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Resumen: Explica la ventana de recepción de mercancías (Compras > Recepción): elegir proveedor, condiciones de compra y vendedor, recepción manual o vía scanner, notificar recibido o solo incidencias, y todos los campos de las líneas (cantidades, precios, caducidad, lote, bonificación). Tema muy extenso.
Palabras clave: recepcionar pedido, dar entrada mercancía, recepción directa, sin pedido, código scanner, lápiz óptico, notificar recibido, notificar solo incidencias, bonificadas, faltas, caducidad, a devolver, dormir recepción, listado de valoración
Preguntas típicas: ¿Cómo doy entrada a un pedido que me ha llegado? | ¿Cómo recepciono mercancía sin pedido previo? | ¿Cómo recepciono con el scanner solo las incidencias? | ¿Qué significan los campos de la ventana de recepción?
Este proceso permite la notificación de la entrada y recepción de cierta mercancía en la oficina de farmacia, dando opción a comunicar posibles incidencias, faltas, cambios de algún dato del artículo, etc.
Se utilizará este apartado tanto para notificar que se ha recibido la mercancía correspondiente a algún pedido realizado, como para notificar recepciones directas, es decir, introducir mercancía recibida que no corresponde a ningún pedido realizado, por ejemplo, si se trata de mercancía pedida directamente por teléfono al proveedor sin haber emitido el pedido correspondiente a través de FARMATIC. En ambos casos el proceso es similar.
La notificación de la mercancía recibida puede hacerse tanto de forma manual como vía lápiz óptico o scanner. Así pues, cuando se accede al proceso de recepción de mercancías se presenta una primera ventana en la que se deben cumplimentar los siguientes campos:
PROVEEDOR : Se debe seleccionar el proveedor del cual se recibe la mercancía.
CONDICIONES DE COMPRA : Si el proveedor tiene definidas diferentes tablas de condiciones comerciales, se deberá indicar cual se debe aplicar en la recepción que va a efectuarse. Esta indicación se refiere a la tabla de condiciones particular de proveedor, no a la tabla general de condiciones, ya que ésta es única y común para todos los proveedores.
VENDEDOR : Indicar el vendedor que va a notificar la recepción de mercancías.
RECEPCIÓN VÍA SCANNER : De no activarse esta caja de chequeo se entenderá que se desea realizar la recepción en su modalidad manual, es decir, se presentará en pantalla el pedido inicial y manualmente se notificarán los cambios que se crea oportuno. Por el contrario, de activarse esta caja de chequeo se entenderá que la recepción de mercancías se va a efectuar introduciendo los artículos mediante un lector óptico, de forma que lo introducido será comparado con el pedido inicial. Esta comparación tiene a su vez dos modalidades, según se active una u otra de las cajas de chequeo que se comentan a continuación. Cuando se realiza la recepción vía scanner también se controlará si se introduce algún artículo que no estuviera incluido en el pedido que se está recepcionando. Esta circunstancia se avisa mediante una señal sonora y la inclusión en la línea de recepción del icono No Pedido.
NOTIFICAR RECIBIDO : Esta caja sólo se podrá activar en caso de haberse indicado previamente que la recepción será vía scanner. Su activación implica que vía scanner se va a introducir la mercancía recibida, de forma que al compararse con el pedido, lo que no se haya introducido se considerará falta.
NOTIFICAR SOLO INCIDENCIAS : Esta caja solo se podrá activar en caso de haberse indicado que la recepción es vía scanner, y su activación conllevará que sólo se introducirán vía scanner aquellas líneas del pedido que presenten alguna incidencia (no recibido en su totalidad, cambio de precio, etc.), entendiéndose que lo no introducido es conforme al pedido inicial.
Respecto a la modalidad de recepción cabe resaltar que aparecerá activada aquella que por omisión se haya especificado en CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. No obstante, si así se desea, se podrá activar la modalidad que se crea conveniente en este momento.
Si se trata de la notificación manual de mercancía correspondiente a un pedido, se presentan en pantalla todos los artículos del mismo, asumiéndose inicialmente que la cantidad recibida es igual a la cantidad pedida. El usuario, de forma manual, revisará las líneas del pedido corrigiendo la cantidad recibida, si no se ha recibido lo que se pidió, y notificando cualquier incidencia que estime conveniente (cambios de P.V.P., fechas de caducidad, etc.). Si, por el contrario, se trata de una entrada manual y directa de mercancías, será el usuario quien, vía teclado, vaya introduciendo los artículos que han entrado, indicando en qué cantidad, y cualquier dato que se deba modificar del artículo.
En el caso de que la notificación de mercancía sea vía scanner, se presenta igualmente todo el pedido, asumiéndose inicialmente cantidad recibida 0 si se va a introducir lo recibido o cantidad recibida igual a la pedida en caso de que se vayan a notificar sólo incidencias. En la esquina superior izquierda de la ventana se presentará el campo "Código Scanner", donde se irá visualizando el último código leído con scanner. Cuando se introduzca un artículo vía scanner será posible notificar cualquier incidencia que se crea necesaria, siempre teniendo presente la modalidad de trabajo elegida (notificar incidencias o lo realmente recibido). Para poder pasar a modificar datos de un artículo, una vez leído pulsar flecha abajo o la tecla
Si se lee con scanner un artículo que no estuviese en el pedido, se emitirá un aviso sonoro y se marcará la línea con el icono No Pedido. Si dicho artículo se vuelve a leer ya no se emitirá el aviso sonoro.
Cuando en una recepción con scanner haya más de una línea del mismo artículo (recepción de varios pedidos conjuntamente), se puede introducir la cantidad recibida total en una de las líneas, con lo que se emitirá un aviso de que hay otras líneas del mismo artículo y se pedirá conformidad para repartir las unidades recibidas entre ellas. Si se contesta afirmativamente, lo que se hará será poner en cada línea como unidades recibidas igual cantidad a las unidades pedidas. Hecho este reparto, si sigue habiendo más unidades recibidas que pedidas, se imputarán a la línea en la que se ha introducido originariamente la cantidad total recibida. Nunca en ninguna de las otras líneas se pondrá una cantidad recibida superior a la pedida. Si no se da conformidad a este reparto, todas las unidades indicadas se imputarán a la línea en la que se han introducido.
Tanto en la modalidad de entrada vía scanner como manual, si se tiene activa la gestión SEVeM (parámetro SEVeM Activado del entorno SEVeM del proceso CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS) y la verificación en la recepción (parámetro Verificar los envases en recepción, del mismo entorno), se podrá introducir los códigos Datamatrix de aquellos artículos que requieran de dicha gestión, con lo que se realizará la correspondiente consulta en NodoFarma del estado de cada envase (activo o inactivo), según se detalla en el apartado GESTIÓN SEVeM EN LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS.
Si se tiene activa la gestión de lotes y caducidades (parámetro Activar gestión por lotes y caducidades del entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS), en los artículos de los que se lleva esta gestión (tienen activo el check ‘Lote caducidad’ en la pestaña “AUXILIAR” de sus fichas), se podrá introducir el lote y fecha de caducidad de cada uno de los envases recibidos. La introducción de lotes podrá realizarse manualmente o bien de forma automática a partir de la lectura de los códigos Datamatrix de los envases, ya que estos códigos incluyen información sobre el código de producto, número de serie, lote y fecha de caducidad. Para más información al respecto, véase el apartado GESTIÓN DE LOTES Y CADUCIDADES.
Tras dar entrada a los artículos recibidos, sea cual sea la modalidad de trabajo seguida, se cuestionará en primer lugar sobre la gestión de faltas. El usuario deberá elegir la cartera en la que depositar las faltas y el proveedor al que pedirlas. Deberá activarse la caja de chequeo "Enviar con el proveedor asignado" si se desea que los artículos pasen a cartera asignadas al proveedor que se indique en este punto. Si esta caja se deja desactivada, los artículos pasarán a la cartera asignadas al proveedor habitual que figure en sus fichas, o bien sin proveedor asignado, según se tenga o no activado el parámetro “Asignar Proveedor Habitual si es Falta”. Una vez indicados estos datos hacer clic sobre el botón Aceptar.
