Ruta: Informes > Almacén > Inventario Detalle
Resumen: Describe el detalle de inventario artículo por artículo (stock, precios PVP/PMC/PUC, valores, márgenes, rotación, días de cobertura, caducidad, última entrada/salida) y la generación de etiquetas. Ruta: Informes > Almacén > Inventario Detalle.
Palabras clave: detalle de inventario, días de cobertura, rotación, margen pmc, margen puc, stock mínimo máximo, caducidad, última entrada, generar etiquetas, valor a pmc, ubicación
Preguntas típicas: ¿Cómo veo el stock y el margen de cada artículo de una familia? | ¿Cómo se calcula la rotación o los días de cobertura? | ¿Cómo genero etiquetas desde el inventario? | ¿Cómo veo la última fecha de venta de un artículo?
En el proceso INVENTARIO se tiene opción de visualizar en detalle los artículos que componen cada una de las familias en que se tiene desglosado el resumen. Para ello situar el cursor sobre la familia de la que se desee obtener la información (o sobre el campo de totales, si se desea esta consulta) y seleccionar la solapa detalle. Se podrá obtener este detalle de la situación actual del almacén, así como de períodos pasados, según se haya seleccionado en el campo ‘Período’ antes de activar la pestaña “DETALLE”.
Los datos proporcionados por el detalle de inventario son los siguientes:
Para cada uno de los artículos se indicará su código, descripción, familia, presentación, situación, stock actual, mínimo y máximo, P.V.P., P.M.C., P.U.C., valor a P.V.P., valor a P.M.C., valor a P.U.C., rotación, unidades vendidas, euros vendidos, caducidad, última entrada, última salida, grupo terapéutico, laboratorio.
Estos son los campos que se proporcionan en el detalle de inventario:
CÓDIGO y DESCRIPCIÓN del artículo.
FAMILIA: Familia a la que pertenece el artículo.
PRES.: Se indicará la modalidad de presentación del artículo (comprimidos, supositorios, etc.) según conste en su ficha.
SITUACIÓN: Ubicación física en el almacén.
S. ACT.: Stock actual del artículo.
S.MÍNIMO: Stock mínimo del artículo.
S. MÁXIMO: Stock máximo del artículo.
P.V.P.: Precio de venta al público que figura en la ficha del artículo en el momento de la consulta. Si se ha activado el check “Ver PVP sin IVA”, este campo estará valorado sin IVA y aparecerá sobre fondo verde.
P.M.C.: Precio medio de coste del artículo. Si se ha activado el check “Ver PMC sin IVA”, este campo estará valorado sin IVA y aparecerá sobre fondo verde. También se restará el Recargo de Equivalencia si se trabaja en Régimen General y se tiene activo el parámetro Compras con recargo de equivalencia (ubicado en el entorno IVA de proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS).
P.U.C.: Precio al que se recepcionó por última vez el artículo.
-VALOR A P.V.P. : Se indicará el valor del stock a precio de venta que consta en la ficha del artículo en este momento. Si se ha activado el check “Ver PVP sin IVA”, este campo estará valorado sin IVA y aparecerá sobre fondo verde.
VALOR A P.M.C. : Se indicará el valor del stock a precio medio de compra. Si se ha activado el check “Ver PMC sin IVA”, este campo estará valorado sin IVA y aparecerá sobre fondo verde. También se restará el Recargo de Equivalencia si se trabaja en Régimen General y se tiene activo el parámetro Compras con recargo de equivalencia (ubicado en el entorno IVA de proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS).
VALOR A P.U.C. : Se indicará el valor del stock a precio de última compra.
% MARGEN A P.M.C.: Calculado mediante la siguiente fórmula:
% Margen P.M.C. = 100 - [(P.M.C. * 100) / P.V.P.]
% MARGEN A P.U.C.: Calculado mediante la siguiente fórmula:
% Margen P.U.C. = 100 - [(P.U.C. * 100) / P.V.P.]
ROTACIÓN: número de veces que se ha vendido el stock actual del artículo: Se obtiene dividiendo el acumulado de euros vendidos por el valor a P.V.P. del stock actual en el momento de la consulta. Valores más altos de rotación indicarán una mayor rentabilidad. El dato de rotación sirve de orientación para analizar la rentabilidad obtenida en función de las ventas y las inversiones en stock.
