma que el usuario debe seleccionar aquellos que deben cumplir las líneas para que sean incluidas en el diario de ventas. Dichos condicionantes son los siguientes:
TIPO DE LÍNEA : Puede acotarse la consulta a sólo líneas de venta libre (sin receta), sólo ventas con receta o ambos tipos.
FORMA DE PAGO : Se puede restringir la consulta a sólo líneas de contado, sólo líneas de crédito, sólo depósitos (recetas pendientes) o combinaciones de estos tipos de línea.
LÍNEAS ESPECIALES : También puede optarse por incluir o no en la consulta las líneas ‘especiales’, es decir, que no son propiamente dicho una venta. Así, se podrá incluir líneas de entregas a cuenta en créditos, pagos, redenciones de puntos por promoción y aplicación de vales promocionales.
ESTADO : Acotación referida a sólo líneas de crédito facturadas, sólo pendientes de facturar o ambas.
RECETA PENDIENTE : Acotación referida a sólo líneas de receta pendiente cobradas en el momento de la operación de venta, recetas pendientes con cobro diferido (es decir, que no se cobraron en el momento de la operación de venta), líneas de confirmación de receta, o combinaciones de estos tipos de operación. Téngase en cuenta que una línea de receta pendiente, en el momento de ser confirmada es considerada tanto receta pendiente como confirmación de receta. Es decir, si se desactiva la caja de chequeo “Confirmada”, las líneas de receta pendiente (tanto cobradas como diferidas) que ya hayan sido confirmadas no aparecerán.
TIPO DE PAGO : Acotación referida al modo de pago: efectivo, talón, tarjeta o mixto.
Todas las características de línea mencionadas están precedidas de una caja de chequeo, que el usuario puede activar o desactivar, de forma que la consulta se verá restringida a líneas que cumplan todas y cada una de las características marcadas por el usuario. Puesto que dichas características no son excluyentes entre sí se podrán marcar todas aquellas que se estimen oportunas.
Listas de artículos. Para restringir la consulta a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
Familias. Para restringir la consulta a una familia de artículos, en la caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
Conjuntos de Precios Máximos. Para restringir la consulta a un conjunto homogéneo de precio máximo, en la caja de selección caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
Laboratorios. Para restringir la consulta a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección caja de selección “Tipo” seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
Grupos Terapéuticos. Para restringir la consulta a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas
Categorías de artículos. Para restringir la consulta a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
Almacenes. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACÉN. Para restringir la consulta a los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas
En la caja de selección de entorno, al teclear rápidamente varios caracteres se buscará el primer elemento que coincida con ello, efectuándose esta búsqueda en todos los entornos citados (laboratorios, grupos terapéuticos, categorías…).
En el caso de Familias, Laboratorios y Conjuntos Homogéneos, será posible seleccionar varios de ellos. En el caso de selección múltiple, el icono pasará a ser . Situándose sobre la caja desplegable se mostrará un recordatorio de los elementos que se han seleccionado.
Pestaña "SELECCIÓN DE CLIENTES" : Desde este apartado el usuario puede efectuar las siguientes restricciones en cuanto a la consulta:
VENTAS CON CLIENTE : De activar esta caja de chequeo, en la consulta solamente se incluirán ventas que tengan ligado un cliente. Es decir, ventas en las que se seleccionó cliente en el momento de su realización o bien con posterioridad se les asignó cliente.
CLIENTES DESDE : Indicar el primer cliente a incluir en podrá introducir directamente su código o hacer una búsqueda por nombre mediante el botón Buscar de que dispone este campo.
CLIENTES HASTA : Indicar el último cliente a incluir en igual que en el campo anterior, se podrá introducir código de cliente o efectuar búsquedas por nombre.
Los campos “Clientes Desde” y “Clientes Hasta” sólo estarán disponibles si se ha activado la caja de chequeo “Ventas con Cliente” y no se activa la caja “Lista de Cliente” que se comenta más adelante.