A continuación, se cuestionará sobre el tipo de listado de valoración que se desea obtener, ofreciéndose las siguientes posibilidades:
Imprimir listado completo de valoración de entradas : Se obtendrá un listado impreso en el que figurarán todas las líneas que conforman la recepción de mercancías efectuada.
Imprimir sólo listado de valoración con las incidencias detectadas : Se obtendrá el mismo listado mencionado pero figurando tan sólo las líneas de la recepción en las que se haya dado algún tipo de incidencia, siendo el usuario quien debe indicar qué situaciones quiere considerar "incidencia", activando las cajas de chequeo correspondientes entre las disponibles a pie de ventana:
. "Pedidas/Recibidas": De activar esta caja se considerará incidencia cualquier diferencia entre unidades pedidas y unidades recibidas.
. "PVP": De activar esta caja se considerará incidencia cualquier cambio que se produzca en el P.V.P. del artículo. Es decir, líneas en las que el P.V.P. es diferente del que había previamente en la ficha del artículo.
. "PUC": De activar esta caja se considerará incidencia cualquier cambio que se produzca en el precio de última compra del artículo. Es decir, líneas en las que el P.U.C. resultante de la recepción es diferente al que previamente tenía el artículo en su ficha.
. "Stock/Recibidas" : Esta caja sólo aparecerá disponible si en vez de una recepción se trata de una introducción de inventario. De activarse se incluirán en el listado aquellas líneas cuya cantidad de stock introducido no coincida con el stock que figura en la ficha del artículo, de tal forma que se obtendrá un informe de inventario comparativo. Para más información sobre este tipo de inventarios véase el apartado INVENTARIO VÍA SCANNER.
Por omisión aparecerá activada la opción de obtención de listado que se haya especificado en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. De desear elegir otra opción bastará con activar el botón radio correspondiente. No obstante, téngase en cuenta que si en CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se ha indicado así no se realizará petición alguna sobre obtención de listado de valoración, no imprimiéndose en dicho caso listado alguno.
En la relación valorada de entradas es optativo el que se incluyan ciertos campos, dependiendo del estado de los siguientes parámetros ubicados en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS:
. Mostrar PVP y PUC anteriores en el Informe de Valoración de entradas: Según se active o no, en el informe de valoración de entradas se incluirán o no los datos de precio de venta y de compra antes de la recepción en curso.
. Mostrar Situación del artículo en el Informe de Valoración de entradas: Según se active o no, en la relación valorada de entradas se incluirá el dato de situación del artículo (ubicación física en la farmacia).
Téngase en cuenta que, por cuestión de espacio, si se tienen activos estos dos parámetros, en el informe no se mostrarán los datos de stock mínimo y máximo.
A continuación se solicitan los datos correspondientes a la introducción del albarán. No es obligatorio introducir los albaranes en ese momento, pudiéndose introducir con posteridad y de forma independiente en el tiempo al proceso de la recepción física de la mercancía.
Se permite asociar más de un albarán a una misma recepción de mercancías. Para ello, en la ventana de introducción de albarán que se presenta al finalizar una recepción de mercancías, se dispone del botón que permite añadir un nuevo albarán adicional asociado a dicha recepción. Repitiendo la acción se puede asociar a una recepción tantos albaranes como sea preciso. Los albaranes añadidos de esta forma quedan asociados al pedido correspondiente a la recepción de partida y, en el campo correspondiente a fecha de albarán se asumirá el literal ‘Albarán Manual’. En el grid de consulta de recepciones se verán reflejados tanto el albarán originario de la recepción como los albaranes manuales añadidos, todos ellos asociados al mismo número de pedido. Los albaranes añadidos manualmente pueden ser editados cuando se necesite desde el proceso ALBARANES.
Para proceder a la recepción de un pedido, seleccionar el pedido a recibir, se permite la recepción de más de un pedido en una misma recepción para ello seleccionar los pedidos que van a componer esa recepción, una vez seleccionados pulsar el botón Recepción de pedidos. Al seleccionar esta opción, en primer lugar muestra el proveedor del que se va a recibir la mercancía, en este campo recoge automáticamente el proveedor al que se ligó el pedido cuando se generó, ahora bien, si por algún motivo el pedido acaba siendo servido por un proveedor distinto, se puede modificar el proveedor, haciendo uso de la caja desplegable. Si el proveedor del que se va a recibir tiene asociadas tablas de condiciones de compras, aparece una caja desplegable en el que figuran los nombres de las tablas asociadas, debiendo el usuario indicar qué tabla se desea utilizar en la presente recepción. A continuación se indicará si la recepción se realiza vía scanner o no, haciendo uso de la caja de chequeo.
Llegados a este punto, tanto si se trata de una entrada directa de mercancía como la recepción de un pedido concreto, bien sea mediante scanner o no, los datos que se presentan en pantalla son los mismos, y la operatoria a seguir idéntica, con la salvedad ya mencionada de que en el primer caso, entrada directa, es el usuario quien debe introducir los artículos que se reciben y sus cantidades, en el segundo ya se presentan por pantalla los artículos del pedido, si bien en ambos caso se podrán añadir nuevas líneas al pedido si es necesario.
En el caso de entradas directas o añadiduras a un pedido, en el campo de petición de código se teclea o se lee con scanner el código del artículo que se desea dar de entrada. Si este artículo no tuviese ficha abierta, se da de alta de forma automática. Si no estuviese en la base de datos del Consejo, solicitará el campo descripción, stocks y precios, o todos los datos de la ficha según se haya indicado en CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. También es posible introducir un artículo por descripción. Si se trata de una recepción de un pedido vía scanner, si se lee un código de un artículo que no está en el pedido se emite un aviso sonoro, para que se verifique si la introducción ha sido correcta o no.
Indicada la forma de introducir nuevos artículos, a continuación se pasa a detallar los datos que figuran en la pantalla de notificación de entradas.
DATOS EN NOTIFICACIÓN DE ENTRADAS
PROVEEDOR : Se corresponde con el proveedor del que se está recibiendo la mercancía.
Nº DE PEDIDO : Número del pedido que se está recepcionando.
CÓDIGO : En este campo aparecen los códigos de los artículos que se reciben. Si se está recibiendo un pedido, aparece ya cumplimentado. Si es una recepción directa o añadiduras a un pedido, se introducirá el código del artículo, o se pulsará directamente la descripción y se podrá realizar búsquedas por descripción. Si se realizara una lectura del código de barras o código datamatrix en este campo, implicará incrementar las unidades recepcionadas si el artículo está incluido en la recepción. Junto al código de artículo aparecerá el Icono Encargo cuando el artículo en cuestión figure en algún encargo. En el menú RECEPCIÓN se incluye la opción VER ENCARGOS (
Si se lleva gestión SEVeM, en este campo aparecerán los iconos pertinentes relativos al estado de los envases recepcionados (véase el apartado GESTIÓN SEVeM EN LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS.
Asimismo, recuérdese que cuando se introduzca un artículo que tenga observaciones a mostrar en recepción, se presentará una ventana con dichas observaciones. Asimismo, se dispone del botón Observaciones, que permite acceder a las observaciones de todos los artículos presentes en la recepción en curso que tengan observaciones a mostrar en recepción definidas en sus fichas.
De otra parte, junto al código del artículo aparecerá el icono Multialmacén si la línea implica una gestión de esta naturaleza. Para más información véase el apartado RECEPCIÓN CON MULTIALMACÉN.
DESCRIPCIÓN : Si se está visualizando un pedido, aparece la descripción del artículo. Aquellos artículos que en la base de datos del C.G.C.O.F. se cataloguen como No Dispensables aparecerán marcados con el icono junto a su descripción. Si el artículo está incluido en algún conjunto homogéneo, en este campo se identificará mediante el icono correspondiente (véase DISPENSACIÓN DE ARTÍCULOS GENÉRICOS). Del mismo modo, si el artículo está incluido en algún grupo sujeto a gestión de precios menores, se identificará en este campo mediante el icono P.Máximo, icono P.Máximo Financiado o icono P.Máximo No Financiado, según corresponda en función del P.V.P. y el precio menor del grupo.
