Ruta: Compras > Vales de Estupefacientes > Vales de Estupefacientes (Andalucía)
Resumen: Explica la gestión de vales de estupefacientes en Andalucía a través del CACOF: requisitos (NICA, web service), envío de pedidos, recepción, devolución, histórico y corrección de vales ya notificados. Ruta: Compras > Vales de Estupefacientes > Vales de Estupefacientes (Andalucía).
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Preguntas típicas: ¿Cómo activo los vales de estupefacientes en Andalucía? | ¿Cómo corrijo un vale ya notificado al CACOF? | ¿Dónde veo el histórico de vales de estupefacientes? | ¿Qué datos del CACOF debo configurar?
La gestión de vales de estupefacientes de aplicación en Andalucía consiste en lo siguiente:
Cuando la farmacia realiza un pedido de algún estupefaciente, se realiza una consulta al CACOF para que este organismo asigne un número de vale por cada estupefaciente pedido. Cuando el pedido se envía al proveedor, se envía también la información de los vales correspondientes. Cuando la farmacia recepcione el pedido efectuará una comunicación con el CACOF para dar confirmación de los vales correspondientes quedando registrado que los estupefacientes de dichos vales han entrado en la farmacia.
Para que en Farmatic se active la gestión de vales de estupefacientes de aplicación en Andalucía, se deben cumplir los siguientes requisitos:
Haber indicado Andalucía en el parámetro Localización – Comunidad Autónoma del entorno BOT PLUS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Haber indicado Andalucía en el parámetro Servidor de Receta Electrónica del entorno RECETA ELECTRÓNICA del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Haber cumplimentado el campo NICA Farmacia, ubicado en la pestaña “GESTIÓN ELECTRÓNICA” del proceso VENTAS / RECETA XXI ( ).
También en este apartado se debe indicar la url de conexión con el web service del CACOF (WS Dirección URL), así como el identificador de usuario (WS Usuario) y clave de acceso (WS Password) asignados por el CACOF a la farmacia.
A continuación se detallan los puntos de Farmatic que dan cabida a la gestión de vales de estupefacientes.
PROVEEDORES
Se debe cumplimentar el campo Identificador ubicado en la pestaña “GESTIÓN ELECTRÓNICA” de la ficha del proveedor (MAESTROS / GESTIÓN DE PROVEEDORES / PROVEEDORES). Este dato identificará al proveedor en los envíos de vales al CACOF.
Si un proveedor no tiene este dato debidamente cumplimentado, no será tenido en cuenta en la gestión de vales de estupefacientes.
De otra parte, el protocolo de envío de pedidos al proveedor deberá estar basado en el protocolo FEDICOM V2. En Farmatic se dispone de la plantilla correspondiente a este protocolo.
PEDIDOS
En el proceso COMPRAS / PEDIDOS, tanto en el momento de la creación como de la edición de pedidos se dispondrá del botón para solicitar al CACOF identificadores de los vales correspondientes a los estupefacientes que se van a pedir.
Así, una vez introducidos los estupefacientes en el pedido, hacer uso de dicho botón, con lo que se presentará una ventana en la que sólo figurarán los estupefacientes del pedido.
Por defecto se considera que el proveedor al que enviar el vale será el proveedor asignado al pedido. Se puede introducir incidencias u observaciones que se quieran asociar a cada línea para ser enviados al proveedor cuando se les envíe el pedido con sus vales (columnas Incidencia y Observaciones).
Una vez cumplimentados los datos, hacer clic en el botón para que se establezca comunicación con CACOF para la obtención de los códigos de vales que éste asignará.
Se solicitará indicar vendedor al que asociar el envío del vale, proponiéndose por defecto el indicado como vendedor por omisión en la pestaña “GESTIÓN ELECTRÓNICA” del proceso VENTAS / RECETA XXI ( ).
Las líneas en las que la obtención de vales haya sido satisfactoria aparecerán con el código de artículo sobre fondo verde y en la columna Estado figurará “Activo”. Aquéllas en las que se haya producido alguna incidencia impidiéndolo, aparecerán en rojo. Estas incidencias se mostrarían en el campo ‘Mensaje de Línea de Estupefaciente’ al situarse sobre dicha línea, así como en el campo ‘Mensajes Generales’
Cuando los datos obtenidos sean los adecuados, hacer clic en el botón Aceptar para que queden guardados.
Se retornará el proceso de pedido, para proseguir con él normalmente.
