Ruta: Compras > Carteras > Carteras : Cómo� > Transformar una cartera en pedido
Resumen: Pasos para transformar las líneas de una cartera en pedido con el botón Transformar en Pedido, eligiendo proveedor o generando un pedido por proveedor.
Palabras clave: transformar en pedido, generar pedido, un pedido por proveedor, seleccionar líneas, cartera a pedido
Preguntas típicas: ¿Cómo genero el pedido desde la cartera? | ¿Cómo hago un pedido por cada proveedor de la cartera?
1.- En el menú COMPRAS seleccionar CARTERA, o hacer clic sobre el botón Carteras.
2.- Seleccionar las líneas que se desean formen parte del pedido, en el caso de que no se quiera realizar el pedido de todos los artículos.
3.- Hacer clic en el botón Transformar en Pedido.
4.- Seleccionar el proveedor al que se genera el pedido.Si se desea generar un pedido para cada proveedor que tenga líneas asignadas en la cartera, activar la caja “Generar tantos pedidos como proveedores presentes”. Asimismo, activar o desactivar la caja de chequeo "Incluir líneas con proveedor no asignado", según se quiera incluir o excluir estas líneas del pedido. Si se desea que la existencia de este pedido no impida que los artículos sigan pasando automáticamente a cartera cuando se detecte bajo mínimo, activar la caja de chequeo "El pedido generado será recibido a largo plazo".
5.- Hacer clic sobre el botón Aceptar para que dicha pedido sea generado. La aplicación le asignará un número de pedido correlativo.
Ruta: Compras > Pedidos
Resumen: Introducción al menú Compras > Pedidos: elaboración, envío al proveedor y recepción de pedidos en firme (normales y directos).
Palabras clave: pedidos, pedido en firme, enviar pedido, recepción de mercancía, pedidos normales, pedidos directos
Preguntas típicas: ¿Dónde gestiono los pedidos a proveedores? | ¿Qué tipos de pedido hay?
En este apartado se engloban todos los mecanismos que FARMATIC pone a disposición del usuario a fin de facilitar un riguroso control de todos aquellos procesos relacionados con la elaboración de pedidos a los diferentes proveedores, envío vía módem y posterior recepción de la mercancía cuando ésta sea recibida en la oficina de farmacia.
Se pueden generar pedidos de diversas formas, pero una vez emitido un pedido en firme, sea cual sea el método por el que se haya emitido, ya no habrá distinción. Así pues, su posterior tratamiento es idéntico (envío vía módem, recepción, etc.).
Al entrar al proceso PEDIDOS se muestra una ventana en la que figura una parrilla de exploración donde se presenta para cada pedido que haya pendiente de recepcionar, su número, fecha y hora en que se realizó el pedido, vendedor que lo generó, el proveedor al que se adjudicó el pedido al generarlo, número de líneas que tiene, si está ya enviado por módem o no y si ha sido tratado o no como pedido directo, etc.
Se dispone del campo Tipo de Pedido en el que se puede seleccionar qué tipo de pedidos se desea visualizar en la parrilla: todos, sólo pedidos normales, normales de recepción a largo plazo, pedidos directos o sólo pedidos directos de recepción a largo plazo.
Los pedidos programados se identificarán por el icono en la columna ‘Modem’. Este icono aparecerá tanto si el pedido está programado y pendiente de envío, como si el pedido ya fue enviado de manera programada. Asimismo, los pedidos especiales se identificarán por el icono identificativo en la columna ‘Proveedor’.
También se dispone del campo Proveedor, que permite seleccionar el proveedor cuyos pedidos se desea visualizar.
Del mismo modo, se podrá activar/desactivar el check Mostrar Detalle del Pedido, para visualizar o no una parrilla adicional donde se muestren los artículos que componen el pedido seleccionado. De cada artículo se mostrará su código y descripción, stock actual, unidades en el pedido, importe que suponen a PVP y a PUC.
En el grid de pedidos, dependiendo de cómo se tenga configurado el parámetro Mostrar Pedidos sin Líneas (entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS), se mostrarán o no los pedidos que hayan quedado sin líneas (por ser faltas en el envío al proveedor y haber sido borradas del pedido).
