Ruta: Compras > Existencias mínimas > Gestión de grupos de existencias mínimas
Resumen: Permite definir los grupos de existencias mínimas por grupo terapéutico según normativa (principio activo, presentación, cantidad), con importación desde xml. Compras > Existencias mínimas.
Palabras clave: grupos de existencias mínimas, grupo terapéutico, principio activo, importar xml, unidades mínimas, normativa, artículos dados de alta, fondo verde
Preguntas típicas: ¿Cómo doy de alta un grupo de existencias mínimas? | ¿Puedo importar los grupos desde un xml? | ¿Cómo defino qué artículos forman parte del grupo?
Este apartado permite indicar las existencias mínimas que debe haber de los grupos terapéuticos que determine la normativa autonómica. Para poder aplicar debidamente dichas normativas, será posible también establecer condicionantes adicionales para determinar los artículos que han de conformar un grupo de existencias mínimas, siendo que para un mismo grupo terapéutico se pueden establecer varios grupos de existencias mínimas, en base a otros criterios adicionales como la composición, forma farmacéutica o descripción. Así, el establecimiento de un grupo de existencias mínimas podrá determinarse en función del grupo terapéutico, los principios activos contenidos en el artículo, la forma farmacéutica de éste y/o la descripción concreta de sus artículos.
Por ejemplo, podrá establecerse que en la farmacia haya un mínimo de 2 unidades de artículos pertenecientes al grupo terapéutico C10AB-Hipolepemiantes:fibratos, que contengan el principio activo Gemfibrozilo y que se presenten en comprimidos. O un grupo que aglutine los artículos cuya descripción contenga la palabra “jeringa”.
Al definir un grupo de existencias mínimas se muestran todos los artículos que cumplen los condicionantes especificados para dicho grupo, resaltándose en fondo verde aquéllos que la farmacia tiene dados de alta. Puesto que las existencias mínimas van referidas a la totalidad del grupo (no a cada uno de los artículos del mismo), se deberá indicar cuál de dichos artículos será el elegido para mantener ese mínimo de existencias (marcándolo en Seleccionado que se comenta más adelante), de tal forma que cuando se detecte que las existencias del grupo están por debajo de su mínimo establecido se pidan las unidades necesarias del artículo elegido para retornar el grupo a su estatus de existencias mínimas.
De forma adicional, indicar que también se puede ajustar con más precisión los artículos que forman parte de un grupo de existencias mínimas indicando como condicionantes adicionales las cantidades o porcentajes de principio activo exigidos, y/o la presencia de un determinado texto en la descripción del artículo (por ejemplo, "1% 10 amp").
Si la información sobre los grupos y sus requisitos nos vienen dados en formato digital (fichero xml) será posible su importación de forma que no haga falta ir definiendo manualmente cada grupo, disponiéndose para ello del botón , cuyo funcionamiento se detalla más adelante.
A continuación se detalla cada uno de los campos que se presentan al cumplimentarse los grupo de existencias mínimas de cada uno de los grupos terapéuticos que lo requieran:
GRUPO TERAPÉUTICO : En este campo se indicará el grupo terapéutico cuyos grupos de existencias mínimas se van a definir. Se dispone del botón Buscar para facilitar su cumplimentación. Aparecerán disponibles todos los grupos, tanto de parafarmacia como de especialidades, resaltándose sobre fondo azul los correspondientes a parafamacia.
CONDICIONES (NIVEL 1) : En este punto se definirá un primer nivel de acotación para cada uno de los grupos de existencias mínimas que se vayan a definir del grupo terapéutico indicado. Así, cada condición de nivel 1 establecerá las primeras condiciones que deben cumplir los artículos para formar parte del grupo de existencias mínimas que se está definiendo.
Recuérdese que se deberán introducir tantas condiciones de nivel 1 como grupos de existencias mínimas haya que definir del grupo terapéutico indicado. Cada condición de nivel 1 podrá tener asociadas las subcondiciones de nivel 2 que precise, según se comenta más adelante.
Para introducir una nueva condición se debe hacer uso del botón Nuevo e indicar en primer lugar si la nueva condición está referida a Principios Activos, a Formas Farmacéuticas o a Descripción, cuestión ésta que se ha de indicar en el campo “Condición por:”.
Si se opta por Forma Farmacéutica, bastará con indicar a continuación las formas farmacéuticas oportunas, de tal forma que sólo se incluirán en el grupo de existencias mínimas aquellos artíulos que siendo del grupo terapéutico indicado presenten alguna de las formas farmacéuticas indicadas.
