Ruta: Compras > Recepción
Resumen: Introducción al capítulo de recepción de mercancías (Compras > Recepción): circuito desde que llega la mercancía a la farmacia hasta su pago al proveedor; recepción total o parcial, incidencias, faltas, estupefacientes. Actúa en gran parte como contenedor de subtemas.
Palabras clave: entrada de mercancía, recibir pedido, albarán, faltas, recepción parcial, incidencias, estupefacientes en recepción, recepción manual o scanner, circuito de compras
Preguntas típicas: ¿Cómo funciona el proceso de recepción de mercancía en Farmatic? | ¿Puedo recepcionar un pedido de forma parcial? | ¿Qué pasa con las faltas al recepcionar?
En el capítulo PEDIDOS se ha comentado todo el proceso seguido desde que se produce una propuesta de pedido hasta que éste es emitido en firme, es comunicado al proveedor y queda en espera de ser recepcionado.
En este capítulo se va a completar el circuito de compras, desde el momento en que la mercancía es recibida en la oficina de farmacia hasta que la misma es pagada al proveedor.
Este circuito comenzará comunicando la mercancía que se recibe, bien sea de forma manual o vía lápiz óptico o scanner (en cualquiera de sus modalidades). Durante esta notificación, se podrán comunicar las posibles incidencias que puedan darse, como el hecho de no haber recibido la totalidad de la mercancía pedida, cambios de precios, cambios en las condiciones comerciales de compra, devolución de parte de la mercancía recibida, comunicación de unidades de bonificación, etc. Asimismo, se podrán actualizar datos relativos a artículos, como puedan ser la fecha de caducidad, laboratorio, ubicación física en el almacén, etc. Será posible también la generación de etiquetas de los artículos recibidos, si se estima conveniente.
La recepción de un pedido puede realizarse en su totalidad o de forma parcial, de tal forma que puede efectuarse la recepción de forma fraccionada en diferentes momentos.
De esta forma, la recepción de la mercancía quedará debidamente registrada, quedando el almacén totalmente actualizado.
En el proceso de recepción de mercancía se controlará automáticamente el paso de los artículos que han sido falta de nuevo a cartera, para volver a pedirlos, así como también se gestionará la generación de nuevas propuestas de pedido de aquellos artículos que tras la recepción queden bajo mínimo.
Si ha habido recepción de estupefacientes (o devoluciones), si se tiene activo el parámetro “Gestión de Estupefacientes en Recepción”, se solicitarán los datos oportunos para su correcta anotación en el LIBRO RECETARIO.
La mercancía recibida podrá ser valorada tanto a precio de venta como a precio de coste. En este último caso, la valoración podrá efectuarse tanto atendiendo a las condiciones de compra que el proveedor aplicará en factura, como atendiendo sólo a las condiciones que el proveedor establezca en el albarán. En este último caso, podrá verificarse fácilmente si el albarán recibido es conforme a la mercancía recibida, pues los precios de compra calculados por FARMATIC deberán coincidir con los que refleje el albarán físico recibido.
El proceso lógico continuaría notificando la recepción del albarán o albaranes correspondientes a la mercancía recibida, previa comprobación de que éste es conforme a la mercancía recibida, como ya se ha indicado. Los importes de estos albaranes serán calculados automáticamente por la aplicación, atendiendo a las condiciones comerciales que se hayan definido de cada proveedor, si bien podrán ser modificados si el usuario así lo estima conveniente. La introducción de los albaranes puede efectuarse en el mismo momento de la recepción de la mercancía o en cualquier otro momento. Los albaranes pueden introducirse efectuando un desglose del mismo por familias, de forma que se calcularán los márgenes obtenidos en cada una de ellas por separado, y se generarán estadísticas de compras por familias independientemente.
Se parametriza si al recibir conjuntamente varios pedidos se ha de generar un único albarán o un albarán independiente para cada uno de los pedidos recepcionados. Se deberá configurar en el parámetro Generar tantos albaranes como pedidos se hayan recepcionado, ubicado en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Por defecto estará desactivado, con lo que se generará un único albarán por recepción. En cualquier caso, aunque este parámetro no esté activado, se seguirán generando varios albaranes de un mismo pedido cuando en la recepción haya también devoluciones o se trabaje con MultiNif y el pedido contenga artículos de diferentes empresas. Tanto si se activa como no este parámetro, se registrará una única recepción, que tendrá asociados tantos albaranes como se generen.