En los mencionados casos, situando el cursor sobre el icono se muestra una ventana informativa donde figura la siguiente información:
. Nombre del conjunto homogéneo o grupo de precio menor.
. Consumo del artículo en las 6 últimas decenas.
. Consumo del artículo en las 6 últimas quincenas.
. Consumo global del conjunto en las 6 últimas decenas.
. Consumo global del conjunto en las 6 últimas quincenas.
. % de venta del artículo sobre el total del grupo en las 6 últimas decenas.
. % de venta del artículo sobre el total del grupo en las 6 últimas quincenas.
. Stock total del grupo.
. Precio de Referencia.
. Menor Precio.
Si se hace clic sobre dicha ventana, su información pasará a mostrarse en una parrilla independiente, a fin de que pueda ser impresa, exportada, etc. Cabe resaltar que en esta parrilla, la información por quincenas/decenas se muestra desde la quincena/decena más actual a la más antigua, justo al contrario que en la información mostrada al situar el cursor sobre el campo descripción de artículo.
Sólo en el caso de farmacias de Andalucía, cuando un artículo esté seleccionado en una subasta se acompañará del icono . El icono será si no está seleccionado en la subasta actual pero sí en próximas subastas.
STOCK FINAL : Este campo sólo aparecerá si se tiene activado el parámetro “Mostrar Stock en línea de recepción”, en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. En él se recogerá el stock resultante tras la recepción, es decir, el stock actual del artículo previo a la recepción más las unidades recibidas. En el supuesto de que el stock final no fuera suficiente para superar el stock mínimo, se señalaría la eventualidad mediante el icono Bajo Mínimo en este mismo campo, a fin de facilitar el control de stocks en la recepción.
PEDIDAS: Cuando la entrada corresponda a la recepción de un pedido, en este campo se presenta la cantidad pedida. Si se están introduciendo artículos que no están en el pedido, este campo no se utiliza, quedando cumplimentado con valor cero. En cualquier caso, el usuario no tiene acceso a este campo, no pudiéndose modificar.
RECIBIDAS: Se debe introducir la cantidad recibida. Por omisión se toma la cantidad pedida en el caso de que se trate de recepción manual o si es vía scanner notificando sólo incidencias. Si ésta no fuera la correcta, el usuario debe modificarla, introduciendo en este campo la cantidad que realmente se recibe. Si se trata de recepción vía scanner notificando lo realmente recibido, o si se trata de entrada directa, sin pedido previo, o añadiduras al pedido concreto que se está recepcionando, por omisión se asume la cantidad 0. De no ser ésta la cantidad recibida, introducirla correctamente. La cantidad aquí introducida es la que se incrementará en el stock de la farmacia y la que se dará como recibida para calcular los valores del albarán. No obstante, si alguna de las unidades fuese bonificada, sería restada de tal forma que no se tendría en cuenta para la aplicación de condiciones de proveedor. Si se reciben más unidades de las máximas asignadas en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se avisará de ello.
Asimismo, para facilitar la labor en recepciones grandes donde un mismo artículo puede estar en varias cestas, se permite introducir en este campo unidades a sumar o restar a la cantidad que ya figure en el mismo. Para indicar que se van a introducir unidades a sumar se debe anteponer el signo más (+). Para introducir unidades a restar se debe anteponer el signo menos (-). Por ejemplo: Si en el campo recibidas hay 3 unidades y se introduce +2, quedarán recibidas 5 unidades. Si habiendo 3 unidades se introduce en este campo –2, quedarán recibidas 1 unidad. Lógicamente, no se admitirán operaciones de este tipo cuyo resultado sea negativo.
Si se tiene activa la gestión SEVeM en recepción, al hacer clic en este campo se habilitará el icono que permite el acceso a la ventana de lecturas datamatrix, de forma que se pueda efectuar la verificación de envases en NodoFarma, según se detalla en el apartado el apartado GESTIÓN SEVeM EN LA RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS.
En este campo de unidades recibidas figurará el icono Bonificado en el caso de que el artículo tenga en su ficha definidas bonificaciones del proveedor del que se está recepcionando. Situando el ratón sobre este campo se mostrará un mensaje donde figurarán las bonificaciones o descuentos de ficha que se están aplicando en base a las unidades recibidas. Si por la cantidad recibida no se estuviese aplicando ninguna, se mostrará la bonificación o descuento cuya base más se acerque a las unidades recibidas, siempre del proveedor del que se está recibiendo. También se mostrará el resto de bonificaciones definidas para ese artículo.
Recuérdese que esta es la nomenclatura que se utilizará:
Para bonificaciones : base + bonificación. Por ejemplo, si por cada 5 unidades compradas se bonifica con una más, aparecerá como 5 + 1.
Para los descuentos : base > descuento. Por ejemplo, si por comprar 5 unidades se hace un 2% de descuento, aparecerá como 5 > 2. De tratarse de un descuento no definido con un porcentaje concreto, sino que el proveedor simplemente haya comunicado que con una determinada cantidad de compra se hace un descuento, se mostrará el texto íntegro con el que se haya definido el descuento en la ficha del artículo. Será a título informativo, pues al no haber un descuento concreto definido no podrá aplicarse para hacer cálculos.
En AGRUPAR POR... del menú RECEPCIÓN se dispone de las siguientes formas de ordenación de las líneas de la recepción:
. POR INCIDENCIAS: Para facilitar la revisión de líneas en las que la cantidad recibida difiere de la cantidad pedida se dispone de la posibilidad de agrupar según nivel de incidencia. De esta forma las líneas en las que lo recibido difiere de lo pedido se sitúen en las primeras posiciones. El criterio de ordenación será el siguiente: En primer lugar se situarán las líneas en las que la cantidad recibida sea mayor que la pedida (ordenadas de mayor a menor diferencia entre pedido y recibido). A continuación aquellas líneas en que lo recibido sea inferior a lo pedido (también ordenadas de mayor a menor diferencia entre pedido y recibido). Por último se situarán ya las líneas en las que no hay incidencia en cuanto a la cantidad recibida. Se podrá también realizar esta agrupación haciendo uso del botón Agrupar por Incidencia o pulsando
. POR FAMILIAS: Especialmente útil cuando el albarán de proveedor venga ordenado por familias. Se podrá también conseguir esta ordenación pulsando
. POR TIPOS IMPOSITIVOS: Especialmente útil cuando el albarán de proveedor venga ordenado por tipos de I.V.A.. Se podrá también conseguir esta ordenación pulsando
Según se haya indicado en el proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, en el caso de que el artículo tenga un stock 0 o negativo de forma previa a la recepción, y si no tiene fecha de caducidad asignada en su ficha, al situarse en este campo se emitirá un aviso sonoro, o visual (aparecerá resaltado con un color de fondo indicado por el usuario) o se emitirán los dos avisos (sonoro y visual).
Si se reciben unidades bonificadas, en este campo hay que introducir las unidades totales recibidas, indicándose posteriormente cuantas de esas unidades son bonificadas. La forma en que se hará esta indicación es comentada más adelante. En este caso, las unidades bonificadas sí se incrementarán en el stock pero no se incluirán en albarán.
Existe la posibilidad de asignar un precio de venta especial a una parte del stock del artículo que se ha recibido. Para ello, pulsar
Si se recibe mercancía que por cualquier motivo se ha de devolver, hay que considerarla como recibida, y posteriormente notificar que es devolución, como se verá más adelante. Al concluir la recepción se preguntará si se desea obtener impreso el albarán de devolución. En este caso, esas unidades no incrementan el stock. Ahora bien, estas unidades sí entrarán en el albarán, aunque también de forma automática se generará un albarán de devolución, con lo que ambos albaranes se contrarrestan. Será optativo el que se imprima o no el albarán de devolución, haciéndose esta pregunta cuando se finalice con la recepción. En el caso de trabajar con el módulo de Alliance HealthCare, las devoluciones se gestionarán por el mismo. No obstante, si no se desea que sea así, bastará con activar el check ‘Desactivar las devoluciones Alliance HealthCare’.
