Ruta: Verifactu
Resumen: Explica el Reglamento Verifactu (RD 1007/2023) y cómo Farmatic envía en tiempo real a la A.E.A.T. los registros de facturación de ventas, devoluciones y liquidaciones. Introducción general del menú Utilidades > Verifactu.
Palabras clave: reglamento verifactu, agencia tributaria, aeat, hacienda, registro de facturación, código qr tributario, huella, antifraude, facturación electrónica, sif
Preguntas típicas: ¿Qué es Verifactu y cómo afecta a mi farmacia? | ¿Qué información se envía a Hacienda de cada venta? | ¿Se envía a la A.E.A.T. el detalle de la medicación?
El coloquialmente conocido “Reglamento Verifactu” establece los requisitos que deben adoptar los sistemas y programas informáticos que incluyan procesos de facturación, así como la estandarización de formatos de los registros de facturación aprobado por el Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre, como medida contra el fraude fiscal.
Establece que los sistemas informáticos de facturación (SIF) deben registrar cada operación en un “registro de facturación” inalterable, con huellas digitales encadenadas y firma electrónica, de modo que cualquier alteración posterior sea detectable.
Incluye también una serie de requisitos a cumplir, como la inclusión de un código QR tributario en los documentos de venta que se emitan, utilizar el modo de rectificación para modificación de facturas, comprobación de identidad de clientes en el censo de la A.E.A.T., etc.
Farmatic se ha adaptado a estas normativas, adoptando el modo de trabajo Verifactu, de envío a la agencia tributaria (A.E.A.T.) en tiempo real de la información de las operaciones de venta efectuadas (incluidas devoluciones y liquidaciones al Colegio), así como cualquier corrección o modificación que se realice sobre ellas.
Cabe destacar que a la A.E.A.T. no se envían tickets y facturas como tal, sino ‘Registros de Facturación’. Un registro de facturación incluye tanto datos de la venta o facturación (cliente si lo hay, importes, número de documento, fecha de expedición…) como otros datos de seguimiento exigidos por la nueva normativa (huella informática, tipo de registro, clave de régimen, etc.) y se estructura con un formato y un diseño únicos establecido en el nuevo reglamento. En ningún caso se envía detalle de la medicación retirada por el paciente.
Así, en Farmatic, toda venta o acción relacionada con las ventas (devoluciones, facturación, modificación de facturas, liquidación de recetas…) generará un ‘registro de facturación’ desde el mismo momento en que se produzca y será enviado a la A.E.A.T. de forma transparente para el usuario, sin interferir ni ralentizar el funcionamiento del sistema.
Si bien los procesos relacionados con Verifactu están integrados en Farmatic, esta gestión debe activarse expresamente cuando deba empezar a aplicarse según los plazos legales establecidos según el tipo de farmacia.
Una vez se active la gestión en Farmatic, además de todas las exigencias antifraude, se aplicará la modalidad ‘Verifactu’, enviándose los registros de facturación en tiempo real a la A.E.A.T.
También en cumplimiento de los requisitos legales, el usuario tendrá acceso a la certificación de Farmatic y su adaptación a este sistema. Para ello, Farmatic incluye la opción DECLARACIÓN RESPONSABLE SIF (menú UTILIDADES -> VERIFACTU) que abrirá un archivo pdf con la información legal exigida, pudiéndose imprimir.
Ruta: Verifactu > Configuración y activación Verifactu
Resumen: Tema contenedor (apenas texto propio) sobre cómo activar la gestión Verifactu desde Utilidades > Verifactu > Configuración Verifactu; remite a Configuración y Servicio de envíos.
Palabras clave: activar verifactu, configuración verifactu, versión 16.0.9840, servicio de envíos, sistema de reporte fiscal, multinif, empresas
Preguntas típicas: ¿Cómo activo Verifactu en Farmatic? | ¿Desde qué versión está disponible Verifactu?