Las posibilidades de tratamiento de la información de esta parrilla en cuanto a ordenación, acotación, etc. será la propia de este tipo de elementos.
Se dispondrá de los botones oportunos que permitirán elaborar un nuevo pedido, modificar uno ya existente, borrar pedidos, enviar pedido vía módem o recepcionar un pedido.
Asimismo, si se activa el parámetro Habilita la opción Generar Fichero Web Alliance se dispondrá del botón que permite generar un fichero txt con los pedidos seleccionados en el grid para su posterior envío a Alliance HealthCare vía web.
Por último, indicar que en la ficha de pedido existe un campo denominado “Tipo de Pedido” en el que se debe indicar qué modalidad de pedido es, siendo posibles:
.Normal. Pedido a proveedor. Véase PEDIDOS NORMALES.
.Directo. Pedido a proveedor en el que en el propio pedido se incluyen unas condiciones de compra específicas. Véase PEDIDOS DIRECTOS.
.Nomal a largo plazo. Pedido normal de recepción a largo plazo. Recepción a largo plazo implica que no debe afectar a la gestión de entradas en cartera mientras no se recepciona.
.Directo a largo plazo. Pedido directo de recepción a largo plazo.
En la parrilla de pedidos se podrá acotar la visualización del tipo de pedido que se desee consultar. También se podrá acotar la consulta en esta parrilla por proveedor asignado al pedido.
En la parrilla de pedidos se marcarán los pedidos correspondientes a un encargo mediante el icono . junto al nombre del proveedor.
Aquellos que tengan asociado algún vale electrónico de estupefacientes mostrarán el icono en el acolumna 'Líneas". Si se intenta borrar un pedido con vales de estupefacientes asociados, se avisará y pedirá conformidad, puesto que implica el borrado de los vales. En el histórico de vales (LIBRO ESTUPEFACIENTES -> ) quedará constancia de esta eliminación.
Desde la ventada de creación y edición de pedidos se podrá acceder directamente a la consulta de base de datos del C.G.C.O.F. mediante la pulsación de . Desde la pestaña “SUSTITUCIÓN” se podrá hacer sustitución de cualquier artículo del pedido.
También se podrá acceder a la ficha en Bot Plus del artículo seleccionado, bastando para ello con hacer uso de las teclas
Por último indicar que si se tiene protegido el acceso a PEDIDOS y, además, se tiene activo el parámetro Solo pueden realizar pedidos aquellos vendedores que hayan fichado (entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS), cuando se identifique el vendedor se comprobará si está debidamente registrada una entrada en el proceso CONTROL HORARIO (es decir, el vendedor ha fichado). De no ser así, se avisará de ello y no se permitirá el acceso al entorno de pedidos hasta que no fiche. Este control no se realizará si el vendedor está marcado en su ficha como administrador.
Ruta: Compras > Pedidos > Pedidos normales
Resumen: Explica los pedidos normales (desde cartera o manuales, solo unidades), con stock actual e importes a PVP y PUC, y cómo introducirlos manualmente.
Palabras clave: pedido normal, pedido manual, pedido sin cartera, importe pvp, puc, stock actual, introducir artículos, pedido a largo plazo
Preguntas típicas: ¿Cómo hago un pedido a mano sin pasar por cartera? | ¿Qué es un pedido recibido a largo plazo?
En estos pedidos, que han podido elaborarse a partir de una cartera o directamente de forma manual, tan sólo se especificará para cada artículo el número de unidades que se desea pedir. Al elaborarlos o consultarlos posteriormente se dispondrá, como datos adicionales, del stock actual en ficha en ese momento y del importe de las unidades pedidas tanto a P.V.P. como a P.U.C.
Desde esta opción se permite generar un pedido de forma manual, en vez de generar un pedido a partir de una cartera, es el propio usuario quien introduce directamente qué artículos entran en el pedido y qué cantidad desea pedir. Es decir, no hay paso previo por cartera. Los artículos que van a componer este pedido se pueden introducir tecleando su código o bien haciendo una búsqueda por descripción. Si se introduce un artículo que no está dado de alta en FARMATIC, automáticamente se le abre su correspondiente ficha. En el campo cantidad se introducen las unidades a pedir del artículo. Una vez se graba el pedido se solicita el proveedor al que se le va a generar el nuevo pedido, se puede seleccionar el mismo mediante la caja desplegable a tal uso.