Si, se opta por utilizar como primera condición el Principio Activo, se podrán indicar todos los principios activos implicados en el grupo. De cada principio activo se podrá indicar “Cantidad/Porcentaje” en la que deben estar presentes en el artículo para que éste pueda incluirse en el grupo de existencias mínimas. De dejarse este campo vacío, se entenderá que basta con la presencia del principio activo enla composición del artículo, siendo indiferente en qué proporción.
Asimismo, se dispondrá de los botones radio “Se cumpla al menos uno de los P. Activos seleccionados” y “Se cumplan todos los P.Activos seleccionados a la vez”, debiéndose activar el adecuado en función de si los artículos a incluir en el grupo de existencias mínimas basta con que contengan alguno de los principios activos indicados, o han de contenerlos todos, respectivamente.
Si se opta por Descripción, se podrá indicar el/los textos oportunos, pudiéndose optar por que “La descripción contenga alguno de los textos” o “La descripción contega todos los textos a la vez”.
Se podrá modificar una condición situándose sobre ella en la parrilla de condiciones y haciendo clic en en botón Editar.
Recuérdese que sólo se incluirán en el grupo de existencias mínimas aquellos artículos que cumplan tanto la condición de nivel 1 como las subcondiciones de nivel 2 asociadas.
EXISTENCIAS MÍNIMAS : Para cada grupo de existencias mínimas, es decir, cada condición y sus condiciones asociadas, se podrá indicar en este campo el número de unidades que como mínimo debe haber en farmacia. Téngase en cuenta que esta cantidad va referida al total del grupo, no por artículos. Por ejemplo, indicar existencias mínimas 5 indica que del total de artículos de ese grupo deben haber al menos 5 unidades, no que deba haber 5 unidades de cada artículo del grupo. Estas existencias mínimas vienen determinadas de manera oficial para cada grupo, y será el valor en que se basarán los procesos de control de existencias mínimas para determinar cuándo un grupo no cumple la normativa.
MOSTRAR SOLO LOS ARTÍCULOS CUYA DESCRIPCIÓN CONTENGA : Además de las condiciones y subcondiciones mencionadas, se puede restringir la entrada de artículos en el grupo de existencias mínimas en función de la descripción de los mismos. Así, se puede indicar, por ejemplo, que sólo entren en el grupo aquellos artículos que contengan en su descripción “1% 10 amp”. Dejar este campo vacío si no se desea hacer restricción de este tipo.
VER ARTÍCULOS QUE CUMPLEN LAS CONDICIONES : De activarse esta caja se mostrarán en una parrilla todos los artículos que conforman el grupo de existencias mínimas (es decir, que cumplen con la condición de nivel 1 que se tenga seleccionada y además cumplen con las subcondiciones de nivel 2 que ésta lleva asociadas, y además contienen en su descripción la partícula indicada).
Los artículos del grupo que la farmacia no tiene dados de alta aparecerán sobre fondo amarillo y podrán darse de alta en Farmatic pulsando
De cada uno de los artículos se da la siguiente información:
……………. Código del artículo.
……………. Descripción del artículo.
……………. P.V.P.
……………. Stock Actual. Este campo aparecerá vacío cuando el artículo no esté dado de alta en Farmatic.
……………. Seleccionado: La activación de esta caja de chequeo indicará que el artículo en cuestión es el que se desea utilizar para mantener las existencias mínimas del grupo. Así, cuando se detecte que el grupo está por debajo de sus existencias mínimas, será este el artículo que se proponga a pedir para restablecerlo. Sólo puede haber un artículo seleccionado en cada grupo de existencias mínimas, y cada grupo debe tener un artículo seleccionado.
Puesto que cada grupo de existencias mínimas debe tener indicadas esas existencias mínimas y asignado un artículo a utilizar para mantener ese mínimo, cuando se detecte que algún grupo no tiene establecidos estos criterios se alertará mediante el icono que aparecerá junto a la descripción del grupo terapéutico en la parrilla que se presenta al inicio del proceso, o junto a la descripción de las condiciones (por principio activo o forma farmacéutica) si se está editando dicho grupo.
Asimismo, se dispone de un proceso que facilita subsanar estas incidencias, pues irá presentando uno a uno los grupos en los que falte asignar existencias mínimas y/o artículo elegido, para que se cumplimenten debidamente. Este proceso es accesible mediante el botón disponible junto a la parrilla de grupos terapéuticos. Se dispondrá de los botones y para avanzar o retroceder entre grupos.
