Ruta: Compras > Recepción > Recepción con albarán electrónico
Resumen: Permite cargar en la recepción las líneas de un albarán electrónico del proveedor (distribuidor de albarán electrónico), compararlas con la recepción y aceptarlas o no. Compras > Recepción.
Palabras clave: albarán electrónico, fichero xml, ver albarán agrupado, aceptar líneas, sel, comparar valoración, descuentos VL, importar albarán, distribuidor
Preguntas típicas: ¿Cómo cargo el albarán electrónico del proveedor en la recepción? | ¿Cómo agrupo líneas repetidas del mismo artículo del albarán electrónico? | ¿Cómo veo el xml original del albarán?
Si se tiene instalado algún módulo de Albarán Electrónico de proveedor, en el proceso RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS se podrán incluir líneas en la recepción a partir de las líneas contenidas en un albarán de dicho centro.
Para ello, cuando se recepcione de un proveedor que esté definido como Distribuidor de Albarán Electrónico, se dispondrá del botón que permite el acceso al albarán electrónico que se desea recepcionar.
Al hacer uso de él se abrirá una ventana que permitirá elegir el albarán electrónico a considerar. La forma de selección del albarán/albaranes electrónicos variará en función del módulo que se tenga instalado (véase la documentación propia de cada módulo). Normalmente, se podrá introducir número de albarán o número de pedido (por defecto se propondrá la opción que se haya elegido mediante el botón en la pantalla de selección de albarán electrónico).
Una vez elegido el albarán electrónico a recepcionar se presentará una ventana en cuya parrilla superior aparecen las líneas del Albarán Electrónico, con los datos recibidos, no pudiendo ser modificados. En función del centro de que se trate, se mostrarán unos datos u otros.
Si se desea visualizar el contenido original del fichero xml con los datos del albarán electrónico en cuestión, hacer clic en el botón . Se presentará, en una ventana adicional, la información del albarán con el nombre original de cada campo y sus valores literales según consten en el fichero xml recibido del proveedor. Haciendo clic en se tendrá opción a seleccionar los apartados del albarán que se desea visualizar y los que no.
De otra parte, cuando en un albarán electrónico haya más de una línea correspondiente al mismo código de artículo, se mostrará el check “Ver Albarán Agrupado”, cuya activación permitirá agrupar esas líneas en una sola. Si algunas de esas líneas del mismo artículo se han marcado para pasar a recepción y otras no, la agrupación mostrará dos líneas: una agrupada de todas las líneas que se van a pasar a recepción y otra agrupando las líneas de ese artículo que no se van a pasar a recepción. Tanto si se visualiza el albarán agrupado como si no, la comparación con la recepción de Farmatic se realizará siempre con los datos agrupados, y se incluyen tanto las líneas seleccionadas para pasar a recepción como las no seleccionadas. Cuando se pasen las líneas a la recepción de Farmatic, tanto si está activo el check “Ver Albarán Agrupado” como si no, se pasará una única línea del artículo agrupando todas las líneas del albarán de ese artículo que estén marcadas para ser pasadas (Sí en columna ‘Sel.’), ya que en el proceso de recepción de Farmatic no se admite más de una línea del mismo artículo. Cuando se agrupen líneas hay que tener en cuenta que:
En la columna ‘Sel.’ será donde se indique si se acepta o no la línea (por defecto se asume que sí se acepta). Las líneas aceptadas se añadirán/sobrescribirán a las de la actual recepción.
En la parrilla inferior aparecen las líneas iniciales de la recepción (no pueden ser modificadas desde aquí), mostrando una comparativa con las líneas del albarán electrónico. Estarán marcadas en rojo las que no existan en el Albarán Electrónico. Se puede optar por visualizar sólo las líneas diferentes o todas activando/desactivando la caja de chequeo "Ver únicamente Incidencias".
En la ventana de comparación de valoración del albarán electrónico con valoración en Farmatic, se permite indicar que no se tengan en cuenta los descuentos de proveedor marcados en Farmatic como sólo valoración (‘VL’, es decir, de aplicación solo en factura). Para ello se tiene que activar el check “Verificación”. Se resaltarán en color rojo los descuentos que sí se van a tener en cuenta por ser de aplicación en albarán. Los descuentos de valoración (‘VL’) permanecerán en negro, ya que son de aplicación sólo en factura y no se van a aplicar en este momento.
Asimismo, se permite indicar si en el precio de verificación incluye o no I.V.A. Para ello, se dispone del check “I.V.A. incluido en Precio de Verificación”. Si el check está activo, los campos ‘P.U.C. Vf’ e ‘Importe Vf’ de las líneas de la recepción se calcularán incluyendo impuestos. Si se desactiva, se calcularán sin impuestos. Por defecto, el check estará o no activado según lo esté el mismo check en la pestaña “CONDICIONES ALBARÁN” de la ficha del proveedor al que corresponde el albarán. El cambio de estado del check en la ventana de albarán electrónico se aplicará solamente en esa ventana, si bien no implicará cambio alguno a tal efecto en la ficha del proveedor. Por tanto, una vez pasadas las líneas a la ventana de recepción, si se realiza una verificación, ésta incluirá o no impuestos según lo configurado en la ficha del proveedor.
