Ruta: Informes > Almacén > Datos a introducir para el Análisis ABCD
Resumen: Detalla los datos de la pantalla del Análisis ABCD: fórmula ratio, fórmula de unidades vendidas, entorno de consulta (lista, familia, conjunto homogéneo, laboratorio, grupo terapéutico, categoría, almacén), límites, y botones Analizar, Listas y Detalle. Ruta: Informes > Almacén > Datos a introducir para el Análisis ABCD.
Palabras clave: botón analizar, entorno de consulta, ctrl+1 lista, límites desde hasta, conjuntos homogéneos, grupo terapéutico, categoría, botón listas, botón detalle, configuración parámetros abcd
Preguntas típicas: ¿Qué campos relleno para lanzar el análisis ABCD? | ¿Cómo limito el análisis a un laboratorio o familia? | ¿Dónde se definen los límites de los grupos ABCD?
. Fórmula ratio : En este campo hay que introducir el nombre de la fórmula ratio que se ha definido para basar en ella el análisis. Haciendo uso de la caja desplegable correspondiente a este campo se presenta el nombre de todas las fórmulas que el usuario tenga creadas, pudiéndose seleccionar la deseada situándose sobre ella y haciendo clic con el ratón. Recuérdese que las fórmulas pueden crearse desde el apartado REAPROVISIONAMIENTOS del menú COMPRAS.
. Fórmula U. Vendidas : Introducir el nombre de la fórmula que se haya definido para el cálculo de unidades vendidas. Al igual que en el campo anterior, se dispone de una caja desplegable donde se presentará el nombre de todas las fórmulas que el usuario tenga creadas.
. Entorno de consulta : Haciendo uso de las cajas desplegables disponibles será posible seleccionar un entorno al que restringir la consulta, pudiendo ser:
Listas de artículos. Para restringir la consulta a una lista de artículos ya creada con anterioridad, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Lista o bien pulsar las teclas
Familias. Para restringir la consulta a una familia de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Familia o bien pulsar las teclas
Conjuntos Homogéneos. Para restringir la consulta a un conjunto homogéneo o grupo de precio menor, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Conjunto o bien pulsar las teclas
Laboratorios. Para restringir la consulta a un laboratorio ya concreto, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Laboratorio o bien pulsar las teclas
Grupos Terapéuticos. Para restringir la consulta a los artículos de un determinado grupo terapéutico, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Grup. Terapéutico o bien pulsar las teclas
Categorías de artículos. Para restringir la consulta a una categoría de artículos, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Categoría o bien pulsar las teclas
Almacenes. Sólo disponible si se trabaja con MULTIALMACÉN. Para restringir la consulta a un los artículos incluidos en un almacén determinado, en la caja de selección de entorno seleccionar el icono Multialmacén o bien pulsar las teclas
En la caja de selección de entorno, al teclear rápidamente varios caracteres se buscará el primer elemento que coincida con ello, efectuándose esta búsqueda en todos los entornos citados (laboratorios, grupos terapéuticos, categorías…).
En el caso de Familias, Laboratorios y Conjuntos Homogéneos, será posible seleccionar varios de ellos. En el caso de selección múltiple, el icono pasará a ser . Situándose sobre la caja desplegable se mostrará un recordatorio de los elementos que se han seleccionado.
Bajo este encabezamiento se muestran los límites mínimo (Desde) y máximo (Hasta) de cada uno de los cuatro grupos en que se desea dividir el almacén. Estos límites servirán para, una vez aplicada la fórmula ratio sobre cada artículo, según el valor obtenido incluir el artículo en un grupo u otro. Así, un artículo se incluirá en un grupo si su valor ratio es mayor o igual que el rango mínimo de dicho grupo e inferior al rango mínimo del siguiente grupo.
Recuérdese que la determinación de los límites de los 4 grupos de artículos se recoge y define dentro del proceso CONFIGURACIÓN / PARÁMETROS del menú ARCHIVO.
Una vez cumplimentados todos estos datos, hacer clic con el ratón en el Botón Analizar, con lo que se procederá con el análisis, a cuyo fin se mostrarán en la parte inferior de la pantalla los resultados obtenidos.