Los procesos de gestión relacionados con la normativa Verifactu se incluyen en Farmatic a partir de la versión v16.0.9840.
Esta gestión debe activarse desde el proceso CONFIGURACIÓN VERIFACTU, ubicado en la opción VERIFACTU del menú UTILIDADES de Farmatic, previa configuración de una serie de datos requeridos para su correcto funcionamiento.
A continuación se detalla cómo activarla y qué conlleva su activación.
En las imágenes de ejemplo se han sombreado los datos sensibles por motivos de privacidad.
Ruta: Verifactu > Configuración y activación Verifactu > Configuración
Resumen: Pasos para configurar y activar Verifactu: parámetro Sistema de reporte fiscal de facturación en Configuración/Parámetros y alta de cada empresa en el proceso Configuración Verifactu (Utilidades > Verifactu).
Palabras clave: sistema de reporte fiscal de facturación, datos farmacia, multinif, distribuidor autorizado, país vasco navarra, activar verifactu, certificado, empresa, configurar verifactu, bot plus
Preguntas típicas: ¿Qué parámetro hay que cambiar para trabajar con Verifactu? | ¿Cómo configuro Verifactu si tengo varios NIF (MultiNif)? | ¿Las farmacias de Navarra o País Vasco deben activar Verifactu?
Configuración Verifactu
En primer lugar, para poder activar y trabajar correctamente con la gestión Verifactu, hay que configurar el parámetro Sistema de reporte fiscal de facturación en el entorno DATOS FARMACIA del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS de Farmatic:
Se debe elegir la opción ‘Verifactu (A.E.A.T.)’ salvo en farmacias del País Vasco y de Navarra, dado que no están sujetos a esta normativa. El valor de este parámetro por defecto será el que corresponda según la ubicación de la farmacia que se haya indicado en el apartado BOT PLUS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Si se trabaja con MultiNif, debe configurarse este parámetro para cada una de las empresas (apartados Datos Farmacia 2º NIF, etc.). Si se diera el caso, se admite definir empresas con diferentes sistemas de reporte fiscal.
Una vez determinadas las empresas que van a trabajar con Verifactu, habrá que configurarlas en el proceso CONFIGURACIÓN Verifactu, en el menú UTILIDADES -> VERIFACTU.
Al entrar en este proceso ya aparecerán todas las empresas, si bien solo se podrán configurar aquellas en las que se haya parametrizado que utilizan Verifactu como sistema de reporte fiscal de facturación. Si no se lleva MultiNif, solamente aparecerá una empresa, la farmacia.
Para configurar una empresa para su gestión en Verifactu se debe seleccionar y hacer doble clic o usar el botón .
En primera instancia, se presentará un aviso aconsejando que la configuración la realice un distribuidor autorizado de Farmatic. Si la persona que está accediendo a configuración es distribuidor, podrá identificarse con su código a tal efecto asignado por Consoft (empresa desarrolladora de Farmatic). Si no lo es, dejar vacío el campo de identificación. En ambos casos, una vez se haga clic en el botón quedará registrada la configuración que se realice, con constancia de si la ha realizado un distribuidor identificado de Farmatic o no. En el caso de que no haya sido un distribuidor, se entendrá que ha configurado el vendedor que se haya identificado al entrar, si el proceso de configuración está protegido. Si no lo está, sólo quedará registrado que la configuración no la ha realizado un distribuidor, sin identificación de quién la realizó.
En todo momento se podrá consultar el registro de configuraciones, auditorías, que se habrán ido guardando en cada ocasión en que se guarde una nueva configuración. Para ello se dispone del botón .
Cada auditoría reflejará el valor de cada dato de configuración en el momento en que se grabó., así como si la configuración la realizó un distribuidor de Farmatic (y cual) o si la realizó un vendedor identificado (o no identificado, si es el caso, según se ha explicado ya).