Asimismo, cabe destacar que si las unidades recibidas fueran inferiores a las unidades pedidas, si se tiene activo el control de desabastecimientos (parámetro “Control de desabastecimientos”, ubicado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS), se registrará automáticamente y de forma transparente para el usuario. De no tener activo este parámetro, no habrá registro automático, si bien el usuario podrá anotar manualmente los desabastecimientos de compras desde el proceso DESABASTECIMIENTOS.
Por último, indicar que si no se tiene activa la visualización del campo “Caducidad” en la propia línea de recepción, será en el campo “Recibidas” donde se reflejen los controles de caducidad. Así, este campo aparecerá resaltado en un color anaranjado cuando la fecha de caducidad del artículo sea anterior a la fecha actual o se corresponda con el mes en curso. Asimismo, en aquellos casos en que se lleva un “control estricto de caducidades”, cuando el stock del artículo sea 0 y se haya eliminado automáticamente la fecha de caducidad, en este nuevo campo aparecerá el icono Caducidad Estricta, y si se ha activado aviso visual para caducidades, aparecerá resaltado en el color que se haya indicado en parámetros.
Asimismo, según se haya indicado en el parámetro Solicitar caducidad en Recepción vía scanner, al hacer la recepción de mercancías con scanner se solicitará o no introducir la fecha de caducidad del artículo cuando el artículo leído no tenga fecha de caducidad en su ficha y se trabaje con control estricto de caducidades (parámetro Control estricto de caducidades activado). La nueva caducidad se introducirá en el campo correspondiente de la misma línea de la recepción si se tiene parametrizado que se muestre la caducidad en línea. En caso contrario se deberá introducir en el campo de caducidad visible bajo la parrilla de líneas de recepción.
P.V.P. : Este campo presentará el precio de venta que se grabará en la ficha del artículo cuando se actualice la recepción. Se pueden dar estas posibilidades:
. Si la recepción es a P.V.P. (líneas en negro) se presenta el actual precio de venta al público del producto, es decir, el precio que figura en su ficha. Si el P.V.P. del artículo ha cambiado, introducir el nuevo precio y pulsar
. Si la recepción es a precio de albarán (líneas en rojo o en el color indicado para ello en CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS) y en ficha de proveedor se ha especificado que se calcule el P.V.P. a partir del precio de coste real (no se ha activado la caja de chequeo "PVP según margen y precio albarán" en la pestaña "CONDICIONES DE ALBARÁN" de la ficha del proveedor): Se presenta el P.V.P. calculado. Recuérdese que el P.V.P. se calculará aplicando al precio real de coste (calculado a su vez a partir del precio de albarán) bien el margen de beneficio sobre P.V.P. que se desea obtener (el indicado en ficha de artículo, o en su defecto el de la familia a la que éste pertenece), bien el importe de beneficio sobre precio de compra deseado (se habrá indicado en la ficha del artículo). Asimismo, debe tenerse en cuenta que también se habrá definido para el artículo (o para el proveedor del que se recepciona, o en su defecto para la familia) un porcentaje de desvío sobre P.V.P., de forma que si la diferencia entre el antiguo P.V.P. y el nuevo P.V.P. calculado está entre los límites fijados por dicho desvío, no se tomará el nuevo P.V.P. calculado, sino que se respetará el P.V.P. que el artículo tenía previamente a la recepción. Si se desea, no obstante, asumir un precio diferente al calculado bastará con introducir en este campo el P.V.P. deseado. Para que no se recalcule el precio de coste se deberá desactivar la caja "%Dto. Fijo".
En cualquier caso, debe tenerse en cuenta para calcular el P.V.P. se partirá del precio de coste afectado o no por bonificaciones en función de lo indicado al respecto en el parámetro "¿Las unidades bonificadas en recepción afectan a PVP?".
. Si la recepción es a precio de albarán (líneas en rojo o en el color indicado para ello en CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS) y en ficha de proveedor se ha especificado que se calcule el P.V.P. a partir de un precio derivado del precio de albarán (se ha activado la caja de chequeo "PVP según margen y precio albarán" en la pestaña "CONDICIONES DE ALBARÁN" de la ficha del proveedor): Se presenta el P.V.P. calculado. Recuérdese que el P.V.P. se calculará aplicando al precio de referencia (calculado a su vez a partir del precio de albarán) ) bien el margen de beneficio sobre P.V.P. que se desea obtener (el indicado en ficha de artículo, o en su defecto el de la familia a la que éste pertenece), bien el importe de beneficio sobre precio de compra deseado (se habrá indicado en la ficha del artículo). Asimismo, debe tenerse en cuenta que también se habrá definido para el artículo (o para el proveedor del que se recepciona, o para la familia) un porcentaje de desvío sobre P.V.P., de forma que si la diferencia entre el antiguo P.V.P. y el nuevo P.V.P. calculado está entre los límites fijados por dicho desvío, no se tomará el nuevo P.V.P. calculado, sino que se respetará el P.V.P. que el artículo tenía previamente a la recepción. Si se desea, no obstante, asumir un precio diferente al calculado bastará con introducir en este campo el P.V.P. deseado. Para que no se recalcule el precio de coste se deberá desactivar la caja "%Dto. Fijo".
. Artículos que en su ficha tienen desactivada la actualización de P.V.P. (en los que se muestra el icono en la columna P.V.P. y junto al dato de P.V.P. Actual que se muestra bajo el grid de recepción). En estos casos no se realizará cálculo de P.V.P., mostrándose el precio de la ficha.
Téngase en cuenta que tanto si se efectúa un cambio de P.V.P. de forma automática como si se efectúa un cambio de forma manual, dicho cambio quedará registrado en el histórico de cambios de P.V.P. del artículo en cuestión.
Asimismo, si se está usando como moneda base el euro, se emitirá una advertencia si se modifica este campo introduciendo un valor superior a 6000, si bien previa confirmación se permitiría su introducción.
Ahora bien, en cualquier caso, si el proveedor tiene indicado en su ficha que sus recepciones no deben actualizar P.V.P. de los artículos (desactivado el check ‘Actualizar PVP en recepción’ en la pestaña “CONDICIONES ALBARÁN” de su ficha), los P.V.P. no se modificarán. La columna aparecerá sobre fondo azulado remarcando esta situación. No obstante, se podrá modificar manualmente el P.V.P. si así se desea.
En el menú RECEPCIÓN se encuentra CAMBIO PVP (equivalente a la pulsación de
De otra parte, cabe mencionar respecto a este campo que existe una utilidad en el proceso de recepción de mercancías que permite actualizar directamente sobre ficha de artículo el valor de P.V.P. que figure en ese momento en el campo de precio de venta al público de la recepción, sin tener que llegar a grabar la recepción. Será optativo que ese valor de P.V.P. que refleja ahora la recepción se actualice sobre el campo “P.V.P.” de la ficha del artículo o sobre el campo “P.V.P. Auxiliar”. Es esta una manera de actualizar precios de venta (principal o auxiliar) partiendo de los precios de coste o de albarán, sin que ello suponga un cambio en los stocks de los artículos, ni en el circuito de compras. Así, cuando se desee que se produzca dicha actualización en la ficha del artículo, bastará con hacer clic sobre el botón Actualiza Precios (equivalente a ACTUALIZAR PVP DE FICHA ubicada en el menú RECEPCIÓN) e indicar si se desea actualizar sobre precio principal o sobre precio auxiliar. Esta actualización de precios se realizará sólo de los artículos que se tengan seleccionados en la parrilla de recepción. Si algún artículo no se puede actualizar, por ejemplo, por no tener aún ficha abierta en Farmatic o por cualquier otra razón, se avisará de ello. Por último, resaltar el hecho de que una vez realizada esta actualización, si se concluye la recepción se efectuarán todas las acciones propias, incluida la actualización de P.V.P. y P.V.P. Auxiliar, por lo que si ha habido cambios posteriores en cualquiera de esos datos se verán también actualizados.
