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Ayuda de Farmatic — 08-Compras, parte 22


Devoluciones

Ruta: Compras > Devoluciones

Resumen: Gestión de carteras de devolución (Compras > Devoluciones): ir apartando artículos a devolver, restarlos del stock y ejecutar la devolución en firme generando el albarán de devolución; anota estupefacientes.
Palabras clave: cartera de devolución, a devolver, restar del stock, albarán de devolución, caducados, devolución en firme, libro de estupefacientes, apartar mercancía
Preguntas típicas: ¿Cómo preparo una devolución al proveedor sin hacerla aún? | ¿Cómo aparto del stock lo que voy a devolver? | ¿Cómo ejecuto una devolución desde la cartera?

Este proceso permite dar de alta y gestionar carteras de devolución.  En las carteras de devolución, cuyo funcionamiento y operatorias esenciales son similares a las carteras de pedidos, se podrán ir introduciendo los artículos que posteriormente hayan de ser devueltos al proveedor (artículos caducos, deteriorados, etc.).  Podrán crearse tantas carteras de devolución como se estime necesario.

Así, se irán introduciendo manualmente los artículos a devolver en las carteras de devolución, indicándose las unidades a devolver en el campo A Devolver.  La introducción del artículo en cartera de devolución no tiene por sí misma repercusión alguna.  Será el usuario quien, cuando decida oportuno, ejecute la opción de restado de las unidades a devolver en el stock actual del artículo y ejecute el proceso en firme de devolución al proveedor.

Estos dos pasos no tienen por qué darse al unísono.  Es decir, perfectamente se puede indicar que se descuenten las unidades del stock actual del artículo, para apartarlas del circuito de venta, quedando las unidades en cartera en espera de ejecutarse la devolución en firme cuando ésta se produzca realmente.

Cuando se estime conveniente se deberá indicar que las unidades a devolver se resten del stock actual del artículo, bastando para ello con seleccionar las líneas correspondientes y hacer uso del botón .   En la cartera, esas unidades ya restadas del stock actual pasarán de figurar en el campo A Devolver a figurar en el campo Descontadas.

Asimismo, en ese mismo momento, o posteriormente cuando sea pertinente, se deberá ejecutar el proceso en firme de devolución haciendo uso del botón .  Con ello se obtendrá el correspondiente albarán de devolución y los artículos devueltos serán eliminados de la cartera de devolución, dándose por concluido el proceso.

Si al realizar la devolución se detecta  que existen líneas en la cartera cuyo stock aún no ha sido actualizado con las unidades que se van a devolver (o sea, el campo “A devolver” es distinto de cero), se avisará de ello y se tendrá opción a que automáticamente se actualice el stock y se proceda con su devolución, o a no actualizar el stock quedando por tanto esas líneas fuera de la devolución, quedando en cartera para ser devueltas en otro momento.

Cuando se ejecuta la devolución en firme, si hay artículos que así lo requieren, se realizan las correspondientes anotaciones en el Libro de Estupefacientes.

Se realizará la valoración de la mercancía devuelta según condiciones del proveedor o según el precio de la ficha de artículo según se indique en el parámetro Valoración de Devoluciones englobado en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.  En el caso de optarse por aplicar condiciones de proveedor, al realizar la devolución en firme se solicitará indicar qué condición de compra aplicar para cada uno de los proveedores implicados en la devolución.

En cualquier caso, los datos de precio de última compra (P.U.C.) y precio medio de compra (P.M.C.) quedarán o no actualizados en la ficha de los artículos tras la devolución según se haya indicado en los parámetros Actualizar PUC al realizar una devolución y Actualizar PMC al realizar una devolución, respectivamente.

Se tiene la posibilidad de que al hacer devoluciones se muestren los encargos pendientes de esos artículos, para poder dar el encargo por anulado si procede.  En el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS se incluye el parámetro Anulación de encargos al realizar una devolución donde determinar si se desea o no activar este comportamiento.  Por defecto, no se activará.

