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Ayuda de Farmatic — 08-Compras, parte 24


Vales de Estupefacientes

Ruta: Compras > Vales de Estupefacientes

Resumen: Explica la gestión de vales de estupefacientes (AEMPS) en Farmatic para el territorio general: requisitos de activación, ficha de proveedor, solicitud de vales en pedidos, envío con Fedicom, y confirmación en recepción. Ruta: Compras > Vales de Estupefacientes (Cataluña y Andalucía tienen apartados propios).
Palabras clave: vales de estupefacientes, aemps, estupefaciente, pedido de estupefacientes, fedicom v2 v3, confirmar vales, recepción de estupefacientes, servidor de receta electrónica, id. proveedor, anular vales
Preguntas típicas: ¿Cómo pido un vale de estupefacientes al hacer un pedido? | ¿Cómo confirmo los vales de estupefacientes al recibir la mercancía? | ¿Qué necesito configurar para activar la gestión de vales de estupefacientes? | ¿Por qué no me deja enviar vales al proveedor?

La gestión de vales de estupefacientes consiste, en líneas generales, en lo siguiente:  Cuando la farmacia realiza un pedido de algún estupefaciente, solicita a AEMPS la numeración de los vales que se necesitan (un vale por cada estupefaciente pedido).  Cuando el pedido se envía al proveedor, se envía también la información de los vales correspondientes.  El proveedor enviará a AEMPS la confirmación de que los estupefacientes correspondientes a dichos vales van a ser servidos a la farmacia.  Por último, cuando la farmacia recepcione el pedido enviará a AEMPS la confirmación de que los estupefacientes correspondientes a dichos vales han entrado en la farmacia.

Indicar que Cataluña y Andalucía presentan algunas particularidades respecto al resto del territorio nacional, por lo que la gestión de vales de estupefacientes difiere en algunos puntos de la que se expone a continuación.  Véanse, pues, los apartados específicos correspondientes.

Para que en Farmatic se active la gestión de vales de estupefacientes se deben cumplir los siguientes requisitos:

Estos son los puntos de Farmatic que dan cabida a dicha gestión:

PROVEEDORES

En la pestaña “DATOS GENERALES” de la ficha de proveedor se debe indicar si dicho proveedor es un almacén o un laboratorio, puesto que esta información debe enviarse también a AEMPS junto con la solicitud de vales.

También se debe cumplimentar el campo Id. Proveedor ubicado en la pestaña “GESTIÓN ELECTRÓNICA” de la ficha del proveedor.  Este dato identificará al proveedor en los envíos de vales a AEMPS.  Se contemplan hasta cuadro identificadores, uno por cada posible protocolo de envío que puede tener asociado un mismo proveedor, ya que el vale de estupefaciente debe ir asociado al identificador del centro al que se pide.  Si un proveedor no tiene este dato debidamente cumplimentado, no será tenido en cuenta en la gestión de vales de estupefacientes.

De otra parte, el protocolo de envío de pedidos al proveedor deberá estar basado en protocolo FEDICOM V2 o FEDICOM V3 para que sea posible el envío de vales de estupefacientes.  Si en el momento en que se activa la gestión de vales para un proveedor ya tiene asociado un protocolo FEDICOM pero no es V2 ni V3, automáticamente se presentará un aviso informativo para el usuario.

Si el proveedor no tiene asociado un protocolo FEDICOM V2 o V3, se informará de que debe asociársele uno para poder gestionar vales de estupefacientes. En Farmatic se dispone de las plantillas correspondientes a estos protocolos.

PEDIDOS

Si bien lo más usual será la solicitud automática de vales en el momento del envío de pedidos, en el proceso COMPRAS / PEDIDOS, tanto en el momento de la creación como de la edición de pedidos se dispondrá del botón para solicitar manualmente al AEMPS los vales correspondientes a los estupefacientes que se van a pedir si se estima oportuno hacerlo de este modo.

En ese caso, una vez introducidos los estupefacientes en el pedido, hacer uso de dicho botón, con lo que se presentará una ventana en la que sólo figurarán los estupefacientes del pedido.

