Ruta: Compras > Traspaso de próximas dispensaciones
Resumen: Permite consultar las próximas dispensaciones previstas (de receta electrónica o manuales) y pasar sus unidades a una cartera o a un pedido para evitar faltas.
Palabras clave: próximas dispensaciones, receta electrónica, traspaso a cartera, traspaso a pedido, evitar faltas, previsión de dispensaciones, servicio de salud, tratamientos crónicos
Preguntas típicas: ¿Cómo preparo el stock para las próximas dispensaciones de receta electrónica? | ¿Puedo introducir próximas dispensaciones a mano?
A fin de facilitar el control de existencias para no dar faltas en futuras dispensaciones, se dispone de un proceso que permite consultar las próximas dispensaciones previstas y, si se estima oportuno, pasar las unidades previstas bien a una cartera, bien a un pedido.
En la dispensación con Receta Electrónica se recogerá automáticamente en Farmatic la relación de próximas dispensaciones comunicadas por el Servicio de Salud. Puesto que no todas las Comunidades Autónomas incluyen este servicio, el nuevo proceso también permite la introducción manual de próximas dispensaciones si así se desea.
Este proceso de denomina TRASPASO DE PRÓXIMAS DISPENSACIONES. Se podrá acceder a él desde dos puntos:
. Edición de carteras: Una vez dentro de la cartera, seleccionando esa opción en el menú CARTERA.
. Edición de pedidos: Una vez dentro de un pedido, seleccionando esa opción en el menú PEDIDO.
En ambos casos se presentará la misma ventana y el proceso funcionará igual. La única diferencia será que cuando se ‘traspasen’ unidades, se estarán traspasando a la cartera o al pedido, según desde donde se haya entrado.
Al entrar al proceso TRASPASO DE PRÓXIMAS DISPENSACIONES se presenta una ventana que muestra la relación de próximas dispensaciones registradas (bien automáticamente desde Receta Electrónica, bien manualmente).
Inicialmente se mostrarán las próximas dispensaciones previstas entre la fecha actual y los próximos 15 días, y que aún no hayan sido traspasadas ni a cartera ni a pedido. No obstante, se puede seleccionar el período que se quiera consultar y/o elegir si ver sólo las no traspasadas, las que ya se han traspasado o todas.
Por defecto, las líneas aparecerán ordenadas por fecha de próxima dispensación, mostrándose en primer lugar las más cercanas. Las líneas que tengan una misma fecha de próxima dispensación se ordenarán por código de artículo.
De cada próxima dispensación se muestran los siguientes datos:
. Código y descripción del artículo.
. Unidades a dispensar.
. Fecha de próxima dispensación. Este dato estará en rojo cuando falte una semana o menos para llegar a dicha fecha de próxima dispensación y la línea no haya sido traspasada a cartera o pedido.
. Fecha fin. No habrá paso a cartera o pedido si se ha superado esta fecha de fin, pues supone que ya no se puede dispensar esa prescripción.
. Estado. Este campo puede mostrar dos valores: ‘Traspasado’ (aparecerá en verde) o ‘No Traspasado’ (aparecerá en rojo), según sea que esa línea de próxima dispensación haya sido ya o no traspasada a cartera o pedido.
. Fecha Traspaso. Sólo en caso de líneas ya traspasadas a cartera o pedido, este campo reflejará la fecha en que se hizo dicho traspaso.
. Stock actual del artículo según conste en su ficha.
. Código y nombre del cliente de farmatic al que está asociada la futura dispensación.
. CIP del paciente.
. P.U.C y P.V.P. del artículo según consta en su ficha de Farmatic.
. Origen. Este campo puede presentar tres valores: ‘Rec. Electrónica’ (se ha recogido la información automáticamente en una dispensación desde Receta Electrónica), ‘Intro.Manual’ (se ha introducido manualmente desde este mismo proceso) o ‘Diversos’ (se mostrará cuando se trate de una agrupación de líneas según se explica más adelante).
. Observaciones.
. Nro. Dispensaciones. El valor habitual será 1. Solamente variará si se hace una agrupación de dispensaciones, como se explica más adelante. En dicho caso, mostrará cuántas dispensaciones están agrupadas en esa línea.
Si se desea ver agrupadas en una sóla todas las líneas correspondientes a un mismo artículo que tengan la misma fecha de próxima dispensación y fecha de fin, activar el check ‘Agrupar cada Artículo por Fecha Inicial y Final’. En la columna Nro.Dispens. se mostrará cuántas líneas se han agrupado. La columna Unidades a Dispensar mostrará la suma de unidades de esas líneas.