De activarse, al realizar la devolución se mostrará una ventana con todos los encargos de los artículos que se estén devolviendo que estén en estado ‘Encargado’, ‘Pedido’ o ‘Recibido’  Si se desea dar alguno de ellos por anulado, se deberá elegir ‘Anulado’ en la columna ‘Estado’ correspondiente (inicialmente esta columna pondrá el estado que tenga el encargo en ese momento).  Este mismo comportamiento se aplicará al realizar devoluciones desde el proceso de recepción de mercancías y desde la opción de devolución disponible en el proceso ALBARANES.

Si se tiene activa la gestión SEVeM (parámetro SEVeM Activado del entorno SEVeM del proceso CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS) se podrá introducir los códigos Datamatrix de aquellos artículos que requieran de dicha gestión, con lo que se relizará la correspondiente consulta en NodoFarma del estado de cada envase (activo o inactivo) al igual que se hace en otros puntos de Farmatic.

Si se tiene activa la gestión de lotes y caducidades (parámetro Activar gestión por lotes y caducidades del entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN/PARÁMETROS), en los artículos de los que se lleva esta gestión (tienen activo el check ‘Lote caducidad’ en la pestaña “AUXILIAR” de sus fichas), se podrá introducir el lote y fecha de caducidad de cada uno de los envases a devolver.  La introducción de lotes podrá realizarse manualmente o bien de forma automática a partir de la lectura de los códigos Datamatrix de los envases, ya que estos códigos incluyen información sobre el código de producto, número de serie, lote y fecha de caducidad.

A continuación se detalla cada uno de los campos de una cartera de devolución:

En los mencionados casos, situando momentáneamente el cursor sobre el icono se muestra una ventana informativa donde figura la siguiente información:

. Nombre del conjunto homogéneo o grupo de precio menor.

. Consumo del artículo en las 6 últimas decenas.

. Consumo del artículo en las 6 últimas quincenas.

. Consumo global del conjunto en las 6 últimas decenas.

. Consumo global del conjunto en las 6 últimas quincenas.

. % de venta del artículo sobre el total del grupo en las 6 últimas decenas.

. % de venta del artículo sobre el total del grupo en las 6 últimas quincenas.

. Stock total del grupo.

. Precio de Referencia.

. Menor Precio.

Del mismo modo, si el artículo tiene observaciones asociadas se mostrará el icono Observaciones.  Por último, aparecerá el icono Artículo Preferido cuando el artículo esté en su ficha marcado como artículo preferido en búsquedas y sustituciones.

Sólo en el caso de farmacias de Andalucía, cuando un artículo esté seleccionado en una subasta se acompañará del icono .  El icono será si no está seleccionado en la subasta actual pero sí en próximas subastas.

Si se ha indicado ‘Respetar precios indicados’ en el parámetro Valoración de las Devoluciones, el usuario puede modificar PVP y/o P.Albarán, y la valoración se realizará con los valores que se hayan introducido.

A pie de pantalla se permiten tres modalidades de vista, que se podrán ir seleccionando haciendo clic sobre el botón de la barra de herramientas.  Estas modalidades de vista son:

También a pie de ventana se incluye un recuadro donde aparecen las bonificaciones asociadas. Si el campo aparece vacío significa que no existe ninguna bonificación para ese artículo, si el artículo tiene bonificación se describen las bonificaciones existentes para el artículo.  Recuérdese que el campo código de la línea de cartera aparecerá resaltado en verde si el artículo tiene alguna bonificación para algún proveedor, aunque la línea de cartera no esté asignada a proveedor con bonificación.  Además, el código aparecerá en negrilla si el proveedor al que está asignada la línea de cartera tiene bonificación para el artículo.

