Ruta: Compras > Carteras > Campos para cada línea de la cartera
Resumen: Describe uno a uno los campos de cada línea de una cartera (código con bonificación, observaciones, cantidades, stock, proveedor, retención, S.A.C.S., etc.) en Compras > Carteras.
Palabras clave: campos de la cartera, línea de cartera, bonificado, observaciones en cartera, cantidad a pedir, unidades retenidas, proveedor asignado, sacs, columnas cartera, código en verde
Preguntas típicas: ¿Qué significa cada columna de la cartera? | ¿Por qué sale un código en verde con el icono Bonificado? | ¿Qué es el campo Reten. de la cartera?
CÓDIGO del artículo. Este campo aparecerá resaltado en verde y acompañado del icono Bonificado si el artículo tiene alguna bonificación para algún proveedor, aunque la línea de cartera no esté asignada a proveedor con bonificación. Además, el código aparecerá en negrilla si el proveedor al que está asignada la línea de cartera tiene bonificación para el artículo. A pie de ventana se informa de las bonificaciones existentes para ese artículo. Puede darse el caso de que el código de un artículo aparezca resaltado en verde y con el icono Bonificado y, sin embargo, en el apartado de bonificaciones no aparezca ninguna. Ello es debido a que el artículo sí tiene bonificación dada de alta en su ficha pero la fecha de validez de la misma ya ha cumplido. Es decir, existe bonificación pero está caducada. Por último recordar que cuando se introduzca un artículo que tenga observaciones a mostrar en cartera, se presentará una ventana con dichas observaciones. Asimismo, se dispone del botón Observaciones, que permite acceder a las observaciones de todos los artículos presentes en la cartera que tengan observaciones a mostrar en cartera definidas en sus fichas. De otra parte, si así se ha indicado en el proceso SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.), los artículos que deban ser controlados aparecerán señalados con el icono . Se podrá acceder directamente a la realización de controles de stock haciendo uso del botón que figurará a tal efecto en la barra de herramientas. Y si se activó el ‘control al vuelo’ en el entorno carteras, cuando se introduzca un artículo que deba ser controlado, se presentará automáticamente una ventana donde introducir su stock real. Para más información al respecto, véase la ayuda SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.).
DESCRIPCIÓN del artículo. Si el artículo está incluido en algún conjunto homogéneo, en este campo se identificará mediante el icono correspondiente (véase DISPENSACIÓN DE ARTÍCULOS GENÉRICOS). Del mismo modo, si el artículo está incluido en algún grupo sujeto a gestión de precios menores, se identificará en este campo mediante el icono P.Máximo, icono P.Máximo Financiado o icono P.Máximo No Financiado, según corresponda en función del P.V.P. y el precio menor del grupo.
En los mencionados casos, situando el cursor sobre el icono se muestra una ventana informativa donde figura la siguiente información:
. Nombre del conjunto homogéneo o grupo de precio menor.
. Consumo del artículo en las 6 últimas decenas.
. Consumo del artículo en las 6 últimas quincenas.
. Consumo global del conjunto en las 6 últimas decenas.
. Consumo global del conjunto en las 6 últimas quincenas.
. % de venta del artículo sobre el total del grupo en las 6 últimas decenas.
. % de venta del artículo sobre el total del grupo en las 6 últimas quincenas.
. Stock total del grupo.
. Precio de Referencia.
. Menor Precio.
. Proveedor al que se ha comprado por última vez.
Si se hace clic sobre dicha ventana, su información pasará a mostrarse en una parrilla independiente, a fin de que pueda ser impresa, exportada, etc. Cabe resaltar que en esta parrilla, la información por quincenas/decenas se muestra desde la quincena/decena más actual a la más antigua, justo al contrario que en la información mostrada al situar el cursor sobre el campo descripción de artículo.
Del mismo modo, si el artículo tiene observaciones asociadas se mostrará el icono Observaciones. En el caso de ser un artículo marcado en su ficha como preferido en búsquedas y sustituciones, se mostrará el icono Artículo Preferido.
