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Resumen: Describe la gestión de vales de estupefacientes (electrónicos y en papel) específica de Cataluña: activación, vales en pedidos, devoluciones y recepción, sustancias estupefacientes y consulta online de vales. Ruta: Compras > Vales de Estupefacientes > Vales de Estupefacientes (Cataluña).
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Preguntas típicas: ¿Cómo se gestionan los vales de estupefacientes en Cataluña? | ¿Cómo hago una devolución de un estupefaciente con vale? | ¿Qué hago si recibo menos unidades de las pedidas con vales? | ¿Cómo consulto online un vale de estupefacientes?
Farmatic contempla la gestión de vales de estupefacientes, tanto electrónicos como en papel.
Si bien la gestión como tal se realiza desde Farmatic (en pedidos, recepción, etc.), será el módulo de Receta Electrónica quien se encargue del envío/recepción de datos en las comunicaciones con el Servicio de Salud necesarias en esta gestión.
¿EN QUÉ CONSISTE LA GESTIÓN DE VALES DE ESTUPEFACIENTES?
La gestión de vales de estupefacientes consiste en lo siguiente:
1.- Cuando la farmacia pide al proveedor un estupefaciente, se asigna un número de vale para su seguimiento. Cuando el pedido se envía al proveedor, se envía también la información de los vales correspondientes. Cuando el proveedor envía la mercancía a la farmacia, notifica al Servicio de Salud la expedición de la misma.
En el caso de vales electrónicos, es el Servicio de Salud quien asigna el número de vale a petición de la farmacia. Lo más usual será que esta petición se realice automáticamente en Farmatic en el momento del envío del pedido al proveedor. Ahora bien, si se prefiere se puede realizar en Farmatic de forma manual en el momento de crear el pedido.
En el caso de que el proveedor no gestione los vales electrónicamente (por ejemplo, proveedores de fuera de Cataluña), la farmacia dispone de un talonario de vales en papel y será la propia farmacia quien asigne al hacer el pedido el vale que va a utilizar. En este caso, no hay solicitud de vales al Servicio de Salud, pero sí envío de vales al proveedor.
2.- Cuando se realicen devoluciones de estupefacientes al proveedor, además de solicitar los vales al Servicio de Salud (o introducirlos manualmente si son en papel) y enviárselos al proveedor, será la farmacia quien tenga también que notificar al Servicio de Salud la expedición de esos estupefacientes (es decir, notificar que los envía al proveedor).
3.- Cuando la farmacia recepcione los estupefacientes deberá confirmar los vales, es decir, notificará al Servicio de Salud que los estupefacientes correspondientes a dichos vales han entrado en la farmacia.
Del mismo modo, si en el momento de la recepción se tiene que efectuar alguna devolución de lo recibido (roturas, equivocaciones…), se deberá asignar un nuevo vale a la devolución (solicitándolo al Servicio de Salud o introduciéndolo manualmente si es en papel) que se enviará al proveedor junto con la mercancía devuelta. La farmacia deberá también notificar al Servicio de Salud la expedición de la mercancía devuelta.
Si en el momento del envío del pedido no fuera posible la solicitud de los vales electrónicamente por haber una contingencia (ya sea local o global), se solicitarán los vales por los cauces alternativos correspondientes y cuando se restablezca la normalidad se solicitarán los vales de esas contingencias para ser confirmados y registrados electrónicamente.
¿CÓMO SE ACTIVA LA GESTIÓN DE VALES DE ESTUPEFACIENTES?
Para que se active la gestión de vales de estupefacientes, se deben cumplir los siguientes requisitos:
Haber indicado Cataluña en el parámetro Servidor de Receta Electrónica del entorno RECETA ELECTRÓNICA del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS de Farmatic.
Haber indicado Cataluña en el parámetro Localización-Comunidad Autónoma del entorno BOT PLUS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS de Farmatic.
Tener activo el parámetro Activar Gestión de vales electrónicos del módulo de Receta Electrónica. La activación de este parámetro habrá inicializado el Libro de Estupefacientes con los vales iniciales que reflejen la situación de stock de estupefacientes de partida en la farmacia para esta gestión electrónica de vales.
