Inicio (índice de apartados)

Ayuda de Farmatic — 08-Compras, parte 10


Programación de Cartera a Pedido

Ruta: Compras > Programación de Cartera a Pedido

Resumen: Explica el proceso Programación de cartera a pedido (menú Compras o botón desde una cartera) que crea pedidos automáticamente a partir de carteras en momentos programados.
Palabras clave: programar cartera a pedido, pedido automático, crear pedidos automáticamente, programación, carteras, pedidos a largo plazo, descripción, activar desactivar
Preguntas típicas: ¿Cómo hago que las carteras se conviertan en pedidos automáticamente? | ¿Puedo programar el pedido desde una cartera concreta?

El proceso PROGRAMACIÓN DE CARTERA A PEDIDO, ubicado en el menú COMPRAS, permite programar la creación de pedidos a partir de carteras.

También se puede acceder a este proceso directamente desde cualquier cartera, haciendo uso del botón disponible a tal efecto, si bien en este caso se podría definir solamente programaciones en concreto para dicha cartera.

Se podrán establecer tantas programaciones de creación de pedidos como se estime pertinente, pudiendo activarlas o desactivarlas atendiendo a las necesidades de cada momento.

A continuación se detallan los datos a cumplimentar en cada programación:

Una programación estará activa entre las fechas y horas indicadas de los días activos indicados.  Durante este período, cada 5 minutos se irá comprobando si hay nuevas líneas de cartera que deban incluirse en pedidos según las condiciones definidas en dicha programación.

Para una misma programación se pueden especificar varias líneas referidas a varias carteras, varios proveedores y varios condicionantes.  Por ello, una misma programación puede tener varias líneas, debiéndose cumplimentar para cada una los siguientes datos:

En la parrilla inferior se muestra un histórico de generaciones de pedido realizadas automáticamente como fruto de la programación que se está editando, si las hay.  De cada generación de pedido se dan los siguientes datos:

Si se tiene activa la mensajería interna, se recibirán los correspondientes mensajes de creación de pedidos mediante programación.

Subtemas


Programación de cartera a pedido : Cómo�

Ruta: Compras > Programación de Cartera a Pedido > Programación de cartera a pedido : Cómo�

Resumen: Tema contenedor con el índice de procedimientos de Programación de cartera a pedido (crear, modificar, eliminar, desactivar).
Palabras clave: cómo programar cartera a pedido, crear, modificar, eliminar, desactivar programación
Preguntas típicas: ¿Dónde está el paso a paso de la programación de cartera a pedido?

En este apartado se engloba la operatoria a seguir en todos los procesos relacionados con la programación de creación de pedidos a partir de carteras.

Subtemas


Crear una nueva programación

Ruta: Compras > Programación de Cartera a Pedido > Programación de cartera a pedido : Cómo� > Crear una nueva programación

Resumen: Pasos para crear una programación de cartera a pedido: nombre, fechas, máquina, carteras, proveedor y si son pedidos a largo plazo.
Palabras clave: nueva programación, crear programación cartera a pedido, carteras a tratar, largo plazo, máquina
Preguntas típicas: ¿Cómo creo una programación de cartera a pedido?

1.- En el menú COMPRAS seleccionar PROGRAMACIÓN DE CARTERA A PEDIDO.

2.- Hacer clic en el botón Nuevo

3.- Indicar nombre descriptivo para la nueva programación, fecha de inicio y fin de la misma, y máquina encargada de llevarla a cabo.

4.- Indicar carteras a tratar, así como proveedor, si serán pedidos a largo plazo, etc.

5.- Una vez cumplimentados todos los datos, hacer clic en el botón Aceptar.


Modificar una programación

Ruta: Compras > Programación de Cartera a Pedido > Programación de cartera a pedido : Cómo� > Modificar una programación

Resumen: Pasos para editar una programación de cartera a pedido existente.
Palabras clave: editar programación, modificar programación cartera a pedido, botón editar
Preguntas típicas: ¿Cómo modifico una programación de cartera a pedido?

1.- En el menú COMPRAS seleccionar PROGRAMACIÓN DE CARTERA A PEDIDO.

