Ruta: Compras > Carteras > Optimización de carteras
Resumen: Explica la optimización de carteras: asigna cada línea al proveedor con mejores condiciones (descuentos, cargos, condiciones financieras, bonificaciones) y ajusta unidades para aprovechar bonificaciones.
Palabras clave: optimizar cartera, bonificaciones, descuentos de proveedor, condiciones financieras, coste del dinero, % máxima desviación para unidades, mejor proveedor, condiciones comerciales, aplazamiento de pago
Preguntas típicas: ¿Cómo elijo automáticamente el proveedor con mejores condiciones? | ¿Qué es el % máxima desviación para unidades? | ¿Cómo aprovecho las bonificaciones al pedir?
La optimización consiste en asignar cada línea de la cartera al proveedor que mejores condiciones comerciales ofrece. Para ello se tienen en cuenta los descuentos y/o cargos que cada proveedor aplica y las condiciones financieras que ofrece (plazo que transcurre entre la emisión del pedido y su pago y el % de coste del dinero). Asimismo, se tendrán en cuenta las posibles bonificaciones que los proveedores oferten, incluidos los descuentos que los artículos tengan definidos en sus fichas.
En caso de que hayan bonificaciones, se modificará la cantidad a pedir de forma que se ajuste a la base bonificada y se pueda así conseguir la bonificación. No obstante, este ajuste en cuanto a cantidad a pedir para aprovechar bonificaciones podrá ser limitado por el usuario, como se indica más adelante al detallarse el concepto "% Máxima desviación para unidades".
Recuérdese que tanto los descuentos y/o cargos como las condiciones financieras se habrán definido previamente en el proceso CONDICIONES DE COMPRA, englobado en GESTIÓN DE PROVEEDORES del menú MAESTROS. Asimismo, las bonificaciones se habrán definido en el proceso ARTÍCULOS del menú MAESTROS.
Al respecto debe tenerse en cuenta que la optimización se realizará siempre teniendo en cuenta las tablas de condiciones de compra definidas por total línea. En ningún momento se hará uso de las tablas definidas sobre total pedido.
Asimismo, en aquellas familias o artículos cuya modalidad de recepción sea a P.V.P., también se tendrá en cuenta para la optimización la tabla general de descuentos que, si bien es común para todos los proveedores y, por tanto, no será decisiva en la determinación del proveedor óptimo, sí es de necesaria aplicación para poder calcular los importes reales de compra que se obtendrán.
La optimización siempre se realizará en base a las unidades que haya reflejadas en el campo “Uni.”. No se tendrán en cuenta en ningún momento las posibles unidades a retener que se hayan especificado en el campo “Reten.”.
Para proceder a la optimización de la cartera, una vez se haya hecho clic con el ratón en el botón Optimizar, se solicitará la indicación de los aspectos generales con los que se debe desarrollar la optimización. A continuación se detallan:
LÍNEAS A CONSIDERAR : Se podrá optar por optimizar todas las líneas de la cartera o sólo las seleccionadas previamente.
FAMILIAS : Será posible optimizar todas las familias o seleccionar aquellas que se desea optimizar. En este último caso sólo se optimizarán las líneas presentes en cartera correspondientes a artículos ligados a las familias seleccionadas.
COND. DE COMPRA : Se deberá indicar si para la optimización se desea que sean comparadas todas las tablas de condiciones de compra que se tengan definidas o, de no ser así, se podrán seleccionar las condiciones de compra que se desea tener en consideración para la optimización. Cabe destacar que si se efectúa una selección de condiciones sólo se tendrán en cuenta las bonificaciones de los proveedores a los que pertenezcan dichas condiciones de compra. Si, por el contrario, se opta por la opción de todas las condiciones de compra, se tendrán en cuenta las bonificaciones de todos los proveedores, incluidos aquellos que no tengan condiciones de compra definidas. Si se desea incluir en la optimización todas las condiciones de compra pero tener en cuenta solamente las bonificaciones de proveedores con condiciones y no del resto, efectuar una selección de condiciones (no elegir la opción "Todas"), y en dicha selección incluir todas las condiciones de compra existentes.