La gestión de vales, una vez activa, solamente se aplicará a aquéllos proveedores que en la pestaña “RECETA ELECTRÓNICA” de su ficha en Farmatic tengan asignado un código de identificación del proveedor por parte del Servicio de Salud. Puesto que se permite utilizar hasta 4 protocolos de comunicación diferentes para un mismo proveedor, se dispone de 4 campos en el que indicar el identificador correspondiente para cada protocolo. Si no se indica un código de identificación, ese proveedor no tendrá gestión de vales de estupefacientes.
Si el proveedor lleva gestión de vales en papel (no electrónicos), además de indicarse código identificador habrá que activar el check ‘Vales Estupefacientes en Papel’.
Un mismo proveedor no puede llevar gestión de vales electrónica y en papel simultáneamente.
El protocolo de envío de pedidos al proveedor deberá estar basado en el protocolo Fedicom versión v2 o v3. En MAESTROS -> COMUNICACIONES -> PROTOCOLOS se incluye la plantilla correspondiente a dicho protocolo.
Para poder hacer devoluciones de estupefacientes a la Dirección General de Ordenación y Regulación Sanitarias, se deberá tener dado de alta a este organismo como proveedor en Farmatic, asignándole como identificador de proveedor (NICA) el valor 99989.
GESTIÓN DE VALES EN PEDIDOS
Lo más usual será que los vales de estupefacientes se gestionen en el momento de enviar el pedido al proveedor ( ). Así, al realizar el envío desde Farmatic, automáticamente se solicitan los vales al Servicio de Salud y se envían al proveedor junto con el pedido. En el caso de vales en papel, no habrá solicitud de vales, pero si se han introducido manualmente al crear el pedido, se enviarán al proveedor.
Para el envío de pedidos debe utilizarse un protocolo Fedicom V2. Será también necesario indicación de vendedor, a fin de la utilización del certificado de Receta Electrónica asociado al mismo. Por defecto se propone el vendedor que a tal efecto se haya indicado en el parámetro Usuario por omisión para la gestión de vales del módulo de Receta Electrónica.
En el envío programado de pedidos se realizará la misma gestión de vales de estupefacientes que para el envío manual de pedidos.
Ahora bien, si se prefiere se pueden gestionar los vales de forma manual en el momento de la creación del pedido. Para ello, en el proceso PEDIDOS de Farmatic, se debe crear el pedido normalmente asignándolo al proveedor correspondiente. Para gestionar los vales, editar el pedido y hacer uso del botón , con lo que se presentará una ventana en la que sólo figurarán los estupefacientes del pedido.
En el caso de pedidos con vales electrónicos:
Por defecto, todas las líneas están activadas para que se solicite su vale, pero si de alguna de ellas no se desea solicitar vale, indicar No en la columna ‘Sel.’.
La columna ‘Estado’ (del vale) aparecerá vacía, indicando que aún no se ha solicitado vale para ese estupefaciente.
Se debe hacer clic en el botón para que se establezca comunicación con el Servicio de Salud para la obtención de los vales. Si se desea, previamente se puede introducir un breve comentario en el campo ‘Observaciones’.
Se solicitará indicar el vendedor que ejecuta la acción.
Una vez finalizado el proceso, las líneas en las que la obtención de vale haya sido satisfactoria aparecerán en verde, y el estado del vale será ahora ‘Solicitado’.
Una vez asignado correctamente el vale, hacer clic en el botón Aceptar para que queden guardados.
Los vales solicitados se confirmarán cuando se haga la recepción de mercancías, como se explica más adelante.
En caso de que se produzca alguna incidencia que haya impedido que el Servicio de Salud asigne un vale correctamente, las líneas correspondientes aparecerán en rojo y al situarse sobre ellas se mostrará el motivo de la incidencia en el campo ‘Mensaje de Línea de Estupefaciente’.
En el campo ‘Mensajes Generales’ se visualizarán mensajes de la comunicación no ligados a una línea específica.
No se permitirá el borrado de un pedido con vales ya asociados si previamente no se eliminan éstos.
En el caso de pedidos con vales en papel:
No habrá solicitud de vales al Servicio de Salud. Es el usuario quien debe introducirlos manualmente.
La columna ‘Estado’ (del vale) aparecerá vacía, indicando que aún no se ha asignado vale para ese estupefaciente.
Se debe introducir manualmente en el campo ‘Vale’ de cada línea de estupefaciente el número del vale en papel que se va a utilizar (diferentes para cada estupefaciente). Al introducirse, automáticamente el estado del vale pasará a indicar ‘Solicitado’.
