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Resumen: Explica el proceso Libro recetario (menú Ventas): registro obligatorio de psicótropos, estupefacientes, ECM y fórmulas, libro de estupefacientes, anotación automática o manual, validación de datos y particularidades (Galicia, Cataluña, receta electrónica).
Palabras clave: libro recetario, libro de estupefacientes, psicótropos, estupefacientes, fórmulas magistrales, especial control médico, ecm, libro oficial, validar datos del libro, anotación automática, recepción de estupefacientes
Preguntas típicas: ¿Cómo llevo el libro recetario en Farmatic? | ¿Se anotan automáticamente los psicótropos al vender? | ¿Qué pasa con el libro en Cataluña o Galicia?
Dada la obligatoriedad de reflejar en los libros recetarios las ventas de psicótropos, estupefacientes, sustancias estupefacientes, artículos de especial control médico y fórmulas, así como las recepciones de estupefacientes, FARMATIC incluye una serie de procesos que permiten elaborar y explotar dichos libros. Además, se podrán marcar artículos que, aún no perteneciendo a ninguno de los grupos citados, deban ser anotados en los libros.
Además del Libro Recetario, se obtendrá un registro sólo de estupefacientes, es decir, habrá también un Libro de Estupefacientes que podrá ser listado de forma independiente.
Tan sólo en el caso de Galicia, se generará tan sólo Libro de Estupefacientes, ya que en dicha Comunidad Autónoma no se gestiona Libro Recetario.
Optativamente, según se haya indicado en CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, estos libros se irán generando de forma automática, pidiéndose los datos necesarios en el mismo momento de la venta de un psicótropo, artículo o sustancia estupefaciente, E.C.M., fórmula o cualquier artículo que en su ficha haya sido marcado como de inclusión en el libro (se haya activado la caja de chequeo "Libro Recetario"). Ahora bien, los artículos de especial control médico (ECM), si bien entrarán en el Libro Recetario, entrarán o no en el Libro de Estupefacientes según lo que se haya indicado en el parámetro Gestión de ECM en Libro de Estupefacientes. Del mismo modo, cuando se anote en el Libro Recetario un estupefaciente de uso vetenerinario, se incluirá también en el Libro Recetario o no en función de si está activo o no el parámetro Gestión de Estupefacientes de uso veterinario en el Libro Recetario
También se pueden llevar los libros de forma manual, en cuyo caso no se piden datos en el momento de la venta, sino que se introducen directamente en el libro en el momento que se desee.
En el caso de algunas Comunidades Autónomas, se puede gestionar el libro electrónico de Estupefacientes desde el módulo de dispensación de Receta Electrónica, en cuyo caso la anotación y control del libro difiere de lo explicado en este apartado. Para más información véase la documentación del módulo de Receta Electrónica correspondiente.
En el caso de Cataluña, si está activa la gestión electrónica de los libros, no se generará ningún libro, puesto que este control lo realiza directamente el Servicio de Salud. Por tanto, cuando se entre en alguno de los libros en Farmatic, se visualizará la información que en ese momento tenga registrado el Servicio de Salud.
En cuanto a los movimientos correspondientes a recepciones de estupefacientes, será optativo el que se registren de forma automática en el proceso de recepción. Para que en la recepción se soliciten los datos correspondientes y se realice la anotación en el Libro Recetario se debe tener activo el parámetro “Gestión de Estupefacientes en Recepción”. Los artículos de especial control médico (ECM), entrarán o no en el Libro de Estupefacientes según lo que se haya indicado en el parámetro Gestión de ECM en Libro de Estupefacientes.
No obstante, en cualquier caso, se pueden borrar, añadir o modificar registros del libro (salvo en Cataluña si está activa la gestión electrónica de los libros). Cualquier modificación que se realice sobre el registro de un estupefaciente, se verá reflejado tanto en el Libro Recetario como en el Libro de Estupefacientes, se haya efectuado la modificación tanto desde uno como desde otro punto.
Del mismo modo, se dispone también de las correspondientes opciones para listar los libros por impresora, pudiéndose seleccionar los campos a imprimir, registros a incluir en el listado, etc., haciendo uso del botón Impresión. Asimismo, se puede modificar la numeración de los registros (para ello hacer clic en el Botón Renumerar). Todas estas opciones se disponen de forma independiente para el Libro Recetario y para el Libro de Estupefacientes.
En función de si se tienen o no activos los parámetros Validar datos del Libro Recetario y/o Validar datos del Libro de Estupefacientes, antes de grabar una anotación en el libro se comprobará que estén debidamente cumplimentados los datos obligatorios (según Comunidad Autónoma). Si se detecta que alguno de los datos obligatorios no está cumplimentado, se avisará de ello y no se permitirá la grabación de los datos.
En el caso de recepciones de estupefacientes o artículos de especial control médico que generen anotación en el Libro, únicamente se validará que el campo código de artículo no esté vacío.
