Ruta: Compras > Recepción > Recepción : Cómo� > Tratar la recepción como introducción de inventario
Resumen: Pasos para usar la recepción como introducción de inventario (acumular, reemplazar o decrementar) sin actualizar las fichas inmediatamente. Compras > Recepción > Cómo.
Palabras clave: inventario desde recepción, acumular stock, reemplazar stock, edición de inventario, cancelar F9, contar stock, varios puestos
Preguntas típicas: ¿Cómo meto un inventario usando la pantalla de recepción? | ¿Puedo ir haciendo inventario por partes desde varios puestos?
1.- En el menú COMPRAS seleccionar PEDIDOS.
2.- Hacer clic con el ratón en la pestaña "RECEPCIONES".
3.- Hacer clic sobre el botón Nuevo.
4.- Indicar proveedor (si bien no se hará uso de este dato), vendedor que va a realizar el proceso y si éste va a realizarse vía scanner. Una vez introducidos estos datos hacer clic sobre el botón Aceptar.
5.- Una vez en la ventana de recepción de mercancías, introducir todos los artículos de los que se desea realizar inventario, indicando las unidades en el campo "Rec".
6.- Cuando se hayan introducido todas las líneas del inventario, seleccionar ASIGNAR RECEPCIÓN COMO STOCK ubicada en el apartado TRATAR COMO INVENTARIO del menú RECEPCIÓN). Elegir la opción que se estime pertinente: ACUMULAR STOCK EN INVENTARIO, REEMPLAZAR STOCK EN INVENTARIO o DECREMENTAR STOCK EN INVENTARIO.
7.- Una vez de retorno en la ventana de recepción hacer clic sobre el botón Cancelar (o pulsar
Puesto que las mencionadas opciones de tratamiento como inventario no suponen una actualización inmediata sobre fichas de artículos, se pueden repetir estos pasos tantas veces como sean necesarias y desde cualquier puesto de trabajo. Ello permite realizar introducciones de inventario por etapas y desde varios puestos de trabajo. El resultado de las introducciones de inventario realizadas podrá consultarse, modificarse y actualizarse cuando se estime conveniente desde el proceso EDICIÓN DE INVENTARIO, ubicado en UTILIDADES del menú ARCHIVO.
Ruta: Compras > Recepción > Recepción : Cómo� > Asignar recepción como stock
Resumen: Pasos para que las líneas de una recepción se asignen directamente como stock actual de la ficha (botón Inventario), con listado de valoración de diferencias.
Palabras clave: asignar stock, botón inventario, stock actual, regularizar stock, diferencias de inventario, listado de valoración, stock/recibidas
Preguntas típicas: ¿Cómo dejo el stock de la ficha igual al que he contado? | ¿Cómo saco el listado de diferencias de stock?
1.- En el menú COMPRAS seleccionar PEDIDOS.
2.- Hacer clic con el ratón en la pestaña "RECEPCIONES".
3.- Hacer clic sobre el botón Nuevo.
4.- Indicar proveedor (si bien no se hará uso de este dato), vendedor que va a realizar el proceso y si éste va a realizarse vía scanner. Una vez introducidos estos datos hacer clic sobre el botón Aceptar.
5.- Una vez en la ventana de recepción de mercancías, introducir todos los artículos de los que se desea asignar stock, indicando la cantidad a dejar como stock actual en el campo "Rec". En esta ventana se podrán efectuar todos los cambios que se estimen convenientes (fechas de caducidad, precios de venta, etc.).
6.- Cuando se hayan introducido todas las líneas del inventario, hacer clic con el ratón sobre el botón Inventario (equivalente a ASIGNAR RECEPCIÓN COMO STOCK ubicada en el apartado TRATAR COMO INVENTARIO del menú RECEPCIÓN). Cuando sea solicitado, dar conformidad para que todas las líneas sean tratadas como una actualización de stock.
7.- Se solicitará indicar cartera y proveedor para el tratamiento de aquellos artículos que, al grabar el proceso, queden bajo mínimo. Como esta información no ha lugar en el caso de inventarios, hacer clic sobre el botón Cancelar.
