Ruta: Informes
Resumen: Tema contenedor del menú Informes: apenas tiene texto propio y presenta sus tres bloques, Almacén (inventario, ABCD, listas, desabastecimientos), Ventas (consultas y estadísticas de ventas) y Compras.
Palabras clave: informes, estadísticas, consultas de almacén, consultas de ventas, informes de compras, control del almacén, menú informes, desabastecimiento
Preguntas típicas: ¿Dónde saco los informes de ventas y almacén? | ¿Qué informes tiene Farmatic? | ¿Dónde consulto estadísticas de compras?
En este menú se incluyen las siguientes opciones:
ALMACÉN : Incluye los procesos que proporcionan una amplia información sobre el estado y movimiento del almacén, a fin de facilitar un mayor control sobre éste de forma que se tenga un punto de referencia real en el que basar la toma de decisiones para lograr una mejor gestión de la oficina de farmacia. Asimismo, incluye los procesos que permiten llevar un control sobre el desabastecimiento de mercancía que se produzca en la farmacia (tanto faltas en compras como en ventas).
VENTAS : Incluye los procesos que permitirán efectuar consultas sobre las ventas realizadas, tanto a nivel global de operación como a nivel de detalle de líneas, así como la consulta estadística de ventas por vendedor y del libro de operaciones de venta. Podrá consultarse también un resumen de los cierres de caja que se han realizado en un período determinado por el usuario. Asimismo, permitirá obtener estadísticas de ventas diarias, mensuales, anuales, por horas, por vendedor, por familia y por tipo de aportación. Por último, incluye también un proceso que permite la generación de listas de clientes y su automatización automática.
COMPRAS : Incluye los procesos que proporcionan detallada información sobre las compras realizadas, compras por proveedor, por familias, etc.
Ruta: Informes > Almacén
Resumen: Tema contenedor del apartado Almacén del menú Informes: presenta Inventario, Análisis ABCD, Generación de listas y Desabastecimientos (este último solo si está activo el parámetro Control de desabastecimientos). Ruta: Informes > Almacén.
Palabras clave: almacén, inventario, valoración del almacén, análisis abcd, generador de listas, faltas, control de desabastecimientos, stock, estado del almacén
Preguntas típicas: ¿Dónde veo el estado y valor de mi almacén? | ¿Dónde hago un análisis ABCD? | ¿Dónde creo listas de artículos?
En FARMATIC se incluyen los siguientes apartados, que facilitan el manejo y análisis de la información referida al almacén:
. INVENTARIO : Permite conocer el estado actual del almacén de la oficina de farmacia (en su totalidad o de forma parcial), ya sea de forma resumida (información global por familias) o en detalle (información específica sobre artículos concretos). Asimismo, permite conocer información sobre el movimiento de ventas en un período determinado por el usuario (unidades y euros vendidos, rendimiento, etc.). También permitirá grabar el estado del almacén en un momento dado para su posterior consulta cuando sea preciso. De otra parte, automáticamente cada día se realizará un inventario que quedará grabado, lo que permitirá explotar información sobre inventarios continuos.
. ANÁLISIS ABCD : La principal utilidad de este proceso estriba en poder efectuar estudios exhaustivos sobre el almacén (bien en su totalidad o de forma parcial), atendiendo a los criterios que el usuario estime convenientes. Ello permitirá obtener información en la que basar las acciones que se estimen oportunas en vistas a la optimización del almacén (aumentar rotación, disminuir inversión en stock, etc.).
. GENERACIÓN DE LISTAS : Este proceso permitirá crear listas de artículos según las necesidades que en cada momento vayan surgiendo, de forma que dichas listas pueden ser utilizadas en procesos de la aplicación que así lo requieran (inventarios sobre artículos concretos, reaprovisionamientos, análisis de almacén puntuales, etc.).
. DESABASTECIMIENTOS : Esta opción engloba los procesos que van a permitir llevar un control sobre los desabastecimientos que se produzcan en la farmacia (tanto faltas en compras como en ventas). Sólo aparecerá disponible si se tiene activo el parámetro “Control de desabastecimientos”, ubicado en el entorno ARTÍCULOS del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS.
Ruta: Informes > Almacén > Inventario
Resumen: Visión general del proceso Inventario: da el estado actual del almacén por familias (resumen) o por artículos (detalle), permite grabar inventarios, consultar gráficos y el inventario continuo diario automático. Ruta: Informes > Almacén > Inventario.