Sólo en el caso de farmacias de Andalucía, cuando un artículo esté seleccionado en una subasta se acompañará del icono . El icono será si no está seleccionado en la subasta actual pero sí en próximas subastas.
Por último, se pueden recalcular las unidades a pedir bien mediante la aplicación de una fórmula de consumo, bien mediante las opciones de reasignación según stock mínimo o según stock máximo/lote óptimo, o mediante "artículos según venta día", incluidas en el menú CARTERA.
En cualquier caso, esta cantidad se puede variar e introducir las unidades que realmente se desea pedir. Para ello, situarse sobre el campo en cuestión, introducir la cantidad oportuna. Cuando se modifica manualmente la cantidad en cartera, sólo se modificará automáticamente la cantidad introducida cuando la cantidad que se tenga que pedir en función de las condiciones de stock actual y máximo superen la cantidad manual en cartera. Es decir, una modificación manual se podrá variar de forma automática al alza, pero nunca para dejar menos cantidad en cartera.
El máximo número de unidades que pueden haber se habrá fijado en parámetros.
Si en alguna línea de cartera se introducen unidades 0, al emitir el pedido estas líneas no serán incluidas en dicho pedido, sino que simplemente serán obviadas y eliminadas de la cartera.
Cabe indicar que, si bien la cantidad introducida en este campo será la que se incluirá en el pedido cuando éste se genere, cabe la posibilidad de dejar parte de estas unidades retenidas en cartera, bastando para ello con introducir la cantidad que se desea retener en el campo “RETEN.” que se explica a continuación. Por tanto, la cantidad que realmente se incluirá en un pedido cuando éste se genere será la diferencia entre el campo “Uni.” y el campo “Reten.”.
Por último, recordar que se permite pegar en el grid líneas copiadas en Excel de forma que se interpreta correctamente código de artículo y cantidad. Para obtener el campo cantidad se analizará la cadena copiada en Excel y se tomará como tal el primer campo numérico. En cualquiera de los ejemplos de Excel siguientes, se asumirá como cantidad en el pedido 14 para el primer artículo, y 15 para el segundo.
RETEN. : Este campo solamente aparecerá si se ha indicado “Sí” en el parámetro “Gestión de unidades retenidas en cartera”, ubicado en el entorno CARTERAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Servirá para indicar las unidades que se desea retener en cartera cuando se emita pedido. Es decir, si por cualquier motivo no se desea incluir en el pedido todas las unidades que hay en la cartera (las indicadas en el campo “Uni.”), bastará con incluir en el campo “Reten.” las unidades que no se desea incluir en el pedido. Cuando éste se genere, incluirá como cantidad la diferencia entre las unidades indicadas en el campo “Uni.” y las indicadas en el campo “Reten.”. Una vez generado el pedido, en la cartera las unidades que se habían indicado como retenidas pasarán automáticamente al campo “Uni.” para ser incluidas en próximos pedidos que se generen a partir de dicha cartera. Téngase en cuenta que si se indican unidades a retener mayor que las unidades que figuran en el campo “Uni.”, el valor de este último campo se igualará a las unidades retenidas. Por último, indicar que como este campo es de uso esporádico, para situarse en él se deberá hacer uso de las flechas del teclado o del ratón, es decir, es un campo en el que el cursor no se situará en ningún momento de forma automática. Téngase en cuenta que las unidades retenidas no serán tenidas en cuenta cuando se realice una valoración de la cartera.
PROVEEDOR ASIGNADO : La función de este campo es asignar la línea de propuesta a un proveedor determinado, de forma que se incluye en el pedido cuando éste se genere al proveedor en cuestión. La asignación de proveedor puede ser manual por parte del usuario, o bien automática. En cualquier caso, el usuario puede modificarlo, situándose sobre el campo en cuestión, es posible visualizar una tabla con todos los proveedores dados de alta, pues para la introducción de este dato se dispone de una caja desplegable.