Junto al grid de líneas se dispone de los siguientes botones:
. Permite traspasar las líneas (todas o las seleccionadas) a la cartera o el pedido, dependiendo desde donde se haya entrado al proceso. Se traspasarán las unidades pendientes de dispensar, añadiéndose a las que ya hubiera de ese artículo en la cartera/pedido, o sustituyéndolas según se indique.
. Permite marcar como ya traspasadas las líneas seleccionadas. Por ejemplo, porque se hayan incluido en cartera o pedido por alguna otra vía, o simplemente para que no entren en futuros traspasos.
. Permite marcar como no traspasadas las líneas seleccionadas. Por ejemplo, porque se desea que entren en futuros traspasos.
. Permite eliminar definitivamente de la relación de próximas dispensaciones las líneas seleccionadas, para que no vuelvan a mostrarse.
En cuanto a la modificación de líneas debe tenerse en cuenta que:
. Una vez se ha traspasado una línea a cartera o pedido ya no será posible modificar sus datos, salvo cliente, CIP y observaciones.
. En las líneas agrupadas no se permite modificar ningún dato.
. En las líneas recogidas automáticamente desde Receta Electrónica solamente se podrán modificar las unidades, cliente, CIP y observaciones.
Por último, indicar que es posible automatizar el paso de unidades de próxima dispensación a cartera para ser pedidas. Para más información véase el apartado PROGRAMACIÓN DE ENVÍO A CARTERA.
Ruta: Compras > Programación de envío de pedidos
Resumen: Explica el proceso Programación de envío de pedidos (menú Compras o Comunicaciones > Avanzadas) para enviar pedidos automáticamente a un proveedor en fechas, horas y días programados.
Palabras clave: programar envío de pedidos, envío automático, horario de envío, días de la semana, proveedor, máquina encargada, protocolo, programación, pedido automático al almacén
Preguntas típicas: ¿Cómo hago que los pedidos se envíen solos a una hora? | ¿Qué datos lleva una programación de envío?
El proceso PROGRAMACIÓN DE ENVÍO DE PEDIDOS es accesible desde diferentes puntos de Farmatic:
Desde el menú COMPRAS.
Desde la opción AVANZADAS del proceso COMUNICACIONES del menú MAESTROS.
Desde el proceso PEDIDOS, haciendo clic en el botón .
En cualquier caso, el proceso PROGRAMACIÓN DE ENVÍO DE PEDIDOS permite establecer una programación para que los pedidos sean enviados al proveedor correspondiente automáticamente llegado el momento programado.
La programación de pedidos puede referirse a un pedido en concreto o a todos los pedidos de un proveedor determinado, pudiéndose especificar fechas y horas para realizar los envíos, así como días de la semana en que se pueden enviar y en los que no, máquina por la que realizarlos, protocolo a utilizar, cartera de faltas a utilizar, número de reintentos…
Se podrán establecer tantas programaciones de envío de pedidos como se estime pertinente, pudiendo activarlas o desactivarlas atendiendo a las necesidades de cada momento.
Una vez en el proceso PROGRAMACIÓN DE ENVÍO DE PEDIDOS, se muestra una parrilla superior donde figuran las programaciones existentes.
Es posible acotar que se muestren todas, sólo las activas o sólo las caducas (cuyo periodo de validez ha pasado), disponiéndose para ello de las cajas de chequeo Programaciones Activas y Programaciones Caducas, a activar o desactivar a voluntad.
En la parrilla inferior se muestra el histórico de envíos correspondiente a la línea de programación seleccionada en la parrilla superior.
Para establecer una nueva programación, una vez en el proceso PROGRAMACIÓN DE ENVÍO DE PEDIDOS hacer clic en el botón (equivalente a pulsar las teclas
Si se desea visualizar o modificar una programación ya existente, seleccionarla y hacer uso del botón (o
Si se desea eliminarla definitivamente, seleccionarla y hacer uso del botón (
El botón (
A continuación se detallan los datos a cumplimentar en cada programación:
DESCRIPCIÓN: Indicar un nombre que sirva para identificar en el futuro a esta programación.
FECHA DE INICIO: Día a partir del cual hacer efectiva la programación.
FECHA DE FINALIZACIÓN: Día a partir del cual la programación dejará de aplicarse.
HORA DE INICIO: Hora en la que se inicia la programación.
HORA DE FINALIZACIÓN: Hora en que finaliza la programación.
MÁQUINA QUE REALIZA EL ENVÍO: Puesto de trabajo de la farmacia que se encargará del envío de pedidos llegado el momento programado.