RESPETAR LAS MODIFICACIONES MANUALES : De no activar esta caja de chequeo, la optimización asignará a cada línea de la cartera que se está optimizando el proveedor óptimo, no respetando el proveedor que la línea ya pudiera tener asignado. Asimismo, en caso de existencia de bonificaciones ofrecidas por el proveedor asignado, se ajustarán las unidades a pedir para aprovechar la bonificación existente, no respetándose las unidades a pedir que se pudieran haber introducido manualmente. Recuérdese que las líneas de cartera en las que se han producido modificaciones manuales aparecerán resaltadas en negrita. Por contra, de activar esta caja de chequeo en la optimización se respetarán las modificaciones que el usuario haya efectuado manualmente en la cartera, es decir, la línea no será optimizada. Así pues, se respetará el proveedor que se haya asignado manualmente, así como las unidades a pedir que se hayan indicado. Si se desea que sean respetadas las unidades introducidas manualmente pero que sí se asigne siempre proveedor óptimo, esta caja debe dejarse desactivada, indicándose en el campo que a continuación se menciona que no se modifiquen las unidades a pedir (introduciendo 0 en el campo "% Máxima Desviación para Unidades").
INCREMENTAR SIEMPRE UNID. PARA BONIFICAR : Como ya se ha comentado, en la optimización se comprobará si los proveedores tienen alguna bonificación para el artículo en cuestión. En caso de que las haya, se modificará la cantidad a pedir de forma que se ajuste a la base bonificada y se pueda así conseguir la bonificación. Si se desea que siempre que haya bonificación se incremente la cantidad a pedir hasta alcanzar la base bonificada sin limitación alguna, se deberá activar esta caja de chequeo. No obstante, debe tenerse en cuenta que la caja anterior "Respetar las modificaciones manuales" primará sobre esta, es decir, si hay modificaciones manuales y se ha indicado que se respeten, no se incrementarán unidades a pedir.
% MÁXIMA DESVIACIÓN PARA UNIDADES : Si no se ha optado por incrementar siempre unidades para bonificar (es decir, no se ha activado la caja de chequeo anterior), el usuario puede determinar hasta qué punto admite que la cantidad a pedir sea variada, indicando en este campo el porcentaje máximo de desviación en relación a la cantidad a pedir inicial que admite. Así pues, si el incremento que debe realizarse en la cantidad a pedir para conseguir la bonificación excede de este porcentaje de desviación no se modificará la cantidad a pedir, aunque ello conlleve el no aprovechar la bonificación existente. Indicando en este campo valor 0 se estará consiguiendo que nunca se modifiquen las cantidades a pedir.
Una vez indicados estos aspectos generales se deberá hacer clic sobre el botón Aceptar para que la optimización sea llevada a cabo.
Ahora bien, puesto que dependiendo del artículo de que se trate las condiciones de compra estarán referidas a P.V.P. o a precio de albarán, el tratamiento que se realizará en la optimización será diferente. A continuación se detalla el proceso en ambos casos:
ARTÍCULOS CON MODALIDAD DE COMPRA A P.V.P. : En la optimización los pasos que se realizarán automáticamente serán los siguientes: Se determinarán las bonificaciones que sobre el artículo oferten cada uno de los proveedores que entran en juego en la optimización y se determinará el descuento que dichas bonificaciones suponen, ajustando para ello las cantidades a pedir para alcanzar la bonificación si ello fuese necesario y teniendo en cuenta las limitaciones establecidas en los criterios para optimización inicialmente dados por el usuario. Asimismo, sobre el P.V.P. del artículo se aplicarán los descuentos y/o cargos que se hayan especificado en la tabla general de descuentos. Sobre el resultado obtenido se aplicarán los descuentos y/o cargos que se hayan definido en la tabla de condiciones particular del proveedor. De esta forma se hallará el precio de coste real. Sobre el mismo se aplicarán las condiciones financieras del proveedor, con lo que se obtendrá un precio de coste optimizado. Con ello se obtendrá el descuento que supone la aplicación global de condiciones de tabla y condiciones financieras. Una vez realizados estos cálculos, se asignará la línea de la cartera al proveedor cuyo descuento global resultante de bonificaciones y condiciones comerciales (tanto generales como particulares) sea mayor.