Una vez obtenidos los datos del análisis se habilitarán los siguientes botones:
Botón Listas: El mismo permite indicar al programa si se desea generar una lista de uno o varios de los grupos en que se va a dividir el almacén. Recuérdese que estas listas generadas podrán ser utilizadas en otros puntos del programa, por ejemplo, REAPROVISIONAMIENTOS, etc., así como para analizar más en detalle una de las listas generadas desde este mismo proceso ANÁLISIS ABCD. Para cada grupo se puede especificar si se desea generar una lista. De desearlo, introducir el nombre que se le quiera dar a dicha lista en este campo (por omisión, la primera vez que se ejecuta este proceso, se asumen las listas GRUPOA, GRUPOB, GRUPOC, GRUPOD). De esta forma, como ya se ha comentado, queda grabada la lista con todos los artículos de ese grupo, pudiéndose utilizar posteriormente para analizarla aisladamente desde este mismo proceso, o para utilizarla en otros puntos de la aplicación. De no desear generar lista, dejar en blanco este campo.
Botón Detalle : Haciendo clic sobre este botón se mostrará una parrilla de exploración donde se detallan todos los artículos que han tomado parte en el análisis, indicándose para cada uno de ellos: Código, descripción, grupo en el que se engloba, valor dado por la aplicación de la fórmula ratio, P.V.P., unidades vendidas según la aplicación de la fórmula escogida para este cálculo, stock actual, stock mínimo y stock máximo.
Ruta: Informes > Almacén > Datos proporcionados por el Análisis ABCD
Resumen: Define cada dato que ofrece el Análisis ABCD por grupo y en total: códigos, unidades en stock, valores a PVP/PMC, descuento y margen medio, ventas, stock medio, rotación, % sobre ventas e inventario y valor medio ratio. Ruta: Informes > Almacén > Datos proporcionados por el Análisis ABCD.
Palabras clave: stock medio, % margen medio, % descuento medio, rotación sobre stock actual, % sobre ventas, % sobre valor inventario, valor medio ratio, número de códigos, resultados abcd
Preguntas típicas: ¿Cómo se calcula el margen medio en el análisis ABCD? | ¿Qué significa % sobre valor inventario? | ¿Qué es el valor medio ratio?
Todos los datos que se van a citar se dan para cada grupo y para el total de los artículos analizados, ya se haya analizado todo el almacén o una parte del mismo.
NUMERO DE CÓDIGOS: Número de artículos diferentes.
UNIDADES EN STOCK: Número de unidades totales, es decir, la suma de stocks actuales de los diferentes artículos.
VALOR DE STOCK A P.V.P.: Valor del stock a precio de venta. Se obtiene multiplicando el stock actual de cada artículo por el P.V.P. que figura en su ficha en el momento de la consulta, y sumando el importe resultante de cada uno de ellos.
VALOR DE STOCK A P.M.C.: Valor de stock a precio medio de coste. Similar al campo anterior, pero referido al precio medio de coste que figura en la ficha del artículo.
% DESCUENTO MEDIO: Partiendo del valor de stock a P.V.P. y el valor del mismo a P.M.C. (campos anteriores), se obtiene el descuento resultante. Es decir, el descuento medio es el descuento que aplicado al valor de stock a P.V.P. da como resultado el valor de stock a P.M.C.
% MARGEN MEDIO: Se obtiene realizando el siguiente cálculo:
[(Valor Stock a P.V.P. / Valor de Stock a P.M.C.) - 1] x 100
Recuérdese que el margen puede definirse como el porcentaje de la venta que son beneficios. Por ejemplo, un margen del 25% expresa que del total de la venta efectuada, una cuarta parte ha sido beneficio.
VENTAS -> IMPORTES: Es la suma de euros vendidos en el período elegido. Se obtiene del resultado de la siguiente operación: Para cada artículo se obtiene las unidades vendidas en el período, aplicando la fórmula para unidades vendidas que se haya especificado. Estas unidades se multiplican por el P.V.P. que el artículo tenga en su ficha. Por último se suma el resultado de todos los artículos que entran en juego.
VENTAS -> UNIDADES: Es la suma de las unidades vendidas en el período elegido. Se obtiene de la aplicación de la fórmula especificada en el campo "Fórmula unidades vendidas".
STOCK MEDIO: Stock medio del grupo. Se obtiene de dividir las unidades en stock por el número de artículos diferentes del grupo.