DÍAS ACTIVOS: Señalar en qué días de la semana se pueden enviar pedidos programados. En los días de la semana que no se activen en este punto, no se emitirán pedidos programados.
Para una misma programación se pueden especificar varias líneas referidas a varios pedidos, varios proveedores y/o varios protocolos. Por ello, una misma programación puede tener varias líneas, que serán independientes entre sí, debiéndose cumplimentar para cada una los siguientes datos en el grid de pedidos a tratar:
NRO. PEDIDO: Número del pedido a enviar. Si este campo se deja vacío, se entenderá que se desea enviar todos los pedidos del proveedor que se indique.
PROVEEDOR: Proveedor al que enviar el pedido. Si no se indica proveedor, ni se ha indicado número de pedido, se entenderá que se desea enviar todos los pedidos de todos los proveedores que tengan asociado el protocolo que se indique a continuación.
PROTOCOLO: Protocolo de comunicación a utilizar para el envío. Debe tenerse en cuenta que si se utiliza un protocolo Fedicom v3 que tenga activo el servicio de pedidos demorados, en los pedidos que se generen de forma automática fruto de una programación, en el caso de que la fecha indicada por el proveedor para servirlo exceda lo previsto se actuará según lo indicado en el campo ‘Gestión de propuesta de servicio demorado en pedidos automatizados’ de dicho protocolo: se aceptarán automáticamente las demoras, se rechazarán o se rechazarán solamente si exceden el número de días indicado en el campo ‘Nº días máximo de aceptación automática de propuesta de servicio demorado’ del mismo protocolo.
COND. FEDICOM: Condiciones Fedicom a aplicar en el envío. Sólo estarán disponibles las condiciones asociadas al protocolo indicado.
CARTERA FALTAS: Cartera en la que incluir las faltas que tras el pedido notifique el proveedor.
VENDEDOR: Si se gestionan vales electrónicos de estupefacientes, en cada programación se podrá indicar en este campo el vendedor a utilizar para la petición del vale cuando el pedido enviado incluya algún estupefaciente. Haciendo clic en esta columna se presenta un selector con los vendedores posibles. Si hay vendedores con usuario de Receta Electrónica asignado en su ficha de Farmatic, se mostrarán en primer lugar. Si no se indica vendedor, se utilizará el vendedor por omisión de Receta Electrónica que se tenga configurado.
NRO. REINTENTOS: Número de reintentos que han de realizarse si se encuentra impedimento al envío del pedido. Si agotados esos reintentos no se hubiese podido enviar el pedido, se intentará enviarlo en 5 minutos, reintentándose el mismo número de veces.
EXCLUIR: La utilidad de este campo es poder indicar que un determinado pedido está excluido del envío. Será de aplicación cuando se haya definido en una programación una línea indicando que se envíen todos los pedidos de un proveedor, pero se desee excluir un pedido en concreto, debiéndose entonces incluir otra línea en la misma programación, indicando el número de pedido a excluir e indicando Sí en este campo.
ÚLTIMA EJECUCIÓN: Fecha en que se realizó el último envío (o intento de envío) como fruto de esta programación.
RESULTADO: Donde se reflejará si el pedido fue o no enviado satisfactoriamente. Debe entenderse que se considerará enviado cuando no haya habido ninguna incidencia en el envío, lo que no implica que el proveedor lo haya aceptado o no como pedido válido, extremo éste que el usuario deberá revisar llegado el caso.
GESTIÓN DE REENVÍO DE FALTAS
Cuando se realicen envíos programados de pedidos, se podrán gestionar las posibles faltas que se produzcan, reenviándose un nuevo pedido con ellas.
Para ello, cuando se defina la programación, hay que activar la caja de chequeo “GESTIONA EL REENVÍO DE FALTAS” e indicar cada cuánto tiempo se deben realizar los reenvíos en el campo “Reintentar cada x minutos hasta completar U. Pedidas”.
Además, se habilitará el check ‘”Si Pedido es todo Falta, crear y enviar nuevo Pedido”, cuya activación o no determinará qué tratamiento debe darse cuando se envíe un pedido y todo él sea falta, como se explica más adelante.
Así, si se activa la gestión del reenvío de faltas, las diferentes líneas de la programación ya no serán independientes (como en el caso de que no esté activo el reenvío), sino que estarán relacionadas, como se explica a continuación.
En la primera línea de la parrilla de programación deberá indicarse el pedido o pedidos (puede también ser todos) cuyo envío se está programando (indicándose a qué proveedor enviarlo, con qué protocolo, etc.).