Si así se desea, se puede obtener un informe de auditoría en pdf, pudiéndose imprimir. Se dispone para ello del botón .
Ejemplo parcial de informe de auditoría:
Para trabajar con Verifactu, cada empresa debe tener asociado un certificado, bien sea de persona física o de entidad fiscal, según corresponda. Por ello, al entrar a configurar una empresa se presentará esta ventana para poder asociar el certificado correspondiente:
El botón permitirá instalar un certificado, solicitándose la ubicación de este.
Si el certificado a utilizar ya estuviera instalado en el sistema, bastará con hacer uso del botón para asociarlo a la empresa para su uso en Verifactu.
Ahora bien, hay que destacar que el certificado se instala en una base de datos de certificados propia (FarmaticCert). No requiere estar instalado en el sistema. No obstante, también se podrán utilizar los certificados instalados en el equipo servidor, tanto en el almacén de certificados del equipo como en el almacén de certificados de usuario, siempre y cuando sea un certificado con clave privada (con capacidad de firma).
En la ventana de selección de certificados, los certificados en base de datos presentarán el icono y los certificados instalados en el equipo el icono .
Aquellos certificados almacenados en base de datos propia (FarmaticCert) en los que no se pueda recuperar correctamente su contraseña presentarán el icono . Al seleccionarlos, se habilita el botón que permite volver a establecer la contraseña del certificado si fuera necesario (por ejemplo, por haberse restaurado una copia de base de datos y no ser posible la recuperación de la contraseña cifrada).
Al respecto, indicar que si por algún motivo no fuese posible la recuperación de la contraseña del certificado que se esté utilizando, se presentaría un error de certificado no accesible. En la misma ventana de error se dispondrá del enlace ‘Restablecer contraseña del certificado’ que permitirá restablecer la constraseña (acción equivalente al uso del botón anteriormente comentado).
Para que sea posible el acceso al almacén de certificados del usuario, es preciso configurar credenciales de acceso haciendo uso del botón . Se deberá cumplimentar estos datos:
El campo ‘Dominio’ puede dejarse vacío si realmente no existe un dominio definido en el sistema. ‘Usuario’ y ‘Contraseña’ deben cumplimentarse con los datos de acceso del usuario a su sistema informático.
El check Certificado de sello de entidad solamente se debe activar cuando se vaya a utilizar un Certificado de Sello de Entidad. Si el certificado a utilizar es de empresa pero tipo Administrador Único o Solidario, Persona Jurídica, etc., este check no se debe marcar.
Una vez asociado el certificado a la empresa, se mostrará en pantalla como sigue (en la imagen se han sombreado los datos sensibles por motivos de privacidad):
Se dispone del botón para desasociar un certificado si en algún momento fuera necesario.
El botón permitirá ver información detallada del certificado una vez ya asociado a la empresa.
El botón permite comprobar si el certificado instalado es reconocido correctamente por la A.E.A.T. Además se comprueba si el NIF del certificado coincide con el de la empresa y si los datos configurados de NIF + Nombre de empresa se corresponden con un obligado tributario registrado en la A.E.A.T.
Téngase en cuenta que, en la configuración de Verifactu, inicialmente el nombre o razón social de la empresa se toma del apartado DATOS EMPRESA del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, si bien se puede editar y modificar para que se ajuste al registrado en el certificado y A.E.A.T.
Si, como en el ejemplo, no coincidiese la razón social de la empresa en la configuración con la realmente asociada al certificado., al aceptar se actualizará el dato en la configuración.
Una vez asociado correctamente el certificado, como parte de la configuración de la empresa, también se deben cumplimentar estos campos:
Impuesto de aplicación: IVA para farmacias en territorio peninsular, IPSI para Ceuta y Melilla o IGIC para farmacias de Canarias.