8.- Si así se ha indicado en parámetros, se dará opción a obtener un listado de valoración, en el que figurarán los datos introducidos, teniéndose las siguientes opciones:
Para obtener el listado completo seleccionar "Imprimir listado completo de valoración de entradas".
Para restringir el listado sólo a artículos en que el stock real introducido no coincida con el de ficha, elegir "Imprimir sólo listado de valoración con las incidencias detectadas" teniendo activada la caja de chequeo "Stock/Recibidas".
Si no se desea obtener listado elegir "No imprimir listado".
Una vez elegida la opción de listado deseada, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Ruta: Compras > Recepción > Recepción : Cómo� > Generar etiquetas desde recepción
Resumen: Pasos para generar etiquetas desde la ventana de recepción (botón Generar Etiquetas) y luego imprimirlas desde Utilidades > Etiquetas.
Palabras clave: generar etiquetas, icono etiquetas, imprimir etiquetas, utilidades etiquetas, una etiqueta por unidad
Preguntas típicas: ¿Cómo saco etiquetas de lo que acabo de recibir? | ¿Dónde imprimo las etiquetas generadas?
1.- Una vez en la ventana de recepción de mercancías, situarse sobre la línea correspondiente al artículo del que se desea generar etiquetas. Si fuesen varias las líneas, seleccionarlas todas haciendo clic sobre cada una de ellas manteniendo pulsada la tecla
2.- Hacer clic sobre el botón Generar Etiquetas. Las líneas seleccionadas quedarán marcadas, apareciendo junto al código del artículo el icono Etiquetas.
3.- Cuando se grabe la recepción haciendo clic en el botón Aceptar, las etiquetas serán generadas. Para cada artículo se generarán tantas etiquetas como unidades recibidas.
La impresión de las etiquetas generadas podrá realizarse cuando se estime conveniente desde ETIQUETAS del menú UTILIDADES. Para más información al respecto véase IMPRIMIR LAS ETIQUETAS YA GENERADAS.
Ruta: Compras > Albaranes
Resumen: Explica el proceso Compras > Albaranes: introducir albaranes de proveedor, filtrarlos por proveedor, fechas, tipo y estado, editarlos, anular o facturarlos.
Palabras clave: albaranes de proveedor, introducir albarán, modificar albarán, facturado, pendiente de facturar, dormido, alta de albarán, albarán de compra
Preguntas típicas: ¿Cómo introduzco un albarán de proveedor? | ¿Cómo busco albaranes pendientes de facturar? | ¿Cómo modifico un albarán ya introducido?
Como ya se ha comentado en el apartado de PEDIDOS, tras la actualización del almacén se solicitan los datos de albarán correspondientes a esa recepción.
De otra parte, FARMATIC dispone del proceso ALBARANES, mediante el que se pueden introducir albaranes de forma independiente, bien porque no se introdujeron en el momento de la recepción, bien porque son albaranes previos a la informatización, etc.
También es mediante este proceso por el que se pueden anular o modificar albaranes que ya estén introducidos.
El funcionamiento y la operatoria a seguir en el caso de la introducción del albarán en el momento de la recepción o en cualquier otro momento son idénticos, con la única salvedad de que en el primer caso son recogidos automáticamente los datos de valor de albarán a P.V.P. y P.U.C.
En el momento de la generación automática del albarán partiendo de una recepción, debe tenerse en cuenta que el dato de valor a P.V.P. tendrá en cuenta tanto las unidades compradas como las bonificadas, mientras que el valor a P.U.C. tendrá en cuenta solamente las unidades compradas (excluyendo las bonificadas). Por tanto, el % de descuento obtenido estará teniendo en cuenta las bonificaciones que haya habido. Por ejemplo: Si se han comprado 3 unidades cuyo P.V.P. son 2 € y su P.U.C. son 1,6 € y además se ha recibido 1 unidad bonificada, el valor de albarán a P.V.P. será de 8 € (2 x 4) y el valor a P.U.C. será de 4,8 € (1,6 x 3). Por tanto, el descuento resultante será de un 40%.