En la segunda línea (y sucesivas, si así se desea), se deberá indicar a qué proveedor se han de reenviar las faltas que se hayan producido al enviarse dichos pedidos.
Así, sólo en la primera línea de programación se podrá especificar qué pedidos enviar.
En las siguientes líneas, en la columna “Nro. Pedido” siempre habrá de indicarse ‘Todos’, puesto que no se tratará de enviar un pedido concreto, sino las faltas que se hayan producido al ejecutarse la línea anterior.
Lógicamente, el proveedor de envío, o el protocolo a utilizar, cambiará en cada línea, pues se trata de enviar las faltas a un destino alternativo al que las ha producido.
De esta forma, se irán ejecutando las líneas de programación: en la primera de ellas se enviarán los pedidos indicados, en la segunda se enviarán las faltas habidas en la ejecución de la primera, y si en ese momento se volvieran a dar faltas, éstas se volverían a enviar al proveedor indicado en la tercera línea de programación, y así sucesivamente hasta llegar a la última.
En la última línea de programación, será donde se tenga que indicar en qué cartera deben incluirse las posibles faltas que finalmente no hayan podido ser reenviadas. Para ello, se dispone de la columna “Cartera Faltas”. Dicha columna, pues, sólo será operativa en la última línea de programación, siendo que en las otras líneas lo indicado en dicha columna no será utilizado.
Asimismo, si se activa la caja “Gestiona el Reenvío de Faltas”, en la parrilla se habilita una nueva columna “DELEGAR ENVÍO”. Si en ella se especifica ‘Sí’, implicará que si el envío de esa línea (ya sea un pedido o envío de faltas) no se ha podido realizar, sean enviados cuando se ejecute la siguiente línea de la parrilla de programaciones. Si en la columna “Delegar envío” se indica ‘No’, si no se puede realizar un envío (ya sea de un pedido o de faltas), quedará sin realizarse.
Por último, en la gestión de reenvíos hay que tener en cuenta las siguientes consideraciones:
1.- Si se consigue enviar el pedido, pero sólo algunas de las unidades son falta, el pedido se dará por enviado, si bien se genera un nuevo pedido con dichas faltas (que se eliminan del pedido original). Este nuevo pedido se intentará enviarlo a los demás proveedores a los que se les pueda delegar el envío. Cuando se llegue a un proveedor que no delegue el envío o al último proveedor, si sigue siendo falta se volverá a iniciar el ciclo por el primer proveedor y así sucesivamente hasta que se consiga un envío sin faltas.
2.- Si se consigue enviar el pedido al proveedor pero todas las unidades del pedido están en falta, el comportamiento dependerá del estado del check ‘”Si Pedido es todo Falta, crear y enviar nuevo Pedido”:
Check no activo (estado por defecto): el pedido no se dará por enviado y se reintentará el envío con cada uno de los proveedores incluidos en la programación, hasta que alguno de ellos no dé todo falta. Cuando se llegue a un proveedor que no delegue el envío o al último proveedor, si sigue siendo falta en su totalidad se volverá a iniciar el ciclo por el primer proveedor y así sucesivamente. En todo momento se mantendrá el número de pedido.
Check activo: El pedido se dará por enviado (con 0 unidades pedidas) y se generará un nuevo pedido con las faltas (en este caso, la totalidad del pedido). Este nuevo pedido se intentará enviarlo a los demás proveedores a los que se les pueda delegar el envío. Cuando se llegue a un proveedor que no delegue el envío o al último proveedor, si sigue siendo falta se volverá a iniciar el ciclo por el primer proveedor y así sucesivamente hasta que se consiga un envío sin faltas. De esta forma, un mismo proveedor no recibirá el mismo pedido en falta de forma recurrente.
En ambos casos, cuando la programación deje de estar vigente, según fechas y horas de inicio y finalización que se hayan estipulado, y respetándose los días activos señalados, los reintentos cesarán.
3.- El campo ‘Nro. Reintentos’ se referirá, exclusivamente a las veces que hay que reintentar el envío del pedido cuando éste es defectuoso. No influye en absoluto a los envíos correctos pero con faltas que se ha comentado.
EXCEPCIÓN PEDIDOS A COFARES: En el caso de envíos a Cofares, atendiendo a sus requerimientos particulares, se limita a 20 pedidos por hora y 150 por día, ya sean envíos exitosos o no. Así, cuando se grabe una programación utilizando un protocolo con url de Cofares, con gestión de faltas con un tiempo de reintento inferior a 5 minutos, se avisará de ello para que se modifique la programación.