S. ACT. : Stock actual del artículo.
S. MÍN. : Stock mínimo del artículo.
S. MÁX. : Stock máximo del artículo.
U. PED. : Unidades pedidas en firme, que están pendientes de recepcionarse.
U. ENC. : Unidades que hay encargadas de dicho artículo y están pendientes de servir al cliente que las encargó. Situándose en dicha columna se visualiza la fecha del encargo, su fecha de entrega, unidades encargadas, estado del encargo y cliente (no se incluyen encargos en estado dispensxado, anulado o no envían). Haciendo doble clic sobre esta columna o pulsando
U. CAR. : Se informa en este campo de cuántas unidades del artículo hay en carteras distintas a la que se está editando. Situando el cursor sobre este campo se presenta una ventana donde se detalla cuántas unidades hay en cada cartera.
VALOR P.V.P. : Se presenta en este campo, el importe a precio de venta de la línea.
VALOR P.U.C. :Se presenta en este campo, el importe a precio de coste de la línea.
P.V.P. del artículo.
P.U.C. : Precio de última compra del artículo.
MOTIVO : Proceso que ha generado la entrada en cartera del artículo. Si es por programación, se muestra el nombre de la misma así como el número de unidades procedente de la misma. Si hubiera más de una programación implicada en la entrada del artículo en la cartera, si dispondrá del icono . Situándose sobre él se mostrarán todas las programaciones implicadas y las unidades que corresponde a cada una.
FECHA : Fecha en la que se ha producido la anotación del movimiento en la cartera.
HORA : Hora en la que se ha producido la anotación en la cartera.
BONIFICADO : En este campo se informa de si el artículo tiene bonificaciones y de si está bonificado para el proveedor al que está asignada la línea de cartera. Así pues, se pueden dar tres situaciones:
. No : Indica que el artículo no tiene ningún tipo de bonificación para ninguno de los proveedores.
. B. Asignado : Indica que el artículo sí tiene bonificaciones y que hay bonificaciones del proveedor al que está asignada la línea.
. B. No Asignado : Indica que el artículo sí tiene bonificaciones de algún proveedor pero no del proveedor al que está asignada la línea.
SITUACIÓN : Ubicación física del artículo en la farmacia (campo ‘Situación’ de la ficha de artículo).
CONJUNTO HOMOGÉNEO : Conjunto homogéneo al que pertenece el artículo. Solamente se mostrará esta columna si está activo el parámetro Mostrar columna de Conjunto Homogéneo y Stock.
STOCK C.H. : Stock total del Conjunto homogéneo al que pertenece el artículo. Solamente se mostrará esta columna si está activo el parámetro Mostrar columna de Conjunto Homogéneo y Stock.
GRUPO PRECIO MENOR : Grupo de Precio Menor al que pertenece el artículo. Solamente se mostrará esta columna si está activo el parámetro Mostrar columna de Gr. de Precio Menor y Stock.
STOCK P.M. : Stock total del Grupo de Precio Menor al que pertenece el artículo. Solamente se mostrará esta columna si está activo el parámetro Mostrar columna de Gr. de Precio Menor y Stock.
ROBOT : Para facilitar la generación independiente de pedidos de artículos que están en el robot dispensador y de artículos que no lo están, se dispone de la columna Robot en la que se informará de si el artículo está o no incluido en robot dispensador. Ordenando o acotando por esta columna se pueden agrupar los artículos para poder generar los pedidos por separado de los que sí están en robot de los que no están.
A pie de pantalla se permiten varias modalidades de vista, que se podrán ir seleccionando haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas. Estas modalidades de vista son:
Asimismo, si el artículo está englobado en un conjunto homogéneo o en un grupo sujeto a gestión de grupos de precio menor, puede obtenerse la estadística global del consumo del grupo en los últimos 15 años pulsando las teclas , equivalente a MOSTRAR ESTADISTICAS DE GRUPO ubicada en el menú CARTERA. Podrá alternarse la presentación de estadística del artículo y estadística del grupo mediante la sucesiva pulsación de dichas teclas.
En la visualización de estadística mensual de grupo () se puede visualizar los artículos concretos que han tenido venta. Bastará con hacer doble clic (o pulsar
Es optativo que en el grid de precios en bases externas se muestre la descripción del artículo. Para que se incluya debe estar activo el parámetro Incluir descripción artículo en bases externas.