Tipo régimen: Indicar si la farmacia trabaja en Recargo de Equivalencia o en Régimen General. Si se ha indicado impuesto de aplicación IGIC, los tipos de régimen disponibles serán los adecuados (Régimen General, Régimen especial del pequeño empresario o profesional o bien Régimen especial de comerciante minorista). Si el impuesto de aplicación es IPSI, estarán disponibles los tipos contemplados en ese caso (Régimen General, Operaciones sujetas al IGIC/iva (Impuesto General Indirecto Canario / Impuesto sobre el Valor Añadido), Régimen estimación objetiva, Operaciones recogidas en el artículo 73.4 y 5 de la Ordenanza fiscal IPSI (Sólo Ceuta) u Operaciones exteriores exentas).
Llegados a este punto, ya puede activarse la gestión Verifactu. Para ello se dispone del campo Activación SIF Verifactu.
El valor inicial ‘No definido’ implica que no está activa la gestión Verifactu en ningún sentido. Para activarla, se debe elegir la opción que corresponda (se ofrecen las opciones correspondientes a las fechas de puesta en marcha exigidas legalmente según la condición de la empresa: persona física o jurídica, o bien determinar libremente una fecha concreta de activación mediante la opción ‘Seleccionar fecha’). También se ofrece la posibilidad de activación inmediata (‘Activar ahora’).
Si se ha optado por activación según fechas, la gestión Verifactu se activará automáticamente llegado ese momento. No se hará gestión Verifactu en Farmatic hasta entonces.
A partir del momento en que se haya determinado la activación, se aplicarán todas las normativas relacionadas con el reglamento Verifactu (códigos QR en documentos de venta, modificación de recetas mediante rectificativas, generación de registros de facturación encadenados, etc.).
Asimismo, cada operación de venta, devolución, liquidación de recetas, rectificación o anulación de una factura generará su correspondiente registro de facturación que será notificado a la agencia tributaria A.E.A.T. en tiempo real.
Téngase en cuenta que se incluirán en la gestión Verifactu la información relativa a ventas realizadas desde cualquier puesto de trabajo de la farmacia, aunque en alguna de las máquinas aún se tenga instalada una versión inferior a la v16.0.9840, puesto que hay un servicio único de envíos a la A.E.A.T. que realiza esta gestión recogiendo las operaciones de todos los puestos.
Puesto que la gestión Verifactu conlleva la generación de facturas rectificativas, su activación implica que también se activen automáticamente estos parámetros:
Asimismo, se parametrizará automáticamente que no se permita la modificación de líneas del saldo del cliente:
Una vez activa la gestión Verifactu, la barra de herramientas de Farmatic incorporará el botón . Si todas las empresas están debidamente configuradas, este botón dará acceso al proceso HISTÓRICO Verifactu que se detalla más adelante. Si hubiese alguna empresa que aún no tuviese activada la gestión Verifactu, este botón dará acceso al proceso CONFIGURACIÓN VERIFACTU.
En cualquier momento se puede desactivar la gestión Verifactu haciendo uso del botón .
En la ventana de configuración de empresas se mostrará claramente si una empresa está correctamente configurada, si hay incidencias y si el certificado está correcto.
Las empresas correctamente configuradas irán acompañadas del icono .
Las no configuradas correctamente se acompañarán del icono .
Si la empresa está correctamente configurada pero su activación en Verifactu está postpuesta, presentará el icono hasta que se active.
Aquellas empresas en las que el sistema de reporte fiscal no sea Verifactu tendrán el icono . En estas no se podrá acceder al proceso de configuración, pues no ha lugar:
Se dispone del botón para refrescar el estado de configuración de las empresas, releyendo la configuración de los certificados.
De otra parte, debe tenerse en cuenta que al entrar en el proceso CONFIGURACIÓN Verifactu en la máquina servidora se comprobará si la hora del sistema se corresponde con la hora actual oficial de España (según la configuración horaria que se tenga establecida en Windows). En caso de no coincidir se dará opción a sincronizarla:
Esta comprobación puede forzarse cuando se desee haciendo uso del botón .