Si dadas las características de una línea de cartera (familia del artículo, unidades y/o importes) no se encontraran definidas condiciones de compra en la tabla particular de un proveedor, se tomará el descuento por omisión que dicho proveedor tenga especificado en su ficha para, una vez aplicados sobre el P.V.P. los descuentos generales y a continuación dicho descuento por omisión hallar el coste real sobre el que se aplicarán las condiciones financieras (si las hay) para hallar el coste optimizado.
ARTÍCULOS CON MODALIDAD DE COMPRA A PRECIO DE ALBARÁN : En la optimización los pasos que el programa realice serán: Se determinarán las bonificaciones que sobre el artículo oferten cada uno de los proveedores que entran en juego en la optimización y se determinará el descuento que dichas bonificaciones suponen, ajustando para ello las cantidades a pedir para alcanzar la bonificación si ello fuese necesario y teniendo en cuenta las limitaciones establecidas en los criterios para optimización inicialmente dados por el usuario. De otra parte, se tomará para cada proveedor el precio de albarán con que se recepcionó el artículo por última vez. Sobre el mismo se aplicarán los descuentos y/o cargos especificados en la tabla de condiciones de compra, con lo que se hallará el precio de coste real. Sobre el mismo se aplicarán las condiciones financieras para hallar el precio de coste optimizado. De esta forma se calcula el descuento global resultante de aplicar condiciones de tabla y condiciones financieras. Por último, se asignará la línea de la cartera al proveedor cuyo descuento global resultante de bonificaciones y condiciones comerciales sea mayor. En estos casos no se hará uso alguno de la tabla general de descuentos, pues no ha lugar.
Ahora bien, recuérdese que si se ha optado por incluir en la optimización todas las condiciones de compra (activando el botón "Todas") también entrarán aquellos proveedores que tengan alguna bonificación. Por tanto, el proveedor asignado como óptimo puede ser aquel que mejores condiciones de tabla tenga, o aquel que debido a las bonificaciones ofrezca un precio de coste menor. O incluso, puede asignarse la línea a un proveedor que no tenga definidas condiciones de compra, pero cuyo precio de albarán en la última recepción sea menor que el precio de coste resultante en el resto de proveedores tras la aplicación de sus descuentos y/o bonificaciones.
De otra parte, puede darse el caso de encontrarse en la cartera un artículo que aún no ha sido recepcionado en ningún momento. En el caso de artículos cuya modalidad de compra sea a P.V.P. esta incidencia no tendría repercusión alguna en la optimización, pues en todo momento es conocido el P.V.P. del artículo, pues figurará en su ficha. Ahora bien, en el caso de que el artículo tenga modalidad de compra a precio de albarán, se buscará el mismo en la base auxiliar del proveedor. De no hallarse tampoco en ellas este dato, puesto que no se dispone de precio de albarán alguno sobre el que basar los cálculos, se tomará directamente como descuento 0%.
Tanto en la modalida P.V.P. como Precio de Albarán, si se diese el caso de que para una línea de cartera se encontrara más de una línea de descuentos en la tabla del proveedor (por ejemplo, por haber unos descuentos según unidades y otros según importes y la línea de cartera cumplir con ambos requisitos indistintamente), se aplicará aquella línea de la tabla cuyas condiciones resulten más ventajosas.
Llegados a este punto, a fin de facilitar la comprensión de los cálculos que se realizarán en la optimización, tanto en relación a la aplicación de condiciones de compra como a la aplicación de las condiciones financieras, a continuación se da un ejemplo al respecto:
Supóngase que se haya definido un descuento general de un 29% y que las condiciones de compra particulares del proveedor fueran de un 10% de descuento inicial y un cargo de un 2% adicional. Supóngase asimismo que las condiciones financieras fueran las siguientes: Se facturara los días 1, 10 y 30 de cada mes, se aplazara el pago de la factura 20 días y el % de coste del dinero fuera de un 2%. Si se efectuara la optimización el día 8 y la línea en cartera indicara que se van a pedir 3 unidades de un artículo cuyo P.V.P. es de 1,20 € y cuya modalidad de recepción es a P.V.P., los cálculos que se realizarían para hallar el precio de coste optimizado serían los siguientes:
1.- Hallar precio de coste real : Sobre el importe a P.V.P.(1,20. x 3 unidades = 3,60) se aplicarían los descuentos generales: 3,60 – 29% = 2,56. Sobre este resultado se aplicarían las condiciones de compra particulares del proveedor: 2,56 - 10% = 2,30. 2,30 + 2% = 2,35. Este sería el precio de coste real, es decir, el que habría que pagar al proveedor por la compra de estas tres unidades.