DÍAS DE COBERTURA: Días que se cubren con el stock actual en función de las unidades vendidas en el ejercicio al que se refiere el inventario durante el mismo número de días transcurridos del ejercicio en curso. Se calcula aplicando la siguiente fórmula:
Días de cobertura = Stock Actual / (Uds. Vendidas / nº de días del ejercicio actual transcurridos)
UDS. VENDIDAS: Unidades vendidas del artículo en el ejercicio al que está referido el inventario.
TOT. VENTA: Importe a P.V.P. de las unidades vendidas en el ejercicio al que está referido el inventario.
CADUCIDAD: Fecha en la que el artículo caduca, según conste en su ficha.
U.ENTRADA: Fecha en que se recepcionó por última vez el artículo.
U.SALIDA: Fecha en que se vendió por última vez el artículo.
G.TERAP.: Se especifica tanto el código como la descripción del grupo terapéutico al que pertenece el artículo.
LABORATORIO: Se da tanto el código como el nombre del laboratorio fabricante del artículo, según conste en su ficha.
Activando la caja de chequeo “Mostrar Porcentajes”, la información citada se dará en porcentajes en vez de en valores absolutos.
En la parte inferior de la ventana en la que se muestran estos datos se visualiza un panel gráfico con la estadística de ventas del artículo (mensual, decenal o quincenal) sobre el que se sitúe el cursor, pudiéndose optar por visualizar esta información en forma de tabla en vez de forma gráfica. Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el gráfico podrá determinarse si se desea esta estadística referida a unidades vendidas o a importes de venta.
Desde este proceso será posible generar etiquetas de los artículos presentes en la parrilla que se está visualizando. Bastará para ello con hacer clic sobre el botón Generar Etiquetas. Se generarán de cada artículo tantas etiquetas como stock actual haya. La impresión de las etiquetas generadas deberá realizarse desde ETIQUETAS del menú UTILIDADES. Para más información sobre este apartado véase la ayuda ETIQUETAS.
Ruta: Informes > Almacén > Inventario Continuo
Resumen: Explica el inventario continuo: inventarios grabados automáticamente cada día (o programados) que permiten ver la evolución de stock, valoración, rotación, ventas, descuentos o rendimiento por decenas, quincenas o meses. Ruta: Informes > Almacén > Inventario Continuo.
Palabras clave: evolución del stock, valor a representar, periodicidad decenal quincenal mensual, valor medio período, valor inicio período, programar inventario, automatizado por farmatic, histórico de existencias, acumulado ejercicio
Preguntas típicas: ¿Cómo veo la evolución de mi stock mes a mes? | ¿Cómo programo la grabación automática del inventario? | ¿Por qué no puedo entrar en inventario continuo? | ¿Cómo veo la evolución de la rotación?
Por defecto, todos los días automáticamente FARMATIC realizará un inventario que quedará grabado. Esta grabación se realizará cuando en el equipo servidor se esté un minuto sin tener abierta ninguna ventana de la aplicación.
Ahora bien, también será posible optar por automatizar esta grabación de inventario de tal forma que se realice a la hora deseada con la periodicidad que se estime oportuna. Asimismo, se tiene la posibilidad de programar la grabación de inventarios detallados (artículos por familias) de forma independiente de la programación de inventarios resumen (familias).
Puntualizar que el acceso a la pestaña “INVENTARIO CONTINUO” solamente estará habilitado si se tiene seleccionado Modo de Vista ‘Normal’. No se podrá llevar inventario continuo en modalidad de vista por laboratorio, grupo terapéutico, superfamilia…
Así, en la ventana de INVENTARIO CONTINUO se dispone del botón , que permitirá indicar los datos de programación en ambas modalidades de inventario: el tipo de automatización deseado (“Automatización por defecto” si se desea que se grabe el inventario todos los días al arrancar Farmatic, o “Automatizado por Farmatic” si se desea que se grabe el inventario a la hora que se indique y con la periodicidad que se indique). Debe tenerse en cuenta que los inventarios detallados sólo podrán programarse con una periodicidad mensual o anual, pudiéndose programar que se realicen el primer o último día del mes o año, o un día en concreto seleccionado por el usuario. En esta misma ventana de configuración se dispondrá del botón que permite revisar el estado de automatización. Al hacer uso de él se presentar una ventana donde se informa sobre el tipo de automatización activo, periodicidad, hora, máquina desde la que se enviará, fechas de última y próxima ejecución automática. Si la automatización de la máquina es correcta se informará de ello, al igual que se avisaría si no lo fuera. En dicha ventana es posible también verificar la correcta obtención de dirección IP según el nombre de la máquina, es decir, dada una máquina se proporcionará su IP.