Si se tiene activo el parámetro Pedidos.-Gestión de Plazos de Entrega, ubicado en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, en el grid de pedidos estará también disponible la columna ’Plazo/Fecha Entrega’ en la que se puede indicar la fecha de entrega prevista para cada línea del grid, o bien días de plazo para la entrega. Haciendo clic en la columna se habilita el icono que facilita la introducción de fechas. Al generar el pedido ( ) se dará opción a generar un solo pedido o bien generar un pedido por cada plazo de entrega diferente que se haya indicado. Si se opta por generar pedidos según plazos de entrega, si hay líneas en las que no se ha especificado este dato, se dará opción a generar un pedido con esas líneas o mantenerlas en el pedido original. A cada pedido que se genere se podrá asignar un proveedor, o bien optar por asignar el mismo proveedor a todos ellos. Por último, si el pedido original se quedara sin líneas por haberse exportado todas ellas a otros pedidos, se dará opción a eliminarlo. Si se indica que no en este punto, se retornará al pedido original y, en caso de cancelar, las líneas serán recuperadas.
Aquellos artículos que en la base de datos del C.G.C.O.F. se cataloguen como No Dispensables aparecerán marcados junto a su descripción con el icono .
Recuérdese que cuando se introduzca un artículo que tenga observaciones a mostrar en pedidos, se presentará una ventana con dichas observaciones y junto a la descripción del artículo se presentará el icono Observaciones. Asimismo, se dispone del botón Observaciones, que permite acceder a las observaciones de todos los artículos presentes en el pedido que tengan observaciones a mostrar en pedidos definidas en sus fichas.
Cuando en un pedido se halle un artículo que tenga alguna bonificación definida para algún proveedor, se identificará fácilmente, pues junto al código de artículo figurará el icono Bonificado. En la parte inferior de la ventana, y dependiendo de la modalidad de vista activa, se mostrará la información referente a las bonificaciones que tenga el artículo (siempre y cuando no estén caducas).
Si el artículo está incluido en algún conjunto homogéneo, en este campo se identificará mediante el icono correspondiente (véase DISPENSACIÓN DE ARTÍCULOS GENÉRICOS). Del mismo modo, si el artículo está incluido en algún grupo sujeto a gestión de precios máximos, se identificará en este campo mediante el icono P.Máximo, icono P.Máximo Financiado o icono P.Máximo No Financiado, según corresponda en función del P.V.P. y el precio de referencia máximo del grupo.
En los mencionados casos, situando momentáneamente el cursor sobre el icono se muestra una ventana informativa donde figura la siguiente información:
. Nombre del conjunto homogéneo o grupo de precio menor.
. Consumo del artículo en las 6 últimas decenas.
. Consumo del artículo en las 6 últimas quincenas.
. Consumo global del conjunto en las 6 últimas decenas.
. Consumo global del conjunto en las 6 últimas quincenas.
. % de venta del artículo sobre el total del grupo en las 6 últimas decenas.
. % de venta del artículo sobre el total del grupo en las 6 últimas quincenas.
. Stock total del grupo.
. Precio de Referencia.
. Menor Precio.
Si se hace clic sobre dicha ventana, su información pasará a mostrarse en una parrilla independiente, a fin de que pueda ser impresa, exportada, etc. Cabe resaltar que en esta parrilla, la información por quincenas/decenas se muestra desde la quincena/decena más actual a la más antigua, justo al contrario que en la información mostrada al situar el cursor sobre el campo descripción de artículo.
En el caso de ser un artículo marcado en su ficha como preferido en búsquedas y sustituciones, se mostrará el icono Artículo Preferido en el campo de descripción.
Sólo en el caso de farmacias de Andalucía, cuando un artículo esté seleccionado en una subasta se acompañará del icono . El icono será si no está seleccionado en la subasta actual pero sí en próximas subastas.
Al igual que en el caso de los pedidos emitidos automáticamente, una vez emitido un pedido manual queda en disposición de ser enviado al proveedor y pendiente de confirmar su recepción.