2.- Hallar precio de coste optimizado: Sobre el precio de coste real se aplicarán las condiciones financieras. Para ello se tendrá en cuenta que si la optimización se realiza el día 8 y el próximo día de facturación es el día 10, habrán transcurrido 2 días. Como además se aplaza el pago de la factura 20 días, se tiene que desde la optimización hasta el supuesto día de pago de la factura transcurren 22 días. Como, según el dato % coste del dinero, en 365 días el incremento es de un 2%, se tiene que en 22 días el incremento del dinero sería de 0' 12%. Así, para hallar el coste optimizado, se hará el siguiente cálculo: 2,35 - 0'12% = 2,34.
Será el precio de coste optimizado, que se habrá calculado así según cada una de las condiciones de compra que entran en juego en la optimización, el que se comparará para asignar la línea de cartera al proveedor cuyo coste optimizado sea menor.
Si en vez de un artículo con modalidad de compra a P.V.P. se tratara de un artículo con modalidad de compra a precio de albarán, el tratamiento sería similar, aunque realmente se partiría del precio de albarán y las condiciones de compra irían referidas a dicho precio de albarán. Ahora bien, no se haría uso alguno de los descuentos generales, si bien la aplicación de los descuentos financieros sería idéntica a la mencionada.
Cualquier campo en la cartera que haya sufrido modificación como resultado de la optimización (cambio de unidades, cambio de proveedor asignado) quedará resaltado en verde.
Una vez finalizada la optimización se ampliará el volumen de información visualizado en la cartera, pues se incluirán los datos referentes a las unidades de bonificación que se están consiguiendo, descuento máximo que se está obteniendo, importes de línea resultantes de la aplicación de cada una de las condiciones de compra que se han manejado en la optimización, etc. Asimismo, a pie de ventana se presentará el panel de valoracilón y se dará un resumen de la optimización realizada.
Si una vez realizada la optimización se deseara retornar a la situación inicial de cartera, bastará con hacer clic con el ratón sobre el botón Cancelar de la barra de herramientas.
Ruta: Compras > Carteras > Datos proporcionados por la optimización de carteras
Resumen: Describe las columnas adicionales que aparecen en la cartera tras optimizarla (Bonif., Importe Opt., Dto. Opt., etc.).
Palabras clave: bonif., importe opt., dto. opt., precio de coste optimizado, resultado optimización, unidades bonificadas, columnas optimización
Preguntas típicas: ¿Qué significa Importe Opt. en la cartera? | ¿Por qué sale 0 en Bonif. tras optimizar?
Una vez realizada una optimización de cartera, además de visualizarse los datos habituales se incluirá la siguiente información para cada una de las líneas presentes:
BONIF. :Unidades de bonificación que se obtendrán por la compra de las unidades a pedir indicadas en el campo "Cant.". Si sobre la línea se ha aplicado finalmente un descuento de proveedor definido en su ficha, en este campo aparecería 0, puesto que realmente no hay unidades bonificadas.
IMPORTE OPT. : Precio de coste optimizado según las condiciones más favorables, es decir, según las condiciones del proveedor asignado por la optimización. Téngase en cuenta que no se trata de un precio de coste real, es decir, no es exactamente lo que se deberá pagar al proveedor, pues incluye también las condiciones financieras (influencia de días de facturación, aplazamiento de pago y % coste del dinero) y el descuento resultante de la aplicación de las bonificaciones.
DTO. OPT. : Descuento total que se estaría obteniendo en la compra si se realizase al proveedor asignado por la optimización. No se trata de un descuento real, sino optimizado, pues se están teniendo en consideración tanto las condiciones de compra, como las condiciones financieras y la incidencia de las bonificaciones. Así pues, se trata del descuento que aplicado al importe de la línea a P.V.P. da como resultado el importe optimizado (campo "Importe Opt.").