ROTACIÓN SOBRE EL STOCK ACTUAL: Este campo indica el número de veces que se ha vendido el stock actual que hay en el momento de la consulta en el período determinado en la fórmula para cálculo de unidades vendidas. Se obtiene dividiendo el campo de euros vendidos por el valor del campo valor de stock a P.V.P.
% SOBRE VENTAS: Indica qué porcentaje de venta supone cada grupo sobre el total. La suma de todos los grupos dará el 100% de venta. Para cada grupo se obtiene multiplicando los euros vendidos del grupo por 100 y dividiendo el resultado por los euros totales vendidos.
% SOBRE VALOR INVENTARIO: Tanto por cien sobre valor de inventario. Indica qué porcentaje del valor total del inventario en el momento de la consulta supone cada grupo. La suma de todos los grupos da el 100%. Se obtiene considerando el valor de inventario a P.V.P. del grupo y multiplicándolo por 100, dividiendo el resultado por el valor total del inventario a P.V.P.
VALOR MEDIO RATIO: Este campo da, para cada grupo, la media de los valores que se han obtenido para cada artículo al aplicar la fórmula especificada en el campo "Fórmula ratio". Es decir, se aplica esta fórmula para cada artículo del grupo, se suman todos los resultados y por último se divide por el número de artículos. El valor medio ratio es un indicativo de si los límites establecidos para hacer la división de grupos es válida o no. Para cada grupo, el valor medio ratio debe estar comprendido dentro de los intervalos dados para ese grupo y no ser muy próximo a sus límites.
Ruta: Informes > Almacén > Explotación de datos del Análisis ABCD
Resumen: Indica cómo aprovechar los resultados del Análisis ABCD: cálculo del stock sobrante (stock medio menos stock deseado), porcentaje de sobrante y cobertura de stock. Ruta: Informes > Almacén > Explotación de datos del Análisis ABCD.
Palabras clave: stock sobrante, stock deseado, cobertura de stock, exceso de stock, reducir inversión, % stock sobrante, cuánto stock me sobra
Preguntas típicas: ¿Cómo calculo el stock sobrante de un grupo? | ¿Cómo calculo la cobertura de stock? | ¿Cómo reduzco la inversión en stock con el ABCD?
A continuación se dan algunas indicaciones sobre cómo se puede explotar la información obtenida mediante el proceso ANÁLISIS ABCD, si bien cada usuario hará uso de ella según estime conveniente.
. Cálculos para la obtención del stock sobrante: El stock sobrante de un artículo o grupo de artículos se calculará de la siguiente forma:
STOCK SOBRANTE = Stock Medio – Stock Deseado
El stock medio es uno de los datos que proporciona el análisis de almacén. Por tanto, sabiendo el stock que sería aconsejable tener se puede obtener el stock que sobra, y por tanto, puede ser eliminado, disminuyéndose así la inversión en stock, lo que redundaría en una mayor rotación, o sea, mayor rentabilidad.
Para calcular el % de stock sobrante, se tendría que aplicar la siguiente fórmula:
% STOCK SOBRANTE = (Stock sobrante / Stock medio real) x 100
Una vez conocido el porcentaje que supone un determinado grupo sobre el total del inventario, así como el porcentaje de stock sobrante de dicho grupo, se puede obtener cuál es el porcentaje sobre el total de inventario que supone el stock sobrante de ese grupo:
(% Stock Sobrante x % Sobre total inventario) / 100
De esta forma, se puede obtener el stock sobrante de cada grupo, así como lo que dichos sobrantes suponen sobre el total de inventario. Sumando los porcentajes de stock sobrante sobre el total de inventario, se obtiene el porcentaje total de stock que sobra de los artículos analizados (todo el almacén o una lista de artículos).
. Cálculos para hallar la cobertura de stock: Los datos que proporciona este tipo de análisis son útiles también para calcular la cobertura de stock, es decir, con el stock que hay qué período se cubre. La cobertura viene dada por la siguiente expresión:
COBERTURA = Stock Medio / Valor Medio Ratio
Tanto el stock medio como el valor medio de ratio son datos proporcionados automáticamente por el análisis. La cobertura de stock irá expresada en una unidad de tiempo que está determinada por la definición que se haya establecido para la fórmula ratio. Es decir, si la fórmula ratio expresa consumos en días, la cobertura de stock se expresará en días.
Como en el ANÁLISIS ABCD también se da el stock medio y el valor medio de ratio del total del inventario (tomando como universo a tratar todo el almacén), haciendo la misma operación se obtendría la cobertura de stock del inventario total.