Al reenviar un pedido con vales, se avisará de que dichos vales van a ser reenviados al proveedor junto con el pedido. Si esos vales no deben ser enviados al proveedor (por estar reenviando el pedido a otro proveedor diferente, por ejemplo), será el usuario quien deba, de forma previa al reenvío, eliminar o cancelar esos vales para que no vuelvan a ser enviados al proveedor. En ningún caso se realizará cancelación automática de vales al reenviar un pedido. Obviamente, al realizar el reenvío no se emitirá aviso si los vales del pedido ya figuran como cancelados.
Cancelación de Vales
Cuando, por algún motivo, se anule un pedido de estupefacientes al que ya se le ha asignado un vale, también habrá de notificarse al CACOF para que invalide dicho vale, ya que esos estupefacientes no llegarán a la farmacia.
Así, cuando se intente borrar un pedido ( ), si éste contiene estupefacientes de los que ya se han solicitado vales, se presentará un aviso indicando que antes del borrado se deberían cancelar los vales.
Habrá de indicarse que sí se desea abandonar el proceso de borrado del pedido. A continuación, editar el pedido ( ) y hacer clic en . Se detectará que ya existen vales asociados, y se preguntará si se desea realizar una nueva asignación de vales o si se desea anular los vales ya asignados. En este caso, se optará por cancelación.
Se presentará la ventana de gestión de vales antes mencionada, en la que se deben seleccionar las líneas cuyos vales se desea cancelar y hacer uso del botón .
Podrá observarse que la columna Estado de dichas líneas pasará a presentar el valor “Pasivo”. El vale ya está cancelado por el CACOF.
ENVÍO DE PEDIDOS
Para el envío de pedidos debe utilizarse un protocolo Fedicom V2, para que junto con el pedido se envíen al proveedor los vales de estupefacientes obtenidos de CACOF.
Si en el pedido hay estupefacientes que aún no tienen su correspondiente vale por no haberse realizado la solicitud de los mismos durante la elaboración del pedido, se hará la correspondiente solicitud a CACOF de forma automática e idéntica a la mencionada en el apartado de pedidos.
Esta gestión de vales es tenida en cuenta también en el envío programado de pedidos.
RECEPCIÓN DE MERCANCÍAS
En el momento de la recepción de mercancías en la farmacia, si en ésta se incluyen estupefacientes con información de vales asociada, al actualizarse la recepción se podrán confirmar los vales y se enviará la correspondiente información a CACOF para dejar constancia de que dichos estupefacientes han entrado en la farmacia.
Así, de haber líneas con estupefacientes, al grabar la recepción se presentará el correspondiente mensaje informativo.
De forma automática se lanzará la confirmación de los vales. Asimismo, se preguntará si se desea que automáticamente se cancelen los vales correspondientes a líneas de la recepción con unidades 0. De no ser posible confirmar alguno de los vales o si se produc alguna incidencia, se presentará la ventana de confirmación para intentarlo manualmente.
En la ventana de gestión manual de vales figurarán los vales de estupefacientes a confirmar (es decir, líneas de la recepción no actualizadas previamente correspondientes a estupefacientes), pudiéndose modificar si es preciso la información antes de ser enviada a CACOF.
Se permite confirmar solamente los vales de estupefacientes que se seleccionen, sin ser obligatoria la confirmación de todos los vales de la recepción. Para ello, se deberá activar el check ‘Confirmar sólo lo seleccionado’ y seleccionar los vales a confirmar.
Para proceder con el envío a CACOF hacer clic en . Se solicitará indicar vendedor que confirma el vale (por defecto se tomará el indicado en parámetros del módulo de Receta XXI). Una vez enviada la información, se continuará con el proceso de recepción normalmente.
Ahora bien, cuando se presenta la información de estupefacientes para envío de vales, también se puede optar por no confirmar los vales en ese momento. En ese caso, en vez de usar el botón utilizar el botón . Esos vales podrán ser confirmados en otro momento entrando a la recepción de nuevo y haciendo clic sobre el botón , aunque dicha recepción esté parcial o totalmente actualizada.
Cuando en una recepción se hace clic sobre el botón se presentan en pantalla todos los estupefacientes presentes en ella. Los correspondientes a líneas ya recepcionadas con el vale debidamente confirmado aparecen sobre fondo verde. Los correspondientes a líneas ya recepcionadas pero con el vale sin confirmar aparecen sobre fondo blanco (por ejemplo, si no se pudo confirmar el vale por un problema de conexión). Los correspondientes a líneas por recepcionar (nunca tendrán el vale confirmado) aparecen sobre fondo negro.
De todas ellas se pueden modificar los datos si se estima oportuno.