Así, al entrar en LIBRO RECETARIO Y ESTUPEFACIENTES del menú VENTAS, se muestra una ventana en la que se dispone de dos pestañas: “LIBRO RECETARIO” y “LIBRO DE ESTUPEFACIENTES”.
De activarse la pestaña “LIBRO RECETARIO” : Se dispone de dos modalidades de consulta.
1.- Activando la pestaña “TODOS” se presenta un grid de exploración donde se presentan todos los registros que ya haya anotados en el libro, dándose de cada uno de ellos el número asignado en el Libro Recetario, la fecha de la venta, el código del artículo y la descripción, tipo, paciente, D.N.I., Número S.S., número y nombre del colegiado, precio y observaciones.. En la casilla tipo, se puede mostrar dependiendo del tipo de prescripción, P en el caso de psicótropo, E en el caso de estupefaciente, M si se trata de E.C.M., F si es una fórmula y O si es un artículo no perteneciente a ninguno de los grupos citados pero en su ficha está marcado como de anotación en libros.
2.- Activando la pestaña “E.C.M.” se presenta un grid con los mismos datos explicados, pero en la que solamente se incluirán los registros del Libro Recetario que correspondan a artículos E.C.M.
Será opcional que el número de orden que se asigna a cada registro del Libro Recetario vaya acompañado de los dos últimos dígitos del año en que se produce la anotación en el libro. Así pues, si se activa la caja de chequeo “Mostrar Numeración del Libro Compuesta (Número / Año)”, en el número del libro se añadirán al final y separado por una barra los dos dígitos del año. Por ejemplo, 00001/99. De no activarse esta caja en el número del libro no se hará referencia al año. Siguiendo con el mismo ejemplo, 00001.
De activarse la pestaña “LIBRO DE ESTUPEFACIENTES” : Se dispone de dos modalidades de consulta.
1.- Activando la pestaña “TODOS” se presenta un grid en la que sólo figurarán los estupefacientes registrados en el Libro Recetario. De cada uno de ellos se da el número que se le ha asignado en el Libro de Estupefacientes, número que le corresponde en el Libro Recetario, fecha de registro en el libro, código y descripción del artículo, tipo de movimiento (“Salida” si fue una venta o “Entrada” si fue una recepción), stock anterior a la venta o recepción, cantidad vendida o recepcionada y stock resultante, así como serie vale/número.
2.- Si se están incluyendo en el Libro de Estupefacientes los movimientos de medicamentos de especial control médico (parámetro Gestión de E.C.M. en Libro de Estupefacientes activado), en la consulta del Libro se dispone de la pestaña “E.C.M.” en la que se puede consultar solamente las entradas del Libro de este tipo. La información que se muestra es la misma que en la consulta del resto de entradas. Téngase en cuenta que en la pestaña “TODOS” se muestran todas las entradas del libro, incluidas las correspondientes a E.C.M. Desde esta pestaña “E.C.M.” se puede obtener el parte de utilización de E.C.M. Para ello, hacer uso del botón Imprimir. Se abrirá la ventana habitual de impresión del Libro pero con un nuevo check “Parte de utilización de E.C.M.” que deberá activarse para obtener el mencionado parte. Si no se activa el check, se imprimirán los datos que se seleccionen (cualquier cambio en cuanto a campos seleccionados que se realice en esta ventana afectará únicamente al parte de utilización de E.C.M., no afectando al formato del Libro Recetario o de Estupefacientes). Si se imprime el parte de utilización de E.C.M. se incluyen solamente estos datos:
Nombre y número de colegiado.
Número de enfermos.
Código y descripción de artículo.
Unidades dispensadas.
Tanto en la pestaña “LIBRO RECETARIO” como en la pestaña “LIBRO DE ESTUPEFACIENTES”, si se pulsa el botón derecho del ratón se tendrá acceso a una serie de opciones propias de un grid de exploración ordenar ascendente, ordenar descendente, imprimir, vista preliminar, configurar informe, etc.
Botones que permiten efectuar las posibles acciones en LIBRO RECETARIO y EN LIBRO DE ESTUPEFACIENTES:
: Permite añadir un nuevo registro. Los nuevos registros que se añadan, bien sea desde una u otra pestaña, tendrán su reflejo en el Libro Recetario y además en el Libro de Estupefacientes en el caso de tratarse de un estupefaciente.
: Permite consultar y/o modificar registros ya presentes en el libro. Cualquier modificación se verá reflejada tanto en el Libro Recetario como en el Libro de Estupefacientes (caso de tratarse de un registro de un estupefaciente), independientemente de la pestaña desde la que se realice la acción.
Si se trabaja con Receta Electrónica de Alicante, Castellón o Valencia, se solicitará indicar tipo de incidencia cuando se introduzca un nuevo registro de estupefaciente o sustancia estupefaciente modificando la fecha, así como al modificar algún dato en un registro ya existente de este tipo. En ambos casos, al grabar se presentará la lista de posibles incidencias para que se seleccione la adecuada.