CADUCIDAD : Este campo sólo aparecerá si se tiene activado el parámetro “Mostrar Caducidad en línea de recepción”, en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. En él figurará la fecha de caducidad que el artículo tenga en su ficha, pudiéndose modificar directamente en este campo. El valor de este campo siempre será el mismo que en el campo “Nueva Caducidad” que se menciona más adelante en esta misma ayuda.
Si se lleva gestión de lotes y caducidades, siempre se tendrá en cuenta la fecha de caducidad más próxima. Véase el apartado GESTIÓN DE LOTES Y CADUCIDADES.
Este campo aparecerá resaltado en un color anaranjado cuando la fecha de caducidad que en él figure sea anterior a la fecha actual o se corresponda con el mes en curso.
Asimismo, en aquellos casos en que se lleva un “control estricto de caducidades”, cuando el stock del artículo sea 0 y se haya eliminado automáticamente la fecha de caducidad, en este nuevo campo aparecerá el icono Caducidad Estricta, y si se ha activado aviso visual para caducidades, aparecerá resaltado en el color que se haya indicado en parámetros. Una vez finalizada la recepción, se asignará a los artículos de forma automática una fecha de caducidad, calculada sumando al mes de la recepción el número de meses que se haya indicado en el parámetro Meses para caducidad por defecto, en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Debe tenerse en consideración que no se modificará la fecha de caducidad del artículo si éste tenía registrada en ficha una caducidad anterior a la que se calcule por este método. Ahora bien, si en dicho parámetro se ha indicado 0, no se asignarán fechas de caducidad de forma automática.
P. ALBARÁN : En el caso de recepción a precio de albarán es en este campo donde se tendrá que introducir el mismo. Si el proveedor tiene una base auxiliar donde dicho precio figure se recogerá el mismo automáticamente. Sobre este precio se aplicarán las condiciones de proveedor e impuestos (si no los incluye) para calcular el precio de coste.
Si la recepción es a P.V.P. a partir de éste se calculará el precio de coste y a partir de él se calculará el precio de albarán que figurará en este campo. Recuérdese que para hallar el precio de albarán en este caso, se aplicarán sobre el P.U.C. las "Condiciones de Albarán" especificadas en la ficha del proveedor.
En cualquier caso, en este campo se contemplarán, a efectos de cálculo, 4 decimales. No obstante, la presentación del precio será siempre con dos decimales. Si se está usando como moneda base el euro, se emitirá una advertencia si se modifica este campo introduciendo un valor superior a 6000, si bien previa confirmación se permitiría su introducción. Por último, indicar que el programa controlará que no se den precios de albarán superiores al P.V.P. del artículo cuando se estén realizando recepciones a precio de venta, avisándose si ello ocurriese.
P.COSTE SIN IMPUESTOS : Precio de coste del artículo sin impuestos. Sólo si se tiene parametrizado mostrar precio de coste sin impuestos (parámetro Mostrar columna PCoste sin Impuestos).
P. COSTE: Precio de coste unitario al que se está comprando en ese momento. Será el que quedará en el campo P.U.C. de la ficha del artículo tras grabar la recepción. En este campo se contemplarán, a efectos de cálculo, 4 decimales. No obstante, la presentación del precio será siempre con dos decimales. También en este campo, si se está usando como moneda base el euro, se emitirá una advertencia si su valor es superior a 6000, si bien previa confirmación se permitiría su introducción. El programa controlará que no se den precios de coste superiores al P.V.P. del artículo, avisándose si ello ocurriese.
Si el PUC de la recepción es 0 (por ejemplo, por ser todas las unidades bonificadas), se actualizará o no en la ficha del artículo según lo indicado en el parámetro Actualizar PUC = 0 en Ficha.
El cálculo del P.U.C. dependerá de la modalidad de recepción:
. Si es a P.V.P. se calcula aplicando al precio de venta los descuentos y/o cargos definidos en la tabla general de condiciones que se haya definido, y a continuación sobre el resultado obtenido se aplicarán los cargos o abonos de valoración definidos en las condiciones de compra del proveedor, a no ser que el usuario introduzca un descuento diferente a aplicar en esta recepción. Si no se encuentran condiciones en las tablas y el usuario no indica ningún descuento específico, el precio de coste, se calcula aplicando el descuento por omisión de la ficha del proveedor. Si no hubiesen definidas tablas de condiciones comerciales, se pueden dar dos casos: Si en algún momento ese artículo ya se ha recepcionado de ese proveedor, se tomará como P.U.C. el precio de albarán de la última recepción. Si nunca se ha recepcionado ese artículo de ese proveedor, se aplicará sobre el P.V.P. el descuento por omisión que en la ficha del proveedor se haya estipulado. Si no existe tampoco descuento por omisión en ficha del proveedor, se asumirá el descuento por omisión establecido en parámetros.
. Si la recepción es a precio de albarán, se aplicarán a dicho precio los descuentos y/o cargos especificados en la tabla de condiciones particular del proveedor (recuérdese que sólo se aplicarán las columnas de la tabla que se hayan especificado en la ficha del proveedor) y al resultado obtenido se le cargará el % de I.V.A. y % de Recargo de Equivalencia si es que el precio de albarán no incluye ya impuestos. Recuérdese que la indicación de si los precios de albarán incluyen o no impuestos se realiza en la ficha del proveedor. Así pues, el precio de coste será el resultado de haber aplicado sobre el precio de albarán las condiciones de proveedor e impuestos (si procede). En ningún caso se hará uso de la tabla general de condiciones, pues no ha lugar.
Según se haya indicado en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, concretamente en el parámetro "¿Las unids. bonificadas en recepción afectan a PUC?", el precio de coste unitario se verá afectado o no por las unidades bonificadas que se hayan introducido. Asimismo, las unidades bonificadas serán tenidas en los cálculos de importes de devoluciones o no dependiendo de cómo se tenga configurado el parámetro "¿Las U.Bonificadas afectan a las Devoluciones", ubicado en ese mismo entorno.
Asimismo, si se activa el parámetro “Las U. Bonificadas afectan a las Devoluciones”, cuando en la recepción haya unidades bonificadas se tendrá en cuenta en el cálculo de importes.
En cualquier caso, sea cual sea la modalidad de recepción, si el P.U.C. resultante fuese 0, el mismo no sería actualizado en la ficha del artículo, sino que se seguiría conservando en ficha el P.U.C. que hubiese de forma previa a dicha recepción. Tampoco se actualizará el P.U.C. cuando se trate de una devolución de mercancías.
P. COSTE SIN IMPUESTOS : PUC sin impuestos (sin IVA). Esta columna solamente se presentará si está activo el parámetro Mostrar columna Pcoste sin impuestos, ubicado en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. En cualquier caso, téngase en cuenta que no se mostrará en recepciones ya actualizadas.
IMPORTE : Se presenta en este campo, el importe a precio de coste de la línea, que se habrá obtenido de la siguiente operación: Se multiplicará el precio de coste calculado (sin afectar por las bonificaciones) para el artículo por las unidades recibidas, no considerándose las unidades bonificadas, ya que no se tienen que pagar al proveedor.
La suma de importes de todas las líneas será el valor que FARMATIC presente por omisión como dato de total de albarán a precio de coste.
%DTO. OBTENIDO (o %DTO. VERIFICACIÓN OBTENIDO) : Se mostrará uno u otro en función del stado del check 'Verificación'. Mostrará el porcentaje de descuento aplicado en cada línea de la recepción (aplicados todos los descuentos o solo los de verificación, según se trate).
OBSERVACIONES LÍNEA : Se visualizarán las observaciones asociadas a la línea de recepción. No aparecerá esta columna si no está activo el parámetro Mostrar columna observación línea, incluido en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
FECHA ENTREGA : Si se está recepcionando un pedido con gestión Fedicom v3, se dispondrá de esta columna en la que se muestra la fecha de entrega prevista para cada línea del pedido. Téngase en cuenta que si se indicaron días de entrega, en la recepción se habrán convertido en fecha de entrega, calculada desde la fecha de envío del pedido (o, si no se ha enviado, desde su creación).
DATOS DEL ARTÍCULO :
En la parte inferior de la pantalla se presentan una serie de campos relativos al artículo, que se detallan a continuación:
STOCK ACTUAL : En este campo se refleja el stock actual del artículo antes de realizarse la recepción en curso.