Al hacer uso del botón se procederá al envío de confirmación de vales al CACOF sólo de aquellas líneas de la recepción que están ya actualizadas pero tienen pendiente la confirmación de vale (líneas sobre fondo blanco). Las líneas con fondo negro confirmarán su vale cuando se recepcionen y las de fondo verde ya lo tienen confirmado. De no haber líneas ya actualizadas y pendientes de confirmación de vales, al hacer uso de este botón se informará de ello:
Nota: Si en una misma recepción de un artículo hay unidades recibidas y unidades a devolver, se confirmarán todas las unidades recibidas (incluidas las que se han de devolver) y luego se confirmarán todas las unidades a devolver. Es decir, no se hará una confirmación única por la resta de ambas. Por ejemplo, si se reciben 6 unidades y de éstas hay que devolver 2, se confirmará recepción de 6 unidades y devolución de 2 unidades.
DEVOLUCIÓN DE MERCANCÍAS
También en el momento de la devolución de mercancías (COMPRAS / DEVOLUCIONES) se dispone de la correspondiente gestión de vales de estupefacientes. Así, cuando se va a hacer efectiva una devolución ( ), si hay estupefacientes, se lanza esta gestión:
Al aceptar se presenta una ventana con los estupefacientes a devolver:
Haciendo clic sobre el botón se realizará la petición de vales a CACOF. Se solicitará vendedor que realiza la acción. Si de alguna línea no se han podido recabar los datos del vale, aparecerá sobre fondo rojo. Las líneas de las que se ha recibido correctamente el vale aparecerán sobre fondo verde.
Cuando se hayan recabado todos los datos requeridos, para poder enviar la información de vales al proveedor al que se devuelve la mercancía hacer clic en el botón . Se solicitará proveedor y protocolo (debe ser un protocolo Fedicom V2).
Indicar que antes de enviar la información de vales al proveedor se comprueba si las líneas de devolución tienen número de albarán asignado, puesto que esta información puede ser necesaria para que el proveedor acepte el vale. De faltar este dato, se avisará de ello, dándose opción a proseguir con el envío o a retornar a la ventana anterior para corregir la situación.
Indicar que si se abandona la ventana de gestión de vales sin haber enviado la información al proveedor se avisará de ello.
Si finalmente se opta por no realizar el envío, la información de vales quedará pendiente de enviar. Este envío puede forzarse en cualquier momento lanzando manualmente la gestión de vales mediante el botón , antes de dar por concluida la devolución.
HISTÓRICO DE VALES
En la pestaña “LIBRO DE ESTUPEFACIENTES” del proceso VENTAS / LIBRO RECETARIO Y ESTUPEFACIENTES se dispone del botón que da acceso al histórico de vales.
En este histórico se registran todas las acciones que se han realizado con vales estupefacientes según se han registrado en Farmatic, pudiendo ser:
Vale solicitado. Se ha generado un nuevo vale de compra.
Vale manual. Se ha introducido un número de vale de compra de forma manual.
Enviar vale. Se ha enviado un vale de compra a proveedor.
Confirmar vale. Se ha confirmado un vale (de compra o de devolución).
Vale Dev. Solicitado. Se ha generado un nuevo vale de devolución.
Vale Dev. Manual. Se ha introducido un número de vale de devolución de forma manual.
Enviar Vale Devolución. Se ha enviado a proveedor un vale de devolución.
Cambios de Vale. Se ha cambiado manualmente el número de vale a un vale que tenía otro número.
Cancelar Vale. El vale se ha cancelado, por ejemplo, porque se ha borrado el pedido.
La consulta puede acotarse por las acciones que se desee, presentándose sólo los movimientos correspondientes a las acciones que se tengan activadas en el apartado Acciones.
También puede acotarse la consulta a un entorno de trabajo determinado, pudiendo ser cualquier de los entornos donde se gestionan vales: Pedidos, envío de pedidos, recepción, devolución desde recepción, cartera de devolución o control de devoluciones. Elegir el entorno en el desplegable Entorno.
En todos los casos, se puede referir la consulta a un período de tiempo determinado, según se indique en el campo Período.
Asimismo, es posible buscar un determinado vale, buscándolo por su identificador en el campo Vale.
Todos los datos que proporciona el histórico de vales son a título informativo, no pudiendo ser modificados.