Si el movimiento que se ha modificado ya ha sido enviado al Servicio de Salud, el registro original pasará a estar anulado y se creará el nuevo con tipo de movimiento ‘Corrección’ siempre y cuando se tenga parametrizado mantener el movimiento original en devoluciones y/o modificaciones. Si el movimiento original no había sido enviado aún al Servicio de Salud, se modificará directamente sin originarse ningún movimiento de corrección. Cuando se consulte unl movimiento de corrección aparecerá en la parte superior de la ventana una leyenda con la incidencia. En el caso de anulaciones de un registro (devoluciones) se asumirá automáticamente la incidencia ‘Eliminar movimiento’.
En farmacias de Castilla y León, Cantabria, Navarra, Asturias, Extremadura, Murcia, Castilla-La Mancha, La Rioja, Aragón, Madrid, Las Palmas y Tenerife, se evita el borrado automático de un registro ya notificado cuando se modifica el tipo de forma que implique anotación en Libro Recetario pero no en el de Estupefacientes (por ejemplo, si el registro pasa a ser de tipo ECM, piscótropo, Fórmula u Otros). Se indicará que debe eliminarse manualmente. Asimismo, si el movimiento es una corrección de un registro ya notificado, aunque la corrección no haya sido aún enviada tampoco se permitirá el cambio, avisándose de ello.
: Permite eliminar registros del libro. Recuérdese que el registro será eliminado tanto del Libro Recetario, como del Libro de Estupefacientes caso de tratarse de un estupefaciente. En el caso del borrado del Libro de Estupefacientes correspondiente a un ECM, se preguntará si se desea eliminarlo o no del Libro Recetario. Si se desea eliminar varios registros se deberá activar primero la caja de chequeo “Selección parcial de líneas”, para que sea posible seleccionarlas antes de hacer uso del botón Borrar. Tras el borrado se preguntará si se desea anotar esta acción en el histórico de registros eliminados, histórico éste que puede consultarse en cualquier momento haciendo uso del botón Histórico que se comenta más adelante.
En la Comunidad Valenciana, no se permite el borrado de registros ya enviados al Servicio de Salud, ni correcciones o anulaciones de movimientos ya enviados. Si se intenta borrar alguno de estos movimientos se emitirá un mensaje explicándolo. Si en el borrado se incluyen movimientos ya enviados junto a movimientos aún no enviados, se preguntará si incluir los no enviados que sí se van a borrar en el histórico, advirtiendo que solamente serán pasados esos movimientos y no los ya enviados que no pueden borrarse.
: Permite obtener el libro por impresora, según los criterios de impresión que el usuario determine. Tanto el criterio de impresión como el listado serán aplicados al Libro Recetario o al Libro de Estupefacientes, según la pestaña que se tenga activa. Y a todos los registros o solamente a los ECM según la opción desde la que se haya entrado a la impresión.
: Permite renumerar los registros del libro. La renumeración se hará del Libro Recetario o del Libro de Estupefacientes, según la pestaña que se tenga activa.
: Permite consultar el histórico de registros eliminados del Libro Recetario, es decir, registros que fueron borrados de él por el usuario. Este histórico tiene la misma apariencia que el propio Libro Recetario, por lo que figurarán los mismos datos, si bien referidos a registros eliminados. Este histórico puede ser impreso, siendo la configuración de impresión por defecto la misma que se haya utilizado en la última impresión del Libro Recetario, si bien esta configuración puede modificarse si se estima conveniente. Por tratarse de registros eliminados, puede darse el caso de que en el histórico se hallen registros con el mismo número de registro aunque de diferentes fechas, por lo que en el apartado de configuración de la impresión se tendrá la posibilidad de idicar el rango de fechas que se desea imprimir. Si se desea, se pueden eliminar definitivamente los registros de este histórico, seleccionándolos y haciendo uso del botón Borrar disponible a tal efecto.
: Sólo disponible si se trabaja con Receta Electrónica de Alicante, Castellón o Valencia, permite pasar registros del Libro de Estupefacientes al Histórico, estén ya enviados o no. Se presentará una ventana en la que elegir si pasar a histórico todas las líneas del Libro de Estupefacientes, solamente las previamente seleccionadas en el grid o las comprendidas entre unas fechas concretas. Se solicitará confirmación para proceder con el cambio. Una vez pasadas las líneas al histórico, estén o no ya enviadas al Servicio de Salud, desaparecerán del Libro propiamente dicho y entrarán a formar parte del histórico ( ).
Por último, indicar que se permite elegir el color con el que se mostrarán en el grid los registros ya enviados en la consulta del Libro de Estupefacientes. Para ello se dispone del parámetro Color de los registros enviados del Libro de Estupefacientes, en el entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Por defecto se aplicará color verde oscuro.