Así pues, a continuación se va a detallar el proceso de introducción de albaranes, siendo todo lo expuesto aplicable a la introducción directa desde PEDIDOS.
Como ya se ha comentado, este proceso permite la introducción de albaranes de proveedor que, en el momento de la recepción de la mercancía correspondiente, no fueron introducidos, así como la corrección de cualquier albarán que ya esté introducido pero se quiera modificar.
El primer dato que se solicita es el proveedor al que corresponde el albarán, debiéndose seleccionar en la caja de chequeo correspondiente a tal efecto.
A continuación se puede acotar entre fechas la consulta de albaranes, de forma que se presenta en pantalla una relación de sólo los albaranes que se introdujeron en el rango de fechas especificado.
También podremos acotar por el tipo de albarán y por el estado de los albaranes: facturados, pendientes de facturar, dormidos o todos los albaranes.
Tanto si se ha acotado por fechas, tipo de albarán o estado, como si se ha solicitado la totalidad de albaranes, en la parte inferior de la pantalla se presentan éstos, dándose de cada uno de ellos los siguientes datos: proveedor, número de albarán, fecha que se imputó al albarán cuando se introdujo, importe a P.V.P. del albarán, importe a P.U.C. del albarán, importe a precio de albarán, impore de verificación (es decir, el resultante de la aplicación de descuentos de verificación: Vf y Vf+Vl), % descuento aplicado, tipo de albarán, y si se encuentra o no facturado.
Si lo que se desea es modificar un albarán ya introducido con anterioridad, situarse sobre él y pulsar el botón Editar o hacer doble clic sobre la línea en cuestión. Si el albarán ha sido ya confirmado, únicamente se muestra la información correspondiente, solo se podrá consultar, no se podrá modificar. Si el albarán no se encuentra facturado se podrá modificar desde este proceso, pudiéndose efectuar las modificaciones oportunas.
Si se desea reimprimir el albarán seleccionado, hacer clic en el botón Imprimir. Se dará opción a imprimir el listado completo de valoración de entradas o bien imprimir solo la valoración de las incidencias detectadas (bien sea en cuanto a unidades recibidas respecto a las pedidas, respecto a PVP, PUC o stock). En ambos casos, será opcional incluir o no en el informe los datos de la farmacia.
Si se trata de un albarán nuevo, pulsar sobre el botón Nuevo, e ir introduciendo los datos correspondientes.
Si se desea eliminar un albarán, situarse sobre él y hacer clic en el botón Borrar. Si dicho albarán ya fue facturado, se presentará una advertencia de que dicho albarán dejará de figurar en el detalle de la factura en cuestión, pidiéndose conformidad para efectuar definitivamente el borrado.
En esta ventana se dispone también del botón (
Indicar que si se lleva gestión multiempresa (Multi-Nif), se dispondrá del selector de actividad para poder restringir las consultas a una empresa determinada. En dicho selector también se dispondrá de "MultiActividad" para poder restringir la consulta a albaranes multi actividad si en parámetros se ha indicado que sí se permite la generación de este tipo de albaranes.
Puesto que en una misma recepción se pueden generar más de un albarán (por ejemplo, si incluye alguna devolución se habrá generado tanto albarán de compra como de la devolución), cuando se edite un albarán se podrá acceder directamente al resto de albaranes generados en esa misma recepción de mercancías.
Se dispone del botón mediante el que se imprimirá la relación de devoluciones incluidas en la recepción correspondiente al albarán que se está editando, si las hubiera.
Ruta: Compras > Albaranes > Campos albarán de proveedor
Resumen: Describe los campos del albarán de proveedor: número, fecha, importes a P.V.P., P.U.C., precio de albarán y de verificación, % descuento, estado, pedidos asociados y observaciones. Compras > Albaranes.
Palabras clave: campos albarán, p.v.p., p.u.c., p. alb., p. ver., precio de verificación, estado del albarán, observaciones, fecha de recepción, bonificaciones
Preguntas típicas: ¿Qué significan P. Ver. y P. Alb. en el albarán? | ¿Qué importe se refleja en un albarán con bonificaciones? | ¿Dónde veo a qué pedido corresponde un albarán?