Por último, hacer clic en . Los vales indicados se confirmarán cuando se haga la recepción de mercancías, como se explica más adelante.
En el caso de reenvío de pedidos con vales:
Al reenviar un pedido con vales, se avisará de que dichos vales van a ser reenviados al proveedor junto con el pedido. Si esos vales no deben ser enviados al proveedor (por estar reenviando el pedido a otro proveedor diferente, por ejemplo), será el usuario quien deba, de forma previa al reenvío, eliminar esos vales para que no vuelvan a ser enviados al proveedor. En ningún caso se realizará eliminación automática de vales al reenviar un pedido.
GESTIÓN DE VALES EN DEVOLUCIONES
También en el momento de la devolución de mercancías (COMPRAS -> DEVOLUCIONES -> CARTERAS DE ARTÍCULOS A DEVOLVER) se dispone de la correspondiente gestión de vales de estupefacientes. Así, cuando se va a hacer efectiva una devolución ( ) en la que hay estupefacientes para pedir a un proveedor que gestiona vales, se lanza esta gestión.
También es posible, si así se prefiere, hacer la gestión de vales antes de hacer efectiva la devolución, conforme se van introduciendo los artículos en la cartera. Para ello, una vez introducidos los estupefacientes en la cartera y sus unidades a devolver, hacer uso del botón para entrar en la ventana de gestión de vales.
Tanto si se lanza la gestión automáticamente al hacer efectiva la devolución, como si se ha entrado manualmente en cualquier momento, la ventana y gestión son similares.
Si se han gestionado los vales conforme se han ido introduciendo en la cartera de devolución, cuando se vaya a hacer efectiva la misma ( ) y se presente la ventana de vales, si todos están ya gestionados simplemente se habrá de pulsar Aceptar para continuar con la devolución.
NOTA: Si en la cartera de devolución hay devoluciones a proveedores con gestión de vales electrónicas y devoluciones a proveedores con gestión de vales en papel, se presentará la ventana de gestión de vales dos veces. Una con los estupefacientes a gestionar electrónicamente y otra con los de gestión en papel.
Recuérdese que, para poder hacer devoluciones de estupefacientes a la Dirección General de Ordenación y Regulación Sanitarias, se deberá tener dado de alta a este organismo como proveedor en Farmatic, asignándole como identificador de proveedor (NICA) el valor 99989
En el caso de devolución con vales electrónicos:
Una vez en la ventana de gestión de vales, seleccionar aquellos de los que se desea solicitar vales al Servicio de Salud, indicando Sí en la columna “Sel.”
Por defecto, inicialmente la columna ‘Estado’ (del vale) aparecerá vacía, indicando que aún no se ha solicitado vale de devolución. Los campos ‘Vale’ y ‘Recibido’ aparecerán con fondo naranja indicando que aún no ha sido solicitado el vale.
Para cada unidad de estupefaciente hay que indicar motivo de devolución y vale de compra correspondiente a la mercancía que se está devolviendo (campo ‘Vale a Devolver’).
Una vez cumplimentados los datos, haciendo clic sobre el botón se realizará la petición de vales de la devolución al Servicio de Salud. Se solicitará vendedor que realiza la acción para utilizar el correspondiente certificado de identificación.
Se recibirán los vales solicitados, apareciendo las líneas en verde y con estado ‘Solicitado’. . Además, el campo ‘Recibido’ aparecerá con fondo verde indicando que se ha efectuado correctamente la solicitud de vale. El campo ‘Vale’ seguirá mostrando fondo naranja como indicativo de que faltan pasos a dar (enviar el vale al proveedor y notificar la expedición).
Si de alguna línea no se han podido recabar los datos del vale, aparecerá sobre fondo rojo, indicándose el motivo de la incidencia.
Una vez recibidos los vales solicitados, hay que enviárselos al proveedor al que se devuelve la mercancía, haciendo clic en el botón (sólo se enviarán aquellos que tengan indicando Sí en la columna “Sel.”). Se solicitará protocolo a utilizar, por si el proveedor tiene varios asociados (debe ser un protocolo Fedicom V2). Una vez concluido el envío, se retorna a la ventana de gestión de vales.