Ahora bien, también puede darse el caso de que el artículo sí tenga bonificaciones dadas de alta en su ficha pero su fecha de validez ya haya cumplido.  En este caso, en la línea de cartera sí se resaltará en verde el código de artículo, indicando que hay bonificación, pero en este apartado no se visualizará el texto de la misma, por entenderse ya caduca.

Junto al recuadro de bonificaciones se incluye también un espacio donde se mostrará la información que figure en bases externas de proveedores referente al artículo sobre el que se esté situado en cartera.  Así, de cada base externa en la que se halle el artículo en cuestión se dará la siguiente información:  Nombre de la base externa, P.V.P., P.V.F.y P.V.L.

Por último, indicar que si así se ha indicado en el proceso SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.), los artículos que deban ser controlados aparecerán señalados con el icono . Se podrá acceder directamente a la realización de controles de stock haciendo uso del botón que figurará a tal efecto en la barra de herramientas. Y si se activó el ‘control al vuelo’ en el entorno carteras, cuando se introduzca un artículo que deba ser controlado, se presentará automáticamente una ventana donde introducir su stock real. Para más información al respecto, véase la ayuda SISTEMA AUTOMATIZADO DE CONTROL DE STOCKS (S.A.C.S.) (ver tema: Sistema Automatizado de Control de Stock (S.A.C.S.)).

Subtemas


Devolución de mercancías con Fedicom v3

Ruta: Compras > Devoluciones > Devolución de mercancías con Fedicom v3

Resumen: Explica cómo notificar al proveedor una devolución por Fedicom v3 desde Albaranes, Recepción o Carteras de devolución: elegir protocolo y albaranes de origen del artículo.
Palabras clave: fedicom v3, devolución electrónica, protocolo, albaranes del proveedor, mostrar todos los albaranes, servicio de devoluciones, notificar devolución
Preguntas típicas: ¿Cómo hago una devolución por Fedicom v3? | ¿Qué necesita el proveedor para devolver por Fedicom? | ¿Cómo elijo el albarán de origen de la devolución?

Si se realizan desde Farmatic devoluciones a un proveedor vía Fedicom v3, se efectuará una consulta de los albaranes que tiene registrado dicho proveedor en su sistema y se notificará al mismo la devolución realizada.

Para que esta gestión se realice, el proveedor tiene que tener asignado en su ficha un protocolo Fedicom v3 que tenga activo el servicio de devoluciones.

Tanto si la devolución se realiza desde el proceso ALBARANES, RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS o CARTERAS DE DEVOLUCIÓN, se solicitará indicar el protocolo a utilizar para la devolución, por si el proveedor tuviera más de un protocolo asociado:

Se hará una consulta al proveedor para localizar en qué albaranes está el artículo que se está devolviendo.  Tras esta consulta, se presentará una ventana en la que indicar qué albarán/albaranes utilizar para la devolución.  Por defecto se propondrá el albarán del proveedor que contenga unidades susceptibles de ser devueltas.  En caso de haber varios se propondrá el de fecha más próxima.  Si la cantidad a devolver es superior a las máximas posibles para ese albarán se asignarán a otros albaranes que tengan también unidades disponibles para devolución.

En cualquier caso, si se desea visualizar todos los albaranes de los que se puede devolver el artículo, bastará con activar el check ‘Mostrar todos los albaranes’:

En la ventana se muestran los siguientes datos:

Cuando se indique el motivo ‘Mal Servido’, se habilitará la columna ‘Cód. Recibido’ para informar del código del artículo que se ha recibido por error.  Si se intenta enviar sin indicar artículo no se aceptará:

Además, en la columna ‘Motivo’ aparecerá el icono .  Al situarse sobre la línea se mostrará se mostrará la siguiente información:

Así, al enviar, el producto pedido se notificará con motivo ‘Falta Género’ y el recibido por error se notificará con el motivo ‘Género Sobrante’.