Por defecto se considera que el proveedor al que enviar el vale será el proveedor asignado al pedido.  Se puede introducir incidencias u observaciones que se quieran asociar a cada línea para ser enviados al proveedor cuando se les envíe el pedido con sus vales (columnas Incidencia y Observaciones).

Una vez cumplimentados los datos, hacer clic en el botón para que se establezca comunicación con AEMPS para la obtención de los códigos de vales que éste asignará.

Se solicitará indicar vendedor al que asociar el envío del vale.  Se utilizará el usuario para Receta Electrónica asociado a ese vendedor.  Si no lo tuviera asociado, se utilizará el usuario por defecto indicado en los parámetros del módulo de Receta Electrónica.

Las líneas en las que la obtención de vales haya sido satisfactoria aparecerán con el código de artículo sobre fondo verde.  Aquéllas en las que se haya producido alguna incidencia impidiéndolo, aparecerán en rojo.  Estas incidencias se mostrarían en el campo ‘Mensaje de Línea de Estupefaciente’ al situarse sobre dicha línea, así como en el campo ‘Mensajes Generales’

Cuando los datos obtenidos sean los adecuados, hacer clic en el botón Aceptar para que queden guardados.  Se retornará el proceso de pedido, para proseguir con él normalmente.

Al reenviar un pedido con vales, se avisará de que dichos vales van a ser reenviados al proveedor junto con el pedido.  Si esos vales no deben ser enviados al proveedor (por estar reenviando el pedido a otro proveedor diferente, por ejemplo), será el usuario quien deba, de forma previa al reenvío, eliminar o rectificar esos vales para que no vuelvan a ser enviados al proveedor.  En ningún caso se realizará rectificación automática de vales al reenviar un pedido. Obviamente, al realizar el reenvío no se emitirá este mensaje si los vales del pedido ya figuran como rectificados.  Además, si el vale está anulado, al reenviarse el pedido se realizará una nueva solicitud de vales.

Cuando se intente borrar un pedido ( ), si éste contiene estupefacientes de los que ya se han solicitado vales, se presentará un aviso indicando que antes del borrado se deberían eliminar o rectificar los vales.

ENVÍO DE PEDIDOS

Para el envío de pedidos debe utilizarse un protocolo Fedicom V2 o Fedicom V3, para que junto con el pedido se envíen al proveedor los vales de estupefacientes obtenidos de AEMPS.

Será también necesario indicación de vendedor, a fin de la utilización del certificado de Receta Electrónica asociado al mismo.  Por defecto se propone el vendedor que a tal efecto se hubiera indicado en el módulo de Receta Electrónica.

Si en el pedido hay estupefacientes que aún no tienen su correspondiente vale por no haberse realizado la solicitud de los mismos durante la elaboración del pedido, se hará la correspondiente solicitud a AEMPS de forma automática.

Si el parámetro Anular Vales de Estupefacientes si Error en Envío de Pedido (entorno VENTAS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS) está activo (por defecto no lo está), cuando se envíe un pedido con estupefacientes pero no se obtenga confirmación de envío correcto, los vales asociados se darán como anulados/cancelados.  Cuando se intente enviar de nuevo el pedido, se volverán a solicitar vales para los estupefacientes.

PROGRAMACIÓN DE ENVÍOS DE PEDIDOS

Se dispone en este punto de la misma gestión de vales de estupefacientes que para el envío manual de pedidos.

RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS

Se dispone de la gestión de vales estupefacientes de forma que, si en la recepción hay estupefacientes con información de vales asociada, al actualizarse la recepción se podrá confirmar los vales y se enviará la correspondiente información a AEMPS.  Así, de haber líneas con estupefacientes, al cerrar la recepción se presentará el correspondiente mensaje informativo.

De forma automática se lanzará la confirmación de los vales.  De no ser posible confirmar alguno de ellos o se produjera alguna incidencia, se presentará la ventana de confirmación para intentarlo manualmente.