Consulta online de vales
La consulta online de vales se realiza desde VENTAS -> LIBRO RECETARIO Y ESTUPEFACIENTES -> Pestaña “LIBRO DE ESTUPEFACIENTES” -> ->
Permite hacer una consulta de la información de vales registrada en el CACOF. Se presentará una ventana en la que se podrá acotar el período a consultar. Se podrán consultar todos los vales, sólo los activos o sólo los pasivos (cancelados), según se indique en el campo Estados. Una vez indicados estos aspectos, volviendo a hacer clic sobre se presentará en la parrilla los vales registrados en el CACOF.
Lo usual será que la información registrada en el CACOF coincida con la registrada en la farmacia. No obstante, si excepcionalmente el estado de algún vale no fuera el mismo en uno y otro, se dispone del botón que los hará coincidir, cambiando el estado del vale en la farmacia para dejarlo como consta en el CACOF. Esta acción sólo actualiza el estado del vale, no modificándose ningún otro dato.
Asimismo, se dispone del botón que permite confirmar un vale aún no confirmado, o bien corregir las unidades recibidas y comunicarlos al CACOF. En ambos casos, se deberá seleccionar el vale y hacer uso del botón, con lo que se presentará una ventana en la que indicar las unidades totales suministradas y el motivo de la incidencia si ha lugar. Si el vale aún no está confirmado se confirmará con las unidades que se indiquen. Y si ya estaba confirmado, internamente se rectificará para que vuelva a estar pendiente de confirmar por la farmacia y seguidamente se confirmará con las unidades que se indiquen.
Al respecto debe tenerse en cuenta que no se podrá cambiar la cantidad de un vale si éste está pendiente de confirmar por el proveedor (estado: ‘pendiente confirmación destino’). Es decir, solamente se podrán confirmar vales pendientes de confirmar por la farmacia (estado: ‘pendiente confirmación origen’) o ya confirmados por ésta. El entorno del vale debe ser ‘Recepción’ o ‘Histórico’.
Indicar que se permite la consulta online de vales no registrados en Farmatic pero sí en el COF. Bastará con añadir en el grid de vales una nueva línea indicando el identificador del vale y hacer clic en . Se recibirá normalmente la información del vale. Se asignará como entorno del vale ‘Consulta Vales’. Si éste está pendiente de confirmar en origen (por la farmacia) o ya está confirmado, se podrá confirmar. Si está pendiente de confirmar por el proveedor o ya está confirmado, se podrá rectificar. Si no se desea conservar el vale, bastará con eliminar la línea que se ha añadido.
CORRECCIÓN DE VALES YA NOTIFICADOS
se permite modificar la cantidad recibida en un vale ya confirmado. De esta forma se podrán corregir notificaciones de cantidad recibida erróneas en vales ya confirmados.
Cuando el problema sea que se ha notificado menos cantidad de la realmente pedida, se debe crear una nueva recepción e introducir las unidades que no se notificaron en su momento. Al cerrar la recepción, cuando se presente la ventana de gestión de vales, introducir manualmente el número del vale a modificar (en la columna ‘Vale’) y confirmarlo ( ).
En este punto se presentará un mensaje informando de las unidades que ya se habían confirmado y de las que se están confirmando ahora. Y se recuerda la cantidad total que ambas suponen como cantidad total a notificar.
Al aceptar se presenta la ventana de notificación de incidencia en la que se muestra número de vale y unidades totales a notificar (no se admite que la cantidad total recibida supere a la cantidad total pedida).
Cuando se acepte, se realizará la notificación del vale al CACOF. Aceptar para salir ya de la ventana de gestión de vales y finalizar la recepción.
Cuando el problema sea que se ha notificado más cantidad de la realmente recibida, la corrección se hará desde el proceso de consulta online de vales ( ), desde donde se puede modificar cantidad en vales en estado ‘pasivo’. Ahora bien, téngase en cuenta que con este procedimiento no se van a actualizar stocks de la farmacia, por lo que si el cambio de suministro se debe a no haber notificado la cantidad recibida correctamente, el procedimiento a seguir debería ser mediante recepción de mercancías, como se ha indicado.
Para modificar la cantidad de un vale desde la consulta online, una vez realizada la consulta se dispone del nuevo botón (sólo habilitado si se selecciona una vale pasivo) que da paso a una ventana en la que indicar la cantidad total a notificar (es decir, si se habían notificado 4 y faltaban 2, aquí se debe poner 6).
Al aceptar se notificará la incidencia al CACOF. Se presentará un aviso indicando que la información se ha notificado. Si se desea verificar que el cambio está registrado en el CACOF, volver a realizar la consulta online.
Nota: Se permite proteger el cambio de unidades en vales desde consulta online, desde el proceso PROTECCIONES.