Así pues, en el proceso INVENTARIO se dispone de INVENTARIO CONTINUO, desde donde se podrá explotar esta información recogida periódicamente de forma totalmente automática.
La información que proporciona este inventario continuo podrá consultarse bien del total del almacén, bien de una o varias familias concretas, según se haya situado el cursor en una línea u otras del resumen de inventario de forma previa a la entrada al proceso INVENTARIO CONTINUO.
Al entrar en dicha opción se deberá indicar en primer lugar el tipo de información que se desea consultar. Para ello se deberá elegir la opción adecuada en la caja de chequeo "VALOR A REPRESENTAR", siendo posible:
Códigos / Stock : Se dará información sobre el número total de referencias (artículos diferentes) y stock total que hay de ellos (número de cajetillas).
Valoración Stock : Se dará el valor del stock tanto a P.V.P. como a P.U.C. (precio de última compra) como a P.M.C. (precio medio de compra). Si se ha activado el el check “Ver PVP sin IVA”, este campo estará valorado sin IVA y aparecerá sobre fondo verde.
Descuentos (Acumulado Ejercicio) : Se dará el valor total de descuentos efectuados en las ventas.
Rotación (Acumulado Ejercicio) : Se dará el valor de rotación, es decir, número de veces que se ha vendido el stock medio.
Unidades Venta (Acumulado Ejercicio) : Se dará el número de unidades vendidas.
Importe Venta (Acumulado Ejercicio) : Se dará el importe en euros de las ventas realizadas.
Rendimiento (Acumulado Ejercicio) : Se dará el dato del rendimiento obtenido.
Las opciones que especifican "Acumulado Ejercicio" están referidas a datos acumulativos en el tiempo, es decir, cuando en un período de tiempo se consulte alguno de estos tipos de información el valor obtenido englobará los valores de los períodos anteriores. Por ejemplo, si se solicita información sobre la valoración de stock, en cada período se está dando el valor del inventario en ese momento puntual. Pero si se consulta unidades vendidas, por ejemplo por quincenas, el valor de cada quincena no serán las unidades vendidas en esa quincena, sino las vendidas en ella y todas las quincenas anteriores, es decir es un acumulado hasta ese momento.
Todos estos datos irán referidos al período de tiempo que se indique en la caja de chequeo "PERIODICIDAD", siendo posibles las siguientes opciones:
Decenal : En este caso se ofrecerá el tipo de información seleccionado de la decena actual y 36 decenas anteriores.
Quincenal : En este caso se ofrecerá la información de la quincena en curso y las 48 últimas quincenas anteriores.
Mensual : Esta modalidad proporciona información del mes actual y los últimos 12 meses concluidos.
Una vez indicado el tipo de información que se desea obtener y la periodicidad a la que referir la consulta habrá que elegir la opción deseada en la caja de chequeo "TIPO DE REPRESENTACIÓN", siendo posible:
Valor Medio Período : De elegir esta opción se dará el valor medio relativo a la información elegida en cada uno de los períodos (decenas, quincenas o meses, según se haya optado). Ello dará una visión global de la evolución seguida en la información consultada (existencias, ventas, rotación, etc.).
Valor Inicio Período : Mediante esta opción se podrá consultar el valor referente a la información elegida alcanzado el primer día de cada uno de los períodos seleccionados (decenas, quincenas o meses). Con esta modalidad de consulta se centra la información obtenida en puntos más concretos, teniéndose así también una referencia sobre valores iniciales y finales de los períodos consultados.
Ruta: Informes > Almacén > Inventario : Gráficos Resumen
Resumen: Gráfico del resumen de inventario: compara por familia la inversión (stock a PMC) y las ventas en euros. Ruta: Informes > Almacén > Inventario : Gráficos Resumen.
Palabras clave: gráfico de inventario, inversión por familia, ventas por familia, gráfico de barras tarta, panel gráfico, stock a pmc, euros vendidos
Preguntas típicas: ¿Cómo veo gráficamente inversión frente a ventas por familia? | ¿Se puede ver el gráfico de un inventario pasado?
Esta opción proporciona, para cada una de las familias, información sobre la inversión realizada (valor del stock actual a P.M.C.) y las ventas habidas (euros vendidos). La información de ventas irá referida al período de venta que se haya seleccionado en el momento de realizar el resumen de inventario. La información sobre inversión siempre hará referencia al stock actual en el momento de la consulta. No se dispondrá de esta información referida a situaciones pasadas de inventario, aún habiéndose grabado su resumen de inventario.