Finalmente, indicar que si se produjese alguna incidencia relacionada con el certificado o con la configuración de la empresa, se bloqueará el envío de información a la A.E.A.T. Una vez subsanado el problema se debe dar la incidencia como resuelta para que se reanude el envío de información a la A.E.A.T. Para ello, en la ventana de configuración de la empresa se dispone del botón .
Ruta: Verifactu > Configuración y activación Verifactu > Servicio de envíos Verifactu
Resumen: Describe el servicio '(Consoft) Farmatic Verifactu Service' que envía los registros a la A.E.A.T. aproximadamente cada minuto, y cómo iniciarlo, detenerlo o configurarlo desde Configuración Verifactu en el servidor.
Palabras clave: servicio de envíos, farmatic verifactu service, detener servicio, reanudar servicio, sin conexión, estado servicio, servidor, envío cada minuto, error al arrancar servicio, barra de estado
Preguntas típicas: ¿Cómo sé si el servicio de Verifactu está funcionando? | ¿Cómo paro o reanudo el envío a la A.E.A.T.? | Pone 'No disponible (Servicio remoto)', ¿qué significa?
Servicios de Envíos Verifactu
El envío de información a la A.E.A.T. relacionado con la gestión Verifactu se lleva a cabo por un servicio denominado ‘(Consoft) Farmatic Verifactu Service’ que se habrá instalado en el servidor de base de datos de Farmatic al instalar la versión de Farmatic que incluye esta gestión.
Este servicio se encargará de recopilar todas las ventas, facturaciones a clientes, liquidaciones de recetas, rectificaciones de datos, etc. que se produzcan, en cualquiera de los puestos de trabajo de la farmacia, generando los correspondientes registros en Verifactu para ser enviados a la A.E.A.T. con la cadencia exigida (aproximadamente, cada minuto).
En la ventana del proceso CONFIGURACIÓN VERIFACTU se dispone de los botones que permiten activar, detener y reanudar la ejecución de dicho servicio: .
En la máquina servidora, el campo ESTADO indicará si el servicio está en ejecución (en verde) o detenido (en rojo). En el resto de puestos de trabajo, en este campo aparecerá ‘No disponible (Servicio remoto)’. En todos los puestos, se muestra la versión del servicio instalada, la base de datos con la que está trabajando y la máquina en la que está instalado.
También en la barra de estado de Farmatic se muestra si el servicio está conectado o está sin conexión:
Si se produjese un error al arrancar el servicio, se advertirá al usuario:
El servicio se configura también desde el proceso CONFIGURACIÓN VERIFACTU, siempre desde la máquina servidora de Farmatic, haciendo uso del botón . Al igual que en el apartado de configuración de empresas, se solicitará identificar quién hace la configuración (distribuidor autorizado de Farmatic, personal de la farmacia…).
La configuración del servicio de envíos Veri*Factu consta de estos tres apartados:
Pestaña “SERVICIO VERIFACTU CONSOFT”
Puesto que al arrancar el servicio por primera vez se toman estos datos de la última conexión de Farmatic, normalmente no habrá que modificar ninguno de estos datos a no ser que cambien. Se puede activar o no el que se vaya generando un log de seguimiento del servicio.
Al margen de la configuración estándar mencionada, que será la habitual en las farmacias, puede darse el caso particular de que se tengan configurados accesos a Farmatic en los que se parametrice conexión a bases de datos distintas. Por ejemplo, puede haber un acceso directo a Farmatic configurado para trabajar con la base de datos A y otro en el que se especifique conexión a base de datos B, de forma que cuando se entre a Farmatic se estará trabajando con una u otra base en función del acceso de entrada utilizado.
En estos casos, puesto que solamente hay un servicio de notificaciones a Verifactu, se deberá configurar el mismo de forma que sea capaz de trabajar con una u otra base de datos según corresponda.