Palabras clave: inventario, valoración del stock, inversión, rentabilidad por familia, stock negativo, inventario automático diario, multinif, multialmacén, inventario grabado, modo de vista
Preguntas típicas: ¿Cuánto vale mi almacén ahora mismo? | ¿Cómo veo qué familias son más rentables? | ¿Se graba el inventario automáticamente? | ¿Puedo ver el inventario de una empresa concreta en MultiNif?
Este proceso ofrece una amplia y completa visión sobre el estado actual del almacén, es decir, artículos con ficha abierta en FARMATIC en el momento de la obtención del inventario, efectuando un desglose por familias pudiéndose comparar unas familias con otras, y comprobar datos tales como cuántos artículos hay de cada familia, la inversión en stock de cada una de ellas, acumulados de venta, etc. Esta información también se puede obtener para una lista de artículos, con un criterio considerado por el usuario. La información en cuanto a movimiento de venta puede ser obtenida de distintos años.
De otra parte, la situación de almacén puede ser grabada, de forma que se podrá recuperar la información posteriormente cuando sea preciso.
Será optativo el que en el inventario influyan o no los artículos cuyo stock sea negativo en el momento de la consulta.
El inventario ofrece dos modalidades:
. Resumen: Ofrece información global por familias, por superfamilias, por grupo terapéutico o por laboratorio, según se seleccione en el campo ‘Modo de Vista’. Ello permite analizar, por ejemplo, qué familias ofrecen más rentabilidad a la farmacia, si el volumen de ventas de artículos de una determinada superfamilia compensa la inversión efectuada, o si por el contrario no es rentable seguir comprando tantos artículos de esa superfamilia. O, del mismo modo, si dada la alta rotación que está teniendo una determinada familia, merece la pena "trabajarla" más.
Todos los datos proporcionados se dan tanto para cada una de las familias, superfamilias, grupo terapéutico, laboratorio… como para la totalidad de ellos, es decir, de la totalidad del almacén, de forma que de una manera rápida y sencilla se puede obtener una valoración del inventario en tiempo real, tanto a precio de compra como a precio de coste.
El resumen de inventario de un momento dado puede ser grabado, de forma que en el futuro se pueda consultar la situación de inventario en cualquier momento pasado en que esta grabación se ejecutase.
. Detalle: Ofrece información sobre artículos concretos, lo que permite efectuar estudios y tomar decisiones de forma puntual. Sólo podrá consultarse del estado del almacén en el momento de la consulta. No se ofrecerá este tipo de información referido a situaciones de inventario pasadas, aunque en su momento se optara por grabar la información del resumen de inventario.
Cabe destacar que para obtener este gran volumen de información, tan útil para poder optimizar la gestión de la oficina de farmacia, basta con entrar en este proceso, pues automáticamente se procederá a procesar la información y presentarla en pantalla. Esta forma tan sencilla de obtener gran cantidad de datos, sin trabajo adicional al de las labores cotidianas del usuario, convierten a este proceso en una valiosa y práctica herramienta de gestión.
De otra parte, toda la información que tanto el resumen como el detalle de inventario ofrecen se presenta mediante una parrilla de exploración, con lo que ello conlleva en cuanto a posibilidades de acotación y ordenación de los datos. Esta posibilidad de acotación y ordenación potencia en gran medida las posibilidades en cuanto a la consulta de información, facilitándose así el análisis de la situación del almacén. Asimismo, con la pulsación del botón derecho del ratón se dispone de las opciones "Vista preliminar", "Configurar", "Imprimir" y "Personalizados", propias de una parrilla de exploración, lo que permitirá desde este mismo proceso elaborar e imprimir informes relativos al almacén.
De otra parte, cabe decir que se dispone también de la posibilidad de efectuar consultas en modo gráfico, si bien sólo del estado actual del almacén, no de situaciones pasadas.
Por último, debe recordarse que todos los días, cuando se entre en la aplicación en el servidor y se esté un minuto sin tener ninguna ventana de la aplicación abierta, automáticamente se generará un inventario que quedará grabado. Estos inventarios se podrán explotar posteriormente desde el proceso INVENTARIO CONTINUO, según se detalla en el apartado correspondiente.