STOCK MÍNIMO : Este campo refleja el stock mínimo asignado al artículo.
STOCK MÁXIMO : Stock máximo del artículo.
LOTE ÓPTIMO : Lote óptimo de pedido, si éste figura en la ficha del artículo.
SITUACIÓN : Ubicación física del artículo en la oficina de farmacia.
P.V.P. ACTUAL : P.V.P. del artículo antes de la recepción que se está efectuando. Si el artículo tiene desactivada la actualización de P.V.P. en su ficha, se mostrará el icono
P.U.C. ACTUAL : Precio de última compra que figura en la ficha del artículo previamente a la recepción que se está efectuando.
P.V.L. ACTUAL : Precio de venta laboratorio que figura en la ficha del artículo.
ENCARGOS : En este campo se informa sobre las unidades que hay encargadas del artículo en cuestión. Recuérdese que si un artículo está encargado aparecerá el icono en la línea correspondiente, junto al código del artículo. Haciendo clic sobre las unidades encargadas se enlazará automáticamente con el proceso de gestión de encargos, presentándose todos los encargos que haya de ese artículo, pudiéndose modificar, borrar, etc. Para más información sobre la gestión de encargos véase el apartado GESTIÓN DE ENCARGOS. Si tan sólo se deseara visualizar los encargos en modo consulta o imprimir un listado de ellos, no haría falta entrar en dicho proceso, bastando con elegir la opción VER ENCARGOS del menú RECEPCIÓN (acceso directo con las teclas
FAMILIA : Familia del artículo, recogida de su ficha.
PRESENTACIÓN : En este campo aparece la presentación del artículo, dato este que se recoge de la ficha del mismo.
LABORATORIO : Laboratorio del artículo.
A PEDIR : En este campo se indicarán las unidades de un artículo que se desea incluir en la cartera que se indicará al grabar la recepción, para ser incluidas en próximos pedidos.
A DEVOLVER : En este campo se notificarán las unidades que, habiéndose recibido, se desea devolver. Recuérdese que si se ha protegido la devolución de mercancías, se pedirá contraseña cuando en una recepción se introduzcan unidades a devolver en una línea. Si en la misma recepción se introducen unidades a devolver en varias líneas, sólo se pedirá la contraseña en la primera de ellas. Para más información sobre la protección de este campo véase el apartado NIVELES DE ACCESO. Asimismo, cabe resaltar el hecho de que si de un determinado artículo en la recepción no hay una recepción real de unidades (es decir, unidades recibidas menos devueltas no es mayor que 0), no se actualizará el dato de fecha de última entrada en la ficha de dicho artículo. Por último, indicar que si las unidades a devolver superan a las unidades recibidas, es decir, se trata de una línea de devolución total, los datos de precio de última compra (P.U.C.) y precio medio de compra (P.M.C.) quedarán o no actualizados en la ficha de los artículos tras la devolución según se haya indicado en los parámetros Actualizar PUC al realizar una devolución y Actualizar PMC al realizar una devolución, respectivamente.
MOTIVO DEVOLUCIÓN : Se permite indicar el motivo de devolución. Los motivos disponibles serán los adecuados en función de la provincia o CCAA de ubicación de la farmacia. También se contempla la introducción de un nuevo motivo manual (este podrá reutilizarse en otras líneas de esta misma recepción). En el caso de estupefacientes, el motivo de devolución indicado se asignará también al vale correspondiente si éste aún no tiene un motivo asignado. Cuando se cierre la recepción, si hay alguna devolución en la que no se ha indicado motivo se avisará de ello:
A BONIFICAR : En este campo se notificará cuántas de las unidades recibidas son bonificadas. Recuérdese que en el campo de unidades recibidas figurará el icono Bonificado en el caso de que el artículo tenga en su ficha definidas bonificaciones del proveedor del que se está recepcionando.
DESCUENTO : En este campo se recogerá el descuento que tenga definido el artículo en su ficha y que se esté aplicando en función de las unidades compradas al proveedor que oferta dicho descuento.
Si el proveedor del que se está recepcionando tiene definidas bonificaciones y/o descuentos, se podrá seleccionar cuál aplicar. Si no se selecciona ninguno, se aplicará la opción más favorable. Esto no será de aplicación si se está recepcionando un pedido directo en el que ya se fijaron todas las condiciones a aplicar.
CADUCIDAD : En este campo aparecerá la fecha de caducidad del artículo, si ésta figura en su ficha. Si se produce un cambio en este dato, este campo puede ser modificado. Debe introducirse mes y año. Este campo siempre mostrará el mismo valor que el campo “Caducidad” de la línea de recepción si es que se tiene activada la presentación de dicho campo. Si se lleva gestión de lotes y caducidades, siempre se tendrá en cuenta la fecha de caducidad más próxima. Este dato aparecerá resaltado en rojo en el caso de que la fecha de caducidad que en él figure sea anterior a la fecha actual o se corresponda con el mes en curso.
Con respecto a la fecha de caducidad debe tenerse en cuenta que si así se ha indicado en el parámetro "Anular Fecha de Caducidad con Stock 0", si por cualquier motivo (devolución, faltas, etc.), tras la recepción un artículo queda con stock 0, automáticamente se eliminará la fecha de caducidad que tenga en su ficha. Asimismo, una vez finalizada la recepción, se asignará a los artículos de forma automática una fecha de caducidad, calculada sumando al mes de la recepción el número de meses que se haya indicado en el parámetro Meses para caducidad por defecto, en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Ahora bien, si en dicho parámetro se ha indicado 0, no se asignarán fechas de caducidad de forma automática. Por último, indicar que si se trabaja con Farmatic MultiAlmacén, al recepcionar artículos con fecha de caducidad para algún almacén, se actualizará la fecha de caducidad en dicho almacén y no en la ficha general del artículo.
Asimismo, como ya se ha comentado con anterioridad, si se lleva control estricto de caducidades se emitirán los correspondientes avisos visuales y/o sonoros cuando corresponda.
SITUACIÓN : En este campo se mostrará la ubicación que figure en el campo "Situación" de la ficha del artículo, pudiéndose modificar si se estima necesario. Bastará para ello con introducir la nueva situación y grabar la recepción.
BAJA : En este campo se indicará si el artículo ha sido dado de baja en Vademécum. Este dato se recoge de la ficha del artículo.
LOTE : Este campo solamente es de cumplimentación directa en el caso de componentes cuando se trabaja con FORMULACIÓN MAGISTRAL. En el resto de casos, sólo se podrá introducir lotes y caducidades haciendo clic en el botón que acompaña al campo. Para ello se deberá tener activa la gestión de lotes y caducidades y el artículo debe tener activo el check ‘Lote caducidad’ en su ficha. Para más información véase el apartado GESTIÓN DE LOTES Y CADUCIDADES.
Durante la recepción de mercancías se tendrán visibles, bajo la parrilla de líneas de artículo, las observaciones que se anotaron al generar el pedido correspondiente. Si se están recepcionando varios pedidos conjuntamente, se darán de forma diferenciada las observaciones de cada pedido. Si no se desea esta visualización, basta con desactivar el check Mostrar Observaciones. Se permite intercambiar la posición de los distintos paneles de observaciones (pulsando
A pie de pantalla se permiten varias modalidades de vista, que se podrán ir seleccionando haciendo clic sobre el botón Gráficos / Panel Valoración de la barra de herramientas. Estas modalidades de vista son:
Panel de Estadísticas: A pie de pantalla se presentan una consulta de las estadísticas de artículo, de unidades vendidas.
Panel de Valoración: Visualización de un panel de valoración de la mercancía recibida desglosada bien por familias, bien desglosada por tipos impositivos. Ello dependerá de lo indicado en VER PANEL DE VALORACIÓN del menú RECEPCIÓN. En el caso de tener activa la presentación de valoración, bien sea por familias o por tipos impositivos, la información que se muestra es:
Valor P.V.P.: Valor de los artículos del pedido a P.V.P. descontándose las bonificaciones.
Bonif. P.V.P.: Valor a P.V.P. de las unidades bonificadas.