LISTA DE CLIENTE : En el caso de haber activado la caja “Ventas con Cliente”, se dispondrá de esta opción que permitirá restringir la consulta a líneas de venta realizada por los clientes incluidos en una lista previamente creada. De activarse se dispondrá de la caja desplegable donde seleccionar la lista de clientes deseada.
Pestaña "CARACTERÍSTICAS DE VENTA" : Desde este apartado el usuario puede efectuar las siguientes restricciones en cuanto a la consulta:
BÚSQUEDA DESHABILITADA : No permite acotación por artículo.
BÚSQUEDA POR CÓDIGO : Permite acotar por código de artículo, bien introduciendo el mismo de forma manual o mediante lectura de código de barras EAN13 o datamatrix en el campo 'Código'.
BÚSQUEDA POR DESCRIPCIÓN : Permite acotar por descripción de artículo. Se habilitará para ello el campo 'Descripción'.
NÚMERO DOC. : Permite restringir la consulta a una determinada operación, indicando el correspondiente número de documento.
NÚMERO DOC. RECTIFICADA : Permite localizar una determinada operación correspondiente a una factura rectificada, indicando el número de documento de dicha factura.
MÁQUINA : Permite consultar las operaciones efectuadas desde una determinada máquina o puesto de trabajo. Bastará con seleccionarla en el desplegable.
Así pues, una vez establecidas las acotaciones oportunas para realizar la consulta, se presentarán en un grid de exploración todas las líneas de venta que cumplan todos los condicionantes especificados. De cada operación se muestran los siguientes datos:
FECHA : Fecha en la que se realizó la venta. Este campo solamente aparecerá cumplimentado en las líneas de cabecera de operación, no así en las líneas de detalle.
HORA : Hora en la que se realizó la venta. Este campo solamente aparecerá cumplimentado en las líneas de cabecera de operación, no así en las líneas de detalle.
VENDEDOR : Vendedor que efectuó la operación. Este campo solamente aparecerá cumplimentado en las líneas de cabecera de operación, no así en las líneas de detalle.
CÓDIGO : Código del artículo vendido, cuando se trate de una línea de detalle. En las líneas de cabecera, en este campo se mostrará el código del cliente ligado a la venta. De no haber cliente asignado, este campo aparecerá vacío.
CLIENTE / DESCRIPCIÓN : Descripción del artículo vendido, cuando se trate de una línea de detalle. En las líneas de cabecera, en este campo se mostrará el nombre del cliente ligado a la venta. De no haber cliente asignado, este campo aparecerá "Contado". En el caso de líneas correspondientes a entregas a cuenta realizadas por clientes aparecerá el texto “Entrega a Cuenta”. En líneas de aplicación de un vale promocional aparecerá el texto “Vale Promocional” y se especificará el número del vale aplicado. Aparecerá “Redención de Puntos” en este tipo de líneas. En el supuesto de tener activo Multi-Nif, cuando se trate de una operación derivada de una descomposición de una venta global, se indicará en este campo entre paréntesis. Por ejemplo, ("Op. 1 de 3") significará que esta operación de venta realmente fue la primera operación derivada de una operación original que fue desglosada en 3 ventas por estar implicadas tres empresas.
TIPO : Tipo de operación de venta, pudiendo darse los siguientes casos:
. Contado : Línea de contado. En línea de cabecera indicará que todas las líneas fueron de contado.
. Crédito : Línea de crédito. En línea de cabecera indicará que todas las líneas fueron de crédito.
. Mixta : Esta situación solamente se dará en líneas de cabecera, e indicará que en la operación se incluyeron líneas de diferentes tipos (contados, créditos, depósitos).
. Depósito : En una línea de detalle indicará que se trata de una receta pendiente (ya sea de cobro actual o diferido). En una línea de cabecera indicará que todas las líneas de esa operación fueron de receta pendiente.
. Pago : Sólo en el caso de líneas especiales correspondientes a entregas a cuenta de dinero realizadas por clientes.
T.A. : Código del tipo de aportación con el que se realizó la operación. Este campo solamente aparecerá cumplimentado cuando se trate de líneas detalle efectuadas con receta. En las líneas de cabecera nunca aparecerá cumplimentado.