PROVEEDOR : Indicar el proveedor del cual se introduce el albarán, para seleccionarlo se puede hacer uso de la caja desplegable o del botón . El botón permite eliminar cualquier valor que se haya introducido en este campo.
NÚMERO DE ALBARÁN : En el caso de estar introduciendo el albarán directamente tras la recepción de mercancías, se propondrá un número de albarán por defecto atendiendo a la numeración que para ello se haya establecido en el proceso SERIES. No obstante, en cualquier caso se podrá introducir el número de albarán que se estime conveniente. En caso de ya existir un albarán con dicho número, si el código tiene menos de 13 dígitos se añadirá automáticamente un sufijo (de la A a la Z) para diferenciarlo del ya existente y se pedirá conformidad para aceptarlo así. Si no se da la conformidad habrá que dar otro código de albarán diferente. Si la serie estuviera ya completa (todos los sufijos usados) se avisará de que existe un albarán con ese código y se dará opción a introducir otro número de albarán. Al igual ocurrirá si el código en cuestión tiene 13 dígitos, pues al ser el máximo número de dígitos admitidos no hay posibilidad de asignación de sufijo.
FECHA : Que se imputó al albarán en el momento de su introducción. En el caso de que en el momento de la recepción de mercancías se introdujeran albaranes adicionales (haciendo uso del botón ), éstos presentarán en este campo el literal ‘Albarán Manual’.
P.V.P.: Importe a P.V.P. En caso de haberse recibido bonificaciones, el importe a P.V.P. que se reflejará en el albarán será la suma de precios de todas las unidades recibidas, incluidas las bonificadas.
P.U.C.: Importe a precio de coste. En caso de haberse recibido bonificaciones, el importe a P.U.C. que se reflejará en el albarán será la suma de precios de compra de las unidades compradas, excluyendo las bonificadas. Al editar un albarán aún no facturado, si el PUC no coincide con el desglose de bases y cuotas, en el campo P.U.C. aparecerá el botón . Situándose sobre él, se presenta un hint informando de la suma de bases y cuotas. Haciendo clic sobre el botón, se asigna como PUC ese importe de bases y cuotas. Aunque ya se haya cambiado el PUC y esté solucionado el descuadre, el botón no desaparecerá hasta que no se grabe el albarán.
P. ALB.: Importe a precio de albarán.
P. VER.: Precio de verificación. En el cálculo de este valor se excluyen los descuentos de valoración que solamente se aplican en la factura (‘VL’), es decir, se calcula aplicando solamente los descuentos que se sí se aplican en albarán (‘VL+VF’ o ‘VF’). De esta forma se facilita, por ejemplo, la identificación de los albaranes para su facturación cuando los distribuidores envían en su relación de albaranes el precio de verificación (base imponible) aunque el importe de factura sea a precio de coste (P.U.C.).
%DTO. : % de descuento aplicado. En caso de que haya habido bonificaciones, este descuento estará incluyendo la incidencia de las mismas.
ESTADO DEL ALBARÁN : Indica si el albarán esta facturado o pendiente.
PEDIDOS EN EL ALBARÁN : Campo no editable por el usuario en el que se mostrará el número de pedido (o pedidos) a los que corresponde el albarán. Obviamente, sólo será posible mostrar esta información cuando el albarán haya sido introducido tras la recepción de mercancías, y no de forma aislada.
FECHA DE RECEPCIÓN : Fecha y hora en que se realizó la recepción de los pedidos citados en el campo anterior.
Por último, se presenta un campo de observaciones que el usuario puede utilizar para anotar todo aquello que estime oportuno y que pueda ser útil, sobre todo en el momento de la recepción de la factura correspondiente a este albarán.
Es posible efectuar, si se desea, un desglose del albarán por familias, dando para cada una de ellas el importe de compra correspondiente. Con ello se consigue tener una información detallada de estadísticas de compras por proveedor de cada una de las familias, así como los márgenes reales que se están consiguiendo en cada una de ellas, que facilite la toma de decisiones a la hora de elaborar pedidos.