Total P.V.P.: Valor total de los artículos descontadas las bonificaciones.
Valor Alb.: Valor total de los artículos a precio de albarán. Incluirá o no las uniades bonificadas de la recepción en función de cómo esté configurado el parámetro Las unids. bonificadas se incluyen en el Valor del Albarán, incluido en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Valor P.U.C. Sin Imp.: Valor total de los artículos a precio de coste previo a la aplicación de impuestos.
Valor P.U.C.: Valor de las líneas a P.U.C., es decir, a precio de coste.
Dto.: Descuento que se está obteniendo en esta recepción, para la familia en concreto, o para el total del pedido.
Nº de artículos: Número de artículos recibidos.
Nº de líneas: Número de líneas recepcionadas.
Modific. : Número de modificaciones manuales efectuadas por el usuario.
Nº de ceros: Número de ceros, es decir, líneas de las que no se ha recibido mercancía.
Haciendo doble clic sobre una línea del panel de valoración (por familias o por tipos impositivos), se resaltarán en negrita y subrayado aquellas líneas de la recepción englobadas en dicha línea de valoración. Por ejemplo, si se tiene activo el panel de valoración por familias y se hace doble clic sobre la línea de valoración correspondiente a la familia dietética, se resaltarán todas las líneas de la recepción correspondientes a dicha familia.
Panel de Conjuntos Homogéneos y Grupo de Precio Menor: Visualización de un panel con información estadística del Grupo de Precio Menor y del Conjunto Homogéneo a los que pertenece el artículo. En ambos casos se da el nombre de grupo/conjunto homogéneo, stock del grupo, unidades totales en la cartera de artículos de ese grupo, total de unidades en pedidos de artículos del grupo, precio menor del Grupo de Precio Menor, precio de referencia y menor precio del Conjunto Homogéneo, y total de artículos del grupo que son EFG. Para visualizar esta información se debe tener activo el apartado “Est. CH” ( ), disponible si se tiene activa la visibilidad de gráficos ( ).
Vista por pestañas: A pie de pantalla se presentan varias pestañas de forma que activando cada pestaña se muestra la información pertinente. Las pestañas disponibles son: “VALORACIÓN” (muestra la valoración de la mercancía recibida según se ha comentado), “ALMACENES” (muestra información de MultiAlmacén si se tiene instalado dicho módulo), “GRUPO” (muestra información de Farmatic Grupos si se trabaja con dicha aplicación), “B. EXTERNAS” (muestra la información de bases externas y de bonificaciones), “GRÁFICO” (muestra el panel gráfico con los datos estadísticos mencionados), "EST. CH" (muestra el panel de datos relativos a Conjuntos Homogéneos y Grupos de Precio Menor).
Sin Panel: A pie de pantalla no se muestra información adicional alguna.
Una vez introducidos todos los datos de la recepción que se estimen oportunos, para proceder con su grabación y actualización hacer clic en el botón Aceptar o pulsar la tecla
Si se tiene activo el parámetro “Avisar si la cantidad recibida es distinta de la pedida” (entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS), se avisará si hay diferencias entre unidades pedidas y unidades recibidas de algún artículo, dándose opción a retornar a la recepción para hacer correcciones si es necesario. Si hay diferencias se mostrará una ventana en la que se informa de qué artículos no coincide la cantidad pedida y la cantidad recibida. Se tendrán dos opciones: Aceptar y concluir la recepción en esas condiciones, o bien cancelar y retornar a la ventana de recepción para hacer las modificaciones que sean necesarias.
Al recepcionar un pedido enviado con protocolo Fedicom v3, las líneas con demora mostrarán el icono y en la columna ‘Fecha Servicio’ se mostrará la fecha prevista de entrega.
Al grabar la recepción, cuando se detecten líneas con demora en las que la fecha de servicio es posterior a la actual y no se ha indicado para ellas unidades recibidas (o las unidades recibidas son inferiores a las pedidas) se muestra un aviso preguntando si se desea dejar pendientes de recepción las líneas aplazadas con fecha de servicio posterior a la actual.
Si se contesta ‘No’, se concluye la recepción dando como faltas que no se recibirán las unidades que no se han recepcionado.
Si se contesta ‘Sí’, se tratará como una recepción parcial, es decir, no se darán por recepcionadas las líneas con fecha de servicio posterior a la actual. Solamente se darán por recepcionadas las líneas con demora en las que, al margen de su fecha de servicio, se haya indicado unidades recibidas, devueltas o bonificadas.
En cualquier caso, se dará opción a emitir el albarán de las líneas recepcionadas.
En el grid de consulta de recepciones, las recepciones parciales que contenga líneas demoradas presentará el icono y el texto ‘Parcial (líneas demoradas).
De otra parte, indicar que cabe la posibilidad de actualizar parcialmente una recepción. Por ejemplo, en el supuesto de que se tenga que abandonar el proceso de recepción para atender otros menesteres y se desee dar por concluida la parte de la recepción que ya se ha realizado, quedando el resto pendiente. Para ello, bastará con seleccionar las líneas ya revisadas y grabar la recepción normalmente o bien hacer uso de REALIZAR RECEPCIÓN PARCIAL ubicada en el menú RECEPCIÓN. En ambos casos se podrá optar por actualizar sólo las líneas seleccionadas, quedando el resto pendiente de que se notifique su recepción. Así pues, tras hacer una selección de líneas y hacer uso del botón Aceptar o pulsar la tecla
. SOLO DE LAS LÍNEAS SELECCIONADAS : De elegirse esta opción, sólo se actualizará la recepción de las líneas seleccionadas. El resto quedarán pendientes de recepcionar. En la pestaña "RECEPCIONES" figurará dicha recepción constando en el campo "Actualizada" la referencia Parcial. Desde este punto podrá editarse de nuevo la recepción cuando se desee para proseguir con la misma. Podrá observarse que las líneas que ya estén actualizadas figurarán señaladas con el icono Actualizada. En esta modalidad de recepción no se generarán automáticamente albaranes. Estos deberán introducirse manualmente cuando se estime oportuno desde el proceso ALBARANES.
. SOLO DE LAS LÍNEAS SELECCIONADAS CON EMISIÓN DE ALBARÁN : Opción similar a la anterior (SOLO DE LAS LÍNEAS SELECCIONADAS) pero con emisión de albarán conteniendo tan sólo información de la mercancía recibida.
. TODAS LAS LÍNEAS PERO SIN INCLUIR VALORACIÓN DE ALBARÁN : De elegirse esta opción, se actualizará la recepción de todas las líneas de la recepción. No obstante, no se generará automáticamente albarán. Estos deberán introducirse manualmente cuando se estime oportuno desde el proceso ALBARANES. Este tipo de recepciones, en la pestaña "RECEPCIONES" figurarán constando en el campo "Actualizada" la referencia Parcial, si bien al editarse podrá observarse que todas sus líneas figuran señaladas con el icono Actualizada, pues estarán actualizadas.
. COMPLETA : Esta opción es el equivalente a grabar la recepción sin haber efectuado previamente una selección de líneas. En ella se actualizarán todas las líneas y se generará el albarán correspondiente. La recepción figurará como actualizada en su totalidad.
También cabe la posibilidad de recepcionar parcialmente a nivel de línea de pedido. Es decir, poder recibir el pedido de un artículo de forma parcial. Ejemplo: hacer un pedido total de 150 unidades para cubrir tres meses, siendo que en la farmacia se recibirán 50 unidades cada uno de esos meses. Para ello se dispone de dos procesos en el menú RECEPCIÓN disponible durante una recepción de pedido:
RECEPCIÓN PARCIAL DE ENVASES (
RECEPCIÓN PARCIAL DE ENVASES POR LÍNEA (
En ambas opciones, las líneas correspondientes a recepción parcial de envases presentarán el campo de unidades recibidas (‘Rec.’) con un fondo azulado. Cuando en una recepción haya líneas en las que se han recibido unidades en recepciones anteriores, aparecerá la columna ‘Rec.Ant.’ en la que se visualizará el número de unidades ya recepcionadas anteriormente. En la columna ‘Rec.’ se presentarán, como siempre, las unidades pendientes de recepcionarse. En cada recepción parcial será optativo obtener el correspondiente albarán. Cuando se recepcione totalmente por fin un pedido, se obtendrá un albarán que incluirá las unidades de todas las recepciones parciales anteriores de las que no se obtuvo albarán en su momento.