En la ficha del artículo en la información auxiliar, en el apartado de últimos pedidos se mostrará la información de en qué pedidos se encuentra el artículo.
El hecho de que un artículo esté pedido y pendiente de ser recepcionado implica que no se vuelva a pasar automáticamente a cartera, salvo que al generar el pedido se haya indicado que la existencia de ese pedido no impida el paso a cartera. En este caso se debe indicar que se trata de un pedido de tipo "a largo plazo". En cualquier caso, si no se marcó así el pedido en el momento de generarlo, en cualquier momento se puede cambiar el tipo de pedido eligiendo alguna de las opciones “a largo plazo”, de forma que en adelante la existencia del pedido no impedirá que los artículos que lo integran sigan entrando en cartera para generar pedidos adicionales.
Se dispondrá también de la caja de chequeo "Respetar los Precios de Coste”. En función de esta marca, en la recepción de este pedido se calcularán o no los precios (PUC y PVP). Así, si está activada (estado por defecto para pedidos directos y directos a largo plazo) se entiende que los precios de coste y venta han de ser los de ficha (en caso de pedidos normales) o los que se especifiquen al elaborarse el pedido (si es un pedido directo), por lo que al efectuarse la recepción en la farmacia se respetarán esos precios y no se recalcularán aplicando tablas de proveedor. Sin embargo, si está desactivada, se entiende que al recepcionarse en la farmacia se han de calcular los precios aplicando las tablas de proveedor que la farmacia tenga definidas. Ahora bien, cuando se recepcione un pedido directo con líneas bonificadas y especificación de respetar los precios fijados, los precios se respetarán si la cantidad recibida es menor a la base de bonificación y no hay unidades bonificadas al recepcionar, o si la cantidad recibida es igual a la base bonificada y las unidades bonificadas en la recepción coinciden con las indicadas en el pedido directo. En cualquier otra circunstancia sí se actualizarán precios (por ejemplo, si cambian la cantidad recibida respecto a las pedidas, o no se reciben unidades bonificadas).
A pie de pantalla se permiten tres modalidades de vista, que se podrán ir seleccionando haciendo clic sobre el botón Gráficos / Panel Valoración de la barra de herramientas. Estas modalidades de vista son:
Junto al recuadro de bonificaciones se incluye también un espacio donde se mostrará la información que figure en bases externas de proveedores referente al artículo sobre el que se esté situado en el pedido. Así, de cada base externa en la que se halle el artículo en cuestión se dará la siguiente información: Nombre de la base externa, P.V.P., P.V.F. y P.V.L.
Vista por pestañas: A pie de pantalla se presentan varias pestañas de forma que activando cada pestaña se muestra la información pertinente. Las pestañas disponibles son: “VALORACIÓN” (muestra la valoración del pedido), “ALMACENES” (muestra información de Multialmacén si se tiene instalado dicho módulo), “GRUPO” (muestra información de Farmatic Grupos si se trabaja con dicha aplicación), “B. EXTERNAS” (muestra la información de bases externas y de bonificaciones que ya se ha comentado), “GRÁFICO” (muestra el panel gráfico con los datos estadísticos mencionados), "EST. CH" (muestra información relativa al Conjuntos Homogéneos y Grupos de Precio Menor).
Sin Panel: A pie de pantalla no se muestra información adicional alguna.
Asimismo, se dispone de la caja de chequeo Mostrar Observaciones, cuya activación implica que se habilite un espacio donde recoger aquellas observaciones que el usuario estime pertinentes, ligadas al pedido, a una línea del mismo y/o al proveedor en cuestión. Se permite intercambiar la posición de los distintos paneles de observaciones (pulsando
Es posible traspasar líneas de un pedido a otro. Para ello, seleccionar las líneas a traspasar y hacer clic en el botón . Se presentará una relación de todos los pedidos existentes y se dispondrá de los botones radio “Crear un pedido nuevo” y “Seleccionar un pedido existente”. Si se activa el primero de ellos las líneas a traspasar se traspasarán a un pedido nuevo. Si se activa el segundo se deberá seleccionar el pedido existente al que se desee traspasar las líneas. En ambos casos, las líneas traspasadas se eliminarán o no del pedido origen en función de lo que se indique.