Por ello, en la pestaña “SERVICIO VERIFACTU CONSOFT” (en el proceso CONFIGURACIÓN VERI*FACTU -> ) se dispone del campo ‘Tipo de conexión a base de datos’ que presenta dos opciones:
Simple: Opción por defecto que implica que el servicio Verifactu solamente trabajará con una base de datos, la que se tenga configurada en Farmatic. Este es el modo habitual de trabajo.
Múltiple: Permite definir otras bases de datos diferentes a las que el servicio Verifactu deberá acceder cuando Farmatic establezca dicha conexión.
Sólo en el caso de trabajar en modalidad ‘Múltiple’, se presentará un espacio donde poder añadir, editar o eliminar las bases de datos a las que pueda necesitar acceder el servicio Verifactu:
Al hacer clic en el botón se abrirá esta ventana en la que configurar el acceso a la base de datos:
Una vez completado se comprobará la accesibilidad de esa base de datos con las credenciales indicadas. Si la conexión se realiza correctamente, se presentará el mensaje:
Se deberá proceder de la misma manera con todas las bases de datos con las que se vaya a trabajar:
Al haberse realizado cambios en la configuración del servicio, éste se reiniciará automáticamente:
En caso de que no fuera posible la conexión con los datos indicados, se avisaría de ello mediante un mensaje explicativo según el caso y no quedaría configurada dicha base de datos:
Destacar que sólo tendrá sentido la modalidad ‘Múltiple’ si se va a trabajar con 2 o más bases de datos, por lo que si se configurara solamente una, al aceptar se emitiría el siguiente mensaje:
En Farmatic se aplican estos controles:
1.- Si se tiene configurado el servicio de Verifactu en modalidad ‘Simple’ y se ejecuta Farmatic teniendo parametrizado que trabaje con una base de datos diferente a la que utiliza el servicio, se mostrará este mensaje:
2.- Si se tiene configurado el servicio de Verifactu en modalidad ‘Múltiple’ pero se ejecuta Farmatic teniendo parametrizado que trabaje con una base de datos que no está contemplada en la configuración del servicio, se mostrará este mensaje:
3.- Si se tiene configurado el servicio de Verifactu en modalidad ‘Múltiple’ y se ejecuta Farmatic en modo normal (sin hacer uso de un acceso que apunte a una base parametrizada) se mostrará este mensaje:
Pestaña “SERVICIOS WEB A.E.A.T.”
Pestaña “QR VERIFACTU”
Tanto en la pestaña “SERVICIOS WEB AEAT” como en “QR VERIFACTU”, se dispone del check ‘Usar URL personalizada’. En principio no será necesario activar el check, ya que se utilizarán las direcciones de conexión por defecto con los correspondientes servicios de la A.E.A.T. Pero, si fuera necesario en algún momento, su activación permitirá utilizar otras direcciones de conexión.
Por último, indicar que si se restaura una copia de seguridad obtenida en otra máquina, el servicio no estará disponible (existe servicio en local, pero no es la máquina establecida como servidor Verifactu). En estos casos, se informa del servidor Verifactu establecido en ese momento y se habilitará el botón para corregir la situación .
Ruta: Verifactu > Gestión Verifactu en Farmatic
Resumen: Tema contenedor de los procesos de Farmatic afectados por Verifactu (ventas, facturación, devoluciones, rectificaciones, histórico, estados, copias de seguridad).
Palabras clave: verifactu, ventas, facturación, rectificar, anular, histórico verifactu, estados, protecciones, copia de seguridad
Preguntas típicas: ¿Qué procesos de Farmatic cambian con Verifactu? | ¿Dónde encuentro la ayuda sobre ventas y facturas con Verifactu?
Son varios los procesos de Farmatic implicados en la aplicación de la normativa Verifactu.. Todos aquellos relacionados con las ventas, facturación, emisión de documentos de venta...