Asimismo, se dispone del botón que permite efectuar esta asignación de forma automática, bajo el criterio de que se asignará a cada grupo el artículo del que más stock haya en este momento. A igualdad de stock se asignará el artículo de código menor.
Como se ha comentado, es posible importar los grupos de existencias mínimas a partir de un fichero xml que contenga esta información. Para ello basta con hacer clic en el botón y seleccionar el fichero xml oportuno. Se dará opción a conservar también los grupos de existencias mínimas que ya se tengan definidos, o bien a prescindir de ellos. En cualquier caso, tras importarse los grupos contenidos en el fichero xml se dará opción a lanzar el proceso de asignación de artículo seleccionado para cada grupo. Recuérdese que si no se realiza en este momento este proceso, cuando se desee se podrá ejecutar haciendo uso del botón como se ha explicado anteriormente.
En cualquier momento se pueden eliminar todos los grupos de existencias mínimas haciendo uso del botón . Si se deseara eliminar los grupos de existencias mínimas ligados a un determinado grupo terapéutico en concreto, situarse sobre dicho grupo terapéutico en la parrilla y hacer clic en el botón Borrar. Ahora bien, si lo que se desea es eliminar un sólo grupo de existencias mínimas, habrá de elegirse en la parrilla el grupo terapéutico al que corresponde y pulsar el botón Editar. Una vez editado, situarse sobre la condición de nivel 1 correspondiente al grupo a eliminar y borrarlo ().
También es posible obtener un informe de los grupos de existencias mínimas que interese, haciendo para ello uso del botón . Tras hacer clic en él se abrirá una ventana en la que se podrán seleccionar los grupos terapéuticos cuyos grupos de existencias mínimas se desea incluir en el informe. Para añadir un nuevo grupo terapéutico al informe basta con seleccionarlo en el campo “Grupo Terapéutico” y hacer clic en el botón . Si se conoce su código, también puede introducirse manualmente de forma directa en el campo “Grupos seleccionados”, separando los grupos con el signo punto y coma (;). Será optativo incluir en el informe el detalle de los artículos que conforman cada grupo de existencias mínimas, por lo que se dispone de la caja de chequeo “Mostrar el detalle de artículos” cuya activación o no determinará el que se incluyan o no. Si se opta por incluir el detalle de artículos, será también opcional el que se tengan en cuenta sólo los que la farmacia tenga dados de alta o todos los del grupo, en función de si se activa o no la caja “Sólo los artículos del Almacén”. Por último, habrá de indicarse si se desea tener en consideración todo tipo de artículo, sólo especialidades o sólo parafarmacia, activando el botón radio oportuno. Una vez establecidos los criterios para la elaboración del informe, bastará con hacer clic en el botón Aceptar. El informe se presentará por pantalla, disponiéndose de todas las opciones propias de una vista preliminar (imprimir, guardar, etc.). Para más información véase el apartado LA VISTA PRELIMINAR.
Si se desea crear una lista de los artículos seleccionados en los grupos de existencias mínimas, seleccionar el grupo en cuestión en el grid y hacer uso del botón .
Por último, indicar que en el grid de grupos de existencias mínimas ya definidos, aparecerán disponibles todos los grupos, tanto de parafarmacia como de especialidades, resaltándose sobre fondo azul los correspondientes a parafamacia. Si se desea que se vean también los Grupos Terapéuticos no incluidos en este momento en la base de datos del C.G.C.O.F., se deberá tener activo el check “Mostrar Grupos Terapéuticos no existentes en Consejo”. Dichos grupos aparecerán en rojo.
Ruta: Compras > Existencias mínimas > Automatización de la detección de las existencias mínimas
Resumen: Configura cómo se detectan las existencias mínimas: sin automatización, aviso al arrancar, aviso desde Farmatic o automatizado, con hora y periodicidad.
Palabras clave: automatizar detección, aviso al arrancar, periodicidad, hora, automatizado por farmatic, diaria semanal mensual, existencias mínimas
Preguntas típicas: ¿Cómo hago que Farmatic compruebe solo las existencias mínimas? | ¿Cómo programo el aviso de detección?
Este proceso permite establecer la forma en que se detectará si hay algún grupo de existencias mínimas del que se tengan en la farmacia menos unidades de las mínimas exigidas. Para ello, se deben cumplimentar los siguientes campos:
……….. Sin Automatización : En este caso, no habrá detección automática de existencias mínimas. En este caso, el usuario será quien lance el proceso de detección de existencias mínimas cuando quiera realizar tal comprobación.
……….. Aviso al arrancar Farmatic : En este caso, cuando se abra FARMATIC se emitirá un aviso recordando que se debe realizar la detección de existencias mínimas, si bien no se realizará ésta forma automática.