También a pie de ventana se incluye un recuadro donde aparecen las bonificaciones asociadas. Si el campo aparece vacío significa que no existe ninguna bonificación para ese artículo, si el artículo tiene bonificación se describen las bonificaciones existentes para el artículo. Recuérdese que el campo código de la línea de cartera aparecerá resaltado en verde si el artículo tiene alguna bonificación para algún proveedor, aunque la línea de cartera no esté asignada a proveedor con bonificación. Además, el código aparecerá en negrilla si el proveedor al que está asignada la línea de cartera tiene bonificación para el artículo.
Ahora bien, también puede darse el caso de que el artículo sí tenga bonificaciones dadas de alta en su ficha pero su fecha de validez ya haya cumplido. En este caso, en la línea de cartera sí se resaltará en verde el código de artículo, indicando que hay bonificación, pero en este apartado no se visualizará el texto de la misma, por entenderse ya caduca.
La información de las bonificaciones existentes puede facilitar la labor de asignación de líneas a un proveedor u otro para aprovechar el máximo de rentabilidad en la compra. Podrán agruparse las líneas que tienen bonificación haciendo clic sobre el botón Agrupar por Bonificación. Con ello se logrará que todas las líneas que tienen alguna bonificación se sitúen al inicio de cartera (ordenadas por código de artículo). De esta forma se facilita la revisión de líneas bonificadas.
Junto al recuadro de bonificaciones se incluye también un espacio donde se mostrará la información que figure en bases externas de proveedores referente al artículo sobre el que se esté situado. Así, de cada base externa en la que se halle el artículo en cuestión se dará la siguiente información: Nombre de la base externa, P.V.P., P.V.F., P.V.L. y Margen (porcentaje de beneficio entre el PVF y el PVP que figuran en la base externa).
Se dispone del check 'Calcular y Mostrar Margen según Condiciones' cuya activación implica que se proporcione también el margen calculado en base a tablas de condiciones de compra del proveedor, aplicándose para el cálculo la que resulte más favorable en función de los datos del pedido, devolución o encargo. En ese caso, en el grid se mostrarán también las columnas 'PVP s/Cond', 'PUC s/Cond' y 'Margen s/Cond.'.
El campo ‘Margen s/Cond.’ se calculará aplicando la fórmula: ((PVP s/Cond. – PUC s/Cond.) / PVP s/Cond.) * 100
El campo ‘P.U.C. s/Cond.’ se calculará aplicando la mejor condición del proveedor sobre el PVL de la base externa.
El campo ‘P.V.P. s/Cond.’ : Será el de ficha del artículo, salvo que se deba calcular a partir del precio de compra, en cuyo caso se calculará aplicando sobre el ‘P.U.C. s/Cond.’ los descuentos y desviaciones de artículo, familia o proveedor definidos a tal efecto.
Si el artículo está englobado en un conjunto homogéneo o en un grupo sujeto a gestión de grupos de precio menor, puede efectuarse un acceso directo al grupo al que pertenece pulsando las teclas
Se podrá activar/desactivar estos apartados haciendo uso del botón y seleccionando las opciones que realmente desesa que se visualicen:
Vista por pestañas: A pie de pantalla se presentan varias pestañas de forma que activando cada pestaña se muestra la información pertinente. Las pestañas disponibles son: “VALORACIÓN” (muestra la valoración de cartera. Véase el apartado VALORACIÓN DE CARTERAS), “ALMACENES” (muestra información de Multialmacén si se tiene instalado dicho módulo), “GRUPO” (muestra información de Farmatic Grupos si se trabaja con dicha aplicación), “B. EXTERNAS” (muestra la información de bases externas y de bonificaciones que ya se ha comentado), “GRÁFICO” (muestra el panel gráfico con los datos estadísticos mencionados), “EST.GRUPO” (muestra información estadística del Grupo de Precio Menor y del Conjunto Homogéneo a los que pertenece el artículo incluido en la cartera. En ambos casos se da el nombre de grupo/conjunto homogéneo, stock del grupo, unidades totales en la cartera de artículos de ese grupo, total de unidades en pedidos de artículos del grupo, precio menor del Grupo de Precio Menor, precio de referencia y menor precio del Conjunto Homogéneo, y total de artículos del grupo que son EFG).