Como en cualquier otro punto de la aplicación, la información estadística se presenta mediante un panel gráfico, con todo lo que ello conlleva en cuanto a posibilidades de representación (dos o tres dimensiones, gráficos en barras, tarta, líneas, etc.), posibilidad de impresión, obtención de una vista preliminar, posibilidad de consulta numérica (tipo tabla) en vez de gráfica, etc.
Ruta: Informes > Almacén > Inventario : Gráficos Detalle
Resumen: Gráfico de detalle de inventario: ventas en euros de una familia en cada uno de los últimos 16 meses. Solo del estado actual. Ruta: Informes > Almacén > Inventario : Gráficos Detalle.
Palabras clave: gráfico ventas mensuales, últimos 16 meses, ventas de una familia, evolución de ventas, panel gráfico, gráfico de familia
Preguntas típicas: ¿Cómo veo las ventas mensuales de una familia? | ¿Puedo ver el gráfico de ventas de inventarios pasados?
Esta opción proporciona, para la familia sobre la que se sitúe el cursor al efectuar el resumen de inventario, información sobre las ventas habidas (euros vendidos) en cada uno de los últimos 16 meses de que se disponga información. No se dispondrá de esta información referida a situaciones pasadas de inventario, aún habiéndose grabado su resumen de inventario.
Como en cualquier otro punto de la aplicación, la información estadística se presenta mediante un panel gráfico, con todo lo que ello conlleva en cuanto a posibilidades de representación (dos o tres dimensiones, gráficos en barras, tarta, líneas, etc.), posibilidad de impresión, obtención de una vista preliminar, posibilidad de consulta numérica (tipo tabla) en vez de gráfica, etc.
Ruta: Informes > Almacén > Análisis ABCD
Resumen: Introduce el Análisis ABCD: divide el almacén (o una parte) en cuatro grupos según un criterio y fórmula definidos por el usuario, para detectar stock excesivo, artículos poco rentables o de baja rotación. Ruta: Informes > Almacén > Análisis ABCD.
Palabras clave: análisis abcd, clasificación de artículos, stock excesivo, artículos que no se venden, baja rotación, grupos a b c d, fórmula ratio, rentabilidad del almacén, depurar almacén
Preguntas típicas: ¿Cómo sé qué artículos tengo de más en el almacén? | ¿Cómo clasifico los artículos por ventas en grupos? | ¿Qué artículos puedo eliminar porque no rotan?
Este proceso permite al usuario efectuar estudios sobre el almacén (al completo o parcialmente), clasificando los artículos en grupos, atendiendo a cualquier criterio que el usuario estime conveniente.
Si bien mediante el proceso INVENTARIO se puede tener una visión global sobre el estado del almacén (en su totalidad o en divisiones de éste: por listas, Conjuntos Homogéneos, categorías de artículos…) y sobre cada una de las familias, pudiendo observar si una familia es más o menos rentable, si en la globalidad del almacén se está consiguiendo una buena rotación, etc., es necesario poder llegar más allá, es decir, obtener datos más concretos al respecto.
Será necesario, por ejemplo, poder saber por qué una determinada familia está dando un bajo rendimiento o una baja rotación (relación entre el acumulado de euros vendidos y el valor de inventario, todo ello a P.V.P.), conocer el margen comercial que se está obteniendo con una determinada familia o un determinado grupo de artículos, poder conocer en qué medida hay una excesiva inversión en stock que podría disminuirse eliminando del almacén stock sobrante, etc.
Asimismo, conocidos estos datos, habría que llegar al fondo de la cuestión concretando qué artículos son poco rentables porque se venden poco, qué artículos tienen un stock en la oficina de farmacia excesivo en función de su rotación, etc., para poder obrar en consecuencia.
En definitiva, para poder conseguir una buena gestión, cuyo resultado sería aumentar la rentabilidad de la oficina de farmacia, es preciso disponer de una potente herramienta de gestión capaz de proporcionar el máximo de información posible para poder contestar todas estas preguntas que el usuario puede plantearse.
Dicha herramienta debe ser lo suficientemente versátil como para adecuarse a cualquier tipo de análisis que se desee efectuar. Por ejemplo, analizar qué artículos se han vendido poco en los últimos 12 meses, o qué artículos de una determinada familia pueden ser eliminados del almacén porque no se venden, o bien qué artículos tienen una alta rotación y, por tanto, conviene pedir en grandes cantidades consiguiendo con ello unas mejores condiciones comerciales en su compra.