Si el envío de estas líneas diera error, en la ventana que se muestra para solucionar posibles errores aparecerá el icono en la columna ‘Motivo’.  Su hint informará de que esas líneas se han generado a partir de un motivo ‘Mal Servido’.  Las líneas correspondientes a género sobrante no pueden ser modificadas.  Las correspondientes a falta de género pueden ser modificadas, a excepción del motivo de la devolución.

Si se introduce el producto mediante lectura de su código datamatrix, se recogerán automáticamente su lote y caducidad.  Si no, podrán editarse manualmente para cumplimentarlos si se desea.  No son campos obligatorios para poder llevar a cabo la devolución.

Así, una vez asignadas las unidades a devolver de cada albarán, se deberá hacer clic en para hacer efectiva la devolución, con lo que se procederá a comunicar esta información al proveedor vía Fedicom v3.  Finalizada la comunicación se presentará el mensaje indicando que la devolución se ha realizado correctamente.

Además de comunicarse la devolución al proveedor, quedará debidamente registrada en Farmatic de la forma habitual.

Si se diera el caso de que se vaya a devolver un artículo que no esté presente en ningún albarán del proveedor, o no haber ningún albarán de proveedor con unidades a devolver disponibles, se presentará la misma ventana pero no se asignará albarán por defecto (estarán vacíos los campos de número de albarán y fecha), siendo el usuario quien deba indicar este dato de forma manual, y asignar las unidades.

En el caso de que en la devolución se incluyan artículos que sí están en albaranes del proveedor y artículos que no están en ningún albarán del proveedor (no se ha indicado nada en el campo ‘Núm. Albarán’), se darán las siguientes posibilidades de actuación al hacer uso del botón :

:  Se registrará en Farmatic la devolución de todos los artículos, notificándose al proveedor vía Fedicom v3 solamente las que sí tienen asignado un albarán.

: Se efectuará la devolución de los artículos que sí están en albaranes del proveedor y no se realizará devolución de aquéllas que no tiene asignado un albarán de proveedor.

: Se retorna a la cartera sin efectuar devolución alguna, ni en Farmatic ni notificación al proveedor.

Ante una cancelación de devoluciones vía Fedicom v3 desde el proceso de recepción de mercancías,  si alguna línea de la devolución ha sido ya notificada al proveedor, no se permitirá retornar a la recepción.  De otra parte, si se cancela una devolución en la que hay líneas no notificadas al proveedor se presentará un aviso con estas opciones:

: La recepción finalizará y se generará el albarán de devolución correspondiente, pero sin pasar por Fedicom v3.

: Las líneas que no se hayan notificado a Fedicom v3 tampoco se devolverán, sino que automáticamente se les asignará unidades a devolver cero. Además, se comprueba que si las unidades recibidas, las devueltas, las bonificadas y las pedidas son cero, se borre la línea de la recepción para no generar albaranes de cero unidades. Si al borrar las líneas con estas características la recepción se queda vacía, el programa se quedará en la ventana de recepción para que el usuario cancele o añada lo que desee.

: Se retorna a la ventana de devoluciones Fedicom v3

Si por algún motivo no se pudiese realizar la notificación de las devoluciones al proveedor vía Fedicom v3 (fallos de conexión, etc.), se presentaría un aviso.  En dicha ventana de aviso se dispone de las siguientes posibilidades:

Haciendo clic en disponible en dicha ventana de aviso, se muestra información concreta sobre la incidencia recibida.

Haciendo clic sobre se registrará la devolución en Farmatic, pero no se notificará la devolución al proveedor vía Fedicom v3.

Haciendo clic en , no se registra tampoco devolución en Farmatic, quedando pendiente a todos los efectos.  Las líneas con error pasarán a tener unidades devueltas 0 en la parrilla de recepción.  Se eliminarán de la recepción las líneas que queden con 0 unidades devueltas, 0 recibidas y 0 bonificadas.  Si fruto de esta eliminación quedara una recepción sin líneas, el usuario deberá cancelar, añadir líneas si procede, o aceptar la situación.