Así pues, puede observarse que el ANÁLISIS ABCD proporciona una amplia información, que a su vez puede ser utilizada para obtener datos derivados de ella, atendiendo a las necesidades de cada usuario.
Ruta: Informes > Almacén > Generación de listas
Resumen: Explica el Generador de listas: crear listas de artículos aplicando filtros, consultarlas, modificarlas, regenerarlas, imprimirlas y eliminarlas; distingue listas manuales y automáticas y las exclusiones. Ruta: Informes > Almacén > Generación de listas.
Palabras clave: generador de listas, lista de artículos, filtro, lista manual, lista automática, excluir en listas, guardar filtro, listas para inventario, listas para reaprovisionamiento, artículos fuera de base de datos
Preguntas típicas: ¿Cómo creo una lista de artículos? | ¿Por qué un artículo no entra en mi lista? | ¿Para qué sirven las listas de artículos? | ¿Puedo meter en una lista artículos que no tengo dados de alta?
Mediante el proceso GENERADOR DE LISTAS se podrán crear listas de artículos que cumplan una serie de requisitos especificados por el usuario. Estas listas quedarán grabadas y disponibles para poder ser utilizadas en cualquier momento en otros procesos que trabajan basándose en una lista como son los procesos ELIMINACIÓN DE INFORMACIÓN, INVENTARIO, ANÁLISIS ABCD, etc.
La generación de listas se realizará aplicando filtros. Un filtro no es más que un conjunto de condiciones que los artículos deben cumplir para ser incluidos en una lista. Al crear una nueva lista se presenta en primer lugar estos condicionantes para que el usuario los defina convenientemente atendiendo a los criterios con los que quiere crear la lista. Una vez definidos se pueden grabar, adjudicándoles un nombre identificativo, de forma que se crea un filtro que podrá ser utilizado en la generación de otras listas sin tener que volver a definir todos los criterios. Si no se graba este conjunto de especificaciones se generará la lista, pero no se dejará creado este filtro para su utilización futura.
Según se haya creado una lista utilizando un filtro creado en ese mismo momento o utilizando un filtro ya existente de antemano, la lista generada se denominará "Manual" o "Automática" respectivamente, y tendrá diferentes características.
Desde este mismo proceso GENERADOR DE LISTAS será posible, además de la creación de listas, su consulta y modificación, su regeneración, su listado por impresora, así como su eliminación cuando sea necesario. También podrán guardarse filtros y borrarse cuando ya no se vayan a utilizar más, aunque un filtro no podrá ser borrado si existe alguna lista automática que lo utilice.
Por último, cabe recordar que en la generación automática de listas no serán tenidos en cuenta aquellos artículos que en su ficha tengan activa la caja de chequeo “Excluir en Listas”. Dichos artículos no entrarán en ninguna lista generada automáticamente, ni desde este proceso ni desde ningún otro que permita la generación de listas.
Asimismo, no se tendrán en cuenta las líneas de venta correspondientes a bolsas vendidas al cliente para llevar su compra si así se ha indicado en el parámetro Mostrar las bolsas en el total de ventas.
En principio, en las listas no podrán incluirse artículos que no estén dados de alta en Farmatic ni existan en la base de datos del C.G.C.O.F. Si se desea poder incluir artículos de este tipo en una lista, el nombre de dicha lista debe iniciarse con tres asteriscos (***) y finalizar con otros tres asteriscos (***). Por ejemplo, ***Lista de chupetes***. Cualquier lista existente puede editarse y añadir estos asteriscos manualmente a su descripción, con lo que ya se podrá incluir en ella artículos aún no dados de alta en Farmatic, aunque no estén tampoco en la base de datos del C.G.C.O.F. En la lista se incluirán con descripción ‘Artículo desconocido’, si bien cuando se den de alta en Farmatic automáticamente aparecerá ya en la lista con su descripción de ficha.
Esta utilidad es de especial aplicación cuando se generan listas a partir de una consulta a base de datos del C.G.C.O.F. Por ejemplo, si en la pestaña “CONSEJO” de la ventana de búsqueda de artículos (
Ruta: Informes > Almacén > Tipos de listas de artículos
Resumen: Diferencia listas automáticas (de un filtro existente, regenerables, no editables a mano) y manuales (filtro creado al momento, editables a mano, no regenerables) y cómo cambia el tipo al aplicar un filtro nuevo. Ruta: Informes > Almacén > Tipos de listas de artículos.