Sin Panel: A pie de pantalla no se muestra información adicional alguna.
En cualquiera de las vistas, en una cartera se pueden dar cinco casos de líneas:
Líneas en las que los campos de stock actual, mínimo y cantidad pedida figuran en negro: Son líneas en las que no ha habido modificación de la cantidad a pedir (ni manualmente ni como resultado de una optimización) y el artículo está bajo mínimo.
Líneas en las que los campos de stock actual, mínimo y cantidad pedida figuran en negro y en negrilla: Son líneas en las que ha habido modificación de la cantidad a pedir (bien sea manualmente o como resultado de una optimización) y el artículo está bajo mínimo.
Líneas en las que los campos de stock actual, mínimo y cantidad pedida figuran en rojo: Son líneas en las que no ha habido modificación de la cantidad a pedir (ni manual ni por optimización) y el artículo no está bajo mínimo.
Líneas en las que los campos de stock actual, mínimo y cantidad pedida figuran en rojo y negrilla: Son líneas en las que ha habido modificación de la cantidad a pedir (manualmente o por una optimización) y el artículo no está bajo mínimo.
Ahora bien, debe tenerse en cuenta que en la cartera que se tenga asignada para ventas nunca figurará un artículo que no esté bajo mínimo, pues si se modificase la ficha de artículo dejándolo sobre mínimo, automáticamente sería eliminado de la cartera.
Ruta: Compras > Carteras > Valoración de carteras
Resumen: Explica el panel de valoración de una cartera (por proveedor: PVP pedido, % PVP, etc.) que se muestra con el botón Gráficos / Panel Valoración.
Palabras clave: valorar cartera, panel valoración, pvp pedido, importe por proveedor, total cartera, gráficos, unidades retenidas excluidas
Preguntas típicas: ¿Cómo sé cuánto suma una cartera por proveedor? | ¿Dónde veo el importe total de lo que voy a pedir?
Una vez se está visualizando la información de una cartera, si así se desea, la información estadística que por omisión se presenta en la zona inferior de la ventana puede ser sustituida por un cuadro en el que se da información sobre la valoración de cartera. En esta valoración se habrán excluido ya las unidades retenidas (las indicadas en el campo “Reten.” de la línea de cartera). Para visualizar esta información basta con hacer clic en el botón Gráficos / Panel Valoración de la barra de herramientas hasta que dicha información aparezca.
Los datos que serán presentados son los siguientes:
PROVEEDOR : Se dará el nombre de cada uno de los proveedores que tengan alguna línea de la cartera asignada.
PVP PEDIDO : En este caso se dará el valor total a P.V.P. de las líneas asignadas al proveedor al que se refiere el dato (el indicado en el campo anterior).
% PVP : Porcentaje que supone el importe a P.V.P. de las líneas asignadas a este proveedor con respecto al importe a P.V.P. total de la cartera completa.
PUC PEDIDO : Valor total a P.U.C. (precio de última compra) de las líneas asignadas al proveedor al que se refiere el dato (el indicado en el campo anterior).
% PUC : Porcentaje que supone el importe a P.U.C. de las líneas asignadas a este proveedor con respecto al importe a P.U.C. total de la cartera completa.
% DTO. : Descuento global que se estaría obteniendo en la compra de las líneas asignadas a este proveedor. Es decir, sería el descuento que aplicado al valor total de las líneas del proveedor a P.V.P. (campo "PVP Pedido") daría el importe total de las líneas del proveedor a precio de coste (campo "PUC. Pedido").
Estos datos se darán también para la totalidad de los proveedores con líneas asignadas en la cartera.