Puede ocurrir que el servicio de notificación sea posible, pero el albarán no se pueda devolver por algún motivo (por ejemplo, porque se haya excedido el plazo de devolución).  En estos casos se avisará de ello y se volverá a presentar la ventana de albaranes con el mensaje de error para que el usuario pueda corregirlo y volver a enviarlo.

En la ventana de albaranes se mostrará la incidencia que haya acontecido y los albaranes con incidencia aparecerán resaltados en rojo y con el icono .

Si hubiera albaranes que ya han sido notificados aparecerán sobre fondo gris y marcados con el icono .  En el marco de la ventana aparecerá la leyenda **Ya hay albaranes notificados por Fedicom v3**.

En dicha ventana se dispone de los siguientes botones:

: Permite repetir el envío una vez realizadas las modificaciones oportunas.

: Se enviarán los albaranes que tengan unidades en la columna ‘A.Devolver’ y se descartarán del envío aquellos que presenten error.

: Se dará opción a realizar la devolución sin notificar a Fedicom v3 o, si se desea, efectuar la devolución en otro momento.

Por último, indicar que en el caso de que la devolución se esté haciendo desde cartera y haya devoluciones para distintos proveedores, se realizará la gestión para cada uno de los que tenga asignado protocolo Fedicom v3 con el servicio de devoluciones activo.

Una vez realizada la devolución, es posible consultar un justificante desde el proceso ALBARANES del menú COMPRAS. Los albaranes de devolución que hayan sido notificados por Fedicom v3 presentarán el icono y al seleccionarlos se dispondrá del botón para obtener el justificante.

Al pulsar el botón, se pedirá el protocolo Fedicom del proveedor y se preguntará si se desea visualizar el justificante. Si se contesta Sí, se visualizará en formato PDF el justificante de la devolución (el formato dependerá del proveedor de que se trate).

De otra parte, en el proceso COMPRAS -> DEVOLUCIONES -> CONTROL DE ARTÍCULOS DEVUELTOS, cuando se seleccione un proveedor que tenga algún protocolo Fedicom v3 con el servicio de devoluciones activado, aparecerá el panel para indicar el identificador de devolución Fedicom v3 por si se desea realizar una búsqueda por ese campo.  Además, los albaranes que se hayan devuelto por Fedicom v3 se marcarán con el icono y se mostrará su identificador en la columna ‘Id.Devolución F3’.  Al situarse sobre un albarán notificado por Fedicom v3, aparecerá el botón para poder imprimir el justificante.

Indiferentemente desde el punto desde el que se realice la devolución, si hay estupefacientes se solicitará el vale electrónico correspondiente antes del envío de la devolución, enviándose éste junto a la devolución.  Si el motivo de devolución es ’11-Estupefaciente caducado’, no será obligatorio informar del número de albarán ni de la fecha.  Si en el envío de una devolución se produce una incidencia, si tiene asociado un vale de estupefacientes se avisará de que éste debe ser rectificado y automáticamente se mostrará la ventana para su rectificación.


Existencias mínimas

Ruta: Compras > Existencias mínimas

Resumen: Introducción a Compras > Existencias mínimas, control de unidades mínimas por grupo terapéutico exigidas por normativa; es sobre todo contenedor de gestión de grupos, automatización, detección e histórico.
Palabras clave: existencias mínimas, normativa autonómica, grupo terapéutico, medicamentos obligatorios, inspección, detección, histórico
Preguntas típicas: ¿Cómo controlo las existencias mínimas que exige la normativa? | ¿Qué apartados tiene existencias mínimas?

Este proceso permite especificar las existencias mínimas que deben tenerse en la farmacia de artículos de cada grupo terapéutico, según indique la normativa vigente.  De esta forma, se establecerá un control que asegure que las existencias de la farmacia cumplan con los requisitos legales, alertándose cuando un grupo quede por debajo de las existencias mínimas exigidas, a fin de que se puedan reponer.

Consta de los siguientes apartados:

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