Así pues, este proceso permite dividir, bien todo el almacén bien una parte restringida del mismo (una lista de artículos, una familia, artículos de un laboratorio, etc.), en cuatro grupos de artículos, siguiendo un criterio determinado por el propio usuario. Para cada grupo se dará la información necesaria para que el usuario pueda efectuar una valoración de la situación, obteniéndose también los mismos datos referidos a la totalidad de los cuatro grupos. Asimismo, siempre será posible efectuar un análisis más detallado de cada grupo independientemente, bajo el mismo u otros criterios, lo que ofrece una posibilidad ilimitada de profundización en los análisis.
Ruta: Informes > Almacén > Conceptos previos al Análisis ABCD
Resumen: Lista los cinco puntos que hay que decidir antes de hacer un Análisis ABCD: criterio, fórmula ratio, límites de grupos, período de unidades vendidas y entorno (todo el almacén o una parte). Ruta: Informes > Almacén > Conceptos previos al Análisis ABCD.
Palabras clave: fórmula ratio, límites de los grupos, fórmula unidades vendidas, entorno de consulta, criterio de análisis, consumos estadísticos, preparar análisis abcd
Preguntas típicas: ¿Qué debo definir antes de hacer un análisis ABCD? | ¿Qué es la fórmula ratio? | ¿Sobre qué parte del almacén puedo hacer el análisis?
Para poder llevar a cabo un análisis de almacén se tienen que establecer una serie de conceptos previos en los que basarlo. A continuación se citan los puntos que el usuario tiene que tener claros antes de abordar el proceso de análisis:
1.- Tener claro el criterio en el que se desea basar el análisis, es decir, qué tipo de análisis se necesita realizar.
2.- A continuación, habrá que definir una fórmula matemática, basada en consumos estadísticos de períodos anteriores, que refleje el criterio con el que se va a realizar el análisis. Es decir, habrá que definir una fórmula en la que, sumando, restando, multiplicando y/o dividiendo consumos de unos determinados períodos de tiempo (unidades vendidas en un período), dé como resultado para cada artículo, el dato relacionado con el criterio que se desea aplicar en el análisis. De esta forma, se podrán establecer los límites para determinar cada uno de los grupos en que se desea dividir el almacén. Esta fórmula, que en este proceso será denominada "Fórmula Ratio", debe definirse mediante el proceso FORMULAS, del menú REAPROVISIONAMIENTOS. En dicho proceso se dispone de variables que hacen referencia a períodos de venta diferentes, de forma que según qué dato es el que se desea valorar para efectuar el análisis se debe trabajar con unas u otras variables. Para más información sobre la operatoria a seguir en esta definición, véase el apartado REAPROVISIONAMIENTOS, del menú COMPRAS.
3.- Habrá que decidir cuáles van a ser los límites que se van a establecer, en función del criterio de análisis, para efectuar la clasificación de artículos en diferentes grupos. De esta forma, al aplicar la fórmula ratio a un artículo, en función del valor obtenido, dicho artículo quedará englobado en un grupo u otro, según los límites establecidos para cada grupo. Estos grupos se delimitarán en el apartado ANÁLISIS ABCD del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS ubicado en el menú ARCHIVO.
4.- Uno de los datos que proporciona este análisis es el acumulado de unidades vendidas. El usuario deberá decidir a qué período de tiempo debe ir referido este acumulado, pudiendo ser el mismo en el que se basa el análisis o un período diferente. Para delimitar el período al que va referido este dato, se debe definir una fórmula en la que las variables escogidas hagan referencia al período que se quiera considerar. Esta fórmula, que en este proceso será denominada "Form. U. Vendidas" (fórmula de unidades vendidas), debe definirse mediante el proceso FORMULAS, del menú REAPROVISIONAMIENTOS. Si el dato de acumulado va a ser idéntico al que se refiera el análisis, no hará falta definir esta fórmula, pues ya se tendrá definida la fórmula ratio anteriormente comentada.
5.- Por último, habrá que decidir si el análisis se desea hacerlo sobre todo el almacén o sólo sobre un grupo determinado de artículos. Así pues, se podrá determinar mediante una caja desplegable el entorno de consulta, pudiendo ser una lista de artículos, una familia, un laboratorio, un conjunto homogéneo o grupo de precio menor o una categoría de artículos determinada.
Así pues, teniendo claros los 5 puntos a considerar para realizar un análisis, se estará en disposición de entrar al proceso ANÁLISIS ABCD y comunicar dichos datos, con lo que automáticamente se efectuará la división de artículos en grupos y se dará la información pertinente.