El campo “Total PVP” se mostrará siempre y cuando este dato sea proporcionado en el albarán electrónico. En el caso de recepción con más de un albarán, este dato será la suma de todos ellos.
En negro aparecerán las líneas de la recepción que sí están en el albarán electrónico. En el campo de código de artículo se presentará el icono en el caso de que las líneas sean diferentes, y el icono en caso de que sean iguales que las recibidas en el Albarán Electrónico.
En las columnas de las líneas diferentes, aparecerá una flecha hacia arriba azul o hacia abajo roja indicando las diferencias según sea el valor superior o inferior al de Albarán Electrónico. Cuando los precios sean igual a 0, no serán tenidos en cuenta en la comparativa, ni en la importación a Recepción.
Esta parrilla inferior puede dejar de visualizarse desactivando el check “Ver Recepción Actual”.
Al hacer uso del botón , se pedirá confirmación para añadir o sobrescribir las líneas de la recepción por las recibidas en el Albarán Electrónico.
A continuación, si es la primera recepción que se hace mediante albarán electrónico para ese proveedor, se presentará una ventana en la que determinar una serie de opciones de comportamiento para la recepción. En sucesivas recepciones de albarán electrónico de ese mismo proveedor, esta ventana ya no se presentará. Si se tuvieran que modificar, hacer clic en el botón disponible en la ventana de datos del albarán (esta acción se puede proteger desde la opción 'Opciones Especiales' del proceso PROTECCIONES).
Estas son las opciones de dicha ventana:
1.- Se preguntará si se desea traspasar las líneas seleccionadas con 0 unidades recibidas.
2.- Si se desea poner las unidades recibidas de líneas que no existen en Albarán Electrónico a 0, o dejarlas tal y como están-
3.- Si se desea traspasar o no las unidades recibidas del albarán electrónico. De contestar no, se traspasarán todos los valores del albarán electrónico excepto las unidades recibidas, que quedarán con el valor que había previamente en el pedido. La primera vez que se muestre la ventana, tomará por defecto la opción NO si la recepción es vía scanner, o SÍ en caso contrario. A partir de ese momento, cuando se muestre se tomará por defecto el valor con el que se aceptó la última vez, sin tener en cuenta si la recepción es con scanner o no.
4.- También se pregunta si se desea asignar el IVA del albarán en la ficha de artículo en Farmatic en caso de que ambos no coincida n. De indicar que sí, se actualizará el IVA en la ficha del artículo. De indicar no, se mantendrá el dato que tenía el artículo en ficha. En ambos casos, los cálculos de precios para la recepción en curso se realizarán teniendo en cuenta el IVA al que se ha dado prioridad, es decir, el IVA de ficha si se ha indicado que no se actualice, o el IVA del albarán si se ha indicado que sí se actualice. Por último, resaltar que no habrá actualización de IVA si en el albarán el artículo aparece con IVA 0%.
5.- En el caso de que al entrar en la recepción se haya indicado condiciones de compra de proveedor para aplicar, se preguntará si se desea aplicar dichas condiciones en lugar de las condiciones aplicadas en el albarán electrónico. En caso de que se indique que sí, se traspasarán los datos del albarán (precio albarán, unidades recibidas, etc.), pero se recalcularán precio de coste, importe y PVP aplicando las condiciones del proveedor seleccionadas al entrar a la recepción. Una vez traspasadas las líneas, en la ventana de recepción el check ‘Dto.Manual’ estará deshabilitado, porque se ha optado por aplicar las condiciones del proveedor, salvo que previamente al traspaso de líneas desde albarán electrónico dicho check se hubiera activado manualmente, en cuyo caso se respetará. Ahora bien, cuando el artículo tenga indicado en su ficha que no se actualice P.V.P., no se utilizará el P.V.P. del albarán ni el calculado, sino el de la ficha del artículo.
6.- Se da posibilidad de aplicar las condiciones de compra del albarán y, además, las condiciones de compra de Farmatic asociadas sólo a factura (las del tipo ‘VL’). Por tanto, habrá que indicar si se desea o no aplicar las condiciones ‘VL’ de Farmatic. Solamente aparecerá disponible si se ha indicado que no se desea aplicar las condiciones de compra de Farmatic sino las recibidas en el Albarán Electrónico.
7.- Cuando en una misma recepción se recepcionen varios albaranes electrónicos, será optativo que se generen en Farmatic tantos albaranes como albaranes electrónicos recepcionados, o bien que se genere un único albarán con todos los artículos recepcionados. Dependerá de si se activa o no el check ¿Desea generar albaranes en función del albarán electrónico de origen de las líneas de recepción?. Si se opta por varios albaranes, por cada albarán electrónico se creará en Farmatic un albarán, con la misma numeración y artículos. Si hay artículos en la recepción que no provienen de ninguno de los albaranes electrónicos, se creará otro albarán en Farmatic con numeración propia y esos artículos.