2.- Seleccionar la programación a modificar y hacer clic en el botón Editar.

3.- Una vez modificados los datos deseados, hacer clic en el botón Aceptar para que queden grabados.


Eliminar una programación

Ruta: Compras > Programación de Cartera a Pedido > Programación de cartera a pedido : Cómo� > Eliminar una programación

Resumen: Pasos para borrar una programación de cartera a pedido.
Palabras clave: eliminar programación, borrar programación cartera a pedido, botón borrar
Preguntas típicas: ¿Cómo elimino una programación de cartera a pedido?

1.- En el menú COMPRAS seleccionar PROGRAMACIÓN DE CARTERA A PEDIDO.

2.- Seleccionar la programación a eliminar y hacer clic en el botón Borrar.


Desactivar una programación sin eliminarla

Ruta: Compras > Programación de Cartera a Pedido > Programación de cartera a pedido : Cómo� > Desactivar una programación sin eliminarla

Resumen: Cómo desactivar una programación de cartera a pedido sin eliminarla, poniendo una fecha final ya cumplida.
Palabras clave: desactivar programación, fecha de final, sin borrar, pausar
Preguntas típicas: ¿Cómo desactivo temporalmente una programación de cartera a pedido?

1.- En el menú COMPRAS seleccionar PROGRAMACIÓN DE CARTERA A PEDIDO.

2.- Seleccionar la programación a desactivar y hacer clic en el botón Editar.

3.-  Indicar una fecha de final de programación ya cumplida y hacer clic en el botón Aceptar para que quede grabado el cambio.


Programación de Envío a Cartera

Ruta: Compras > Programación de Envío a Cartera

Resumen: Explica el proceso Programación de envío a cartera (menú Compras) que pasa automáticamente artículos a una cartera en fechas programadas, con cantidades fijas y/o próximas dispensaciones.
Palabras clave: programar envío a cartera, paso automático a cartera, próximas dispensaciones, cantidad fija, independiente del stock, programación, pedido periódico, artículos a cartera
Preguntas típicas: ¿Cómo hago que ciertos artículos entren solos en cartera cada semana? | ¿Puedo programar el paso a cartera de las próximas dispensaciones?

El proceso PROGRAMACIÓN DE ENVÍO A CARTERA, ubicado en el menú COMPRAS, permite programar el paso automático de artículos a cartera, independientemente del stock actual de los mismos.

El usuario decidirá cuándo debe realizarse el paso a cartera, a qué cartera, de qué artículos y en qué cantidad.

Asimismo, desde este proceso se podrá programar el paso automático a cartera de las unidades incluidas en la relación de próximas dispensaciones, bien recogidas automáticamente en el momento de la dispensación desde el módulo de Receta Electrónica, bien introducidas manualmente.

Al entrar al proceso, y tras hacer uso del botón Nuevo, se deben cumplimentar los siguientes campos para definir una nueva programación:

. Periódica:  En esta modalidad, el paso de artículos a cartera se realizará con la periodicidad que el usuario determine: semanal (habrá de indicarse qué día de la semana realizar este paso) o mensual (habrá de indicarse qué día del mes se ha realizar el paso a cartera).

. A partir de la última venta:  En este caso, el envío a cartera se realiza cuando ha transcurrido el intervalo de tiempo indicado desde la última venta del artículo.  El usuario deberá determinar cuántos días, semanas o meses han de trascurrir desde la última venta hasta que se realice el paso de los artículos a cartera.

. Periódica Extendida:  Permite definir la programación indicando días concretos de la semana en que se ha de ejecutar, a qué horas fijas o cada cuánto tiempo, desde qué máquina, y con qué periodicidad (diaria, semanal, mensual).  Se habilitará el check ‘Mostrar Programación’ y en lugar de la parrilla de artículos se mostrarán los datos adicionales de la programación:

……. Procesar a unas horas fijas :  De activarse esta opción, se podrá indicar a qué horas concretas del día se deben realizar los envíos a cartera.  Si se activara la opción pero no se indicarán horas concretas, se realizarán una sola vez al principio de cada día activo.