UNI. : Unidades que fueron dispensadas. Sólo ha lugar en líneas de detalle.
P. ANT. : Precio de venta al público que había en la ficha del artículo al realizar la venta. En caso de cambiarse el precio en la venta, en este campo aparecería el P.V.P. previo a ese cambio.
P.V.P. : Precio de venta al público con el que se realizó la venta. Si en el momento de la venta se le cambió el precio al artículo, en este campo figurará el precio ya cambiado, es decir, no el que había en ficha antes de la dispensación. Aparecerá el importe pagado en el caso de ser una línea de pago. Si se trata de una línea correspondiente a una entrega a cuenta, en este campo figurará el importe de la misma. En el caso de aplicación de un vale promocional aparecerá el importe correspondiente, al igual que en el caso de redenciones de puntos aparecerá el importe de la redención.
IMP. BRUTO : En líneas de detalle figurará el importe total de la misma (P.V.P. multiplicado por unidades dispensadas). En el caso de líneas con receta, en este campo figurará tan sólo el importe correspondiente a la aportación. En el importe bruto no estarán restados los posibles descuentos que se hayan realizado. En líneas de devolución, su importe bruto aparecerá en negativo. En el caso de las líneas de redención de puntos promocionales, el importe bruto será 0. En el caso de líneas de cabecera, en este campo aparecerá la suma de importes brutos de todas las líneas que dicha venta englobó.
DTO. : En el caso de líneas de detalle figurará el importe de descuento de la misma, bien fuera un descuento aplicado directamente sobre esa línea o como resultado de la aplicación de un descuento sobre el total de operación. En el caso de las líneas de redención de puntos promocionales, el descuento se corresponderça con el importe redimido. En el caso de líneas de cabecera, será la suma de descuentos de todas las líneas detalle de que dicha operación consta.
IMP. NETO : En líneas de detalle será el resultado de restar los descuentos al importe bruto correspondiente. En el caso de líneas de cabecera, será la suma de importes netos de todas sus líneas.
NÚMERO DOC. : Este campo aparecerá cumplimentado en líneas de cabecera de operación, presentando la numeración de dicha operación. Recuérdese que la numeración de las operaciones de venta atenderá a lo establecido en el proceso SERIES.
% MARGEN : Este campo aparecerá sólo si se ha activado la caja de chequeo “Mostrar %Margen en Venta”. Dará el margen de beneficio obtenido en cada venta. Se dará tanto en la línea de total de venta como en cada línea de detalle. Este porcentaje de margen puede obtenerse en base al último precio de compra o en base al precio medio de compra, según se haya indicao en el parámetro Cálculo del margen en el diario de ventas, ubicado en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. El % de margen debe entenderse como el % de descuento que aplicado al precio de venta da como resultado el precio de última compra o el precio medio de coste, según se haya optado por una modalidad u otra de cálculo. Siempre se tomará para su cálculo el P.V.P. del momento de la venta y el P.U.C. o P.M.C. del momento de la venta. Los cálculos se realizarán utilizando alguna de esta fórmulas, según la modalidad elegida:
……………………..%Margen = 100 - (importe a PMC x 100) / Importe a PVP
……………………..%Margen = 100 - (importe a PUC x 100) / Importe a PVP
Al situarse sobre esta columna se mostrará la información correspondiente a importesa PMC o PUC. Además, si se activa “Costes (PMC)” se mostrará la columna Valor a PMC.
. Pagada : Se tratará de una línea de receta pendiente de cobro actual que aún no ha sido confirmada. Cuando esta receta se confirme, en esta línea se modificará este campo automáticamente, pasando a ser "Conf. y Pagada".
. Diferida : Se trata de una línea de receta pendiente de cobro diferido que aún no ha sido confirmada. Cuando esta receta se confirme, en esta línea se modificará este campo automáticamente, pasando a ser "Dif. y Pagada".
. Confirmada : Se trata de una línea de confirmación de receta (tanto diferida como de cobro actual).