CONDICIÓN : En este campo se informará de qué tabla de condiciones es la más óptima. Será, lógicamente, una tabla de condiciones ligada al proveedor al que se ha asignado la línea en la optimización.
CONDICIÓN X : Se incluirá una columna de este tipo por cada una de las condiciones comerciales que se hayan comparado en la optimización. Cada columna estará titulada con el nombre correspondiente a la tabla de condiciones de que se trate y en ella figurará el precio de coste optimizado según dicha tabla de condiciones. Téngase en cuenta que no se trata de un precio de coste real, es decir, no es exactamente lo que se deberá pagar al proveedor, pues incluye también las condiciones financieras (influencia de días de facturación, aplazamiento de pago y % coste del dinero).
Además de los campos mencionados, en la zona inferior de la ventana se ofrece la siguiente información global:
PROVEEDOR : Se dará el nombre de cada uno de los proveedores que tengan alguna línea de la cartera asignada.
PVP PEDIDO : En este caso se dará el valor total a P.V.P. de las líneas asignadas al proveedor al que se refiere el dato (el indicado en el campo anterior).
% PVP : Porcentaje que supone el importe a P.V.P. de las líneas asignadas a este proveedor con respecto al importe a P.V.P. total de la cartera completa.
PUC PEDIDO : Valor total a P.U.C. (precio de última compra) de las líneas asignadas al proveedor al que se refiere el dato (el indicado en el campo anterior).
% PUC : Porcentaje que supone el importe a P.U.C. de las líneas asignadas a este proveedor con respecto al importe a P.U.C. total de la cartera completa.
OPT. PEDIDO : Suma de los importes a precio de coste optimizado de todas las líneas asignadas a este proveedor.
% OPT. : Porcentaje que supone el importe a precio de coste optimizado de las líneas asignadas a este proveedor con respecto al importe a precio de coste optimizado total de la cartera completa.
% DTO. : Descuento global que se estaría obteniendo en la compra de las líneas asignadas a este proveedor. Recuérdese que no se trata de un descuento real, pues incluye también el descuento financiero y la incidencia de las bonificaciones. Es decir, sería el descuento que aplicado al valor total de las líneas del proveedor a P.V.P. (campo "PVP Pedido") daría el importe total de las líneas del proveedor a precio de coste optimizado (campo "Opt. Pedido").
% COND. : Porcentaje global correspondiente a las condiciones de compra aplicadas a las líneas asignadas a este proveedor. Si se trata de líneas de recepción a P.V.P. recuérdese que incluye también los descuentos generales.
% APLZ. : Porcentaje global correspondiente a las condiciones financieras aplicadas a las líneas asignadas a este proveedor.
PED. COMP. : Importe a precio de coste optimizado si se pidieran todas las líneas de la cartera a este proveedor. Será la suma de los importes a coste optimizado de todas las líneas según las condiciones de este proveedor.
Todos estos datos se darán también para la totalidad de los proveedores con líneas asignadas en la cartera, con la única salvedad del campo "PED. COMP", que en la línea de totales presentará siempre la suma de los campos "Opt. Pedido" de cada proveedor, es decir, lo que costaría la suma de los pedidos optimizados si se hicieran respectivamente a los proveedores asignados.
Por último, destacar el hecho de que puede darse el caso de que se asigne un proveedor como óptimo y no figure su correspondiente columna "Condición X". Ello será debido a que realmente este proveedor no tiene definidas tablas de condiciones comerciales, pero ha resultado proveedor óptimo debido a las bonificaciones que oferta para ese artículo en concreto. Recuérdese al respecto que sólo se tratarán en la optimización proveedores que no tienen tablas de condiciones definidas si en los criterios iniciales para la optimización no se han seleccionado condiciones, sino que se ha optado por la opción "Todas".
Ruta: Compras > Carteras > Transformar una cartera en pedido
Resumen: Genera un pedido a un proveedor desde las líneas de una cartera con el botón Transformar en Pedido, con opción de incluir líneas sin proveedor asignado.