En esta ventana figurarán los vales de estupefacientes a confirmar (es decir, líneas de la recepción no actualizadas previamente correspondientes a estupefacientes), pudiéndose modificar si es preciso la información antes de ser enviada a AEMPS.

Se permite confirmar solamente los vales de estupefacientes que se seleccionen, sin ser obligatoria la confirmación de todos los vales de la recepción.  Para ello, se deberá indicar Sí en la columna ‘Sel.’ de los vales a confirmar.

Para proceder con el envío a AEMPS hacer clic en .  Se solicitará indicar vendedor que confirma el vale.

Si no se deseara confirmar los vales en este momento, en vez de usar el botón utilizar el botón .  Esos vales podrán ser confirmados en otro momento entrando a la recepción de nuevo y haciendo clic sobre el botón o mediante el botón de la consulta online de vales disponible en el proceso LIBRO DE ESTUPEFACIENTES, aunque dicha recepción esté parcial o totalmente actualizada.

Cuando en una recepción se hace clic sobre el botón se presentan en pantalla todos los estupefacientes presentes en ella.  Los correspondientes a líneas ya recepcionadas con el vale debidamente confirmado aparecen sobre fondo verde.  Los correspondientes a líneas ya recepcionadas pero con el vale sin confirmar aparecen sobre fondo blanco (por ejemplo, si no se pudo confirmar el vale por un problema de conexión).  Los correspondientes a líneas por recepcionar (nunca tendrán el vale confirmado) aparecen sobre fondo negro.  De todas ellas se pueden modificar los datos si se estima oportuno.

Al hacer uso del botón se procederá al envío de confirmación de vales al AEMPS sólo de aquellas líneas de la recepción que están ya actualizadas pero tienen pendiente la confirmación de vale (líneas sobre fondo blanco).  Las líneas con fondo negro confirmarán su vale cuando se recepcionen y las de fondo verde ya lo tienen confirmado.

Si en una misma recepción de un artículo hay unidades recibidas y unidades a devolver, se confirmarán todas las unidades recibidas (incluidas las que se han de devolver) y luego se confirmarán todas las unidades a devolver.  Es decir, no se hará una confirmación única por la resta de ambas.  Por ejemplo, si se reciben 6 unidades y de éstas hay que devolver 2, se confirmará recepción de 6 unidades y devolución de 2 unidades.

En cualquier caso, cuando se finalice una recepción de mercancías y se confirmen los vales asociados, se comprobará si el vale ya ha sido confirmado anteriormente, en cuyo caso se emite un aviso.

Tras aceptar, se presenta una ventana en la que se debe indicar la cantidad total correspondiente al vale.  Por ejemplo, si se confirmaron 2 unidades en una anterior recepción y ahora se están recibiendo 3 unidades más, aquí se debe indicar 5 unidades.

No se solicita indicar incidencia, pues ésta debe haberse indicado en la propia ventana de gestión de vales.  No obstante, en el parámetro Incidencia por Omisión al Confirmar Vales de Estupefacientes, ubicado en el entorno RECEPCIÓN del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS, se puede seleccionar el motivo por defecto que se debe asignar cuando se produzcan incidencias en la confirmación automática de vales.

Señalar que en Castellón, por normativa legal, cuando el número de unidades recibidas difiera de las pedidas al proveedor se tendrá forzosamente que indicar motivo de incidencia.  Por tanto, en dichos casos se presentará un aviso al respecto y se tendrá que indicar el motivo correspondiente en la columna ‘Incidencia’ de la ventana de vales.

En cualquier caso, al entrar en la recepción de un pedido de un proveedor con gestión de vales estupefacientes, se avisará si existen estupefacientes sin vales o con vales anulados, para que se soliciten los vales necesarios nuevamente desde el proceso de pedidos.  También se avisará si se detectan vales repetidos, si se han introducido manualmente estupefacientes en la recepción, o si el proveedor del que se recepciona no es el mismo al que se solicitó el vale y este nuevo proveedor tiene más de un identificador en el sistema de vales estupefacientes.

