Ruta: Compras
Resumen: Introducción al menú Compras: procesos (carteras, pedidos, programaciones, albaranes, facturas, reaprovisionamientos, histórico, devoluciones, existencias mínimas) y formas de generar pedidos a proveedores.
Palabras clave: compras, pedidos a proveedores, stock mínimo, stock máximo, rotura de stock, cartera, albaranes, reaprovisionamientos, existencias mínimas, hacer pedido
Preguntas típicas: ¿Cómo se generan los pedidos a proveedores en Farmatic? | ¿Qué procesos hay en el menú Compras? | ¿Cuándo entra un artículo en cartera?
En esta opción del menú se incluyen aquellos procesos que facilitan un riguroso control de todos los aspectos relacionados con la elaboración de pedidos a los diferentes proveedores, así como el control de la mercancía recibida, tanto en el ámbito de almacén como en el ámbito administrativo, pudiendo obtener datos estadísticos que faciliten alcanzar una ventajosa política de compras. Dichos procesos son:
CARTERAS
PEDIDOS
PROGRAMACIÓN DE ENVÍO DE PEDIDOS
PROGRAMACIÓN DE CARTERA A PEDIDO
ALBARANES
FACTURAS
REAPROVISIONAMIENTOS
HISTÓRICO DE COMPRAS
DEVOLUCIONES
EXISTENCIAS MÍNIMAS
En FARMATIC se pueden generar pedidos a proveedores de varias formas diferentes:
1.- De forma manual, es decir, indicando el usuario directamente qué artículos desea pedir, en qué cantidad y a qué proveedor desea efectuar el pedido. Una vez elaborado el pedido, queda listo para que, en su momento, se notifique la recepción de la mercancía pedida.
2.- De forma automática, basándose en rotura de stock. Es decir, cada artículo tiene asignado en su ficha un stock máximo, un mínimo y un stock actual. Cuando, por cualquier motivo según se comentará más adelante, el stock actual de un artículo llega a ser igual o inferior a su stock mínimo, el artículo entra en lo que se denomina una cartera, que no es más que una propuesta de pedido donde se van acumulando todos los artículos que estén en situación de ser pedidos. En este caso, el usuario podrá revisar la cartera, pudiendo efectuar las modificaciones que estime oportunas, y después generar un pedido en firme partiendo de dicha propuesta. Dicho pedido en firme quedará pendiente para, cuando se reciba la mercancía, notificar su entrada. Esta será la forma más habitual en el caso de los pedidos diarios.
3.- Por reaprovisionamiento, basándose en consumos estadísticos de períodos anteriores. Es decir, se analizará el consumo habido en un período determinado por el usuario y se pedirá en base a dicho consumo para cubrir un cierto número de días. En este caso, el usuario generará una lista de aquellos artículos de los que desea efectuar pedido, elaborará una fórmula que analice los consumos habidos en un determinado período y señalará para cuántos días quiere pedir mercancía. De esta forma, el programa calculará las unidades que deberían ser pedidas de cada artículo y generará una propuesta de pedido, es decir, una cartera. La misma podrá ser revisada por el usuario y, posteriormente, emitirá un pedido partiendo de la misma. Al igual que en el caso anteriormente expuesto, este pedido quedará pendiente para, cuando se reciba la mercancía, notificar su entrada.
4.- De forma directa, como fruto de una simulación de compras. Es decir, FARMATIC dispone de un proceso mediante el cual el usuario puede ir introduciendo de cada artículo las unidades a pedir y unidades de bonificación, así como condiciones de compra (descuentos) que un distribuidor ofrezca en un momento determinado, de forma que el programa proporcionará información sobre los márgenes reales que se obtendrían si se hiciera dicha compra en firme. Desde este mismo proceso, si el usuario así lo estima conveniente, se puede generar directamente el pedido de dichos artículos, quedando éste pendiente de su correspondiente notificación de recepción.
5.- Haciendo uso de REALIZAR PEDIDO desde el proceso VENTAS MOSTRADOR, mediante la cual se puede pedir directamente al proveedor las líneas de venta seleccionadas.
6.- Haciendo uso del botón Pedir disponible en ENCARGOS del proceso VENTAS MOSTRADOR, mediante el cual se puede pedir directamente al proveedor los artículos incluidos en el encargo que se esté editando.
Cabe señalar que el usuario no debe optar por una forma u otra de efectuar pedidos, pues no son excluyentes entre sí, sino que podrán convivir, utilizando el usuario en cada momento el método que estime más conveniente. Sea cual sea la forma en que un pedido en firme ha sido generado, su posterior tratamiento y la notificación de su recepción será idéntica.