Asimismo, si se han producido devoluciones de mercancías, por ejemplo, por venir deteriorada o haber sido recibida sin haberla pedido, el programa generará de forma automática el correspondiente albarán valorado de devolución. Todos los albaranes que se vayan introduciendo, correspondientes a las diferentes recepciones de mercancía que se produzcan, así como las posibles devoluciones, quedarán registrados y en espera de la recepción de sus correspondientes facturas.
El siguiente paso del proceso se realizará cuando se reciban las facturas de las compras realizadas. En ese momento se podrá contrastar la información de la misma con los albaranes a los que la factura corresponda, y que ya fueron introducidos cuando fueron recibidos. De esta forma se podrá controlar si la factura es correcta o no. De ser conforme, se notificará su recepción, así como las posibles diferencias con respecto a los albaranes, si las hubiera. Asimismo, se podrán notificar posibles gastos relacionados con la compra. Una vez notificada la recepción de la factura, desaparecerán los albaranes como pendientes de recibir factura, y tan sólo quedará pendiente la notificación del pago correspondiente, que deberá realizarse cuando éste se haga efectivo. Los datos de factura introducidos podrán consultarse en cualquier momento mediante el proceso FACTURAS.
Tanto la notificación de la recepción de la factura como su posterior pago, serán debidamente contabilizados si se tiene activada la contabilización automática en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Una vez se notifique el pago, en el momento en que éste se realice, se habrá completado totalmente el circuito de compras.
Las mismas habrán generado automáticamente, desde el momento en que se introduce el albarán, unas estadísticas sobre volúmenes de compra realizadas a cada proveedor, en su totalidad o por familias. En ambos casos, se calculará el margen real obtenido, pudiendo comparar los márgenes reales que se están obteniendo con cada proveedor.
En el caso de que se lleve gestión multiempresa (Multi-Nif) la recepción será única, es decir, no se divide por empresas. Sin embargo, la generación de los albaranes automáticos se hará en función de lo indicado en el parámetro "Permitir Albaranes Multi Actividad": Así, si en dicho parámetro se indicó "No", en la recepción de mercancías se generarán tantos albaranes como empresas diferentes se vean implicadas (en función de las familias a las que pertenezcan los artículos recepcionados). Así, tras la recepción se mostrará inicialmente el último de ellos, disponiéndose en la zona superior de la ventana del campo "Albaranes Generados", donde figurarán todos los albaranes creados en esta recepción (indicándose su número y empresa asociada), pudiéndose seleccionar cada uno de ellos para su consulta y/o modificación si así se desea. Téngase en cuenta que en este momento la opción de grabar (
Por el contrario, si en el parámetro "Permitir Albaranes Multi Actividad" se ha indicado "Sí", en la recepción de mercancías inicialmente se generará un único albarán que será catalogado como "MultiActividad". No obstante, cuando tras la recepción se presente este albarán generado se tendrán dos posibles formas de actuación: Aceptar normalmente (con lo que dicho albarán queda grabado y en espera de ser facturado a una determinada empresa) o hacer uso del botón Desglosar, con lo que se generarán tantos albaranes como empresas estén implicadas. Obviamente, si en una recepción sólo se recepcionan artículos de una empresa, se generará un único albarán directamente asignado a dicha actividad.
Indicar que cuando un artículo está en alguna recepción dormida o pendiente de actualizar no vuelve a entrar en cartera, salvo que se trate de una recepción directa (sin pedido previo) en cuyo caso no evitará la normal inclusión del artículo en cartera cuando sea necesario. En la parrilla de recepciones aparecerán resaltadas en rojo aquellas que estén pendientes de actualizar desde hace 10 o más días, para que el usuario pueda controlar esta eventualidad.
Indicar que en el grid de recepciones se dispone del check ‘Mostrar Detalle de la Recepción’, que permite activar/desactivar la visualización de un detalle de los artículos incluidos en la recepción que se seleccione en el grid. Los artículos encargados presentarán el icono .
Por último, si se activa el parámetro Solo pueden realizar recepciones aquellos vendedores que hayan fichado (entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS) cuando se identifique el vendedor al entrar a la recepción se comprobará si está debidamente registrada una entrada en el proceso CONTROL HORARIO (es decir, el vendedor ha fichado). De no ser así, se avisará de ello y no se permitirá el acceso al entorno de pedidos hasta que no fiche. No se realizará este control si el vendedor está marcado en su ficha como administrador.