De otra parte, se contempla la posibilidad de cambio de proveedor y/o código de artículo en los procesos de confirmación y cancelación de vales de estupefacientes en la recepción de mercancías.  Es decir, si se solicitó un vale a un proveedor pero la mercancía la sirve otro (por ejemplo, un segundo almacén del mismo grupo comercial), se confirmará el vale con el código de proveedor que sirve la mercancía.  Del mismo modo, si se solicitó un vale para un artículo pero se recibe ese producto con otro código nacional (por ejemplo, por un cambio de envase), se confirmará el vale con ese otro código.  Ahora bien, téngase en cuenta que en ambos casos, cambio de proveedor o de código de producto, no se realizará la confirmación automática de vales, sino que se entrará en el proceso de confirmación (o cancelación) de vales para que manualmente el usuario pueda efectuar los cambios oportunos (de proveedor y/o producto).

DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS

También en el momento de la devolución de mercancías se dispone de la correspondiente gestión de vales de estupefacientes.  Así, cuando se va a hacer efectiva una devolución en la que hay estupefacientes, se lanza esta gestión.

Se presenta una ventana con los estupefacientes a devolver.

Tras cumplimentar todos los datos (motivo de devolución, proveedor, unidades a devolver etc.,) haciendo clic sobre el botón se realizará la petición de vales a AEMPS.  Se solicitará vendedor que realiza la acción para utilizar el correspondiente certificado de identificación.  Si de alguna línea no se han podido recabar los datos del vale, aparecerá sobre fondo rojo.

Cuando se hayan recabado todos los datos requeridos, para poder enviar la información de vales al proveedor al que se devuelve la mercancía hacer clic en el botón .  Se solicitará proveedor y protocolo (debe ser un protocolo Fedicom V2 o Fedicom V3).

También se podrá, si así se estima conveniente, notificar al Servicio de Salud la expedición de la mercancía, disponiéndose para ello del botón .

Si por cualquier razón no se desea realizar la gestión de vales en ese momento, hacer clic en el botón No.  Se dará opción a seguir o no con la devolución.

Por último, indicar que también en la cartera de devolución se dispone del botón para forzar esta gestión de vales como ya se ha comentado en el apartado de recepción.

RECTIFICACIÓN DE VALES

La rectificación de vales consiste en retroceder un vale al estado inmediatamente anterior al que tiene.  Los posibles estados de un vale son:

"Pendiente Confirmación Origen/Farmacia" es el estado que se asigna a un vale cuando se constata que ya ha sido confirmado por el almacén/proveedor y sólo queda que sea confirmado por la farmacia cuando reciba la mercancía.

Cuando se rectifica un vale, se notifica el cambio a AEMPS:

La rectificación se realizará en Farmatic, si bien el cambio será comunicado a AEMPS a través del módulo de Receta Electrónica de forma automática y transparente para el usuario.

La rectificación de vales se puede realizar desde PEDIDOS, y desde RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS.  En ambos casos, en la ventana de gestión de vales ( ) se dispondrá del botón .

También se puede rectificar un vale desde la opción de consulta online de vales que se comenta más adelante, donde se dispondrá del botón .

En la consulta de vales desde el LIBRO DE ESTUPEFACIENTES ( ) se podrá acotar los vales que han sido rectificados, pudiendo ver fecha en que se rectificó, desde qué entorno, el estado en que quedó, proveedor del vale, etc.  Para ello activar el check ‘Rectificar Vale’.

En el envío de pedidos, ya sea manualmente o de forma programada, si el proveedor indica que va a servir 0 unidades del estupefaciente, el vale solicitado será rectificado para dejarlo anulado.

No se podrá borrar un pedido con vales solicitados si antes no se rectifican (anulan) dichos vales.