……. Enviar cada cierto tiempo :  En este caso, se habilitará un espacio en el que indicar cada cuánto tiempo (minutos u horas, según se indique) se deben realizar los envíos a carera en cada día activo.  De no definirse rango horario tras activar esta opción, se entenderá que se realizarán durante todo el día.

……. Si se ha optado por envíos diarios, implicará que si el día que según la programación indicada debería ejecutarse la programación automática no es un día hábil (es decir, no se trabaja en la farmacia), se pospone el envío al siguiente día hábil, esté este último o no dentro de los criterios de programación indicados.

……. Si se ha optado por envíos mensuales, implicará que si el día que según la programación indicada debería realizarse el envío a cartera automático coincide con un día 31 y ese mes no tiene más que 30 días, se realizará el envío el último día del mes, esté o no dentro de los criterios de programación indicados.

……. En el caso de envíos semanales, no estará disponible esta caja, pues no ha lugar.

Botón Próximas Ejecuciones :  Al hacer clic sobre este botón se presentará una relación de qué días concretos y a qué horas se realizarán los envíos a cartera  automáticos atendiendo a la programación que se ha definido.

. Fecha Única:  Se corresponde a una programación generada automáticamente al anotar un encargo teniendo parametrizado un determinado número de días de antelación para el paso de las unidades encargadas a la cartera para ser pedidas.  En la descripción de la programación se especifica el encargo de que se trata.

. Cantidad fija.  En este caso, el usuario determinará qué número exacto de unidades deben entrar en cartera.

. Hasta completar el stock mínimo del artículo.  La entrada en cartera se realizará con las unidades necesarias para llegar hasta el stock mínimo del artículo. Si el artículo tuviese un stock superior al stock mínimo, no se generaría esta entrada.

. Hasta completar el stock máximo del artículo.  La entrada en cartera se realizará con las unidades necesarias para llegar hasta el stock máximo del artículo. Si el artículo tuviese un stock superior al stock máximo, no se generaría esta entrada.

. A partir de fórmula de reaprovisionamiento.  En este caso se utilizará la fórmula de reaprovisionamiento seleccionada para calcular las unidades de entrada en cartera. Este cálculo es equivalente al que se realiza en el proceso REAPROVISIONAMIENTOS para 1 día de cobertura y sin tener en cuenta el stock actual.  Al seleccionar esta modalidad se habilitará el campo ‘Fórmula’ donde indicar qué fórmula de reaprovisonamiento se desea utilizar.

No obstante, se tiene la posibilidad de indicar que si el artículo tiene lote óptimo asignado en ficha, la cantidad que pase a cartera sea dicho lote óptimo.  Para ello, se deberá activar el check “Si existe Lote Óptimo, asignar como Unidades de entrada en cartera”.  De esta forma, de los artículos con lote óptimo pasará a cartera un lote, obviándose lo indicado en el campo ‘Unidades de entrada en cartera’.  En los artículos que no tienen lote óptimo asignado en ficha, pasará a cartera la cantidad que corresponda según se haya indicado en el campo ‘Unidades de entrada en cartera’.

Cuando la programación se base en un conjunto de artículos (listas, grupos terapéuticos, conjuntos homogéneos, familias, etc.) es optativo que se vaya actualizando para que cada vez que se ejecute la programación se aplique a los artículos que en ese justo momento estén presentes en la lista, grupos, conjuntos, etc. que se haya elegido.  Para que este sea el funcionamiento, se debe activar el check ‘Conjunto de Artículos variable según contenido Lista’.  Cuando se active el check se pedirá conformidad para sustituir los artículos que en este momento estén incluidos en la programación por los que estén incluidos en la lista que se seleccione.  Cada vez que se vaya a ejecutar la programación, automáticamente y de forma transparente se refrescará el conjunto de artículos para recoger la situación de la lista, familia, etc. en ese momento.

Se permite indicar una ficha de fin de vigencia de cada programación.  Si se indica una fecha en el campo ‘Finalizar Programación al acabar el día’, una vez finalizado ese día la programación deja de aplicarse.