Palabras clave: transformar en pedido, emitir pedido, cartera a pedido, pedido a proveedor, líneas sin proveedor, incluir líneas con proveedor no asignado, un pedido por proveedor
Preguntas típicas: ¿Cómo convierto la cartera en un pedido? | ¿Qué pasa con las líneas sin proveedor al hacer el pedido?
Una vez realizadas las modificaciones pertinentes en la cartera, se está en disposición de emitir el pedido, al proveedor que se seleccione. Para ello se utilizará el botón de la barra de herramientas.
Se permite acotar el pedido por líneas de artículo, o todas o solo las seleccionadas, a continuación se selecciona el proveedor al cual se emite el pedido. Podemos seleccionar con la caja de chequeo Incluir líneas conproveedor no asignado si se incluyen las líneas con proveedor no asignado. Si tenemos la caja de chequeo activa se traspasa al pedido todas las líneas de artículos que estuviesen asignadas a ese proveedor dado o estuviesen sin proveedor asignado. Se desactivará la caja de chequeo si no se desea que entren en el pedido las líneas que en la cartera no tengan proveedor asignado. De esta forma sólo entran en el pedido las líneas que estuviesen en cartera asignadas al proveedor que se indique. Este check, por defecto aparecerá o no activo en función de si se activó o no en la última generación de pedido que se efectuara.
Asimismo, se dispone de la caja de chequeo Generar tantos pedidos como proveedores presentes. Si se activa, se generará un pedido para cada proveedor que tenga líneas asignadas en la cartera. Si se desactiva, se preguntará para qué proveedor se desea generar el pedido.
La cantidad que entrará en el pedido será la que figure en el campo “Uni.” de la cartera. Si alguna de las líneas figurara en la cartera con unidades 0 no será incluida en el pedido, simplemente será eliminada de la cartera.
Debe tenerse en cuenta que si en la cartera se han indicado unidades a retener (campo “Reten.”) en el pedido la cantidad a pedir será la diferencia entre el campo “Uni.” y dicho campo “Reten.”.
Cuando un artículo está en un pedido pendiente de ser recepcionado ya no pasa automáticamente a cartera para ser pedido, pues no ha lugar. Ahora bien, si se desea que la existencia del pedido que se está generando no impida que los artículos que queden bajo mínimo sean pasados automáticamente a cartera para ser pedidos, se deberá activar la caja de chequeo El pedido generado será recibido a largo plazo.
Ahora bien, si se desea incluir en el pedido sólo aquellas líneas que estén marcadas para pedido especial, se debe activar la caja de chequeo Sólo Pedidos Especiales.
Asimismo, si el proveedor tiene asociado un protocolo Fedicom v3 que tenga activo el servicio de pedido demorado, se dispondrá del check No aceptar demorados (Fedicom v3). Por defecto estará desactivado, con lo que el pedido se creará aceptando demoras en sus líneas. Si se activa este check, no se admitirá demoras en ninguna línea del pedido.
De otra parte, si se tiene activa gestión MultiNif, será optativo el que al generarse pedido a partir de una cartera se generen pedidos independientes por empresas o no. Todo dependerá de si se tiene activo el parámetro “Generación de Pedidos por Empresas” ubicado en el entorno CARTERAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Así, si se activa, al generase pedido se generarán tantos pedidos como empresas se vean implicadas en función de las familias a las que correspondan los artículos de no se activa dicho parámetro, se generará un único pedido, aunque en él entren artículos que por su familia se correspondan a empresas diferentes.
No obstante, debe destacarse que esta funcionalidad de generar pedidos independientes para cada empresa no será viable si se trabaja con MULTIALMACÉN y se tiene gestión MultiNif ligada a almacenes y no a familias, es decir, si se tiene activo el parámetro “Empresa asociada a Almacenes” del entorno MULTIALMACÉN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Por último, recordar que es posible la programación de creación automática de pedidos a partir de carteras. Para ello se dispone del proceso PROGRAMACIÓN DE CARTERA A PEDIDO, al que se puede acceder desde el menú COMPRAS. También se puede acceder a dicho proceso directamente desde una cartera, haciendo uso del botón disponible en ella, si bien en este caso se estará accediendo a la programación de pedidos generados concretamente a partir de dicha cartera.