Por último, hay que notificar al Servicio de Salud que los estupefacientes correspondientes a esos vales han salido efectivamente de la farmacia, o que no van a salir si es el caso. Es decir, hay que notificar la expedición de los vales. Para ello se deberá hacer uso del botón (sólo se notificarán aquellos que tengan indicando Sí en la columna “Sel.”).
Si por alguna razón los estupefacientes de alguno de los vales no fuera a salir realmente de la farmacia, antes de hacer uso del botón se deberá indicar específicamente No (Pdte.Notif.) en la columna ‘Expedido’ y seleccionar el motivo de esta circunstancia en el campo ‘Motivo No Expedición’ donde figuran los posibles motivos de no expedición contemplados por el Servicio de Salud.
La notificación de expedición deberá ser firmada.
Una vez finalizada toda la gestión de vales, ya aparecerá sobre fondo verde el campo ‘Vale’, y mostrará el icono indicando que se ha completado con éxito todo el circuito (solicitud, envío al proveedor y expedición). Sólo restará hacer clic en Aceptar para retornar a la cartera de devolución, para proseguir normalmente con el proceso.
En el caso devolución con vales en papel:
En el caso de vales en papel, una vez en la ventana de gestión de vales, el usuario debe seleccionar aquellos de los que se desea hacer devolución, indicando Sí en la columna “Sel.”
Para cada uno hay que cumplimentar motivo de devolución y vale de compra correspondiente a la mercancía que se está devolviendo (campo ‘Vale a Devolver’).
Puesto que por ser vales en papel no procede solicitud de vales al Servicio de Salud, es el usuario quien deberá introducir también manualmente en el campo ‘Vale’ los números de los vales de devolución en papel que va a utilizar. . El campo ‘Vale’ se muestra sobre fondo naranja indicando que aún no se ha realizado la confirmación de vale.
Una vez introducidos los vales de devolución, hacer clic en el botón para notificarlos al Servicio de Salud. Se solicitará firma para proceder a incluir ese vale papel en el sistema electrónico del Servicio de Salud.
Finalizado el proceso, las líneas quedarán resaltadas en verde. Además, en el caso de vales en papel, el Servicio de Salud da por expedida la mercancía al confirmarse el vale, por lo que el estado del vale automáticamente habrá quedado como ‘Expedido’. El campo ‘Vale’ aparece con fondo naranja indicando que aún falta hacer el envío de vale al proveedor.
Una vez confirmados los vales, hay que enviarlos al proveedor al que se devuelve la mercancía, haciendo uso del botón . Se solicitará proveedor y protocolo (debe ser un protocolo Fedicom v2 o v3). Una vez enviados, el campo ‘Vale’ aparecerá sobre fondo verde indicando que ya se ha completado el circuito de confirmación y envío de vale al proveedor.
Si fuera preciso eliminar un vale de devolución notificado por error, hacer clic en .
Una vez finalizada la gestión de vales, hacer clic en Aceptar, para continuar con el proceso de devolución normalmente.
GESTIÓN DE VALES EN RECEPCIÓN
Al recepcionar mercancía ( ), si hay estupefacientes o sustancias estupefacientes se deberán confirmar los vales correspondientes y se enviará la información al Servicio de Salud.
Siempre que sea posible se gestionarán automáticamente los vales, lanzándose directamente la confirmación, con lo que únicamente se pedirá firmar confirmación y publicación en Libro Estupefacientes electrónico.
Ahora bien, no siempre será posible esta actualización automática, por ser necesaria intervención del usuario. Estos son los casos en los que no se realizará confirmación automática de vales:
No se reciben todas las unidades pedidas (el número de vales no es igual al de las unidades pedidas/recibidas).
Falta algún dato o se detecta alguna incidencia (hay líneas sin número de vale asignado, hay vales marcados como no recibidos, hay más vales marcados como a recibir que unidades recibidas del producto…)..
Hay sustancias estupefacientes sin haber especificado Lote.
Recepción con vales electrónicos:
Al cerrar la recepción se presentará un mensaje informativo indicando que existen estupefacientes en la recepción y se permitirá gestiionar su confirmación de vales y las devoluciones, si las hubiera.
Al aceptar se presentará una ventana con los vales de estupefacientes a confirmar (es decir, líneas de la recepción no actualizadas previamente correspondientes a estupefacientes), procediéndose automáticamente con el envío de vales al Servicio de Salud. Se solicitará firmar la confirmación de vales.