Se tiene la posibilidad de indicar en las recepciones parciales si se desea que en el panel de valoración que se muestra opcionalmente bajo el grid de líneas de la recepción se tenga en cuenta todas las líneas de la recepción o solamente las pendientes de recibir. Para ello se tendrá que activar el check ‘Todas las Líneas’ o ‘Sólo Líneas Pdtes. De Recibir’ respectivamente.
Debe recordarse que también es posible grabar una recepción en curso sin llegar a actualizarla definitivamente (por ejemplo, si debe interrumpirse el proceso por cualquier causa pero no se desea actualizar aún lo ya revisado, sino dejar la recepción en suspenso para poder retomarla después), de forma que pueda ser recuperada en cualquier momento para proseguir con la misma en el punto en que se dejó. Para ello, hacer clic con el ratón sobre el botón Dormir Recepción. Con ello, la ventana de recepción se cerrará, quedando grabadas las modificaciones realizadas en la misma, aunque no se producirá actualización alguna en ningún punto de la aplicación (fichas de artículo, etc.).
Ahora bien, también existe la posibilidad de ir grabando las modificaciones que se vayan realizando en la recepción pero sin abandonar el proceso. Para ello, hacer clic sobre el botón Dormir Recepción pero manteniendo pulsada la tecla
Debe recordarse que cuando un artículo está en alguna recepción dormida o pendiente de actualizar no vuelve a entrar en cartera, salvo que se trate de una recepción directa (sin pedido previo) en cuyo caso no evitará la normal inclusión del artículo en cartera cuando sea necesario. En la parrilla de recepciones aparecerán resaltadas en rojo aquellas que estén pendientes de actualizar desde hace 10 o más días, para que el usuario pueda controlar esta eventualidad.
Cabe destacar en el proceso de recepción, que de recibirse mercancía que figure como encargo el tratamiento que se dará dependerá de lo indicado en el parámetro “Detección de encargos en Recepción” ubicado en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS. Los posibles valores de este parámetro son los siguientes, siendo el tratamiento en el momento de la recepción el detallado en cada caso:
………. Automática : En este caso, tras finalizar la recepción se presentará una parrilla donde figurarán los encargos existentes relativos a artículos incluidos en recepción. Aquellos encargos que queden cubiertos con la cantidad recibida aparecerán ya con el estado “Recibido” (si bien el usuario puede efectuar las modificaciones que estime necesarias). En el caso de haber varios encargos de un mismo artículo recibido, se empezarán a considerar como recibidos los encargos con fecha más antigua y según las unidades recibidas se irán dando como recibidos tantos encargos como sea posible. Cuando se acepte esta ventana, los encargos cambiarán su estado según el indicado en esta parrilla. Si se cancelase esta ventana, no se modificarían los encargos existentes, no dándose ninguno como recibido. Si el total de unidades de los encargos marcados finalmente como recibidos superara las unidades recibidas del artículo, se mostrará un mensaje avisándolo.
………. Manual : En este caso, el comportamiento será idéntico al automático ya descrito, salvo que en la parrilla de encargos que se presentará figurarán los encargos con su estado originario, no asumiéndose en ninguno de ellos el estado “recibido”. Será el usuario quien manualmente modifique el estado de los encargos que desee dar por recibidos con la mercancía recibida.
………. No detectar : En la recepción no se realizará ninguna gestión respecto a los encargos que pudieran existir.
En la ventana que se muestra con los artículos incluidos en encargos se dispone del botón Imprimir Listado que permite obtener por impresora un informe con los datos del artículo recepcionado, el cliente que lo tiene encargado y sus teléfonos de contacto, para poder avisar de que tiene el encargo disponible en la farmacia.
Cabe recordar en este punto que, en el caso de que se lleve gestión multiempresa (Multi-Nif) la recepción será única, es decir, no se divide por empresas. Las unidades recibidas se imputarán a una empresa u otra en función de las familias a las que correspondan los artículos recibidos (véase el apartado GESTIÓN MULTIEMPRESA), o bien en función de los almacenes a los que vayan destinadas las unidades recepcionadas en el caso de que gestión Multi-Nif esté ligada a almacenes (véase el apartado MULTIALMACÉN Y MULTI-NIF).
Sólo si gestión Multi-Nif está ligada a familias, la generación de los albaranes automáticos se hará en función de lo indicado en el parámetro "Permitir Albaranes Multi Actividad": Así, si en dicho parámetro se indicó "No", en la recepción de mercancías se generarán tantos albaranes como empresas diferentes se vean implicadas (en función de las familias a las que pertenezcan los artículos recepcionados). Así, tras la recepción se mostrará inicialmente el último de ellos, disponiéndose en la zona superior de la ventana del campo "Albaranes Generados", donde figurarán todos los albaranes creados en esta recepción (indicándose su número y empresa asociada), pudiéndose seleccionar cada uno de ellos para su consulta y/o modificación si así se desea. Téngase en cuenta que en este momento la opción de grabar (
Por el contrario, si en el parámetro "Permitir Albaranes Multi Actividad" se ha indicado "Sí", en la recepción de mercancías inicialmente se generará un único albarán que será catalogado como "MultiActividad". No obstante, cuando tras la recepción se presente este albarán generado se tendrán dos posibles formas de actuación: Aceptar normalmente (con lo que dicho albarán queda grabado y en espera de ser facturado a una determinada empresa) o hacer uso del botón Desglosar, con lo que se generarán tantos albaranes como empresas estén implicadas. Obviamente, si en una recepción sólo se recepcionan artículos de una empresa, se generará un único albarán directamente asignado a dicha actividad.
En cambio, si gestión Multi-Nif está ligada a almacenes (se ha activado el parámetro “Empresa asociada a Almacenes” ubicado en el entorno MULTIALMACÉN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS), en la recepción de mercancías se generarán tantos albaranes como empresas diferentes se vean implicadas (en función de los almacenes en los que entren los artículos recepcionados). Así, tras la recepción se mostrará inicialmente el último de ellos, disponiéndose en la zona superior de la ventana del campo "Albaranes Generados", donde figurarán todos los albaranes creados en esta recepción (indicándose su número y empresa asociada), pudiéndose seleccionar cada uno de ellos para su consulta y/o modificación si así se desea. Téngase en cuenta que en este momento la opción de grabar (
De otra parte, si así se ha indicado en el proceso SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.), los artículos que deban ser controlados aparecerán señalados con el icono . Se podrá acceder directamente a la realización de controles de stock haciendo uso del botón que figurará a tal efecto en la barra de herramientas. Y si se activó el ‘control al vuelo’ en el entorno de recepción, cuando se introduzca un artículo que deba ser controlado, se presentará automáticamente una ventana donde introducir su stock real. Para más información al respecto, véase la ayuda SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.).
Recordar que si se tiene activo el parámetro “Gestión de Estupefacientes en Recepción”, cuando se reciban (o devuelvan) estupefacientes, se solicitarán los datos oportunos para su correcto registro en el LIBRO RECETARIO. Se anotarán todas las unidades recibidas y todas las unidades devueltas en una misma recepción, aunque la resta de ambas sea 0, ya que en el libro deben figurar todas las unidades que han pasado por la farmacia aunque se hayan devuelto al momento. Si se tiene activo el parámetro Validar datos del Libro Recetario, antes de grabar una anotación en el libro se comprobará que el campo código de artículo no esté vacío.
Por último, si en el apartado OPCIONES ESPECIALES -> PEDIDOS del proceso PROTECCIONES se ha protegido la finalización de la recepción de pedidos, se forzará la petición de identificación de vendedor al cerrar la recepción, de forma que quede constancia del vendedor que finaliza la recepción, al margen de quién la haya iniciado. En el histórico de compras la recepción quedará ligada al vendedor identificado al cerrarla.