Para efectuar este desglose del albarán por familias, pulsando
Para cada una de las familias se pueden introducir los siguientes datos:
Valor a P.V.P.: Importe a precio de venta correspondiente a artículos de dicha familia.
Valor a P.U.C.: Importe a precio de coste correspondiente a artículos de dicha familia.
% de descuento aplicado. Este campo se calcula automáticamente partiendo de los valores a precio de venta y a precio de coste que se hayan especificado.
Valor a P.Alb.: Importe a precio de albarán correspondiente a artículos de dicha familia.
La primera línea de esta tabla de familias aparece como "Ninguna asignada". En dicha línea aparece el importe de albarán que no ha sido asignado a ninguna familia. Si no se efectúa desglose por familias, corresponderá al importe total del albarán. Los importes no asociados a ninguna familia serán asociados al tipo de I.V.A. Exento.
En la parte de la derecha muestra el desglose por I.V.A., correspondiente al albarán.
En esta ventana se dispone también del botón , que permite visualizar una relación de los artículos incluidos en el albarán que se está visualizando, siempre y cuando dicho albarán esté ligado a alguna recepción de mercancías, pues si el albarán se han introducido de forma aislada, obviamente no hay reflejo de qué artículos incluye. En la vista de este detalle, de cada artículo se dan los siguientes datos: número del pedido correspondiente, código y descripción del artículo, unidades pedidas, unidades recibidas, unidades a pedir tras la recepción, unidades a devolver, unidades bonificadas, precio de albarán, P.V.P. y P.U.C. Puede restringirse la consulta del detalle de artículos a una familia concreta, haciendo doble clic sobre la línea de dicha familia en el desglose por familias que se presenta en la ventana de introducción de datos del albarán.
Asimismo, se dispone del botón , que permite visualizar en pantalla una vista previa de lo que será el albarán impreso, disponiéndose de todas las prestaciones que conlleva una vista previa (posibilidad de imprimir, guardar en disco…).
Mediante el botón se imprimirá la relación de devoluciones incluidas en la recepción correspondiente al albarán que se está editando, si las hubiera.
Indicar que si se lleva gestión multiempresa (Multi-Nif) se dispondrá de un campo adicional denominado "Actividad" en el que se mostrará la empresa a la que está ligado. En el caso de albaranes multi actividad, en dicho campo aparecerán reflejadas todas las empresas que el albarán implica (según los artículos que engloba). Mientras el albarán permanezca pendiente de facturar, si no es multi actividad este campo podrá variarse. En el caso de que sí sea un albarán multi actividad, este campo no será modificable. No obstante, debe tenerse presente que el cambio de empresa asociada al albarán requerirá confirmación, dado que este cambio implicará perder el detalle del albarán (todos los importes introducidos en cada familia pasarán a figurar en la familia "Ninguna Asignada") y la pérdida del detalle de los artículos englobados, puesto que cada empresa está relacionada con unas familias diferentes.
Además, en el caso de edición de albaranes multi actividad, se dispondrá del botón Desglosar que va a permitir desglosar ese albarán en tantos albaranes independientes como empresas se incluyan en el albarán multi actividad, desapareciendo ya el albarán multi actividad como tal. En cada albarán generado se asignará ya la empresa correspondiente en el campo "Actividad", campo que ya pasa a ser modificable por el usuario si así lo estima conveniente. Asimismo, en el campo de observaciones del albarán se incluirá una referencia a todos los albaranes que se generaron conjuntamente con él.
Todos los albaranes introducidos quedan en espera de ser confirmados cuando se reciba la factura correspondiente.
Puesto que en una misma recepción de mercancías se pueden generar más de un albarán (por ejemplo, albarán de compra y albarán de devolución), en la ventana de edición de un albarán se dispone del campo ALBARANES CREADOS, donde se pueden ver todos los albaranes generados en la misma recepción que el albarán que se está editando, pudiéndose acceder directamente a los datos de cada uno de ellos.