Palabras clave: lista automática, lista manual, regenerar lista, añadir artículos a lista, reemplazar artículos, aplicar nuevo filtro, modificar lista a mano, botón radio automática
Preguntas típicas: ¿Cuál es la diferencia entre lista manual y automática? | ¿Por qué no puedo borrar artículos de una lista? | ¿Qué pasa con el tipo de lista si le aplico otro filtro?
Las listas generadas desde el proceso GENERADOR DE LISTAS van a poder ser de dos tipos:
. LISTAS AUTOMÁTICAS: Son listas generadas a partir de un filtro ya existente. Se distinguirán estas listas una vez generadas ya que en la ventana donde aparecen los artículos que la componen aparece el botón radio "Automática" activado.
Este tipo de listas pueden ser regeneradas. La regeneración consiste en que si en la base de datos se han incluido nuevos artículos que cumplan las condiciones de la lista en cuestión, se incluirán en ella. Y de la misma forma, en el caso de que algún artículo que formaba parte de la lista haya sido dado de baja o haya cambiado alguna de sus características, desaparecerá de la lista en cuestión. La actualización puede realizarse manualmente, desde el proceso GENERADOR DE LISTAS, o bien de forma automática. Para más información sobre la actualización automática véase el proceso AUTOMATIZACIÓN DE LISTAS.
Otra de las funciones que se pueden efectuar sobre este tipo de listas es aplicar nuevos filtros sobre ella. En este caso se tienen dos opciones:
. Añadir los artículos que cumplan las nuevas especificaciones a la lista original. En este caso, la lista pasará a ser Manual.
. Reemplazar los artículos de la lista original por los artículos que cumplan las nuevas especificaciones: En este caso, la lista seguirá siendo Automática siempre y cuando el nuevo filtro tenga un nombre (sea un filtro existente previamente), porque de utilizar un filtro creado en este momento la lista pasaría a ser Manual.
Por último indicar que una lista automática no puede ser modificada manualmente, es decir, no se pueden borrar o añadir artículos.
. LISTAS MANUALES : Son listas generadas de forma directa con un filtro creado en ese momento, es decir, sin utilizar un filtro existente previamente. Se distinguirán estas listas una vez generadas ya que en la ventana donde aparecen los artículos que la componen aparece el botón radio "Manual" activado.
Este tipo de listas, al contrario que las automáticas, no disponen de la opción de regenerarse, pero sí la de aplicar nuevos filtros a dicha lista. En este caso existen dos opciones:
. Añadir los artículos que cumplan las nuevas especificaciones a la lista original. En este caso, la lista seguirá siendo Manual.
. Reemplazar los artículos de la lista original por los artículos que cumplan las nuevas especificaciones. En este caso, la lista pasará a ser Automática siempre y cuando el nuevo filtro tenga un nombre (sea un filtro existente de antemano), porque de utilizar un filtro creado en este momento la lista seguirá siendo Manual.
Otra característica propia de las listas manuales es que se podrán eliminar o añadir artículos de forma manual por parte del usuario.
En cualquier caso, cuando se esté editando una lista se dispondrá de los siguientes botones que permitirán aplicar de nuevo un filtro:
Botón Filtrar Almacén: Permite aplicar un filtro sobre la totalidad de artículos del almacén, de forma que se rehace la lista que se está editando incluyéndose los artículos que atiendan al filtro aplicado. Es decir, se modifica la lista que se está editando partiendo de todos los artículos del almacén.
Botón Nueva Lista : Permite aplicar un filtro sobre los artículos de la lista que se está editando, creándose una lista nueva con los artículos que cumplan las condiciones del filtro. Es decir, se crea una nueva lista partiendo de los artículos que haya en la lista que se está editando.
Por último, indicar que a cualquier lista se le puede asignar un color identificativo, de forma que todos los artículos incluidos en dicha lista presentarán un círculo del color elegido cuando se visualicen en un grid de datos (en carteras, recepción, ventas…). Bastará con activar el check ‘Remarcar con Color’ y elegir el color deseado. Por ejemplo, si creamos la lista de ‘artículos especiales’ y le asignamos el color amarillo, los artículos de dicha lista irán acompañados de un círculo amarillo ( ).