Se permite proteger la rectificación de vales de estupefacientes llevada a cabo explícitamente por parte del usuario, para que se solicite identificación y/o clave de acceso para poder llevarla a cabo.  La protección se establecerá desde el apartado de Opciones Especiales del proceso PROTECCIONES

CONSULTA ONLINE DE VALES

La consulta Online de vales tiene como finalidad es consultar los vales relacionados con la farmacia que AEMPS tiene registrados, visualizándose sus datos.  Una vez realizada la consulta, se podrá actualizar en Farmatic el estado del vale según conste en AEMPS, si fuese necesario por haber discrepancias.  También desde la consulta de vales se permitirá notificar a AEMPS correcciones sobre la cantidad recibida de un estupefaciente, siempre y cuando el proveedor no lo tenga pendiente de confirmar.

La consulta online de vales se realiza desde VENTAS -> LIBRO RECETARIO Y ESTUPEFACIENTES -> Pestaña “LIBRO DE ESTUPEFACIENTES” -> ->

Sólo se puede hacer consulta de vales que estén registrados en Farmatic.  Se puede restringir la consulta a vales de un determinado período.  También se permite realizar una búsqueda de un vale determinado.

Se presentarán en el grid los vales que hay registrados en Farmatic en el período especificado.  De cada uno se muestran los siguientes datos registrados en Farmatic:

.Nº vale

.Entorno en que se encuentra (en fase de pedido, en fase de recepción, en histórico…).

.Fecha y hora de última actualización del vale.

.Código y descripción del artículo en Farmatic.

.Cantidad (unidades del artículo a las que se refiere el vale).

Seleccionar el/los vales que se desea consultar online y hacer clic en el botón .  A través del módulo de Receta Electrónica se realizará la consulta de datos a AEMPS y se presentarán los datos recibidos:

.Estado del vale

.Código y descripción del artículo

.Código y descripción del artículo sustituto (si el almacén no sirve el artículo pedido sino un sustituto).

.Identificador de la farmacia.

.Identificador del almacén utilizado en el vale.

.Código y nombre del proveedor en Farmatic.

Indicar que se permite la consulta online de vales no registrados en Farmatic pero sí en el COF.  Bastará con añadir en el grid de vales una nueva línea indicando el identificador del vale y hacer clic en .  Se recibirá normalmente la información del vale.  Se asignará como entorno del vale ‘Consulta Vales’.  Si éste está pendiente de confirmar en origen (por la farmacia) o ya está confirmado, se podrá confirmar.  Si está pendiente de confirmar por el proveedor o ya está confirmado, se podrá rectificar.  Si no se desea conservar el vale, bastará con eliminar la línea que se ha añadido.

Si se desea actualizar en Farmatic el estado de algún vale para hacerlo coincidir con el dato recibido de AEMPS, seleccionarlo y hacer uso del botón .

Asimismo, se dispone del botón que permite confirmar un vale aún no confirmado, o bien corregir las  unidades recibidas y comunicarlos a SICOMEPS.  En ambos casos, se deberá seleccionar el vale y hacer uso del botón, con lo que se presentará una ventana en la que indicar las unidades totales suministradas y el motivo de la incidencia si ha lugar.  Si el vale aún no está confirmado se confirmará con las unidades que se indiquen.  Y si ya estaba confirmado, internamente se rectificará para que vuelva a estar pendiente de confirmar por la farmacia y seguidamente se confirmará con las unidades que se indiquen.

Al respecto debe tenerse en cuenta que no se podrá cambiar la cantidad de un vale si éste está pendiente de confirmar por el proveedor (estado: ‘pendiente confirmación destino’).  Es decir, solamente se podrán confirmar vales pendientes de confirmar por la farmacia (estado: ‘pendiente confirmación origen’) o ya confirmados por ésta.  El entorno del vale debe ser ‘Recepción’ o ‘Histórico’.

Asimismo, sólo se podrán confirmar vales pendientes de confirmar por la farmacia (estado: ‘pendiente confirmación origen’) o ya confirmados por ésta.  El entorno del vale debe ser ‘Recepción’ o ‘Histórico’.