8.- Se preguntará si en el caso de que el usuario introduzca manualmente P.V.P. en líneas de recepción, deben o no primar sobre éstos los P.V.P. que figuren en el albarán electrónico.
9.- Se preguntará si se desea asignar al albarán de Farmatic la fecha del albarán electrónico. Debe tenerse en cuenta que si se aplica más de un albarán electrónico y se tiene configurado que se genere un solo albarán en Farmatic, se asignará la fecha de la recepción. Si se genera en Farmatic un albarán por cada albarán electrónico recepcionado, sí se aplicará a cada uno de los albaranes de Farmatic la fecha del correspondiente albarán electrónico.
Las líneas modificadas desde Albarán Electrónico quedarán marcadas con el icono junto al campo de código de artículo. Si había diferencias en IVA y se ha optado por conservar el de ficha (lo que ha implicado recálculos en precios) el icono será .
Las líneas con la marca de albarán electrónico ( ) tendrán un tratamiento especial para asegurar que sus condiciones son resultado estricto de aplicar las condiciones del albarán.
Así, siempre serán consideradas de recepción a Precio de Albarán, y se mostrarán como tal en el grid de recepción (marcadas en rojo o del color que se tenga configurado para estas líneas).
Si al traspasar las líneas del albarán se ha optado por no aplicar condiciones de proveedor sino aplicar las del propio albarán electrónico, para los cálculos de precios no se tendrán en cuenta los descuentos de las tablas de condiciones de proveedor definidas en el proceso CONDICIONES DE PROVEEDOR. Tampoco se tendrán en cuenta las especificaciones de la pestaña “CONDICIONES ALBARÁN” de la ficha de proveedor, ni los márgenes de las familias de los artículos, ni los descuentos que se tengan en la ficha del artículo. Por tanto, sólo se aplicarán los descuentos/cargos que se indiquen en la ventana de recepción, aplicándose siempre todos ellos. Los descuentos/cargos del albarán serán pasados a la ventana de recepción como un único descuento resultante, para evitar que se apliquen en cascada.
Ahora bien, se permiten dos acciones que implican recálculos sobre líneas de albarán electrónico:
Marcar/desmarcar el check ‘Verificación’. Aunque implique recálculo de importes seguirá apareciendo la marca .
Modificar el campo de ‘Uds. Recibidas’. Implicará que se muestre la marca indicando esta modificación, pero considerándose la línea proveniente de albarán electrónico igualmente.
Cuando se haga uso de albaranes electrónicos, en el caso de especialidades se tomará para la recepción el P.V.P. de la ficha del artículo y no el del albarán. En el caso de parafarmacia, se calculará el P.V.P. a partir del precio de albarán o del precio de coste (según el tipo de recepción que corresponda) y se aplicará el margen especificado en la ficha del artículo o de la familia en su defecto. Si no hubiera especificado margen ni para artículo ni para la familia, se tomará directamente el P.V.P. de la ficha del artículo. De otra parte, en ningún caso se comparará el P.V.P. de recepción con el del albarán, pues no ha lugar. No obstante, cuando el artículo tenga indicado en su ficha que no se actualice P.V.P. (esté desmarcado el check de opciones de actualización ‘P.V.P. Recep’ de la pestaña “GENERAL”), en recepción con albarán electrónico no se utilizará el P.V.P. del albarán sino el de la ficha del artículo.
Indicar que cuando se consultan los albaranes electrónicos, si en un albarán electrónico hubiera alguna línea de devolución (con unidades recibidas en negativo, o bien con cantidad recibida 0 siendo las unidades pedidas una cantidad menor a 0), por defecto aparecerán como no seleccionadas para traspaso a recepción (marca No en el columna “Sel”). No podrán ser seleccionadas para traspasarlas. Estas líneas aparecerán en gris, indicando que son de devolución y no pueden traspasarse.
Téngase en cuenta que si al recepcionar un albarán electrónico no se encuentra en Farmatic un código de artículo incluido en el mismo, se comprobará si dicho código está definido como sinónimo de ese proveedor para algún artículo de Farmatic. De ser así, se hará la recepción con el artículo de Farmatic que tiene asociado para ese proveedor el sinónimo que refleja el albarán.
Por último, indicar que al recibir albaranes electrónicos se comprobará si dichos albaranes coinciden con los pedidos que se van a recepcionar, avisándose cuando no sea así.
Cuando se utilice albarán electrónico y figure número de albarán, se asignará éste al albarán generado en Farmatic.
Para más detalle sobre el funcionamiento de albarán electrónico, véase la documentación propia del módulo con el que se trabaje, dado que cada centro incluye sus propios datos y variantes a lo aquí expuesto.