……….. Aviso desde Farmatic : Si se elige esta opción, cuando sea la hora indicada en el campo “Hora” de esta misma ventana, desde FARMATIC se emitirá un aviso recordando que se debe realizar la detección de existencias mínimas. No se realizará de forma automática.
……….. Automatizado por Farmatic : De ser ésta la opción elegida, cuando sea la hora indicada en el campo “Hora” de esta misma ventana, si FARMATIC se encuentra abierta se procederá a la detección de existencias mínimas en ese momento.
PERIODICIDAD : En este campo se indicará cada cuanto tiempo se debe realizar la detección de existencias mínimas: de forma diaria, semanal o mensual. Obviamente, este campo no ha lugar si se ha optado por la opción sin automatización.
HORA : En este campo se debe indicar la hora en que emitir el aviso o realizar la detección automática de existencias mínimas. Obviamente, este campo no ha lugar en el caso de haber optado en el campo “Tipo” por la no automatización o por el aviso al arrancar FARMATIC.
MÁQUINA : Indicar el nombre de la máquina que ha de encargarse de realizar las detecciones, de forma que se evite que el resto de las máquinas procedan también a ello.
Asimismo, y salvo que se haya optado por no automatización, se dispondrá de la opción “Crear una propuesta de Pedido en la Cartera”, que el usuario podrá activar e indicar una cartera para que cuando se realice una detección de existencia mínimas, se introduzcan en dicha cartera las peticiones de artículos que sean necesarias para subsanar aquellos grupos cuyas existencias en la farmacia no alcancen a las exigencias mínimas establecidas.
Ruta: Compras > Existencias mínimas > Detección de existencias mínimas
Resumen: Lanza manualmente la detección de grupos con stock por debajo del mínimo legal y permite generar una cartera de pedido para subsanarlo. Compras > Existencias mínimas.
Palabras clave: detección manual, existencias mínimas, generar cartera, grupo por debajo del mínimo, subsanar, incumplimiento, stock mínimo legal
Preguntas típicas: ¿Cómo compruebo ahora si cumplo las existencias mínimas? | ¿Cómo genero el pedido para cubrir las existencias mínimas?
Este proceso permite lanzar manualmente cuando se estime oportuno el proceso de detección de existencias mínimas, comprobándose si hay algún grupo del que no haya en la farmacia las unidades mínimas exigidas por ley.
Es decir, se comprobará en cada grupo de existencias mínimas que la suma total del stock actual de los artículos que engloba no esté por debajo de las existencias mínimas fijadas para ese grupo. De estarlo se considerará una incidencia a subsanar.
Tras realizarse la comprobación será optativo que se genere una cartera de pedido con las unidades a pedir necesarias para subsanar esa situación. De esta forma, cuando se reciba dicha mercancía quedará regularizada.
Si se opta por no generar cartera, será el usuario quien se tenga que encargar de subsanar la situación manualmente como estime oportuno.
Recuérdese que, en el caso de generarse la cartera, el pedido se realizará de los artículos seleccionados en cada grupo a tal efecto.
A la finalización del proceso de detección se enlazará automáticamente con el proceso HISTÓRICO DE DETECCIONES DE EXISTENCIAS MÍNIMAS, desde el cual se podrá consultar un informe al respecto, concretándose así qué grupos son los que están bajo mínimos.
Ruta: Compras > Existencias mínimas > Histórico de detecciones de existencias mínimas
Resumen: Registro de todas las detecciones de existencias mínimas (manuales y automáticas) con fecha, incidencias e informe consultable. Compras > Existencias mínimas.
Palabras clave: histórico de detecciones, informe, vista preliminar, fecha y hora, incidencias, existencias mínimas
Preguntas típicas: ¿Dónde veo las detecciones de existencias mínimas anteriores? | ¿Cómo consulto el informe de una detección?
Este proceso presenta un registro de todas las detecciones de existencias mínimas que se hayan realizado, tanto manualmente como de forma automática, indicándose la fecha y hora de realización, incidencias halladas, máquina desde la que se realizó, así como un informe optativo con el detalle de los grupos y artículos implicados.
Así, al entrar en él se muestra una parrilla donde se muestran todas las detecciones registradas.
Para visualizar el detalle de una de ellas basta con seleccionarla y hacer clic en el botón .
El informe se presentará por pantalla, disponiéndose de todas las opciones propias de una vista preliminar (imprimir, guardar, etc.). Para más información véase el apartado LA VISTA PRELIMINAR.