De otra parte, desde la consulta online de vales se puede consultar los datos de los vales que constan en la AEMPS mediante el botón .  Al pulsarlo se abre una ventana en la que se puede indicar el período que se desea consultar, filtrar por el estado del vale (todos, solo anulados, confirmados, pendientes de confirmación por parte de la farmacia o pendientes de confirmación por parte del proveedor) y/o buscar un vale en concreto.  Una vez establecidos los filtros de consulta, hacer clic en y se mostrará en el grid superior los vales registrados en la AEMPS.  En el grid inferior se mostrarán los datos en Farmatic del vale seleccionado en el grid superior.  De esta forma se podrá detectar discrepancias entre los datos de la AEMPS y los registrados en Farmatic.  En el grid superior (vales según AEMPS) aparecerán en rojo las columnas "Vale", "Estado", "Artículo" e "Ident. Proveedor" de aquellas columnas en las que estos datos no coincidan con lo registrado en Farmatic para ese vale.  Si se desea actualizar en Farmatic los datos del vale, hacer uso del botón ‘Actualizar Farmatic’.  Se actualizarán el estado del vale, unidades, unidades confirmadas e identificador del proveedor.

Seleccionando un vale, si éste existe en Farmatic, se podrá acceder directamente al pedido, recepción de mercancías o devolución en el que el vale se introdujo.  Para ello, seleccionar el vale y hacer uso del botón ‘Abrir Pedido’.  Si se desea confirmar el vale directamente en AEMPS, una vez seleccionado hacer uso del botón ‘Confirmar vale’.  Del mismo modo, es posible rectificar un vale directamente en AEMPS haciendo uso del botón ‘Rectificar Vale’

CONTROL DE VALES NO GESTIONADOS

En el proceso de gestión de histórico de vales (VENTAS->LIBRO ESTUPEFACIENTES-> ), se pueden consultar los vales que no han cumplido por completo su ciclo de vida.

Debe entenderse que el ciclo de vida de un vale queda cumplido cuando está confirmado, se ha anulado o, en caso de devoluciones, ha sido enviado ya al proveedor.

Para efectuar la consulta, se debe activar el check ‘Vales sin Gestionar hace…’, indicando de forma previa en el campo ‘Días’ los días a considerar en la consulta.

Por ejemplo:

Téngase en cuenta que, además, se tendrán en cuenta el resto de criterios de acotación que se especifiquen: período de consulta, proveedor, entorno, acciones…

Una vez realizada la consulta, en el grid se mostrarán solamente estos vales.

Si se ha modificado los días de control (campo  ‘Días’), al salir del proceso se preguntará si se desea que se repita el control de vales no gestionados cada vez que se entre en Farmatic.  Si se contesta afirmativamente, cada vez que se entre en Farmatic se realizará el control y se mostrará un mensaje si se detecta algún vale no gestionado, dándose opción a entrar en ese momento al histórico de vales para revisarlos.

Si se sale del histórico de vales con valor 0 en el campo   ‘Días’, no se realizará esta pregunta y no se realizará control alguno al entrar en Farmatic.

Si para futuras consultas no se quisiese que apareciera alguno de estos vales, seleccionarlo en el grid y marcarlo haciendo clic en el botón .

Si en algún momento se desea consultar los vales que han sido excluidos del control de gestionados, hacer la consulta activando el check ‘Mostrar Vales Excluidos del Control’.  Se mostrarán en el grid esos vales.  Seleccionando en el grid un vale y haciendo clic en el botón se volverá a incluir en el control de gestionados para futuras consultas.

VALES PAPEL

Se permite indicar si un vale es en papel (manual) o no, de tal forma que este tipo de vales no quede incluido en la gestión de vales electrónicos que se realiza en los módulos de Receta Electrónica.  Asimismo, este tipo de vales no figurará en el histórico de vales, no se solicitarán en envío de pedido ni podrán ser confirmados o rectificados, pues no ha lugar.  No obstante, sí serán enviados al proveedor en la mensajería al enviarle el pedido.  Esta indicación se realizará en la ventana de introducción de vales, indicando 'Sí' en la columna 'Papel'.  Esta posibilidad no es de aplicación en farmacias de Cataluña, por las características propias de este servicio en dicha Comunidad.

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