Pasados esos límites, no se procederá al envío del pedido, figurando en rojo el literal Límite comunicaciones al proveedor superado en el campo 'Resultado' en la consulta de programación del pedido. Consultando la traza del proceso de envío se podrá saber si se han sobrepasado los envíos por día o los envíos por hora. Si en la programación se incluyera otra línea utilizando una url que no es de Cofares, sí se ejecutarán todos sus envíos sin limitaciones. Si el límite de 20 comunicaciones por hora ha sido superado para la hora actual, los envíos se reanudarán cuando cambie la hora, salvo que las comunicaciones por día también hayan sido superadas.
En cualquier caso, en la parrilla inferior se muestra un histórico de envíos realizados automáticamente como fruto de la programación que se está editando, si los hay. De cada uno de ellos se da su fecha de envío, número de pedido enviado, proveedor al que se envió, protocolo utilizado, condiciones Fedicom aplicadas y resultado del envío. Haciendo clic sobre la columna ‘Resultado’ de cualquier línea del histórico se podrá visualizar toda la información relativa a la recepción de líneas de incidencia, de forma que se podrá detectar si el pedido se ha enviado bien o no, si el proveedor ha llegado a recibirlo o no, etc.
Ruta: Compras > Programación de envío de pedidos > Programación de envío de pedidos : Cómo�
Resumen: Tema contenedor con el índice de procedimientos de Programación de envío de pedidos (crear, modificar, eliminar, desactivar).
Palabras clave: cómo programar envío, crear programación, modificar programación, eliminar programación, desactivar programación
Preguntas típicas: ¿Dónde está el paso a paso de la programación de envío?
En este apartado se engloba la operatoria a seguir en todos los procesos relacionados con la programación de envío de pedidos.
Ruta: Compras > Programación de envío de pedidos > Programación de envío de pedidos : Cómo� > Crear una nueva programación
Resumen: Pasos para crear una programación de envío de pedidos: nombre, fechas inicio/fin, máquina, pedidos, proveedor y protocolo.
Palabras clave: nueva programación, crear programación de envío, fecha de inicio, fecha fin, máquina
Preguntas típicas: ¿Cómo creo una programación de envío de pedidos?
1.- En el menú COMPRAS seleccionar PROGRAMACIÓN DE ENVÍO DE PEDIDOS.
2.- Hacer clic en el botón Nuevo
3.- Indicar nombre descriptivo para la nueva programación, fecha de inicio y fin de la misma, y máquina encargada de llevarla a cabo.
4.- Indicar pedidos a tratar, así como proveedor para envío, protocolo a utilizar, etc.
5.- Una vez cumplimentados todos los datos, hacer clic en el botón Aceptar.
Ruta: Compras > Programación de envío de pedidos > Programación de envío de pedidos : Cómo� > Modificar una programación
Resumen: Pasos para editar una programación de envío de pedidos existente con el botón Editar.
Palabras clave: editar programación, modificar programación, botón editar
Preguntas típicas: ¿Cómo cambio una programación de envío de pedidos?
1.- En el menú COMPRAS seleccionar PROGRAMACIÓN DE ENVÍO DE PEDIDOS.
2.- Seleccionar la programación a modificar y hacer clic en el botón Editar.
3.- Una vez modificados los datos deseados, hacer clic en el botón Aceptar para que queden grabados.
Ruta: Compras > Programación de envío de pedidos > Programación de envío de pedidos : Cómo� > Eliminar una programación
Resumen: Pasos para borrar una programación de envío de pedidos con el botón Borrar.
Palabras clave: eliminar programación, borrar programación, botón borrar
Preguntas típicas: ¿Cómo elimino una programación de envío de pedidos?
1.- En el menú COMPRAS seleccionar PROGRAMACIÓN DE ENVÍO DE PEDIDOS.
2.- Seleccionar la programación a eliminar y hacer clic en el botón Borrar.
Ruta: Compras > Programación de envío de pedidos > Programación de envío de pedidos : Cómo� > Desactivar una programación sin eliminarla
Resumen: Cómo desactivar una programación de envío de pedidos sin borrarla, poniendo una fecha de finalización ya pasada.
Palabras clave: desactivar programación, fecha de finalización, sin eliminar, pausar programación
Preguntas típicas: ¿Cómo pauso una programación sin borrarla?
1.- En el menú COMPRAS seleccionar PROGRAMACIÓN DE ENVÍO DE PEDIDOS.
2.- Seleccionar la programación a desactivar y hacer clic en el botón Editar.
3.- Indicar una fecha de finalización de programación ya cumplida y hacer clic en el botón Aceptar para que quede grabado el cambio.