. Conf. y Pagada : Este será el estado de líneas que fueron en su día receta pendiente de cobro actual y que ya han sido confirmadas.
. Dif. y Conf. : Este será el estado de líneas que fueron en su día receta pendiente de cobro diferido y que ya han sido confirmadas.
. Total : Indicará que todas las líneas de dicha operación han sido facturadas.
. Parcial : Indicará que algunas de las líneas de esa operación están ya facturadas y otras no.
Cuando se trate de líneas de detalle, en este campo aparecerá "Sí" cuando esté facturada, y vacío cuando no lo esté.
A CUENTA : Importe que se desea cobrar al cliente cuando se trata de operaciones de crédito (puede coincidir o no con el importe de la venta, puesto que realmente se recoge en este campo el importe que al cerrar la venta se haya notificado como "entrega a cuenta"). Solamente figurará este importe cuando se trate de líneas de cabecera de operaciones de crédito en las que haya habido cobro de algún importe.
ENTREGA : Importe total real que el cliente entrega físicamente. En el caso de operaciones mixtas con líneas de contado y líneas de crédito, este campo incluye tanto la cantidad entregada en el apartado de contados como en el de créditos. En el caso de desglose de operaciones por Multi-Nif, cada una de las ventas derivadas tendrá en este campo la misma entrega, es decir, la entrega global que hubo en la opeación de venta origen.
DEVOLUC. : Importe a devolver al cliente, como diferencia entre la cantidad entregada ("Entrega") y la cantidad que realmente se le debe cobrar ("Imp. Neto" en el caso de contados, "A Cuenta" en el caso de créditos). En el caso de tratarse de una operación mixta (con líneas de contado y líneas de crédito), se referirá al importe total de la devolución ("Entrega" menos importe total a cobrar). En el caso de desglose de operaciones por Multi-Nif, cada una de las ventas derivadas tendrá en este campo la misma devolución, es decir, la devolución global correspondiente a la opeación de venta origen.
TIPO DE PAGO : Donde se indicará si el pago ha sido en efectivo, tarjeta, talón, banco o mixto. En este último caso, haciendo doble clic sobre el campo se mostrará la descomposición del pago.
Téngase en cuenta que las líneas correspondientes a pagos y entregas a cuenta aparecerán resaltadas en verde.
En este proceso se dispone de la posibilidad de obtener un documento impreso (ticket, factura, etc.) de cualquiera de las operaciones presentes en el diario. Para ello, situarse sobre dicha operación y hacer clic sobre el botón Reimprimir. Con ello se tiene acceso al proceso OPERACIONES ANTERIORES, que permite la selección de documento a obtener y la impresión del mismo. Si así se desea, en el diario de ventas se puede efectuar una selección múltiple de líneas de forma previa a la utilización del botón Reimprimir, de forma que se obtenga documento de cada una de ellas sin tener que sacarlo uno a uno.
También es posible obtener por impresora la información que se está visualizando por pantalla, bastando para ello con hacer uso del botón Imprimir.
Por último, indicar que se dispone el botón Ver Resumen, que permite la consulta de la información de ventas desde distintos puntos de vista: Por vendedor, por vendedor y desglosado por familias, o una consulta de medias por vendedor. Para más información al respecto véanse los apartados correspondientes.
NOTA : Por defecto, en este proceso las líneas se muestran ordenadas por fecha dándose cada línea de operación seguida de sus correspondientes líneas de detalle. Como en otras parrillas de la aplicación, se puede ordenar la información por cualquier columna. Ahora bien, dada la naturaleza de la información tratada en este punto, debe tenerse en cuenta que las ordenaciones que se realicen pueden no atender ya a la lógica inicial de presentación y que en la nueva presentación de datos resultante se obviará la vinculación de líneas de detalle con sus respectivas líneas de operación. Es decir, pueden llegar a presentarse entremezcladamente líneas de operación y líneas de detalle sin más ordenación que la indicada por el usuario. Para que esto no ocurra, es decir, para que se mantenga el vínculo entre líneas de operación y líneas de detalle, se debe realizar la ordenación manteniendo pulsada la tecla