Se pueden definir tantas programaciones de paso a cartera como se necesiten.  Si en algún momento se desea suspender el uso de alguna de ellas sin borrarla, se deberá activar la caja de chequeo ‘Programación deshabilitada’.

Cuando se accede al proceso PROGRAMACIÓN DE ENVÍO A CARTERA, se visualiza una parrilla en la que se muestran todas las programaciones ya definidas (teniendo activa la pestaña “PROGRAMACIONES”).  Si se activa la pestaña “ARTÍCULOS” se visualizan los artículos incluidos en alguna programación, indicándose en cuál.  En ambos casos, se excluyen por defecto de la visualización las programaciones que estén deshabilitadas.  No obstante, podrán incluirse activando para ello la caja de chequeo ‘Incluir Programaciones Inactivas’.

Si estando en la pestaña “ARTÍCULOS”, se edita la programación asociada a un artículo, ésta se mostrará únicamente con este artículo, aunque la programación tuviese más artículos asociados. De esta forma se permite modificar la programación de un artículo sin alterar la del resto de artículos de esa programación.  En este caso, al guardar la programación, se generará una nueva asociada únicamente a este artículo y el artículo se eliminará de la programación anterior.

Desde dichas parrillas se pueden eliminar programaciones y/o artículos de las mismas haciendo uso del botón Borrar.

Las programaciones de envío a cartera se ejecutarán con la primera apertura diaria de Farmatic. La ejecución la realizará el primer ordenador que abra Farmatic y si el día que se debía ejecutar una programación no se abriese Farmatic (por ejemplo, por estar la farmacia cerrada), la programación se lanzaría al día siguiente. Si se deja Farmatic abierto de un día para otro, este cambio de día también se detecta y se lanzaría la programación automáticamente al cambiar de día.

El paso de un artículo a cartera como consecuencia de la ejecución de una programación de envío a cartera se identificará con el motivo ‘Envío automático a Cartera’.

Por último, como ya se ha comentado existe la posibilidad de programar el paso automático a cartera de las unidades incluidas en la relación de próximas dispensaciones (ya se hayan recogido éstas desde Receta Electrónica o introducido manualmente desde el proceso TRASPASO DE NUEVAS DISPENSACIONES).

Para ello, en la ventana de programación de envío a cartera se debe activar el check Artículos con Fecha de Próxima Dispensación.  Esto provoca que desaparezca el espacio de introducción de artículos a incluir en la programación, puesto que serán sólo los artículos que estén incluidos en la relación de próximas dispensaciones, y en su lugar se muestren dos nuevos campos a cumplimentar:

. Días de Antelación sobre la Fecha, para pasar a Cartera.  Indicar cuántos días antes de la fecha de próxima dispensación se permite pasar el artículo a la cartera.  Por defecto, 10 días.

. Días Máximos sobre la Fecha, para pasar a Cartera.  Indicar cuántos días después de alcanzada la fecha de próxima dispensación se permite aún el paso del artículo a cartera.  Por defecto 10 días.  Ahora bien, si la dispensación tiene una fecha fin de próxima dispensación, esa será el tope, de forma que no habrá paso a cartera automático una vez sobrepasada.

Así, el día que se ejecute la programación según se haya definido (diaria, semanal, mensual, etc.), pasarán a cartera los artículos que estén en la relación de próximas dispensaciones siempre y cuando su fecha de próxima dispensación cumpla los días de antelación y días máximos indicados respecto a la fecha del día de ejecución.

Por ejemplo, si se admite el paso a cartera con una antelación de 10 días y 3 días máximo sobre la fecha, si la fecha de próxima dispensación es el 11/11/2017, sólo pasará a cartera si la programación se ejecuta dentro del plazo comprendido entre 01/11/2017 y el 14/11/2017.

¿Cuántas unidades pasarán a cartera?  Las indicadas en el campo ‘Unidades de entrada en cartera’, que ahora incluye una posibilidad más: “La Cantidad indicada en “Próximas Dispensaciones”.

Una vez traspasada una próxima dispensación a cartera, quedará marcada como tal y ya no será tenida en cuenta en próximas ejecuciones de esta programación de paso a cartera.