Como ya se ha comentado, una cartera de pedidos no es más que un fichero donde se van incluyendo todos aquellos artículos que, por cualquier motivo, ha sido considerado conveniente ser pedidos. Puesto que se trata tan sólo de una propuesta, el usuario podrá modificarla si así lo desea, incluyendo nuevos artículos, eliminando los ya propuestos o modificando las cantidades a pedir.
Los procesos que pueden provocar un paso automático a cartera son los siguientes:
. VENTAS: Si al vender un artículo su stock actual pasa a ser igual o inferior al mínimo, el artículo pasa a cartera. Pasará a la cartera de ventas, concretamente la que el usuario haya asignado a tal efecto. Ahora bien, debe recordarse que existe el parámetro "Actualización de stocks en ventas". Si este parámetro está desactivado, es decir, las ventas no actualizan el stock, no se producirán roturas de stock por la venta de artículos, por lo que no habrá paso automático a cartera. Del mismo modo, no habrá paso a cartera al quedar bajo mínimo por venta cuando esté desactivado el parámetro Habilita la gestión automática de la cartera al realizar una venta.
. ENVÍO DE PEDIDOS: En el caso de enviar el pedido vía módem a un proveedor que en el mismo momento comunica que no puede servir la mercancía solicitada, de forma optativa se podrá incluir la cantidad que no se va a recibir en una cartera, de forma que se pueda pedir a otro proveedor. De esta forma dicha cantidad queda excluida del pedido inicial, gestionándose así las faltas en el mismo momento del envío del pedido, sin tener que esperar al momento de la recepción de dicha mercancía. No obstante, no habrá paso a cartera cuando esté desactivado el parámetro Habilita la gestión automática de la cartera al recibir una comunicación de faltas del proveedor.
. RECEPCIÓN: Si al confirmar la entrada de un pedido se producen faltas, no se recibe ninguna unidad de algún artículo (es decir, la cantidad recibida es 0), las unidades que no se han recibido pasan la cartera de faltas en recepción, concretamente la que el usuario haya asignado para este proceso. Del mismo modo, al recibir mercancía, aunque se reciba en su totalidad la cantidad pedida, si el stock resultante (stock que había más lo recibido) no llega a superar el stock mínimo, el artículo también pasa a esta cartera, pues el artículo queda en una situación de rotura de stock. Como salvedad, no habrá paso a cartera cuando esté desactivado el parámetro Habilita la gestión automática de la cartera al realizar una recepción.
. ARTÍCULOS: En el momento de grabar la ficha de un artículo, ya sea porque se acaba de dar de alta, o porque se ha estado revisando, si el stock actual es igual o inferior al mínimo, el artículo pasará a la cartera que se tenga asignada para VENTAS. Ahora bien, este paso a cartera no se producirá si el artículo está pendiente de recibirse. Tampoco habrá paso a cartera si se tiene desactivado el parámetro Habilita la gestión automática de la cartera al modificar el stock de un artículo.
. REAPROVISIONAMIENTOS: Cuando el usuario efectúe un cálculo de este tipo, los artículos implicados pasarán, de forma optativa, a la cartera.
Siempre que se produce un paso automático de un artículo a cartera, salvo en el caso de un cálculo por reaprovisionamiento, la cantidad que se propone a pedir es aquella que, sumada al stock actual del artículo llega a igualar el stock máximo. Es decir, se propone a pedir la diferencia entre el stock máximo menos el actual. Ahora bien, en el caso de que el artículo tenga asignado un lote óptimo, éste es tenido en cuenta de forma que la cantidad a pedir será siempre múltiplo de dicho lote. Así pues, indicar un lote óptimo implica que cuando se generen pedidos automáticos la cantidad a pedir será siempre múltiplo de dicho lote. Por tanto, cuando el stock actual llegue a ser igual o inferior al stock mínimo, se efectúa una propuesta de pedido múltiplo del lote óptimo hasta llegar a igualar el stock máximo o quedar lo más cercano a él pero sin rebasarlo.
Si en algún momento la diferencia entre stock mínimo y stock máximo fuese inferior al lote óptimo, situación ésta no muy coherente, al producirse la ruptura de stock se pediría un lote, aunque esto suponga sobrepasar el stock máximo.
Ejemplo: Si el máximo es 5 y el mínimo 0, con un lote óptimo de 6, cuando el actual sea 0 se pedirán 6, pues una cantidad inferior, que no superase el máximo, no sería múltiplo del lote.
Cada uno de los procesos antes mencionados, salvo REAPROVISIONAMIENTOS, cada vez que se ejecute actualizará la cartera con la que trabaja si ello fuese necesario.
Ejemplo: Si un artículo al venderlo queda bajo mínimo y pasan a cartera 3 unidades, al vender una nueva unidad en cartera se actualizará quedando propuesto a pedir 4 unidades.
Ahora bien, esta actualización no se hace efectuando sumas a las cantidades que ya habían en cartera, sino que cada vez se deja en cartera la diferencia entre stock máximo y actual.