Si se trabaja con MultiNif, se podrá consultar el inventario específico de cada empresa. Para ello se dispondrá de un selector de actividad para elección de la empresa a consultar. Cuando se guarde un inventario referido a una empresa, se guardará el detalle de los artículos de ésta. En el caso de trabajar con MultiAlmacén y tener asociadas las empresas a almacenes, se guardará el resumen de familias asociadas a la empresa seleccionada para consultar el inventario, y los artículos y stocks en los almacenes asociados a ésta.
Ruta: Informes > Almacén > Inventario Resumen
Resumen: Explica el resumen de inventario: información global por familias, superfamilias, grupo terapéutico o laboratorio, con selección de entorno, período de ventas, IVA, stock negativo, grabación y comparativo entre inventarios grabados. Ruta: Informes > Almacén > Inventario Resumen.
Palabras clave: resumen de inventario, modo de vista, entorno de consulta, considerar stock negativo, ver pvp sin iva, ver pmc sin iva, comparativo, mostrar porcentajes, grabar inventario, rotación, rendimiento
Preguntas típicas: ¿Cómo comparo dos inventarios grabados? | ¿Cómo veo el inventario sin IVA? | ¿Cómo restrinjo el inventario a un laboratorio o lista? | ¿Cómo calculo el valor del stock por familia?
El resumen de inventario proporciona información global por familias, por superfamilias, por grupo terapéutico o por laboratorio, según se seleccione en el campo ‘Modo de Vista’.
Al entrar en el programa, por omisión se presentará la información actual del Almacén Completo y de venta del ejercicio en curso.
No obstante, haciendo uso de las cajas desplegables disponibles será posible seleccionar un entorno al que restringir la consulta, pudiendo ser:
Listas de artículos. Para restringir la consulta a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
Familias. Para restringir la consulta a una familia de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
SuperFamilias. Para restringir la consulta a una superfamilia de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono SuperFamilia. Se abrirá una ventana donde figurarán las familias de artículos existentes, pudiéndose seleccionar las deseadas.
Conjuntos Homogéneos. Para restringir la consulta a un conjunto homogéneo o grupo de precio menor, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
Laboratorios. Para restringir la consulta a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
Grupos Terapéuticos. Para restringir la consulta a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas
Categorías de artículos. Para restringir la consulta a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
Almacenes. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACÉN. Para restringir la consulta a un los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas
En la caja de selección de entorno, al teclear rápidamente varios caracteres se buscará el primer elemento que coincida con ello, efectuándose esta búsqueda en todos los entornos citados (laboratorios, grupos terapéuticos, categorías…).
En el caso de Familias, Laboratorios y Conjuntos Homogéneos, será posible seleccionar varios de ellos. En el caso de selección múltiple, el icono pasará a ser . Situándose sobre la caja desplegable se mostrará un recordatorio de los elementos que se han seleccionado.
Asimismo, se podrá seleccionar el período del cual se desea consultar los datos referidos a movimientos de venta, si bien exclusivamente los datos de unidades y euros vendidos, rendimiento, y rotación se darán referidos al período indicado. El resto de datos (stock, precios, valoración, etc.) se darán siempre del momento actual en que se está realizando la consulta.
Será optativo el que en el inventario influyan o no los artículos cuyo stock en el momento de la consulta sea cero o negativo. Para activar o desactivar este aspecto se dispone de la caja de chequeo "Considerar Stock Negativo (-)". Si se activa, los valores negativos restarán en el total del inventario. De desactivarse, los stocks negativos o cero serán excluidos del inventario.
Se permite la valoración del inventario con o sin I.V.A. Para ello se debe activar/desactivar el check “Ver PVP sin IVA”. Los valores de P.V.P: y valoración a P.V.P. se mostrarán con o sin I.V.A. En ambos casos las respectivas columnas aparecerán sobre fondo verde.
También se puede obtener el precio medio de compra (P.M.C.) sin I.V.A.. Para ello se deberá activar el check “Ver PMC sin IVA”. De estar activo este check se mostrarán sin impuestos los campos ‘Valor P.M.C.’ de la pestaña “RESUMEN”, así como los campos ‘P.M.C.’ y ‘Valor a P.M.C.’ de la pestaña “DETALLE”. Dichos campos aparecerán sobre fondo verde, para señalizar que esos valores son sin impuestos. Cuando estos campos se muestren sin IVA, al P.M.C. del producto se le restará el IVA. También se restará el Recargo de Equivalencia si se trabaja en Régimen General y se tiene activo el parámetro Compras con recargo de equivalencia (ubicado en el entorno IVA de proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS).