Se solicitará firma también para la publicación de apuntes en el Libro de Estupefacientes:
Una vez firmado, se continuará con el cierre de la recepción y los vales quedarán registrados y confirmados en el Servicio de Salud, así como publicados en el Libro de Estupefacientes electrónico.
En el caso de que el proveedor gestione vales de papel, el procedimiento se lanzará de igual manera que con los vales electrónicos, pero en este caso la solicitud de firma será para la inserción del vale de papel en el sistema del Servicio de Salud:
En cualquier caso, durante la recepción, si se desea, se puede entrar a la ventana de gestión de vales en cualquier momento, esté la recepción en curso, ya concluida o parcialmente recepcionada, haciendo clic sobre el botón . Las líneas ya recepcionadas con el vale debidamente confirmado aparecerán sobre fondo verde. Los correspondientes a líneas ya recepcionadas pero con el vale sin confirmar aparecen sobre fondo blanco (por ejemplo, si no se pudo confirmar el vale por un problema de conexión). Los correspondientes a líneas por recepcionar (nunca tendrán el vale confirmado) aparecen sobre fondo negro. En ese caso, al hacer uso del botón se procederá al envío de confirmación de vales sólo de aquellas líneas de la recepción que están ya actualizadas pero tienen pendiente la confirmación de vale (líneas sobre fondo blanco). Las líneas con fondo negro confirmarán su vale cuando se recepcionen y las de fondo verde ya lo tienen confirmado.
Si la confirmación automática no fuera posible por algún motivo, se presenta la ventana de gestión de vales para proceder manualmente, apareciendo sobre fondo rojo el error:
En el caso de confirmación de vales de sustancias estupefacientes, se podrá indicar Sí en la columna ‘Forzar Lote’ para forzar la aceptación por parte del Servicio de Salud en el caso de que el lote informado por la farmacia no coincida con el informado por el proveedor.
A continuación se explica cómo proceder en dicha ventana de gestión de vales, ante algunas situaciones especiales.
Si en la recepción hay faltas (no se recibe todo lo pedido): Debe tenerse en cuenta que también debe efectuarse confirmación de vales en el caso de que no se reciba la mercancía realmente, ni vaya a recibirse (es decir, en el caso de que haya faltas). En la recepción se debe indicar las unidades realmente recibidas. Al aceptar la recepción se presentará la ventana de confirmación de vales ya que no se puede efectuar la confirmación automática directamente. En esta ventana aparecerán todos los vales correspondientes a la cantidad inicial pedida. Ahora bien, será en la columna ‘Recibido’ donde se indicará si la mercancía ha sido recibida o no. Por defecto, en las líneas recibidas ya figurará ‘Sí (Pdte. Confirmar)’ y en las líneas no recibidas aparecerá ‘No (Pdte. Confirmar)’. En el siguiente ejemplo, se habían pedido 3 unidades, pero se han recibido solamente 2. Por eso, dos de los vales figuran como sí recibidos y uno de ellos como no recibido (ambos pendientes de confirmar). En la columna ‘Uni.’ se indican las 2 unidades recibidas. Los campos ‘Vale’ y ‘Recibido’ figuran en naranja por no haber sido aún confirmados los vales.
En la columna ‘Incidencia’ de los vales cuya mercancía no se ha recibido se deberá introducir motivo de la no recepción de la mercancía, por exigencia del Servicio de Salud.
Al proceder con la confirmación ( ) se confirmarán todos los vales (recibidos o no) pero se procederá sólo a la publicación en el Libro de Estupefaciente electrónico de lo realmente recibido. Tras la confirmación, los vales de mercancía no recibida quedarán con estado ‘No y Confirmado’ (indicando que no se recibió pero sí se confirmó), y los vales de mercancía recibida quedarán con estado ‘Sí y Confirmado’.
Se contempla la posibilidad de introducir en una recepción un vale de un producto que no fue recibido en otra recepción y cuyo vale quedó pendiente de confirmar. Situándose en el campo ‘Vale’ y pulsando
Si en la recepción hay devoluciones (se recibe lo pedido, pero todo o parte se ha de devolver): Si en una misma recepción de un estupefaciente hay unidades recibidas y unidades a devolver, se confirmarán todas las unidades recibidas (incluidas las que se han de devolver) y luego se confirmarán todas las unidades a devolver. Es decir, no se hará una confirmación única por la resta de ambas.