De otra parte, indicar que se permite importar sobre un pedido (nuevo o ya existente) líneas contenidas en un fichero TXT o CSV. En dicho fichero cada línea debe contener sólo el código del artículo y las unidades a pedir, ambos datos separados por una coma (,) y sin espacios. Por ejemplo: 700013,001 La cantidad será formateada automáticamente al realizarse la importación, por lo que el usuario puede introducir en el fichero la cantidad con uno, dos o tres dígitos. Siguiendo con el ejemplo anterior, sería equivalente a haber introducido 700013,1. Así, en el proceso de pedidos (y sólo teniendo seleccionado tipo de pedido "Normal") se dispone del botón , tras cuya utilización se solicitará la selección del fichero a importar. Una vez realizada la importación, se mostrará un mensaje informando del número de líneas importadas correctamente y de líneas erróneas que no se han importado. Debe tenerse en cuenta que si durante la importación se detecta algún artículo que no esté dado de alta en Farmatic, se dará opción a darlo de alta en ese momento. Si se opta por no darlo de alta, esa línea no se importará. Asimismo, si en un mismo fichero hubiesen varias líneas correspondientes a un mismo código de artículo, tras la importación, en el pedido quedaría una única línea en la que se habrían sumado las cantidades de todas las líneas del fichero. Del mismo modo, si sobre un pedido existente se importa un fichero en el que hay líneas de artículos ya existentes en el pedido, las unidades importadas se sumarán a las ya existentes en el pedido.
Por último, recordar que si así se ha indicado en el proceso SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.), los artículos que deban ser controlados aparecerán señalados con el icono . Se podrá acceder directamente a la realización de controles de stock haciendo uso del botón que figurará a tal efecto en la barra de herramientas. Y si se activó el ‘control al vuelo’ en el entorno pedidos, cuando se introduzca un artículo que deba ser controlado, se presentará automáticamente una ventana donde introducir su stock real. Para más información al respecto, véase la ayuda SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.).
PEDIDOS CON FEDICOM V3
Al generar un pedido desde el proceso PEDIDOS, si el proveedor tiene asociado protocolo Fedicom v3, se dispondrá de los campos relativos a este protocolo.
Se dispondrá del check ‘No acepta demorados’ que permite indicar si se admiten o no demoras en el pedido. Por defecto, este check aparecerá desactivado si el protocolo Fedicom v3 del proveedor tiene activo el servicio de pedidos demorados. En caso contrario, el check estará activo.
Sólo si se aceptan demoras (el check ‘No acepta demorados’ está desactivado), aparecerán las columnas ‘Acepta Demora’ (donde se indicará si la línea del pedido admite o no ser demorada) y ‘Fecha límite Servicio’.
Si no se indica fecha límite de servicio, pero en el protocolo se ha asociado una condición en la que se especifiquen días para su cálculo, en el momento del envío del pedido se asignará fecha límite sumando a la fecha del pedido los días indicados en el protocolo.
La ‘Fecha límite Servicio’ implica que si no se puede servir esa línea en esa fecha o antes, se tratará directamente como una falta, entendiéndose que esa línea no se va a servir. Si el proveedor no va a servir esa mercancía en la próxima entrega, pero sí la puede servir antes de esa fecha o en ese mismo día, la línea se tratará como una demora aceptada automáticamente.
También se dispondrá del check ‘Condición del Servicio por línea’. Su activación hará que para cada línea del pedido se muestren las columnas ‘Condición’, ‘Fecha inicio’ y ‘Fecha fin’. Estos datos serán proporcionados a la farmacia por el proveedor.
En el campo ‘Fecha Servicio’ se puede indicar la fecha en la que se desea recibir el pedido, si no ha de ser la habitual. Por ejemplo, por vacaciones o cualquier otro motivo. Cuando se envíe el pedido, se podrá desglosar por fechas de entrega.
El check ‘Observaciones por línea’ permite activar/desactivar el poder asociar a cada línea del pedido las observaciones pertinentes. Además, se podrán asociar observaciones generales al pedido en el campo ‘Observaciones pedido Fedicom v3’.