Se podrá grabar la situación del inventario haciendo clic sobre el botón Aceptar, debiéndose dar una descripción con la que identificar en el futuro la información grabada, e indicar si se desea guardar sólo el resumen de inventario o si se desea también guardar el detalle (en este último caso, se deberá activar la caja de chequeo “Guardar detalle del Inventario”, si bien solamente será posible si en Modo de Vista se tiene seleccionada la opción ‘Normal’). Si en algún momento se grabó la situación de inventario de un momento pasado, se podrá consultar esta información. Para ello, en la parrilla de exploración que se presenta al hacer clic sobre el botón Editar se deberá seleccionar la opción correspondiente, que figurará con la descripción que el usuario determinase al grabar el inventario. Téngase en cuenta que al hacer uso del botón Editar, además de la información de inventarios pasados que el usuario haya ido grabando, se presentará también la información de inventarios continuos que la aplicación va grabando automáticamente a diario. Estos inventarios continuos figurarán en el selector de información a consultar que se presenta tras hacer clic en el botón Editar bajo el título "Inventario Permanente Automático" y su correspondiente fecha. En cualquier caso, inventario grabado por el usuario o inventario continuo automático, la información de un momento pasado siempre hará alusión a la situación del almacén en aquel momento en que se grabó y al período de venta con el que se grabó.
Asimismo, activando la caja de chequeo “Comparativo” se podrán comparar dos situaciones diferentes del cuadro resumen de inventario que hayan sido previamente grabadas como se ha indicado. Así, de activarse dicha caja, se presentan tres nuevas pestañas. Las dos primeras (“RESUMEN 1” y “RESUMEN 2”) van a permitir determinar las situaciones a comparar. Así, al activar la pestaña “RESUMEN 1” se podrá hacer clic sobre el botón Editar y seleccionar el inventario guardado que se desee comparar, presentándose la información pertinente. Activando la pestaña “RESUMEN 2” se podrá de igual manera seleccionar el segundo estado del almacén a comparar. Por fin, activando la pestaña “COMPARATIVO 1=>2” se presentarán los resultados de la comparación de las dos situaciones, restándose la información del inventario 1 a la información del inventario 2. Al pasar el ratón por una casilla de este inventario comparativo, se muestra el valor asociado a la misma casilla del resumen 1 y del resumen 2, a fin de poder conocer el origen del valor obtenido en el resumen comparativo sin tener que pasar de unas pestañas a otras.
Tanto la información de las dos situaciones a comparar como la del comparativo en sí se mostrarán en valores absolutos o en porcentajes según el estado de la caja de chequeo “Mostrar Porcentajes”.
En cuanto a las comparaciones relativas en porcentajes, para su cálculo se aplicará la fórmula siguiente:
100 * [ (Valor resumen 2 / Valor resumen 1) – 1].
Así por ejemplo, si en un determinado campo el valor del resumen 1 es 120 y el valor del resumen 2 es 100, el porcentaje del cuadro comparativo será de 16,67%.
Los datos proporcionados por el resumen de inventario son los siguientes:
FAMILIA: En este campo se visualiza el nombre de las familias que intervienen en el resumen.
CÓDIGOS: Es el número total de artículos de cada familia. Corresponde al número de artículos diferentes que hay en el almacén, es decir, que el usuario tiene dados de alta, tengan estos o no stock en el momento de la obtención del informe. Si se ha restringido la consulta a una lista de artículos, lógicamente sólo se tendrán en cuenta éstos.
STOCK: Número de unidades (cajetillas) que hay en la farmacia. Es decir, la suma de stocks actuales de todos los artículos. Debe tenerse en cuenta que para efectuar este cálculo se tienen o no también en cuenta aquellos artículos cuyo stock actual sea 0 o negativo según se haya indicado.