Ejemplo: Si habían 3 unidades y, por haber modificado stocks, al vender de nuevo una unidad y quedar bajo mínimo la diferencia entre stock máximo y actual fuese de 5 unidades, se proponen a pedir esas 5 unidades.
Recuérdese que en la ficha del artículo se indica en todo momento si el mismo está en alguna cartera y cuántas unidades hay en ellas. Asimismo se informa de si el artículo está en algún pedido y, por tanto, pendiente de recibirse. Igualmente, si se tiene activado, el HISTÓRICO DE ARTÍCULOS refleja cualquier entrada o salida de un artículo de cartera, así como la generación de pedidos en firme, indicándose fecha y hora, proceso que provocó la entrada o salida de cartera y la variación que ha habido en cuanto a cantidad propuesta a pedir, así como las unidades que entran en la generación de un pedido, etc. Este proceso puede ser de una gran utilidad para llevar un seguimiento sobre si las propuestas de pedidos se adecuan o no a la realidad de la oficina de farmacia.
Ruta: Compras > Carteras
Resumen: Explica qué es una cartera de pedidos o de devolución (propuesta de pedido modificable) en Compras > Carteras, y su sincronización.
Palabras clave: cartera de pedidos, cartera de devolución, propuesta de pedido, mover artículos entre carteras, sincronización, artículos a pedir, devolver al proveedor
Preguntas típicas: ¿Qué es una cartera? | ¿Cómo devuelvo mercancía caducada al proveedor? | ¿Puedo pasar artículos de una cartera a otra?
Una cartera de pedidos es un fichero donde se van incluyendo todos aquellos artículos que, por cualquier motivo, ha sido considerado conveniente ser pedidos. Puesto que se trata tan sólo de una propuesta, el usuario podrá modificarla si así lo desea, incluyendo nuevos artículos, eliminando los ya propuestos o modificando las cantidades a pedir. Los artículos de las carteras pueden moverse de una cartera a otra así como copiarse los de unas sobre otras.
Existen también las carteras de devolución, donde se pueden ir introduciendo de forma manual los artículos que en su momento hayan de ser devueltos al proveedor (por estar caducos, deteriorados, etc.). Para más información sobre el uso de estas carteras, véase el proceso DEVOLUCIONES.
Como ya se ha comentado en la introducción a este capítulo, los artículos que están en situación de ser pedidos pasan a una cartera, que el usuario puede revisar y modificar según estime conveniente para, posteriormente, emitir el correspondiente pedido.
Existe un proceso denominado sincronización de carteras consistente en que, cuando se esté editando una cartera, los cambios que sobre ella se produzcan desde otros procesos se vayan actualizando y visualizándose en la cartera editada. Esta sincronización de carteras será optativa, así como la frecuencia con que se produzca sincronización. Para más información al respecto véase el apartado SINCRONIZACIÓN DE CARTERAS.
De otra parte, cuando se intente entrar en una cartera que esté siendo utilizada desde otro puesto de trabajo, se emitirá un aviso y se pedirá conformidad para desbloquearla y abrirla. Si se da dicha conformidad, el control de la cartera pasa a ser de este puesto de trabajo, aceptándose sus modificaciones. Si no se da dicha conformidad, no se podrá modificar desde este puesto de trabajo, pues el control lo tiene el puesto de trabajo que la tenía abierta previamente.
A continuación se van a detallar los procesos relacionados con la manipulación directa de carteras.
Para acceder a la manipulación de carteras de pedidos se debe entrar desde el proceso CARTERAS del menú de COMPRAS.
Este proceso permite el acceso a las carteras de pedidos, así como la creación de nuevas carteras (mediante el uso del botón Crear Cartera disponible a tal efecto). Al entrar al proceso presenta la cartera asignada a ventas, no obstante se puede seleccionar la deseada.
Se presentan en pantalla todos los artículos que están en la cartera, en situación de ser pedidos. De estar la cartera vacía se presenta la cartera vacía para poder introducir en ella los artículos que se estime oportuno. La introducción de artículos podrá realizarse tanto vía teclado como vía scanner.
Desde la cartera se podrá acceder directamente a la consulta de base de datos del C.G.C.O.F. mediante la pulsación de . Desde la pestaña “SUSTITUCIÓN” se podrá hacer sustitución de artículo solamente en líneas nuevas de la cartera (no en líneas que ya hubiera en la cartera antes de abrirla).
También se podrá acceder a la ficha en Bot Plus del artículo seleccionado, bastando para ello con hacer uso de las teclas
Por último, indicar que en aquellos procesos que manejan carteras se dispondrá de la correspondiente caja desplegable en la que se podrá elegir la cartera con la que trabajar en ese momento. En dicha caja, se mostrará para cada cartera su nombre y, entre paréntesis, el número de líneas que contiene dicha cartera.