Por ejemplo, si se reciben 3 unidades y de éstas hay que devolver 1, se confirmará recepción de 3 unidades y devolución de 1 unidad.
Así, en primer lugar se lanzará la confirmación automática de vales de entrada si se puede. Si no se puede hacer la gestión automática se presentará la ventana de gestión de vales de entrada.
Una vez confirmados, tras Aceptar se avisará de que hay que hacer la gestión de vales de las devoluciones.
Tras aceptar, se presentará la ventana de gestión de vales por las devoluciones. Habrá que seleccionar qué vales de los confirmados como entrada se han de confirmar como devolución. Por ello, en principio aparecen todos en la ventana de vales como no seleccionados. Deberemos indicar Sí en la columna ‘Sel.’ de los vales que se han de devolver e indicar el motivo de la devolución. Siguiendo con el ejemplo, vamos a devolver el primer vale solo, puesto que solamente tenemos que devolver una unidad de las tres recibidas:
Una vez hecho esto, se debe solicitar los vales de devolución al Servicio de Salud ( ) y una vez recibidos los vales de devolución, el campo ‘Recibido’ pasará a tener fondo verde.
A continuación deben enviarse los vales al proveedor ( ). El campo ‘Vale Enviado’ pasará a presentar fondo verde.
También se pide por parte del Servicio de Salud que se notifique la expedición efectiva de las unidades devueltas (es decir, su salida real de la farmacia). Para ello se dispone del botón . La notificación se puede realizar en el momento de la recepción, tras el envío de vales al proveedor, o bien con posterioridad entrando a la recepción ya cerrada, haciendo uso del botón y luego del botón . Se solicitará firmar la expedición. El campo ‘Vale’ pasará a tener fondo verde y con el icono indicando que ese vale ya ha sido gestionado en su totalidad (solicitado, enviado al proveedor y expedido).
En cualquier caso, una vez concluida la gestión de vales, hacer clic en Aceptar, con lo que se retomará el cierre de la recepción para concluirlo normalmente.
Recepción con vales en papel:
La gestión será idéntica a la explicada para vales electrónicos, con las siguientes salvedades:
En el caso de que no se reciba parte de la mercancía pedida, los vales correspondientes a lo no recibido no se deben confirmar (el Servicio de Salud no lo gestiona). Por tanto, en esos vales se ha de indicar No en la columna ‘Sel’ antes de proceder a confirmar los vales. Tras confirmar y aceptar, se avisará de que existen vales sin confirmar, debiéndose indicar que sí se acepta la situación y finalizar la recepción. En el ejemplo, se pidieron 3 unidades y se recibieron 2. Por tanto, sólo se confirman dos vales.
En el caso de que todo o parte de lo recibido deba devolverse, se confirmarán todos los vales al igual que en vales electrónicos. Cuando se presente la ventana para hacer la devolución, no se solicitarán vales al Servicio de Salud, sino que se deberán introducir manualmente los vales papel a utilizar y se confirmará la devolución. Luego se enviarán los vales al proveedor. No habrá que hacer expedición, puesto que la confirmación de vale de devolución en papel no lo requiere.
En el caso de vales en papel, se contempla la posibilidad de eliminar vales que hayan sido notificados por error, indicando el motivo de su eliminación y las observaciones al respecto que se estimen convenientes. Para ello, se dispone del botón .
En caso de contingencia: En caso de que no se hubiera podido solicitar vales al tramitar el pedido por una contingencia Global o Local, en el momento de la recepción de la mercancía se tiene la posibilidad de solicitar los correspondientes vales de contingencia. En la ventana de vales se deberá indicar el tipo de contingencia en la columna ‘T.Contingencia’ y hacer uso del botón . Una vez recibidos los vales, hacer uso del botón para confirmarlos y continuar el proceso de la forma habitual.
SUSTANCIAS ESTUPEFACIENTES
En las compras y devoluciones de sustancias estupefacientes se debe realizar la misma gestión de vales ya explicada para los estupefacientes.
La diferencia en las sustancias radica en su codificación oficial y en la unidad de medida en la que deben ser notificadas.