VALOR P.V.P.: Corresponde al valor del inventario actual de cada familia calculado a precio de venta al público. Este valor para cada familia en concreto se obtiene de multiplicar el stock actual de cada artículo de dicha familia por el precio de venta al público que figura en su ficha en el momento de la obtención del inventario, y sumar todos los resultados. Es decir, esta valoración se efectúa sobre el stock real que hay en la farmacia en el momento de la obtención del resumen a precio de venta al público de cada artículo. En esta valoración están influyendo o no los artículos cuyo stock actual en el momento sea cero o negativo, según se haya indicado. Si se ha activado el check “Ver PVP sin IVA”, este campo estará valorado sin IVA y aparecerá sobre fondo verde.
VALOR P.M.C.: Valor del stock a precio medio de compra. Si se ha activado el check “Ver PMC sin IVA”, este campo estará valorado sin IVA y aparecerá sobre fondo verde. También se restará el Recargo de Equivalencia si se trabaja en Régimen General y se tiene activo el parámetro Compras con recargo de equivalencia (ubicado en el entorno IVA de proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS).
% DTO.: Da la relación existente entre el valor de inventario a precio medio de coste y el valor de inventario a precio de venta al público.
ROTACIÓN: Rotación que han tenido los artículos de cada una de las familias. Es decir, el número de veces que se ha vendido el stock total de esa familia: Se obtiene dividiendo al acumulado de euros vendidos por el valor a P.V.P. del stock actual en el momento de la consulta. Es decir, según los datos que figuran en pantalla será, Tot. Venta / Valor P.V.P.
Puede observarse que a mayor acumulado de venta y menor inversión en stock, se obtiene una mayor rotación. Puesto que esta es la situación ideal, con poca inversión generar mucho beneficio, valores más altos de rotación indicarán una mayor rentabilidad.
El dato de rotación sirve de orientación para analizar la rentabilidad obtenida en función de las ventas y las inversiones en stock.
UDS. ESTADÍSTICA: Acumulado de unidades vendidas. Se obtiene sumando todas las ventas del ejercicio seleccionado, correspondientes a cada una de las familias.
VALOR ESTADÍSTICO: Acumulado de euros vendidos. Se obtiene sumando todas las ventas del ejercicio seleccionado, correspondientes a cada una de las familias.
Tanto el dato de unidades vendidas como el de euros vendidos se recogen de las estadísticas de venta de cada artículo. Si bien inicialmente esta estadística será totalmente acorde a las ventas realizadas, en el caso de que el usuario haya modificado manualmente la estadística de artículos, en estos campos del inventario se recogerá la información de la estadística modificada. Recuérdese que se puede modificar manualmente la estadística de artículo mediante el proceso MODIFICACIÓN MANUAL DE ESTADÍSTICAS, ubicado en el apartado UTILIDADES del menú ARCHIVO.
%RDTO.: Rendimiento del capital, expresado en tanto por ciento, del margen bruto de las ventas a P.V.P. respecto a la inversión actual en stock (valor a P.V.P.). Se obtiene, partiendo de los datos que da este resumen, mediante la fórmula:
% Rendimiento = (Margen Comercial / Valor Inventario P.M.C..) x 100
Teniéndose en cuenta que el margen comercial se obtiene de la siguiente forma:
Margen Comercial = Ac. € Vendidos x [1 - (Valor a P.M.C. / Valor a P.V.P.)]
El concepto de rendimiento sirve de orientación para analizar la rentabilidad obtenida en función de las ventas, los márgenes de beneficio y las inversiones en stock.
Dicho de otro modo, se obtendrán mayores rendimientos, por tanto, mayor rentabilidad, bien aumentando las ventas, bien aumentando el margen comercial o bien disminuyendo la inversión en stock. Todos estos factores están influyendo en la rentabilidad obtenida, y son analizados en su conjunto mediante el concepto de rendimiento.
Al igual que ocurre con la rotación, para saber si un determinado valor de rendimiento es alto o bajo, sería necesario disponer de información sobre el rendimiento medio obtenido por el tipo de farmacia de que se trate, de forma que se pueda comparar y saber si el rendimiento de una oficina de farmacia está por encima o por debajo de la media obtenida por farmacias similares.
En la ventana de resumen de inventario se puede activar la caja de chequeo “Mostrar Porcentajes”, con lo que la información citada se dará en porcentajes en vez de en valores absolutos.
Asimismo, se dispone del botón Actualizar, de forma que al hacer clic con el ratón sobre él se volverá a generar el inventario, recogiéndose cualquier modificación que haya podido producirse debido al trabajo en otros puestos de trabajo desde el momento en que se entró en el proceso.