Además, si se activa el check 'Visualizar Valoración a PVL', se añadirán tres nuevas columnas al panel:
PVL PEDIDO : Valor a PVL para cada proveedor. En las líneas sin proveedor asignado, el PVL será el de ficha del artículo. Cuando la línea de cartera sí tenga un proveedor asignado, el PVL se obtendrá de su base externa o de la última recepción, en función de cómo esté configurado el parámetro Obtener Precio de Albarán desde base externa del entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
%PVL : Porcentaje que supone ese proveedor respecto al total de la cartera.
%Dto. PVL : Relación de la valoración PVL de cada proveedor con su total a PVP.
Ruta: Compras > Carteras > Sincronización de carteras
Resumen: Explica la sincronización de carteras (actualizar la cartera abierta con cambios de otros procesos) y sus opciones en Configuración/Parámetros > Carteras.
Palabras clave: sincronización de carteras, actualizar cartera, varios puestos, cambios desde otros procesos, parámetros carteras, refrescar cartera
Preguntas típicas: ¿Por qué no veo en mi cartera los artículos que han entrado desde la venta? | ¿Cómo hago que la cartera se actualice sola?
La sincronización de carteras es un proceso que consiste en que cuando se está editando una cartera, si en ésta se producen cambios debidos al trabajo desde otros procesos, dichos cambios se irán actualizando sobre la cartera. El hecho de que exista esta sincronización garantiza que un usuario que está editando y revisando una cartera vea siempre la realidad de artículos presentes en ella. De no existir la sincronización, cuando se está revisando una cartera no se visualizan los cambios que otros procesos provocan en ella, pues dichos cambios no se ven reflejados en la cartera hasta que ésta no se cierra y se vuelve a editarla.
El que se produzca o no sincronización de carteras es optativo, así como la modalidad en que dicha sincronización se produzca. Será en el apartado CARTERAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS donde se establezcan las pautas de comportamiento de la sincronización.
Así, en parámetros se ha podido optar por las siguientes posibilidades al respecto:
NO SINCRONIZACIÓN : En este caso no se produce sincronización alguna. Es decir, una vez editada una cartera no se actualizarán sobre ella los cambios que se vayan produciendo en la misma. Para que dichos cambios se actualicen en la cartera será preciso cerrarla y volver a editarla.
SINCRONIZACIÓN MANUAL : Con esta modalidad se consigue que cuando se está editando una cartera, cada x segundos determinados por el usuario en parámetros, se chequee si se han producido cambios en la cartera desde otros procesos y, de haberse producido, se avise de ello y se pregunte si se desea actualizarlos sobre la cartera. De contestar afirmativamente, dichos cambios se reflejarán en la cartera y quedarán resaltados apareciendo la línea en cursiva, para que el usuario los pueda localizar y revisar si lo desea. Si se trata de nuevos artículos a incluir en la cartera, además de aparecer la línea en cursiva se podrán localizar fácilmente porque son incluidos al final de la cartera.
SINCRONIZACIÓN AUTOMÁTICA : Con esta modalidad se consigue que cuando se está editando una cartera, cada x segundos determinados por el usuario en parámetros, se vayan incluyendo en la cartera todos los cambios que se vayan produciendo por otros procesos. Cuando la sincronización se produzca no se pedirá confirmación alguna al respecto. Los nuevos artículos que se incluyan en la cartera se incluirán al final de ésta. Cualquier línea que se vea modificada quedará resaltada en cursiva para que el usuario tenga presente que esa línea se ha visto alterada automáticamente por la sincronización. Optativamente se podrá haber indicado en parámetros que cuando se produzca una sincronización automática se emita un aviso sonoro.
Asimismo, debe tenerse en cuenta que cuando se vaya a realizar una acción sobre la cartera que implique su grabación (aplicación de una fórmula, optimización, copiado, etc.) se lanzará la sincronización de la cartera (ya se haya optado por sincronización automática o manual), aunque no haya transcurrido el tiempo estipulado en parámetros para que se produzca la sincronización.
Ahora bien, por motivos de optimización de tiempos, nunca se producirá sincronización en una cartera que se esté editando si en la misma hay más de 1000 artículos.