Para su correcta gestión, la sustancia debe estar dada de alta en Farmatic como un artículo, en cuya ficha se habrá indicado que es una sustancia estupefaciente, especificándose cuál ( ) y cuántas unidades de medida (miligramos o unidades) tiene cada unidad del producto.
Puede haber varios artículos asociados a una misma sustancia, si bien con cantidades por envase diferentes.
En la gestión de compra a nivel de Farmatic y de proveedor se utilizará el código del artículo (para envío de pedidos, recepción, etc.).
Pero en los vales que registrará el Servicio de Salud y en el Libro de Estupefacientes (electrónico y de Farmatic) se utilizará la sustancia y no el artículo como tal.
Ejemplo: Artículo 800001 CODEINA FOSFATO HEHIDRATO 5GR asociado a la sustancia 52-28-8, de la que cada unidad de producto tiene 10 miligramos. Pedir 2 unidades del producto, supone la utilización de 2 vales de estupefaciente, cada uno de ellos con la cantidad 10 mg (la indicada en la ficha del producto). Esta cantidad en miligramos y el código 52-28-8 será lo notificado a la administración.
En la confirmación de los vales de las sustancias se debe indicar Lote del producto. Si el código indicado no coincide con el lote emitido por el emisor, el Servicio de Salud lo considerará un error y no confirmará el vale. En ese caso, se puede indicar que se acepte el Lote introducido como válido, indicando Sí en la columna “Forzar Lote” (no será preciso forzar lote si es un vale en papel).
CONSULTA ONLINE DE VALES
La consulta Online de vales tiene como finalidad consultar los vales relacionados con la farmacia que el Servicio de Salud tiene registrados, visualizándose sus datos. Una vez realizada la consulta, se podrá actualizar en Farmatic el estado del vale según conste en el Servicio de Salud, si fuese necesario por haber discrepancias. También desde la consulta de vales se permitirá notificar correcciones sobre la cantidad recibida de un estupefaciente, siempre y cuando el proveedor no lo tenga pendiente de confirmar.
La consulta online de vales se realiza desde VENTAS -> LIBRO RECETARIO Y ESTUPEFACIENTES -> Pestaña “LIBRO DE ESTUPEFACIENTES” -> ->
Se puede restringir la consulta a vales de un determinado período. También se pueden establecer filtros de consulta por:
Identificador de vale
Tipo de producto (especialidad, sustancia, ambos)
Código de artículo
Tipo de vale (entrada, salida o ambos)
Tipo de destinatario (laboratorio, mayorista, ambos)
Identificador de destinatario (proveedor)
Identificador de pedido
Estado (recibido, expedido, caducado, etc.).
Tipo de contingencia (local, global, sin contingencia).
Si se prefiere, se puede realizar una búsqueda de un vale determinado introduciéndolo en el campo ‘Buscar Vale’.
Una vez establecidos los criterios de consulta, hacer clic en . Se deberá indicar vendedor que realiza la acción.
Se presentarán en el grid los vales que cumplan con todos los criterios de búsqueda De cada uno se muestran los siguientes datos recibidos desde el Servicio de Salud:
Identificador del vale.
Artículo (código y descripción).
Tipo de producto (especialidad, sustancia…).
Unidades.
Tipo de vale (entrada, salida…).
Identificador del proveedor en el vale.
Tipo de destino (almacén, laboratorio…).
Vale papel (Sí o no).
Fecha y hora de solicitud del vale.
Identificador del pedido.
Estado del vale (solicitado, caducado, expedido, no expedido, recibido, falta, dispensado parcialmente o cerrado).
Fecha y hora en la que se asignó ese estado al vale.
Código autorización almacén.
Código UP de la farmacia.
Unidades totales del vale de estupefacientes.
Si se desea actualizar en Farmatic el estado de algún vale para hacerlo coincidir con el dato recibido del Servicio de Salud, seleccionarlo y hacer uso del botón .
Se podrá entrar a visualizar la recepción o pedido al que corresponde un vale de situándose sobre él y haciendo uso del botón (será abrir pedido en su caso).
Sólo en el caso de vales en papel, se dispondrá del botón que permite eliminarlo. Se abrirá la ventana de eliminación de vales, donde se debe cumplimentar la columna ‘Motivo Eliminación’ y, si se desea ‘Observaciones’.
Una vez cumplimentados los datos, hacer clic en .