Se permite excluir artículos de la programación para que no entren en cartera.  En la pestaña “ARTÍCULOS” se dispone del check "Ver sólo artículos en varias programaciones" cuya activación permite que se muestren solamente artículos que están incluidos en más de una programación, lo que facilitará su localización y, si procede, eliminación de alguna de las programaciones.  Para excluir un artículo de una programación, bastará con hacer clic en la caja de chequeo de la línea correspondiente.

Si se desea activar la marca de excluir en varios artículos, se puede efectuar una selección múltiple de líneas y hacer uso del botón .  Esos artículos quedarán marcados y excluidos de las programaciones indicadas.

Asimismo, para anular la marca de desactivación y que el artículo vuelva a ser procesado en esa programación, basta con hacer de nuevo clic en la caja de chequeo o, si son varios artículos, seleccionarlos y hacer uso del botón .


Histórico de Envío de Pedidos

Ruta: Compras > Histórico de Envío de Pedidos

Resumen: Permite consultar el registro de envíos de pedidos (correctos y fallidos, incluidos los de venta, encargos y programaciones); los días de conservación se fijan en Configuración/Parámetros > Artículos.
Palabras clave: histórico de envíos, envíos fallidos, envío de pedido fallido, días a conservar, registro de envíos, pedido no llegó, comprobar envío
Preguntas típicas: ¿Cómo compruebo si un pedido se envió correctamente al proveedor? | ¿Cuántos días se guarda el histórico de envíos?

El proceso HISTÓRICO DE ENVÍO DE PEDIDOS permite consultar un registro de los envíos de pedido que se han producido.

Se conserva este histórico de tantos días como se haya indicado en el parámetro Histórico de Envíos (Días a Conservar), englobado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.  Por defecto, 30 días.  Si en dicho parámetro se ha indicado el valor 0, no se generará histórico de envíos.

En el histórico quedan reflejados los envíos de pedidos tanto si han sido exitosos como los fallidos.  Se tendrán en cuenta todos los envíos, también los realizados desde venta, encargos o programación de envíos.

El proceso HISTÓRICO DE ENVÍO DE PEDIDOS se incluye en el menú COMPRAS (también en el menú PEDIDOS disponible durante la recepción de mercancías).

La consulta puede acotarse por período, por entorno (pedidos, ventas, encargos, pedidos programados, o todos) y/o por artículo (un artículo concreto indicando cuál, o todos si no se indica ninguno).

Se puede excluir los envíos fallidos desactivando el check ‘Ver también Envíos Fallidos’.

Se dispone de dos modalidades de vista de la información:

1.- Pestaña “VISTA POR ENVÍOS”.  En esta modalidad se muestra una parrilla superior con cada uno de los envíos, y una parrilla inferior con el detalle completo de artículos del pedido seleccionado.  De cada envío se informa de su fecha y hora de envío, número de pedido, proveedor, protocolo de envío utilizado, resultado (envío correcto o incorrecto), máquina desde la que se envió, entorno de envío (pedidos, ventas, encargos, pedido programado), vendedor y condiciones FEDICOM.  En el detalle de artículos se muestra código y descripción del artículo, unidades pedidas, unidades servidas, unidades en falta y número de pedido.

2.- Pestaña “VISTA POR ARTÍCULOS”.  En esta modalidad se muestran todos los artículos incluidos en los pedidos registrados en el histórico, ordenados por fecha de envío (en primer lugar los envíos más recientes).

En ambas vistas, haciendo clic sobre el icono se presentará una traza del proceso de envío del pedido seleccionado, así como información más detallada sobre posibles incidencias que hubiera.  También se dispondrá de información más detallada sobre el desarrollo del envío en la pestaña “OTRAS INCIDENCIAS”.  Además, si el pedido fue correcto, se podrá consultar la información de inicio de sesión y cabecera del pedido, activando las pestañas “INICIO SESIÓN” y “CABECERA DE PEDIDO”.

Por último, se podrá eliminar un registro del histórico o eliminarlo en su totalidad haciendo uso del botón Eliminar.